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Atlassian / Jira Success Story

Bestellprozess Automatisierung und Digitalisierung für unseren Kunden aus dem Finanzsektor

Über das Projekt

Ein führendes internationales Unternehmen aus dem Finanzsektor in Deutschland, mit über 500 Mitarbeitern stand vor der Herausforderung seinen Bestellprozess zu digitalisieren und dieses Projekt aufgrund der Corona-Pandemie zu beschleunigen. Damit sollte zum einen der Wandel in der Prozesslandschaft gestartet werden und zum anderen, die Zeit zwischen Bestellanfrage und Freigabe reduziert werden. Und so deutlich Kosten und Ressourcen durch Zeitersparnis einzusparen und die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern.

hard facts zum projekt

Verwendete Produkte

Atlassian Jira, JSU, Jira ScriptRunner und Confluence zur Projektdokumentation.

Lösung und Methodologie

Agile Sprints mit einem Cross-Functional-Team, DevOps, Cloud Native, Liberated Content Management (Jeder kann Nachrichten verfassen)

Digitalisierung des Einkaufsprozesses bei einem Unternehmen aus dem Finanzsektor

Warum sollte der Prozess digitalisiert werden?

Der Bestellprozess innerhalb von Unternehmen ist meist oft langwierig, unübersichtlich und unflexibel. Bevor der Prozess digitalisiert wurde, wurde jede ausgehende Bestellung bzw. Einkauf analog abgewickelt. Zudem musste jede Bestellung von allen beteiligten Abteilungen nacheinander freigegeben werden. 

Durch die Nutzung der internen Hauspost verlangsamte sich der Bestellprozess noch weiter und führte häufig dazu, dass die in den Bestellungen enthaltenen Angebote ihre Gültigkeit verloren.

Ein weiterer Faktor, weshalb eine Digitalisierung des Bestellprozesses für das Unternehmen aus dem Finanzsektor von Bedeutung war, war der Beginn der COVID-19-Pandemie. Dadurch mussten ad hoc eine Vielzahl der Mitarbeiter Remote bzw. von zu Hause aus arbeiten. Dadurch verlangsamte sich der Bestellprozess aufgrund von zusätzlichen Arbeitsschritten (Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten) nochmals.

Zielsetzung - Was soll mit der Digitalisierung des Einkaufsprozesses erreicht werden?

In der Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und XALT bestand das Gesamtziel darin, den bestehenden Einkaufs- bzw. Bestellprozess nicht nur in Jira zu digitalisieren, sondern für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar zu machen und es zu ermöglichen, dass mehrere Prozessverantwortliche gleichzeitig an einer Bestellung arbeiten können. 

Zudem war eine weitere Anforderung unseres Kunden, die Freigabe an einen möglichen Issue-Type in Jira zu knüpfen und die digitale Signierung mit dem Projektmanagement Tool Jira zu ermöglichen.

Benachrichtigungen, Freigabe und Auditfähigkeit des Prozesses

Ein zentrales Problem für viele Unternehmen ist der Prozess, einen Stakeholder einer verantwortlichen Abteilung zu identifizieren, der die Beschaffung von externen Waren und Dienstleistern genehmigen kann. 

Mit unserer Lösung zur Digitalisierung des Beschaffungsprozesses werden alle Verantwortlichen automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn ihre Zustimmung erforderlich ist. So wird sichergestellt, dass das Unternehmen keinen wichtigen Auftrag übersieht und dass alle Angebote auch gültig sind. Zudem wird der Prozess dadurch beschleunigt, dass jeder Beteiligte, der einen Kauf absegnen muss, zum richtigen Zeitpunkt benachrichtigt wird.

Die Rückverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit des Beschaffungsprozesses war ein zentrales Anliegen, das unser Kunde lösen wollte. Es gab kein zentrales System für die Verwaltung und Kontrolle der verschiedenen Prozessschritte. Daher war es schwierig, nachzuvollziehen oder zu berichten, was in den einzelnen Prozessphasen geschah oder wer für bestimmte Aktionen verantwortlich war. Ein durchgängiges Reporting entlang alle Prozessschritte war daher nur schwer bis, gar nicht möglich.

Ergebnisse

50% Zeitersparnis

Schnellerer Bestellprozess mit Hilfe von Jira und Integrationen zur Automatisierung wie ScriptRunner oder JSU.

Multi User Prozess

Gleichzeitige Bearbeitung einer Bestellung von allen beteiligten Abteilungen oder Stakeholdern.

100% Compliance Sicher

Gewährleistung der Compliance und Sicherheit entlang des gesamten Prozesses.

Frontend User Interface

Einfaches User Interface zur Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen bzw. Einkäufen.

Reporting und Transprenz

Transparenz entlang des gesamten Prozesses für alle Beteiligten.

Herausforderungen und Lösung

Bestellprozesses: Abbildung in Jira

Der Bestellprozess sollte durch die Digitalisierung in der bestehenden Struktur beibehalten werden, um den Übergang in einen digitalen Workflow zu vereinfachen. 

