Wie digitalisiert man Prozesse mit Jira (Cloud)?

Tag für Tag dieselben Routineaufgaben in Jira. Tickets erstellen, Statusupdates durchführen, Berichte generieren. Es fühlt sich an wie ein Hamsterrad, aus dem du nicht ausbrechen kannst. Jeder Klick, jede Eingabe raubt dir wertvolle Zeit – Zeit, die du für wichtigere Aufgaben nutzen könntest. Digitale Prozesse sind hier die Lösung für viele manuelle Aufgaben in Jira. Doch wie digitalisiert man Prozesse mit Jira (Cloud)? Erfahre es hier!

Die versteckten Kosten manueller Prozesse

• Zeitverschwendung: Stunden verschwinden in repetitiven Tätigkeiten. Stell dir vor, du verbringst täglich zwei Stunden mit manuellen Updates. Das sind 10 Stunden pro Woche, 40 Stunden pro Monat – eine ganze Arbeitswoche, die für kreative und strategische Aufgaben verloren geht.
• Fehleranfälligkeit: Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Ein falsch gesetztes Fälligkeitsdatum, eine vergessene Zuweisung oder ein übersehenes Update können zu Missverständnissen, Verzögerungen und Frustration im Team führen.
• Frustration: Monotone Aufgaben senken die Arbeitsmoral. Dein Team wurde eingestellt, um kreative Lösungen zu entwickeln und Probleme zu lösen, nicht um endlose Formulare auszufüllen. Die ständige Wiederholung derselben Aufgaben kann zu Demotivation und sinkender Produktivität führen.
• Ineffizienz: Ressourcen werden nicht optimal genutzt. Während du und dein Team sich mit Verwaltungsaufgaben beschäftigen, bleiben wichtige strategische Initiativen auf der Strecke.

Wenn manuelle Prozesse überhand nehmen

Stell dir vor, wie dein Arbeitsalltag aussieht, wenn du nichts änderst. Die Berge an Tickets wachsen, wichtige Updates gehen unter, und dein Team verliert den Überblick. Projekte verzögern sich, Deadlines werden verpasst, und die Qualität leidet.

Das Domino-Effekt der Ineffizienz

1. Sinkende Produktivität: Dein Team verbringt mehr Zeit mit Verwaltung als mit wertschöpfenden Tätigkeiten. Statt neue Features zu entwickeln oder Kundenproblemere zu lösen, kämpfen sie sich durch einen Dschungel von Tickets und Statusupdates.
2. Kundenunzufriedenheit: Verzögerungen und Fehler führen zu enttäuschten Kunden. Wenn Projekte sich verzögern oder wichtige Updates übersehen werden, spüren das auch deine Kunden. Ihre Geduld wird strapaziert, und im schlimmsten Fall wandern sie zur Konkurrenz ab.
3. Wettbewerbsnachteil: Während du dich mit Routineaufgaben aufhältst, innovieren deine Konkurrenten. Sie nutzen moderne Tools und Prozesse, um schneller und effizienter zu arbeiten, während du noch damit beschäftigt bist, den Überblick zu behalten.
4. Burn-out-Gefahr: Ständiger Zeitdruck und Monotonie belasten dein Team. Die Kombination aus Überstunden, um Deadlines einzuhalten, und der Frust über sich wiederholende Aufgaben kann zu Erschöpfung und erhöhter Fluktuation führen.

Stell dir einen typischen Arbeitstag vor: Du kommst ins Büro, öffnest Jira und siehst eine Flut von Benachrichtigungen. 20 neue Tickets wurden erstellt, 15 warten auf Updates, und der Projektmanager fragt nach einem detaillierten Fortschrittsbericht. Du weißt, dass du den halben Tag damit verbringen wirst, diese administrativen Aufgaben zu bewältigen, bevor du überhaupt zu deiner eigentlichen Arbeit kommst. Und morgen? Das Gleiche von vorn.

Die gute Nachricht? Es gibt einen Ausweg.

