Hallo Alex, du bist Werkstudent bei XALT? Erzähl uns bitte zunächst etwas über dich, dein Studium und über deine Rolle im Unternehmen. Hallo, ric ...
Jira Issue Collector als Bewerbungsformular auf deiner Webseite nutzen
Jira Service Management (auch bekannt als Jira Service Desk) ist eines der umfangreichsten und am weitesten verbreiteten ITSM-Tools. Egal ob unternehmensinterne Anfragen an IT-Departments oder externe Hilfsanfragen – mit Jira Service Management (JSM) wird nicht nur ihr Team sofort und direkt involviert. Aber auch die anfragenden Personen bekommen sofort Feedback. Diese Anfragen werden in der Regel mit dem Issue Collector erstellt und finden sich meist auf Service Desk Seiten.
Der klassische Anwendungsbereich von JSM sind IT-Bereiche in Unternehmen, bspw. wenn Mitarbeiter einen Softwarebug entdecken, können sie via JSM direkt ein Ticket erstellen, welches dann von ihrem IT- bzw. Entwickler-Team bearbeitet werden kann. Die Arbeit mit Jira-Tickets ist ein wesentlicher Baustein von erfolgreichen, agilen Arbeitsweisen und in vielen modernen Tech-Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken.
Aber nicht nur Tech-Unternehmen können JSM für ihre Prozesse und Workflows verwenden und müssen sich nicht auf IT-Anfragen beschränken. Jira Service Management bietet nahezu unendliche Möglichkeiten Ihr Unternehmen zu beschleunigen. In unserem Blog-Beitrag Schnelle und effiziente Bewerbungsprozesse mit Jira haben wir unsere Lösung vorgestellt, wie man JSM für Bewerbermanagement einsetzen kann. In diesem zweiten Teil zeigen wir, wie man Bewerbungen nicht nur via mit einem Jira-Projekt verknüpftem E-Mail Postfach erhalten kann und in Jira-Tickets umwandelt, sondern mit dem Issue Collector.
Was ist ein Issue Collector?
Mit einem Issue Collector lässt sich ein Jira-Feedback Formular auf eigenen Websites einbetten. Durch einen Klick auf den entsprechenden Trigger – welcher definiert werden muss – lässt sich dieses Formular öffnen und nach dem Ausfüllen bequem ein Jira-Ticket (bzw. Issue) erstellen. Die Felder des Formulars können dabei individuell angepasst werden und wesentliche Informationen abfragen, z.B. das Anschreiben als Textfeld, die E-Mail für Benachrichtigungen und Kommunikation, Dateianhänge für Lebenslauf, Arbeitszeugnisse usw.
Warum macht ein Issue Collector Sinn?
Wie im ersten Teil der Blog-Serie erklärt, kann ein simples E-Mail Postfach eingerichtet und mit ihrem Jira-Projekt verknüpft werden. Alle E-Mails die in das Postfach gelangen erstellen automatisch ein Jira-Issue, in dem alle Informationen und Anhänge aus der E-Mail enthalten sind. Jedoch kann es sein, dass das E-Mail Postfach nicht nur relevante E-Mails bzw. Bewerbungen erhält, sondern auch Anfragen von externen Headhuntern oder Marketingemails. Diese werden im JSM-Projekt dann auch als Issues erstellt und müssen herausgefiltert werden.
Außerdem kann es sein, dass Sie ihre Bewerber direkt auf der Homepage zur Bewerbung auffordern und kein umständliches Job-Portal oder den Weg via E-Mail nutzen möchten. Mit einem Issue-Collector via Button-click wird das Weblayout nicht gestört und Bewerber nicht auf andere Seiten weitergeleitet.
Schaue am besten direkt auf xalt.de/jobs nach. In unseren Job posts wird schnell sichtbar, wovon wir reden. Scrolle dazu einfach auf dieser Seite so weit herunter, bis der Button „Direkt bewerben“ zu sehen ist und klicke darauf. Keine Sorge, es wird nicht sofort eine Bewerbung an uns abgeschickt. Anschließend wird ein Popup geöffnet, welchen den Issue Collector von Jira Service Management enthält.
Und wie richtet man den Issue Collector ein?
Schritt 1: Erstellung
- Wähle das Jira Projekt aus, für das Tickets via dem Issue Collector erstellt werden sollen
- Navigiere zu den Projekteinstellungen und scrolle so weit nach unten, bis das Feld „Issue Collector“ zu sehen ist:
- Dort angekommen, erstelle einen neuen Issue Collector.
Schritt 2: Einrichtung
- Im nächsten Fenster kann der Name und die Beschreibung des Issue Collectors hinzugefügt und eingestellt werden, wer der standardmäßige Reporter sein soll. In diesem Fall kann die Option „Attempt to match submitter email address“ ausgewählt werden, sofern die im Issue Collector angegeben E-Mail mit einem Benutzer in ihrer Jira Instanz übereinstimmt, wird diese Person automatisch als „Reporter“ des Tickets gesetzt.
- Falls externe Nutzer (z.B. Bewerber) automatisch als Reporter des erstellten Tickets eingetragen werden sollen müssen groovy scripts und postfunctions erstellt werden, was in einem zukünftigen Blog Post genauer erklärt wird. Falls diese Funktion schon jetzt benötigt wird, kontaktiere uns gerne und wir helfen gerne weiter.
- Zurück zum Issue Collector: In diesem Fenster kann der Trigger bzw. Auslöser definiert und eine Vorschau des Formulars betrachtet werden.
- Klicke dazu zunächst auf „Custom trigger“.
- Klicke nun unter „Issue collector form“ auf „Custom“. Hier können nun die Felder des Bewerbungsformulars bestimmt werden.
- Für unser Beispiel haben wir uns für ein simples Bewerbungsformular entschieden. Das Feld „Position“ ist der Titel des erstellten Tickets, damit unsere HR-Manager sofort weiß, an welche Stelle die Bewerbung gerichtet ist.
- Wenn du fertig bist, speichere den Issue Collector und du gelangst zum nächsten Fenster.
Wie integriert man den Issue Collector in Websites (HTML oder Javascript)?
Schritt 3: HTML-Snippet
- Auf dieser Seite erhält man den für die Einbettung benötigten HTML-snippet, bzw. Javascript. Kopieren Sie den Code am besten in die Zwischenablage oder in einen Texteditor.
- Als nächstes gilt es den custom Trigger zu definieren, also wie der Issue collector von Bewerbern geöffnet werden kann. Wir haben uns für einen simplen call to action button entschieden, jedoch kann jedes beliebige Element auf einer Website als Trigger eingestellt werden, bspw. auch Bilder oder Ähnliches.
Schritt 4: Auf der Webseite einbetten
- Für unsere Job Posts verwenden wir WordPress Elementor, jedoch kann jede beliebige Website-builder benutzen, solange du den HTML-Code der Seite bearbeiten kannst. Falls du keinen Zugriff hast, frage am besten die Personen die deine Website managen
- Gebe als erstes dem button eine ID, beispielsweise „apply“ wie im screenshot
- Füge dann ein custom HTML-Widget auf die Seite hinzu in das de zuvor kopierte HTML-Code aus Jira eingefügt wird.
- Suche in dem Code nach „#myCustomTrigger“ und tausche dies mit der Button-ID aus, in diesem Fall „#apply“
- Sobald der Code eingebettet ist, klicke auf „speichern“ und der Issue Collector ist bereit
Schritt 5: Testen
- Der Issue Collector ist damit eingebettet und kann per Klick auf den call to action „Direkt bewerben“ geöffnet werden. Um die Darstellung für mobile Geräte zu unterstützen muss nur noch eine kleine Anpassung gemacht werden.
- Wechsel dazu vom Fenster „Inhalt“ des HTML-Widgets zu „Erweitert“ und navigiere zum Feld „Eigenes CSS“.
- Füge wie im Screenshot den folgenden Code ein, damit das Fenster des issue collectors auch auf mobilen Geräten richtig skaliert
#atlwdg-container {
width: calc(100vw – 40px);
max-width: 810px;
}
@media (max-width: 480px) {
#atlwdg-container {
width: 100vw;
}
}
Bonus: Einbettung auf Confluence Seiten
Alternativ kann der Issue Collector auch direkt in Confluence Seiten eingebettet werden.
- Füge dazu als erstes das Makro „HTML“ ein indem du unter „other macros“ nach HTML suchst.
- Im HTML-Makro muss dann nur noch der aus dem Issue Collector kopierte Code eingefügt werden.
- Um dann auch per simplen Knopfdruck das Formular zu öffnen, füge folgende Codezeile direkt unter dem Issue Collector script ein:
- Nachdem die Confluence Seite upgedatet wird, erscheint folgender Button, der nach einem Klick den issue collector öffnet. Somit kann sofort und ohne Umwege ein Jira Ticket direkt in einer Confluence Seite erstellt werden.
Zusammenfassung & Ausblick
Fertig! Damit haben ist das Bewerbungsformular in Form eines Jira Issue collector auf deiner Website bzw. Confluence eingebettet und Bewerber können sich sofort mit einem Jira Ticket bewerben. Natürlich ist es möglich einen issue collector für andere Zwecke als Bewerbungen zu verwenden. Denkbar wäre auch, einen Button auf bestimmten Confluence Seiten bzw. in Templates einzufügen, um praktisch in Meeting notes direkt Jira Tickets erstellen zu können. Oder du baust einen Issue Collector auf Confluence Seiten ein die du für Onboardings neuer Teammitglieder verwendest, damit sie einfach Feedback geben können oder Support-Tickets erstellen.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie man mit Jira und Confluence HR und Recruiting Prozesse in einem Unternehmen aufsetzen kann, schaue dir gerne unseren Blog Post an.
Falls du noch detaillierte Informationen benötigst freuen wir uns jederzeit über ein gemeinsames Gespräch, ganz unverbindlich und kostenlos. Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne auch bei weiteren Lösungsfindungen. Auf unsere Atlassian Services Seite kannst du mehr über unsere Herangehensweise und Methodik erfahren.
Jira Projekte zwischen mehreren Jira Instanzen synchronisieren
Jira Projekte und Tickets zu synchronisieren bietet eine einfache Möglichkeit mit externen Partner an Projekten zusammenzuarbeiten oder mehrere interne Jira Instanzen miteinander zu verknüpfen.
Warum Jira Projekte, Tickets und Issues synchronisieren?
Jira ist ohne Zweifel eines der besten Projektmanagementtools für agile Softwareentwicklung und darüber hinaus. Es wird weltweit von unzähligen Unternehmen und Teams für die Kollaboration bei räumlicher Distanz verwendet. Und ermöglicht so ein prozessorientiertes Arbeiten digitalisiert. Der große Vorteil ist, dass es hervorragende Konfigurationsmöglichkeiten bietet und es sich oftmals mit geringem Aufwand individuell an die Bedürfnisse verschiedenster Abteilungen und Teams anpassen lässt.
Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit von Entwickler-Teams
In vielen Branchen werden externe Teams, Dienstleister oder Freelancer zur Unterstützung bei der Abwicklung von Projekten ins Boot geholt. Sei es aus Gründen von zusätzlicher Expertise oder aufgrund eines ganz speziellen Skills. Stell dir vor, du und dein Team arbeiten zusammen mit externen Dienstleistern an einem größeren Projekt in Jira. Sei es in der Softwareentwicklung, im Marketing oder der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Die “Externen” benötigen allerdings meist Zugang zu deinen internen Systemen und deiner Instanz. Dies kann allerdings aufgrund von Compliance oder Sicherheitsbedenken nicht ohne weiteres Umgesetzt werden. Zusätzlich arbeiten verschiedene Teams oftmals in ihren eigenen Systemen, eigenen Workflows und Methoden. Und übertragen dann die Tickets oder Issues in das Hauptsystem. Dadurch können schließlich gravierende Probleme in der Kommunikation und dem Projektfortschritt entstehen. Bei der Übertagung der Informationen gehen so wichtige Daten verlorenen oder Updates werden vergessen.
