Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mit Jira

Sie überlegen aktuell, Ihre Prozesse im Sales-Team zu digitalisieren und automatisieren? Sind sich aber nicht sicher, warum oder wie Sie es angehen sollen? Dann stellen Sie sich die Frage, ob Ihnen dieses Szenario hier bekannt vorkommt:

Jemand findet online ein interessantes Produkt, hat eine Frage bezüglich der Inbetriebnahme oder Kosten und schickt dem Unternehmen eine Anfrage. Hier kommt es allzu oft vor, dass auf die Frage keine Antwort folgt.

Es scheint doch verhältnismässig einfach zu sein, einem Kunden oder Interessenten eine Antwort auf seine Anfrage zu schicken. Doch häufig passiert es, vor allem bei KMUs, dass Anfragen untergehen und verloren gehen.

Im folgenden erfährst du, wie wir unseren Salesprozess mit Jira automatisiert und digitalisiert haben

Status Quo vor der Automatisierung

Auch in unserem Team hatten wir mit genau dieser Herausforderung zu kämpfen.

Anfragen zu unseren Leistungen und Produkten sammeln sich über viele verschiedene Kanäle. Dazu zählen unter anderem Kontaktanfragen über unsere Homepage sowie über Social Media oder auch telefonisch.

Nach einem umfangreichen Rebranding und der Suchmaschinenoptimierung unserer Homepage Anfang 2021, stiegen diese Anfragen sowie das Interesse an unseren Leistungen rasant an. Zwar hatten wir interne Verantwortlichkeiten festgelegt, um eine Übersicht über die ankommenden Anfragen zu erstellen und zu verwalten. Aufgrund der Anzahl der Fragen wurden unsere Kanäle jedoch überlastet, wodurch einzelne Kundenanfragen untergingen und oftmals erst Wochen später beantwortet wurden.

Warum die Geschäftsprozesse digitalisieren solltest und welche Vorteile du erwarten kannst, erfährst du hier: Zum Artikel.

Ziele gemeinsam definieren

Wir sind als Team davon überzeugt, interessierten Kontakten und potenziellen Kunden den bestmöglichen Service anzubieten. Deshalb haben wir uns entscheiden, unseren Prozess hier grundsätzlich umzustrukturieren, zu verbessern und mit Jira zu realisieren.

Zur Umsetzung unseres Projektes haben wir vorab 3 grundlegende Ziele formuliert, welche wir mit dem Jira-Projekt erreichen wollten:

1. Alle Anfragen aus den verschiedenen Bereichen an einem Ort sammeln (Kanban-Board), damit diese gemeinsam von mehreren Teammitgliedern bearbeitet werden können.
2. Setzen einer Frist von 24h, bis der Erstkontakt mit einem neuen Kontakt oder einer neuen Anfrage stattfindet. Hierfür haben wir im Jira Projekt ein SLA von < 24h gesetzt.
3. Über Automatisierungen in Jira den manuellen Workload reduzieren und bestimmte Zwischenschritte automatisieren. Da wir aktuell kein eigenes Sales Department haben, ist dies für uns besonders wichtig.

Mit Jira zum digitalen Sales-Prozess

Um diese Ziele zu erreichen, benötigten wir einen etablierten, digitalisierten Salesprozess, welcher sich ohne weiteres automatisieren lässt. Jira bietet für die Umsetzung von Salesprozessen zahlreiche Vorteile. Jira ermöglicht es, alle Inhalte in eine Plattform und ein Board zu integrieren. Teams können weiterhin effizient arbeiten, da alle notwendigen Kundeninformationen sowie Informationen über die stattgefundene Kommunikation im System abgelegt werden und leicht darauf zugegriffen werden kann.

Wie die konkrete Umsetzung mit Jira als Grundlage für Salesprozesse aussieht und wie wir Jira und Workflows für unseren eigenen Salesprozess nutzen, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näher bringen.

Konzeption unseres Sales-Prozesses

Zu Beginn unseres Projektes haben wir einen konzeptionellen Workflow erstellt und die einzelnen Schritte im Ablauf durchgespielt.

