Jira Issue Collector auf Webseite einbetten

Jira Issue Collector als Bewerbungsformular auf deiner Webseite nutzen

Jira Service Management (auch bekannt als Jira Service Desk) ist eines der umfangreichsten und am weitesten verbreiteten ITSM-Tools. Egal ob unternehmensinterne Anfragen an IT-Departments oder externe Hilfsanfragen – mit Jira Service Management (JSM) wird nicht nur ihr Team sofort und direkt involviert. Aber auch die anfragenden Personen bekommen sofort Feedback. Diese Anfragen werden in der Regel mit dem Issue Collector erstellt und finden sich meist auf Service Desk Seiten.

Der klassische Anwendungsbereich von JSM sind IT-Bereiche in Unternehmen, bspw. wenn Mitarbeiter einen Softwarebug entdecken, können sie via JSM direkt ein Ticket erstellen, welches dann von ihrem IT- bzw. Entwickler-Team bearbeitet werden kann. Die Arbeit mit Jira-Tickets ist ein wesentlicher Baustein von erfolgreichen, agilen Arbeitsweisen und in vielen modernen Tech-Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken.

Aber nicht nur Tech-Unternehmen k√∂nnen JSM f√ľr ihre Prozesse und Workflows verwenden und m√ľssen sich nicht auf IT-Anfragen beschr√§nken. Jira Service Management bietet nahezu unendliche M√∂glichkeiten Ihr Unternehmen zu beschleunigen. In unserem Blog-Beitrag Schnelle und effiziente Bewerbungsprozesse mit Jira haben wir unsere L√∂sung vorgestellt, wie man JSM f√ľr Bewerbermanagement einsetzen kann. In diesem zweiten Teil zeigen wir, wie man Bewerbungen nicht nur via mit einem Jira-Projekt verkn√ľpftem E-Mail Postfach erhalten kann und in Jira-Tickets umwandelt, sondern mit dem Issue Collector

Was ist ein Issue Collector?

Mit einem Issue Collector l√§sst sich ein Jira-Feedback Formular auf eigenen Websites einbetten. Durch einen Klick auf den entsprechenden Trigger – welcher definiert werden muss – l√§sst sich dieses Formular √∂ffnen und nach dem Ausf√ľllen bequem ein Jira-Ticket (bzw. Issue) erstellen. Die Felder des Formulars k√∂nnen dabei individuell angepasst werden und wesentliche Informationen abfragen, z.B. das Anschreiben als Textfeld, die E-Mail f√ľr Benachrichtigungen und Kommunikation, Dateianh√§nge f√ľr Lebenslauf, Arbeitszeugnisse usw. 

Warum macht ein Issue Collector Sinn?

Wie im ersten Teil der Blog-Serie erkl√§rt, kann ein simples E-Mail Postfach eingerichtet und mit ihrem Jira-Projekt verkn√ľpft werden. Alle E-Mails die in das Postfach gelangen erstellen automatisch ein Jira-Issue, in dem alle Informationen und Anh√§nge aus der E-Mail enthalten sind. Jedoch kann es sein, dass das E-Mail Postfach nicht nur relevante E-Mails bzw. Bewerbungen erh√§lt, sondern auch Anfragen von externen Headhuntern oder Marketingemails. Diese werden im JSM-Projekt dann auch als Issues erstellt und m√ľssen ¬†herausgefiltert werden.¬†

Außerdem kann es sein, dass Sie ihre Bewerber direkt auf der Homepage zur Bewerbung auffordern und kein umständliches Job-Portal oder den Weg via E-Mail nutzen möchten. Mit einem Issue-Collector via Button-click wird das Weblayout nicht gestört und Bewerber nicht auf andere Seiten weitergeleitet.

Schaue am besten direkt auf xalt.de/jobs nach. In unseren Job posts wird schnell sichtbar, wovon wir reden. Scrolle dazu einfach auf dieser Seite so weit herunter, bis der Button „Direkt bewerben“ zu sehen ist und klicke darauf. Keine Sorge, es wird nicht sofort eine Bewerbung an uns abgeschickt. Anschlie√üend wird ein Popup ge√∂ffnet, welchen den Issue Collector von Jira Service Management enth√§lt.

Und wie richtet man den Issue Collector ein?

Schritt 1: Erstellung

  • W√§hle das Jira Projekt aus, f√ľr das Tickets via dem Issue Collector erstellt werden sollen
  • Navigiere zu den Projekteinstellungen und scrolle so weit nach unten, bis das Feld „Issue Collector“ zu sehen ist:
Jira Issue Collector
Jira Men√ľ
  • Dort angekommen, erstelle einen neuen Issue Collector. 

Schritt 2: Einrichtung

  • Im n√§chsten Fenster kann der Name und die Beschreibung des Issue Collectors hinzugef√ľgt und eingestellt werden, wer der standardm√§√üige Reporter sein soll. In diesem Fall kann die Option „Attempt to match submitter email address“ ausgew√§hlt werden, sofern die im Issue Collector angegeben E-Mail mit einem Benutzer in ihrer Jira Instanz √ľbereinstimmt, wird diese Person automatisch als „Reporter“ des Tickets gesetzt. 
  • Falls externe Nutzer (z.B. Bewerber) automatisch als Reporter des erstellten Tickets eingetragen werden sollen m√ľssen groovy scripts und postfunctions erstellt werden, was in einem zuk√ľnftigen Blog Post genauer erkl√§rt wird. Falls diese Funktion schon jetzt ben√∂tigt wird, kontaktiere uns gerne und wir helfen gerne weiter.
Jira Issue Collector
  • Zur√ľck zum Issue Collector: In diesem Fenster kann der¬†Trigger¬†bzw. Ausl√∂ser definiert und eine Vorschau des Formulars betrachtet werden.¬†
  • Klicke dazu zun√§chst auf „Custom trigger“.
Issue Collector Konfiguration in Jira
  • Klicke nun unter „Issue collector form“ auf „Custom“. Hier k√∂nnen nun die Felder des Bewerbungsformulars bestimmt werden.
  • F√ľr unser Beispiel haben wir uns f√ľr ein simples Bewerbungsformular entschieden. Das Feld „Position“ ist der Titel des erstellten Tickets, damit unsere HR-Manager sofort wei√ü, an welche Stelle die Bewerbung gerichtet ist.
Jira Issue collector preview
Preview: Jira Formular
  • Wenn du fertig bist, speichere den Issue Collector und du gelangst zum n√§chsten Fenster.

Wie integriert man den Issue Collector in Websites (HTML oder Javascript)?

Schritt 3: HTML-Snippet

  • Auf dieser Seite erh√§lt man den f√ľr die Einbettung ben√∂tigten HTML-snippet, bzw. Javascript. Kopieren Sie den Code am besten in die Zwischenablage oder in einen Texteditor.
HTML Snippet for Jira Issue Collector
Jira Issue Collector
  • Als n√§chstes gilt es den custom Trigger zu definieren, also wie der Issue collector von Bewerbern ge√∂ffnet werden kann. Wir haben uns f√ľr einen simplen call to action button entschieden, jedoch kann jedes beliebige Element auf einer Website als Trigger eingestellt werden, bspw. auch Bilder oder √Ąhnliches.

Schritt 4: Auf der Webseite einbetten

  • F√ľr unsere Job Posts verwenden wir WordPress Elementor, jedoch kann jede beliebige Website-builder benutzen, solange du den HTML-Code der Seite bearbeiten kannst. Falls du keinen Zugriff hast, frage am besten die Personen die deine Website managen
  • Gebe als erstes dem button eine ID, beispielsweise „apply“ wie im screenshot
Wordpress Integration mit HTML Snippet
WordPress Button
  • F√ľge dann ein custom HTML-Widget auf die Seite hinzu in das de zuvor kopierte HTML-Code aus Jira eingef√ľgt wird.
Jira Issue Collector HTML Snippet in Elementor
HTML Widget Konfiguration in WordPress
  • Suche in dem Code nach „#myCustomTrigger“ und tausche dies mit der Button-ID aus, in diesem Fall „#apply“
  • Sobald der Code eingebettet ist, klicke auf „speichern“ und der Issue Collector ist bereit

Schritt 5: Testen

  • Der Issue Collector ist damit eingebettet und kann per Klick auf den call to action „Direkt bewerben“ ge√∂ffnet werden. Um die Darstellung f√ľr mobile Ger√§te zu unterst√ľtzen muss nur noch eine kleine Anpassung gemacht werden.
  • Wechsel dazu vom Fenster „Inhalt“ des HTML-Widgets zu „Erweitert“ und navigiere zum Feld „Eigenes CSS“.
Wordpress Button Modal
Verkn√ľpfen des Buttons mit dem Pop-up modal in Elementor
  • F√ľge wie im Screenshot den folgenden Code ein, damit das Fenster des issue collectors auch auf mobilen Ger√§ten richtig skaliert

#atlwdg-container {
    width: calc(100vw – 40px);
    max-width: 810px;
}
@media (max-width: 480px) {
    #atlwdg-container {
        width: 100vw;

        }
}

Bonus: Einbettung auf Confluence Seiten

Alternativ kann der Issue Collector auch direkt in Confluence Seiten eingebettet werden.

  • F√ľge dazu als erstes das Makro „HTML“ ein indem du unter „other macros“ nach HTML suchst. 
  • Im HTML-Makro muss dann nur noch der aus dem Issue Collector kopierte Code eingef√ľgt werden.
  • Um dann auch per simplen Knopfdruck das Formular zu √∂ffnen, f√ľge folgende Codezeile direkt unter dem Issue Collector script ein:
HTML Macro Confluence
HTML Macro in Confluence
  • Nachdem die Confluence Seite upgedatet wird, erscheint folgender Button, der nach einem Klick den issue collector √∂ffnet. Somit kann sofort und ohne Umwege ein Jira Ticket direkt in einer Confluence Seite erstellt werden. 

Zusammenfassung & Ausblick

Fertig! Damit haben ist das Bewerbungsformular in Form eines Jira Issue collector auf deiner Website bzw. Confluence eingebettet und Bewerber k√∂nnen sich sofort mit einem Jira Ticket bewerben. Nat√ľrlich ist es m√∂glich einen issue collector f√ľr andere Zwecke als Bewerbungen zu verwenden. Denkbar w√§re auch, einen Button auf bestimmten Confluence Seiten bzw. in Templates einzuf√ľgen, um praktisch in Meeting notes direkt Jira Tickets erstellen zu k√∂nnen. Oder du baust einen Issue Collector auf Confluence Seiten ein die du f√ľr Onboardings neuer Teammitglieder verwendest, damit sie einfach Feedback geben k√∂nnen oder Support-Tickets erstellen. 

Wenn du mehr dar√ľber erfahren m√∂chtest, wie man mit Jira und Confluence HR und Recruiting Prozesse in einem Unternehmen aufsetzen kann, schaue dir gerne unseren Blog Post an.

Falls du noch detaillierte Informationen ben√∂tigst freuen wir uns jederzeit √ľber ein gemeinsames Gespr√§ch, ganz unverbindlich und kostenlos. Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne auch bei weiteren L√∂sungsfindungen. Auf unsere Atlassian Services Seite kannst du mehr √ľber unsere Herangehensweise und Methodik erfahren.

Jira Projekte Synchronisieren

Jira Projekte zwischen mehreren Jira Instanzen synchronisieren

Jira Projekte und Tickets zu synchronisieren bietet eine einfache M√∂glichkeit mit externen Partner an Projekten zusammenzuarbeiten oder mehrere interne Jira Instanzen miteinander zu verkn√ľpfen.

Warum Jira Projekte, Tickets und Issues synchronisieren?

Jira ist ohne Zweifel eines der besten Projektmanagementtools f√ľr agile Softwareentwicklung und dar√ľber hinaus. Es wird weltweit von unz√§hligen Unternehmen und Teams f√ľr die Kollaboration bei r√§umlicher Distanz verwendet. Und erm√∂glicht so ein prozessorientiertes Arbeiten digitalisiert.¬†Der gro√üe Vorteil ist, dass es hervorragende Konfigurationsm√∂glichkeiten bietet und es¬†sich oftmals mit geringem Aufwand individuell an die Bed√ľrfnisse verschiedenster Abteilungen und Teams anpassen l√§sst.

Unternehmens√ľbergreifende Zusammenarbeit von Entwickler-Teams

In vielen Branchen werden externe Teams, Dienstleister oder Freelancer zur Unterst√ľtzung bei der Abwicklung von Projekten ins Boot geholt. Sei es aus Gr√ľnden von zus√§tzlicher Expertise oder aufgrund eines ganz speziellen Skills.¬†Stell dir vor, du und dein Team arbeiten zusammen mit externen Dienstleistern an einem gr√∂√üeren Projekt in Jira. Sei es in der Softwareentwicklung, im Marketing oder der Digitalisierung von Unternehmensprozessen.¬†Die ‚ÄúExternen‚ÄĚ ben√∂tigen allerdings meist Zugang zu deinen internen Systemen und deiner Instanz. Dies kann allerdings aufgrund von Compliance oder Sicherheitsbedenken nicht ohne weiteres Umgesetzt werden. Zus√§tzlich arbeiten verschiedene Teams oftmals in ihren eigenen Systemen, eigenen Workflows und Methoden. Und √ľbertragen dann die Tickets oder Issues in das Hauptsystem.¬†Dadurch k√∂nnen schlie√ülich gravierende Probleme in der Kommunikation und dem Projektfortschritt entstehen.¬†Bei der √úbertagung der Informationen gehen so wichtige Daten verlorenen oder Updates werden vergessen.

