Projekt Portfolio Management

Leitfaden zu Projekt Portfoliomanagement (PPM)

Wusstest du, dass Projektportfoliomanagement (PPM) eine wichtige Rolle für den Erfolg von Unternehmen spielt? Es ist ein wertvolles Instrument für jedes Unternehmen, das wachsen und erfolgreich sein will, denn es hilft den Unternehmen, ihre Ziele zu erreichen und ist nicht mehr nur eine Option für alle, die mit mehreren internen Projekten beschäftigt sind, vor allem mit solchen, die sehr umfangreich und komplex sind, sondern eine Notwendigkeit.

Die Verwaltung mehrerer Projekte kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber mit Projektportfoliomanagement muss das nicht so sein! Es bietet eine ganzheitliche Sichtweise, die mehrere Projekte in ein kohärentes Portfolio integriert und sie mit den strategischen Zielen in Einklang bringt. Dieser Ansatz ermöglicht es Entscheidungsträgern – von CEOs und CIOs bis hin zu Projektmanagern -, die einzelnen Projektdetails zu überblicken und zu verstehen, wie diese Projekte miteinander verbunden sind und zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen und macht es den für die Verwaltung des Projektportfolios verantwortlichen Personen leichter, die richtigen Entscheidungen darüber zu treffen, ob ein Projekt gestoppt oder fortgesetzt werden soll, ob Ressourcen verlagert werden sollen usw.

Projektportfoliomanagement ist entscheidend für den Unternehmenserfolg und ermöglicht Wettbewerbsfähigkeit und Agilität. Wir werden uns mit seinen wichtigsten Werten befassen und wie die Integration von Technologien wie Jira seine Effizienz steigern kann.

Projektportfolio Management verstehen

Was ist Projekt Portfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement ist ein strategischer Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Projekte als zusammenhängendes Portfolio zu verwalten und zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement, das sich auf die erfolgreiche Durchführung einzelner Projekte konzentriert, wird beim PPM eine breitere Perspektive eingenommen. Es betrachtet die Gesamtheit der Projekte als Ganzes und bietet eine ganzheitliche Perspektive, die für Unternehmen entscheidend ist. Dieser Ansatz hilft dabei, die Komplexität und die gegenseitigen Abhängigkeiten mehrerer Projekte zu bewältigen, die sich erheblich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken können.

Projekt Portfoliomanagement mit Jira - Ein Dashboard
Projekt Portfolio Management mit Jira

Was leistet Projekt Portfoliomanagement?

PPM schafft Klarheit und Kontrolle über die Projektlandschaft. Es bewertet die Ausrichtung der Projekte an den strategischen Zielen und teilt die Ressourcen entsprechend zu. So wird sichergestellt, dass die wertvollsten und strategisch am besten ausgerichteten Projekte die nötige Aufmerksamkeit und Ressourcen erhalten, um erfolgreich zu sein.

Die wichtigsten Elemente von PPM sind:

  • Strategische Ausrichtung: Es stellt sicher, dass jedes Projekt im Unternehmen mit den Zielen und Strategien der Organisation übereinstimmt und ermöglicht so fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung.
  • Ressourcenmanagement: Es ermöglicht eine effizientere Ressourcenzuweisung, indem es die Projekte als ein einheitliches Portfolio behandelt.
  • Risikomanagement: Es beinhaltet die Identifizierung, Bewertung und das Management von Risiken auf Portfolio-Ebene. Dieser Ansatz hilft dabei, Risiken zu mindern, die sich auf mehrere Projekte und letztlich auf die strategischen Ziele der Organisation auswirken könnten.
  • Leistungsmessung: Beim PPM wird die Leistung des gesamten Projektportfolios anhand strategischer Ziele und wichtiger Leistungsindikatoren bewertet. Diese Bewertung ist wichtig, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das Portfolio auf dem richtigen Weg ist, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
  • Steuerung: Ein effektives Projektportfoliomanagement erfordert klare Governance-Strukturen für eine transparente, an den strategischen Zielen ausgerichtete Entscheidungsfindung.

Die Verwaltung mehrerer Projekte kann für Unternehmen schwierig sein. Um erfolgreich zu sein, geht es beim Projektportfoliomanagement nicht nur um die korrekte Durchführung von Projekten. Es geht auch darum, die richtigen Projekte auszuwählen. PPM bietet eine Struktur, um die potenzielle Rendite für jedes Projekt zu bewerten. Das hilft den Verantwortlichen zu entscheiden, welche Projekte priorisiert, verschoben oder gestrichen werden sollen.

Projekt Portfolio Management

Auf einen Blick: Herausforderungen für Unternehmen, die PPM entschärft

  • Komplexe Projektverwaltung: Es rationalisiert das Management mehrerer miteinander verbundener Projekte, reduziert die Komplexität und verbessert die Koordination.
  • Strategische Fehlausrichtung: Es richtet die einzelnen Projekte an den übergeordneten strategischen Zielen des Unternehmens aus und stellt sicher, dass jedes Projekt zu den übergeordneten Zielen beiträgt.
  • Ineffiziente Ressourcenzuweisung: Es optimiert die Ressourcenzuweisung im gesamten Projektportfolio und verhindert so eine Über- oder Unterauslastung.
  • Unzureichendes Risikomanagement: Es bietet einen ganzheitlichen Überblick über die Risiken in allen Projekten und ermöglicht so eine bessere Risikoerkennung, -bewertung und -minderung.
  • Schlechte Entscheidungsfindung: Verbessert die Entscheidungsfindung durch umfassende Echtzeitdaten und Einblicke in die Projektleistung und den Projektfortschritt.
  • Ineffiziente Abläufe: Strafft Workflows und verbessert die betriebliche Effizienz durch standardisierte Prozesse und klare Kommunikationswege.
  • Budgetüberschreitung: Hilft bei einer besseren Budgetverwaltung und -kontrolle und verringert so die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte ihre finanziellen Zuweisungen überschreiten.

Warum auch das kleinste Unternehmen Projekt Portfoliomanagement benötigt

Projekt Portfoliomanagement ist für Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, unerlässlich. Es stellt sicher, dass jedes Projekt mit den allgemeinen strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt und dazu beiträgt, das Unternehmen voranzubringen. PPM bietet einen umfassenden Überblick über alle Projekte und hilft dabei, sie nach Prioritäten zu ordnen.

Komplexität und Interdependenzen managen

Oft gibt es viele Projekte, die sich überschneiden und um dieselben Ressourcen konkurrieren. Projektportfoliomanagement bietet einen strukturierten Ansatz zur Bewältigung dieser Komplexität, indem es den Entscheidungsträgern ermöglicht, die Verbindungen und Kooperationen zwischen verschiedenen Projekten zu erkennen. Dieses Verständnis ist entscheidend, um Ressourcenkonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass jedes Projekt die anderen ergänzt und unterstützt, anstatt isoliert zu sein.

Strategische Ausrichtung und Prioritätensetzung

Wenn Unternehmen wachsen, wird es schwieriger, ihre Ziele im Auge zu behalten. Projektportfoliomanagement hilft dabei, Projekte auf die Ziele des Unternehmens auszurichten. Es setzt Prioritäten für Projekte auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen und ihrer Ausrichtung auf langfristige Ziele. So wird sichergestellt, dass die Ressourcen für Projekte mit dem höchsten strategischen Wert eingesetzt werden.

Optimierte Ressourcenzuweisung

Große Unternehmen müssen ihre Ressourcen effizient einsetzen, um erfolgreich zu sein. Das Projektportfoliomanagement unterstützt Unternehmen dabei, indem es die Ressourcen effektiv zuweist. Projekt Portfoliomanagement verschafft dir einen Überblick über alle laufenden und geplanten Projekte, sodass du Ressourcenengpässe erkennen und beheben kannst. So wird sichergestellt, dass die richtigen Ressourcen für jedes Projekt zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Indem du die Ressourcenzuweisung optimierst, kannst du deine Projektziele effizienter erreichen.

Bessere Entscheidungsfindung

Fundierte und agile Entscheidungen zu treffen, ist entscheidend. PPM bietet einen datengesteuerten Rahmen für die Entscheidungsfindung, der Einblicke in die Projektleistung, die Risiken und den Nutzen bietet. Mit einem klaren Verständnis dieser Faktoren können Führungskräfte schnelle Entscheidungen treffen, die sich an Veränderungen im Geschäftsumfeld oder an veränderte strategische Prioritäten anpassen.

Risikomanagement und Risikominderung

Großprojekte können für Unternehmen mit erheblichen Risiken verbunden sein. Mit dem Projektmanagement kannst du diese Risiken auf Portfolio-Ebene identifizieren und bewerten. Unternehmen können umfassende Strategien zur Risikominderung entwickeln, um das gesamte Portfolio abzusichern, indem sie verstehen, wie sich Risiken in einem Projekt auf andere auswirken können.

