Automatisierung von Business Prozessen mit KI: Wie du den Wandel meistern kannst

Informationsflut, komplexe Prozesse und ständige Überforderung. Doch was, wenn all das nicht so sein müsste? Was, wenn du deine Prozesse so automatisieren könntest, dass sie dir dienen – und nicht umgekehrt? Lass uns gemeinsam das Problem der nicht-optimierten Prozesse beleuchten und Schritt für Schritt lösen. Hier kommt Automatisierung von Business Prozessen mit KI ins Spiel.

Informationsflut und Komplexität: Der geheime Produktivitätskiller

Dein Arbeitstag beginnt und endet im Chaos. Ständig aufploppende Nachrichten, endlose Dokumentationspflichten und die Unmöglichkeit, das wirklich Wichtige zu finden, überfordern dich und dein Team. Diese Informationsflut lähmt, statt zu inspirieren. Der schiere Überfluss an Daten erschwert es, den Fokus auf das Wesentliche zu behalten.

Noch schlimmer: Die Prozesse, die eigentlich helfen sollen, den Alltag zu strukturieren, sind oft zu starr und komplex. Anstatt dir die Arbeit zu erleichtern, fühlst du dich als Diener der Prozesse – nicht umgekehrt. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten häufen sich, sei es das manuelle Ausfüllen von Formularen oder die ewige Suche nach Informationen.

Der Gipfel der Frustration? Das Auftreten sogenannter Workarounds. Weil Prozesse so unflexibel sind, entwickeln Mitarbeitende eigene Lösungen, die oft die Zusammenarbeit im Unternehmen erschweren, anstatt sie zu verbessern. Das Resultat? Intransparenz und eine Menge vergeudete Zeit.

Warum das Problem so gravierend ist

Lass uns ehrlich sein: Wenn du diese Probleme nicht angehst, zahlst du langfristig einen hohen Preis. Die Informationsflut kann zu Burnout führen, wenn Mitarbeitende ständig versuchen, in einem endlosen Meer von Daten zu schwimmen. Das Gefühl, den Prozessen ausgeliefert zu sein, raubt Motivation und führt zu sinkender Produktivität. Nicht wertschöpfende Arbeiten können den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Projektabschluss und einer Niederlage bedeuten. Und schließlich können intransparente Workarounds dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen – oder gar doppelt und dreifach bearbeitet werden, ohne dass jemand den vollen Überblick hat.

Das Schlimmste aber ist: Jeder Tag, an dem du diese Probleme ignorierst, ist ein verlorener Tag. Zeit ist die einzige Ressource, die du nicht zurückbekommst. Doch wie können wir das lösen?

Automatisierung von Business Prozessen mit KI: Der Weg aus dem Chaos

Die gute Nachricht: Automatisierung von Business Prozessen mit KI kann dir helfen, diese Probleme zu lösen. Und nein, wir reden hier nicht von fancy Spielereien, sondern von echten, machbaren Schritten, die dein Unternehmen effizienter und deine Arbeit sinnvoller machen.

Schritt 1: Analyse deiner Prozesse – Wo drückt der Schuh?

Bevor du irgendetwas automatisierst, ist der erste Schritt, deine bestehenden Prozesse zu analysieren. Nimm dir die Zeit und überlege, welche Prozesse wirklich den größten Schmerz verursachen. Welche Aufgaben sind repetitiv? Welche sorgen dafür, dass du dich als Diener des Prozesses fühlst? Dokumentiere diese Prozesse.

Beispiel: Der Prozess zur Krankmeldung ist ein überladenes Monstrum, bei dem sich Mitarbeitende bei ihrem Vorgesetzten melden, Meetings absagen, eine Abwesenheitsnotiz erstellen.

Schritt 2: Die kleinen, aber effektiven Schritte zur Automatisierung

Es geht nicht darum, alles auf einmal zu automatisieren. Der Ansatz „Pareto 20/80“ eignet sich hier hervorragend: Automatisiere 20 % der Prozesse, die 80 % der Belastung reduzieren. Das bedeutet, du suchst dir die wiederkehrenden Aufgaben heraus, die am meisten Zeit fressen.

Beispiel: Statt die Krankmeldung manuell in dein Unternehmensinterne System einzutragen, könntest du KI und Automatisierungen einsetzen, die automatisch auf Basis einer kurzen Nachricht die Abwesenheitsnotiz erstellt, Meetings in deinem Kalender absagt und relevante Informationen im System einträgt.

Schritt 3: Digitale Assistenten als Game-Changer

Eine weitere Lösung ist der Einsatz von digitalen Assistenten. Diese können Mitarbeitenden dabei helfen, komplexe oder selten genutzte Prozesse einfacher zu bewältigen. Besonders bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder sind digitale Assistenten Gold wert.

Beispiel: Statt neue Mitarbeitende in jedem Schritt manuell zu schulen, kann ein digitaler Assistent die grundlegenden Aufgaben erklären – wie z. B. das Einreichen von Urlaubsanträgen oder wo die wichtigsten Informationen zu finden sind – und dabei helfen, die ersten Tage stressfrei zu gestalten.

Schritt 4: Schnittstellen und Abteilungsübergreifende Prozesse automatisieren

Automatisierung endet nicht an Abteilungsgrenzen. In vielen Unternehmen entstehen hohe Aufwände an den Schnittstellen zwischen Abteilungen aufgrund unterschiedlicher Prozesse und benötigter Informationen. Diese Übergaben sind oft fehleranfällig und wenig transparent.