Zusammenarbeit von Softwareentwicklung und Support Teams

In der Software Branche ist die Entwicklung neuer Features¬† und die damit verbundene Wartung des Produkts meist eng miteinander verbunden. Service Teams betreuen jedoch meist mehrere Apps innerhalb ihrer Jira Service Management Instanz. Weiterhin arbeiten diese dann meist mit verschiedenen Entwicklungsteams in einer Jira Software Instanz zusammen. Anfragen, die z.b. als Service Request oder Incidents vom Service Team im Jira Service Management angenommen werden, m√ľssen analysiert und f√ľr den bevorstehenden Entwicklungsprozess f√ľr die jeweiligen Entwicklerteams in der Jira Software Instanz aufbereitet werden.¬†

Deshalb ist es notwendig, den Entwicklungsprozess mit dem Customer Support Prozess auch in technischer Hinsicht zu verflechten. So ist die Zusammenarbeit von Entwicklung und Kundenservice zu vereinfachen und den gemeinsamen Workflow effizienter zu gestalten. 

Ein Szenario:

  • User melden √ľber ein Service Desk (z.B. Jira Service Management) neue Bugs oder stellen Anfragen f√ľr neue Features. Diese werden als Service Request oder Incident Management verarbeitet und in die Planung f√ľr das n√§chste Update mit aufgenommen bzw. priorisiert.
  • Anschlie√üend werden diese Tickets als Insights-Objekt mit dem Change Management synchronisiert. Und vom Entwickler Team in einem Jira Software Projekt verarbeitet.

Die entscheidende Frage lautet, wie k√∂nnen Tickets aus Jira Service Management exportiert und in das Software-Projekt importiert werden. Ohne dass wertvolle Informationen verlorenen gehen und die Kommunikation beider Teams professionell und effizient abl√§uft?¬†√úblicherweise werden diese Tickets zusammengefasst und via E-Mail an die Entwickler weiter gegeben.¬†Doch statt Bug und Feature Reportings manuell als Mail anzufertigen und an die Entwicklung weiterzugeben, kann mittels einer Jira Integration dieser Prozess automatisiert werden.¬†Dadurch k√∂nnen Supportmitarbeiter Issues erstellen und synchronisieren, sodass das Entwicklungsteam sofort Zugriff auf die entsprechenden Tickets erh√§lt. Und zwar ohne, dass sie erst ihre E-Mails durchforsten m√ľssen.¬†Das bedeutet auch, dass der Supportmitarbeiter Einsicht in den Status der jeweiligen Tickets hat, und kann somit eine Status-√Ąnderung (z.B. Fixed) direkt an den User kommunizieren.

Outsourcing der Qualit√§tssicherung f√ľr Entwickler, die durch mehrere Jira-Instanzen getrennt sind

In gro√üen Software oder Gaming Unternehmen ist es meist ein Best Practice, die Qualit√§tssicherung (QS) von Software-Projekten outzusourcen. Diese Unternehmen arbeiten sehr oft mit einer Vielzahl von verschiedenen Prozessen, Priorit√§ten und Vorgaben. Dadurch m√ľssen diese Mitarbeiter st√§ndig neue Methoden adaptieren und flexibel in Ihrer Arbeitsweise agieren.¬†√úblicherweise haben die QS Mitarbeiter h√§ufig keinen Zugriff auf die Jira Instanz der Entwickler. Und k√∂nnen so lediglich auf deren eigene Service Management Instanz zugreifen. Um Aufgaben f√ľr die Entwickler zu generieren, m√ľssen QS Mitarbeiter Zugriff auf die Instanz der Entwickler erhalten, um Tickets manuell in deren Jira anlegen zu k√∂nnen und zu pflegen. Dies kostet nicht nur viel Zeit und Geld hinsichtlich Lizenzkosten und doppelter Datenpflege, sondern kann auch zu Problemen bei der Aktualisierung des Contents in beiden Instanzen f√ľhren.¬†

Durch ein Sync Tool k√∂nnen die QS Mitarbeiter jedoch in Ihrer eigenen Instanz arbeiten und nur jene Tickets oder Projekte synchronisieren die f√ľr Ihre Kollegen wichtig sind.

Ein Szenario: 

  • QS Mitarbeiter findet Bug
  • Der Mitarbeiter erstellt ein Jira Ticket
  • QS Team Lead analysiert und priorisiert die Tickets und synchronisiert diese mit dem Projekt der Entwickler
  • Das Ticket wird in der Instanz der Entwickler automatisch erstellt
  • Die Entwickler bearbeiten das Ticket und √§ndern den Status auf ‚ÄúResolved‚ÄĚ
  • Der Status √§ndert sich in der Instanz der QS Mitarbeiter

In diesen F√§llen k√∂nnen einzelne Jira Projekte, Tickets und beliebige Felder mit einer externen Instanz¬† synchronisiert werden. Dadurch f√∂rdert man letztendlich die Kollaboration verschiedener Anspruchsgruppen. Dadurch steigt letztendlich nicht nur die Effizienz der Bearbeitungszeit von Aufgaben, sondern es verbessert sich auch die unternehmens√ľbergreifende Kommunikation zwischen den einzelnen Stakeholdern.¬†Aus diesem Grund bietet ein Synchronisierungs-Tool die Option unternehmens√ľbergreifend an Jira Projekten oder Jira Tickets gemeinsam zu arbeiten. So kann wertvolle Zeit gespart werden und in Krisenzeiten (Corona) effizientes Projektmanagement betrieben werden.¬†

Je nachdem welche Anforderungen an die Synchronisierung von Projekten, Tickets¬† und Feldern etc. bestehen, kommen mehrere L√∂sungen und Apps in Frage. In diesem Fall gehen wir n√§her auf die L√∂sung¬†Jira Sync¬†ein. Diese kommt ganz ohne Installation eines¬†Plugins¬†aus und bietet weitaus mehr¬†Sicherheit¬†gegen√ľber alternative L√∂sungen.¬†Die Integration wird so konfiguriert, dass es hinter der eigenen Firewall installiert werden kann und unabh√§ngig der User-Anzahl der Instanzen agiert.¬†Das bedeutet, dass mit Jira Sync weitaus geringere Kosten auftreten und als Microservice verwendet werden kann. Zus√§tzlich ist diese L√∂sung bereits f√ľr alle Versionen von Jira und Jira Service Management erh√§ltlich und f√ľr Cloud und Data Center verf√ľgbar.

Wie man Workflows, Tickets und Jira Projekte synchronisiert

1. Workflow Mapping

Nicht immer k√∂nnen direkt ganze Unternehmensprozesse als Workflows in eine zweite Instanz √ľbertragen werden. Oftmals ist es bereits ausreichend, nur einzelne Prozessschritte (Status) zu √ľbertragen, welche in der zweiten oder externen Instanz tats√§chlich vorhanden sind und demnach bearbeitet werden k√∂nnen.¬†Hierzu bedarf es die Anpassung eines individuellen Workflow Mappings.¬†

Abstimmung des Workflows beider Teams

Damit ein effiziente Synchronisierung gelingen kann, sollte vorher unbedingt besprochen werden wie einzelne Workflow Prozessschritte (Status) in den jeweiligen Instanzen aussehen. Via Workflow Mapping wird jeder einzelne¬†Prozessschritt aus einer Instanz mit dem entsprechenden Prozessschritt aus der anderen Instanz aufeinander abgestimmt. Sobald sich nun der Status im Referenzticket √§ndert, wird diese √Ąnderung automatisiert eine Statusanpassung im Zielticket bewirken.¬†

Jira Simple Workflow
Einfacher Jira Workflow
Jira Support & Service Workflow
Support & Service Workflow

3. Synchronisierung von Jira Ticket Informationen

Nachdem du dich mit deinen Teams bereits √ľber Workflows abgestimmt hast, geht es jetzt darum zu √ľberlegen, welche Felder im Ticket¬†synchronisiert werden sollen.¬†Ben√∂tigst du lediglich einfache Informationen wie Ticket-Name, Priorit√§t und Beschreibung? Oder sollen zus√§tzlich auch Anh√§nge, Epics, Kommentare und Benutzerdefinierte Felder in die zweite Instanz oder Projekt √ľbertragen werden?¬†Mit Jira Sync ist es zudem m√∂glich, die geteilten Informationen jederzeit anzupassen und ganz auf deine Bed√ľrfnisse zuzuschneiden.¬†

Jira Ticket Synchronisierung
Jira Ticket Synchroniserung

4. User Mapping

Neben den √ľblichen Informationen der Jira Tickets, stellt sich die Frage, ob auch einzelne Bearbeiter oder Autoren in eine zweite Instanz ‚Äúgemapped‚ÄĚ werden sollen. So k√∂nnen beispielsweise der User aus der ersten Instanz den Namen ‚ÄúJohn Doe‚ÄĚ haben, in der zweiten / externen Instanz wird dieser dann auf den Namen ‚ÄúJohn Doe (External) gemapped. 

Jira Sync User Mapping

Alternativ ist es auch m√∂glich mehrere User aus dem Projekt A auf einen User aus Projekt B zu √ľbertragen. Dadurch wird erm√∂glicht, externe Dienstleister oder Teams einfacher zu verwalten und es er√ľbrigt sich unz√§hlige weitere User zu deiner Jira Instanz hinzuzuf√ľgen.¬†

Jira Projekte in Echtzeit synchronisieren

Selbstverst√§ndlich kann es im Tagesgesch√§ft, bei Software-Realease, gro√üen Updates oder in kritischen Projektphasen auch mal stressig zugehen. Probleme, Bugs und Anpassungen m√ľssen in solchen Zeiten dann m√∂glichst schnell implementiert werden. Das bedeutet wiederum auch, dass Aktualisierungen von Tickets m√∂glichst schnell in die zweite Instanz bzw. Projekt √ľbertragen werden m√ľssen. Mit Jira Sync geh√∂rt dies der Vergangenheit an und alle Tickets werden in Echtzeit synchronisiert. Dadurch haben alle beteiligten Teams stets die neuesten Informationen zur Verf√ľgung und k√∂nnen ohne Unterbrechungen ihre Arbeit fortsetzen.

Jira Sync

Jira Sync - Erlebe nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen und externen IT-Teams beim Einsatz von Jira

Synchronisiere Jira Tickets, Anh√§nge, Workflows, Kommentare und mehr zwischen mehreren Jira Instanzen. Ohne deinen externen Partnern umfangreichen Zugang zu deiner Jira Instanz geben zu m√ľssen.

Zusammenfassung

Je nachdem welche Anforderungen oder welcher Use Case bei Ihnen in Frage kommt, k√∂nnen unterschiedliche Informationen der Jira Issues in eine zweite Instanz √ľbertragen werden. Deshalb ist es notwendig, zu definieren, welche Informationen ben√∂tigt werden. Zus√§tzlich gilt es zu analysieren, wie der Workflow der beteiligten Teams aussieht und sich anschlie√üend auf einen Status Quo einigen. Je genauer die Anforderungen vorher definiert werden, desto effizienter kann ein Jira Sync Tool konfiguriert werden.

Atlassian Hosting

Atlassian Hosting: Technische Herangehensweise

Es gibt etliche Möglichkeiten von Atlassian Hosting. Server, Data Center oder auch direkt in der Atlassian Cloud. Eine dieser Möglichkeiten ist es Atlassian Software direkt auf deinen eigenen Server oder bei AWS / Azure (Cloud Provider) zu hosten.

In diesem kurzen Artikel findest du alle Informationen und Requirements zum hosten von Atlassian Software.

Atlassian Hosting

Atlassian Hosting: Voraussetzungen

Offizielle Domain mit einem DNS-Server, auf dem Eintr√§ge hinzugef√ľgt werden k√∂nnen und die aufgel√∂st werden k√∂nnen.

DNS-Einträge, die auf die externe IP des Servers zeigen, auf dem die Atlassian-Anwendung laufen soll.

Wenn Route 53 verwendet wird, k√∂nnen wir mit dem certbot und letsencrypt Wildcard-Zertifikate f√ľr die gesamte Domain generieren.

Anwendungsserver

Server-Bereitstellung

Als Applikationsserver verwenden wir in der Regel Ubuntu und lassen Ansible laufen, um ihn zu konfigurieren. Ansible nimmt dann einige Grundkonfigurationen vor und installiert benötigte Software, wie Docker auf dem Host. Es werden auch einige Docker-Anwendungen auf einem Host ausgerollt, wie der Reverse-Proxy.

Reverse-Proxy

Als Reverse-Proxy verwenden wir das Docker-Image xalt/nginx. Dieses kann sich an den Docker-Socket anh√§ngen und ist dadurch in der Lage zu lesen, welche Docker-Container auf dem Host laufen. Wenn eine Anwendung bestimmte Parameter gesetzt hat, wird die Nginx-Konfiguration automatisch ge√§ndert und neu geladen, Upstream- und Server-Konfigurationen werden f√ľr die angegebenen virtuellen Hostnamen und Ports erstellt. Wenn der Hostname mit einem verf√ľgbaren SSL-Zertifikat √ľbereinstimmt, wird auch ein SSL-Listener f√ľr diese Anwendung konfiguriert. Der Reverse-Proxy kann Inhalte √ľber 80 (http) und 443 (https) bereitstellen, diese Ports werden auf die Host-Ports 80 und 443 montiert.