Leistung und Wert messen

Um Projekte effektiv zu managen, ist es wichtig, ihre Leistung anhand von vordefinierten KPIs und strategischen Zielen zu bewerten und bietet Instrumente und Kennzahlen zur Messung dieser Leistung und hilft dabei, den Wert jedes Projekts für das Unternehmen zu ermitteln. Diese Bewertung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, und um die notwendigen Anpassungen zur Verbesserung der Leistung vorzunehmen.

Wie man Projektportfoliomanagement in Unternehmen einführt

1. Erste Bewertung und Planung

Der erste Schritt besteht darin, die bestehende Projektmanagement-Landschaft zu bewerten. Identifiziere Lücken und stimme das Framework mit den strategischen Zielen der Organisation ab. Entwickle einen Plan, der die Ziele, die Ressourcenzuweisung, den Zeitplan und die Meilensteine festlegt.

2. Einbindung der Stakeholder

Die Einbindung der wichtigsten Stakeholder ist entscheidend. Zu dieser Gruppe gehören Führungskräfte, Projektmanager und IT-Mitarbeiter. Eine klare Kommunikation über die Vorteile und Veränderungen, die PPM mit sich bringt, ist wichtig, um die Unterstützung der Organisation zu gewinnen.

3. Anpassen des PPM-Ansatzes

Passe das Framework an die spezifischen Bedürfnisse und die Kultur der Organisation an. Bei dieser Anpassung sollte die Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum und Veränderungen berücksichtigt werden.

4. Integration mit bestehenden Systemen

Eine reibungslose Integration in bestehende Systeme ist unerlässlich. Dies kann technische Unterstützung bei der Integration neuer Tools und der Anpassung von Workflows erfordern, wobei der Schwerpunkt auf der Datenmigration und -integrität liegt.

5. Pilotierung

Führe eine Pilotphase mit ausgewählten Projekten oder Abteilungen durch. Dieser Schritt hilft dabei, potenzielle Probleme zu erkennen und ermöglicht Anpassungen vor einer umfassenden Einführung.

6. Schulung und Unterstützung

Biete eine umfassende Schulung an, um sicherzustellen, dass alle Nutzer/innen mit dem neuen System vertraut sind. Richte ein Supportsystem ein, das vor allem in der Anfangsphase nach der Einführung kontinuierliche Unterstützung bietet.

7. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung

Überwache die Leistung des PPM-Systems nach der Einführung kontinuierlich. Sammle Feedback, um das System iterativ zu verbessern und sicherzustellen, dass es die Bedürfnisse der Organisation effektiv erfüllt.

8. Überprüfung und Skalierung

Überprüfe das Projektportfolio Management System regelmäßig anhand der festgelegten Ziele und Leistungskennzahlen. Sei darauf vorbereitet, das System entsprechend dem Wachstum der Organisation und den sich ändernden Bedürfnissen zu skalieren und weiterzuentwickeln.

Wenn du diese Schritte befolgst, können große Unternehmen ein Projekt Portfoliomanagement-System einführen, das ihre strategischen Projektmanagement-Fähigkeiten verbessert und mit ihren übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang steht.

Projektportfolio-Management: Werkzeuge und Technologien, die du nutzen kannst

Die Einführung eines effektiven Projektportfoliomanagements in einer Organisation erfordert die richtigen Werkzeuge und Technologien. Diese Werkzeuge ermöglichen reibungslosere Projektmanagementprozesse und liefern wichtige Daten und Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen. Einige Kategorien von Tools und spezifischen Technologien können die Fähigkeiten erheblich verbessern.

Umfassende Projekt Portfoliomanagement-Softwarelösungen:

Jira

Jira ist eine All-in-One-Lösung und zeichnet sich durch seine Vielseitigkeit bei der Verwaltung agiler Projekte aus. Sie ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung, Planung und Berichterstattung und ist damit ideal für verschiedene Projektmanagementanforderungen. Andere Software-lösungen sind Microsoft Project und Primavera von Oracle. Diese Plattformen bieten robuste Funktionen wie detaillierte Projektplanung, Ressourcenzuweisung und Budgetverwaltung.

Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge:

Plattformen wie Slack, Microsoft Teams, Asana oder Confluence sind für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team unerlässlich. Sie rationalisieren die Interaktionen und sorgen dafür, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind.

Dokumentenmanagement-Systeme:

Effizientes Dokumentenmanagement ist der Schlüssel für effektives Projektmanagement. Systeme wie SharePoint und Google Drive ermöglichen die sichere und zugängliche Speicherung, Freigabe und Organisation von projektbezogenen Dokumenten.

Fortschrittliche Analyse- und Berichtstools:

Tools wie Tableau und Power BI sind für die Analyse von Projektdaten unerlässlich. Sie bieten fortschrittliche Analyse- und Berichtsfunktionen und ermöglichen es den Verantwortlichen, datengestützte strategische Entscheidungen zu treffen.

Risikomanagement-Software:

Das Management von Risiken ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Spezielle Risikomanagement-Tools helfen dabei, Risiken im gesamten Projektportfolio zu bewerten, zu priorisieren und zu mindern, um eine bessere Kontrolle und Vorausschau zu gewährleisten.

Ressourcenmanagement-Tools:

Lösungen wie Smartsheet und Resource Guru eignen sich gut für die Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen in Projekten. Sie stellen sicher, dass die Ressourcen optimal genutzt werden und vermeiden eine Über- oder Unterbeanspruchung.

Agile Projektmanagement-Tools:

Für diejenigen, die agile Methoden anwenden, bieten Tools wie Jira und Trello Funktionen, die speziell auf die agile Projektverfolgung zugeschnitten sind, z. B. Sprintplanung und Scrum Boards.

Kundenspezifische Entwicklungsplattformen:

Wenn besondere Anforderungen erfüllt werden müssen, ermöglichen Plattformen wie Microsoft PowerApps und Salesforce die Entwicklung maßgeschneiderter PPM-Anwendungen und bieten so maßgeschneiderte Lösungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auswahl der richtigen Tools und Technologien für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement entscheidend ist. Diese Tools sollten auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen, der Größe und der Projektmanagement-Methoden der Organisation ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass sie effektiv zum Prozess beitragen. Jira ist mit seinen umfassenden Funktionen eine vielseitige All-in-One-Lösung, die sich für verschiedene Projektmanagement-Anforderungen eignet.

Projektportfoliomanagement mit Jira: Ein Game-Changer mit praktischen Anwendungen

Eine großartige Möglichkeit, Projektportfoliomanagement zu implementieren, ist Jira. Durch die Integration von PPM mit Jira kannst du von einer dynamischeren, technologiebasierten Lösung profitieren, die noch nie dagewesene Ergebnisse liefert.

In einer kürzlich durchgeführten Fallstudie wurden bestehende Projektportfoliomanagement-Tools bewertet und spezifische Anforderungen an eine effiziente Lösung definiert. Das Ergebnis war eine umfassende Übersichtstafel in Jira, die alle Projekte mit den relevanten Daten anzeigt, einschließlich der geplanten und verbrauchten Personentage, des prozentualen Fortschritts jedes Projekts und der Verknüpfung der Bemühungen mit einzelnen Aufgaben.

Zu den wichtigsten Elementen dieser Integration gehörten:

  • Implementierung eines angepassten Workflows: Im Rahmen der Integration wurden neue Vorgangsarten für Funktionen wie die monatliche Berichterstattung und die Projektplanung mit Ressourcen definiert, um den Prozess zu rationalisieren und die Effizienz von PPM in Jira zu steigern.
  • Automatisierungen und Skriptverbesserungen: Die Erstellung von Automatisierungen in Jira ermöglichte es, dass notwendige Informationen aus Projekten automatisch für das Portfoliomanagement zur Verfügung stehen. Außerdem wurden mit Scriptrunner Skripte erstellt, um bestimmte Funktionen zu erweitern und einfache Anwendungen zu erstellen, die mit Jira-Automatisierungen nicht möglich sind, z. B. das Ausblenden von Feldern oder das Festlegen von Schreibberechtigungen für ein Feld.
  • Ressourcenplanung und Genehmigungsprozess: Im Rahmen des Projekts wurde ein Ressourcenplanungsprozess entwickelt, der das Asset Management von Jira Service Management und die Standardfunktionen von Jira einbezieht. Für jedes funktionale Team innerhalb eines Projekts wurde ein Asset erstellt, so dass die Projektmanager/innen diesen Assets Aufgaben zuweisen und einen Genehmigungsprozess für die erforderlichen Ressourcen einleiten konnten.
  • Testen und in Betrieb nehmen: Das Projekt erstreckte sich über etwa fünf Monate, in denen ein agiler Ansatz gewählt wurde. Die Funktionen wurden nach Prioritäten geordnet und anhand der Jira Advanced Roadmap in Angriff genommen. Tägliche Stand-ups sorgten dafür, dass der Fortschritt verfolgt wurde und anstehende Aufgaben innerhalb eines funktionsübergreifenden Teams koordiniert wurden.