Zusammenarbeit von Softwareentwicklung und Support Teams
In der Software Branche ist die Entwicklung neuer Features und die damit verbundene Wartung des Produkts meist eng miteinander verbunden. Service Teams betreuen jedoch meist mehrere Apps innerhalb ihrer Jira Service Management Instanz. Weiterhin arbeiten diese dann meist mit verschiedenen Entwicklungsteams in einer Jira Software Instanz zusammen. Anfragen, die z.b. als Service Request oder Incidents vom Service Team im Jira Service Management angenommen werden, müssen analysiert und für den bevorstehenden Entwicklungsprozess für die jeweiligen Entwicklerteams in der Jira Software Instanz aufbereitet werden.
Deshalb ist es notwendig, den Entwicklungsprozess mit dem Customer Support Prozess auch in technischer Hinsicht zu verflechten. So ist die Zusammenarbeit von Entwicklung und Kundenservice zu vereinfachen und den gemeinsamen Workflow effizienter zu gestalten.
Ein Szenario:
- User melden über ein Service Desk (z.B. Jira Service Management) neue Bugs oder stellen Anfragen für neue Features. Diese werden als Service Request oder Incident Management verarbeitet und in die Planung für das nächste Update mit aufgenommen bzw. priorisiert.
- Anschließend werden diese Tickets als Insights-Objekt mit dem Change Management synchronisiert. Und vom Entwickler Team in einem Jira Software Projekt verarbeitet.
Die entscheidende Frage lautet, wie können Tickets aus Jira Service Management exportiert und in das Software-Projekt importiert werden. Ohne dass wertvolle Informationen verlorenen gehen und die Kommunikation beider Teams professionell und effizient abläuft? Üblicherweise werden diese Tickets zusammengefasst und via E-Mail an die Entwickler weiter gegeben. Doch statt Bug und Feature Reportings manuell als Mail anzufertigen und an die Entwicklung weiterzugeben, kann mittels einer Jira Integration dieser Prozess automatisiert werden. Dadurch können Supportmitarbeiter Issues erstellen und synchronisieren, sodass das Entwicklungsteam sofort Zugriff auf die entsprechenden Tickets erhält. Und zwar ohne, dass sie erst ihre E-Mails durchforsten müssen. Das bedeutet auch, dass der Supportmitarbeiter Einsicht in den Status der jeweiligen Tickets hat, und kann somit eine Status-Änderung (z.B. Fixed) direkt an den User kommunizieren.
Outsourcing der Qualitätssicherung für Entwickler, die durch mehrere Jira-Instanzen getrennt sind
In großen Software oder Gaming Unternehmen ist es meist ein Best Practice, die Qualitätssicherung (QS) von Software-Projekten outzusourcen. Diese Unternehmen arbeiten sehr oft mit einer Vielzahl von verschiedenen Prozessen, Prioritäten und Vorgaben. Dadurch müssen diese Mitarbeiter ständig neue Methoden adaptieren und flexibel in Ihrer Arbeitsweise agieren. Üblicherweise haben die QS Mitarbeiter häufig keinen Zugriff auf die Jira Instanz der Entwickler. Und können so lediglich auf deren eigene Service Management Instanz zugreifen. Um Aufgaben für die Entwickler zu generieren, müssen QS Mitarbeiter Zugriff auf die Instanz der Entwickler erhalten, um Tickets manuell in deren Jira anlegen zu können und zu pflegen. Dies kostet nicht nur viel Zeit und Geld hinsichtlich Lizenzkosten und doppelter Datenpflege, sondern kann auch zu Problemen bei der Aktualisierung des Contents in beiden Instanzen führen.
Durch ein Sync Tool können die QS Mitarbeiter jedoch in Ihrer eigenen Instanz arbeiten und nur jene Tickets oder Projekte synchronisieren die für Ihre Kollegen wichtig sind.
Ein Szenario:
- QS Mitarbeiter findet Bug
- Der Mitarbeiter erstellt ein Jira Ticket
- QS Team Lead analysiert und priorisiert die Tickets und synchronisiert diese mit dem Projekt der Entwickler
- Das Ticket wird in der Instanz der Entwickler automatisch erstellt
- Die Entwickler bearbeiten das Ticket und ändern den Status auf “Resolved”
- Der Status ändert sich in der Instanz der QS Mitarbeiter
In diesen Fällen können einzelne Jira Projekte, Tickets und beliebige Felder mit einer externen Instanz synchronisiert werden. Dadurch fördert man letztendlich die Kollaboration verschiedener Anspruchsgruppen. Dadurch steigt letztendlich nicht nur die Effizienz der Bearbeitungszeit von Aufgaben, sondern es verbessert sich auch die unternehmensübergreifende Kommunikation zwischen den einzelnen Stakeholdern. Aus diesem Grund bietet ein Synchronisierungs-Tool die Option unternehmensübergreifend an Jira Projekten oder Jira Tickets gemeinsam zu arbeiten. So kann wertvolle Zeit gespart werden und in Krisenzeiten (Corona) effizientes Projektmanagement betrieben werden.
Je nachdem welche Anforderungen an die Synchronisierung von Projekten, Tickets und Feldern etc. bestehen, kommen mehrere Lösungen und Apps in Frage. In diesem Fall gehen wir näher auf die Lösung Jira Sync ein. Diese kommt ganz ohne Installation eines Plugins aus und bietet weitaus mehr Sicherheit gegenüber alternative Lösungen. Die Integration wird so konfiguriert, dass es hinter der eigenen Firewall installiert werden kann und unabhängig der User-Anzahl der Instanzen agiert. Das bedeutet, dass mit Jira Sync weitaus geringere Kosten auftreten und als Microservice verwendet werden kann. Zusätzlich ist diese Lösung bereits für alle Versionen von Jira und Jira Service Management erhältlich und für Cloud und Data Center verfügbar.
Wie man Workflows, Tickets und Jira Projekte synchronisiert
1. Workflow Mapping
Nicht immer können direkt ganze Unternehmensprozesse als Workflows in eine zweite Instanz übertragen werden. Oftmals ist es bereits ausreichend, nur einzelne Prozessschritte (Status) zu übertragen, welche in der zweiten oder externen Instanz tatsächlich vorhanden sind und demnach bearbeitet werden können. Hierzu bedarf es die Anpassung eines individuellen Workflow Mappings.
Abstimmung des Workflows beider Teams
Damit ein effiziente Synchronisierung gelingen kann, sollte vorher unbedingt besprochen werden wie einzelne Workflow Prozessschritte (Status) in den jeweiligen Instanzen aussehen. Via Workflow Mapping wird jeder einzelne Prozessschritt aus einer Instanz mit dem entsprechenden Prozessschritt aus der anderen Instanz aufeinander abgestimmt. Sobald sich nun der Status im Referenzticket ändert, wird diese Änderung automatisiert eine Statusanpassung im Zielticket bewirken.
3. Synchronisierung von Jira Ticket Informationen
Nachdem du dich mit deinen Teams bereits über Workflows abgestimmt hast, geht es jetzt darum zu überlegen, welche Felder im Ticket synchronisiert werden sollen. Benötigst du lediglich einfache Informationen wie Ticket-Name, Priorität und Beschreibung? Oder sollen zusätzlich auch Anhänge, Epics, Kommentare und Benutzerdefinierte Felder in die zweite Instanz oder Projekt übertragen werden? Mit Jira Sync ist es zudem möglich, die geteilten Informationen jederzeit anzupassen und ganz auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden.
4. User Mapping
Neben den üblichen Informationen der Jira Tickets, stellt sich die Frage, ob auch einzelne Bearbeiter oder Autoren in eine zweite Instanz “gemapped” werden sollen. So können beispielsweise der User aus der ersten Instanz den Namen “John Doe” haben, in der zweiten / externen Instanz wird dieser dann auf den Namen “John Doe (External) gemapped.
Alternativ ist es auch möglich mehrere User aus dem Projekt A auf einen User aus Projekt B zu übertragen. Dadurch wird ermöglicht, externe Dienstleister oder Teams einfacher zu verwalten und es erübrigt sich unzählige weitere User zu deiner Jira Instanz hinzuzufügen.
Jira Projekte in Echtzeit synchronisieren
Selbstverständlich kann es im Tagesgeschäft, bei Software-Realease, großen Updates oder in kritischen Projektphasen auch mal stressig zugehen. Probleme, Bugs und Anpassungen müssen in solchen Zeiten dann möglichst schnell implementiert werden. Das bedeutet wiederum auch, dass Aktualisierungen von Tickets möglichst schnell in die zweite Instanz bzw. Projekt übertragen werden müssen. Mit Jira Sync gehört dies der Vergangenheit an und alle Tickets werden in Echtzeit synchronisiert. Dadurch haben alle beteiligten Teams stets die neuesten Informationen zur Verfügung und können ohne Unterbrechungen ihre Arbeit fortsetzen.
Jira Sync - Erlebe nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen und externen IT-Teams beim Einsatz von Jira
Synchronisiere Jira Tickets, Anhänge, Workflows, Kommentare und mehr zwischen mehreren Jira Instanzen. Ohne deinen externen Partnern umfangreichen Zugang zu deiner Jira Instanz geben zu müssen.
Zusammenfassung
Je nachdem welche Anforderungen oder welcher Use Case bei Ihnen in Frage kommt, können unterschiedliche Informationen der Jira Issues in eine zweite Instanz übertragen werden. Deshalb ist es notwendig, zu definieren, welche Informationen benötigt werden. Zusätzlich gilt es zu analysieren, wie der Workflow der beteiligten Teams aussieht und sich anschließend auf einen Status Quo einigen. Je genauer die Anforderungen vorher definiert werden, desto effizienter kann ein Jira Sync Tool konfiguriert werden.
Atlassian Hosting: Technische Herangehensweise
Es gibt etliche Möglichkeiten von Atlassian Hosting. Server, Data Center oder auch direkt in der Atlassian Cloud. Eine dieser Möglichkeiten ist es Atlassian Software direkt auf deinen eigenen Server oder bei AWS / Azure (Cloud Provider) zu hosten.
In diesem kurzen Artikel findest du alle Informationen und Requirements zum hosten von Atlassian Software.
Atlassian Hosting: Voraussetzungen
Offizielle Domain mit einem DNS-Server, auf dem Einträge hinzugefügt werden können und die aufgelöst werden können.
DNS-Einträge, die auf die externe IP des Servers zeigen, auf dem die Atlassian-Anwendung laufen soll.
Wenn Route 53 verwendet wird, können wir mit dem certbot und letsencrypt Wildcard-Zertifikate für die gesamte Domain generieren.
Anwendungsserver
Server-Bereitstellung
Als Applikationsserver verwenden wir in der Regel Ubuntu und lassen Ansible laufen, um ihn zu konfigurieren. Ansible nimmt dann einige Grundkonfigurationen vor und installiert benötigte Software, wie Docker auf dem Host. Es werden auch einige Docker-Anwendungen auf einem Host ausgerollt, wie der Reverse-Proxy.
Reverse-Proxy
Als Reverse-Proxy verwenden wir das Docker-Image xalt/nginx. Dieses kann sich an den Docker-Socket anhängen und ist dadurch in der Lage zu lesen, welche Docker-Container auf dem Host laufen. Wenn eine Anwendung bestimmte Parameter gesetzt hat, wird die Nginx-Konfiguration automatisch geändert und neu geladen, Upstream- und Server-Konfigurationen werden für die angegebenen virtuellen Hostnamen und Ports erstellt. Wenn der Hostname mit einem verfügbaren SSL-Zertifikat übereinstimmt, wird auch ein SSL-Listener für diese Anwendung konfiguriert. Der Reverse-Proxy kann Inhalte über 80 (http) und 443 (https) bereitstellen, diese Ports werden auf die Host-Ports 80 und 443 montiert.
Managed Atlassian Hosting
Reduzieren Sie die Betriebskomplexität und vereinfachen Sie den Betrieb Ihrer Atlassian-Produkte wie Confluence, Bitbucket und Jira.
