Success Story: Atlassian Cloud Migration von
Jira, Confluence und Bitbucket

Key Results

+99.9%

System Verfügbarkeit

200.000€+

Kostenersparnis / Jahr

The Story

Für viele Unternehmen wird die Cloud zunehmend zur bevorzugten Wahl. Sie ermöglicht Kosteneinsparungen bei Wartung, Betrieb und verwalteter Infrastruktur. Upgrades sind deutlich einfacher durchzuführen, und – was am wichtigsten ist – sie gibt den Teams die Flexibilität, ihre Arbeit in einer gemeinsamen Umgebung zu bewältigen.

The Company

FATH ist eine Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Spalt und beschäftigt weltweit 400+ Mitarbeiter. Der Anbieter von Produkten und Lösungen für den industriellen Shopfloor, Automatisierung und Digitalisierung verfügt über eigene Produktions-, Logistik- und Vertriebsstandorte weltweit. Jira, Confluence und Bitbucket sind bei FATH zentrale Tools, die sich direkt auf den Geschäftserfolg auswirken – und sie sind Teil des zentralen Business Intelligence Systems. Da das Team über mehrere Länder verteilt ist, benötigt es ein stabiles System mit minimalen Ausfallzeiten und ständiger Verfügbarkeit auf jeder Plattform.

Die Nutzung eines selbstverwalteten Data Centers hat zwar Vorteile gegenüber verwalteten SaaS-Anwendungen. Die positiven Effekte, die ein Unternehmen durch den Einsatz von Managed SaaS-Tools erzielen kann, können jedoch längst nicht mehr ignoriert werden.

The Initial Situation

FATH war in der Vergangenheit mit regelmäßigen Systemausfällen (Downtimes) ihrer auf Data Center gehosteten Atlassian Applikationen konfrontiert. Mit jeder Downtime sind die Kosten für die Fehlerbehebung, die Durchführung von Post Mortem Analysen und für den Personaleinsatz bei der Systemwiederherstellung gestiegen.

Da sich Atlassian zudem voll auf die Cloud konzentriert, werden viele sinnvolle Anpassungen in Data Center Applikationen nicht mehr durchgeführt. Damit steigt das Risiko, dass bestimmte individuelle Funktionen nicht mehr genutzt werden können.

Der tägliche Aufwand von self-hosted Data Center Applikationen wurde immer mehr zum limitierenden Faktor im Tagesgeschäft. Die Vorteile der Atlassian Cloud rückten zunehmend in den Fokus.

FATH ist Innovationstreiber und hat sich 2021 neu positioniert. „Enrich your working life“ ist einer der Leitsätze, die extern und intern gelebt werden. Daraus folgt der Anspruch, dass alle Tools und Systeme den Benutzern ein effektives Arbeiten ermöglichen und das Arbeitsleben aller Beteiligten bereichern. So war es für FATH ein logischer Schritt, sich für die Migration zu entscheiden.

 

Info – Marketplace Apps in der Cloud

Die Funktionalität einiger Apps aus dem Atlassian Marketplace werden durch die Cloud teilweise stark eingeschränkt und büßen einen Großteil ihrer Funktionalität ein.

The Challenge

Jira, Confluence und Bitbucket sollten zeitgleich migriert werden, da sie bei FATH zu den täglich genutzten Tools gehören. So sollten auch weitere Ausfallzeiten der Systeme vermieden werden. 

Eine weitere Anforderung von FATH: Die Arbeitsabläufe der Nutzer durften möglichst nicht beeinträchtigt werden. Deshalb musste die Cloud mit ihrem Single-Sing-On-System verbunden werden. Die User sollten während ihrer täglichen Routine nicht zwischen dem Data Center System und dem Cloud System wechseln müssen.

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Jira, Confluence und Bitbucket gehören bei uns zu den wichtigsten Tools, die täglich genutzt werden. Es war notwendig, sie alle auf einmal zu migrieren, um sicherzustellen, dass unsere Teams keine Ausfallzeiten in Kauf nehmen müssen. XALT hat sehr engagiert gearbeitet und die Migration vorangetrieben. Auch notwendige Änderungen bei Atlassian wurden zeitnah durchgeführt. Ein rundum gelungenes Projekt!

Eckard Nees

Senior Consultant Digitalization, FATH

The Approach

In einem ersten Schritt erstellte das Migrationsteam bei XALT einen Plan, in dem wir detailliert festhielten, wie und wann jeder Schritt der Migration durchgeführt werden sollte. Zudem wurde der Projektumfang definiert. Unser Ziel war ein nahtloser und reibungsfreier Übergang, der die Workflows der User nicht beeinträchtigt.

Durch tägliche Meetings zur engen Abstimmung und zusätzlichen wöchentlichen Management Meetings stellten wir sicher, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand waren.

Um die Atlassian-Anwendungen Jira, Confluence und Bitbucket in die Cloud migrieren zu können, mussten wir die Daten unseres Kunden von den lokalen Instanzen (Data Center) in die Atlassian Cloud migrieren.