Jira verändert das PPM in Unternehmen, indem es eine Plattform bereitstellt, die sich in bestehende Workflows integrieren lässt, Echtzeit-Tracking bietet und die Zusammenarbeit verbessert. Es rationalisiert und skaliert Prozesse, richtet sie an den strategischen Geschäftszielen aus und fördert den Unternehmenserfolg.

Erfahre mehr über den Fall in dieser aktuellen Success Story: Projektportfoliomanagement mit Jira.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die strategische Implementierung von Projektportfoliomanagement für große Organisationen, die ihre Projektprozesse rationalisieren und an übergreifenden Geschäftszielen ausrichten wollen, unerlässlich ist. Mit Tools wie Jira, die umfassende Lösungen bieten, können Unternehmen verschiedene Projektportfolios effektiv verwalten und so eine effiziente Ressourcenzuweisung, Risikominderung und verbesserte Entscheidungsfindung sicherstellen. Zudem kann mit Hilfe von Jira auch Prozesse digitalisiert und automatisiert werden. Die Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz und die strategische Beweglichkeit eines Unternehmens können gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Durch einen maßgeschneiderten Ansatz und den Einsatz der richtigen Werkzeuge und Technologien können Unternehmen nicht nur ihre Projektergebnisse optimieren, sondern auch ein nachhaltiges Wachstum vorantreiben und sich einen Wettbewerbsvorteil in der dynamischen Geschäftswelt sichern. PPM ist ein entscheidender Pfeiler in der Architektur eines erfolgreichen Projektmanagements, denn Unternehmen entwickeln sich ständig weiter.

Projekt Portfolio Management
Prozessdigitalisierung und Automatisierung mit Jira

Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mit Jira

Sie überlegen aktuell, Ihre Prozesse im Sales-Team zu digitalisieren und automatisieren? Sind sich aber nicht sicher, warum oder wie Sie es angehen sollen? Dann stellen Sie sich die Frage, ob Ihnen dieses Szenario hier bekannt vorkommt:

Jemand findet online ein interessantes Produkt, hat eine Frage bezüglich der Inbetriebnahme oder Kosten und schickt dem Unternehmen eine Anfrage. Hier kommt es allzu oft vor, dass auf die Frage keine Antwort folgt.

Es scheint doch verhältnismässig einfach zu sein, einem Kunden oder Interessenten eine Antwort auf seine Anfrage zu schicken. Doch häufig passiert es, vor allem bei KMUs, dass Anfragen untergehen und verloren gehen.

Im folgenden erfährst du, wie wir unseren Salesprozess mit Jira automatisiert und digitalisiert haben

Status Quo vor der Automatisierung

Auch in unserem Team hatten wir mit genau dieser Herausforderung zu kämpfen.

Anfragen zu unseren Leistungen und Produkten sammeln sich über viele verschiedene Kanäle. Dazu zählen unter anderem Kontaktanfragen über unsere Homepage sowie über Social Media oder auch telefonisch.

Nach einem umfangreichen Rebranding und der Suchmaschinenoptimierung unserer Homepage Anfang 2021, stiegen diese Anfragen sowie das Interesse an unseren Leistungen rasant an. Zwar hatten wir interne Verantwortlichkeiten festgelegt, um eine Übersicht über die ankommenden Anfragen zu erstellen und zu verwalten. Aufgrund der Anzahl der Fragen wurden unsere Kanäle jedoch überlastet, wodurch einzelne Kundenanfragen untergingen und oftmals erst Wochen später beantwortet wurden.

Warum die Geschäftsprozesse digitalisieren solltest und welche Vorteile du erwarten kannst, erfährst du hier: Zum Artikel.

Ziele gemeinsam definieren

Wir sind als Team davon überzeugt, interessierten Kontakten und potenziellen Kunden den bestmöglichen Service anzubieten. Deshalb haben wir uns entscheiden, unseren Prozess hier grundsätzlich umzustrukturieren, zu verbessern und mit Jira zu realisieren.

Zur Umsetzung unseres Projektes haben wir vorab 3 grundlegende Ziele formuliert, welche wir mit dem Jira-Projekt erreichen wollten:

  1. Alle Anfragen aus den verschiedenen Bereichen an einem Ort sammeln (Kanban-Board), damit diese gemeinsam von mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden können.
  2. Setzen einer Frist von 24h, bis der Erstkontakt mit einem neuen Kontakt oder einer neuen Anfrage stattfindet. Hierfür haben wir im Jira Projekt ein SLA von < 24h gesetzt.
  3. Über Automatisierungen in Jira den manuellen Workload reduzieren und bestimmte Zwischenschritte automatisieren. Da wir aktuell kein eigenes Sales Department haben, ist dies für uns besonders wichtig.

Mit Jira zum digitalen Sales-Prozess

Um diese Ziele zu erreichen, benötigten wir einen etablierten, digitalisierten Salesprozess, welcher sich ohne weiteres automatisieren lässt. Jira bietet für die Umsetzung von Salesprozessen zahlreiche Vorteile. Jira ermöglicht es, alle Inhalte in eine Plattform und ein Board zu integrieren. Teams können weiterhin effizient arbeiten, da alle notwendigen Kundeninformationen sowie Informationen über die stattgefundene Kommunikation im System abgelegt werden und leicht darauf zugegriffen werden kann.

Wie die konkrete Umsetzung mit Jira als Grundlage für Salesprozesse aussieht und wie wir Jira und Workflows für unseren eigenen Salesprozess nutzen, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näher bringen.

Jira ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool für Abteilungen wie Finanzen, Marketing, Personalwesen und Vertrieb. Sales Manager können Jira verwenden, um eingehende Leads zu kanalisieren, automatische Antworten zu verschicken, Prozesse zu verfolgen oder Angebote zu verwalten.

In Jira werden Aufgaben und Prozesse über Workflows verwaltet. Dabei bildet ein Workflow die Schritte deines Prozesses und den Status ab, die ein Task (hier die Anfrage) durchläuft.

Die Verwaltung von Bestandskunden- und Neukundenanfragen wird erkennbar einfacher, wenn du deinen Sales Workflow visualisierst und direkt auf Fragen zu deinen Produkten oder Dienstleistungen reagierst.

Erfahre mehr über Jira und unseren Beratungsleistungen

Konzeption unseres Sales-Prozesses

Zu Beginn unseres Projektes haben wir einen konzeptionellen Workflow erstellt und die einzelnen Schritte im Ablauf durchgespielt.

Die ersten Schritte zur Einrichtung des Workflows waren:

  1. Brainstorming über die verschiedenen Arten von Anfragen.
  2. Sammlung der verschiedenen Kanäle.
  3. Detaillierte Besprechung, Planung und Beschreibung jedes einzelnen Schritts in unserem Arbeitsablauf für neue Anfragen.

Um einen Workflow zu erstellen, der unseren Anforderungen entspricht, haben IT- und Business Development-Experten unseres Unternehmens ihre Inhalte und ihr Wissen gebündelt. Das Ergebnis stellt einen flexiblen Workflow mit Einzelprozessen sowie Zwischenschritten und teilautomatisierten Abläufen dar.

Selbst bei noch so genauer Planung wird es passieren, dass zu einem späteren Zeitpunkt weitere Anpassungen vorgenommen werden müssen oder noch zusätzliches Optimierungspotenzial entdeckt wird. Hier kommt ein großer Vorteil von Jira zum Tragen: Das Ändern von Workflows und Automatisierungen ist unkompliziert und schnell möglich, ohne dabei das gesamte Projekt anpassen zu müssen.

Erstellung eines Jira-Projekts

Nachdem der eigene Workflow definiert wurde, ist es an der Zeit, diesen in Jira zu integrieren. Dazu muss zunächst ein neues Projekt erstellt werden.

  1. Dazu klicken Sie auf Projekte > Alle Projekte anzeigen
  2. Anschließend klicken Sie oben rechts auf Projekt erstellen
  3. Basisprojekt* auswählen > Namen und den Schlüssel des Projekts eingeben

Wir empfehlen die Verwendung des Basis-Projekt Templates, da es die besten Möglichkeiten bietet, Anfragen zu verfolgen, zu priorisieren und zu lösen.

Erstellen des Kanban-Boards in Jira

  1. Als nächstes klicken Sie auf Boards > Alle Boards anzeigen
  2. Und danach oben rechts auf Board erstellen
  3. Sie wählen Kanban-Board > Board aus einem vorhandenen Projekt auswählen
  4. Den Namen eingeben und das Projekt auswählen, welches gerade erstellt wurde

Nachdem das Board und das Projekt erstellt wurden, auf die Schaltfläche Projekteinstellungen klicken, um Einstellungen wie Automatisierung, Workflows, SLAs sowie Benutzer und Rollen festzulegen.