Managed Atlassian Hosting

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Lizenzmanagement

Es wird ein Side-Cart-Container bereitgestellt, der Let’s Encrypt-Helfer. Dieser Container hat ebenfalls Lesezugriff auf den Docker-Socket, und wenn ein Container Let’s Encrypt-Parameter bereitstellt, initiiert er eine Let’s Encrypt-Zertifikatsherausforderung und speichert die Zertifikate, damit der Reverse-Proxy-Container sie f√ľr die https-Verbindungen verwenden kann.

Docker-Anwendung

Alle Docker-Anwendungen werden in einer Datei docker-compose.yml beschrieben, die von Ansible bereitgestellt wird. JIRA/ Confluence und die PostgreSQL-Datenbank haben ihr Home-Verzeichnis in separaten Verzeichnissen auf der gleichen Ebene wie die docker-compose.yml eingebunden. Auf diese Weise befinden sich die Anwendungskonfiguration und die Anwendungsdaten im gleichen Bereich und können leicht gepflegt werden.

JIRA/ Confluence

Dieser Docker-Container f√ľhrt einen Tomcat mit der JIRA-Anwendung aus. Der Tomcat-Connector muss √ľber Environment-Variablen des Containers korrekt konfiguriert werden. Gleiches gilt f√ľr die Anwendungs√ľberwachung √ľber NewRelic. Die Heap-Parameter k√∂nnen auf die gleiche Weise konfiguriert werden und nat√ľrlich m√ľssen die Reverse-Proxy-Parameter gesetzt werden, ebenso wie die Letsencrypt-Parameter, falls erforderlich.

F√ľr Testsysteme haben wir noch ein paar weitere Features implementiert, um die Wiederherstellung der persistenten Home-Daten via ssh rsync und die Modifikation der Datenbank mit Liquibase zu erm√∂glichen. So k√∂nnen z.B. die Basis-URL oder die Applikationslinks ge√§ndert werden.

PostgreSQL

Wir verwenden in der Regel einen PostgreSQL-Container und spawnen ihn in einem separaten, anwendungsspezifischen Docker-Netzwerk unter dem DNS-Namen „db“, der nur f√ľr die in dieser docker-compose.yml-Datei angegebenen Container erreichbar ist. Benutzername, Passwort und Datenbank werden als Umgebungsparameter des Containers angegeben. Die Datenbank f√ľr JIRA/ Confluence kann auch MySQL oder OracleSQL sein, wir haben uns aber aus Kompatibilit√§tsgr√ľnden f√ľr PostgreSQL entschieden.

F√ľr Testsysteme haben wir ein paar weitere Features implementiert, um die Wiederherstellung der persistenten Home-Daten per ssh rsync zu erm√∂glichen.

Backup

Dieser Container f√ľhrt im Grunde einen Cron-Job aus, der den JIRA/Confluence- und PostgreSQL-Container herunterf√§hrt und die persistenten Home-Ordner per rsync auf den Backup-Server √ľbertr√§gt. Dieser Container wird ebenfalls durch mehrere Umgebungsparameter konfiguriert, wie z.B. die Cron-Job-Zeit, den Namen des Backup-Servers und ben√∂tigt au√üerdem einige Mount-Punkte, wie z.B. den Docker-Socket, um Docker-Container von innerhalb eines Docker-Containers herunterzufahren und zu starten. Au√üerdem werden weitere Mounts ben√∂tigt, um zu lokalisieren, wo sich die Daten befinden, die gesichert werden sollen.

Web-Anfrage

Wenn auf eine Docker-Anwendung zugegriffen werden soll, gibt der Benutzer in der Regel einen DNS-Namen in den Browser ein. Die IP versucht, durch eine DNS-Anfrage an R53 aufgel√∂st zu werden. Die Antwort ist in der Regel ein A-Record, der auf den Server zeigt, auf dem die Anwendung l√§uft. Der Browser baut eine Verbindung zum Port 80 des Anwendungsservers auf. Dort leitet der Docker-Proxy die Anfragen an den Nginx-Reverse-Proxy weiter, der auf https umleitet, wenn ein g√ľltiges Zertifikat f√ľr den virtuellen Hostnamen der Anwendung existiert. Wenn diese Direktive vom Browser ausgef√ľhrt wurde, wird die Anfrage auf Port 443 am Applikationsserver angenommen. Diese geht an den Reverse-Proxy, der sie dann an den konfigurierten Upstream, die Atlassian-Anwendung, sendet und die Antwort an den anfragenden Browser ausliefert, um dort weitere Ressourcen zu laden und im en die heruntergeladene Webseite zu rendern.

Atlassian Hosting: Backup-Server

Dieser Host wird normalerweise mit gro√üem Speicher bereitgestellt, um die Anwendungsdaten mehrerer Docker-Anwendungen zu speichern. Er wird ebenfalls √ľber Ansible provisioniert.
Hier wird standardm√§√üig nicht Docker installiert, sondern rsync und rsnapshot, die f√ľr unser Backup-Konzept die wichtigsten Bestandteile sind. Rsync wird f√ľr den Datentransport von Host zu Host, aber auch f√ľr rsnapshot eingesetzt.
Die √ľbliche Konfiguration f√ľr den Aufbewahrungsmechanismus erlaubt die Speicherung von 7 t√§glichen, 4 w√∂chentlichen und 12 monatlichen Backups. Dabei wird f√ľr die Sicherung die Verwendung von Hard-Links erzwungen, um Platz zu sparen, wenn eine Datei seit dem letzten Tag nicht mehr angefasst wurde.
Auf diese Weise wird etwa das 2,5-fache der urspr√ľnglichen Anwendungsgr√∂√üen verbraucht (rsync der Daten vom Anwendungsserver zum Backup-Server verbraucht 1 + die rsnapshot-Kopie davon und die entsprechenden Deltas nehmen noch einmal die 1,5-fache Gr√∂√üe ein), um Backups zu haben, die bis zu 12 Monate zur√ľckgespielt werden k√∂nnen.

Mehr zu Managed Atlassian Hosting

Das ganze Konzept erfordert die Erzeugung eines SSH-Schl√ľssels auf dem Applikationsserver und die Speicherung des √∂ffentlichen Schl√ľssels in den autorisierten Schl√ľsseln des Root-Benutzers des Backup-Servers:

  1. Synchronisieren der Daten (rsync) vom Backup-Container (Anwendungsserver) zum Backup-Server.
  2. Rsnapshot wird durch eine Cronjob-Logik ausgel√∂st, um die verschiedenen Aufbewahrungskonfigurationen einmal pro Tag, Woche und Monat auszuf√ľhren.
  3. Eine Docker-Applikation wird mit den korrekt angegebenen Backup-Parametern gestartet und wird diese Daten vom Backup-Server rsyncen, bevor die Applikation startet.

Die Daten, die wiederhergestellt werden sollen, können im Docker-Container von JIRA/Confluence und PostgreSQL konfiguriert werden. Wenn das aktuellste Backup benötigt wird, können die Zielordner des rsync-Backups angegeben werden. Wenn jedoch Daten eines älteren Backups wiederhergestellt werden sollen, benötigen wir hier den richtigen rsnapshot-Pfad.

Managed Atlassian Hosting

Reduzieren Sie die Betriebskomplexität und vereinfachen Sie den Betrieb Ihrer Atlassian-Produkte wie Confluence, Bitbucket und Jira.

Lizenzmanagement
Atlassian Cloud vs Data Center AWS vs Azure

Atlassian Hosting: Atlassian Cloud vs. Data Center auf AWS oder Azure

Die Cloud ist allgegenw√§rtig und tagt√§glich werden neue Apps ver√∂ffentlicht, die direkt und on-demand und nativ im Web genutzt werden k√∂nnen. Doch nicht immer ist das von Unternehmen auch gew√ľnscht. Oft gibt es Sicherheitsbedenken seitens IT-Administratoren oder fehlende Flexibilit√§t von Apps in der Cloud. Auch Atlassian hat sich dazu entschlossen seine beiden beliebten Apps, Jira, Confluence, Bitbucket und Co in die Cloud zu migrieren. Dadurch werden beide Apps nach wie vor auch als Data Center Variante angeboten. So stellt sich die Frage, welche L√∂sung ist die beste f√ľr dein Unternehmen: Atlassian Cloud oder Hosting auf AWS oder Azure?

Atlassian Software Stack auf AWS oder Azure

Cloud L√∂sungen auf AWS erfreuen sich vor allem im Enterprise Bereich gr√∂√üter Beliebtheit. Das liegt nicht nur daran, dass du mit AWS deine Cloud nach Belieben Skalieren kannst und dadurch flexibel aufgestellt bist. Sondern auch aufgrund von Faktoren wie Performance und Verf√ľgbarkeit. Weiterhin hast du auf AWS oder Azure die M√∂glichkeit neben den Atlassian Software Produkten auch deine eigenen Apps zu hosten. 

Vorteile Atlassian Hosting auf AWS oder Azure

Skalierbarkeit und Flexibilität

√Ąhnlich wie die native Atlassian Cloud w√§chst auch Data Center L√∂sungen von Atlassian mit deinem Unternehmen mit. Jedoch gibt es hier einige Vorteile zu beachten:

  • Horizontale Skalierbarkeit durch zuschalten weiterer Hardware oder Upgrades durch AWS / Azure
  • Kein User Limit: Selbst 5.000 oder 10.000 und mehr sind mit Data Center auf AWS oder Azure m√∂glich
  • Keine Ausfallzeiten: Upgrades passieren im Hintergrund und f√ľhrt zu keinen Ausfallzeiten deiner Atlassian Software Instanzen.

Sicherheit mit Hosting auf AWS oder Azure

IT-Sicherheit wird durch zusätzliche Maßnahmen durch deinen Hosting Partner und deiner IT-Abteilung gewährleistet. Dazu gehören:

  • Sichere Authentifizierungsprotokolle und fortgeschrittene Auditierung.
  • Integration von SAML-SSO 2.0: Sichere deine Webzug√§nge zus√§tzlich ab.
  • AWS / Azure Sicherheitsvorkehrungen: Weitere Verschl√ľsselungsebenen wie zum Beispiel f√ľr den gesamten regions√ľbergreifenden VPC Peering Traffic und Customer- oder Service-to-Service TLS-Verbindungen
  • Vollst√§ndiger Admin und Datenbankzugang
  • Standortauswahl der Rechenzentren: Stelle sicher, dass deine Daten in deiner bevorzugten Region abgespeichert werden.

Zuverlässigkeit und Stabilität

  • Der Zugriff auf deine Systeme ist durch den Betrieb von √∂rtlich getrennten Rechenzentrums bei einem Server-Ausfall gew√§hrleistet.
  • Systemzugriff auch bei Server-Ausfall: √Ėrtlich getrennte Rechenzentren bieten eine erweiterte Zuverl√§ssigkeit bei Server-Ausf√§llen
  • Integrierte Desaster Recovery: Stelle deine Systeme unkompliziert wieder her und minimiere Downtimes

Infrastruktur und Betrieb

  • Custom Domain Name (DNS): Verbinde deine eigene Webdomain mit deinen Atlassian Softwarel√∂sungen.
  • Auslagerung des Betriebs: Wende dich an einen externen Partner zum Management und Wartung deiner Hosting Infrastruktur

Integration und Plugins

  • Hohe Verf√ľgbarkeit der Plugins: Die meisten Atlassian Marketplace Partner stellen ihre Plugins bereits zur Verf√ľgung gestellt (ca. 3.000).
  • Atlassian API: Entwicklung von Anwendungen, Anpassungen und Integrationen m√∂glich.

F√ľr wen ist Data Center Hosting geeignet?

Jira oder Confluence Data Center auf AWS oder Azure eignet sich vor allem f√ľr gr√∂√üere Teams die 500 User oder mehr und Flexibilit√§t Ihrer Infrastruktur ben√∂tigen. Aufgrund der Vielzahl der verf√ľgbaren Apps m√ľssen zus√§tzlich mit wenigen Einschnitten bei der Erweiterung der Instanzen gerechnet werden. Zus√§tzlich ist Data Center f√ľr Unternehmen geeignet, die einen zus√§tzlichen Layer an Sicherheit ben√∂tigen und volle Kontrolle √ľber ihre Infrastruktur haben m√∂chten.

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Lizenzmanagement

Nachteile von Atlassian auf AWS oder Azure

Trotz einiger Vorteile hat die Atlassian Data Center auf AWS auch mit einigen Nachteilen zu kämpfen:

  • Hohe Kosten f√ľr den Betrieb und Aufbau der Serverinfrastruktur.
  • V.a. f√ľr kleinere Teams ungeeignet und f√ľhrt schnell zu hohen Kosten durch ein h√∂heres User-Tier.
  • Betriebskosten steigen aufgrund der Bereitstellung mehrerer Infrastrukturkomponenten.
  • Erh√∂hter Verwaltungsaufwand durch aufw√§ndigere Infrastruktur.
  • Noch nicht alle Apps der Marketplace-Anbieter sind schon f√ľr Data Center verf√ľgbar.