Weiterhin sollte sichergestellt werden, dass der Prozess für alle Abteilungen und Prozessverantwortliche zu jeder Zeit einsehbar ist und von jedem zuständigen Mitarbeiter bearbeitet werden kann, aber gleichzeitig die Bestellung nicht von dem Initiator freigegeben werden kann. Dadurch wird gewährleistet, dass die Complience-Richtlinien eingehalten werden.

Unsere Lösung

Mit Hilfe der Funktionalität des Ticket bzw. Issue Systems von Jira konnte der manuelle Bestellprozess in eine digitale Umgebung überführt werden. Alle aktiven Tickets bzw. Bestellungen werden durch ein angepasstes Kanban Board visualisiert und dargestellt. 

Dadurch lässt sich jederzeit der Status der vorhanden Bestellungen überprüfen und sicherstellen, dass weiterführende bzw. relevante Informationen und Datei-Anhänge jederzeit zugänglich sind.

Zusätzlich wurde ein nutzerorientiertes User Interface hinzugefügt. Dieses befähigt den Mitarbeiter alle relevanten Informationen direkt über ein zentrales Formular einzugeben. Der Vorteil einer solchen Lösung liegt darin, dass je nach Eingabe automatisch die Zuständigkeiten (z.B. Abteilungen) definiert werden und der Beauftragende keine zusätzlichen manuellen Eingaben mehr vornehmen muss.

Bestellprozess / Purchase Order Digitalisierung
Bestellprozess / Purchase Order Digitalisierung

Simultane und abteilungsübergreifende Bearbeitung von Bestellungen

Eine weitere Herausforderung bestand darin, eine gleichzeitige und abteilungsübergreifende Bearbeitung von Bestellungen zu ermöglichen, um den Prozess weiter zu beschleunigen.

Zusätzlich sollte dadurch sichergestellt werden, dass jede Abteilung unabhängig voneinander den Prozess vorantreiben kann.

Unsere Lösung

Die Lösung bestand darin, dass durch Verwendung des Plugin JSU der Bestellprozess ganzheitlich abgebildet werden konnte und sämtliche Requirements erfüllt werden konnten. Weiterhin ist es durch die Lösung möglich, zu jederzeit Anpassungen im Bestellvorgang vorzunehmen. 

Dies stellt sicher, dass stets alle Bestellungen aktuell gehalten werden und jeder Prozessverantwortliche Einsicht in die einzelne Bestellung hat. Sollten weiterhin Änderungen in einer Bestellung eine erneute Freigabe erfordern, wird vom System eine automatische Benachrichtigung an die zuständigen Personen geschickt. 

Zusätzlich gilt zu erwähnen, dass die zuvor benötigte Unterschrift auf dem Excel Sheet durch eine digitale Signatur ersetzt wurde.

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Prozesse sind so vielfältig wie Ihr Unternehmen. Die Transformation hin zu digitalen Geschäftsprozessen ist deshalb kein leichtes Unterfangen und erfordert konsequentes Handeln und Überzeugungsarbeit in Ihrem Unternehmen.

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Benachrichtigungen zu Ticket-Erstellung und Aktualisierungen

Es sollte eine Funktion integriert werden, welche es zulässt, dass jede für die Bestellung relevante bzw. zuständige Abteilung eine automatische Benachrichtigung über den derzeitigen Status der Bestellung erhält und zusätzlich bei Nichtbearbeitung einen Reminder per E-Mail erhält.

bestellprozess digitalisierung

Unsere Lösung

Mit den Plugins Jira ScriptRunner und der JSU Automation Suite war es XALT möglich, verschiedenste Verhaltensweisen und Automatisierungen zu implementieren. 

In dem Fall von unserem Kunden bedeutet dies, dass durch das Tool JSU jeder Prozessverantwortliche eine Benachrichtigung erhält, sobald ein neues Ticket erstellt oder durch eine andere Abteilung freigegeben wurde. 

Zusätzlich wurde ein Reminder für “vergessene Freigaben” eingerichtet, der automatisch eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter schickt.

Mehrwert und Ergebnis

Im ersten Schritt wurde in durchgängiger Absprache mit unserem Kunden der Prozess abgebildet, alle am Bestellprozess beteiligten Abteilungen aufgenommen und auf die Requirements abgestimmt. Anschließend haben wir damit begonnen den Prozess in Jira mit Hilfe von ScriptRunner und JSU abzubilden. 

Dabei war besonders wichtig, dass innerhalb des Bestellprozesses nur ein Issuetype zur Auswahl möglich ist. Dadurch sollte sichergestellt werden, dass der Prozess die notwendige Agilität und Einfachheit (Lean Process) aufweist.

Reporting von KPIs

Mit Hilfe von Jira bzw. Jira Service Management ermöglichten wir unserem Kunden nachvollziehbare Daten zu erheben und deren wichtigsten KPIs des Prozesses zu analysieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Prozessschritte im Laufe der Zeit weiter verbessert werden können.

Das Tracking von kritischen SLAs und Auslastung des Teams ist somit kontinuierlich möglich. 

Container 8 - CALMS Maximize business performance

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