Projektportfoliomanagement ist der Prozess der Steuerung und Kontrolle einer Sammlung von Projekten in einer Organisation, um sicherzustellen, dass sie die strategischen Ziele unterstützen und den Gesamtnutzen maximieren.
Fehlt diese übergreifende Projektkoordination, kann es dazu führen,
Die European Energy Exchange (EEX) ist Teil der EEX Group, einer weltweit agierenden Unternehmensgruppe, die auf internationale Commodity-Märkte spezialisiert ist.
Als Teil der Gruppe bietet die EEX Kontrakte auf Strom, Erdgas und Emissionsberechtigungen sowie Fracht- und Agrarprodukte an und ist eine der weltweit führenden Börsen im Handel mit Energie und energienahen Produkten.
Das zentrale Projektmanagement wird innerhalb der Gruppe durch die Clearingtochter European Commodity Clearing AG (ECC) erbracht.
Ziel des Projektes war es, das bestehende Projektportfoliomanagement-Tool, welches von der EEX und ECC genutzt wurde, abzulösen. Aufgrund einer bevorstehenden Datenbank Migration und den damit verbundenen Herausforderungen sowie Risiken eines möglichen Datenverlusts, kam die EEX und ECC nach Abwägung aller Optionen zum Entschluss, die Nutzung des bisherigen Tools zu beenden. Ebenfalls war die Datenpflege für die zuständigen Projektmanager sehr aufwändig und brachte aufgrund der hohen zeitlichen Abstände zwischen Ist-Stand und Dokumentation im Tool keine aktuellen Auswertungen bzw. war nicht mit agiler Arbeitsweise vereinbar. Weiterhin galt es, die bisherige Konfiguration für die eingeführte Methode „Flight Level“ zur Koordination und Durchführung von Projekten auch in einem neuen Tool fortführen zu können.
Da die eigentliche Projektplanung für die Unternehmensprojekte als auch die Organisation operationaler Tätigkeiten bereits weitestgehend im System Jira stattfand, lag es nahe, auch das Projektportfoliomanagement in Jira abzubilden. Das Projektmanagement hatte damit folgende Ziele im Blick:
Da XALT bereits seit mehreren Jahren die EEX und ECC als Kunden begleitet und diverse IT- und Business Prozesse erfolgreich in Jira umgesetzt hat, war es naheliegend, hier gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten.
Entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung dieses Projektes war es, dass das TEAM XALT das Thema Projektportfoliomanagement und die Methodik Flight Level ganzheitlich versteht, um die Business-Sicht mit der IT-Seite zusammenzuführen. Nur so war es möglich, den Workflow in Jira richtig aufzubauen.
Eine weitere Herausforderung bei diesem Projekt bestand darin, eine Lösung für das Ressourcenmanagement innerhalb der Projektportfolioplanung in Jira zu schaffen, obwohl die Jira-Software für diese Anwendung nicht konzipiert ist. Für die EEX und ECC war dies allerdings ein absolutes Must-have der neuen Lösung und somit war volles Know-How und Kreativität der XALT-Consultants bei der technischen Umsetzung gefragt.
Die Experten von TEAM XALT nahmen diese Herausforderung sehr gerne an, in der Gewissheit, dass Jira ihnen die Flexibilität und technischen Voraussetzungen bietet, um die unterschiedlichsten Prozesse abzubilden.
Das Projekt startete mit der Evaluierung des bestehenden Projektportfoliomanagement-Tools und der Anforderungen für die Abbildung des Flight Level. TEAM XALT definierte dann auf Basis der vorhandenen System- und Prozesskonfigurationen, welche Anforderungen an die neue Lösung bestehen.
In der Planungsphase wurden dann die Arbeitsschritte für die Umsetzung in Jira festgelegt und priorisiert. Die Arbeitspakete unterteilten sich folgendermaßen:
Während der Projektlaufzeit von rund 5 Monaten ging TEAM XALT zusammen mit EEX und ECC agil vor. Auf Basis von Jira Advanced Roadmap wurden die Features priorisiert und abgearbeitet. In täglichen Stand-ups wurden der Fortschritt und die jeweils nächsten Tätigkeiten in einem cross-functional Team abgestimmt.
Die Implementierung von Projektportfoliomanagement und Projektmanagement in Jira hat zu deutlichen Effizienzsteigerungen geführt, sowohl für die Nutzer als auch auf Managementebene. Ebenso ist die Akzeptanz und die damit verbundene Nutzung von Jira innerhalb der EEX und ECC höher, so dass Jira in der täglichen Arbeit ein fester Bestandteil geworden ist. Das bereits vorhandene Jira Know-how der User ermöglicht die gemeinsame Weiterentwicklung des Projektportfoliomanagement Tools sowie die Koordination der Arbeit auf Lieferebene. Diese Ergebnisse fassen die Vorteile zusammen:
Reduzierter Arbeitsaufwand:
Mehr Transparenz und Sicherheit für Entscheider:
Effiziente Ressourcenplanung auf Grundlage aktueller Daten:
Die von TEAM XALT gemäß den Kundenanforderungen entwickelte Ressourcenplanung in Jira bietet
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