Unser Accounting Manager bei XALT stand täglich vor einem Berg an Herausforderungen, die unser ineffizientes und großteils manuelles Rechnungsmanagement mit sich brachten.
Stellen Sie sich vor: Ein Stapel Papierrechnungen auf Ihrem Schreibtisch, jede muss einzeln gescannt, im System (in userem Fall in Jira) korrekt erfasst, händisch beschrieben und einem Bearbeiter zugewiesen werden. Gleichzeitig klingelt ständig das Telefon, Kollegen fragen nach Rechnungsstatus aufgrund fehlender Transparenz, Lieferanten warten auf Zahlungen, die Geschäftsführung braucht dringend Finanzberichte.
Die Folgen: Rechnungen bleiben oft unbearbeitet liegen, Fehler durch manuelle Vorgänge schleichen sich ein, Verantwortlichkeiten sind nicht transparent und wertvolle Zeit wird verschwendet mit der Suche nach Dokumenten. Das führt zu verzögerten Zahlungen, verärgerten Lieferanten, verminderter Produktivität und steigender Frustration im Team.
Unser Ziel war damit klar: Wir brauchten eine digitale Lösung für schnelle Rechnungszuweisung, verbesserte Nachverfolgbarkeit und Remote-Zugriff, um den manuellen Aufwand wie auch unnötige, interne Kommunikation möglichst zu minimieren. Wir wollten die Effizienz steigern, Papier abschaffen und unserem Team ermöglichen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Ein wesentlicher Aspekt unserer Lösung war die Entscheidung, unser bestehendes Ticketsystem Jira zu verwenden. Zum einen waren alle Mitarbeiter bereits mit dem System vertraut. Zum anderen bietet Jira die technischen Möglichkeiten, um Transparenz über Bearbeitungsstatus und Verantwortlichkeiten zu schaffen sowie eine einfache Dokumentation des gesamten Bearbeitungsprozesses, von der Erfassung bis zum Abschluss, zu gewährleisten.
Bei XALT, aber besonders in unserem Operations & Accounting Team, gab es mehrere Herausforderungen im digitalen Rechnungsmanagement:
Der Prozess war langsam und umständlich, was zu Verzögerungen führte. Jeder Schritt erzeugte manuellen Aufwand: das Einscannen des Dokumentes, das Versenden an die verantwortliche Person, das Kreieren eines Tickets in Jira inklusive Titel und Beschreibung des Dokumentes und Zuweisung des Bearbeiters.
Es war schwierig, den Status und den Bearbeiter eines Dokuments nachzuverfolgen. Man musste oft nachfragen welchen Stand zum Beispiel eine vorliegende Rechnung hat oder ob diese schon bezahlt ist.
Teammitglieder von anderen Bürostandorten benötigten Zugang zu Dokumenten, aber fehlende Remote-Zugriffsmöglichkeiten schränkten ihre Flexibilität und Produktivität ein.
Das System war wenig strukturiert, was die schnelle Auffindbarkeit wichtiger Dokumente erschwerte, Entscheidungsprozesse verzögerte und somit die Verantwortlichen in der Abarbeitung ihrer Aufgaben ausbremste.
Der Platzbedarf papierhafter Dokumente stieg über die Jahre erheblich an und als digitales Unternehmen wollte XALT möglichst auf Papier verzichten.
All diese Punkte führten zu erheblichen Ineffizienzen im Rechnungsmanagement und in den Betriebsprozessen. Der Workflow wurde durch Verzögerungen, Fehler und fehlende strukturierte Prozesse behindert.
Wir gingen diese Herausforderungen durch die Implementierung einer robusten Lösung an, bei der der manuelle Prozess digitalisiert und weitest gehend automatisiert wurde. Dafür benötigten wir einen Scanner mit Internet- bzw. Cloud-Anbindung (z.B. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox o.ä.), die verwendete Cloud, Jira als Prozessdigitalisierungslösung integriert wurden.
In jedem Büro wurde ein Scanner eingerichtet, der mit unserem Cloud Speicher verbunden ist um gescannte Dokumente dort abzulegen. Ein Skript, das das in unserem Quellcodespeicher Bitbucket liegt, wird alle 5 Minuten automatisiert ausgeführt, um unseren Cloud-Speicher nach neuen Dateien abzuscannen. Wenn eine neue Datei gefunden wird, wird automatisch ein Jira-Ticket erstellt, welches Dokumetenzusammenfassung (Titel) und die gescannte Datei enthält. Die verantwortliche Person wird automatisch dem Ticket zugewiesen und eine Benachrichtigung an diesen verschickt. Der gesamte Bearbeitungsprozess des Dokuments wird in Jira verfolgt, was dafür sorgt, dass alles transparent und nachvollziehbar bleibt.
Um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten, kommunizierte XALT den Implementierungsplan und seine Vorteile an alle beteiligten Mitarbeiter, einschließlich der Buchhaltungs- und Rechtsabteilungen.
Zudem wurden Schulungen durchgeführt, um unsere Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen, unterstützt durch kontinuierliche Unterstützung zur Lösung eventueller Probleme.
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Der digitale Rechnungsmanagement Prozess wurde erheblich effizienter und führte zu mehreren positiven Ergebnissen:
Insgesamt führte die Implementierung zu einer deutlichen Steigerung der betrieblichen Effizienz und Produktivität sowie zur Behebung bisheriger Probleme.
Abschließend lässt sich sagen, dass die bei XALT implementierte Lösung zur Digitalisierung des Rechnungsmanagements nicht nur für unser Accounting Team von großem Nutzen war. Wir erkannten schnell, dass dieser Ansatz ebenso effektiv für andere Abteilungen eingesetzt werden kann, die eine große Menge an Dokumenten verwalten müssen. Insbesondere unser Legal Team, das täglich mit einer Vielzahl von Verträgen, Compliance-Dokumenten und rechtlichen Unterlagen arbeitet, konnte von einer ähnlichen Implementierung profitieren.
Die Grundprinzipien unserer Lösung – automatisierte Dokumentenerfassung, zentrale digitale Speicherung, verbesserte Nachverfolgbarkeit und erhöhte Transparenz – lassen sich problemlos auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Teams anpassen. Ob es sich um Rechnungen, Verträge oder andere wichtige Geschäftsdokumente handelt, der digitalisierte Workflow ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise, reduziert manuelle Fehler und verbessert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
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