Es wird ein Side-Cart-Container bereitgestellt, der Let’s Encrypt-Helfer. Dieser Container hat ebenfalls Lesezugriff auf den Docker-Socket, und wenn ein Container Let’s Encrypt-Parameter bereitstellt, initiiert er eine Let’s Encrypt-Zertifikatsherausforderung und speichert die Zertifikate, damit der Reverse-Proxy-Container sie für die https-Verbindungen verwenden kann.
Docker-Anwendung
Alle Docker-Anwendungen werden in einer Datei docker-compose.yml beschrieben, die von Ansible bereitgestellt wird. JIRA/ Confluence und die PostgreSQL-Datenbank haben ihr Home-Verzeichnis in separaten Verzeichnissen auf der gleichen Ebene wie die docker-compose.yml eingebunden. Auf diese Weise befinden sich die Anwendungskonfiguration und die Anwendungsdaten im gleichen Bereich und können leicht gepflegt werden.
JIRA/ Confluence
Dieser Docker-Container führt einen Tomcat mit der JIRA-Anwendung aus. Der Tomcat-Connector muss über Environment-Variablen des Containers korrekt konfiguriert werden. Gleiches gilt für die Anwendungsüberwachung über NewRelic. Die Heap-Parameter können auf die gleiche Weise konfiguriert werden und natürlich müssen die Reverse-Proxy-Parameter gesetzt werden, ebenso wie die Letsencrypt-Parameter, falls erforderlich.
Für Testsysteme haben wir noch ein paar weitere Features implementiert, um die Wiederherstellung der persistenten Home-Daten via ssh rsync und die Modifikation der Datenbank mit Liquibase zu ermöglichen. So können z.B. die Basis-URL oder die Applikationslinks geändert werden.
PostgreSQL
Wir verwenden in der Regel einen PostgreSQL-Container und spawnen ihn in einem separaten, anwendungsspezifischen Docker-Netzwerk unter dem DNS-Namen „db“, der nur für die in dieser docker-compose.yml-Datei angegebenen Container erreichbar ist. Benutzername, Passwort und Datenbank werden als Umgebungsparameter des Containers angegeben. Die Datenbank für JIRA/ Confluence kann auch MySQL oder OracleSQL sein, wir haben uns aber aus Kompatibilitätsgründen für PostgreSQL entschieden.
Für Testsysteme haben wir ein paar weitere Features implementiert, um die Wiederherstellung der persistenten Home-Daten per ssh rsync zu ermöglichen.
Backup
Dieser Container führt im Grunde einen Cron-Job aus, der den JIRA/Confluence- und PostgreSQL-Container herunterfährt und die persistenten Home-Ordner per rsync auf den Backup-Server überträgt. Dieser Container wird ebenfalls durch mehrere Umgebungsparameter konfiguriert, wie z.B. die Cron-Job-Zeit, den Namen des Backup-Servers und benötigt außerdem einige Mount-Punkte, wie z.B. den Docker-Socket, um Docker-Container von innerhalb eines Docker-Containers herunterzufahren und zu starten. Außerdem werden weitere Mounts benötigt, um zu lokalisieren, wo sich die Daten befinden, die gesichert werden sollen.
Web-Anfrage
Wenn auf eine Docker-Anwendung zugegriffen werden soll, gibt der Benutzer in der Regel einen DNS-Namen in den Browser ein. Die IP versucht, durch eine DNS-Anfrage an R53 aufgelöst zu werden. Die Antwort ist in der Regel ein A-Record, der auf den Server zeigt, auf dem die Anwendung läuft. Der Browser baut eine Verbindung zum Port 80 des Anwendungsservers auf. Dort leitet der Docker-Proxy die Anfragen an den Nginx-Reverse-Proxy weiter, der auf https umleitet, wenn ein gültiges Zertifikat für den virtuellen Hostnamen der Anwendung existiert. Wenn diese Direktive vom Browser ausgeführt wurde, wird die Anfrage auf Port 443 am Applikationsserver angenommen. Diese geht an den Reverse-Proxy, der sie dann an den konfigurierten Upstream, die Atlassian-Anwendung, sendet und die Antwort an den anfragenden Browser ausliefert, um dort weitere Ressourcen zu laden und im en die heruntergeladene Webseite zu rendern.
Atlassian Hosting: Backup-Server
Dieser Host wird normalerweise mit großem Speicher bereitgestellt, um die Anwendungsdaten mehrerer Docker-Anwendungen zu speichern. Er wird ebenfalls über Ansible provisioniert.
Hier wird standardmäßig nicht Docker installiert, sondern rsync und rsnapshot, die für unser Backup-Konzept die wichtigsten Bestandteile sind. Rsync wird für den Datentransport von Host zu Host, aber auch für rsnapshot eingesetzt.
Die übliche Konfiguration für den Aufbewahrungsmechanismus erlaubt die Speicherung von 7 täglichen, 4 wöchentlichen und 12 monatlichen Backups. Dabei wird für die Sicherung die Verwendung von Hard-Links erzwungen, um Platz zu sparen, wenn eine Datei seit dem letzten Tag nicht mehr angefasst wurde.
Auf diese Weise wird etwa das 2,5-fache der ursprünglichen Anwendungsgrößen verbraucht (rsync der Daten vom Anwendungsserver zum Backup-Server verbraucht 1 + die rsnapshot-Kopie davon und die entsprechenden Deltas nehmen noch einmal die 1,5-fache Größe ein), um Backups zu haben, die bis zu 12 Monate zurückgespielt werden können.
Mehr zu Managed Atlassian Hosting
Das ganze Konzept erfordert die Erzeugung eines SSH-Schlüssels auf dem Applikationsserver und die Speicherung des öffentlichen Schlüssels in den autorisierten Schlüsseln des Root-Benutzers des Backup-Servers:
- Synchronisieren der Daten (rsync) vom Backup-Container (Anwendungsserver) zum Backup-Server.
- Rsnapshot wird durch eine Cronjob-Logik ausgelöst, um die verschiedenen Aufbewahrungskonfigurationen einmal pro Tag, Woche und Monat auszuführen.
- Eine Docker-Applikation wird mit den korrekt angegebenen Backup-Parametern gestartet und wird diese Daten vom Backup-Server rsyncen, bevor die Applikation startet.
Die Daten, die wiederhergestellt werden sollen, können im Docker-Container von JIRA/Confluence und PostgreSQL konfiguriert werden. Wenn das aktuellste Backup benötigt wird, können die Zielordner des rsync-Backups angegeben werden. Wenn jedoch Daten eines älteren Backups wiederhergestellt werden sollen, benötigen wir hier den richtigen rsnapshot-Pfad.
Managed Atlassian Hosting
Reduzieren Sie die Betriebskomplexität und vereinfachen Sie den Betrieb Ihrer Atlassian-Produkte wie Confluence, Bitbucket und Jira.
Atlassian Hosting: Atlassian Cloud vs. Data Center auf AWS oder Azure
Die Cloud ist allgegenwärtig und tagtäglich werden neue Apps veröffentlicht, die direkt und on-demand und nativ im Web genutzt werden können. Doch nicht immer ist das von Unternehmen auch gewünscht. Oft gibt es Sicherheitsbedenken seitens IT-Administratoren oder fehlende Flexibilität von Apps in der Cloud. Auch Atlassian hat sich dazu entschlossen seine beiden beliebten Apps, Jira, Confluence, Bitbucket und Co in die Cloud zu migrieren. Dadurch werden beide Apps nach wie vor auch als Data Center Variante angeboten. So stellt sich die Frage, welche Lösung ist die beste für dein Unternehmen: Atlassian Cloud oder Hosting auf AWS oder Azure?
Atlassian Software Stack auf AWS oder Azure
Cloud Lösungen auf AWS erfreuen sich vor allem im Enterprise Bereich größter Beliebtheit. Das liegt nicht nur daran, dass du mit AWS deine Cloud nach Belieben Skalieren kannst und dadurch flexibel aufgestellt bist. Sondern auch aufgrund von Faktoren wie Performance und Verfügbarkeit. Weiterhin hast du auf AWS oder Azure die Möglichkeit neben den Atlassian Software Produkten auch deine eigenen Apps zu hosten.
Vorteile Atlassian Hosting auf AWS oder Azure
Skalierbarkeit und Flexibilität
Ähnlich wie die native Atlassian Cloud wächst auch Data Center Lösungen von Atlassian mit deinem Unternehmen mit. Jedoch gibt es hier einige Vorteile zu beachten:
- Horizontale Skalierbarkeit durch zuschalten weiterer Hardware oder Upgrades durch AWS / Azure
- Kein User Limit: Selbst 5.000 oder 10.000 und mehr sind mit Data Center auf AWS oder Azure möglich
- Keine Ausfallzeiten: Upgrades passieren im Hintergrund und führt zu keinen Ausfallzeiten deiner Atlassian Software Instanzen.
Sicherheit mit Hosting auf AWS oder Azure
IT-Sicherheit wird durch zusätzliche Maßnahmen durch deinen Hosting Partner und deiner IT-Abteilung gewährleistet. Dazu gehören:
- Sichere Authentifizierungsprotokolle und fortgeschrittene Auditierung.
- Integration von SAML-SSO 2.0: Sichere deine Webzugänge zusätzlich ab.
- AWS / Azure Sicherheitsvorkehrungen: Weitere Verschlüsselungsebenen wie zum Beispiel für den gesamten regionsübergreifenden VPC Peering Traffic und Customer- oder Service-to-Service TLS-Verbindungen
- Vollständiger Admin und Datenbankzugang
- Standortauswahl der Rechenzentren: Stelle sicher, dass deine Daten in deiner bevorzugten Region abgespeichert werden.
Zuverlässigkeit und Stabilität
- Der Zugriff auf deine Systeme ist durch den Betrieb von örtlich getrennten Rechenzentrums bei einem Server-Ausfall gewährleistet.
- Systemzugriff auch bei Server-Ausfall: Örtlich getrennte Rechenzentren bieten eine erweiterte Zuverlässigkeit bei Server-Ausfällen
- Integrierte Desaster Recovery: Stelle deine Systeme unkompliziert wieder her und minimiere Downtimes
Infrastruktur und Betrieb
- Custom Domain Name (DNS): Verbinde deine eigene Webdomain mit deinen Atlassian Softwarelösungen.
- Auslagerung des Betriebs: Wende dich an einen externen Partner zum Management und Wartung deiner Hosting Infrastruktur
Integration und Plugins
- Hohe Verfügbarkeit der Plugins: Die meisten Atlassian Marketplace Partner stellen ihre Plugins bereits zur Verfügung gestellt (ca. 3.000).
- Atlassian API: Entwicklung von Anwendungen, Anpassungen und Integrationen möglich.
Für wen ist Data Center Hosting geeignet?
Jira oder Confluence Data Center auf AWS oder Azure eignet sich vor allem für größere Teams die 500 User oder mehr und Flexibilität Ihrer Infrastruktur benötigen. Aufgrund der Vielzahl der verfügbaren Apps müssen zusätzlich mit wenigen Einschnitten bei der Erweiterung der Instanzen gerechnet werden. Zusätzlich ist Data Center für Unternehmen geeignet, die einen zusätzlichen Layer an Sicherheit benötigen und volle Kontrolle über ihre Infrastruktur haben möchten.
Managed Atlassian Hosting
Reduzieren Sie die Betriebskomplexität und vereinfachen Sie den Betrieb Ihrer Atlassian-Produkte wie Confluence, Bitbucket und Jira.
Nachteile von Atlassian auf AWS oder Azure
Trotz einiger Vorteile hat die Atlassian Data Center auf AWS auch mit einigen Nachteilen zu kämpfen:
- Hohe Kosten für den Betrieb und Aufbau der Serverinfrastruktur.
- V.a. für kleinere Teams ungeeignet und führt schnell zu hohen Kosten durch ein höheres User-Tier.
- Betriebskosten steigen aufgrund der Bereitstellung mehrerer Infrastrukturkomponenten.
- Erhöhter Verwaltungsaufwand durch aufwändigere Infrastruktur.
- Noch nicht alle Apps der Marketplace-Anbieter sind schon für Data Center verfügbar.