Sales Prozess Kanban Board
Kanban Board in Jira

Digitalisierung und Automatisierung in 6 Schritten

Folgende Aufgaben und Einstellungen fallen nach der Erstellung des Projektes und des Kanban-Boards an:

  1. Automatische Umwandlung von Anfragen in Tickets über Anbindung der verschiedenen Kanäle
  2. Erstellung eines Workflows sowie der einzelnen Status
  3. Festlegung der SLAs
  4. Erstellung von Automations für verschiedene Schritte im Prozess
  5. Einrichtung des Kanban-Boards mit Spalten und Swimlanes
  6. Festlegung der Zuständigkeiten und Benachrichtigungen

Im Folgenden geben wir einen groben Einblick, wie wir unser Sales-Konzept in Jira in Form des Workflows und der Automations umgesetzt haben. Aufgrund des Umfang stellen die folgende Punkte nur einen kleinen Einblick in das Projekt dar. Bei Interesse würden wir uns freuen, in einem separaten Gespräch im Detail auf das Projekt einzugehen.

1. Automatische Umwandlung von Anfragen in Tickets

Zu Beginn muss sichergestellt werden, dass alle eingehenden E-Mails mit Anfragen automatisch in das System umgewandelt werden. Um dies zu erreichen, sollte Jira in das E-Mail-System integriert werden. Diese Einstellung kann unter Projekteinstellungen > E-Mail-Anfrage geändert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie…

  • die Berechtigung haben, das Projekt zu verwalten.
  • die öffentliche Anmeldung oder das Hinzufügen von Kunden für Ihr Projekt aktiviert ist, um sicherzustellen, dass Sie neue Anfragen erhalten.
  • Ihren E-Mail-Channel aktiviert haben, so dass Sie Ihre Sales-E-Mail-Adresse verwenden können, um neue Anfragen zu erstellen.
  • einen geeigneten Anfragetyp eingerichtet und diesen ausgewählt haben, sodass den aus E-Mails erstellten Anfragen dieser Anfragetyp zugeordnet wird.

Nach der Einrichtung werden die eingehenden Anfragen nun übertragen und automatisch in Tickets umgewandelt. Alle Anfragen findet sich somit auf einem Board, wodurch das Team den Vorteil hat, gemeinsam an diesen Anfragen arbeiten zu können ohne dabei die verschiedenen Posteingänge im Auge haben zu müssen.

2. Erstellung eines Workflows sowie der einzelnen Status

Weiterhin muss ein Workflow erstellt werden. Für einen flexiblen Workflow ist es wichtig, ein Software Simplified Workflow Scheme auszuwählen und eine Vernetzung zwischen den einzelnen Status herzustellen, damit der Status jedes Tickets in diesem Workflow in jeden anderen Status überführt werden kann. Dies schafft hohe Flexibilität und einfache Bedienung. Mithilfe des Simplified Workflow können die Inhalte im Kanban-Board (einschließlich Spalten und Status) jederzeit geändert werden.

Der Workflow für den Sales-Prozess kann daraufhin hin zu einen individuellen, personalisierten Workflow entsprechend der gesammelten Anforderungen aus der Konzeption angepasst werden. Ein Sales-Workflow könnte wie folgt aussehen:

3. Festlegung der SLAs

Guter Kundenservice sorgt dafür, dass Ihnen Kunden erhalten bleiben. Ein wichtiger Bestandteil von guten Kundenservice ist Reaktionsfähigkeit. Mit Jira können Sie eine gute Reaktionszeit erreichen und Ihr Sales-Team auf dem Laufenden halten, indem Sie SLAs festlegen, wie schnell Anfragen bearbeitet werden sollen. Wir setzen das SLA in unserem Workflow auf 24h. Wenn die verbleibende Zeit des SLA zum Überprüfen einer Anfrage < 60 Minuten beträgt, werden unsere zugewiesenen Team-Mitglieder benachrichtigt.

SLAs können bspw. folgende Eigenschaften tracken:

  • Beantwortung aller Anfragen innerhalb von X Stunden.
  • Erledigung von Anfragen mit hoher Priorität innerhalb von X Stunden.
  • Warnung über Ablauf eines SLA bei X Minuten vor Ablauf.

4. Erstellung von Automations für verschiedene Schritte im Prozess

Neben den SLAs lassen sich zusätzliche Automatisierungen erstellen. Sie können „When“ -Trigger, „If“ -Bedingungen und „Then“ -Aktionen hinzufügen. Diese Parameter bestimmen den Prozess und schaffen die Automatisierung. Für das initiale Meeting mit einem neuen Kontakt haben wir bspw. den ersten Schritt unsere Sales-Prozesses mit Automatisierungen umgesetzt. So erhält ein neuer Kontakt vorab eine automatisierte Mail, dass wir seine Anfrage erhalten haben und uns um sein Anliegen kümmern. Der Status der Anfrage wir dadurch vom Status New zu Confirmed geändert.

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Case Study – Digitalisierter Sales Prozess

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Weitere Möglichkeiten der Automatisierung

Als nächsten Schritt möchten wir ein erstes Meeting mit dem Interessenten festlegen, um über sein Anliegen zu sprechen sowie unsere Leistungen und Art der Zusammenarbeit vorzustellen. Dafür muss dem Ticket muss ein bestimmter Assigne aus dem Team zugeordnet werden. Des weiteren muss dem Ticket entweder das Label lead-de oder lead-en gegeben werden.

Ist bei einer Anfrage bspw. der Benutzer XY als Assigne und das Label lead-en festgelegt, erhält der Kontakt eine automatische E-Mail des Benutzer XY mit dessen Meeting-Link in Englisch. Um diese Automation loszutreten, muss das Ticket im Kanban-Board nur auf das Statusfeld Schedule Appointment gezogen werden.

Beispiel: Automation Rule

WHEN: status changed > IF: issue matches status = Schedule appointment AND assignee = User XY AND label = lead-en > THEN: send email = Template “Answering contact” AND transition issue = Waiting for appointment AND add comment = ‘XALT Bot: Invitation to phone conversation sent’.

Weitere Automatisierungen sind einfache Empfangsbestätigung, ein Reminder an den Kunden falls keine Antwort innerhalb von 72 Stunden erfolgt sowie ein Update des Ticket-Status zu Appointment, wenn der Kunde sich über den Meeting-Link für einen Zeitslot eingetragen hat.

Fazit – Jira, Automatisierung und Reporting

In unserem automatisierten Jira Projekt können wir nun einfach und flexibel Anfragen beantworten und abarbeiten. Durch unsere SLAs und die Bündelung aller Anfragen auf ein Projekt und Kanban-Board gehen keine Anfragen mehr verloren und wir können allen Kontakten einen guten Service bieten. Durch das Tracking und Dokumentenmanagement in Jira ist es weiterhin möglich, allen Beteiligten einfach Informationen über den Kunden, deren Interessen sowie über relevante Unterlagen wie Angebote oder Verträge bereitzustellen.

Zusätzliche Vorteile der Umsetzung stellen die umfangreiche Reporting-Funktion von Jira dar, mit welchen wir Einblick erhalten, wie viele Anfragen in dem Board angekommen sind und wie deren Prozessdurchlauf stattgefunden hat.

“Alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert.” – Carly Fiorina, CEO von Hewlett-Packard

Unsere Best Practices

Unser Sales-Prozess funktioniert ganz ohne umfangreiches Sales-Team. Es gibt zwei Project Owner, welche die Aufgabe haben, die vorhandenen Anfragen zu bearbeiten und dabei zu beachten, dass keine davon untergeht. Der Workflow ist flexibel und offen gestaltet, sodass Consultants, welche selbst eine Anfrage bearbeiten möchten, die Möglichkeit haben, dies entsprechend des Workflows zu tun. Für die verschiedenen Schritte im Workflow, von Erstkontakt bis zu Angebotserstellung, sind weiterhin interne Kontakte mit dem notwendigen Wissen hinterlegt, welche im Falle eines Blockers kontaktiert werden können.

In unseren internen Projekte verfolgen wir immer die Philosophie, ein ganzheitliches System bestehend aus dem Input verschiedener Beteiligten zu schaffen, welches wiederum Output und Wert in verschiedene Richtungen, wie bspw. Kundenservice oder Marketing, schafft. Gerade deshalb haben wir unseren Workflow flexibel gehalten und verschiedene Departments, wie Marketing und Sales, für das Projekt verschmolzen. Damit wird sichergestellt, dass verschiedene Teams und Gruppen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten und dadurch Synergieeffekte sowie Teamgeist schaffen.

Unsere Marketing Manager haben deshalb ebenfalls Zugriff auf das Projekt und das Kanban-Board, wodurch der Fortschritt eines Kontakts in unserem Sales Funnel eingesehen werden kann. Das Marketing Team kann dementsprechend Marketingaktivitäten planen und die Kontakte mit weiteren, informativen und relevanten Informationen zu ihrer Anfrage versorgen.

