Vorteile digitaler Geschäftsprozesse

Die digitale Transformation, Cloud-Technologien und die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind Schlüsselthemen in Unternehmen auf der ganzen Welt. Deshalb ist es auch nicht überraschend, dass Unternehmen mit Hilfe neuer Technologien produktiver arbeiten, Ressourcen sparen oder ein besseres Kundenerlebnis bieten können.

Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen profitieren Unternehmen von einer ganzen Reihe positiver Effekte. Alle Vorteile digitaler Geschäftsprozesse erfährst du im Folgenden.

Warum digitalisieren?

Laut einer Studie von McKinsey können durch die Digitalisierung von informationsintensiven Prozessen die Kosten um bis zu 90 Prozent gesenkt und die Durchlaufzeiten um ein Vielfaches verkürzt werden„. Die Investitionsrendite hängt von deiner jeweiligen Situation ab, aber eine solche Digitalisierung hat in den meisten Unternehmen ein enormes Potenzial und ist es wert, dass du nach den besten Möglichkeiten suchst.

Wenn man bedenkt, dass unzählige Unternehmen immer noch auf manuelle oder analoge Geschäftsprozesse setzen, ist das nicht verwunderlich. Die Verwendung von Stift und Papier, Microsoft Excel-Tabellen und das Ausdrucken von Dokumenten, nur um sie zu unterschreiben und dann wieder einzuscannen, sind nicht mehr zeitgemäß.

Die Zeit drängt, nicht nur um Ressourcen freizusetzen, sondern auch, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Wenn du veraltete Techniken durch moderne (und Cloud-basierte) Softwarelösungen ersetzt, kannst du dringende Verbesserungen auf einen Schlag erledigen.

Unternehmen können automatisch Daten sammeln, die analysiert werden können, um die Effizienz von Prozessen zu bestimmen, die Kostentreiber zu identifizieren und die Ursachen von Risiken zu erkennen. Die Überwachung von Leistungsdaten in Echtzeit ermöglicht es den Verantwortlichen, Probleme proaktiv anzugehen, bevor sie kritisch werden.

Kostensenkung und Zeitersparnis sind nur zwei der wichtigsten Vorteile digitaler Geschäftsprozesse, die du erwarten kannst.

Weitere Vorteile digitaler Geschäftsprozesse

Beschleunigung von Workflows

Die Inputs und Outputs, die in einen Prozess einfließen, können bei manuellen Prozessen schwer zu überwachen sein. Wenn du deine Prozesse digitalisierst, kannst du jeden Schritt und jede Entscheidung auf eine Art und Weise analysieren und automatisieren, um deine Pain Points zu beseitigen. und deine Ziele zu erreichen. Dadurch werden Reibungsverluste reduziert und die Workflows optimiert.

Mit vorkonfigurierten Auslösern, Entscheidungspunkten, Benachrichtigungen und zentralisierten Aufgabendetails kann dein Team die Dinge auf Kurs halten. Vor allem dann, wenn du Prozesse zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten, Standorten oder sogar zwischen verteilten Belegschaften rationalisierst.

Verschiedene Datensilos zusammenführen

Mit einer Plattform zur Prozessdigitalisierung, die flexible Systemintegrationen ermöglicht, kann dein Team Datensilos aufbrechen, welche die Produktivität bremsen und Verbesserungen verhindern. Durch die Digitalisierung von Prozessen kann dein Team aufhören, Zeit und Geld für das mühsame, kostspielige und zeitaufwändige Abrufen von Daten aus verschiedenen Quellen aufzuwenden, und stattdessen Tools nutzen, um Daten in Echtzeit abzufragen.

Um beispielsweise digitale Produkte zu optimieren, kannst du Tools nutzen, die Daten aus dem Kundenservice, Nutzungsdaten aus deinen Apps und Daten aus Verkaufsgesprächen abrufen. Auf diese Weise findest du leicht heraus, was deine User wirklich brauchen und wollen.

Einhaltung von Compliance-Richtlinien sicherstellen

Mit der Digitalisierung und Verbesserung des Dokumentenmanagements bist du in der Lage, Compliance- und Sicherheitsanforderungen zeitnah und genau zu erfüllen, unabhängig davon, welche Methoden du intern anwendest oder welche Vorschriften du befolgst.
Mit einem Tool wie Jira kannst du beispielsweise spezifische Anforderungen hinzufügen und automatisch einen prüfbaren Nachweis für jeden Schritt erstellen. Auf diese Weise kannst du verhindern, dass wichtige Schritte in einem vorgegebenen Prozess übersehen werden.

Wie du einen Prozess mit Jira digitalisierst und automatisierst erfährst du hier: Zum Artikel.