Die ersten Schritte zur Einrichtung des Workflows waren:

1. Brainstorming über die verschiedenen Arten von Anfragen.
2. Sammlung der verschiedenen Kanäle.
3. Detaillierte Besprechung, Planung und Beschreibung jedes einzelnen Schritts in unserem Arbeitsablauf für neue Anfragen.

Um einen Workflow zu erstellen, der unseren Anforderungen entspricht, haben IT- und Business Development-Experten unseres Unternehmens ihre Inhalte und ihr Wissen gebündelt. Das Ergebnis stellt einen flexiblen Workflow mit Einzelprozessen sowie Zwischenschritten und teilautomatisierten Abläufen dar.

Selbst bei noch so genauer Planung wird es passieren, dass zu einem späteren Zeitpunkt weitere Anpassungen vorgenommen werden müssen oder noch zusätzliches Optimierungspotenzial entdeckt wird. Hier kommt ein großer Vorteil von Jira zum Tragen: Das Ändern von Workflows und Automatisierungen ist unkompliziert und schnell möglich, ohne dabei das gesamte Projekt anpassen zu müssen.

Erstellung eines Jira-Projekts

Nachdem der eigene Workflow definiert wurde, ist es an der Zeit, diesen in Jira zu integrieren. Dazu muss zunächst ein neues Projekt erstellt werden.

1. Dazu klicken Sie auf Projekte > Alle Projekte anzeigen
2. Anschließend klicken Sie oben rechts auf Projekt erstellen
3. Basisprojekt* auswählen > Namen und den Schlüssel des Projekts eingeben

Wir empfehlen die Verwendung des Basis-Projekt Templates, da es die besten Möglichkeiten bietet, Anfragen zu verfolgen, zu priorisieren und zu lösen.

Erstellen des Kanban-Boards in Jira

1. Als nächstes klicken Sie auf Boards > Alle Boards anzeigen
2. Und danach oben rechts auf Board erstellen
3. Sie wählen Kanban-Board > Board aus einem vorhandenen Projekt auswählen
4. Den Namen eingeben und das Projekt auswählen, welches gerade erstellt wurde

Nachdem das Board und das Projekt erstellt wurden, auf die Schaltfläche Projekteinstellungen klicken, um Einstellungen wie Automatisierung, Workflows, SLAs sowie Benutzer und Rollen festzulegen.

Digitalisierung und Automatisierung in 6 Schritten

Folgende Aufgaben und Einstellungen fallen nach der Erstellung des Projektes und des Kanban-Boards an:

1. Automatische Umwandlung von Anfragen in Tickets über Anbindung der verschiedenen Kanäle
2. Erstellung eines Workflows sowie der einzelnen Status
3. Festlegung der SLAs
4. Erstellung von Automations für verschiedene Schritte im Prozess
5. Einrichtung des Kanban-Boards mit Spalten und Swimlanes
6. Festlegung der Zuständigkeiten und Benachrichtigungen

Im Folgenden geben wir einen groben Einblick, wie wir unser Sales-Konzept in Jira in Form des Workflows und der Automations umgesetzt haben. Aufgrund des Umfang stellen die folgende Punkte nur einen kleinen Einblick in das Projekt dar. Bei Interesse würden wir uns freuen, in einem separaten Gespräch im Detail auf das Projekt einzugehen.

1. Automatische Umwandlung von Anfragen in Tickets

Zu Beginn muss sichergestellt werden, dass alle eingehenden E-Mails mit Anfragen automatisch in das System umgewandelt werden. Um dies zu erreichen, sollte Jira in das E-Mail-System integriert werden. Diese Einstellung kann unter Projekteinstellungen > E-Mail-Anfrage geändert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie…

• die Berechtigung haben, das Projekt zu verwalten.
• die öffentliche Anmeldung oder das Hinzufügen von Kunden für Ihr Projekt aktiviert ist, um sicherzustellen, dass Sie neue Anfragen erhalten.
• Ihren E-Mail-Channel aktiviert haben, so dass Sie Ihre Sales-E-Mail-Adresse verwenden können, um neue Anfragen zu erstellen.
• einen geeigneten Anfragetyp eingerichtet und diesen ausgewählt haben, sodass den aus E-Mails erstellten Anfragen dieser Anfragetyp zugeordnet wird.