Die Lösung: Jira Cloud zur Prozessdigitalisierung

Jira Cloud bietet leistungsfähige Tools zur Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie man Prozesse mit Jira digitalisiert und wie Sie die Plattform Schritt für Schritt einsetzen können, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

1. Bestandsaufnahme und Analyse

Bevor du loslegst, verschaffe dir einen Überblick:

• Identifiziere wiederkehrende Aufgaben: Führe ein Audit deiner täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben durch. Welche Aktivitäten wiederholst du ständig? Beispiele könnten sein: Erstellung von Standardtickets, Zuweisung von Aufgaben basierend auf bestimmten Kriterien, das Generieren von Statusberichten, das Anlegen neuer Projekte oder Nutzer mit Berechtigungsrechten.
• Analysiere den Zeitaufwand für manuelle Prozesse: Nutze Zeiterfassungstools oder führe eine Woche lang ein detailliertes Logbuch. Wie viel Zeit verbringst du tatsächlich mit manuellen Updates in Jira? Du wirst überrascht sein, wie sich die Minuten zu Stunden summieren.
• Priorisiere Aufgaben nach Automatisierungspotenzial: Nicht alles muss oder sollte automatisiert werden. Bewerte jede Aufgabe nach zwei Kriterien: Häufigkeit und Komplexität. Häufige, einfache Aufgaben sind ideale Kandidaten für die erste Automatisierungswelle.

Tipp: Nutze Jiras Zeiterfassungs-Funktion, um genaue Daten zu erhalten. Aktiviere sie für eine Woche in deinen Projekten und analysiere, wo die meiste Zeit verloren geht.

2. Automatisierungsregeln einrichten

Jira’s „Automation for Jira“ ist dein Zauberstab für effiziente Prozesse. Diese leistungsstarke Funktion ermöglicht es dir, komplexe Workflows zu automatisieren, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

So geht’s:

1. Navigiere zu „Projekteinstellungen“ > „Automatisierung“
2. Klicke auf „Regel erstellen“
3. Wähle einen Trigger, z.B. „Ticket erstellt“
4. Definiere Bedingungen und Aktionen

Beispiel – Digitaler Prozess mit Jira: Automatische Zuweisung von Tickets basierend auf Priorität und Kompetenzbereich

Diese Regel sorgt dafür, dass hochprioritäre Backend-Tickets sofort die richtige Aufmerksamkeit bekommen, ohne dass du manuell eingreifen musst.

Weitere nützliche Automatisierungen:

• Automatische Statusänderungen basierend auf Aktivitäten (z.B. Ticket zu „In Bearbeitung“ setzen, wenn jemand daran arbeitet)
• Erinnerungen für überfällige Tickets
• Automatische Erstellung von Subtasks für bestimmte Ticket-Typen

3. Workflows optimieren

Maßgeschneiderte Workflows steigern die Effizienz erheblich. Ein gut durchdachter Workflow spiegelt deine tatsächlichen Arbeitsprozesse wider und eliminiert unnötige Schritte.

Schritte zur Workflow-Optimierung:

1. Analysiere deinen aktuellen Workflow: Zeichne deinen bestehenden Prozess auf. Wo gibt es Verzögerungen oder Unklarheiten?
2. Identifiziere Engpässe und überflüssige Schritte: Gibt es Status, in denen Tickets lange verweilen? Oder Übergänge, die selten genutzt werden?
3. Entwirf einen optimierten Workflow: Vereinfache, wo möglich. Füge Automatisierungen hinzu, um Übergänge zu beschleunigen.
4. Implementiere den neuen Workflow in Jira: Nutze Jiras visuelle Workflow-Editor, um deinen optimierten Prozess umzusetzen.

Beispiel eines optimierten Entwicklungs-Workflows:

Offen -> In Bearbeitung -> Code Review -> QA Testing -> Bereit für Release -> Erledigt

Mit Automatisierungen:

• Ticket wechselt automatisch zu „In Bearbeitung“, wenn ein Entwickler einen Branch erstellt
• Bei Pull Request-Erstellung wechselt das Ticket zu „Code Review“
• Nach erfolgreichem Build und Tests wechselt es automatisch zu „QA Testing“

Best Practice: Halte Workflows schlank. Weniger ist oft mehr! Zu viele Status führen zu Verwirrung und verlangsamen den Prozess.