Das Projekt wurde bei FATH in Phasen durchgeführt – mit einer Kombination aus einer schrittweisen Migration und der optimize-and-shift-Methode. Der Migrationsprozess beinhaltete die Migration auf eine Sandbox-Instanz, um den aktuellen Status zu analysieren und eine kontinuierliche Fehleranalyse durchzuführen. Darauf folgt die Fehlerbehebung in der Data Center-Umgebung (Quelle), um im nächsten Schritt eine erneute Integration in die Sandbox-Umgebung durchzuführen, die Änderungen zu evaluieren und neue Fehler zu entdecken.

Diese Schritte wiederholten wir so lange, bis alle Fehler behoben oder kommuniziert waren. So wurden unliebsame Überraschungen vermieden und wir konnten alle Stakeholder proaktiv informieren.

Erst als alle Fehler behoben waren, wurden in einem finalen Schritt alle Daten, Workflows und Marketplace Apps vollständig in die Cloud migriert und das System für die FATH Mitarbeiter freigegeben.

Info – Marketplace Apps in der Cloud

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Herangehensweise ist es, jederzeit transparent gegenüber unseren Kunden zu sein und sicherzustellen, dass die Kundenzufriedenheit zu jederzeit gegeben ist. Dafür richteten wir ein Jira-Projekt ein, um einen Überblick über alle Aufgaben und den aktuellen Projektstatus zu geben und aktuelle Aufgaben bzw. Projektphasen gezielt an unseren Kunden zu kommunizieren.

Success Story: Atlassian Cloud Migration Jira, Confluence, Bitbucket

The Results

Das Tolle am Einsatz von cloudbasierten Softwarelösungen ist, dass du dich voll und ganz auf das konzentrieren kannst, was für dein Unternehmen am wichtigsten ist. Die Verwaltung und der Betrieb deiner eigenen Infrastruktur und die Sicherstellung, dass alles wie erwartet funktioniert – und das jeden Tag – bindet kostbare Ressourcen, die anderweitig genutzt werden können.

Bei Fath war ein Unternehmensziel, Ausfallzeiten und Kosten auf ein Minimum zu reduzieren. Durch den Einsatz der Atlassian Cloud konnten die folgenden Ergebnisse erreicht werden:

  • Die Systemverfügbarkeit konnte auf 99,9 % gesteigert und die Ausfallzeiten von 12 Stunden pro Jahr auf nahezu 0 reduziert werden. Dies wurde vor allem durch automatische Systemupdates ( durchgeführt von Atlassian) und ungeplante Ausfallzeiten der Infrastruktur erreicht.
  • Die Betriebskosten wurden um 80% gesenkt (einschließlich IT-Personalkosten, Wartung, Ausfallzeiten und Infrastrukturkosten) – von ca. 250.000€ auf 50.000€ pro Jahr.
Success Story: Atlassian Cloud Migration Jira, Confluence, Bitbucket

Doch die Kosten sind nur ein Teil der Gleichung. Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Systeme widerstandsfähig und flexibel zu machen, damit es keine schwerwiegenden Beeinträchtigungen für das Unternehmen gibt. Mit der Atlassian Cloud konnten sie Folgendes erreichen:

  • Unbeeinträchtigte Geschäftsprozesse: Da das Business Intelligence-System auf Atlassian-Tools basiert, führten weniger Ausfallzeiten zu mehr Produktivität und Leistung in den Teams.
  • Systemverfügbarkeit auf allen Plattformen: Vertriebs- und Business-Development-Manager können benötigte Informationen ortsunabhängig abrufen.
  • Ein zentrales System-Dashboard, um alle Atlassian-Apps gleichzeitig verwalten zu können: Fath nutzt dies zum Beispiel für sein Identitäts- und Zugriffsmanagement. Durch die Einteilung von Nutzern in vordefinierte Gruppen mit speziellen Zugriffsrechten können sie ihren IAM-Prozess beschleunigen und alles übersichtlich gestalten.
  • Flexibilität und mehr Funktionen durch die Nutzung der Cloud: Eine Sandbox-Umgebung zum Testen neuer Konfigurationen und Anwendungen ermöglicht es dem Unternehmen, sein Produktivsystem von potenziellen Fehlern zu schützen.
  • Sicherheit und Datenschutz: Mit den eingebauten Sicherheits- und Datenschutzoptionen kann das Unternehmen gewährleisten, dass das System GDPR- und DSGVO-konform ist.
  • Eine Multi-Faktor-Authentifizierung stellt sicher, dass alle Systeme vor Hackerangriffen oder Malware geschützt sind.

Zusammenfassung

Fath hat seinen Atlassian-Toolstack erfolgreich in die Cloud migriert, um Kosten für Wartung, Betrieb und verwaltete Infrastruktur zu sparen. Die Cloud hat es dem Team auch ermöglicht, Upgrades einfacher durchzuführen und bietet mehr Flexibilität bei der Arbeit in einer gemeinsamen Umgebung. Die Verfügbarkeit der Systeme wurde erhöht (bis zu 99,9 %), die Betriebskosten um 80 % gesenkt und die Geschäftsprozesse durch weniger Ausfallzeiten entlastet. Zudem bietet die Cloud mehr Sicherheit und die Einhaltung von GDPR und DSGVO.

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