Hosting auf Atlassian Cloud – Jira und Confluence
Weiterhin Jira und Confluence sind direkt bei Atlassian als SaaS (Software as a Service) verfügbar und werden direkt bei Atlassian gehostet. Dadurch kann ein jedes Unternehmen schnell und ohne Umwege in deinem Unternehmen integriert werden. Solltest du bisher eine Server Data Center Lizenz nutzen, bietet Atlassian zusätzlich kostenfreies Tools zur Migration deiner Jira oder Confluence Daten in die Atlassian Cloud an.
Jira und Confluence gehostet bei Atlassian ist für kleine Teams bei bis zu 10 User kostenlos verfügbar und bietet bereits einen ausreichenden Funktionsumfang.
Vorteile der Atlassian Cloud
Skalierbarkeit: Jira und Confluence wachsen mit deinem Unternehmen mit
Ein großer Vorteil der Atlassian Cloud ist, dass beide Apps mit deinem Unternehmen mitwachsen. Das heißt, je nachdem wie viele User du für die Software benötigst, desto kostenintensiver wird es. Jedoch kannst du dadurch genau deine Kosten im Auge behalten und jederzeit auf Änderungen in deinem Unternehmen reagieren. Zusätzlich gibt es derzeit ein User Limit von 1000.
Sicherheit der Atlassian Cloud
Wie bereits angesprochen ist ein kritischer Faktor die Sicherheit von Cloud Lösungen. Schließlich sollen sensiblen Unternehmensdaten nur von deinen Mitarbeitern eingesehen werden können. Die Atlassian Cloud bietet aus diesem Grund einige Sicherheitsvorkehrungen:
- Erstelle Berechtigungen für deine User: Nutze die integrierte Rollenfunktion um Zugriffsberechtigungen zu kontrollieren.
- SSL, SSO: Die Cloud ist mittels TLS bzw. SSL abgesichert und verschlüsselt und kann durch eine Anbindung an einen SAML-Single-Sign-On Provider zusätzlich abgesichert werden.
- Standortauswahl des Servers: Um GDPR und DSGVO Konformität zu erreichen und den exakten Standort deiner Daten zu kennen, ist es möglich den Ort des Servers zu wählen.
- Passwortrichtlinien: Lege fest, welche Voraussetzungen die Passwörter deiner User haben müssen.
Zuverlässigkeit und Stabilität
Ihr Team benötigt in der Atlassian Software in der Cloud störungsfreien Zugriff auf Ihre Instanzen.
- Verfügbarkeit der Cloud: Je nach Ausbaustufe ist eine Verfügbarkeit von bis zu 99,5% zu erreichen.
- Updates: Alle Updates werden automatisch eingespielt, sobald sie verfügbar sind. So entstehen keine Downtimes
- Desaster Recovery: Es werden alle 24 Stunden Backups erstellt und 7 Tage aufbewahrt, um auch auf das schlimmste vorbereitet zu sein.
- Sichere Wiederherstellungsverfahren: Sollte dennoch mal etwas schiefgehen, gibt es kontrollierte Möglichkeiten zu Datenrettung
Infrastruktur und Betrieb
- Geringer Aufwand und Betriebskosten durch die Verwaltung der Cloud durch Atlassian
- Funktionalität ist immer up to date. Du erhältst immer die neuesten Funktionen und musst keine eigenständigen Updates ausführen.
Integrationen und Plugins
Die Atlassian Cloud wird ständig ausgebaut. Und so auch die Verfügbarkeit von Marketplace Apps.
- Derzeit sind ca. 1000 Apps in der Cloud verfügbar und es werden täglich mehr.
- Noch nicht alle Apps von bekannten Anbietern sind in der Cloud verfügbar.
Berechne deine Kosten für die Atlassian Cloud
Finde heraus welche Kosten auf die und den Unternehmen zukommen, wenn du in die Atlassian wechselst.
Nachteile der Atlassian Cloud
Trotz unschlagbarer Vorteile sind bei der Nutzung der Atlassian Cloud einige Faktoren zu berücksichtigen die für Unternehmen eine Herausforderung darstellen können.
- Anzahl der User: Ohne Enterprise-Lösung ist die Anzahl der User auf 1000 begrenzt. So kann die Cloud vor allem für große Unternehmen keine Option darstellen.
- Eingeschränkter Admin Zugang: Mit der Atlassian Cloud hat Ihre IT-Abteilung keinen direkten Zugang auf die Datenbank.
- Atlassian Cloud gebunden: Ihnen steht keine Auswahl des Cloud-Anbieters zur Verfügung.
- Plugins und Integrationen: Derzeit ist nur eine begrenzte Anzahl von Apps im Marketplace verfügbar.
Für wen ist die Atlassian Cloud geeignet?
Die Atlassian Cloud ist in erster Linie für kleinere Teams oder Startups geeignet, die die nötige Flexibilität für ihre Jira oder Confluence Instanzen und ein on-demand System direkt zur Verfügung haben möchten.
In jedem Fall gilt, dass du für die Migration in die Cloud (Data Center oder Atlassian Cloud) einen starken Partner an deiner Seite hast, der dich bei allen relevanten Fragen zu Anforderungen und Problemstellungen berät.
Du benötigst einen starken Partner an deiner Seite und dich bei allen Fragen zur Migration in die Cloud unterstützt? Hier findest du weitere Informationen zur Migration in die Cloud und wie ein Wechsel von Server auf Data Center genau aussieht.
Warum ein Firmenwiki für dein Unternehmen sinnvoll ist
Tagtäglich stellen wir uns in unserem Job neuen Herausforderungen, müssen neue Skills und Tools lernen und uns notwendige Informationen zu Projekten oder Kunden zusammensuchen, oder unsere Kollegen nach Hilfe fragen. Zusätzlich nutzen wir Bücher und das Internet, um uns in wichtigen Themen weiterzubilden. Dadurch herrscht schließlich eine wahre Informationsflut, die es uns erschwert den Durchblick zu behalten. An dieser Stelle ist dann ein Unternehmenswiki oder Firmenwiki sinnvoll.
Was ist das Besondere an einem Firmenwiki wie Confluence?
Mit einem Firmenwiki bzw. Unternehmenswiki auf Basis von Confluence kann ein Unternehmen alle wichtigen Informationen zu Meetings, Projekten, Prozessen oder allgemeines Wissen direkt auf einer Plattform abspeichern und für alle Mitarbeiter zugänglich machen. Sicher kennst du Wikipedia, das wohl weltweit bekannteste Wiki überhaupt. Und jetzt kannst du das geballte Wissen deines Unternehmens an einem Ort speichern.
Confluence als Intranet und Basis zur Kommunikation
Zusätzlich lässt sich Confluence nicht nur als einfaches Firmenwiki sehen, sondern bietet die Möglichkeit dein ganz eigenes Intranet aufzubauen. Wo vorher noch komplizierte und individuelle Lösungen notwendig waren, kann heutzutage ein jedes Unternehmen von jeder Größe auf einfachste Weise intern Informationen austauschen. Mit Confluence kann jedes Unternehmen spielend einfach ein System integrieren, mit dem nicht nur Informationen geteilt werden können, sondern Teams direkt auf einer Plattform zusammenarbeiten können. Bereits ‘Out of the box’ bietet Confluence als Firmenwiki unzählige nützliche Tools. Sollten diese mal nicht ausreichen, kann es mit Plugins aus dem Atlassian Marketplace spielend einfach erweitert werden.
Modernes Intranet mit Confluence
Sie möchten wissen, wie Confluence als Intranet genutzt werden kann?
Welche Vorteile bietet ein Firmen- / Unternehmenswiki wie Confluence?
Dokumentation von Unternehmensinformationen an einem zentralen Ort mit Struktur
Speichere alle wichtigen Informationen (z.B. Strategien, Prozesse, Onboarding, Team, Projekte etc.) an einem Ort und stelle sie deinem Team zur Verfügung. Beispielsweise kann jede Abteilung einen individuellen Space erstellen und dort eine für sich erfolgreiche Struktur zur Dokumentation entwickeln und anlegen.
Im Marketing kann so für jeden Kommunikationsbereich wie Produkt-Marketing oder Social-Media-Marketing eine einzelne Unterseite angelegt werden, um in der täglichen Arbeit den Überblick zu behalten.
Integrierte Suchfunktion
Mit integrierten Suchfunktionen findet jeder Mitarbeiter schnell das, was er sucht. Selbst, wenn dein Firmenwiki so groß wie eine ganze Bibliothek ist, stellt dir Confluence schnell die richtigen Informationen zur Verfügung. Zusätzlich kannst du deine Seiten mit wichtigen Keywords und Labels versehen, um die Suche noch genauer abzustimmen und zu vereinfachen.
Einfache Zusammenarbeit mit einem Firmenwiki
Vereinfache die Zusammenarbeit in deinen Teams. Durch die integrierte Kommentarfunktion kannst du direkt auf einen Abschnitt einer Seite eingehen. Zusätzlich bietet Confluence die Möglichkeit in Echtzeit miteinander zusammen zu arbeiten oder neue Ideen zu brainstormen. Selbst wenn deine Mitarbeiter sich im Home-Office befinden oder überall auf der Welt verstreut sind.
Weiterhin wird durch ein Firmenwiki die Zusammenarbeit zentralisiert. So können Inhalte gemeinsam auf einer Plattform entwickelt und anschließend geteilt werden. Unzählige Tools wie Word, Excel oder Powerpoint mit komplizierten Berechtigungen gehören damit der Vergangenheit an.
Schluss mit unzähligen Mails, CCs oder BCCs
Wahrscheinlich ist es gerade so, dass du täglich unzählige E-Mails und Benachrichtigungen bekommst und dein Postfach schon fast am Platzen ist. Mit Confluence hat sich dieses Problem ein für alle mal erledigt. Anstatt ganze Konversationen und Dokumente per E-Mail zu versenden, ist es jetzt vollkommen ausreichend relevante Mitarbeiter mit einem simplen @-mention zu taggen. Dein Postfach enthält somit kaum noch interne Mails und du behältst den Überblick.
Meetings vermeiden
Es gibt ein Update zu einem Projekt! Meeting! Ein Kunde möchte eine Änderung? Meeting! Projektupdate? Ein Meeting natürlich!
Wer hat da denn noch Zeit für seine Aufgaben? Warum nicht einfach direkt ins Wiki schreiben und Updates direkt in den relevanten Bereichen im Firmenwiki bzw. Confluence dokumentieren, anstatt immer direkt ein Meeting auszumachen?
Aktualisierung von Confluence Seiten
Ergänze fehlende Informationen, ohne dass neue Dokumente erst angefertigt und hochgeladen werden müssen. Aktualisiere deine Wiki-Seiten und stelle sie direkt zur Verfügung. So ist jeder Mitarbeiter stets auf dem Laufenden und kann auf neue Entscheidungen reagieren oder Informationen für sich nutzen.
Alte Versionen wiederherstellen
Es wurde etwas Wichtiges gelöscht oder falsches hinzugefügt? Mit der eingebauten Funktion der Versionierung kannst du die letzte Version ganz einfach wiederherstellen. So können gelöschte Inhalte mit wenigen Klicks und Aufwand korrigiert werden.
Teilen von Dokumenten und zentrale Ordnerstrukturen
Oftmals kann es vorkommen, dass zusätzliche Dokumente für Prozesse oder zur Dokumentation notwendig sind. In einem solchen Fall können wichtige Dokumente direkt mit einfachem Drag-and-Drop hochgeladen, geteilt und einzelnen Wiki-Seiten hinzugefügt werden.
Dabei spielt es keine Rolle welchen Dateityp oder Format (z.B. PDF, Powerpoint, Bilder oder Videos) dein Dokument hat. Überlege mal, wie viel Zeit du verschwendest, nur um die richtigen Dokumente zu suchen; und dann doch nicht zu finden.
Schütze sensible Daten durch integriertes Berechtigungsmanagement
Confluence bietet dir die Möglichkeit sensible Bereiche und Daten über ein Berechtigungsmanagement zu schützen. Du kannst beispielsweise einstellen, dass bestimmte Seiten nur von bestimmten Personen geöffnet oder bearbeitet werden können. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Informationen unternehmenskritisch sind und zum Beispiel nur von Management-Postionen oder der Abteilungsleitung gesichtet werden sollen.
