Success Story: Projektportfoliomanagement und Ressourcenplanung mit Jira
Ergebnis
50% weniger
Planungsaufwand für Projektmanager
Warum Portfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement ist der Prozess der Steuerung und Kontrolle einer Sammlung von Projekten in einer Organisation, um sicherzustellen, dass sie die strategischen Ziele unterstützen und den Gesamtnutzen maximieren.
Fehlt diese übergreifende Projektkoordination, kann es dazu führen,
- dass in verschiedenen Unternehmensbereichen am selben Thema gearbeitet wird (Insellösungen) und damit Ressourcen unnötig verbraucht werden,
- Projekte gestartet werden, die nicht auf die Unternehmensziele einzahlen
- und Projekte nicht abgestimmt sind, obwohl sie Schnittstellen aufweisen.
Das Unternehmen
Die European Energy Exchange (EEX) ist Teil der EEX Group, einer weltweit agierenden Unternehmensgruppe, die auf internationale Commodity-Märkte spezialisiert ist.
Als Teil der Gruppe bietet die EEX Kontrakte auf Strom, Erdgas und Emissionsberechtigungen sowie Fracht- und Agrarprodukte an und ist eine der weltweit führenden Börsen im Handel mit Energie und energienahen Produkten.
Das zentrale Projektmanagement wird innerhalb der Gruppe durch die Clearingtochter European Commodity Clearing AG (ECC) erbracht.
Die Ausgangssituation
Ziel des Projektes war es, das bestehende Projektportfoliomanagement-Tool, welches von der EEX und ECC genutzt wurde, abzulösen. Aufgrund einer bevorstehenden Datenbank Migration und den damit verbundenen Herausforderungen sowie Risiken eines möglichen Datenverlusts, kam die EEX und ECC nach Abwägung aller Optionen zum Entschluss, die Nutzung des bisherigen Tools zu beenden. Ebenfalls war die Datenpflege für die zuständigen Projektmanager sehr aufwändig und brachte aufgrund der hohen zeitlichen Abstände zwischen Ist-Stand und Dokumentation im Tool keine aktuellen Auswertungen bzw. war nicht mit agiler Arbeitsweise vereinbar. Weiterhin galt es, die bisherige Konfiguration für die eingeführte Methode „Flight Level“ zur Koordination und Durchführung von Projekten auch in einem neuen Tool fortführen zu können.
Da die eigentliche Projektplanung für die Unternehmensprojekte als auch die Organisation operationaler Tätigkeiten bereits weitestgehend im System Jira stattfand, lag es nahe, auch das Projektportfoliomanagement in Jira abzubilden. Das Projektmanagement hatte damit folgende Ziele im Blick:
- das Projektmanagement und das Projektportfoliomanagement effizienter zu gestalten, in dem Daten nur noch in einem Tool gepflegt werden müssen (Jira) und automatisierte Workflows genutzt werden,
- einen jederzeit aktuellen Überblick über alle Projekte zu schaffen, um eine wirksamere Ressourcenplanung durchführen zu können und die Projekte besser zu koordinieren, und
- mit Jira das Ziel, auf agile Arbeitsweisen umzusteigen, weiter voranzutreiben.
Da XALT bereits seit mehreren Jahren die EEX und ECC als Kunden begleitet und diverse IT- und Business Prozesse erfolgreich in Jira umgesetzt hat, war es naheliegend, hier gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten.
Die Herausforderung
Entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung dieses Projektes war es, dass das TEAM XALT das Thema Projektportfoliomanagement und die Methodik Flight Level ganzheitlich versteht, um die Business-Sicht mit der IT-Seite zusammenzuführen. Nur so war es möglich, den Workflow in Jira richtig aufzubauen.
Eine weitere Herausforderung bei diesem Projekt bestand darin, eine Lösung für das Ressourcenmanagement innerhalb der Projektportfolioplanung in Jira zu schaffen, obwohl die Jira-Software für diese Anwendung nicht konzipiert ist. Für die EEX und ECC war dies allerdings ein absolutes Must-have der neuen Lösung und somit war volles Know-How und Kreativität der XALT-Consultants bei der technischen Umsetzung gefragt.
Die Experten von TEAM XALT nahmen diese Herausforderung sehr gerne an, in der Gewissheit, dass Jira ihnen die Flexibilität und technischen Voraussetzungen bietet, um die unterschiedlichsten Prozesse abzubilden.
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Die Migration und Abbildung unserer Projektmanagementprozesse in ein gemeinsames Jira-basiertes Tool trägt dazu bei, dass wir unser Projektportfolio noch effizienter und agiler managen können. Im Ergebnis macht es die Entscheidungsprozesse und die Abstimmungswege innerhalb unserer Unternehmensgruppe deutlich schneller und transparenter.