Hosting auf Atlassian Cloud – Jira und Confluence 

Weiterhin Jira und Confluence sind direkt bei Atlassian als SaaS (Software as a Service) verf√ľgbar und werden direkt bei Atlassian gehostet. Dadurch kann ein jedes Unternehmen schnell und ohne Umwege in deinem Unternehmen integriert werden. Solltest du bisher eine Server Data Center Lizenz nutzen, bietet Atlassian zus√§tzlich kostenfreies Tools zur Migration deiner Jira oder Confluence Daten in die Atlassian Cloud an.

Jira und Confluence gehostet bei Atlassian ist f√ľr kleine Teams bei bis zu 10 User kostenlos verf√ľgbar und bietet bereits einen ausreichenden Funktionsumfang. 

Vorteile der Atlassian Cloud

Skalierbarkeit: Jira und Confluence wachsen mit deinem Unternehmen mit

Ein gro√üer Vorteil der Atlassian Cloud ist, dass beide Apps mit deinem Unternehmen mitwachsen. Das hei√üt, je nachdem wie viele User du f√ľr die Software ben√∂tigst, desto kostenintensiver wird es. Jedoch kannst du dadurch genau deine Kosten im Auge behalten und jederzeit auf √Ąnderungen in deinem Unternehmen reagieren. Zus√§tzlich gibt es derzeit ein User Limit von 1000.

Sicherheit der Atlassian Cloud

Wie bereits angesprochen ist ein kritischer Faktor die Sicherheit von Cloud Lösungen. Schließlich sollen sensiblen Unternehmensdaten nur von deinen Mitarbeitern eingesehen werden können. Die Atlassian Cloud bietet aus diesem Grund einige Sicherheitsvorkehrungen:

  • Erstelle Berechtigungen f√ľr deine User: Nutze die integrierte Rollenfunktion um Zugriffsberechtigungen zu kontrollieren.
  • SSL, SSO: Die Cloud ist mittels TLS bzw. SSL abgesichert und verschl√ľsselt und kann durch eine Anbindung an einen SAML-Single-Sign-On Provider zus√§tzlich abgesichert werden.
  • Standortauswahl des Servers: Um GDPR und DSGVO Konformit√§t zu erreichen und den exakten Standort deiner Daten zu kennen, ist es m√∂glich den Ort des Servers zu w√§hlen. 
  • Passwortrichtlinien: Lege fest, welche Voraussetzungen die Passw√∂rter deiner User haben m√ľssen.

Zuverlässigkeit und Stabilität

Ihr Team benötigt in der Atlassian Software in der Cloud störungsfreien Zugriff auf Ihre Instanzen.

  • Verf√ľgbarkeit der Cloud: Je nach Ausbaustufe ist eine Verf√ľgbarkeit von bis zu 99,5% zu erreichen.
  • Updates: Alle Updates werden automatisch eingespielt, sobald sie verf√ľgbar sind. So entstehen keine Downtimes
  • Desaster Recovery: Es werden alle 24 Stunden Backups erstellt und 7 Tage aufbewahrt, um auch auf das schlimmste vorbereitet zu sein.
  • Sichere Wiederherstellungsverfahren: Sollte dennoch mal etwas schiefgehen, gibt es kontrollierte M√∂glichkeiten zu Datenrettung

Infrastruktur und Betrieb

  • Geringer Aufwand und Betriebskosten durch die Verwaltung der Cloud durch Atlassian
  • Funktionalit√§t ist immer up to date. Du erh√§ltst immer die neuesten Funktionen und musst keine eigenst√§ndigen Updates ausf√ľhren.

Integrationen und Plugins

Die Atlassian Cloud wird st√§ndig ausgebaut. Und so auch die Verf√ľgbarkeit von Marketplace Apps.

  • Derzeit sind ca. 1000 Apps in der Cloud verf√ľgbar und es werden t√§glich mehr. 
  • Noch nicht alle Apps von bekannten Anbietern sind in der Cloud verf√ľgbar.

Berechne deine Kosten f√ľr die Atlassian Cloud

Finde heraus welche Kosten auf die und den Unternehmen zukommen, wenn du in die Atlassian wechselst.

Atlassian Cloud Cost Calculator

Nachteile der Atlassian Cloud

Trotz unschlagbarer Vorteile sind bei der Nutzung der Atlassian Cloud einige Faktoren zu ber√ľcksichtigen die f√ľr Unternehmen eine Herausforderung darstellen k√∂nnen.

  • Anzahl der User: Ohne Enterprise-L√∂sung ist die Anzahl der User auf 1000 begrenzt. So kann die Cloud vor allem f√ľr gro√üe Unternehmen keine Option darstellen.
  • Eingeschr√§nkter Admin Zugang: Mit der Atlassian Cloud hat Ihre IT-Abteilung keinen direkten Zugang auf die Datenbank.
  • Atlassian Cloud gebunden: Ihnen steht keine Auswahl des Cloud-Anbieters zur Verf√ľgung.
  • Plugins und Integrationen: Derzeit ist nur eine begrenzte Anzahl von Apps im Marketplace verf√ľgbar.

F√ľr wen ist die Atlassian Cloud geeignet?

Die Atlassian Cloud ist in erster Linie f√ľr kleinere Teams oder Startups geeignet, die die n√∂tige Flexibilit√§t f√ľr ihre Jira oder Confluence Instanzen und ein on-demand System direkt zur Verf√ľgung haben m√∂chten. 

In jedem Fall gilt, dass du f√ľr die Migration in die Cloud (Data Center oder Atlassian Cloud) einen starken Partner an deiner Seite hast, der dich bei allen relevanten Fragen zu Anforderungen und Problemstellungen ber√§t.

Du ben√∂tigst einen starken Partner an deiner Seite und dich bei allen Fragen zur Migration in die Cloud unterst√ľtzt? Hier findest du weitere Informationen zur Migration in die Cloud und wie ein Wechsel von Server auf Data Center genau aussieht.

Firmenwiki mit Confluence

Warum ein Firmenwiki f√ľr dein Unternehmen sinnvoll ist

Tagt√§glich stellen wir uns in unserem Job neuen Herausforderungen, m√ľssen neue Skills und Tools lernen und uns notwendige Informationen zu Projekten oder Kunden zusammensuchen, oder unsere Kollegen nach Hilfe fragen. Zus√§tzlich nutzen wir B√ľcher und das Internet, um uns in wichtigen Themen weiterzubilden. Dadurch herrscht schlie√ülich eine wahre Informationsflut, die es uns erschwert den Durchblick zu behalten. An dieser Stelle ist dann ein Unternehmenswiki oder Firmenwiki sinnvoll.

Was ist das Besondere an einem Firmenwiki wie Confluence?

Mit einem Firmenwiki bzw. Unternehmenswiki auf Basis von Confluence kann ein Unternehmen alle wichtigen Informationen zu Meetings, Projekten, Prozessen oder allgemeines Wissen direkt auf einer Plattform abspeichern und f√ľr alle Mitarbeiter zug√§nglich machen. Sicher kennst du Wikipedia, das wohl weltweit bekannteste Wiki √ľberhaupt. Und jetzt kannst du das geballte Wissen deines Unternehmens an einem Ort speichern. 

Confluence als Intranet und Basis zur Kommunikation

Zus√§tzlich l√§sst sich Confluence nicht nur als einfaches Firmenwiki sehen, sondern bietet die M√∂glichkeit dein ganz eigenes Intranet aufzubauen. Wo vorher noch komplizierte und individuelle L√∂sungen notwendig waren, kann heutzutage ein jedes Unternehmen von jeder Gr√∂√üe auf einfachste Weise intern Informationen austauschen. Mit Confluence kann jedes Unternehmen spielend einfach ein System integrieren, mit dem nicht nur Informationen geteilt werden k√∂nnen, sondern Teams direkt auf einer Plattform zusammenarbeiten k√∂nnen. Bereits ‚ÄėOut of the box‚Äô bietet Confluence als Firmenwiki unz√§hlige n√ľtzliche Tools. Sollten diese mal nicht ausreichen, kann es mit Plugins aus dem Atlassian Marketplace spielend einfach erweitert werden.

Confluence

Modernes Intranet mit Confluence

Sie möchten wissen, wie Confluence als Intranet genutzt werden kann?

Xalt Plugin Marketplace

Welche Vorteile bietet ein Firmen- / Unternehmenswiki wie Confluence?

Dokumentation von Unternehmensinformationen an einem zentralen Ort mit Struktur

Speichere alle wichtigen Informationen (z.B. Strategien, Prozesse, Onboarding, Team, Projekte etc.) an einem Ort und stelle sie deinem Team zur Verf√ľgung. Beispielsweise kann jede Abteilung einen individuellen Space erstellen und dort eine f√ľr sich erfolgreiche Struktur zur Dokumentation entwickeln und anlegen. 

Im Marketing kann so f√ľr jeden Kommunikationsbereich wie Produkt-Marketing oder Social-Media-Marketing eine einzelne Unterseite angelegt werden, um in der t√§glichen Arbeit den √úberblick zu behalten. 

Integrierte Suchfunktion

Mit integrierten Suchfunktionen findet jeder Mitarbeiter schnell das, was er sucht. Selbst, wenn dein Firmenwiki so gro√ü wie eine ganze Bibliothek ist, stellt dir Confluence schnell die richtigen Informationen zur Verf√ľgung. Zus√§tzlich kannst du deine Seiten mit wichtigen Keywords und Labels versehen, um die Suche noch genauer abzustimmen und zu vereinfachen.

Kollaboration und Zusammenarbeit im Firmenwiki

Einfache Zusammenarbeit mit einem Firmenwiki

Vereinfache die Zusammenarbeit in deinen Teams. Durch die integrierte Kommentarfunktion kannst du direkt auf einen Abschnitt einer Seite eingehen. Zus√§tzlich bietet Confluence die M√∂glichkeit in Echtzeit miteinander zusammen zu arbeiten oder neue Ideen zu brainstormen. Selbst wenn deine Mitarbeiter sich im Home-Office befinden oder √ľberall auf der Welt verstreut sind.

Weiterhin wird durch ein Firmenwiki die Zusammenarbeit zentralisiert. So können Inhalte gemeinsam auf einer Plattform entwickelt und anschließend geteilt werden. Unzählige Tools wie Word, Excel oder Powerpoint mit komplizierten Berechtigungen gehören damit der Vergangenheit an.

Schluss mit unzähligen Mails, CCs oder BCCs

Wahrscheinlich ist es gerade so, dass du t√§glich unz√§hlige E-Mails und Benachrichtigungen bekommst und dein Postfach schon fast am Platzen ist. Mit Confluence hat sich dieses Problem ein f√ľr alle mal erledigt. Anstatt ganze Konversationen und Dokumente per E-Mail zu versenden, ist es jetzt vollkommen ausreichend relevante Mitarbeiter mit einem simplen @-mention zu taggen. Dein Postfach enth√§lt somit kaum noch interne Mails und du beh√§ltst den √úberblick.

Meetings vermeiden

Es gibt ein Update zu einem Projekt! Meeting! Ein Kunde m√∂chte eine √Ąnderung? Meeting! Projektupdate? Ein Meeting nat√ľrlich!

Wer hat da denn noch Zeit f√ľr seine Aufgaben? Warum nicht einfach direkt ins Wiki schreiben und Updates direkt in den relevanten Bereichen im Firmenwiki bzw. Confluence dokumentieren, anstatt immer direkt ein Meeting auszumachen?

Aktualisierung von Confluence Seiten

Erg√§nze fehlende Informationen, ohne dass neue Dokumente erst angefertigt und hochgeladen werden m√ľssen. Aktualisiere deine Wiki-Seiten und stelle sie direkt zur Verf√ľgung. So ist jeder Mitarbeiter stets auf dem Laufenden und kann auf neue Entscheidungen reagieren oder Informationen f√ľr sich nutzen.

Alte Versionen wiederherstellen

Es wurde etwas Wichtiges gel√∂scht oder falsches hinzugef√ľgt? Mit der eingebauten Funktion der Versionierung kannst du die letzte Version ganz einfach wiederherstellen. So k√∂nnen gel√∂schte Inhalte mit wenigen Klicks und Aufwand korrigiert werden. 

Teilen von Dokumenten und zentrale Ordnerstrukturen

Oftmals kann es vorkommen, dass zus√§tzliche Dokumente f√ľr Prozesse oder zur Dokumentation notwendig sind. In einem solchen Fall k√∂nnen wichtige Dokumente direkt mit einfachem Drag-and-Drop hochgeladen, geteilt und einzelnen Wiki-Seiten hinzugef√ľgt werden. 

Dabei spielt es keine Rolle welchen Dateityp oder Format (z.B. PDF, Powerpoint, Bilder oder Videos) dein Dokument hat. √úberlege mal, wie viel Zeit du verschwendest, nur um die richtigen Dokumente zu suchen; und dann doch nicht zu finden.

Berechtigungsmanagement mit Confluence im Firmenwiki

Sch√ľtze sensible Daten durch integriertes Berechtigungsmanagement

Confluence bietet dir die M√∂glichkeit sensible Bereiche und Daten √ľber ein Berechtigungsmanagement zu sch√ľtzen. Du kannst beispielsweise einstellen, dass bestimmte Seiten nur von bestimmten Personen ge√∂ffnet oder bearbeitet werden k√∂nnen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Informationen unternehmenskritisch sind und zum Beispiel nur von Management-Postionen oder der Abteilungsleitung gesichtet werden sollen. 