Vision und Ausblick

Denken Sie noch einen Schritt weiter, könnten Sie auch Operationsmitarbeiter mit einbinden und wenn der Status die Spalte Offer erreicht, wird automatisch eine E-Mail mit allen notwendigen Inhalten an Operations verschickt.

Das erstellte Angebot wird versendet und der Status auf dem Kanban-Board je nachdem ob das Angebot angenommen oder abgelehnt wird, in die Spalte Closed Won oder Closed Lost verschoben. Dies aktiviert wieder ein SLA, der z.B. nach 14 Tagen einen internen Reminder zur Prüfung der Zahlungseingänge an Operations schickt.

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Case Study – Digitalisierter Sales Prozess

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Vorteile digitaler geschäftsprozesse

Vorteile digitaler Geschäftsprozesse

Die digitale Transformation, Cloud-Technologien und die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind Schlüsselthemen in Unternehmen auf der ganzen Welt. Deshalb ist es auch nicht überraschend, dass Unternehmen mit Hilfe neuer Technologien produktiver arbeiten, Ressourcen sparen oder ein besseres Kundenerlebnis bieten können.

Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen profitieren Unternehmen von einer ganzen Reihe positiver Effekte. Alle Vorteile digitaler Geschäftsprozesse erfährst du im Folgenden.

Warum digitalisieren?

Laut einer Studie von McKinsey können durch die Digitalisierung von informationsintensiven Prozessen die Kosten um bis zu 90 Prozent gesenkt und die Durchlaufzeiten um ein Vielfaches verkürzt werden„. Die Investitionsrendite hängt von deiner jeweiligen Situation ab, aber eine solche Digitalisierung hat in den meisten Unternehmen ein enormes Potenzial und ist es wert, dass du nach den besten Möglichkeiten suchst.

Wenn man bedenkt, dass unzählige Unternehmen immer noch auf manuelle oder analoge Geschäftsprozesse setzen, ist das nicht verwunderlich. Die Verwendung von Stift und Papier, Microsoft Excel-Tabellen und das Ausdrucken von Dokumenten, nur um sie zu unterschreiben und dann wieder einzuscannen, sind nicht mehr zeitgemäß.

Die Zeit drängt, nicht nur um Ressourcen freizusetzen, sondern auch, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Wenn du veraltete Techniken durch moderne (und Cloud-basierte) Softwarelösungen ersetzt, kannst du dringende Verbesserungen auf einen Schlag erledigen.

Unternehmen können automatisch Daten sammeln, die analysiert werden können, um die Effizienz von Prozessen zu bestimmen, die Kostentreiber zu identifizieren und die Ursachen von Risiken zu erkennen. Die Überwachung von Leistungsdaten in Echtzeit ermöglicht es den Verantwortlichen, Probleme proaktiv anzugehen, bevor sie kritisch werden.

Kostensenkung und Zeitersparnis sind nur zwei der wichtigsten Vorteile digitaler Geschäftsprozesse, die du erwarten kannst.

Weitere Vorteile digitaler Geschäftsprozesse

Beschleunigung von Workflows

Die Inputs und Outputs, die in einen Prozess einfließen, können bei manuellen Prozessen schwer zu überwachen sein. Wenn du deine Prozesse digitalisierst, kannst du jeden Schritt und jede Entscheidung auf eine Art und Weise analysieren und automatisieren, um deine Pain Points zu beseitigen. und deine Ziele zu erreichen. Dadurch werden Reibungsverluste reduziert und die Workflows optimiert.

Mit vorkonfigurierten Auslösern, Entscheidungspunkten, Benachrichtigungen und zentralisierten Aufgabendetails kann dein Team die Dinge auf Kurs halten. Vor allem dann, wenn du Prozesse zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten, Standorten oder sogar zwischen verteilten Belegschaften rationalisierst.

Verschiedene Datensilos zusammenführen

Mit einer Plattform zur Prozessdigitalisierung, die flexible Systemintegrationen ermöglicht, kann dein Team Datensilos aufbrechen, welche die Produktivität bremsen und Verbesserungen verhindern. Durch die Digitalisierung von Prozessen kann dein Team aufhören, Zeit und Geld für das mühsame, kostspielige und zeitaufwändige Abrufen von Daten aus verschiedenen Quellen aufzuwenden, und stattdessen Tools nutzen, um Daten in Echtzeit abzufragen.

Um beispielsweise digitale Produkte zu optimieren, kannst du Tools nutzen, die Daten aus dem Kundenservice, Nutzungsdaten aus deinen Apps und Daten aus Verkaufsgesprächen abrufen. Auf diese Weise findest du leicht heraus, was deine User wirklich brauchen und wollen.

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Case Study – Digitalisierter Sales Prozess

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Einhaltung von Compliance-Richtlinien sicherstellen

Mit der Digitalisierung und Verbesserung des Dokumentenmanagements bist du in der Lage, Compliance- und Sicherheitsanforderungen zeitnah und genau zu erfüllen, unabhängig davon, welche Methoden du intern anwendest oder welche Vorschriften du befolgst.
Mit einem Tool wie Jira kannst du beispielsweise spezifische Anforderungen hinzufügen und automatisch einen prüfbaren Nachweis für jeden Schritt erstellen. Auf diese Weise kannst du verhindern, dass wichtige Schritte in einem vorgegebenen Prozess übersehen werden.

Wie du einen Prozess mit Jira digitalisierst und automatisierst erfährst du hier: Zum Artikel.

Ermöglichung und Beschleunigung des Unternehmenswachstums

Indem sich dein Team auf voll und ganz auf seine Arbeit und den gegenseitigen Informationsaustausch konzentrieren kann, anstatt ständig nach Unterlagen zu suchen oder nach neuen Ideen zu recherchieren, ist es in der Lage, sich auf seine Aufgabe und strategischere Angelegenheiten zu konzentrieren.
Die Digitalisierung ermöglicht es deinem Unternehmen, seine Prozesse zu modernisieren und gleichzeitig sein Wachstum zu beschleunigen.

Laut Gartner lassen sich allein durch die Digitalisierung von ITSM-Prozessen die Betriebskosten um bis zu 60 % senken, indem Supportanfragen von Kunden optimiert und automatisiert werden und wertvolle Informationen bereits im Vorfeld bereitgestellt werden.

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Du musst nicht besonders lange suchen, um deine Prozesse zu verbessern, aber du kannst mit dem Prozess beginnen, der die größte Wirkung erzielt.

Lege fest, wie dein digitaler Prozess aussehen soll und was du erreichen willst.
Der Einsatz digitaler Werkzeuge ermöglicht es dir, den gesamten Prozess neu zu gestalten und ihn von Grund auf aufzubauen. Wie bereits erwähnt, kannst du bei bestimmten Schritten eine Automatisierung integrieren. Versende zum Beispiel Follow-up-E-Mails in HR-Prozessen, um Bewerber über den aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens zu informieren. Auf diese Weise kannst du die Fluktuationszeiten auf das von dir gewünschte Minimum reduzieren.

Beginne mit der Definition deiner Ziele

Wenn du ganz hinten anfängst und definierst, was du mit der Digitalisierung erreichen willst, kannst du unvoreingenommen an die Sache herangehen.

Biete ein außergewöhnliches Erlebnis entlang der gesamten Customer Journey

Die Digitalisierung nur einiger Etappen entlang der Customer oder User Journey wird die Effizienz und Leistung nur in bestimmten Bereichen verbessern (und bis zu einem gewissen Grad auch das Kundenerlebnis). Damit du aber ein wirklich einzigartiges Erlebnis bieten kannst, solltest du die gesamte Journey berücksichtigen.

Um das Kundenerlebnis zu verbessern, musst du alle Teams einbeziehen, die entlang der Customer Journey beteiligt sind. Das bedeutet Produktmanagement, Entwicklung, Vertrieb, Marketing und Beratungsteams.

❗️Um die Customer Experience wirklich außergewöhnlich zu machen, solltest du den Kunden in die Gleichung einbeziehen. Sprich mit ihm über seine Erwartungen und Wünsche und darüber, wo du dich seiner Meinung nach verbessern kannst.

So kannst du Prozesse schaffen, die auf den Kunden ausgerichtet sind.

Das Prozessdigitalisierungsteam benötigt Unterstützung aus allen am Kundenkontakt beteiligten Funktionen, wenn es das Kundenerlebnis von Anfang bis Ende verbessern will.

Das bedeutet auch, dass du die internen Prozesse nicht vergessen solltest. Projektmanagement, Customer Onboarding, Marketing Automation oder Vertrieb.

Rekrutiere die Talente, die Du für die Umsetzung benötigst

Die digitale Transformation ist keine einfache Aufgabe. Neben der richtigen Herangehensweise benötigen Unternehmen auch die geeigneten Mitarbeiter und Qualifikationen, um loszulegen. Damit Prozesse schnell digitalisiert werden können, können Unternehmen ein Kompetenzcenter einrichten, das neue Fähigkeiten und Rollen vermittelt.