Integration von Tools und externer Software
Confluence als Firmenwiki hat den Vorteil, dass du mithilfe von Integrationen und Plugins den Funktionsumfang entscheidend erweitern kannst. Solltest du beispielsweise Slack oder Microsoft Teams zur Kommunikation in deinem Unternehmen nutzen, kannst du diese Tools direkt mit Confluence verbinden.
Die Slack Integration mit Confluence bietet dir den Vorteil, dass du direkt in der App Benachrichtigungen über Änderungen oder Anpassungen von Seiten erhältst denen du “folgst”. Mit der Microsoft Teams Integration kannst du zudem aus der App heraus direkt neue Confluence Seiten erstellen.
Neben Integrationen zur Vereinfachung der Kommunikation, gibt es noch Erweiterungen zu Diensten wie Google Drive und Projektmanagement Tools wie Jira oder Asana.
Firmenwiki optimal nutzen
Du denkst dir sicher, die Funktionen sind ganz nett und bieten tolle Mehrwerte. Und das Team muss das doch auch erstmal nutzen und das Firmenwiki auch gefüllt werden. Und da geben wir dir natürlich vollkommen recht.
Deshalb ist es unerlässlich zunächst die notwendigen Strukturen zu schaffen und deine Mitarbeiter von der neuen Arbeitsweise zu überzeugen. Transparenz, Ehrlichkeit und Vertrauen stellen hier einige der wichtigsten Faktoren dar, damit ein Umzug in ein Firmenwiki auch gelingt. Zusätzlich sollten natürlich auch alle Entscheidungsträger, wie Management und Führungskräfte, ein solches Tool auch ganz offen nutzen und dies auch kommunizieren. So fällt es dann allen weiteren Mitarbeitern leichter sich damit konsequent auseinanderzusetzen und ein starkes Tool wie Confluence mit Freude zu nutzen.
Modernes Intranet mit Confluence
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Projektmanagement Tools im Vergleich: Jira vs. Asana vs. Monday
Während früher meist Server-Seitige oder On-Premises Lösungen im Vordergrund standen, laufen die heutigen Tools meist in der Cloud und werden als SaaS Produkte angeboten. Kostspielige Server-Räume und Hardware gehören somit der Vergangenheit an. Viele dieser Tools bieten bereits für kleine Teams den Vorteil, dass sie in ihrer Grundfunktion oftmals kostenlos angeboten werden. Teams können sich ganz einfach registrieren und schon kann es losgehen. Problematisch wird es lediglich bei Sicherheitsfragen zu Cloud-Lösungen.
Folgende Fragen treten dabei immer häufiger auf:
- Kann ich meine Daten ohne weiteres in der Cloud speichern?
- Hat nur meine Organisation Zugriff auf meine Unternehmens-Daten?
- Sind die Tools datenschutzkonform (DSGVO, GDPR)?
- Wo werden meine Daten gespeichert?
- Wie teuer sind Cloud Projektmanagement Tools für größere Teams?
- Kann ich meine Workflows in diesen Tools umsetzen?
In 2021 sind diese Fragestellungen oftmals ganz einfach und zufriedenstellend zu beantworten. So steht eine Migration deine Projektmanagements meist nichts mehr im Weg.
Moderne Projektmanagement Tools müssen nicht teuer sein
Im Projektmanagement arbeitest du täglich an neuen Aufgaben. Als Projektmanager musst du dauerhaft deine Ressourcen im Blick behalten, Projektfortschritte dokumentieren, Verantwortlichkeiten managen, dein Team organisieren und Prioritäten festlegen. Der Funktionsumfang sollte somit die wichtigsten Aspekte, wie Planung, Aufgabenverwaltung, Kollaboration deiner Teams, Zeiterfassung, Budget- und Ressourcenmanagement und Reporting bereits enthalten.
Die Frage, die du dir letztendlich stellst, ist “welches Tool eignet sich dafür am besten”.
Zusätzlich spielt natürlich auch der Preis des Projektmanagementtools eine tragende Rolle.
Jira Software, Asana oder Monday.com sind in Ihrer Grundfunktion und für kleine Teams von ca. 10 Personen kostengünstig oder sogar kostenlos und können einfach in dein bestehendes System integriert werden. Umfangreiche Enterprise Lösungen dagegen können schnell dein gesetztes Budget sprengen.
Nachfolgend haben wir drei der gängigsten Projektmanagement Tools genauer unter die Lupe genommen.
Jira Software von Atlassian
Jira eignet sich hervorragend als Projektmanagement Tool. Es ist derzeit als Cloud Version mit externem Hosting (z.B. AWS oder Azure) oder nativ auf Atlassian nutzbar. Dabei haben beide Versionen einen ähnlichen Funktionsumfang, wobei derzeit (Stand März 2021) eine Vielzahl von Erweiterungen (Plugins) nur für die Data Center Version zur Verfügung stehen.
Die Roadmap für Jira für die kommenden Jahre sieht jedoch bereits heute vor, dass alle Atlassian Partner Ihre Plugins bereit für die Cloud machen. Derzeit gibt es bereits tausende Integrationen und Plugins die den Funktionsumfang von Jira erweitern.
Jira Software für Cloud (Nativ) bietet dir alle gängigen Funktionen, die du aus deinem bisherigen Projektmanagement bereits kennst.
Funktionen von Jira:
- Kanban-Boards: Arbeite vollkommen visuell und behalten den vollständigen Überblick über den Projektfortschritt, Aufgaben und wickle dein Projekt schnell und effizient ab.
- Scrum-Boards: Du nutzt agile Arbeitsmethoden wie Scrum? Konzentriere dich auf deine Softwareentwicklung mithilfe von anpassbaren Scrum-Boards
- Roadmaps: Behalte den Überblick über dein Projekt und teile deine Insights mit Stakeholdern und koordiniere die Projektplanung mit den Aufgaben deiner Teams.
- Agile Berichtserstattung: Erstelle mit wenigen Klicks personalisierte Berichte mit Echtzeitinformationen.
- Prozessautomatisierung: Mit Jira kannst du deine gängigsten Unternehmensprozesse (z.B. Bewerbungsprozesse, Bestellprozesse) ganz leicht automatisieren und digitalisieren.
- Drag-and-drop: Einfache Statusänderung deiner Aufgaben durch Drag-and-Drop in Kanban-Boards.
- Integrationen: Du nutzt neben Jira auch andere SaaS Tools wie Beispielsweise HubSpot, Mailchimp, Slack, Google Drive oder Git? Tausende von coolen Tools findest du im Atlassian Marketplace
- Benutzerdefinierter Code: Du hast spezielle Anforderungen in deinem Projektmanagement Tool, Prozessdigitalisierung oder Aufgabenverwaltung? Jira kannst du auch mit deinem eigenen Code erweitern und ganz an deine Bedürfnisse anpassen.
In Jira arbeitest du hauptsächlich mit zugewiesen Aufgaben. Diese sind zusammen mit Zusammenfassung, Kommentaren, Anhängen, Priorität und Status an einem Ort zusammengefasst. So können Aufgaben ganz einfach und unkompliziert bearbeitet werden. Das coole ist zusätzlich, wann immer sich ein Faktor einer Aufgabe ändert oder du eine neue Aufgabe zugeteilt bekommst, erhältst du eine Benachrichtigung. Jira ist ein Tool, dass dir nicht nur dein Projektmanagement vereinfacht, sondern dich bei allen möglichen Aufgaben tatkräftig unterstützt.
Jira - Einfaches Projektmanagement in der IT und darüber hinaus
Sie möchten wissen, wie Jira im Projektmanagement eingesetzt werden kann?
Asana
Asana ist simple und bietet bereits Out-of-the-box einige tolle Funktionen und eignet sich hervorragend für kleine, spezialisierte Teams. Aufgabenverwaltung, Kanban-Boards, Timeline und Automatisierungen sind ganz einfach auszusetzen.
Durch Kanban-Boards kannst du deine Projekte visuell darstellen. Mit dem Zeitplan-Tool siehst du direkt wie weit deine Projekte schon fortgeschritten sind. Und mit dem integrierten Service Desk Formular für deine Webseite kannst du ganz einfach Anfragen zu deinen Produkten bearbeiten und mit deinem Team teilen.
Asana bietet dir zusätzlich die Möglichkeit mit Integrationen den Funktionsumfang zu erweitern. Du kannst beispielsweise dein Google Drive oder Dropbox oder Slack direkt mit Asana verknüpfen. So stehen dir alle deine wichtigen Daten direkt in der App zur Verfügung und kannst mit deinem Team noch besser zusammenarbeiten.
Ein weiteres tolles Feature von Asana ist, dass du den Arbeitsfortschritt der einzelnen Tasks ganz easy tracken kannst. Dadurch ist es möglich den Status der einzelnen Aufgaben in Echtzeit visuell darzustellen. Und du bist immer auf dem Laufenden, wenn es denn mal an einer Stelle hakt.
Monday
Asana war schon einfach, doch Monday.com ist in Sachen Bedienung und User Experience nochmals um einiges einfacher zu handeln. Monday hat den großen Vorteil, dass die Plattform für eine Reihe von Teams, Arbeitsweisen und Abteilungen geeignet ist.
Neben den Standard Projektmanagement Tools, wie Aufgabenverwaltung oder Planung, bietet Monday, deinen Teams die Möglichkeit der effizienten und effektiven Planung aller anfallenden Aufgaben. Der Fokus liegt jedoch explizit auf der einfachen Kollaboration deiner Teams direkt auf der Plattform. So werden alle Gespräche, Briefing und Daten an einem zentralen Ort gespeichert. Dadurch erspart sich der User zusätzliche Meetings, E-Mails und lange Telefonate.
Neben den gängigen Integrationen wie Slack, Google Drive oder Dropbox bietet Monday jedoch wenige Erweiterungsoptionen. Allerdings muss an dieser Stelle festgehalten werden, dass Monday.com unzählige Templates für Szenarien und Anwendungsfälle zur Verfügung stellt, die du mit wenigen Klicks aktivieren und nutzen kannst.
Zusammenfassung: Projektmanagement Tools im Vergleich
Alle drei Projektmanagement Tools bieten ähnliche Funktionsumfänge. Jira von Atlassian ist das Tool mit den meisten Plugins und Integrationen und bietet die Möglichkeit es genau an seine Bedürfnisse anzupassen.
Asana und Monday.com auf der anderen Seite sind einfach Tools für kleine und mittlere Teams, die direkt Out-of-the-box loslegen wollen. Spezielle Anwendungsfälle und benutzerdefinierte Funktionen sind damit jedoch nicht möglich.
Jira - Einfaches Projektmanagement in der IT und darüber hinaus
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So managst du Remote Teams mit Jira und Confluence
Die Arbeitswelt befindet sich 2021 im regen Umbruch. Neue Technologien wie Jira und Confluence ermöglichen es Teams remote zusammenzuarbeiten und Projekte über große Distanzen abzuwickeln. Zusätzlich werden immer häufiger flexible Arbeitszeiten, eine ausgewogene Work-Life-Balance und Flexibilität priorisiert.
Covid-19 hat diesen Trend noch weiter verstärkt und Remote Work zum neuen Fokus für die Unternehmenswelt. Damit einhergehend ist es noch wichtiger geworden, dass Teams noch einfacher zusammenarbeiten und Projekte unabhängig vom Arbeitsort gemanagt werden können.
“Über 1/3 der Arbeitnehmer sagen, sie würden für mehr Flexibilität und Homeoffice ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen.”
Bitkom
Zusammenarbeit von und mit Remote Teams
Die Frage, die sich viele Unternehmen jetzt stellen, ist: “wie ermögliche ich es meinem Team und externen Mitarbeitern produktiv und effizient zusammenzuarbeiten?” Eine Frage, die sich natürlich nicht ohne Weiteres und einfach so beantworten lässt. Jedes Unternehmen und Team hat sich bestimmte Workflows angeeignet, ihr Projektmanagement definiert und eine interne Kommunikation entwickelt.
