Wusstest du, dass Projektportfoliomanagement (PPM) eine wichtige Rolle fĂŒr den Erfolg von Unternehmen spielt? Es ist ein wertvolles Instrument fĂŒr jedes Unternehmen, das wachsen und erfolgreich sein will, denn es hilft den Unternehmen, ihre Ziele zu erreichen und ist nicht mehr nur eine Option fĂŒr alle, die mit mehreren internen Projekten beschĂ€ftigt sind, vor allem mit solchen, die sehr umfangreich und komplex sind, sondern eine Notwendigkeit.

Die Verwaltung mehrerer Projekte kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber mit Projektportfoliomanagement muss das nicht so sein! Es bietet eine ganzheitliche Sichtweise, die mehrere Projekte in ein kohĂ€rentes Portfolio integriert und sie mit den strategischen Zielen in Einklang bringt. Dieser Ansatz ermöglicht es EntscheidungstrĂ€gern – von CEOs und CIOs bis hin zu Projektmanagern -, die einzelnen Projektdetails zu ĂŒberblicken und zu verstehen, wie diese Projekte miteinander verbunden sind und zu den ĂŒbergeordneten Unternehmenszielen beitragen und macht es den fĂŒr die Verwaltung des Projektportfolios verantwortlichen Personen leichter, die richtigen Entscheidungen darĂŒber zu treffen, ob ein Projekt gestoppt oder fortgesetzt werden soll, ob Ressourcen verlagert werden sollen usw.

Projektportfoliomanagement ist entscheidend fĂŒr den Unternehmenserfolg und ermöglicht WettbewerbsfĂ€higkeit und AgilitĂ€t. Wir werden uns mit seinen wichtigsten Werten befassen und wie die Integration von Technologien wie Jira seine Effizienz steigern kann.

Projektportfolio Management verstehen

Was ist Projekt Portfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement ist ein strategischer Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Projekte als zusammenhĂ€ngendes Portfolio zu verwalten und zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie mit den allgemeinen Unternehmenszielen ĂŒbereinstimmen. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement, das sich auf die erfolgreiche DurchfĂŒhrung einzelner Projekte konzentriert, wird beim PPM eine breitere Perspektive eingenommen. Es betrachtet die Gesamtheit der Projekte als Ganzes und bietet eine ganzheitliche Perspektive, die fĂŒr Unternehmen entscheidend ist. Dieser Ansatz hilft dabei, die KomplexitĂ€t und die gegenseitigen AbhĂ€ngigkeiten mehrerer Projekte zu bewĂ€ltigen, die sich erheblich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken können.

Projekt Portfoliomanagement mit Jira - Ein Dashboard
Projekt Portfolio Management mit Jira

Was leistet Projekt Portfoliomanagement?

PPM schafft Klarheit und Kontrolle ĂŒber die Projektlandschaft. Es bewertet die Ausrichtung der Projekte an den strategischen Zielen und teilt die Ressourcen entsprechend zu. So wird sichergestellt, dass die wertvollsten und strategisch am besten ausgerichteten Projekte die nötige Aufmerksamkeit und Ressourcen erhalten, um erfolgreich zu sein.

Die wichtigsten Elemente von PPM sind:

  • Strategische Ausrichtung: Es stellt sicher, dass jedes Projekt im Unternehmen mit den Zielen und Strategien der Organisation ĂŒbereinstimmt und ermöglicht so fundierte Entscheidungen ĂŒber die Ressourcenzuweisung.
  • Ressourcenmanagement: Es ermöglicht eine effizientere Ressourcenzuweisung, indem es die Projekte als ein einheitliches Portfolio behandelt.
  • Risikomanagement: Es beinhaltet die Identifizierung, Bewertung und das Management von Risiken auf Portfolio-Ebene. Dieser Ansatz hilft dabei, Risiken zu mindern, die sich auf mehrere Projekte und letztlich auf die strategischen Ziele der Organisation auswirken könnten.
  • Leistungsmessung: Beim PPM wird die Leistung des gesamten Projektportfolios anhand strategischer Ziele und wichtiger Leistungsindikatoren bewertet. Diese Bewertung ist wichtig, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das Portfolio auf dem richtigen Weg ist, um die gewĂŒnschten Ergebnisse zu erzielen.
  • Steuerung: Ein effektives Projektportfoliomanagement erfordert klare Governance-Strukturen fĂŒr eine transparente, an den strategischen Zielen ausgerichtete Entscheidungsfindung.