Ein anderer Ansatz ist die enge und langfristige Zusammenarbeit mit Digitalisierungsexperten und Beratern. Externe Partner nur für ein einzelnes Projekt zu engagieren, löst nur ein Problem auf einmal und vernachlässigt das große Ganze. Baue deshalb eine langfristige Partnerschaft mit deinen externen Dienstleistern auf und wachse gemeinsam mit ihnen.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung von Prozessen ist mehr als nur die Umstellung bestehender Prozesse auf digitale Tools. Den Status quo zu hinterfragen und sich vorzustellen, wie die Zukunft aussehen sollte, ermutigt dich, anders zu denken. Um mit der Digitalisierung und der Umgestaltung deines Unternehmens zu beginnen, wähle ein oder zwei Schlüsselprozesse aus. Entwickle anschließend Best Practices und führe sie unternehmensweit ein. Sobald dies geschehen ist, kannst du von dort aus skalieren.

Denke daran: Um erfolgreich zu sein und alle nützlichen Vorteile digitaler Geschäftsprozesse nutzen zu können, musst du dir vorher ein konkretes Ziel setzen. Experten auf dem Gebiet der digitalen Transformation helfen dir dabei deinen Ziele schneller zu erreichen. Das können interne Mitarbeiter oder externe Beratungsunternehmen sein.

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Case Study – Digitalisierter Sales Prozess

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Digitalisierte Geschäftsprozesse zur Verbesserung der Customer und User Experience

Digitalisierte Geschäftsprozesse zur Verbesserung der Customer und User Experience

Kunden kaufen bei Unternehmen, die ihnen das beste, nahtloseste und einfachste digitale Erlebnis bieten.

In der heutigen Welt ist Geschwindigkeit alles. Wer als Erster auf dem Markt ist und am schnellsten neue Funktionen bereitstellt, Fehler behebt oder Produkte innerhalb eines Tages ausliefert, verbessert das Nutzererlebnis und die Kundenzufriedenheit nachweislich. Digitalisierte Geschäftsprozessen tragen dazu bei und sind in einer zunehmend globalisierten Welt ein Muss, um die Erwartungen deiner Nutzer und Kunden zu erfüllen.

Automatisisierung und digitalisierung von Prozessen für eine durchgehend positive Customer Experience?

Als Verbraucher, Kunden und Mitarbeiter sind wir verwöhnt. Große E-Commerce-Unternehmen wie Amazon haben eine fast 100%ige Automatisierungsquote bei Prozessen im Direktvertrieb erreicht. Das ermöglicht es ihnen, ein einzigartiges und nahtloses Nutzererlebnis an jedem Berührungspunkt der Customer Journey zu bieten: vom ersten Kontakt über den Erhalt des Pakets an deiner Haustür bis hin zur Rücksendung an ihr Lager.

Wir loggen uns in unser Bankkonto ein und können jede Transaktion, die wir jemals getätigt haben, einfach überprüfen. Die Transaktionen werden automatisch vom ERP-System deiner Bank verarbeitet und an ein Webinterface übermittelt. Und all das geschieht im Handumdrehen und ohne menschliches Zutun.

Erinnerst du dich noch daran, als du bei einer Fluggesellschaft anrufen musstest, um einen Flug für deine nächste Geschäftsreise oder deinen nächsten Urlaub zu buchen? Erinnerst du dich an den ganzen Ärger, den du dabei hattest? Du musstest mit dem Kundenservice sprechen, deine Zahlungsinformationen übermitteln und bekamst dann die Bestätigung und die Tickets per Post. Heute brauchst du nur noch im Internet nach Flügen zu suchen, zu bezahlen und schon kann es losgehen.

Customer Experience der Schlüssel zum Erfolg?

Und wie sieht es mit B2B-Vertriebsprozessen aus? Frag dich, wie lange dein Unternehmen braucht, um auf ein Kontaktformular zu antworten? Eine Stunde? Ein oder zwei Tage, oder sogar länger? Habt ihr ein automatisches Zustellsystem, um die verantwortlichen Mitarbeiter zu benachrichtigen? Meldest du dich nach einer bestimmten Zeit automatisch zurück? Schickst du eine automatische Dankesnachricht nach dem Absenden des Formulars?

Gerade deshalb solltest du deine Kunden zeitnah kontaktieren. Hören sie nicht innerhalb kürzester Zeit von dir, wandern sie höchstwahrscheinlich zu einem deiner Konkurrenten ab.

Wenn du also genauer hinsiehst, sind automatisierte und digitalisierte Geschäftsprozesse überall, kaum zu übersehen und Teil unseres täglichen Lebens.

Du fragst dich, welche Vorteile du mit der digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen erzielen kannst? Erfahre hier mehr.

Digialisierung ist auf dem Vormarsch und wichtiger denn je

In vielen Branchen werden Geschäftsprozesse grundlegend umgestaltet, um die Erwartungen der Kunden und Nutzer zu erfüllen. Unternehmen, die es richtig machen, können aufgrund geringerer Kosten, besserer betrieblicher Kontrollen und weniger Risiken niedrigere Preise anbieten.

Aber es reicht nicht aus, einen bestehenden Prozess zu digitalisieren. Diese Prozesse sind oft einseitig, schwer zu erfassen und nicht auf dem neuesten Stand der Technik.

Digitale Prozesse sollten einfach zu befolgen und so aufgebaut sein, dass sie die einzelnen Schritte für deine Nutzer oder Kunden vereinfachen. Du solltest auf keinen Fall einfach einen analogen Prozess in eine digitale Umgebung kopieren und einfügen, sondern ihn von Grund auf neu gestalten und bewährte Verfahren mit digitalen Möglichkeiten verbinden.

Das bedeutet,

  • Projektschritte entfernen, die keinen Mehrwert bringen, um die Komplexität zu reduzieren,
  • die Anzahl der benötigten Dokumente zu reduzieren (oft ist eines mehr als genug),
  • Entscheidungsschritte und Benachrichtigungen zu automatisieren,
  • und die Anzahl der Verantwortlichen auf ein Minimum zu reduzieren.

Digitalisierte Geschäftsprozessen und Datenerhebung

Um den heutigen Standards gerecht zu werden und deine Konkurrenten abzuhängen, ist das Sammeln und Analysieren von Daten der Schlüssel zum Geschäftserfolg. Digitalisierte Unternehmensprozesse ermöglichen es dir, wichtige Daten einfacher zu erfassen und anschließend bessere Entscheidungen zu treffen. So kannst du z.B. Kundensupportdaten zu SLAs sammeln, um deinen ITSM-Prozess zu verbessern, oder Daten zum Kundenverhalten im digitalen Marketing, um Website-Inhalte, Anzeigen und KPIs zu verbessern.

Doch die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist nur der Anfang. Um den neuen Prozessen gerecht zu werden, müssen Betriebsmodelle, Fähigkeiten, Organisationsstrukturen und Rollen oft neu gestaltet werden

Zusammenarbeit von Business Teams

Marketing- oder Vertriebsteams sollten eng zusammenarbeiten und Daten in ihren Entscheidungsprozess einbeziehen, um Kunden auf ihrer gesamten Reise zu begeistern. Das Marketing kann zum Beispiel erfahren, wie lange und wie oft sich ein bestimmter Besucher bereits auf spezifischen Seiten aufgehalten hat, bevor er den Vertrieb kontaktiert hat. Diese Daten können wiederum vom Vertrieb bei zukünftigen Kundengesprächen genutzt werden.

Kundensupport- und Erfolgsteams können digitale Tools wie Jira Service Management und gut gestaltete Supportportale in Verbindung mit einem Help Center nutzen und eine Self-Service-Lösung aufbauen. Dadurch können sie sich ausschließlich auf Support-Tickets mit hoher Priorität konzentrieren, die eine persönliche Kundeninteraktion erfordern. Laut ServiceNow und Gartner reduziert der Einsatz moderner ITSM-Lösungen den persönlichen Kontakt um 40 % bzw. 72 % gegenüber dem Kontakt per Telefon und E-Mail.

Die Neugestaltung und Digitalisierung eines Prozesses ist der erste Schritt. Um die digitalen Möglichkeiten voll auszuschöpfen, müssen in deinen Teams neue Rollen geschaffen werden. Rollen wie Data Analyst / Scientist und User Experience Designer sind zwei der wichtigsten.