Welche Vorteile bietet ortsunabhängiges Arbeiten
Die Umstellung auf Remote Work bringt also einige Herausforderungen mit sich. Zusätzlich sind einige Vorteile und Nachteil zu beachten und zu analysieren.
- In Deutschland herrscht ein echter Fachkräftemangel. Vor allem in der IT Branche sind gut ausgebildete MitarbeiterInnen und SpezialistInnen oftmals nur im Ausland verfügbar. Ortsunabhängige Stellenangebote sind oftmals die einzige Möglichkeit, um an geeignete Fachkräfte zu gelangen.
- Remote Work macht glücklicher und produktiver. Keine langen Anfahrtszeiten und stressige Präsenzzeiten bieten deinen MitarbeiterInnen mehr Freiraum.
- Kosteneinsparung durch die Nutzung von kleineren Büroflächen. (Natürlich nur ein kleiner Benefit on top.)
Welche Herausforderungen bringt “Remote Work” mit sich?
Selbstverständlich ist ortsunabhängiges Arbeiten auch nicht der heilige Gral um dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Vielmehr gibt es eine Reihe an Herausforderungen, die es zunächst zu lösen gilt:
- Wie kann sichergestellt werden, dass Projekte, Tasks und Ziele auch erreicht werden?
- Durch fehlenden persönlichen Kontakt kann die Kommunikation in deinem Team leiden.
- Remote vs. vor Ort. Manche deiner MitarbeiterInnen möchten vielleicht doch lieber ins Office kommen.
- Unterschiedliche Zeitzonen können die Zusammenarbeit erschweren.
- Entwickler in verschiedenen Ländern haben oft unterschiedliche Fähigkeiten, Methoden und Herangehensweisen, dennoch müssen alle irgendwie zusammenarbeiten.
- Beim Umgang mit sensiblen Firmendaten kann ortsunabhängiges Arbeiten auch zu rechtlichen Hürden führen.
- Team Meetings müssen an die neue Umgebung und zeitliche Verfügbarkeit angepasst werden.
Einfaches Projektmanagement deiner Remote Teams mit Jira und Confluence
Ortsunabhängiges Arbeiten bedeutet nicht nur, dass deine Teams von jetzt an von überall auf der Welt arbeiten können. Vorher müssen zunächst Arbeitsstrukturen geschaffen werden, die dies ermöglichen. Dazu gehören neben einem schnellen Internet und einem ausgestatteten Heimarbeitsplatz, auch die richtigen Tools zur Kollaboration.
Jira Software von Atlassian eignet sich dabei hervorragend für das Projektmanagement. Confluence auf der anderen Seite ist das perfekte Werkzeug um Projekte zu dokumentieren. Beide Tools in Kombination sind wie Eier & Speck, Simon & Garfunkel oder Tim & Struppi – einzeln schon sehr gut, aber zusammen einfach großartig!
Jira Software – Projektmanagement leicht gemacht
An großen Projekten arbeiten oft mehrere interne (und externe) Teams (auch Remote) an den unterschiedlichsten Aufgaben. Meist wird das Projekt deshalb in kleinere Bestandteile heruntergebrochen. In solchen Fällen ist eine klare Projektkommunikation unbedingt zu gewährleisten.
Ein einheitlicher Bereich, der alle Aufgaben verwaltet, löst das Problem umfassend. Deine Teammitglieder können den Status der Tasks einsehen, Manager können den allgemeinen Projektfortschritt überwachen, neue Tasks erstellen und den Mitgliedern zuweisen, Deadlines angeben und die Liefertermine schätzen.
Mit Jira ist genau das möglich. Du kannst den Projektfortschritt jederzeit einsehen, Ticket und Task Status beobachten und deinem Team bei Problemen jederzeit unter die Arme greifen. Zusätzlich schafft Jira die notwendige Transparenz innerhalb des Projekts. So hat jedes (externe) Teammitglied Zugriff auf dieselben Informationen, ohne Kontakt zum Task-Owner aufnehmen zu müssen. Mit dieser Funktion können einzelne Tasks effizienter und produktiver bearbeitet werden.
Effizientes Management deines Projekt-Teams mit Jira
Mit Jira ist es beinahe unmöglich, dass dein Team einzelne Tasks oder Tickets vergisst. Wann immer du – beispielsweise ein neues Ticket erstellst – bekommt der Assignee eine Benachrichtigung per E-Mail (oder auch Slack). Fügst du Kommentare, Anhänge hinzu oder änderst den Status des Tasks, wird erneut eine Benachrichtigung an die Beteiligten Personen herausgeschickt.
Zusätzlich werden die einzelnen Tasks jederzeit in einem Kanban Board abgebildet. Dadurch können ProjektmanagerInnen jederzeit den Status des gesamten Projekts im Auge behalten. Damit lassen sich ganz einfach Reports generieren und der Fortschritt des Projektes dokumentieren.
Confluence: Eine Knowledgebase für dein gesamtes Team
Um Projekte effizient abwickeln zu können, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied (Remote und vor Ort) zugriff auf eine detaillierte Wissensdatenbank hat.
Dafür eignet sich Confluence. Damit Atlassian hat mit dieser App eine Art Wikipedia auf Steroiden für Unternehmen zur Verfügung gestellt. Du kannst es verwenden, um Informationen zum Projekt mit allen Teammitgliedern zu teilen. Mit Confluence, kannst du Projekt-Spaces (z.B. für ein Projekt über Homepage Redesign) anlegen und diese mithilfe von weiteren Unterseiten weiter unterteilen. Du kannst wichtige Dateien direkt hochladen und mit deinem Team teilen, Ideen austauschen und Seiten in Echtzeit mit mehreren Teammitgliedern bearbeiten.
Zusätzlich kannst du Confluence ganz nach deinen Wünschen anpassen und mit Plugins weit über seine Standardfunktionen ausbauen.
Erfahre hier mehr darüber, wie du Confluence anpassen kannst: Personalisierung von Confluence.
Kundenkommunikation mit Jira und Confluence
Zusätzlich zur Kollaboration mit internen und externen, remote Teams kannst du Jira und Confluence auch zur Kommunikation mit deinen Kunden verwenden. Beispielsweise kannst du Projekt-Spaces erstellen, die nur vom Projekt-Team bearbeitet und eingesehen werden können. Dadurch stellst du sicher, dass alle anderen, sensiblen Unternehmensdaten geschützt sind. Weiterhin bieten Spaces die Option, dass deine Kunden wichtige Informationen direkt in Ihrem dafür vorgesehen Space festhalten können.
Weiterhin erleichtert Confluence die Strukturierung und Bereitstellung von Projektdateien und ermöglicht dadurch noch effizienter und produktiver zusammenarbeiten zu können.
Zusammenfassung – Management von Remote Teams mit Jira und Confluence
Mithilfe von digitalisiertem Projektmanagement- und Dokumentationstools kann jedes Team ortsunabhängig arbeiten. Auch die Produktivität und Spaß an der Arbeit wird gesteigert. Jira und Confluence helfen dir dabei die Zusammenarbeit deiner internen, externen und remote Teams zu verbessern. Wo sich die einzelnen Mitarbeiter auf der Welt befinden spielt damit keine Rolle mehr.
Du benötigst Unterstützung bei der Integration von Confluence oder Jira in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der Integration. Auf Atlassian Services erfährst du mehr über unsere Herangehensweise und Methodik.
Datensicherheit in der Atlassian Cloud
Ein essenzieller Vorteil einer eigenen Umgebung und der Nutzung von Servern liegt darin, dass du immer darüber Bescheid weißt, was mit deinen Daten passiert und wo sie gespeichert sind. Datensicherheit in der Atlassian Cloud ist für viele Unternehmen einer der Kernfaktoren, wenn es darum geht eine Migration in die Cloud in Erwägung zu ziehen.
Da Atlassian nun allerdings in seiner Cloud Roadmap mitgeteilt hat, dass Server Produkte nur noch bis Anfang 2024 unterstützt werden. Stellen sich viele Unternehmen die Frage, welche Optionen Sie jetzt haben. Zum einen hast du und dein Unternehmen die Wahl nativ in die Cloud von Atlassian zu migrieren. Oder Atlassian Produkte wie Jira oder Confluence über ein Data Center (AWS, Azure, on-premises) zu hosten. In jedem Fall verwendest du eine Cloud Lösung und ziehst daraus einige Vorteile.
Du möchtest mehr darüber erfahren, welche Vorteile ein Wechsel in die Cloud mit sich bringt? Unser Artikel ‘5 Gründe für einen Wechsel in die Cloud’ geht darauf näher ein.
Garantierte Datensicherheit in der Atlassian Cloud?
Je nachdem für welches System bzw. “Cloud Art” du dich letztendlich entscheidest, deine Daten sollen in jedem Fall sicher sein und nach Datenschutzrichtlinien wie DSGVO oder GDPR abgesichert werden.
Sichere Daten in der Cloud?
Ein global agierendes Unternehmen wie Atlassian muss sich natürlich auch den Datenschutzrichtlinien der EU bzw. Deutschland beugen. Das bedeutet, wenn Produkte wie Jira oder Confluence im hiesigen Markt angeboten werden, müssen alle Richtlinien befolgt werden.
Atlassian gibt an, dass Sie unter erheblichen Aufwand, “Kunden bei der Erfüllung DSGVO-relevanter Anforderungen und lokaler Gesetze [zu] unterstützen.” (Mehr zum Atlassian Datenschutz). Neben der DSGVO und GDPR Konformität hat Atlassian weitere Sicherheitsvorkehrungen etabliert um den Zugang zu der Cloud weiter abzusichern.
Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorkehrungen zur Datensicherheit in der Cloud für dich zusammengefasst:
- DSGVO: Der interne Umgang mit sensiblen Kundendaten ist DSGVO-konform. Es werden Tools bereitgestellt, um den rechtlichen Verpflichtungen und lokalen Gesetzen nachzukommen.
- Datenklassifizierung: Interne Kontrolle für Zugriffsbeschränkungen auf Kundendaten.
- ISO 27001 Zertifizierung: Informationssicherheitsmanagementsystem.
- ISO 27018 Zertifizierung: Datenschutz in der Cloud.
- Verschlüsselung ruhender Daten: Alle deiner Daten werden vollständig in der Cloud verschlüsselt.
- Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung: Möglichkeit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
- Mehrere Authentifizierungsrichtlinien pro Domäne: Konfigurieren Sie unterschiedliche Authentifizierungsanforderungen; z.B. SSO, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortrichtlinie)
Weitere Informationen zu Sicherheit in der Cloud und Vorkehrungen von Atlassian finden Sie hier.
Wo werden deine Daten gespeichert?
Atlassian Cloud (Nativ)
Bei der Nutzung der nativen Cloud, d.h. Cloud hostet von Atlassian gibt es derzeit noch keine Möglichkeit für die Stufen, Standard und Premium einen bestimmten Ort zu wählen, an dem deine Daten gespeichert werden. Das heißt, trotz DSGVO- und GDPR-Konformität kann nicht sichergestellt werden, dass die Daten deines Unternehmens auch in Deutschland gespeichert werden.
Weiterhin wird angegeben, dass Daten so gesichert werden, dass die Latenz minimiert wird. Für Unternehmen in Deutschland gilt somit logischerweise (jedoch nicht garantiert), dass deine Daten in Frankfurt oder Dublin abgelegt werden.
Für Enterprise Kunden bietet Atlassian die Option an, Daten einem “Realm” zuzuweisen. Das heißt, wenn dein Unternehmen in Deutschland ansässig ist, kannst du deine Daten an das Realm Frankfurt oder Dublin pinnen.
Weitere Informationen dazu findest du hier.
Confluence und Jira in Data Center
Neben der nativen Cloud Umgebung gibt es weiterhin die Möglichkeit, das Atlassian Data Center zu nutzen und die Produkte mithilfe eines Cloud Solution Providers wie AWS oder Azure zu hosten. Dadurch wird es dir ermöglicht, den Ort an dem deine Daten gespeichert werden selbst zu bestimmen und somit DSGVO-konform zu sein.
