Schnelle und effiziente Bewerbungsprozesse mit Jira

Bewerbungsprozess mit Jira

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„Die größte Herausforderung, mit der ich im Moment konfrontiert bin, sind lange Vorlaufzeiten. Aktive Kandidaten wollen JETZT oder so schnell wie möglich einen Job. In meinem eigenen Unternehmen hat sich die Zeit bis zur Besetzung von Stellen von etwa einem Monat auf jetzt zwei Monate verlängert. Es ist immer schwierig, die besten Kandidaten während dieser Zeitspanne zu halten…“

– Glen Loveland, HR Manager, Global Talent Acquisition of CGTN

In vielen wachsenden Unternehmen wird ein standardisierter und formaler Bewerbungsprozess benötigt. Unter anderem, um den Aufwand für das Onboarding weiterer Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Mitarbeiter zu bewältigen. Teilzeitberater, externe Recruiting-Firmen oder Personalabteilungen sind für kleinere Unternehmen aufgrund der hohen Kosten oft keine Option. Daher ist es sinnvoll, sich früh mit dem Personalmanagement zu beschäftigen und einen internen Bewerbungsprozess aufzubauen, um somit die nächste Phase des Unternehmenswachstums sicherzustellen.

Jede neue Bewerbung erhöht die Verwaltungskapazität. Bei kleinen, wachsenden Unternehmen müssen daher Wege gefunden, um diesen Aufwand effizient zu bewältigen. Eine der ersten Aufgaben ist es, die grundlegenden Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Die Wahl der falschen Tools erfordert oft einen hohen manuellen Aufwand. Deswegen wäre der beste Ansatz eine Software zu verwenden, welche einen Großteil der administrativen Arbeit des Bewerbungsprozesses automatisiert. Eines der besten Tools, um dies zu erreichen, ist aus unserer Sicht Jira Service Management.

Ein kurzer Hinweis für alle Leser: Wenn sie noch nie von Jira Service Management gehört haben, sollten sie einen Blick in diesen Product Guide werfen. Hier erhalten Sie einen kurzen Überblick über das Tool und seine Verwendung: Jira Service Management & Ticketing.

Wie unsere Lösung funktioniert

Jira Service Management (JSM) ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool für Abteilungen wie Finanzen, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Unter anderem können Personalverantwortliche Jira Service Management nutzen, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren, Bewerbergespräche zu verfolgen oder Bewerberpools zu verwalten. Grundsätzlich kann JSM so konfiguriert werden, dass jede neue Bewerbung automatisch ein Ticket erstellt, welches Sie einzelnen Mitarbeitern oder Teams (z.B. HR) zuweisen können. Dabei wird Ihr gesamtes Bewerbermanagement mit einem visualisierten Workflow deutlich vereinfacht. Mit diesem können Sie außerdem schnell auf Anmerkungen zu Bewerbungen reagieren und sich schnell an Veränderungen anpassen. Z.B. können Sie schnell via Kommentarfunktion Bewerber bitten Arbeitsproben, Zeugnisse etc. nachzureichen. In Jira Service Management können sie: (1) Aufgaben und Prozesse durch Workflows verwalten. (2) Schritte und Status einer Aufgabe in dem Workflow darstellen. (3) Art und Weise des Workflows individuell anpassen. (4) Einzelne bestimmte Aufgaben oder den gesamten Ablauf des Workflows ändern.

Ein Standard Jira Workflow könnte wie folgt aussehen:

Hier ist eine kurze Übersicht darüber, was mit Jira Service Management möglich ist und welche Vorteile der Einsatz von Jira für das Recruiting bietet. Weiterhin erklären wir, wie wir unsere HR-Prozesse mit dem leistungsstarken Atlassian-Tool planen und verwalten.

1. Tracken der Bewerber

Eine wichtige Anwendung für Jira im Recrutiting ist das Bewerber-Tracking. Aufgaben für die Bewerber, wie z.B. der Upload aller wichtigen Dokumente werden damit automatisch erstellt.
Je nachdem, wie Sie Ihren Bewerbungsprozess gestalten, können Sie den Ticketstatus Ihrer Kandidaten zu „erledigt“ setzen, wenn der Prozess abgeschlossen ist. Wenn sie noch andere Aufgaben erledigen müssen, wie z.B. Hintergrundprüfungen oder Verwaltungsarbeit, können sie die Aufgabe auf ‚in Bearbeitung‘ setzen. Zusätzlich lassen sich spezielle Unteraufgaben unter ‚in Bearbeitung‘ einrichten, wie z. B. ‚anzurufen‘ oder ‚einzuladen‘, wenn Sie Bewerber nach dem ersten screening näher kennenlernen möchten. Solche Aufgaben können jedes Mal wiederholt werden, wenn ein neuer Kandidat den Bewerbungsprozess betritt.