Integration von Tools und externer Software

Confluence als Firmenwiki hat den Vorteil, dass du mithilfe von Integrationen und Plugins den Funktionsumfang entscheidend erweitern kannst. Solltest du beispielsweise Slack oder Microsoft Teams zur Kommunikation in deinem Unternehmen nutzen, kannst du diese Tools direkt mit Confluence verbinden. 

Die Slack Integration mit Confluence bietet dir den Vorteil, dass du direkt in der App Benachrichtigungen √ľber √Ąnderungen oder Anpassungen von Seiten erh√§ltst denen du ‚Äúfolgst‚ÄĚ. Mit der Microsoft Teams Integration kannst du zudem aus der App heraus direkt neue Confluence Seiten erstellen.

Neben Integrationen zur Vereinfachung der Kommunikation, gibt es noch Erweiterungen zu Diensten wie Google Drive und Projektmanagement Tools wie Jira oder Asana.

Firmenwiki optimal nutzen

Du denkst dir sicher, die Funktionen sind ganz nett und bieten tolle Mehrwerte. Und das Team muss das doch auch erstmal nutzen und das Firmenwiki auch gef√ľllt werden. Und da geben wir dir nat√ľrlich vollkommen recht.

Deshalb ist es unerl√§sslich zun√§chst die notwendigen Strukturen zu schaffen und deine Mitarbeiter von der neuen Arbeitsweise zu √ľberzeugen. Transparenz, Ehrlichkeit und Vertrauen stellen hier einige der wichtigsten Faktoren dar, damit ein Umzug in ein Firmenwiki auch gelingt. Zus√§tzlich sollten nat√ľrlich auch alle Entscheidungstr√§ger, wie Management und F√ľhrungskr√§fte, ein solches Tool auch ganz offen nutzen und dies auch kommunizieren. So f√§llt es dann allen weiteren Mitarbeitern leichter sich damit konsequent auseinanderzusetzen und ein starkes Tool wie Confluence mit Freude zu nutzen.¬†

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Modernes Intranet mit Confluence

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Projektmanagements Tools

Projektmanagement Tools im Vergleich: Jira vs. Asana vs. Monday

Es gibt gef√ľhlt unz√§hlige Projektmanagement Tools auf dem Markt. Da kann es schon eine echte Herausforderung darstellen, die richtige Auswahl zu treffen. Schlie√ülich wollen wir doch alle, unsere Projekte und Aufgaben m√∂glichst einfach und klar dokumentiert verwalten und abwickeln k√∂nnen. Wo viele Unternehmen nach wie vor mit Excel Sheets und anderen manuellen Tools arbeiten, bieten heutige Tool den einen unschlagbaren Vorteil: Automation deiner Aufgabenverwaltung, einfachste Kollaboration mit deinem Team und Transparenz gegen√ľber allen beteiligten Stakeholdern.

W√§hrend fr√ľher meist Server-Seitige oder On-Premises L√∂sungen im Vordergrund standen, laufen die heutigen Tools meist in der Cloud und werden als SaaS Produkte angeboten. Kostspielige Server-R√§ume und Hardware geh√∂ren somit der Vergangenheit an. Viele dieser Tools bieten bereits f√ľr kleine Teams den Vorteil, dass sie in ihrer Grundfunktion oftmals kostenlos angeboten werden. Teams k√∂nnen sich ganz einfach registrieren und schon kann es losgehen. Problematisch wird es lediglich bei Sicherheitsfragen zu Cloud-L√∂sungen. 

Folgende Fragen treten dabei immer häufiger auf:

  • Kann ich meine Daten ohne weiteres in der Cloud speichern?
  • Hat nur meine Organisation Zugriff auf meine Unternehmens-Daten?
  • Sind die Tools datenschutzkonform (DSGVO, GDPR)?
  • Wo werden meine Daten gespeichert?
  • Wie teuer sind Cloud Projektmanagement Tools f√ľr gr√∂√üere Teams?
  • Kann ich meine Workflows in diesen Tools umsetzen?

In 2021 sind diese Fragestellungen oftmals ganz einfach und zufriedenstellend zu beantworten. So steht eine Migration deine Projektmanagements meist nichts mehr im Weg.

Moderne Projektmanagement Tools m√ľssen nicht teuer sein

Im Projektmanagement arbeitest du t√§glich an neuen Aufgaben. Als Projektmanager musst du dauerhaft deine Ressourcen im Blick behalten, Projektfortschritte dokumentieren, Verantwortlichkeiten managen, dein Team organisieren und Priorit√§ten festlegen. Der Funktionsumfang sollte somit die wichtigsten Aspekte, wie Planung, Aufgabenverwaltung, Kollaboration deiner Teams, Zeiterfassung, Budget- und Ressourcenmanagement und Reporting bereits enthalten. 

Die Frage, die du dir letztendlich stellst, ist ‚Äúwelches Tool eignet sich daf√ľr am besten‚ÄĚ. 

Zus√§tzlich spielt nat√ľrlich auch der Preis des Projektmanagementtools eine tragende Rolle.

Jira SoftwareAsana oder Monday.com sind in Ihrer Grundfunktion und f√ľr kleine Teams von ca. 10 Personen kosteng√ľnstig oder sogar kostenlos und k√∂nnen einfach in dein bestehendes System integriert werden. Umfangreiche Enterprise L√∂sungen dagegen k√∂nnen schnell dein gesetztes Budget sprengen. 

Nachfolgend haben wir drei der gängigsten Projektmanagement Tools genauer unter die Lupe genommen.

Jira Software von Atlassian

Jira eignet sich hervorragend als Projektmanagement Tool. Es ist derzeit als Cloud Version mit externem Hosting (z.B. AWS oder Azure) oder nativ auf Atlassian nutzbar. Dabei haben beide Versionen einen √§hnlichen Funktionsumfang, wobei derzeit (Stand M√§rz 2021) eine Vielzahl von Erweiterungen (Plugins) nur f√ľr die Data Center Version zur Verf√ľgung stehen.

Die Roadmap f√ľr Jira f√ľr die kommenden Jahre sieht jedoch bereits heute vor, dass alle Atlassian Partner Ihre Plugins bereit f√ľr die Cloud machen. Derzeit gibt es bereits tausende Integrationen und Plugins die den Funktionsumfang von Jira erweitern.

Jira Software f√ľr Cloud (Nativ) bietet dir alle g√§ngigen Funktionen, die du aus deinem bisherigen Projektmanagement bereits kennst. 

Funktionen von Jira:

  • Kanban-Boards: Arbeite vollkommen visuell und behalten den vollst√§ndigen √úberblick √ľber den Projektfortschritt, Aufgaben und wickle dein Projekt schnell und effizient ab.
  • Scrum-Boards: Du nutzt agile Arbeitsmethoden wie Scrum? Konzentriere dich auf deine Softwareentwicklung mithilfe von anpassbaren Scrum-Boards
  • Roadmaps: Behalte den √úberblick √ľber dein Projekt und teile deine Insights mit Stakeholdern und koordiniere die Projektplanung mit den Aufgaben deiner Teams.
  • Agile Berichtserstattung: Erstelle mit wenigen Klicks personalisierte Berichte mit Echtzeitinformationen.
  • Prozessautomatisierung: Mit Jira kannst du deine g√§ngigsten Unternehmensprozesse (z.B. Bewerbungsprozesse, Bestellprozesse) ganz leicht automatisieren und digitalisieren.
  • Drag-and-drop: Einfache Status√§nderung deiner Aufgaben durch Drag-and-Drop in Kanban-Boards.
  • Integrationen: Du nutzt neben Jira auch andere SaaS Tools wie Beispielsweise HubSpot, Mailchimp, Slack, Google Drive oder Git? Tausende von coolen Tools findest du im Atlassian Marketplace
  • Benutzerdefinierter Code: Du hast spezielle Anforderungen in deinem Projektmanagement Tool, Prozessdigitalisierung oder Aufgabenverwaltung? Jira kannst du auch mit deinem eigenen Code erweitern und ganz an deine Bed√ľrfnisse anpassen.

In Jira arbeitest du haupts√§chlich mit zugewiesen Aufgaben. Diese sind zusammen mit Zusammenfassung, Kommentaren, Anh√§ngen, Priorit√§t und Status an einem Ort zusammengefasst. So k√∂nnen Aufgaben ganz einfach und unkompliziert bearbeitet werden. Das coole ist zus√§tzlich, wann immer sich ein Faktor einer Aufgabe √§ndert oder du eine neue Aufgabe zugeteilt bekommst, erh√§ltst du eine Benachrichtigung. Jira ist ein Tool, dass dir nicht nur dein Projektmanagement vereinfacht, sondern dich bei allen m√∂glichen Aufgaben tatkr√§ftig unterst√ľtzt.

Jira Software - Projektmanagement Tool

Jira - Einfaches Projektmanagement in der IT und dar√ľber hinaus

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Atlassian Jira

Asana

Asana ist simple und bietet bereits Out-of-the-box einige tolle Funktionen und eignet sich hervorragend f√ľr kleine, spezialisierte Teams. Aufgabenverwaltung, Kanban-Boards, Timeline und Automatisierungen sind ganz einfach auszusetzen.

Durch Kanban-Boards kannst du deine Projekte visuell darstellen. Mit dem Zeitplan-Tool siehst du direkt wie weit deine Projekte schon fortgeschritten sind. Und mit dem integrierten Service Desk Formular f√ľr deine Webseite kannst du ganz einfach Anfragen zu deinen Produkten bearbeiten und mit deinem Team teilen. 

Asana bietet dir zus√§tzlich die M√∂glichkeit mit Integrationen den Funktionsumfang zu erweitern. Du kannst beispielsweise dein Google Drive oder Dropbox oder Slack direkt mit Asana verkn√ľpfen. So stehen dir alle deine wichtigen Daten direkt in der App zur Verf√ľgung und kannst mit deinem Team noch besser zusammenarbeiten.

Ein weiteres tolles Feature von Asana ist, dass du den Arbeitsfortschritt der einzelnen Tasks ganz easy tracken kannst. Dadurch ist es möglich den Status der einzelnen Aufgaben in Echtzeit visuell darzustellen. Und du bist immer auf dem Laufenden, wenn es denn mal an einer Stelle hakt.

Monday

Asana war schon einfach, doch Monday.com ist in Sachen Bedienung und User Experience nochmals um einiges einfacher zu handeln. Monday hat den gro√üen Vorteil, dass die Plattform f√ľr eine Reihe von Teams, Arbeitsweisen und Abteilungen geeignet ist. 

Neben den Standard Projektmanagement Tools, wie Aufgabenverwaltung oder Planung, bietet Monday, deinen Teams die M√∂glichkeit der effizienten und effektiven Planung aller anfallenden Aufgaben. Der Fokus liegt jedoch explizit auf der einfachen Kollaboration deiner Teams direkt auf der Plattform. So werden alle Gespr√§che, Briefing und Daten an einem zentralen Ort gespeichert. Dadurch erspart sich der User zus√§tzliche Meetings, E-Mails und lange Telefonate. 

Neben den g√§ngigen Integrationen wie Slack, Google Drive oder Dropbox bietet Monday jedoch wenige Erweiterungsoptionen. Allerdings muss an dieser Stelle festgehalten werden, dass Monday.com unz√§hlige Templates f√ľr Szenarien und Anwendungsf√§lle zur Verf√ľgung stellt, die du mit wenigen Klicks aktivieren und nutzen kannst. 

Zusammenfassung: Projektmanagement Tools im Vergleich

Alle drei Projektmanagement Tools bieten √§hnliche Funktionsumf√§nge. Jira von Atlassian ist das Tool mit den meisten Plugins und Integrationen und bietet die M√∂glichkeit es genau an seine Bed√ľrfnisse anzupassen. 

Asana und Monday.com auf der anderen Seite sind einfach Tools f√ľr kleine und mittlere Teams, die direkt Out-of-the-box loslegen wollen. Spezielle Anwendungsf√§lle und benutzerdefinierte Funktionen sind damit jedoch nicht m√∂glich.

Jira Software - Projektmanagement Tool

Jira - Einfaches Projektmanagement in der IT und dar√ľber hinaus

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Atlassian Jira
Remote Work mit Confluence und Jira

So managst du Remote Teams mit Jira und Confluence

Die Arbeitswelt befindet sich 2021 im regen Umbruch. Neue Technologien wie Jira und Confluence erm√∂glichen es Teams remote zusammenzuarbeiten und Projekte √ľber gro√üe Distanzen abzuwickeln. Zus√§tzlich werden immer h√§ufiger flexible Arbeitszeiten, eine ausgewogene Work-Life-Balance und Flexibilit√§t priorisiert. 

Covid-19 hat diesen Trend noch weiter verst√§rkt und Remote Work zum neuen Fokus f√ľr die Unternehmenswelt. Damit einhergehend ist es noch wichtiger geworden, dass Teams noch einfacher zusammenarbeiten und Projekte unabh√§ngig vom Arbeitsort gemanagt werden k√∂nnen.¬†

‚Äú√úber 1/3 der Arbeitnehmer sagen, sie w√ľrden f√ľr mehr Flexibilit√§t und Homeoffice ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen.‚ÄĚ

Bitkom

Zusammenarbeit von und mit Remote Teams

Die Frage, die sich viele Unternehmen jetzt stellen, ist: ‚Äúwie erm√∂gliche ich es meinem Team und externen Mitarbeitern produktiv und effizient zusammenzuarbeiten?‚ÄĚ Eine Frage, die sich nat√ľrlich nicht ohne Weiteres und einfach so beantworten l√§sst. Jedes Unternehmen und Team hat sich bestimmte Workflows angeeignet, ihr Projektmanagement definiert und eine interne Kommunikation entwickelt.