Weiterhin bieten Atlassian Data Center Produkte ähnliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz deiner sensiblen Unternehmensdaten und zusätzlich die Möglichkeit, Confluence und Jira nach deinen Bedürfnissen individuell anzupassen.
Zusammenfassung: Datensicherheit in der Cloud
Je nachdem welche Sicherheitsfaktoren für dich und dein Unternehmen am Ende am wichtigsten sind, hast du zwei Möglichkeiten wie du in die Cloud migrieren kannst. Beide bieten ähnliche Optionen deine Daten zu schützen. Sollte der Faktor Speicherort für dich wichtig sein. Und du gerne zu 100 % sicherstellen möchtest, dass deine Unternehmensdaten in Deutschland gespeichert werden sollen, dann ist eine Data Center Lösung für dich die bessere Wahl.
Du benötigst Unterstützung bei der Migration in die Cloud oder möchtest eine erste Beratung zu deinen Möglichkeiten? Auf unserer Cloud Services Seite findest du weitere Informationen zum Thema. Gerne beraten wir dich auch in einem ersten persönlichen Gespräch.
Erstelle stylische Confluence Seiten in 4 einfachen Schritten
Confluence ist eines dieser Tools, das so ziemlich alles Mögliche kann. Du kannst Dokumentationen für deine User und Projekte bereitstellen, Informationen und News veröffentlichen und die Zusammenarbeit deiner Teams abteilungsübergreifend fördern. Doch standardmäßig ist Confluence teils unübersichtlich und nicht unbedingt schön anzuschauen – ein richtiges Entwickler-Tool eben. Doch mit ein paar Plugins und etwas Kreativität sieht das Ganze schon anders aus. Letztendlich liegt es allerdings an dir, ob du eher generische Layouts oder stylische Confluence Seiten haben möchtest.
Um tolle Confluence Seiten erstellen zu können, brauchst du genau wie beim Kochen auch eine Art Rezeptbuch, die notwendigen Zutaten und einen kleines bisschen Kreativität.
- Confluence Basics: Spaces und Seiten
- Ein Template um deinen Seiten eine Grundstruktur zu verpassen
- Plugins und Makros
- Kreativität
1. Die Basics in Confluence – Spaces und Seiten
Bereits ab dem ersten Einloggen bringt Confluence einige geniale Features mit sich, die es dir erlauben eine verständliche Seitenstruktur zu erstellen. Am besten startest du, indem du einige Spaces erstellst, um deinem Confluence eine erste Grundstruktur zu geben. Die einfachste Grundstruktur, die du erstellen kannst, ist beispielsweise für jedes Team (z.B. Marketing) oder Projekt (z.B. Iron Man Suite Mk. 5) jeweils einen Space.
Gängige Confluence Spaces
- Teams & Abteilungen: z.B. Marketing, Human Resources, Sales, IT, etc.
- Projekte: z.B. Iron Man Suite Mk 5., Captain Amerika Schild Mk 2, etc.
- Persönlicher Space: Mario’s Dope Marketing Space, Philipp’s crazy Dev. Space
Sobald du alle relevanten Spaces für dein Unternehmen erstellt hast, ist es ratsam in jedem Space zusätzliche übergeordnete Seiten zu erstellen. So stellst du sicher, dass du nicht irgendwann vor einem Haufen unübersichtlicher Seiten und Content stehst und dich nicht mehr auskennst. Beispielsweise kannst du den Space Marketing weiter strukturieren, indem du Seiten für Content Marketing, Social Media oder Homepage hinzufügst und anschließend einzelne Inhalte zu den jeweiligen Themen hinzufügst.
2. Templates für deine Confluence Seiten
Sicher hast du schon hier und da mit Templates für verschiedene Tools gearbeitet, die dir das Leben und deine Arbeit um so einiges erleichtert haben. Genauso ist es auch mit Confluence. Auf Atlassian findest du einige kostenlose und vorkonfigurierte Templates, die du direkt zu deiner Confluence Instanz hinzufügen kannst und so stylische Confluence Seiten erstellen kannst.
Templates für Confluence Cloud User
Solltest du bereits die Confluence Cloud verwenden, ist das ganz zudem noch ein Kinderspiel. Klicke dazu einfach auf “Vorlage verwenden” und füge sie ganz automatisch einer Seite hinzu. Anschließend kannst du wie gewohnt deine Seiten bearbeiten und auf zusätzliche Plugins und Makros zurückgreifen.
Templates für Confluence Data Center und Server User
Als Server und Data Center User ist das Ganze leider nicht so einfach. Um Templates verwenden zu können, kannst du entweder neue Seiten direkt aus einem Template erstellen oder auf Plugins aus dem Atlassian Market Place zurückgreifen. Hier findest du für so ziemlich jeden erdenklichen Einsatzzweck ein Template.
3. Plugins und Makros
Um deine Confluence Seiten noch aussagekräftiger zu gestalten oder an deinen speziellen Verwendungszweck anzupassen, kannst du Plugins und die damit einhergehenden Makros verwenden. Plugins können aus dem Atlassian Market Place bezogen werden.
Plugins
Es gibt einige kostenlose Erweiterungen für Confluence, die du direkt auf deiner Instanz installieren kannst. Zusätzlich gibt es auch noch jede Menge externe Plugin-Anbieter.
Möchtest du beispielsweise eine Bildergalerie oder einen Slider zu einer Confluence Seite hinzufügen, kannst du entweder auf die integrierte Funktion in Confluence zurückgreifen, oder du nutzt die ‘Advanced Image Galery von XALT’. Damit ist es unglaublich einfach und intuitiv Bilder direkt auf der Seite zu bearbeiten, anzupassen und in verschiedenen Layouts anzeigen zu lassen.
Makros
Einige Makros sind schon in der Grundfunktion von Confluence dabei, andere werden von Plugins mitgeliefert. Mit Makros kannst du deine Seiten direkt und nativ nach deinen Wünschen anpassen und es ist eine Grundfunktion von Confluence, mit der du wahrscheinlich fast täglich arbeiten wirst. Einige Makros verwendest du, indem du auf das “kleine Plus” am oberen Bildschirmrand klickst und die Funktion an der gewünschten Stelle hinzufügst.
4. Das Wichtigste: Deine Kreativität
Manchmal sind deine Seiten nur für die interne Verwendung gedacht und müssen nicht unbedingt kreativ gestylt werden. Doch sicherlich warst du auch schon in Situationen in denen du deine Inhalte visuell aufbereiten musstest. Die schicken Templates und Plugins sind natürlich eine große Hilfe beim Erstellen von stylischen Confluence Seiten. Doch letztendlich hilft dir deine eigene Kreativität und Engagement noch viel weiter um tolle Inhalte zu erstellen.
Im Marketing und Design spricht man oftmals von “Fake it, till you make it”. Das heißt einfach ausgedrückt, such dir Inspiration bei deiner Konkurrenz oder im Internet und nutze diese Insights in deinen Projekten. Aber Vorsicht: Don’t Copy and Paste!
Du benötigst Unterstützung bei der Integration von Confluence in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der Lösungsfindung. Auf unsere Atlassian Services Seite kannst du mehr über unsere Herangehensweise und Methodik erfahren.
Schnelle und effiziente Bewerbungsprozesse mit Jira
„Die größte Herausforderung, mit der ich im Moment konfrontiert bin, sind lange Vorlaufzeiten. Aktive Kandidaten wollen JETZT oder so schnell wie möglich einen Job. In meinem eigenen Unternehmen hat sich die Zeit bis zur Besetzung von Stellen von etwa einem Monat auf jetzt zwei Monate verlängert. Es ist immer schwierig, die besten Kandidaten während dieser Zeitspanne zu halten…“
– Glen Loveland, HR Manager, Global Talent Acquisition of CGTN
In vielen wachsenden Unternehmen wird ein standardisierter und formaler Bewerbungsprozess benötigt. Unter anderem, um den Aufwand für das Onboarding weiterer Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Mitarbeiter zu bewältigen. Teilzeitberater, externe Recruiting-Firmen oder Personalabteilungen sind für kleinere Unternehmen aufgrund der hohen Kosten oft keine Option. Daher ist es sinnvoll, sich früh mit dem Personalmanagement zu beschäftigen und einen internen Bewerbungsprozess aufzubauen, um somit die nächste Phase des Unternehmenswachstums sicherzustellen.
Jede neue Bewerbung erhöht die Verwaltungskapazität. Bei kleinen, wachsenden Unternehmen müssen daher Wege gefunden, um diesen Aufwand effizient zu bewältigen. Eine der ersten Aufgaben ist es, die grundlegenden Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Die Wahl der falschen Tools erfordert oft einen hohen manuellen Aufwand. Deswegen wäre der beste Ansatz eine Software zu verwenden, welche einen Großteil der administrativen Arbeit des Bewerbungsprozesses automatisiert. Eines der besten Tools, um dies zu erreichen, ist aus unserer Sicht Jira Service Management.
Ein kurzer Hinweis für alle Leser: Wenn sie noch nie von Jira Service Management gehört haben, sollten sie einen Blick in diesen Product Guide werfen. Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über das Tool und seine Verwendung: Jira Service Management & Ticketing.
Wie unsere Lösung funktioniert
Jira Service Management (JSM) ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool für Abteilungen wie Finanzen, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Unter anderem können Personalverantwortliche Jira Service Management nutzen, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren, Bewerbergespräche zu verfolgen oder Bewerberpools zu verwalten. Grundsätzlich kann JSM so konfiguriert werden, dass jede neue Bewerbung automatisch ein Ticket erstellt, welches Sie einzelnen Mitarbeitern oder Teams (z.B. HR) zuweisen können. Dabei wird Ihr gesamtes Bewerbermanagement mit einem visualisierten Workflow deutlich vereinfacht. Mit diesem können Sie außerdem schnell auf Anmerkungen zu Bewerbungen reagieren und sich schnell an Veränderungen anpassen. Z.B. können Sie schnell via Kommentarfunktion Bewerber bitten Arbeitsproben, Zeugnisse etc. nachzureichen. In Jira Service Management können sie: (1) Aufgaben und Prozesse durch Workflows verwalten. (2) Schritte und Status einer Aufgabe in dem Workflow darstellen. (3) Art und Weise des Workflows individuell anpassen. (4) Einzelne bestimmte Aufgaben oder den gesamten Ablauf des Workflows ändern.
Ein Standard Jira Workflow könnte wie folgt aussehen:
Hier ist eine kurze Übersicht darüber, was mit Jira Service Management möglich ist und welche Vorteile der Einsatz von Jira für das Recruiting bietet. Weiterhin erklären wir, wie wir unsere HR-Prozesse mit dem leistungsstarken Atlassian-Tool planen und verwalten.
1. Tracken der Bewerber
Eine wichtige Anwendung für Jira im Recrutiting ist das Bewerber-Tracking. Aufgaben für die Bewerber, wie z.B. der Upload aller wichtigen Dokumente werden damit automatisch erstellt.
Je nachdem, wie Sie Ihren Bewerbungsprozess gestalten, können Sie den Ticketstatus Ihrer Kandidaten zu „erledigt“ setzen, wenn der Prozess abgeschlossen ist. Wenn sie noch andere Aufgaben erledigen müssen, wie z.B. Hintergrundprüfungen oder Verwaltungsarbeit, können sie die Aufgabe auf ‚in Bearbeitung‘ setzen. Zusätzlich lassen sich spezielle Unteraufgaben unter ‚in Bearbeitung‘ einrichten, wie z. B. ‚anzurufen‘ oder ‚einzuladen‘, wenn Sie Bewerber nach dem ersten screening näher kennenlernen möchten. Solche Aufgaben können jedes Mal wiederholt werden, wenn ein neuer Kandidat den Bewerbungsprozess betritt.