Fazit

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann aus zahllosen Gründen oder für Unternehmensteams vorangetrieben werden. Doch bevor du damit beginnst, solltest du dich fragen: „Welchen Zweck und welches Ziel will ich erreichen?“

Wenn du dir das vorher überlegst, werden die nächsten Schritte und Fragen, die du beantworten musst, einfacher. Fragen wie: Welche Tools oder Software brauchen wir? Müssen wir neues Personal einstellen, das die Umsetzung der Digitalisierung verwaltet oder für die Erreichung der gewünschten Ziele verantwortlich ist? Wie stelle ich sicher, dass die vorhandenen Mitarbeiter in der Lage sind, die neuen Tools zu nutzen? Sind Schulungen erforderlich? Muss ich einen Experten beauftragen?

Mit der Digitalisierung kannst du nicht nur deine Leistung steigern oder Geld sparen, sondern auch deine Kunden (direkt und indirekt) begeistern, und glücklich machen, was zu einem besseren Kundenerlebnis und mehr Zufriedenheit führt.

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Bewerbungsprozess mit Jira

Schnelle und effiziente Bewerbungsprozesse mit Jira

„Die größte Herausforderung, mit der ich im Moment konfrontiert bin, sind lange Vorlaufzeiten. Aktive Kandidaten wollen JETZT oder so schnell wie möglich einen Job. In meinem eigenen Unternehmen hat sich die Zeit bis zur Besetzung von Stellen von etwa einem Monat auf jetzt zwei Monate verlängert. Es ist immer schwierig, die besten Kandidaten während dieser Zeitspanne zu halten…“

– Glen Loveland, HR Manager, Global Talent Acquisition of CGTN

In vielen wachsenden Unternehmen wird ein standardisierter und formaler Bewerbungsprozess benötigt. Unter anderem, um den Aufwand für das Onboarding weiterer Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Mitarbeiter zu bewältigen. Teilzeitberater, externe Recruiting-Firmen oder Personalabteilungen sind für kleinere Unternehmen aufgrund der hohen Kosten oft keine Option. Daher ist es sinnvoll, sich früh mit dem Personalmanagement zu beschäftigen und einen internen Bewerbungsprozess aufzubauen, um somit die nächste Phase des Unternehmenswachstums sicherzustellen.

Jede neue Bewerbung erhöht die Verwaltungskapazität. Bei kleinen, wachsenden Unternehmen müssen daher Wege gefunden, um diesen Aufwand effizient zu bewältigen. Eine der ersten Aufgaben ist es, die grundlegenden Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Die Wahl der falschen Tools erfordert oft einen hohen manuellen Aufwand. Deswegen wäre der beste Ansatz eine Software zu verwenden, welche einen Großteil der administrativen Arbeit des Bewerbungsprozesses automatisiert. Eines der besten Tools, um dies zu erreichen, ist aus unserer Sicht Jira Service Management.

Ein kurzer Hinweis für alle Leser: Wenn sie noch nie von Jira Service Management gehört haben, sollten sie einen Blick in diesen Product Guide werfen. Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über das Tool und seine Verwendung: Jira Service Management & Ticketing.

Wie unsere Lösung funktioniert

Jira Service Management (JSM) ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool für Abteilungen wie Finanzen, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Unter anderem können Personalverantwortliche Jira Service Management nutzen, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren, Bewerbergespräche zu verfolgen oder Bewerberpools zu verwalten. Grundsätzlich kann JSM so konfiguriert werden, dass jede neue Bewerbung automatisch ein Ticket erstellt, welches Sie einzelnen Mitarbeitern oder Teams (z.B. HR) zuweisen können. Dabei wird Ihr gesamtes Bewerbermanagement mit einem visualisierten Workflow deutlich vereinfacht. Mit diesem können Sie außerdem schnell auf Anmerkungen zu Bewerbungen reagieren und sich schnell an Veränderungen anpassen. Z.B. können Sie schnell via Kommentarfunktion Bewerber bitten Arbeitsproben, Zeugnisse etc. nachzureichen. In Jira Service Management können sie: (1) Aufgaben und Prozesse durch Workflows verwalten. (2) Schritte und Status einer Aufgabe in dem Workflow darstellen. (3) Art und Weise des Workflows individuell anpassen. (4) Einzelne bestimmte Aufgaben oder den gesamten Ablauf des Workflows ändern.

Ein Standard Jira Workflow könnte wie folgt aussehen:

Hier ist eine kurze Übersicht darüber, was mit Jira Service Management möglich ist und welche Vorteile der Einsatz von Jira für das Recruiting bietet. Weiterhin erklären wir, wie wir unsere HR-Prozesse mit dem leistungsstarken Atlassian-Tool planen und verwalten.

1. Tracken der Bewerber

Eine wichtige Anwendung für Jira im Recrutiting ist das Bewerber-Tracking. Aufgaben für die Bewerber, wie z.B. der Upload aller wichtigen Dokumente werden damit automatisch erstellt.
Je nachdem, wie Sie Ihren Bewerbungsprozess gestalten, können Sie den Ticketstatus Ihrer Kandidaten zu „erledigt“ setzen, wenn der Prozess abgeschlossen ist. Wenn sie noch andere Aufgaben erledigen müssen, wie z.B. Hintergrundprüfungen oder Verwaltungsarbeit, können sie die Aufgabe auf ‚in Bearbeitung‘ setzen. Zusätzlich lassen sich spezielle Unteraufgaben unter ‚in Bearbeitung‘ einrichten, wie z. B. ‚anzurufen‘ oder ‚einzuladen‘, wenn Sie Bewerber nach dem ersten screening näher kennenlernen möchten. Solche Aufgaben können jedes Mal wiederholt werden, wenn ein neuer Kandidat den Bewerbungsprozess betritt.

2. Relevante Dateien verwalten

Wenn sie für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen rekrutieren, erhalten sie oft Hunderte von Bewerbungen mit unterschiedlichen Anhängen. Mit Jira ist die Verwaltung dieser Dokumente sehr komfortabel. Sie müssen nur ein bestimmtes Ticket auswählen und auf das Symbol für Anhänge klicken. Alle relevanten Dokumente werden mit einem automatisierten Workflow dort selbsttätig hinzugefügt.
Zusätzlich können ihre Teammitglieder, die für die Rekrutierung verantwortlich sind, den Fortschritt einer Bewerbung im Kommentarbereich innerhalb eines einzelnen Tickets einfach kommunizieren. Zusätzlich können andere Teammitglieder in den internen Kommentaren erwähnt werden, wodurch eine reibungslose und optimierte Teamkommunikation möglich ist.

3. Erstellen eines individualisierten Jira Workflows

Mit Jira Service Management können sie Workflows, Aufgaben und Unteraufgaben verwalten und parallel erledigen. Jira ist ein vielseitiges Werkzeug, welche sich an die Anforderungen ihres Bewerbungsprozesses und ihres Teams anpassen lässt. So kann z.B. der Status-Workflow maßgeschneidert an ihren Prozess angepasst werden, auch wenn mehrere Zwischenschritte (bspw. mehrere Interviews pro Bewerber) enthalten sind.
Darüber hinaus können Sie ein modifizierbares Kanban-Board erstellen, um einen Überblick über Ihren Recruiting-Stream und Ihren Fortschritt zu erhalten.

4. Performance messen

Da es sich bei Jira um ein Projektmanagement-Tool handelt, lässt sich die Leistung Ihrer Arbeitsabläufe und Ihrer Teammitglieder genau messen. Zum Beispiel die durchschnittliche Dauer von Bewerbung zur Einstellung Ihrer Kandidaten. Dank der detaillierten Berichte ist es einfach, potenzielle Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu Problemen werden.
Die Formalisierung und Automatisierung von Hiring-Workflows führt zudem zu einem produktiveren und zufriedeneren Arbeitsalltag für Personaler. Mit Jira stellen Sie sicher, dass Ihre verantwortlichen Teammitglieder mehr Zeit für die Überprüfung von Kandidaten aufwenden können, was auch zu einer besseren und durchdachteren Auswahl von Kandidaten führt.

5. Onboarding

Schließlich können Sie Jira auch für den Onboarding-Prozess Ihrer neuen Mitarbeiter nutzen. Wir empfehlen ihnen, ihren Onboarding-Prozess im Jira-Projekt mit teambildenden Veranstaltungen anzupassen und zu erweitern. Sie können ganz einfach alle wichtigen Informationen, wie z. B. zur Verfügung gestellte Ausrüstung oder Schulungsergebnisse, die für das Onboarding benötigt werden, aufzeichnen.

Wie wir unseren Jira Workflow umgesetzt haben

Im letzten Jahr sind unsere Teams rasant gewachsen. Die große Anzahl von neuen Bewerbungen und Onboardings hat für unsere HR-Spezialisten eine Herausforderungen dargestellt. Folglich mussten wir jede Woche neue Bewerbungen durchgehen, manuell überprüfen und eine Reihe von identischen Themen und Aufgaben erstellen. Letztendlich haben wir uns entschlossen, einen neuen Jira Workflow einzurichten. In dem Workflow sind verschiedene Schritte automatisiert, einschließlich der Erstellung verschiedener spezifischer Unteraufgaben, Beschreibungen und Textvorlagen.