Die Verwaltung mehrerer Projekte kann fĂŒr Unternehmen schwierig sein. Um erfolgreich zu sein, geht es beim Projektportfoliomanagement nicht nur um die korrekte DurchfĂŒhrung von Projekten. Es geht auch darum, die richtigen Projekte auszuwĂ€hlen. PPM bietet eine Struktur, um die potenzielle Rendite fĂŒr jedes Projekt zu bewerten. Das hilft den Verantwortlichen zu entscheiden, welche Projekte priorisiert, verschoben oder gestrichen werden sollen.

Projekt Portfolio Management

Auf einen Blick: Herausforderungen fĂŒr Unternehmen, die PPM entschĂ€rft

  • Komplexe Projektverwaltung: Es rationalisiert das Management mehrerer miteinander verbundener Projekte, reduziert die KomplexitĂ€t und verbessert die Koordination.
  • Strategische Fehlausrichtung: Es richtet die einzelnen Projekte an den ĂŒbergeordneten strategischen Zielen des Unternehmens aus und stellt sicher, dass jedes Projekt zu den ĂŒbergeordneten Zielen beitrĂ€gt.
  • Ineffiziente Ressourcenzuweisung: Es optimiert die Ressourcenzuweisung im gesamten Projektportfolio und verhindert so eine Über- oder Unterauslastung.
  • Unzureichendes Risikomanagement: Es bietet einen ganzheitlichen Überblick ĂŒber die Risiken in allen Projekten und ermöglicht so eine bessere Risikoerkennung, -bewertung und -minderung.
  • Schlechte Entscheidungsfindung: Verbessert die Entscheidungsfindung durch umfassende Echtzeitdaten und Einblicke in die Projektleistung und den Projektfortschritt.
  • Ineffiziente AblĂ€ufe: Strafft Workflows und verbessert die betriebliche Effizienz durch standardisierte Prozesse und klare Kommunikationswege.
  • BudgetĂŒberschreitung: Hilft bei einer besseren Budgetverwaltung und -kontrolle und verringert so die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte ihre finanziellen Zuweisungen ĂŒberschreiten.

Warum auch das kleinste Unternehmen Projekt Portfoliomanagement benötigt

Projekt Portfoliomanagement ist fĂŒr Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, unerlĂ€sslich. Es stellt sicher, dass jedes Projekt mit den allgemeinen strategischen Zielen des Unternehmens ĂŒbereinstimmt und dazu beitrĂ€gt, das Unternehmen voranzubringen. PPM bietet einen umfassenden Überblick ĂŒber alle Projekte und hilft dabei, sie nach PrioritĂ€ten zu ordnen.

KomplexitÀt und Interdependenzen managen

Oft gibt es viele Projekte, die sich ĂŒberschneiden und um dieselben Ressourcen konkurrieren. Projektportfoliomanagement bietet einen strukturierten Ansatz zur BewĂ€ltigung dieser KomplexitĂ€t, indem es den EntscheidungstrĂ€gern ermöglicht, die Verbindungen und Kooperationen zwischen verschiedenen Projekten zu erkennen. Dieses VerstĂ€ndnis ist entscheidend, um Ressourcenkonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass jedes Projekt die anderen ergĂ€nzt und unterstĂŒtzt, anstatt isoliert zu sein.

Strategische Ausrichtung und PrioritÀtensetzung

Wenn Unternehmen wachsen, wird es schwieriger, ihre Ziele im Auge zu behalten. Projektportfoliomanagement hilft dabei, Projekte auf die Ziele des Unternehmens auszurichten. Es setzt PrioritĂ€ten fĂŒr Projekte auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen und ihrer Ausrichtung auf langfristige Ziele. So wird sichergestellt, dass die Ressourcen fĂŒr Projekte mit dem höchsten strategischen Wert eingesetzt werden.

Optimierte Ressourcenzuweisung

Große Unternehmen mĂŒssen ihre Ressourcen effizient einsetzen, um erfolgreich zu sein. Das Projektportfoliomanagement unterstĂŒtzt Unternehmen dabei, indem es die Ressourcen effektiv zuweist. Projekt Portfoliomanagement verschafft dir einen Überblick ĂŒber alle laufenden und geplanten Projekte, sodass du RessourcenengpĂ€sse erkennen und beheben kannst. So wird sichergestellt, dass die richtigen Ressourcen fĂŒr jedes Projekt zur richtigen Zeit zur VerfĂŒgung stehen. Indem du die Ressourcenzuweisung optimierst, kannst du deine Projektziele effizienter erreichen.