2. Relevante Dateien verwalten
Wenn sie für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen rekrutieren, erhalten sie oft Hunderte von Bewerbungen mit unterschiedlichen Anhängen. Mit Jira ist die Verwaltung dieser Dokumente sehr komfortabel. Sie müssen nur ein bestimmtes Ticket auswählen und auf das Symbol für Anhänge klicken. Alle relevanten Dokumente werden mit einem automatisierten Workflow dort selbsttätig hinzugefügt.
Zusätzlich können ihre Teammitglieder, die für die Rekrutierung verantwortlich sind, den Fortschritt einer Bewerbung im Kommentarbereich innerhalb eines einzelnen Tickets einfach kommunizieren. Zusätzlich können andere Teammitglieder in den internen Kommentaren erwähnt werden, wodurch eine reibungslose und optimierte Teamkommunikation möglich ist.
3. Erstellen eines individualisierten Jira Workflows
Mit Jira Service Management können sie Workflows, Aufgaben und Unteraufgaben verwalten und parallel erledigen. Jira ist ein vielseitiges Werkzeug, welche sich an die Anforderungen ihres Bewerbungsprozesses und ihres Teams anpassen lässt. So kann z.B. der Status-Workflow maßgeschneidert an ihren Prozess angepasst werden, auch wenn mehrere Zwischenschritte (bspw. mehrere Interviews pro Bewerber) enthalten sind.
Darüber hinaus können Sie ein modifizierbares Kanban-Board erstellen, um einen Überblick über Ihren Recruiting-Stream und Ihren Fortschritt zu erhalten.
4. Performance messen
Da es sich bei Jira um ein Projektmanagement-Tool handelt, lässt sich die Leistung Ihrer Arbeitsabläufe und Ihrer Teammitglieder genau messen. Zum Beispiel die durchschnittliche Dauer von Bewerbung zur Einstellung Ihrer Kandidaten. Dank der detaillierten Berichte ist es einfach, potenzielle Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu Problemen werden.
Die Formalisierung und Automatisierung von Hiring-Workflows führt zudem zu einem produktiveren und zufriedeneren Arbeitsalltag für Personaler. Mit Jira stellen Sie sicher, dass Ihre verantwortlichen Teammitglieder mehr Zeit für die Überprüfung von Kandidaten aufwenden können, was auch zu einer besseren und durchdachteren Auswahl von Kandidaten führt.
5. Onboarding
Schließlich können Sie Jira auch für den Onboarding-Prozess Ihrer neuen Mitarbeiter nutzen. Wir empfehlen ihnen, ihren Onboarding-Prozess im Jira-Projekt mit teambildenden Veranstaltungen anzupassen und zu erweitern. Sie können ganz einfach alle wichtigen Informationen, wie z. B. zur Verfügung gestellte Ausrüstung oder Schulungsergebnisse, die für das Onboarding benötigt werden, aufzeichnen.
Wie wir unseren Jira Workflow umgesetzt haben
Im letzten Jahr sind unsere Teams rasant gewachsen. Die große Anzahl von neuen Bewerbungen und Onboardings hat für unsere HR-Spezialisten eine Herausforderungen dargestellt. Folglich mussten wir jede Woche neue Bewerbungen durchgehen, manuell überprüfen und eine Reihe von identischen Themen und Aufgaben erstellen. Letztendlich haben wir uns entschlossen, einen neuen Jira Workflow einzurichten. In dem Workflow sind verschiedene Schritte automatisiert, einschließlich der Erstellung verschiedener spezifischer Unteraufgaben, Beschreibungen und Textvorlagen.
Erste Schritte und Grundlagen
Die ersten Schritte zur Einrichtung unseres Workflows waren: (1) Ein Brainstorming über die verschiedenen, offenen Stellen in unserem Unternehmen. (2) Das Planen jedes einzelnen Schritts in unserem neuen Jira Workflow. Für den Workflow haben unsere IT- und Business-Development-Profis ihr Wissen zusammengetragen. Das Ergebnis war: ein Workflow mit Einzelprozessen in 5 übergeordneten Schritten sowie automatisierten Zwischenschritten und erforderlichen Aktionsfeldern. Hier sehen Sie einen kurzen Auszug aus unserem Workflow aus den Schritten 1. Bewerbungseingang und 2. Bewerbungs-Überprüfung.
Trotz der sorgfältig durchdachten Schritte hatte unser Workflow anfangs einige Mängel. Nach dem ersten praktischen Einsatz konnten wir diese Mängel jedoch schnell erkennen und der Workflow wurde angepasst. Hier kommt ein weiterer Vorteil von Jira zum Tragen: Das Ändern von Workflows und Automatisierungen ist schnell und unkompliziert möglich. Änderungen sind jederzeit möglich ohne das gesamte Projekt anpassen zu müssen.
Erstellung Jira Workflow und Kanban-Board
Wenn sie ihren eigenen Workflow definiert haben, ist es an der Zeit, diesen in Jira einzubinden. Dazu muss zuerst ein neues Projekt angelegt werden.
- Klicken Sie auf Projekte > Alle Projekte anzeigen
- Klicken Sie oben rechts auf Projekt anlegen
- Wählen Sie das Basisprojekt* > Geben Sie den Namen und den Key des Projekts ein
*Wir empfehlen, das Basisprojekt zu verwenden. Dies bietet die besten Möglichkeiten, Anfragen (oder anders ausgedrückt: Bewerbungen) zu tracken, zu priorisieren und zu lösen.
- Klicken Sie auf Boards > Alle Boards anzeigen
- Klicken Sie auf Board erstellen in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie Kanban-Board > Board aus einem bestehenden Projekt auswählen
- Geben sie den Namen ein und wählen sie das Projekt, das Sie gerade für die Tafel erstellt haben
Nachdem das Board und das Projekt erstellt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Projekteinstellungen. Hier können Sie Automatisierung, Workflows, SLAs sowie Benutzer und Rollen einzustellen. Wir zeigen beispielhaft, wie wir unseren Workflow und unser Kanban-Board gestaltet haben. Weitere Informationen stellen wir auf Anfrage gerne zur Verfügung. Zudem gibt es eine genaue Dokumentation zur Anpassung von Workflows in Jira von Atlassian: Jira Workflow Übersicht
Für das Kanban-Board in unserem Jira-Projekt verwenden wir 7 Spalten mit insgesamt 22 Status. Für einen schnellen Workflow ist es wichtig: (1) Ein vereinfachtes Workflow-Schema zu wählen. (2) Eine Querverlinkung zwischen den einzelnen Status zu erstellen. Somit kann der Status jedes Tickets in diesem Workflow in einen beliebigen anderen Status überführt werden. Dies schafft eine hohe Flexibilität, eine einfache Bedienung und einen vereinfachten Workflow für das Jira-Projekt. Mit dem vereinfachten Workflow kann der Inhalt des Kanban-Boards (einschließlich Spalten und Status) jederzeit geändert werden.
E-Mail Weiterleitung
Daraufhin muss festgelegt werden, dass alle als E-Mail eingehenden Bewerbungen automatisch an das Projekt gekoppelt werden werden. Anders gesagt sollten alle Bewerbungen per E-Mail automatisch ein Ticket in Ihrem konfigurierten Projekt erstellen. Um dies zu erreichen, sollten Sie Jira mit Ihrem E-Mail-System integrieren. Diese Einstellung lässt sich unter Projekteinstellungen > E-Mail-Anfrage ändern. Stellen sie sicher, dass Sie die…
- Berechtigung haben um Projekte zu verwalten.
- öffentliche Anmeldung oder das Hinzufügen von Kunden zu Ihrem Service-Desk-Projekt aktiviert haben.
- geeigneten Anfragetypen als erforderliche sichtbare Felder eingerichtet haben.
Klicken sie hier, um mehr über den Empfang von Anfragen per E-Mail zu erfahren. Sehen Sie sich folgende Anleitung für die E-Mail Fehlerbehebung an, wenn Sie beim Einrichten des E-Mail-Kanals auf Probleme stoßen.
Nach der Einrichtung werden die eingehenden Bewerbungen nun übertragen und automatisch in Jira-Tickets umgewandelt. Damit kann sich Ihr Team sofort auf die Bewerber konzentrieren, ohne sich dabei manuell um mehrere Posteingänge kümmern zu müssen.
Automatisierung mit Jira
Automatisierung ist eine der größten Stärken von Jira Service Management. Das einfachste Beispiel ist die Automatisierung nach Erhalt der Bewerbung. Wenn sich jemand bei Ihnen bewirbt, wird ein Ticket erstellt und das Ticket wird in die Spalte „Neu“ mit dem Status „Offen“ verschoben. Das Ziel dieses automatisierten Prozesses ist es, den Bewerbern für ihre Bewerbung bei uns zu danken und sie wissen zu lassen, dass wir ihre Unterlagen erhalten haben und diese rechtzeitig prüfen werden.
Sie können „Wenn“-Auslöser, „Falls“-Bedingungen und „Dann“-Aktionen hinzufügen. Diese Parameter bestimmen den Ablauf und erzeugen die Automatisierung. Die Automatisierung für den Empfang der Anwendung ist wie folgt einzustellen:
WENN: Thema erstellt ODER Status geändert > WENN: Thema entspricht Status = Offen > DANN: E-Mail senden = Vorlage „Antwort Antragsteller(Bewerber)“ UND Wechsel Issue = Antrag/Bewerbung bestätigt UND Kommentar hinzufügen = ‚XALT Bot: Antrag/Bewerbung erhalten und bestätigt‘ UND Änderung Issue = Zuweiser auf Benutzer XY geändert UND Benutzer alarmieren = Benutzer XY
Sie können auch zusätzliche Automatisierungen wie SLA (Service Level Agreement) hinzufügen. Diese Regel alarmiert Sie oder die zugewiesene Person bei gefährdeten SLAs, um bei zeitkritischen Problemen den Überblick behalten zu können. Zum Beispiel können zugewiesene Nutzer nach einer bestimmten Zeit alarmiert werden, wenn ein Antrag bzw. Bewerbung innerhalb einer vorgegeben Zeit nicht bearbeitet wurde. Wir setzen das SLA in unserem Workflow auf 16h und die Automatisierung auf:
WENN: SLA-Restzeit = gefährdet (30 min Restzeit) > WENN: Problem trifft zu = alle Probleme > DANN: Benutzer alarmieren = Benutzer XY
Individuelle Anpassung für Ihren Nutzen
Selbstverständlich sind Bewerbungsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Deshalb sollten Sie folgende Aufgaben erledigen, damit unser Workflow zu Ihrem individuellen Prozess passt:
- Passen Sie den Workflow an Ihren Bewerbungsprozess an. Pre-Screening, Allgemein, Auswahlliste
- Erstellen Sie ein Issue für jede Rolle und verwenden Sie Unteraufgaben, um Kandidaten zu tracken
- Passen Sie das Kanban-Board an, um die gewünschte Ansicht Ihres HR-Streams zu erstellen
- Implementieren und verwenden Sie Text-Templates und Ihr CRM-System
Schlussfolgerung
Die Vorteile von Jira Service Management sind umfangreich. Denn Jira ist im Gegensatz zu anderen Tools aus dem Rekrutierungs-Bereich sehr kostengünstig (ab 10USD/Monat) und hat deutlich mehr Funktionen. Weiterhin ist es sehr einfach zu bedienen (auch für Leute, die nicht aus der IT-Branche kommen). Zumal ermöglicht Jira automatisierte Workflows, womit eine enorme Effizienz und Geschwindigkeit erreicht werden kann.
Besonders als kleines und wachsendes Unternehmen ist es wichtig, schnell auf eine Bewerbung reagieren zu können. Wertvolle Bewerber sind sonst beim nächsten, großen Unternehmen für ein Vorstellungsgespräch eingeladen und gehen Ihnen verloren. Ein schneller Workflow ist ein erster Schritt, um dieses Problem zu lösen.
Dieser Blogbeitrag soll dazu eine erste Hilfestellung darstellen. Natürlich freuen wir uns über Feedback und stellen gerne detailliertere Informationen zu unseren Workflows, Vorlagen und Prozessen zur Verfügung. Weitere Informationen sind zudem auf unserer Solution Seite Jira-Bewerber-Tool zu finden.