Nach der Einrichtung werden die eingehenden Anfragen nun übertragen und automatisch in Tickets umgewandelt. Alle Anfragen findet sich somit auf einem Board, wodurch das Team den Vorteil hat, gemeinsam an diesen Anfragen arbeiten zu können ohne dabei die verschiedenen Posteingänge im Auge haben zu müssen.

2. Erstellung eines Workflows sowie der einzelnen Status

Weiterhin muss ein Workflow erstellt werden. Für einen flexiblen Workflow ist es wichtig, ein Software Simplified Workflow Scheme auszuwählen und eine Vernetzung zwischen den einzelnen Status herzustellen, damit der Status jedes Tickets in diesem Workflow in jeden anderen Status überführt werden kann. Dies schafft hohe Flexibilität und einfache Bedienung. Mithilfe des Simplified Workflow können die Inhalte im Kanban-Board (einschließlich Spalten und Status) jederzeit geändert werden.

Der Workflow für den Sales-Prozess kann daraufhin hin zu einen individuellen, personalisierten Workflow entsprechend der gesammelten Anforderungen aus der Konzeption angepasst werden. Ein Sales-Workflow könnte wie folgt aussehen:

3. Festlegung der SLAs

Guter Kundenservice sorgt dafür, dass Ihnen Kunden erhalten bleiben. Ein wichtiger Bestandteil von guten Kundenservice ist Reaktionsfähigkeit. Mit Jira können Sie eine gute Reaktionszeit erreichen und Ihr Sales-Team auf dem Laufenden halten, indem Sie SLAs festlegen, wie schnell Anfragen bearbeitet werden sollen. Wir setzen das SLA in unserem Workflow auf 24h. Wenn die verbleibende Zeit des SLA zum Überprüfen einer Anfrage < 60 Minuten beträgt, werden unsere zugewiesenen Team-Mitglieder benachrichtigt.

SLAs können bspw. folgende Eigenschaften tracken:

• Beantwortung aller Anfragen innerhalb von X Stunden.
• Erledigung von Anfragen mit hoher Priorität innerhalb von X Stunden.
• Warnung über Ablauf eines SLA bei X Minuten vor Ablauf.

4. Erstellung von Automations für verschiedene Schritte im Prozess

Neben den SLAs lassen sich zusätzliche Automatisierungen erstellen. Sie können „When“ -Trigger, „If“ -Bedingungen und „Then“ -Aktionen hinzufügen. Diese Parameter bestimmen den Prozess und schaffen die Automatisierung. Für das initiale Meeting mit einem neuen Kontakt haben wir bspw. den ersten Schritt unsere Sales-Prozesses mit Automatisierungen umgesetzt. So erhält ein neuer Kontakt vorab eine automatisierte Mail, dass wir seine Anfrage erhalten haben und uns um sein Anliegen kümmern. Der Status der Anfrage wir dadurch vom Status New zu Confirmed geändert.

Weitere Möglichkeiten der Automatisierung

Als nächsten Schritt möchten wir ein erstes Meeting mit dem Interessenten festlegen, um über sein Anliegen zu sprechen sowie unsere Leistungen und Art der Zusammenarbeit vorzustellen. Dafür muss dem Ticket muss ein bestimmter Assigne aus dem Team zugeordnet werden. Des weiteren muss dem Ticket entweder das Label lead-de oder lead-en gegeben werden.

Ist bei einer Anfrage bspw. der Benutzer XY als Assigne und das Label lead-en festgelegt, erhält der Kontakt eine automatische E-Mail des Benutzer XY mit dessen Meeting-Link in Englisch. Um diese Automation loszutreten, muss das Ticket im Kanban-Board nur auf das Statusfeld Schedule Appointment gezogen werden.