Welche Vorteile bietet ortsunabhängiges Arbeiten

Die Umstellung auf Remote Work bringt also einige Herausforderungen mit sich. Zusätzlich sind einige Vorteile und Nachteil zu beachten und zu analysieren.

  • In Deutschland herrscht ein echter Fachkr√§ftemangel. Vor allem in der IT Branche sind gut ausgebildete MitarbeiterInnen und SpezialistInnen oftmals nur im Ausland verf√ľgbar. Ortsunabh√§ngige Stellenangebote sind oftmals die einzige M√∂glichkeit, um an geeignete Fachkr√§fte zu gelangen.
  • Remote Work macht gl√ľcklicher und produktiver. Keine langen Anfahrtszeiten und stressige Pr√§senzzeiten bieten deinen MitarbeiterInnen mehr Freiraum.
  • Kosteneinsparung durch die Nutzung von kleineren B√ľrofl√§chen. (Nat√ľrlich nur ein kleiner Benefit on top.)

Welche Herausforderungen bringt ‚ÄúRemote Work‚ÄĚ mit sich?

Selbstverst√§ndlich ist ortsunabh√§ngiges Arbeiten auch nicht der heilige Gral um dein Unternehmen fit f√ľr die Zukunft zu machen. Vielmehr gibt es eine Reihe an Herausforderungen, die es zun√§chst zu l√∂sen gilt:

  • Wie kann sichergestellt werden, dass Projekte, Tasks und Ziele auch erreicht werden?
  • Durch fehlenden pers√∂nlichen Kontakt kann die Kommunikation in deinem Team leiden.
  • Remote vs. vor Ort. Manche deiner MitarbeiterInnen m√∂chten vielleicht doch lieber ins Office kommen.
  • Unterschiedliche Zeitzonen k√∂nnen die Zusammenarbeit erschweren.
  • Entwickler in verschiedenen L√§ndern haben oft unterschiedliche F√§higkeiten, Methoden und Herangehensweisen, dennoch m√ľssen alle irgendwie zusammenarbeiten.
  • Beim Umgang mit sensiblen Firmendaten kann ortsunabh√§ngiges Arbeiten auch zu rechtlichen H√ľrden f√ľhren.
  • Team Meetings m√ľssen an die neue Umgebung und zeitliche Verf√ľgbarkeit angepasst werden.

Einfaches Projektmanagement deiner Remote Teams mit Jira und Confluence

Ortsunabh√§ngiges Arbeiten bedeutet nicht nur, dass deine Teams von jetzt an von √ľberall auf der Welt arbeiten k√∂nnen. Vorher m√ľssen zun√§chst Arbeitsstrukturen geschaffen werden, die dies erm√∂glichen. Dazu geh√∂ren neben einem schnellen Internet und einem ausgestatteten Heimarbeitsplatz, auch die richtigen Tools zur Kollaboration. 

Jira Software von Atlassian eignet sich dabei hervorragend f√ľr das Projektmanagement. Confluence auf der anderen Seite ist das perfekte Werkzeug um Projekte zu dokumentieren. Beide Tools in Kombination sind wie Eier & Speck, Simon & Garfunkel oder Tim & Struppi – einzeln schon sehr gut, aber zusammen einfach gro√üartig!

Jira Software – Projektmanagement leicht gemacht

An großen Projekten arbeiten oft mehrere interne (und externe) Teams (auch Remote) an den unterschiedlichsten Aufgaben. Meist wird das Projekt deshalb in kleinere Bestandteile heruntergebrochen. In solchen Fällen ist eine klare Projektkommunikation unbedingt zu gewährleisten. 

Ein einheitlicher Bereich, der alle Aufgaben verwaltet, l√∂st das Problem umfassend. Deine Teammitglieder k√∂nnen den Status der Tasks einsehen, Manager k√∂nnen den allgemeinen Projektfortschritt √ľberwachen, neue Tasks erstellen und den Mitgliedern zuweisen, Deadlines angeben und die Liefertermine sch√§tzen.

Mit Jira ist genau das m√∂glich. Du kannst den Projektfortschritt jederzeit einsehen, Ticket und Task Status beobachten und deinem Team bei Problemen jederzeit unter die Arme greifen. Zus√§tzlich schafft Jira die notwendige Transparenz innerhalb des Projekts. So hat jedes (externe) Teammitglied Zugriff auf dieselben Informationen, ohne Kontakt zum Task-Owner aufnehmen zu m√ľssen. Mit dieser Funktion k√∂nnen einzelne Tasks effizienter und produktiver bearbeitet werden.

Einfach Zusammenarbeit von (remote) Team mit Jira und Confluence

Effizientes Management deines Projekt-Teams mit Jira

Mit Jira ist es beinahe unm√∂glich, dass dein Team einzelne Tasks oder Tickets vergisst. Wann immer du – beispielsweise ein neues Ticket erstellst – bekommt der¬†Assignee¬†eine Benachrichtigung per E-Mail (oder auch Slack). F√ľgst du Kommentare, Anh√§nge hinzu oder √§nderst den Status des Tasks, wird erneut eine Benachrichtigung an die Beteiligten Personen herausgeschickt.

Zusätzlich werden die einzelnen Tasks jederzeit in einem Kanban Board abgebildet. Dadurch können ProjektmanagerInnen jederzeit den Status des gesamten Projekts im Auge behalten. Damit lassen sich ganz einfach Reports generieren und der Fortschritt des Projektes dokumentieren.

Confluence: Eine Knowledgebase f√ľr dein gesamtes Team

Um Projekte effizient abwickeln zu können, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied (Remote und vor Ort) zugriff auf eine detaillierte Wissensdatenbank hat.

Daf√ľr eignet sich Confluence. Damit Atlassian hat mit dieser App eine Art Wikipedia¬†auf Steroiden¬†f√ľr Unternehmen zur Verf√ľgung gestellt. Du kannst es verwenden, um Informationen zum Projekt mit allen Teammitgliedern zu teilen. Mit Confluence, kannst du Projekt-Spaces (z.B. f√ľr ein Projekt √ľber Homepage Redesign) anlegen und diese mithilfe von weiteren Unterseiten weiter unterteilen. Du kannst wichtige Dateien direkt hochladen und mit deinem Team teilen, Ideen austauschen und Seiten in Echtzeit mit mehreren Teammitgliedern bearbeiten.¬†

Zus√§tzlich kannst du Confluence ganz nach deinen W√ľnschen anpassen und mit Plugins weit √ľber seine Standardfunktionen ausbauen. 

Erfahre hier mehr dar√ľber, wie du Confluence anpassen kannst: Personalisierung von Confluence.

Kundenkommunikation mit Jira und Confluence

Zus√§tzlich zur Kollaboration mit internen und externen, remote Teams kannst du Jira und Confluence auch zur Kommunikation mit deinen Kunden verwenden. Beispielsweise kannst du Projekt-Spaces erstellen, die nur vom Projekt-Team bearbeitet und eingesehen werden k√∂nnen. Dadurch stellst du sicher, dass alle anderen, sensiblen Unternehmensdaten gesch√ľtzt sind. Weiterhin bieten Spaces die Option, dass deine Kunden wichtige Informationen direkt in Ihrem daf√ľr vorgesehen Space festhalten k√∂nnen.

Weiterhin erleichtert Confluence die Strukturierung und Bereitstellung von Projektdateien und ermöglicht dadurch noch effizienter und produktiver zusammenarbeiten zu können.

Zusammenfassung – Management von Remote Teams mit Jira und Confluence

Mithilfe von digitalisiertem Projektmanagement- und Dokumentationstools kann jedes Team ortsunabhängig arbeiten. Auch die Produktivität und Spaß an der Arbeit wird gesteigert. Jira und Confluence helfen dir dabei die Zusammenarbeit deiner internen, externen und remote Teams zu verbessern. Wo sich die einzelnen Mitarbeiter auf der Welt befinden spielt damit keine Rolle mehr. 

Du ben√∂tigst Unterst√ľtzung bei der Integration von Confluence oder Jira in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der Integration. Auf Atlassian Services erf√§hrst du mehr √ľber unsere Herangehensweise und Methodik.

Datensicherheit in der Atlassian Cloud

Datensicherheit in der Atlassian Cloud

Ein essenzieller Vorteil einer eigenen Umgebung und der Nutzung von Servern liegt darin, dass du immer dar√ľber Bescheid wei√üt, was mit deinen Daten passiert und wo sie gespeichert sind. Datensicherheit in der Atlassian Cloud ist f√ľr viele Unternehmen einer der Kernfaktoren, wenn es darum geht eine Migration in die Cloud in Erw√§gung zu ziehen.

Da Atlassian nun allerdings in seiner¬†Cloud Roadmap¬†mitgeteilt hat, dass Server Produkte nur noch bis Anfang 2024 unterst√ľtzt werden. Stellen sich viele Unternehmen die Frage, welche Optionen Sie jetzt haben. Zum einen hast du und dein Unternehmen die Wahl nativ in die Cloud von Atlassian zu migrieren. Oder Atlassian Produkte wie Jira oder Confluence √ľber ein Data Center (AWS, Azure, on-premises) zu hosten. In jedem Fall verwendest du eine Cloud L√∂sung und ziehst daraus einige Vorteile.

Du m√∂chtest mehr dar√ľber erfahren, welche Vorteile ein Wechsel in die Cloud mit sich bringt? Unser Artikel ‚Äė5 Gr√ľnde f√ľr einen Wechsel in die Cloud‚Äô geht darauf n√§her ein.

Garantierte Datensicherheit in der Atlassian Cloud?

Je nachdem f√ľr welches System bzw. ‚ÄúCloud Art‚ÄĚ du dich letztendlich entscheidest, deine Daten sollen in jedem Fall sicher sein und nach Datenschutzrichtlinien wie DSGVO oder GDPR abgesichert werden. 

Sichere Daten in der Cloud?

Ein global agierendes Unternehmen wie Atlassian muss sich nat√ľrlich auch den Datenschutzrichtlinien der EU bzw. Deutschland beugen. Das bedeutet, wenn Produkte wie Jira oder Confluence im hiesigen Markt angeboten werden, m√ľssen alle Richtlinien befolgt werden.

Atlassian gibt an, dass Sie unter erheblichen Aufwand, ‚ÄúKunden bei der Erf√ľllung DSGVO-relevanter Anforderungen und lokaler Gesetze [zu] unterst√ľtzen.‚ÄĚ (Mehr zum Atlassian Datenschutz). Neben der DSGVO und GDPR Konformit√§t hat Atlassian weitere Sicherheitsvorkehrungen etabliert um den Zugang zu der Cloud weiter abzusichern. 

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorkehrungen zur Datensicherheit in der Cloud f√ľr dich zusammengefasst:

  • DSGVO: Der interne Umgang mit sensiblen Kundendaten ist DSGVO-konform. Es werden Tools bereitgestellt, um den rechtlichen Verpflichtungen und lokalen Gesetzen nachzukommen.
  • Datenklassifizierung: Interne Kontrolle f√ľr Zugriffsbeschr√§nkungen auf Kundendaten.
  • ISO 27001 Zertifizierung: Informationssicherheitsmanagementsystem.
  • ISO 27018 Zertifizierung: Datenschutz in der Cloud.
  • Verschl√ľsselung ruhender Daten: Alle deiner Daten werden vollst√§ndig in der Cloud verschl√ľsselt.
  • Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung: M√∂glichkeit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
  • Mehrere Authentifizierungsrichtlinien pro Dom√§ne: Konfigurieren Sie unterschiedliche Authentifizierungsanforderungen; z.B. SSO, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortrichtlinie)

Weitere Informationen zu Sicherheit in der Cloud und Vorkehrungen von Atlassian finden Sie hier.

5 Gr√ľnde f√ľr einen Wechsel in die Cloud

Wo werden deine Daten gespeichert?

Atlassian Cloud (Nativ)

Bei der Nutzung der nativen Cloud, d.h. Cloud hostet von Atlassian gibt es derzeit noch keine M√∂glichkeit f√ľr die Stufen, Standard und Premium einen bestimmten Ort zu w√§hlen, an dem deine Daten gespeichert werden. Das hei√üt, trotz DSGVO- und GDPR-Konformit√§t kann nicht sichergestellt werden, dass die Daten deines Unternehmens auch in Deutschland gespeichert werden.¬†

Weiterhin wird angegeben, dass Daten so gesichert werden, dass die Latenz minimiert wird. F√ľr Unternehmen in Deutschland gilt somit logischerweise (jedoch nicht garantiert), dass deine Daten in Frankfurt oder Dublin abgelegt werden.

F√ľr Enterprise Kunden bietet Atlassian die Option an, Daten einem ‚ÄúRealm‚ÄĚ zuzuweisen. Das hei√üt, wenn dein Unternehmen in Deutschland ans√§ssig ist, kannst du deine Daten an das Realm Frankfurt oder Dublin pinnen.¬†

Weitere Informationen dazu findest du hier.

Confluence und Jira in Data Center

Neben der nativen Cloud Umgebung gibt es weiterhin die Möglichkeit, das Atlassian Data Center zu nutzen und die Produkte mithilfe eines Cloud Solution Providers wie AWS oder Azure zu hosten. Dadurch wird es dir ermöglicht, den Ort an dem deine Daten gespeichert werden selbst zu bestimmen und somit DSGVO-konform zu sein. 