Beispiel: Stell dir vor, du hast eine Sales-Abteilung, die neue Deals in ein CRM-System einträgt. Mit einer automatisierten Schnittstelle kann der Vertrieb nicht nur den Deal eintragen, sondern gleichzeitig auch in Jira ein neues Projektticket anlegen, wodurch Marketing und Projektteams sofort eingebunden werden.

Schritt 5: Wertvolle Zeit sparen durch Automatisierung der Informationssuche

Die Suche nach Informationen ist eine der zeitaufwendigsten Aufgaben im Alltag. Hier kann eine KI besonders hilfreich sein. Stell dir vor, du könntest einfach fragen: „Welche Projekte stehen in diesem Quartal an?“ und die KI zieht alle relevanten Informationen aus deinen Systemen zusammen.

Beispiel: Eine Anfrage an eine KI wie „Welche Projekte haben wir diesen Monat im grünen Bereich?“ kann dir eine Zusammenfassung der Projektdaten liefern, ohne dass du dich manuell durch jedes einzelne System klicken musst.

Schritt 6: Automatisierte Eskalation und Problemerkennung

Ein großes Problem in vielen Unternehmen ist, dass auftretende Fehler und Probleme zu spät bemerkt werden. Hier können automatisierte Systeme helfen, frühzeitig einzugreifen und Schaden zu verhindern.

Beispiel: Ein System, das merkt, wenn eine Aufgabe zu lange unbearbeitet bleibt, könnte automatisch eine Eskalation auslösen und Verantwortliche informieren.

Schritt 7: Holistische Integration und der Fokus auf den Mehrwert

Das Ziel der Automatisierung sollte nicht nur die Zeitersparnis sein, sondern auch die Entlastung deiner Mitarbeitenden, sodass diese sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Beispiel: Automatisierung der Kommunikation über Projektänderungen. Wenn ein neues Projekt gestartet wird, könnte die KI automatisch die relevanten Personen informieren, entsprechende Dokumente verlinken und den Fortschritt in Echtzeit anzeigen.

Geeignete Tools zur Automatisierung von Business Prozessen mit KI

Wenn es darum geht, Geschäftsprozesse effizient zu automatisieren, stehen zahlreiche Tools zur Verfügung. Ein herausragendes Beispiel im Atlassian-Ökosystem ist Rovo. Rovo ist ein KI-gestützter digitaler Assistent, der speziell dafür entwickelt wurde, Routineaufgaben zu automatisieren und sowohl Mitarbeitenden als auch Support-Teams den Alltag zu erleichtern. Doch Rovo ist nicht das einzige Tool, das hier hilfreich sein kann:

Rovo und vergleichbare Automatisierungstools

Rovo zeichnet sich durch seine nahtlose Integration in Atlassian-Tools wie Jira und Confluence aus. Es unterstützt die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, wie z. B. das Erstellen und Zuweisen von Tickets oder die Beantwortung häufiger Anfragen. Die Fähigkeit, proaktiv Probleme zu erkennen und zur Eskalation beizutragen, macht Rovo zu einer umfassenden Lösung für die Prozessautomatisierung. Weitere Insights zu Rovo findest du hier: Was ist Atlassian Rovo und was kann ich damit machen.

Weitere Automatisierungstools

• Loom: Ein Tool, das Meetings in Echtzeit transkribiert und wichtige Informationen extrahiert. Ideal, um Besprechungen zu automatisieren und die Produktivität zu erhöhen.
• Workato: Diese Plattform verbindet Apps und automatisiert Workflows auf Enterprise-Niveau. Besonders geeignet für Unternehmen, die eine umfassende Integration und Automatisierung benötigen.
• Airtable Automations: Bietet eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Arbeitsabläufe innerhalb von Airtable-Datenbanken zu automatisieren. Perfekt für Teams, die bereits Airtable verwenden und ihre Datenprozesse effizienter gestalten wollen.
• Make: Diese Plattform bietet leistungsstarke Automatisierungsoptionen, insbesondere für komplexe Datenverarbeitungen und Workflows, die flexible Verbindungen zwischen verschiedenen Apps erfordern.

Zusammenfassung: Dein Weg zur effizienten Automatisierung mit KI

Automatisierung von Business Prozessen mit KI ist kein Allheilmittel. Es ist dein Werkzeug, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Um Burnout zu verhindern, die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden zu erhöhen und den produktiven Flow im Unternehmen wiederherzustellen.

Die Schritte zur Lösung sind einfach:

1. Analysiere die Prozesse und finde die wirklichen Belastungen.
2. Automatisiere zuerst die kleinen Schritte innerhalb eines Prozesses die viel Zeit aufwenden aber großen Effekt haben.
3. Nutze digitale Assistenten, um Mitarbeitende zu entlasten.
4. Optimiere die Schnittstellen zwischen Abteilungen.
5. Erstelle smarte Informationszugänge durch KIs.
6. Setze automatisierte Eskalationsprozesse ein.
7. Integriere all diese Ansätze für einen holistischen Mehrwert.

Wenn du diese Schritte befolgst, wirst du schnell feststellen, wie sich dein Arbeitsalltag zum Positiven wandelt. Automatisierung von Business Prozessen mit KI ist kein Zukunftsdenken mehr, sondern eine realisierbare Möglichkeit, die Effizienz deines Unternehmens zu steigern.