2. Relevante Dateien verwalten

Wenn sie für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen rekrutieren, erhalten sie oft Hunderte von Bewerbungen mit unterschiedlichen Anhängen. Mit Jira ist die Verwaltung dieser Dokumente sehr komfortabel. Sie müssen nur ein bestimmtes Ticket auswählen und auf das Symbol für Anhänge klicken. Alle relevanten Dokumente werden mit einem automatisierten Workflow dort selbsttätig hinzugefügt.
Zusätzlich können ihre Teammitglieder, die für die Rekrutierung verantwortlich sind, den Fortschritt einer Bewerbung im Kommentarbereich innerhalb eines einzelnen Tickets einfach kommunizieren. Zusätzlich können andere Teammitglieder in den internen Kommentaren erwähnt werden, wodurch eine reibungslose und optimierte Teamkommunikation möglich ist.

3. Erstellen eines individualisierten Jira Workflows

Mit Jira Service Management können sie Workflows, Aufgaben und Unteraufgaben verwalten und parallel erledigen. Jira ist ein vielseitiges Werkzeug, welche sich an die Anforderungen ihres Bewerbungsprozesses und ihres Teams anpassen lässt. So kann z.B. der Status-Workflow maßgeschneidert an ihren Prozess angepasst werden, auch wenn mehrere Zwischenschritte (bspw. mehrere Interviews pro Bewerber) enthalten sind.
Darüber hinaus können Sie ein modifizierbares Kanban-Board erstellen, um einen Überblick über Ihren Recruiting-Stream und Ihren Fortschritt zu erhalten.

4. Performance messen

Da es sich bei Jira um ein Projektmanagement-Tool handelt, lässt sich die Leistung Ihrer Arbeitsabläufe und Ihrer Teammitglieder genau messen. Zum Beispiel die durchschnittliche Dauer von Bewerbung zur Einstellung Ihrer Kandidaten. Dank der detaillierten Berichte ist es einfach, potenzielle Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu Problemen werden.
Die Formalisierung und Automatisierung von Hiring-Workflows führt zudem zu einem produktiveren und zufriedeneren Arbeitsalltag für Personaler. Mit Jira stellen Sie sicher, dass Ihre verantwortlichen Teammitglieder mehr Zeit für die Überprüfung von Kandidaten aufwenden können, was auch zu einer besseren und durchdachteren Auswahl von Kandidaten führt.

5. Onboarding

Schließlich können Sie Jira auch für den Onboarding-Prozess Ihrer neuen Mitarbeiter nutzen. Wir empfehlen ihnen, ihren Onboarding-Prozess im Jira-Projekt mit teambildenden Veranstaltungen anzupassen und zu erweitern. Sie können ganz einfach alle wichtigen Informationen, wie z. B. zur Verfügung gestellte Ausrüstung oder Schulungsergebnisse, die für das Onboarding benötigt werden, aufzeichnen.

Wie wir unseren Jira Workflow umgesetzt haben

Im letzten Jahr sind unsere Teams rasant gewachsen. Die große Anzahl von neuen Bewerbungen und Onboardings hat für unsere HR-Spezialisten eine Herausforderungen dargestellt. Folglich mussten wir jede Woche neue Bewerbungen durchgehen, manuell überprüfen und eine Reihe von identischen Themen und Aufgaben erstellen. Letztendlich haben wir uns entschlossen, einen neuen Jira Workflow einzurichten. In dem Workflow sind verschiedene Schritte automatisiert, einschließlich der Erstellung verschiedener spezifischer Unteraufgaben, Beschreibungen und Textvorlagen.