Weiterhin bieten Atlassian Data Center Produkte √§hnliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz deiner sensiblen Unternehmensdaten und zus√§tzlich die M√∂glichkeit, Confluence und Jira nach deinen Bed√ľrfnissen individuell anzupassen.

Zusammenfassung: Datensicherheit in der Cloud

Je nachdem welche Sicherheitsfaktoren f√ľr dich und dein Unternehmen am Ende am wichtigsten sind, hast du zwei M√∂glichkeiten wie du in die Cloud migrieren kannst. Beide bieten √§hnliche Optionen deine Daten zu sch√ľtzen. Sollte der Faktor Speicherort f√ľr dich wichtig sein. Und du gerne zu 100 % sicherstellen m√∂chtest, dass deine Unternehmensdaten in Deutschland gespeichert werden sollen, dann ist eine Data Center L√∂sung f√ľr dich die bessere Wahl.

Du ben√∂tigst Unterst√ľtzung bei der Migration in die Cloud oder m√∂chtest eine erste Beratung zu deinen M√∂glichkeiten? Auf unserer Cloud Services Seite findest du weitere Informationen zum Thema. Gerne beraten wir dich auch in einem ersten pers√∂nlichen Gespr√§ch.

stylische Confluence Seiten

Erstelle stylische Confluence Seiten in 4 einfachen Schritten

Confluence ist eines dieser Tools, das so ziemlich alles M√∂gliche kann. Du kannst Dokumentationen f√ľr deine User und Projekte bereitstellen, Informationen und News ver√∂ffentlichen und die Zusammenarbeit deiner Teams abteilungs√ľbergreifend f√∂rdern. Doch standardm√§√üig ist Confluence teils un√ľbersichtlich und nicht unbedingt sch√∂n anzuschauen – ein richtiges Entwickler-Tool eben. Doch mit ein paar Plugins und etwas Kreativit√§t sieht das Ganze schon anders aus. Letztendlich liegt es allerdings an dir, ob du eher generische Layouts oder stylische Confluence Seiten haben m√∂chtest.

Um tolle Confluence Seiten erstellen zu können, brauchst du genau wie beim Kochen auch eine Art Rezeptbuch, die notwendigen Zutaten und einen kleines bisschen Kreativität.

  1. Confluence Basics: Spaces und Seiten
  2. Ein Template um deinen Seiten eine Grundstruktur zu verpassen
  3. Plugins und Makros
  4. Kreativität

1. Die Basics in Confluence – Spaces und Seiten

Bereits ab dem ersten Einloggen bringt Confluence einige geniale Features mit sich, die es dir erlauben eine verst√§ndliche Seitenstruktur zu erstellen. Am besten startest du, indem du einige Spaces erstellst, um deinem Confluence eine erste Grundstruktur zu geben. Die einfachste Grundstruktur, die du erstellen kannst, ist beispielsweise f√ľr jedes Team (z.B. Marketing) oder Projekt (z.B. Iron Man Suite Mk. 5) jeweils einen Space. 

Gängige Confluence Spaces

  • Teams & Abteilungen: z.B. Marketing, Human Resources, Sales, IT, etc.
  • Projekte: z.B. Iron Man Suite Mk 5., Captain Amerika Schild Mk 2, etc.
  • Pers√∂nlicher Space: Mario‚Äôs Dope Marketing Space, Philipp‚Äôs crazy Dev. Space
Confluence Templates
Marketing Template und Spaces in Confluence

Sobald du alle relevanten Spaces f√ľr dein Unternehmen erstellt hast, ist es ratsam in jedem Space zus√§tzliche √ľbergeordnete Seiten zu erstellen. So stellst du sicher, dass du nicht irgendwann vor einem Haufen un√ľbersichtlicher Seiten und Content stehst und dich nicht mehr auskennst. Beispielsweise kannst du den Space Marketing weiter strukturieren, indem du Seiten f√ľr Content Marketing, Social Media oder Homepage hinzuf√ľgst und anschlie√üend einzelne Inhalte zu den jeweiligen Themen hinzuf√ľgst. 

2. Templates f√ľr deine Confluence Seiten

Sicher hast du schon hier und da mit Templates f√ľr verschiedene Tools gearbeitet, die dir das Leben und deine Arbeit um so einiges erleichtert haben. Genauso ist es auch mit Confluence. Auf Atlassian findest du einige kostenlose und vorkonfigurierte Templates, die du direkt zu deiner Confluence Instanz hinzuf√ľgen kannst und so stylische Confluence Seiten erstellen kannst. 

Templates f√ľr Confluence Cloud User

Confluence Templates f√ľr stylische Confluence Seiten

Solltest du bereits die Confluence Cloud verwenden, ist das ganz zudem noch ein Kinderspiel. Klicke dazu einfach auf ‚ÄúVorlage verwenden‚ÄĚ und f√ľge sie ganz automatisch einer Seite hinzu. Anschlie√üend kannst du wie gewohnt deine Seiten bearbeiten und auf zus√§tzliche Plugins und Makros zur√ľckgreifen.

Templates f√ľr Confluence Data Center und Server User

Confluence Templates f√ľr Data Center User

Als Server und Data Center User ist das Ganze leider nicht so einfach. Um Templates verwenden zu k√∂nnen, kannst du entweder neue Seiten direkt aus einem Template erstellen oder auf Plugins aus dem Atlassian Market Place zur√ľckgreifen. Hier findest du f√ľr so ziemlich jeden erdenklichen Einsatzzweck ein Template.

3. Plugins und Makros

Um deine Confluence Seiten noch aussagekr√§ftiger zu gestalten oder an deinen speziellen Verwendungszweck anzupassen, kannst du Plugins und die damit einhergehenden Makros verwenden. Plugins k√∂nnen aus dem Atlassian Market Place bezogen werden. 

Plugins

Es gibt einige kostenlose Erweiterungen f√ľr Confluence, die du direkt auf deiner Instanz installieren kannst. Zus√§tzlich gibt es auch noch jede Menge externe Plugin-Anbieter. 

M√∂chtest du beispielsweise eine Bildergalerie oder einen Slider zu einer Confluence Seite hinzuf√ľgen, kannst du entweder auf die integrierte Funktion in Confluence zur√ľckgreifen, oder du nutzt die ‚ÄėAdvanced Image Galery von XALT‚Äô. Damit ist es unglaublich einfach und intuitiv Bilder direkt auf der Seite zu bearbeiten, anzupassen und in verschiedenen Layouts anzeigen zu lassen.

Advanced Image Gallery

Makros

Einige Makros sind schon in der Grundfunktion von Confluence dabei, andere werden von Plugins mitgeliefert. Mit Makros kannst du deine Seiten direkt und nativ nach deinen W√ľnschen anpassen und es ist eine Grundfunktion von Confluence, mit der du wahrscheinlich fast t√§glich arbeiten wirst. Einige Makros verwendest du, indem du auf das ‚Äúkleine Plus‚ÄĚ am oberen Bildschirmrand klickst und die Funktion an der gew√ľnschten Stelle hinzuf√ľgst.

Stylische Confluence Seiten

4. Das Wichtigste: Deine Kreativität

Manchmal sind deine Seiten nur f√ľr die interne Verwendung gedacht und m√ľssen nicht unbedingt kreativ gestylt werden. Doch sicherlich warst du auch schon in Situationen in denen du deine Inhalte visuell aufbereiten musstest. Die schicken Templates und Plugins sind nat√ľrlich eine gro√üe Hilfe beim Erstellen von stylischen Confluence Seiten. Doch letztendlich hilft dir deine eigene Kreativit√§t und Engagement noch viel weiter um tolle Inhalte zu erstellen. 

Im Marketing und Design spricht man oftmals von ‚ÄúFake it, till you make it‚ÄĚ. Das hei√üt einfach ausgedr√ľckt, such dir Inspiration bei deiner Konkurrenz oder im Internet und nutze diese Insights in deinen Projekten. Aber Vorsicht: Don‚Äôt Copy and Paste!

Du ben√∂tigst Unterst√ľtzung bei der Integration von Confluence in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der L√∂sungsfindung. Auf unsere Atlassian Services Seite kannst du mehr √ľber unsere Herangehensweise und Methodik erfahren.

Bewerbungsprozess mit Jira

Schnelle und effiziente Bewerbungsprozesse mit Jira

„Die gr√∂√üte Herausforderung, mit der ich im Moment konfrontiert bin, sind lange Vorlaufzeiten. Aktive Kandidaten wollen JETZT oder so schnell wie m√∂glich einen Job. In meinem eigenen Unternehmen hat sich die Zeit bis zur Besetzung von Stellen von etwa einem Monat auf jetzt zwei Monate verl√§ngert. Es ist immer schwierig, die besten Kandidaten w√§hrend dieser Zeitspanne zu halten‚Ķ“

– Glen Loveland, HR Manager, Global Talent Acquisition of CGTN

In vielen wachsenden Unternehmen wird ein standardisierter und formaler Bewerbungsprozess ben√∂tigt. Unter anderem, um den Aufwand f√ľr das Onboarding weiterer Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Mitarbeiter zu bew√§ltigen. Teilzeitberater, externe Recruiting-Firmen oder Personalabteilungen sind f√ľr kleinere Unternehmen aufgrund der hohen Kosten oft keine Option. Daher ist es sinnvoll, sich fr√ľh mit dem Personalmanagement zu besch√§ftigen und einen internen Bewerbungsprozess aufzubauen, um somit die n√§chste Phase des Unternehmenswachstums sicherzustellen.

Jede neue Bewerbung erh√∂ht die Verwaltungskapazit√§t. Bei kleinen, wachsenden Unternehmen m√ľssen daher Wege gefunden, um diesen Aufwand effizient zu bew√§ltigen. Eine der ersten Aufgaben ist es, die grundlegenden Prozesse so effizient wie m√∂glich zu gestalten. Die Wahl der falschen Tools erfordert oft einen hohen manuellen Aufwand. Deswegen w√§re der beste Ansatz eine Software zu verwenden, welche einen Gro√üteil der administrativen Arbeit des Bewerbungsprozesses automatisiert. Eines der besten Tools, um dies zu erreichen, ist aus unserer Sicht Jira Service Management.

Ein kurzer Hinweis f√ľr alle Leser: Wenn sie noch nie von Jira Service Management geh√∂rt haben, sollten sie einen Blick in diesen Product Guide werfen. Hier erhalten Sie einen kurzen √úberblick √ľber das Tool und seine Verwendung: Jira Service Management & Ticketing.

Wie unsere Lösung funktioniert

Jira Service Management (JSM) ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool f√ľr Abteilungen wie Finanzen, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Unter anderem k√∂nnen Personalverantwortliche Jira Service Management nutzen, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren, Bewerbergespr√§che zu verfolgen oder Bewerberpools zu verwalten. Grunds√§tzlich kann JSM so konfiguriert werden, dass jede neue Bewerbung automatisch ein Ticket erstellt, welches Sie einzelnen Mitarbeitern oder Teams (z.B. HR) zuweisen k√∂nnen. Dabei wird Ihr gesamtes Bewerbermanagement mit einem visualisierten Workflow deutlich vereinfacht. Mit diesem k√∂nnen Sie au√üerdem schnell auf Anmerkungen zu Bewerbungen reagieren und sich schnell an Ver√§nderungen anpassen. Z.B. k√∂nnen Sie schnell via Kommentarfunktion Bewerber bitten Arbeitsproben, Zeugnisse etc. nachzureichen. In Jira Service Management k√∂nnen sie: (1) Aufgaben und Prozesse durch Workflows verwalten. (2) Schritte und Status einer Aufgabe in dem Workflow darstellen. (3) Art und Weise des Workflows individuell anpassen. (4) Einzelne bestimmte Aufgaben oder den gesamten Ablauf des Workflows √§ndern.

Ein Standard Jira Workflow könnte wie folgt aussehen:

Hier ist eine kurze √úbersicht dar√ľber, was mit Jira Service Management m√∂glich ist und welche Vorteile der Einsatz von Jira f√ľr das Recruiting bietet. Weiterhin erkl√§ren wir, wie wir unsere HR-Prozesse mit dem leistungsstarken Atlassian-Tool planen und verwalten.

1. Tracken der Bewerber

Eine wichtige Anwendung f√ľr Jira im Recrutiting ist das Bewerber-Tracking. Aufgaben f√ľr die Bewerber, wie z.B. der Upload aller wichtigen Dokumente werden damit automatisch erstellt.
Je nachdem, wie Sie Ihren Bewerbungsprozess gestalten, k√∂nnen Sie den Ticketstatus Ihrer Kandidaten zu „erledigt“ setzen, wenn der Prozess abgeschlossen ist. Wenn sie noch andere Aufgaben erledigen m√ľssen, wie z.B. Hintergrundpr√ľfungen oder Verwaltungsarbeit, k√∂nnen sie die Aufgabe auf ‚in Bearbeitung‘ setzen. Zus√§tzlich lassen sich spezielle Unteraufgaben unter ‚in Bearbeitung‘ einrichten, wie z. B. ‚anzurufen‘ oder ‚einzuladen‘, wenn Sie Bewerber nach dem ersten screening n√§her kennenlernen m√∂chten. Solche Aufgaben k√∂nnen jedes Mal wiederholt werden, wenn ein neuer Kandidat den Bewerbungsprozess betritt.