Erste Schritte und Grundlagen

Die ersten Schritte zur Einrichtung unseres Workflows waren: (1) Ein Brainstorming über die verschiedenen, offenen Stellen in unserem Unternehmen. (2) Das Planen jedes einzelnen Schritts in unserem neuen Jira Workflow. Für den Workflow haben unsere IT- und Business-Development-Profis ihr Wissen zusammengetragen. Das Ergebnis war: ein Workflow mit Einzelprozessen in 5 übergeordneten Schritten sowie automatisierten Zwischenschritten und erforderlichen Aktionsfeldern. Hier sehen Sie einen kurzen Auszug aus unserem Workflow aus den Schritten 1. Bewerbungseingang und 2. Bewerbungs-Überprüfung.

Trotz der sorgfältig durchdachten Schritte hatte unser Workflow anfangs einige Mängel. Nach dem ersten praktischen Einsatz konnten wir diese Mängel jedoch schnell erkennen und der Workflow wurde angepasst. Hier kommt ein weiterer Vorteil von Jira zum Tragen: Das Ändern von Workflows und Automatisierungen ist schnell und unkompliziert möglich. Änderungen sind jederzeit möglich ohne das gesamte Projekt anpassen zu müssen.

Erstellung Jira Workflow und Kanban-Board

Wenn sie ihren eigenen Workflow definiert haben, ist es an der Zeit, diesen in Jira einzubinden. Dazu muss zuerst ein neues Projekt angelegt werden.

  1. Klicken Sie auf Projekte > Alle Projekte anzeigen
  2. Klicken Sie oben rechts auf Projekt anlegen
  3. Wählen Sie das Basisprojekt* > Geben Sie den Namen und den Key des Projekts ein

*Wir empfehlen, das Basisprojekt zu verwenden. Dies bietet die besten Möglichkeiten, Anfragen (oder anders ausgedrückt: Bewerbungen) zu tracken, zu priorisieren und zu lösen.

  1. Klicken Sie auf Boards > Alle Boards anzeigen
  2. Klicken Sie auf Board erstellen in der oberen rechten Ecke
  3. Wählen Sie Kanban-Board > Board aus einem bestehenden Projekt auswählen
  4. Geben sie den Namen ein und wählen sie das Projekt, das Sie gerade für die Tafel erstellt haben

Nachdem das Board und das Projekt erstellt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Projekteinstellungen. Hier können Sie Automatisierung, Workflows, SLAs sowie Benutzer und Rollen einzustellen. Wir zeigen beispielhaft, wie wir unseren Workflow und unser Kanban-Board gestaltet haben. Weitere Informationen stellen wir auf Anfrage gerne zur Verfügung. Zudem gibt es eine genaue Dokumentation zur Anpassung von Workflows in Jira von Atlassian: Jira Workflow Übersicht

Für das Kanban-Board in unserem Jira-Projekt verwenden wir 7 Spalten mit insgesamt 22 Status. Für einen schnellen Workflow ist es wichtig: (1) Ein vereinfachtes Workflow-Schema zu wählen. (2) Eine Querverlinkung zwischen den einzelnen Status zu erstellen. Somit kann der Status jedes Tickets in diesem Workflow in einen beliebigen anderen Status überführt werden. Dies schafft eine hohe Flexibilität, eine einfache Bedienung und einen vereinfachten Workflow für das Jira-Projekt. Mit dem vereinfachten Workflow kann der Inhalt des Kanban-Boards (einschließlich Spalten und Status) jederzeit geändert werden.

E-Mail Weiterleitung

Daraufhin muss festgelegt werden, dass alle als E-Mail eingehenden Bewerbungen automatisch an das Projekt gekoppelt werden werden. Anders gesagt sollten alle Bewerbungen per E-Mail automatisch ein Ticket in Ihrem konfigurierten Projekt erstellen. Um dies zu erreichen, sollten Sie Jira mit Ihrem E-Mail-System integrieren. Diese Einstellung lässt sich unter Projekteinstellungen > E-Mail-Anfrage ändern. Stellen sie sicher, dass Sie die…

  • Berechtigung haben um Projekte zu verwalten.
  • öffentliche Anmeldung oder das Hinzufügen von Kunden zu Ihrem Service-Desk-Projekt aktiviert haben.
  • geeigneten Anfragetypen als erforderliche sichtbare Felder eingerichtet haben.

Klicken sie hier, um mehr über den Empfang von Anfragen per E-Mail zu erfahren. Sehen Sie sich folgende Anleitung für die E-Mail Fehlerbehebung an, wenn Sie beim Einrichten des E-Mail-Kanals auf Probleme stoßen.

Nach der Einrichtung werden die eingehenden Bewerbungen nun übertragen und automatisch in Jira-Tickets umgewandelt. Damit kann sich Ihr Team sofort auf die Bewerber konzentrieren, ohne sich dabei manuell um mehrere Posteingänge kümmern zu müssen.

Automatisierung mit Jira

Automatisierung ist eine der größten Stärken von Jira Service Management. Das einfachste Beispiel ist die Automatisierung nach Erhalt der Bewerbung. Wenn sich jemand bei Ihnen bewirbt, wird ein Ticket erstellt und das Ticket wird in die Spalte „Neu“ mit dem Status „Offen“ verschoben. Das Ziel dieses automatisierten Prozesses ist es, den Bewerbern für ihre Bewerbung bei uns zu danken und sie wissen zu lassen, dass wir ihre Unterlagen erhalten haben und diese rechtzeitig prüfen werden.

Sie können „Wenn“-Auslöser, „Falls“-Bedingungen und „Dann“-Aktionen hinzufügen. Diese Parameter bestimmen den Ablauf und erzeugen die Automatisierung. Die Automatisierung für den Empfang der Anwendung ist wie folgt einzustellen:

WENN: Thema erstellt ODER Status geändert > WENN: Thema entspricht Status = Offen > DANN: E-Mail senden = Vorlage „Antwort Antragsteller(Bewerber)“ UND Wechsel Issue = Antrag/Bewerbung bestätigt UND Kommentar hinzufügen = ‚XALT Bot: Antrag/Bewerbung erhalten und bestätigt‘ UND Änderung Issue = Zuweiser auf Benutzer XY geändert UND Benutzer alarmieren = Benutzer XY

Sie können auch zusätzliche Automatisierungen wie SLA (Service Level Agreement) hinzufügen. Diese Regel alarmiert Sie oder die zugewiesene Person bei gefährdeten SLAs, um bei zeitkritischen Problemen den Überblick behalten zu können. Zum Beispiel können zugewiesene Nutzer nach einer bestimmten Zeit alarmiert werden, wenn ein Antrag bzw. Bewerbung innerhalb einer vorgegeben Zeit nicht bearbeitet wurde. Wir setzen das SLA in unserem Workflow auf 16h und die Automatisierung auf:

WENN: SLA-Restzeit = gefährdet (30 min Restzeit) > WENN: Problem trifft zu = alle Probleme > DANN: Benutzer alarmieren = Benutzer XY

Individuelle Anpassung für Ihren Nutzen

Selbstverständlich sind Bewerbungsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Deshalb sollten Sie folgende Aufgaben erledigen, damit unser Workflow zu Ihrem individuellen Prozess passt:

  • Passen Sie den Workflow an Ihren Bewerbungsprozess an. Pre-Screening, Allgemein, Auswahlliste
  • Erstellen Sie ein Issue für jede Rolle und verwenden Sie Unteraufgaben, um Kandidaten zu tracken
  • Passen Sie das Kanban-Board an, um die gewünschte Ansicht Ihres HR-Streams zu erstellen
  • Implementieren und verwenden Sie Text-Templates und Ihr CRM-System

Schlussfolgerung

Die Vorteile von Jira Service Management sind umfangreich. Denn Jira ist im Gegensatz zu anderen Tools aus dem Rekrutierungs-Bereich sehr kostengünstig (ab 10USD/Monat) und hat deutlich mehr Funktionen. Weiterhin ist es sehr einfach zu bedienen (auch für Leute, die nicht aus der IT-Branche kommen). Zumal ermöglicht Jira automatisierte Workflows, womit eine enorme Effizienz und Geschwindigkeit erreicht werden kann.

Besonders als kleines und wachsendes Unternehmen ist es wichtig, schnell auf eine Bewerbung reagieren zu können. Wertvolle Bewerber sind sonst beim nächsten, großen Unternehmen für ein Vorstellungsgespräch eingeladen und gehen Ihnen verloren. Ein schneller Workflow ist ein erster Schritt, um dieses Problem zu lösen.

Dieser Blogbeitrag soll dazu eine erste Hilfestellung darstellen. Natürlich freuen wir uns über Feedback und stellen gerne detailliertere Informationen zu unseren Workflows, Vorlagen und Prozessen zur Verfügung. Weitere Informationen sind zudem auf unserer Solution Seite Jira-Bewerber-Tool zu finden.