Erste Schritte und Grundlagen

Die ersten Schritte zur Einrichtung unseres Workflows waren: (1) Ein Brainstorming über die verschiedenen, offenen Stellen in unserem Unternehmen. (2) Das Planen jedes einzelnen Schritts in unserem neuen Jira Workflow. Für den Workflow haben unsere IT- und Business-Development-Profis ihr Wissen zusammengetragen. Das Ergebnis war: ein Workflow mit Einzelprozessen in 5 übergeordneten Schritten sowie automatisierten Zwischenschritten und erforderlichen Aktionsfeldern. Hier sehen Sie einen kurzen Auszug aus unserem Workflow aus den Schritten 1. Bewerbungseingang und 2. Bewerbungs-Überprüfung.

Trotz der sorgfältig durchdachten Schritte hatte unser Workflow anfangs einige Mängel. Nach dem ersten praktischen Einsatz konnten wir diese Mängel jedoch schnell erkennen und der Workflow wurde angepasst. Hier kommt ein weiterer Vorteil von Jira zum Tragen: Das Ändern von Workflows und Automatisierungen ist schnell und unkompliziert möglich. Änderungen sind jederzeit möglich ohne das gesamte Projekt anpassen zu müssen.

Erstellung Jira Workflow und Kanban-Board

Wenn sie ihren eigenen Workflow definiert haben, ist es an der Zeit, diesen in Jira einzubinden. Dazu muss zuerst ein neues Projekt angelegt werden.

  1. Klicken Sie auf Projekte > Alle Projekte anzeigen
  2. Klicken Sie oben rechts auf Projekt anlegen
  3. Wählen Sie das Basisprojekt* > Geben Sie den Namen und den Key des Projekts ein

*Wir empfehlen, das Basisprojekt zu verwenden. Dies bietet die besten Möglichkeiten, Anfragen (oder anders ausgedrückt: Bewerbungen) zu tracken, zu priorisieren und zu lösen.

  1. Klicken Sie auf Boards > Alle Boards anzeigen
  2. Klicken Sie auf Board erstellen in der oberen rechten Ecke
  3. Wählen Sie Kanban-Board > Board aus einem bestehenden Projekt auswählen
  4. Geben sie den Namen ein und wählen sie das Projekt, das Sie gerade für die Tafel erstellt haben

Nachdem das Board und das Projekt erstellt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Projekteinstellungen. Hier können Sie Automatisierung, Workflows, SLAs sowie Benutzer und Rollen einzustellen. Wir zeigen beispielhaft, wie wir unseren Workflow und unser Kanban-Board gestaltet haben. Weitere Informationen stellen wir auf Anfrage gerne zur Verfügung. Zudem gibt es eine genaue Dokumentation zur Anpassung von Workflows in Jira von Atlassian: Jira Workflow Übersicht

Für das Kanban-Board in unserem Jira-Projekt verwenden wir 7 Spalten mit insgesamt 22 Status. Für einen schnellen Workflow ist es wichtig: (1) Ein vereinfachtes Workflow-Schema zu wählen. (2) Eine Querverlinkung zwischen den einzelnen Status zu erstellen. Somit kann der Status jedes Tickets in diesem Workflow in einen beliebigen anderen Status überführt werden. Dies schafft eine hohe Flexibilität, eine einfache Bedienung und einen vereinfachten Workflow für das Jira-Projekt. Mit dem vereinfachten Workflow kann der Inhalt des Kanban-Boards (einschließlich Spalten und Status) jederzeit geändert werden.

E-Mail Weiterleitung

Daraufhin muss festgelegt werden, dass alle als E-Mail eingehenden Bewerbungen automatisch an das Projekt gekoppelt werden werden. Anders gesagt sollten alle Bewerbungen per E-Mail automatisch ein Ticket in Ihrem konfigurierten Projekt erstellen. Um dies zu erreichen, sollten Sie Jira mit Ihrem E-Mail-System integrieren. Diese Einstellung lässt sich unter Projekteinstellungen > E-Mail-Anfrage ändern. Stellen sie sicher, dass Sie die…

  • Berechtigung haben um Projekte zu verwalten.
  • öffentliche Anmeldung oder das Hinzufügen von Kunden zu Ihrem Service-Desk-Projekt aktiviert haben.
  • geeigneten Anfragetypen als erforderliche sichtbare Felder eingerichtet haben.

Klicken sie hier, um mehr über den Empfang von Anfragen per E-Mail zu erfahren. Sehen Sie sich folgende Anleitung für die E-Mail Fehlerbehebung an, wenn Sie beim Einrichten des E-Mail-Kanals auf Probleme stoßen.