Caroline Bartlitz
Senior Project Portfolio Manager
Die Lösung
Das Projekt startete mit der Evaluierung des bestehenden Projektportfoliomanagement-Tools und der Anforderungen für die Abbildung des Flight Level. TEAM XALT definierte dann auf Basis der vorhandenen System- und Prozesskonfigurationen, welche Anforderungen an die neue Lösung bestehen.
In der Planungsphase wurden dann die Arbeitsschritte für die Umsetzung in Jira festgelegt und priorisiert. Die Arbeitspakete unterteilten sich folgendermaßen:
- Übersichtsboard in Jira einrichten, in dem alle Projekte mit den relevanten Daten abgebildet werden (z.B. wie viele Personentage sind in den Projekten geplant bzw. schon angefallen; wie ist der prozentuale Fortschritt eines Projekts; Verknüpfung des angefallenen Aufwands zu den einzelnen Lieferobjekten, sog. Deliverables).
- Hierarchiestruktur bauen, damit das Projektportfoliomanagement als übergeordnete Instanz alle notwendigen Informationen der Projekte aufsummieren und abbilden kann.
- Implementierung der Workflows und Definition neuer Issue Typen (z.B. für Monatsreporting, Projektplanung mit Ressourcen).
- Automatisierungen in Jira erstellen, damit die notwendigen Informationen aus den Projekten automatisch im Projektportfoliomanagement zur Verfügung stehen.
- Skripte via Scriptrunner aufsetzen, um bestimmte Funktionen zu erweitern und einfache Anwendungen zu bauen, die in Jira Automations nicht umgesetzt werden können (z.B. Felder ausblenden, Schreibberechtigungen auf ein Feld legen).
- Ressourcenplanung inkl. eines Freigabeprozesses entwickeln: Dazu wurde das Asset Management von Jira Service Management verwendet sowie Standardfunktionen von Jira. Für jedes funktionelle Team innerhalb eines Projekts wurde ein Asset erstellt. Damit kann der Projektmanager bei der Planung eines Deliverables aus seinem Projekt einem Asset bzw. einer Rolle (z.B. IT-Team, Finanz-Team, Kundenbereichs-Team) Aufwände zuweisen. In einem nächsten Schritt kann so der zuständige Manager dieses Teams die notwendigen Ressourcen freigeben bzw. ablehnen.
- Testen & Go-Live.
Während der Projektlaufzeit von rund 5 Monaten ging TEAM XALT zusammen mit EEX und ECC agil vor. Auf Basis von Jira Advanced Roadmap wurden die Features priorisiert und abgearbeitet. In täglichen Stand-ups wurden der Fortschritt und die jeweils nächsten Tätigkeiten in einem cross-functional Team abgestimmt.
Die Ergebnisse
Die Implementierung von Projektportfoliomanagement und Projektmanagement in Jira hat zu deutlichen Effizienzsteigerungen geführt, sowohl für die Nutzer als auch auf Managementebene. Ebenso ist die Akzeptanz und die damit verbundene Nutzung von Jira innerhalb der EEX und ECC höher, so dass Jira in der täglichen Arbeit ein fester Bestandteil geworden ist. Das bereits vorhandene Jira Know-how der User ermöglicht die gemeinsame Weiterentwicklung des Projektportfoliomanagement Tools sowie die Koordination der Arbeit auf Lieferebene. Diese Ergebnisse fassen die Vorteile zusammen:
Reduzierter Arbeitsaufwand:
- Der Planungsaufwand für Projektmanager wurde um ca 50 % erheblich reduziert, da keine doppelte Datenpflege notwendig ist, um auch die für das Portfoliomanagement relevanten Daten direkt parat zu haben.
- Durch die Nutzung von automatisierten Workflows ist der manuelle Aufwand reduziert und weniger fehleranfällig.
- Jira ermöglicht die Auswertung von Portfoliomanagement Daten direkt im Tool mit Hilfe von Dashboards und reduziert somit Aufwände für manuell erstellte Präsentation.
Mehr Transparenz und Sicherheit für Entscheider:
- Anzeige des tagesaktuellen Projektstatus im Übersichtsboard des Projektportfoliomanagements.
- Die Integration sämtlicher Informationen in dasselbe System minimiert das Risiko manueller Fehler und verbessert die Datenqualität.
- Möglichkeit der Koordination teamübergreifender Projektarbeit bis hin zur Verknüpfung von daraus resultierenden Aufgaben auf ein einzelnes Teammitglied.
Effiziente Ressourcenplanung auf Grundlage aktueller Daten:
Die von TEAM XALT gemäß den Kundenanforderungen entwickelte Ressourcenplanung in Jira bietet
- eine übersichtliche Darstellung der Rollen innerhalb eines Teams, die bestimmten Projektaufgaben zugewiesen sind, und
- die Erfassung geplanter Aufwände pro Rolle.
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