4. Templates und Vorlagen nutzen

Standardisierung spart Zeit und reduziert Fehler. Mit gut durchdachten Templates stellst du sicher, dass alle wichtigen Informationen von Anfang an erfasst werden.

So nutzt du Templates effektiv:

1. Erstelle Vorlagen für häufige Ticket-Typen: Entwickle Templates für Bugs, Feature Requests, Support-Anfragen etc. Jedes Template sollte alle notwendigen Felder und eine klare Struktur haben.
2. Definiere Standardfelder und -beschreibungen: Nutze Jiras anpassbare Felder, um wichtige Informationen strukturiert zu erfassen. Für einen Bug-Report könnten das sein: Reproduktionsschritte, erwartetes vs. tatsächliches Verhalten, Umgebung.
3. Schule dein Team in der Nutzung von Templates: Stelle sicher, dass alle wissen, wie und wann sie welches Template nutzen sollen.

Beispiel-Template für einen Bug-Report:

Titel: [Kurze, prägnante Beschreibung des Problems]

Beschreibung:
1. Schritte zur Reproduktion:
   a. 
   b. 
   c. 

2. Erwartetes Verhalten:

3. Tatsächliches Verhalten:

4. Umgebung:
   - Browser/App-Version:
   - Betriebssystem:
   - Weitere relevante Details:

5. Screenshots/Videos:
   [Füge hier relevante visuelle Belege ein]

6. Zusätzliche Informationen:
   [Alles, was sonst noch hilfreich sein könnte]

Praxis-Tipp: Erstelle ein „Template-Verzeichnis“ als Jira-Seite für einfachen Zugriff. Hier kannst du alle verfügbaren Templates auflisten und erklären, wann sie zu verwenden sind.

5. Integrationen und Addons

Erweitere Jiras Funktionalität durch gezielte Integrationen. Die richtigen Verbindungen können deine gesamte Tool-Landschaft harmonisieren und Datensilos aufbrechen.

Empfohlene Integrationen:

• Slack: Für nahtlose Kommunikation
  • Automatische Benachrichtigungen bei wichtigen Ticket-Updates
  • Möglichkeit, direkt aus Slack Jira-Tickets zu erstellen oder zu kommentieren
  • Beispiel-Workflow: Ein kritischer Bug wird gemeldet -> Jira-Ticket wird erstellt -> Automatische Benachrichtigung im #critical-issues Slack-Kanal
• Confluence: Zur Dokumentation und Wissensverwaltung
  • Verknüpfe Jira-Tickets direkt mit relevanten Confluence-Seiten
  • Automatische Erstellung von Projekt-Dokumentation basierend auf Jira-Daten
  • Beispiel: Ein neues Feature-Ticket erstellt automatisch eine Confluence-Seite für die technische Spezifikation
• GitLab/GitHub: Für optimiertes Entwicklermanagement
  • Automatische Verknüpfung von Commits und Pull Requests mit Jira-Tickets
  • Status-Updates in Jira basierend auf Git-Aktivitäten
  • Beispiel: Ein Push in den „feature/new-login“ Branch aktualisiert automatisch den Status des zugehörigen Jira-Tickets auf „In Entwicklung“

Add-on Tipp: „ScriptRunner“ ermöglicht tiefgreifende Anpassungen und Automatisierungen. Mit diesem mächtigen Tool kannst du:

• Komplexe, benutzerdefinierte Automatisierungen erstellen
• Berichte und Dashboards mit fortgeschrittener Datenmanipulation generieren
• Benutzerdefinierte REST-Endpunkte für Integrationen mit anderen Systemen erstellen