Nach der Einrichtung werden die eingehenden Bewerbungen nun übertragen und automatisch in Jira-Tickets umgewandelt. Damit kann sich Ihr Team sofort auf die Bewerber konzentrieren, ohne sich dabei manuell um mehrere Posteingänge kümmern zu müssen.

Automatisierung mit Jira

Automatisierung ist eine der größten Stärken von Jira Service Management. Das einfachste Beispiel ist die Automatisierung nach Erhalt der Bewerbung. Wenn sich jemand bei Ihnen bewirbt, wird ein Ticket erstellt und das Ticket wird in die Spalte „Neu“ mit dem Status „Offen“ verschoben. Das Ziel dieses automatisierten Prozesses ist es, den Bewerbern für ihre Bewerbung bei uns zu danken und sie wissen zu lassen, dass wir ihre Unterlagen erhalten haben und diese rechtzeitig prüfen werden.

Sie können „Wenn“-Auslöser, „Falls“-Bedingungen und „Dann“-Aktionen hinzufügen. Diese Parameter bestimmen den Ablauf und erzeugen die Automatisierung. Die Automatisierung für den Empfang der Anwendung ist wie folgt einzustellen:

WENN: Thema erstellt ODER Status geändert > WENN: Thema entspricht Status = Offen > DANN: E-Mail senden = Vorlage „Antwort Antragsteller(Bewerber)“ UND Wechsel Issue = Antrag/Bewerbung bestätigt UND Kommentar hinzufügen = ‚XALT Bot: Antrag/Bewerbung erhalten und bestätigt‘ UND Änderung Issue = Zuweiser auf Benutzer XY geändert UND Benutzer alarmieren = Benutzer XY

Sie können auch zusätzliche Automatisierungen wie SLA (Service Level Agreement) hinzufügen. Diese Regel alarmiert Sie oder die zugewiesene Person bei gefährdeten SLAs, um bei zeitkritischen Problemen den Überblick behalten zu können. Zum Beispiel können zugewiesene Nutzer nach einer bestimmten Zeit alarmiert werden, wenn ein Antrag bzw. Bewerbung innerhalb einer vorgegeben Zeit nicht bearbeitet wurde. Wir setzen das SLA in unserem Workflow auf 16h und die Automatisierung auf:

WENN: SLA-Restzeit = gefährdet (30 min Restzeit) > WENN: Problem trifft zu = alle Probleme > DANN: Benutzer alarmieren = Benutzer XY

Individuelle Anpassung für Ihren Nutzen

Selbstverständlich sind Bewerbungsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Deshalb sollten Sie folgende Aufgaben erledigen, damit unser Workflow zu Ihrem individuellen Prozess passt:

  • Passen Sie den Workflow an Ihren Bewerbungsprozess an. Pre-Screening, Allgemein, Auswahlliste
  • Erstellen Sie ein Issue für jede Rolle und verwenden Sie Unteraufgaben, um Kandidaten zu tracken
  • Passen Sie das Kanban-Board an, um die gewünschte Ansicht Ihres HR-Streams zu erstellen
  • Implementieren und verwenden Sie Text-Templates und Ihr CRM-System

Schlussfolgerung

Die Vorteile von Jira Service Management sind umfangreich. Denn Jira ist im Gegensatz zu anderen Tools aus dem Rekrutierungs-Bereich sehr kostengünstig (ab 10USD/Monat) und hat deutlich mehr Funktionen. Weiterhin ist es sehr einfach zu bedienen (auch für Leute, die nicht aus der IT-Branche kommen). Zumal ermöglicht Jira automatisierte Workflows, womit eine enorme Effizienz und Geschwindigkeit erreicht werden kann.

Besonders als kleines und wachsendes Unternehmen ist es wichtig, schnell auf eine Bewerbung reagieren zu können. Wertvolle Bewerber sind sonst beim nächsten, großen Unternehmen für ein Vorstellungsgespräch eingeladen und gehen Ihnen verloren. Ein schneller Workflow ist ein erster Schritt, um dieses Problem zu lösen.

Dieser Blogbeitrag soll dazu eine erste Hilfestellung darstellen. Natürlich freuen wir uns über Feedback und stellen gerne detailliertere Informationen zu unseren Workflows, Vorlagen und Prozessen zur Verfügung. Weitere Informationen sind zudem auf unserer Solution Seite Jira-Bewerber-Tool zu finden.

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