Ermöglichung und Beschleunigung des Unternehmenswachstums

Indem sich dein Team auf voll und ganz auf seine Arbeit und den gegenseitigen Informationsaustausch konzentrieren kann, anstatt ständig nach Unterlagen zu suchen oder nach neuen Ideen zu recherchieren, ist es in der Lage, sich auf seine Aufgabe und strategischere Angelegenheiten zu konzentrieren.
Die Digitalisierung ermöglicht es deinem Unternehmen, seine Prozesse zu modernisieren und gleichzeitig sein Wachstum zu beschleunigen.

Laut Gartner lassen sich allein durch die Digitalisierung von ITSM-Prozessen die Betriebskosten um bis zu 60 % senken, indem Supportanfragen von Kunden optimiert und automatisiert werden und wertvolle Informationen bereits im Vorfeld bereitgestellt werden.

Erfolgsfaktoren – Warum du nicht zögern solltest

Du musst nicht besonders lange suchen, um deine Prozesse zu verbessern, aber du kannst mit dem Prozess beginnen, der die größte Wirkung erzielt.

Lege fest, wie dein digitaler Prozess aussehen soll und was du erreichen willst.
Der Einsatz digitaler Werkzeuge ermöglicht es dir, den gesamten Prozess neu zu gestalten und ihn von Grund auf aufzubauen. Wie bereits erwähnt, kannst du bei bestimmten Schritten eine Automatisierung integrieren. Versende zum Beispiel Follow-up-E-Mails in HR-Prozessen, um Bewerber über den aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens zu informieren. Auf diese Weise kannst du die Fluktuationszeiten auf das von dir gewünschte Minimum reduzieren.

Beginne mit der Definition deiner Ziele

Wenn du ganz hinten anfängst und definierst, was du mit der Digitalisierung erreichen willst, kannst du unvoreingenommen an die Sache herangehen.

Biete ein außergewöhnliches Erlebnis entlang der gesamten Customer Journey

Die Digitalisierung nur einiger Etappen entlang der Customer oder User Journey wird die Effizienz und Leistung nur in bestimmten Bereichen verbessern (und bis zu einem gewissen Grad auch das Kundenerlebnis). Damit du aber ein wirklich einzigartiges Erlebnis bieten kannst, solltest du die gesamte Journey berücksichtigen.

Um das Kundenerlebnis zu verbessern, musst du alle Teams einbeziehen, die entlang der Customer Journey beteiligt sind. Das bedeutet Produktmanagement, Entwicklung, Vertrieb, Marketing und Beratungsteams.

❗️Um die Customer Experience wirklich außergewöhnlich zu machen, solltest du den Kunden in die Gleichung einbeziehen. Sprich mit ihm über seine Erwartungen und Wünsche und darüber, wo du dich seiner Meinung nach verbessern kannst.

So kannst du Prozesse schaffen, die auf den Kunden ausgerichtet sind.

Das Prozessdigitalisierungsteam benötigt Unterstützung aus allen am Kundenkontakt beteiligten Funktionen, wenn es das Kundenerlebnis von Anfang bis Ende verbessern will.

Das bedeutet auch, dass du die internen Prozesse nicht vergessen solltest. Projektmanagement, Customer Onboarding, Marketing Automation oder Vertrieb.

Rekrutiere die Talente, die Du für die Umsetzung benötigst

Die digitale Transformation ist keine einfache Aufgabe. Neben der richtigen Herangehensweise benötigen Unternehmen auch die geeigneten Mitarbeiter und Qualifikationen, um loszulegen. Damit Prozesse schnell digitalisiert werden können, können Unternehmen ein Kompetenzcenter einrichten, das neue Fähigkeiten und Rollen vermittelt.

Ein anderer Ansatz ist die enge und langfristige Zusammenarbeit mit Digitalisierungsexperten und Beratern. Externe Partner nur für ein einzelnes Projekt zu engagieren, löst nur ein Problem auf einmal und vernachlässigt das große Ganze. Baue deshalb eine langfristige Partnerschaft mit deinen externen Dienstleistern auf und wachse gemeinsam mit ihnen.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung von Prozessen ist mehr als nur die Umstellung bestehender Prozesse auf digitale Tools. Den Status quo zu hinterfragen und sich vorzustellen, wie die Zukunft aussehen sollte, ermutigt dich, anders zu denken. Um mit der Digitalisierung und der Umgestaltung deines Unternehmens zu beginnen, wähle ein oder zwei Schlüsselprozesse aus. Entwickle anschließend Best Practices und führe sie unternehmensweit ein. Sobald dies geschehen ist, kannst du von dort aus skalieren.

Denke daran: Um erfolgreich zu sein und alle nützlichen Vorteile digitaler Geschäftsprozesse nutzen zu können, musst du dir vorher ein konkretes Ziel setzen. Experten auf dem Gebiet der digitalen Transformation helfen dir dabei deinen Ziele schneller zu erreichen. Das können interne Mitarbeiter oder externe Beratungsunternehmen sein.