Bessere Entscheidungsfindung

Fundierte und agile Entscheidungen zu treffen, ist entscheidend. PPM bietet einen datengesteuerten Rahmen fĂŒr die Entscheidungsfindung, der Einblicke in die Projektleistung, die Risiken und den Nutzen bietet. Mit einem klaren VerstĂ€ndnis dieser Faktoren können FĂŒhrungskrĂ€fte schnelle Entscheidungen treffen, die sich an VerĂ€nderungen im GeschĂ€ftsumfeld oder an verĂ€nderte strategische PrioritĂ€ten anpassen.

Risikomanagement und Risikominderung

Großprojekte können fĂŒr Unternehmen mit erheblichen Risiken verbunden sein. Mit dem Projektmanagement kannst du diese Risiken auf Portfolio-Ebene identifizieren und bewerten. Unternehmen können umfassende Strategien zur Risikominderung entwickeln, um das gesamte Portfolio abzusichern, indem sie verstehen, wie sich Risiken in einem Projekt auf andere auswirken können.

Leistung und Wert messen

Um Projekte effektiv zu managen, ist es wichtig, ihre Leistung anhand von vordefinierten KPIs und strategischen Zielen zu bewerten und bietet Instrumente und Kennzahlen zur Messung dieser Leistung und hilft dabei, den Wert jedes Projekts fĂŒr das Unternehmen zu ermitteln. Diese Bewertung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Projekte mit den Unternehmenszielen ĂŒbereinstimmen, und um die notwendigen Anpassungen zur Verbesserung der Leistung vorzunehmen.

Wie man Projektportfoliomanagement in Unternehmen einfĂŒhrt

1. Erste Bewertung und Planung

Der erste Schritt besteht darin, die bestehende Projektmanagement-Landschaft zu bewerten. Identifiziere LĂŒcken und stimme das Framework mit den strategischen Zielen der Organisation ab. Entwickle einen Plan, der die Ziele, die Ressourcenzuweisung, den Zeitplan und die Meilensteine festlegt.

2. Einbindung der Stakeholder

Die Einbindung der wichtigsten Stakeholder ist entscheidend. Zu dieser Gruppe gehören FĂŒhrungskrĂ€fte, Projektmanager und IT-Mitarbeiter. Eine klare Kommunikation ĂŒber die Vorteile und VerĂ€nderungen, die PPM mit sich bringt, ist wichtig, um die UnterstĂŒtzung der Organisation zu gewinnen.

3. Anpassen des PPM-Ansatzes

Passe das Framework an die spezifischen BedĂŒrfnisse und die Kultur der Organisation an. Bei dieser Anpassung sollte die Skalierbarkeit fĂŒr zukĂŒnftiges Wachstum und VerĂ€nderungen berĂŒcksichtigt werden.

4. Integration mit bestehenden Systemen

Eine reibungslose Integration in bestehende Systeme ist unerlĂ€sslich. Dies kann technische UnterstĂŒtzung bei der Integration neuer Tools und der Anpassung von Workflows erfordern, wobei der Schwerpunkt auf der Datenmigration und -integritĂ€t liegt.

5. Pilotierung

FĂŒhre eine Pilotphase mit ausgewĂ€hlten Projekten oder Abteilungen durch. Dieser Schritt hilft dabei, potenzielle Probleme zu erkennen und ermöglicht Anpassungen vor einer umfassenden EinfĂŒhrung.

6. Schulung und UnterstĂŒtzung

Biete eine umfassende Schulung an, um sicherzustellen, dass alle Nutzer/innen mit dem neuen System vertraut sind. Richte ein Supportsystem ein, das vor allem in der Anfangsphase nach der EinfĂŒhrung kontinuierliche UnterstĂŒtzung bietet.

7. Überwachung und kontinuierliche Verbesserung

Überwache die Leistung des PPM-Systems nach der EinfĂŒhrung kontinuierlich. Sammle Feedback, um das System iterativ zu verbessern und sicherzustellen, dass es die BedĂŒrfnisse der Organisation effektiv erfĂŒllt.

8. ÜberprĂŒfung und Skalierung

ÜberprĂŒfe das Projektportfolio Management System regelmĂ€ĂŸig anhand der festgelegten Ziele und Leistungskennzahlen. Sei darauf vorbereitet, das System entsprechend dem Wachstum der Organisation und den sich Ă€ndernden BedĂŒrfnissen zu skalieren und weiterzuentwickeln.