2. Relevante Dateien verwalten

Wenn sie f√ľr eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen rekrutieren, erhalten sie oft Hunderte von Bewerbungen mit unterschiedlichen Anh√§ngen. Mit Jira ist die Verwaltung dieser Dokumente sehr komfortabel. Sie m√ľssen nur ein bestimmtes Ticket ausw√§hlen und auf das Symbol f√ľr Anh√§nge klicken. Alle relevanten Dokumente werden mit einem automatisierten Workflow dort selbstt√§tig hinzugef√ľgt.
Zus√§tzlich k√∂nnen ihre Teammitglieder, die f√ľr die Rekrutierung verantwortlich sind, den Fortschritt einer Bewerbung im Kommentarbereich innerhalb eines einzelnen Tickets einfach kommunizieren. Zus√§tzlich k√∂nnen andere Teammitglieder in den internen Kommentaren erw√§hnt werden, wodurch eine reibungslose und optimierte Teamkommunikation m√∂glich ist.

3. Erstellen eines individualisierten Jira Workflows

Mit Jira Service Management können sie Workflows, Aufgaben und Unteraufgaben verwalten und parallel erledigen. Jira ist ein vielseitiges Werkzeug, welche sich an die Anforderungen ihres Bewerbungsprozesses und ihres Teams anpassen lässt. So kann z.B. der Status-Workflow maßgeschneidert an ihren Prozess angepasst werden, auch wenn mehrere Zwischenschritte (bspw. mehrere Interviews pro Bewerber) enthalten sind.
Dar√ľber hinaus k√∂nnen Sie ein modifizierbares Kanban-Board erstellen, um einen √úberblick √ľber Ihren Recruiting-Stream und Ihren Fortschritt zu erhalten.

4. Performance messen

Da es sich bei Jira um ein Projektmanagement-Tool handelt, lässt sich die Leistung Ihrer Arbeitsabläufe und Ihrer Teammitglieder genau messen. Zum Beispiel die durchschnittliche Dauer von Bewerbung zur Einstellung Ihrer Kandidaten. Dank der detaillierten Berichte ist es einfach, potenzielle Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu Problemen werden.
Die Formalisierung und Automatisierung von Hiring-Workflows f√ľhrt zudem zu einem produktiveren und zufriedeneren Arbeitsalltag f√ľr Personaler. Mit Jira stellen Sie sicher, dass Ihre verantwortlichen Teammitglieder mehr Zeit f√ľr die √úberpr√ľfung von Kandidaten aufwenden k√∂nnen, was auch zu einer besseren und durchdachteren Auswahl von Kandidaten f√ľhrt.

5. Onboarding

Schlie√ülich k√∂nnen Sie Jira auch f√ľr den Onboarding-Prozess Ihrer neuen Mitarbeiter nutzen. Wir empfehlen ihnen, ihren Onboarding-Prozess im Jira-Projekt mit teambildenden Veranstaltungen anzupassen und zu erweitern. Sie k√∂nnen ganz einfach alle wichtigen Informationen, wie z. B. zur Verf√ľgung gestellte Ausr√ľstung oder Schulungsergebnisse, die f√ľr das Onboarding ben√∂tigt werden, aufzeichnen.

Wie wir unseren Jira Workflow umgesetzt haben

Im letzten Jahr sind unsere Teams rasant gewachsen. Die gro√üe Anzahl von neuen Bewerbungen und Onboardings hat f√ľr unsere HR-Spezialisten eine Herausforderungen dargestellt. Folglich mussten wir jede Woche neue Bewerbungen durchgehen, manuell √ľberpr√ľfen und eine Reihe von identischen Themen und Aufgaben erstellen. Letztendlich haben wir uns entschlossen, einen neuen Jira Workflow einzurichten. In dem Workflow sind verschiedene Schritte automatisiert, einschlie√ülich der Erstellung verschiedener spezifischer Unteraufgaben, Beschreibungen und Textvorlagen.

Erste Schritte und Grundlagen

Die ersten Schritte zur Einrichtung unseres Workflows waren: (1) Ein Brainstorming √ľber die verschiedenen, offenen Stellen in unserem Unternehmen. (2) Das Planen jedes einzelnen Schritts in unserem neuen Jira Workflow. F√ľr den Workflow haben unsere IT- und Business-Development-Profis ihr Wissen zusammengetragen. Das Ergebnis war: ein Workflow mit Einzelprozessen in 5 √ľbergeordneten Schritten sowie automatisierten Zwischenschritten und erforderlichen Aktionsfeldern. Hier sehen Sie einen kurzen Auszug aus unserem Workflow aus den Schritten 1. Bewerbungseingang und 2. Bewerbungs-√úberpr√ľfung.

Trotz der sorgf√§ltig durchdachten Schritte hatte unser Workflow anfangs einige M√§ngel. Nach dem ersten praktischen Einsatz konnten wir diese M√§ngel jedoch schnell erkennen und der Workflow wurde angepasst. Hier kommt ein weiterer Vorteil von Jira zum Tragen: Das √Ąndern von Workflows und Automatisierungen ist schnell und unkompliziert m√∂glich. √Ąnderungen sind jederzeit m√∂glich ohne das gesamte Projekt anpassen zu m√ľssen.

Erstellung Jira Workflow und Kanban-Board

Wenn sie ihren eigenen Workflow definiert haben, ist es an der Zeit, diesen in Jira einzubinden. Dazu muss zuerst ein neues Projekt angelegt werden.

  1. Klicken Sie auf Projekte > Alle Projekte anzeigen
  2. Klicken Sie oben rechts auf Projekt anlegen
  3. Wählen Sie das Basisprojekt* > Geben Sie den Namen und den Key des Projekts ein

*Wir empfehlen, das Basisprojekt zu verwenden. Dies bietet die besten M√∂glichkeiten, Anfragen (oder anders ausgedr√ľckt: Bewerbungen) zu tracken, zu priorisieren und zu l√∂sen.

  1. Klicken Sie auf Boards > Alle Boards anzeigen
  2. Klicken Sie auf Board erstellen in der oberen rechten Ecke
  3. Wählen Sie Kanban-Board > Board aus einem bestehenden Projekt auswählen
  4. Geben sie den Namen ein und w√§hlen sie das Projekt, das Sie gerade f√ľr die Tafel erstellt haben

Nachdem das Board und das Projekt erstellt sind, klicken Sie auf die Schaltfl√§che Projekteinstellungen. Hier k√∂nnen Sie Automatisierung, Workflows, SLAs sowie Benutzer und Rollen einzustellen. Wir zeigen beispielhaft, wie wir unseren Workflow und unser Kanban-Board gestaltet haben. Weitere Informationen stellen wir auf Anfrage gerne zur Verf√ľgung. Zudem gibt es eine genaue Dokumentation zur Anpassung von Workflows in Jira von Atlassian: Jira Workflow √úbersicht

F√ľr das Kanban-Board in unserem Jira-Projekt verwenden wir 7 Spalten mit insgesamt 22 Status. F√ľr einen schnellen Workflow ist es wichtig: (1) Ein vereinfachtes Workflow-Schema zu w√§hlen. (2) Eine Querverlinkung zwischen den einzelnen Status zu erstellen. Somit kann der Status jedes Tickets in diesem Workflow in einen beliebigen anderen Status √ľberf√ľhrt werden. Dies schafft eine hohe Flexibilit√§t, eine einfache Bedienung und einen vereinfachten Workflow f√ľr das Jira-Projekt. Mit dem vereinfachten Workflow kann der Inhalt des Kanban-Boards (einschlie√ülich Spalten und Status) jederzeit ge√§ndert werden.

E-Mail Weiterleitung

Daraufhin muss festgelegt werden, dass alle als E-Mail eingehenden Bewerbungen automatisch an das Projekt gekoppelt werden werden. Anders gesagt sollten alle Bewerbungen per E-Mail automatisch ein Ticket in Ihrem konfigurierten Projekt erstellen. Um dies zu erreichen, sollten Sie Jira mit Ihrem E-Mail-System integrieren. Diese Einstellung lässt sich unter Projekteinstellungen > E-Mail-Anfrage ändern. Stellen sie sicher, dass Sie die…

  • Berechtigung haben um Projekte zu verwalten.
  • √∂ffentliche Anmeldung oder das Hinzuf√ľgen von Kunden zu Ihrem Service-Desk-Projekt aktiviert haben.
  • geeigneten Anfragetypen als erforderliche sichtbare Felder eingerichtet haben.

Klicken sie hier, um mehr √ľber den Empfang von Anfragen per E-Mail zu erfahren. Sehen Sie sich folgende Anleitung f√ľr die E-Mail Fehlerbehebung an, wenn Sie beim Einrichten des E-Mail-Kanals auf Probleme sto√üen.

Nach der Einrichtung werden die eingehenden Bewerbungen nun √ľbertragen und automatisch in Jira-Tickets umgewandelt. Damit kann sich Ihr Team sofort auf die Bewerber konzentrieren, ohne sich dabei manuell um mehrere Posteing√§nge k√ľmmern zu m√ľssen.

Automatisierung mit Jira

Automatisierung ist eine der gr√∂√üten St√§rken von Jira Service Management. Das einfachste Beispiel ist die Automatisierung nach Erhalt der Bewerbung. Wenn sich jemand bei Ihnen bewirbt, wird ein Ticket erstellt und das Ticket wird in die Spalte „Neu“ mit dem Status „Offen“ verschoben. Das Ziel dieses automatisierten Prozesses ist es, den Bewerbern f√ľr ihre Bewerbung bei uns zu danken und sie wissen zu lassen, dass wir ihre Unterlagen erhalten haben und diese rechtzeitig pr√ľfen werden.

Sie k√∂nnen „Wenn“-Ausl√∂ser, „Falls“-Bedingungen und „Dann“-Aktionen hinzuf√ľgen. Diese Parameter bestimmen den Ablauf und erzeugen die Automatisierung. Die Automatisierung f√ľr den Empfang der Anwendung ist wie folgt einzustellen:

WENN: Thema erstellt ODER Status ge√§ndert > WENN: Thema entspricht Status = Offen > DANN: E-Mail senden = Vorlage „Antwort Antragsteller(Bewerber)“ UND Wechsel Issue = Antrag/Bewerbung best√§tigt UND Kommentar hinzuf√ľgen = ‚XALT Bot: Antrag/Bewerbung erhalten und best√§tigt‘ UND √Ąnderung Issue = Zuweiser auf Benutzer XY ge√§ndert UND Benutzer alarmieren = Benutzer XY

Sie k√∂nnen auch zus√§tzliche Automatisierungen wie SLA (Service Level Agreement) hinzuf√ľgen. Diese Regel alarmiert Sie oder die zugewiesene Person bei gef√§hrdeten SLAs, um bei zeitkritischen Problemen den √úberblick behalten zu k√∂nnen. Zum Beispiel k√∂nnen zugewiesene Nutzer nach einer bestimmten Zeit alarmiert werden, wenn ein Antrag bzw. Bewerbung innerhalb einer vorgegeben Zeit nicht bearbeitet wurde. Wir setzen das SLA in unserem Workflow auf 16h und die Automatisierung auf:

WENN: SLA-Restzeit = gefährdet (30 min Restzeit) > WENN: Problem trifft zu = alle Probleme > DANN: Benutzer alarmieren = Benutzer XY

Individuelle Anpassung f√ľr Ihren Nutzen

Selbstverständlich sind Bewerbungsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Deshalb sollten Sie folgende Aufgaben erledigen, damit unser Workflow zu Ihrem individuellen Prozess passt:

  • Passen Sie den Workflow an Ihren Bewerbungsprozess an. Pre-Screening, Allgemein, Auswahlliste
  • Erstellen Sie ein Issue f√ľr jede Rolle und verwenden Sie Unteraufgaben, um Kandidaten zu tracken
  • Passen Sie das Kanban-Board an, um die gew√ľnschte Ansicht Ihres HR-Streams zu erstellen
  • Implementieren und verwenden Sie Text-Templates und Ihr CRM-System

Schlussfolgerung

Die Vorteile von Jira Service Management sind umfangreich. Denn Jira ist im Gegensatz zu anderen Tools aus dem Rekrutierungs-Bereich sehr kosteng√ľnstig (ab 10USD/Monat) und hat deutlich mehr Funktionen. Weiterhin ist es sehr einfach zu bedienen (auch f√ľr Leute, die nicht aus der IT-Branche kommen). Zumal erm√∂glicht Jira automatisierte Workflows, womit eine enorme Effizienz und Geschwindigkeit erreicht werden kann.

Besonders als kleines und wachsendes Unternehmen ist es wichtig, schnell auf eine Bewerbung reagieren zu k√∂nnen. Wertvolle Bewerber sind sonst beim n√§chsten, gro√üen Unternehmen f√ľr ein Vorstellungsgespr√§ch eingeladen und gehen Ihnen verloren. Ein schneller Workflow ist ein erster Schritt, um dieses Problem zu l√∂sen.

Dieser Blogbeitrag soll dazu eine erste Hilfestellung darstellen. Nat√ľrlich freuen wir uns √ľber Feedback und stellen gerne detailliertere Informationen zu unseren Workflows, Vorlagen und Prozessen zur Verf√ľgung. Weitere Informationen sind zudem auf unserer Solution Seite Jira-Bewerber-Tool zu finden.