Beispiel-Skript mit ScriptRunner (Groovy):

import com.atlassian.jira.component.ComponentAccessor

def issueManager = ComponentAccessor.getIssueManager()
def customFieldManager = ComponentAccessor.getCustomFieldManager()

def targetProjectKey = "PROJ"
def targetIssueType = "Bug"
def daysSinceCreation = 7

def jqlSearch = jqlSearchHelper.searchJql("""
    project = ${targetProjectKey} AND 
    issuetype = ${targetIssueType} AND 
    created < -${daysSinceCreation}d AND 
    status != Closed
""")

jqlSearch.issues.each { issue ->
    def comment = commentManager.create(issue, "automaticUser", 
        "Dieses Ticket ist seit über einer Woche offen. Bitte überprüfen und aktualisieren.", false)
}

Dieses Skript identifiziert offene Bugs, die älter als eine Woche sind, und fügt automatisch einen Kommentar hinzu, um das Team an eine Überprüfung zu erinnern.

[Vorheriger Inhalt bleibt unverändert]

6. Dashboards und Berichte automatisieren

Datengetriebene Entscheidungen werden durch automatisierte Berichterstattung erleichtert. Gut gestaltete Dashboards geben dir und deinem Team einen schnellen Überblick über den Projektstatus und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen.

So richtest du effektive Dashboards ein:

1. Identifiziere Key Performance Indicators (KPIs): Überlege, welche Metriken für dein Projekt am wichtigsten sind. Beispiele könnten sein:
   • Durchlaufzeit von Tickets (von Erstellung bis Abschluss)
   • Anzahl offener vs. geschlossener Tickets pro Woche
   • Verteilung der Tickets nach Priorität oder Typ
   • Burndown-Chart für Sprints oder Releases
2. Erstelle Gadgets für jeden KPI: Jira bietet eine Vielzahl von Gadgets, die du für deine Dashboards nutzen kannst:
   • „Erstellte vs. gelöste Probleme“ für einen Überblick über die Arbeitsbelastung
   • „Zwei-Dimensionales-Filterergebnis“ für eine detaillierte Aufschlüsselung von Tickets
   • „Sprint-Gesundheit“ für Scrum-Teams
   • Benutzerdefinierte Gadgets mit JQL für spezifische Anforderungen
3. Arrangiere Gadgets in einem übersichtlichen Dashboard:
   • Platziere die wichtigsten Informationen oben links
   • Gruppiere verwandte Gadgets
   • Nutze Farben und Icons für schnelle visuelle Erfassung
4. Plane automatische Berichtsversendung:
   • Richte automatische E-Mail-Benachrichtigungen für wichtige Dashboards ein
   • Stelle ein, dass Stakeholder wöchentlich oder monatlich automatisch generierte Berichte erhalten

Beispiel-Dashboard für ein Entwicklungsteam:

+------------------------+------------------------+
|  Sprint Burndown       |  Offene Tickets nach   |
|                        |  Priorität             |
+------------------------+------------------------+
|  Kürzlich abge-        |  Durchschnittliche     |
|  schlossene Tickets    |  Bearbeitungszeit      |
+------------------------+------------------------+
|  Upcoming Deadlines    |  Team Workload         |
|                        |                        |
+------------------------+------------------------+

Visualisierungs-Tipp: Nutze verschiedene Diagrammtypen für klare Datenpräsentation. Balkendiagramme eignen sich gut für Vergleiche, Liniendiagramme für Trends über Zeit, und Kreisdiagramme für Verteilungen.

7. Kontinuierliche Verbesserung

Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Bleib am Ball! Die Technologie entwickelt sich ständig weiter, und auch deine Teamanforderungen können sich ändern.

Schritte zur stetigen Optimierung:

1. Sammle regelmäßig Feedback vom Team:
   • Führe monatliche oder vierteljährliche Retrospektiven durch, speziell zum Thema Jira-Nutzung
   • Erstelle ein dediziertes Jira-Board für Verbesserungsvorschläge, auf dem Teammitglieder Ideen einreichen können
   • Beispiel-Fragen für Feedback:
     • Welche manuellen Aufgaben nehmen immer noch zu viel Zeit in Anspruch?
     • Welche Automatisierungen haben sich als besonders nützlich erwiesen?
     • Gibt es Workflows oder Felder, die unklar oder überflüssig sind?
2. Analysiere Nutzungsdaten und Effizienzmetriken:
   • Nutze Jiras eingebaute Analysewerkzeuge, um die Nutzung und Effizienz zu messen
   • Achte auf Trends wie:
     • Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Tickets
     • Häufigkeit von Statusänderungen
     • Nutzung von Custom Fields und Automatisierungen
3. Experimentiere mit neuen Automatisierungen:
   • Halte Ausschau nach sich wiederholenden Mustern in der Ticketbearbeitung
   • Teste neue Automatisierungsregeln in einem Sandbox-Projekt, bevor du sie im Produktivsystem einführst
   • Beispiel für eine fortgeschrittene Prozessdigitalisierung mit Jira Cloud:

4. Schule dein Team kontinuierlich in Jira-Best-Practices:
   • Organisiere regelmäßige Schulungen zu neuen Funktionen oder Optimierungen
   • Erstelle eine interne Wissensdatenbank mit Tipps, Tricks und Best Practices
   • Fördere Jira-Champions im Team, die anderen bei Fragen helfen können

Tipp: Richte ein Jira-Board speziell für Verbesserungsvorschläge ein. Dies könnte so aussehen:

+-------------------+-------------------+-------------------+-------------------+
|     Vorschläge    |   In Diskussion   |    In Umsetzung   |    Umgesetzt      |
+-------------------+-------------------+-------------------+-------------------+
| - Neue Auto-      | - Dashboard für   | - Integration     | - Automatische    |
|   matisierung     |   Teamauslastung  |   mit Slack       |   Priorisierung   |
|   für Bugs        |                   |                   |   von Tickets     |
| - Custom Field    |                   |                   |                   |
|   für Kunden-     |                   |                   |                   |
|   zufriedenheit   |                   |                   |                   |
+-------------------+-------------------+-------------------+-------------------+

Fazit: Wie man Prozesse mit Jira digitalisiert

Die Digitalisierung deiner Prozesse mit Jira Cloud ist kein einmaliges Projekt, sondern eine Reise. Mit jedem automatisierten Workflow, jedem optimierten Prozess gewinnst du wertvolle Zeit zurück. Zeit, die du in Innovation, Kundenzufriedenheit und Teamentwicklung investieren kannst.

Stell dir vor, wie dein Arbeitsalltag in sechs Monaten aussehen könnte:

• Du kommst morgens ins Büro und öffnest dein Jira-Dashboard. Auf einen Blick siehst du den Status aller wichtigen Projekte.
• Neue Tickets wurden über Nacht automatisch kategorisiert, priorisiert und den richtigen Teams zugewiesen.
• Dein Team arbeitet effizient, da klare Workflows und Automatisierungen viele administrative Aufgaben übernehmen.
• Stakeholder erhalten automatisch generierte Berichte, ohne dass du Zeit damit verbringen musst, Daten manuell zusammenzutragen.
• Du hast mehr Zeit für strategische Aufgaben, Innovationen und die direkte Zusammenarbeit mit deinem Team.

Jeder kleine Schritt in Richtung Digitalisierung ist ein Sprung vorwärts für dein Unternehmen. Die Investition in die Optimierung deiner Jira-Prozesse zahlt sich mehrfach aus – durch gesteigerte Produktivität, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und bessere Projektergebnisse.

[CTA] – Prozessdigitalisierung Case Study / Success Story

Weiterführende Ressourcen:

• Offizielle Jira Dokumentation: Hier findest du detaillierte Anleitungen zu allen Jira-Funktionen.
• Atlassian Community für Peer-Support: Tausche dich mit anderen Jira-Nutzern aus und finde Lösungen für spezifische Herausforderungen.
• Jira Automation Cookbook: Eine Sammlung nützlicher Automatisierungsrezepte für verschiedene Szenarien.
• Atlassian University: Offizielle Kurse und Zertifizierungen für Jira und andere Atlassian-Produkte.

Starte jetzt deine Digitalisierungsreise mit Jira Cloud und transformiere deine Arbeitsprozesse für eine effizientere, produktivere Zukunft!