Beispiel: Automation Rule

WHEN: status changed > IF: issue matches status = Schedule appointment AND assignee = User XY AND label = lead-en > THEN: send email = Template “Answering contact” AND transition issue = Waiting for appointment AND add comment = ‘XALT Bot: Invitation to phone conversation sent’.

Weitere Automatisierungen sind einfache Empfangsbestätigung, ein Reminder an den Kunden falls keine Antwort innerhalb von 72 Stunden erfolgt sowie ein Update des Ticket-Status zu Appointment, wenn der Kunde sich über den Meeting-Link für einen Zeitslot eingetragen hat.

Fazit – Jira, Automatisierung und Reporting

In unserem automatisierten Jira Projekt können wir nun einfach und flexibel Anfragen beantworten und abarbeiten. Durch unsere SLAs und die Bündelung aller Anfragen auf ein Projekt und Kanban-Board gehen keine Anfragen mehr verloren und wir können allen Kontakten einen guten Service bieten. Durch das Tracking und Dokumentenmanagement in Jira ist es weiterhin möglich, allen Beteiligten einfach Informationen über den Kunden, deren Interessen sowie über relevante Unterlagen wie Angebote oder Verträge bereitzustellen.

Zusätzliche Vorteile der Umsetzung stellen die umfangreiche Reporting-Funktion von Jira dar, mit welchen wir Einblick erhalten, wie viele Anfragen in dem Board angekommen sind und wie deren Prozessdurchlauf stattgefunden hat.

“Alles was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert.” – Carly Fiorina, CEO von Hewlett-Packard

Unsere Best Practices

Unser Sales-Prozess funktioniert ganz ohne umfangreiches Sales-Team. Es gibt zwei Project Owner, welche die Aufgabe haben, die vorhandenen Anfragen zu bearbeiten und dabei zu beachten, dass keine davon untergeht. Der Workflow ist flexibel und offen gestaltet, sodass Consultants, welche selbst eine Anfrage bearbeiten möchten, die Möglichkeit haben, dies entsprechend des Workflows zu tun. Für die verschiedenen Schritte im Workflow, von Erstkontakt bis zu Angebotserstellung, sind weiterhin interne Kontakte mit dem notwendigen Wissen hinterlegt, welche im Falle eines Blockers kontaktiert werden können.

In unseren internen Projekte verfolgen wir immer die Philosophie, ein ganzheitliches System bestehend aus dem Input verschiedener Beteiligten zu schaffen, welches wiederum Output und Wert in verschiedene Richtungen, wie bspw. Kundenservice oder Marketing, schafft. Gerade deshalb haben wir unseren Workflow flexibel gehalten und verschiedene Departments, wie Marketing und Sales, für das Projekt verschmolzen. Damit wird sichergestellt, dass verschiedene Teams und Gruppen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten und dadurch Synergieeffekte sowie Teamgeist schaffen.

Unsere Marketing Manager haben deshalb ebenfalls Zugriff auf das Projekt und das Kanban-Board, wodurch der Fortschritt eines Kontakts in unserem Sales Funnel eingesehen werden kann. Das Marketing Team kann dementsprechend Marketingaktivitäten planen und die Kontakte mit weiteren, informativen und relevanten Informationen zu ihrer Anfrage versorgen.

Vision und Ausblick

Denken Sie noch einen Schritt weiter, könnten Sie auch Operationsmitarbeiter mit einbinden und wenn der Status die Spalte Offer erreicht, wird automatisch eine E-Mail mit allen notwendigen Inhalten an Operations verschickt.

Das erstellte Angebot wird versendet und der Status auf dem Kanban-Board je nachdem ob das Angebot angenommen oder abgelehnt wird, in die Spalte Closed Won oder Closed Lost verschoben. Dies aktiviert wieder ein SLA, der z.B. nach 14 Tagen einen internen Reminder zur Prüfung der Zahlungseingänge an Operations schickt.