Wenn du diese Schritte befolgst, können große Unternehmen ein Projekt Portfoliomanagement-System einfĂŒhren, das ihre strategischen Projektmanagement-FĂ€higkeiten verbessert und mit ihren ĂŒbergeordneten Unternehmenszielen in Einklang steht.

Projektportfolio-Management: Werkzeuge und Technologien, die du nutzen kannst

Die EinfĂŒhrung eines effektiven Projektportfoliomanagements in einer Organisation erfordert die richtigen Werkzeuge und Technologien. Diese Werkzeuge ermöglichen reibungslosere Projektmanagementprozesse und liefern wichtige Daten und Erkenntnisse fĂŒr fundierte Entscheidungen. Einige Kategorien von Tools und spezifischen Technologien können die FĂ€higkeiten erheblich verbessern.

Umfassende Projekt Portfoliomanagement-Softwarelösungen:

Jira

Jira ist eine All-in-One-Lösung und zeichnet sich durch seine Vielseitigkeit bei der Verwaltung agiler Projekte aus. Sie ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung, Planung und Berichterstattung und ist damit ideal fĂŒr verschiedene Projektmanagementanforderungen. Andere Software-lösungen sind Microsoft Project und Primavera von Oracle. Diese Plattformen bieten robuste Funktionen wie detaillierte Projektplanung, Ressourcenzuweisung und Budgetverwaltung.

Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge:

Plattformen wie Slack, Microsoft Teams, Asana oder Confluence sind fĂŒr eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team unerlĂ€sslich. Sie rationalisieren die Interaktionen und sorgen dafĂŒr, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind.

Dokumentenmanagement-Systeme:

Effizientes Dokumentenmanagement ist der SchlĂŒssel fĂŒr effektives Projektmanagement. Systeme wie SharePoint und Google Drive ermöglichen die sichere und zugĂ€ngliche Speicherung, Freigabe und Organisation von projektbezogenen Dokumenten.

Fortschrittliche Analyse- und Berichtstools:

Tools wie Tableau und Power BI sind fĂŒr die Analyse von Projektdaten unerlĂ€sslich. Sie bieten fortschrittliche Analyse- und Berichtsfunktionen und ermöglichen es den Verantwortlichen, datengestĂŒtzte strategische Entscheidungen zu treffen.

Risikomanagement-Software:

Das Management von Risiken ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Spezielle Risikomanagement-Tools helfen dabei, Risiken im gesamten Projektportfolio zu bewerten, zu priorisieren und zu mindern, um eine bessere Kontrolle und Vorausschau zu gewÀhrleisten.

Ressourcenmanagement-Tools:

Lösungen wie Smartsheet und Resource Guru eignen sich gut fĂŒr die Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen in Projekten. Sie stellen sicher, dass die Ressourcen optimal genutzt werden und vermeiden eine Über- oder Unterbeanspruchung.

Agile Projektmanagement-Tools:

FĂŒr diejenigen, die agile Methoden anwenden, bieten Tools wie Jira und Trello Funktionen, die speziell auf die agile Projektverfolgung zugeschnitten sind, z. B. Sprintplanung und Scrum Boards.

Kundenspezifische Entwicklungsplattformen:

Wenn besondere Anforderungen erfĂŒllt werden mĂŒssen, ermöglichen Plattformen wie Microsoft PowerApps und Salesforce die Entwicklung maßgeschneiderter PPM-Anwendungen und bieten so maßgeschneiderte Lösungen.

Zusammenfassend lĂ€sst sich sagen, dass die Auswahl der richtigen Tools und Technologien fĂŒr ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement entscheidend ist. Diese Tools sollten auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen, der GrĂ¶ĂŸe und der Projektmanagement-Methoden der Organisation ausgewĂ€hlt werden, um sicherzustellen, dass sie effektiv zum Prozess beitragen. Jira ist mit seinen umfassenden Funktionen eine vielseitige All-in-One-Lösung, die sich fĂŒr verschiedene Projektmanagement-Anforderungen eignet.

Projektportfoliomanagement mit Jira: Ein Game-Changer mit praktischen Anwendungen

Eine großartige Möglichkeit, Projektportfoliomanagement zu implementieren, ist Jira. Durch die Integration von PPM mit Jira kannst du von einer dynamischeren, technologiebasierten Lösung profitieren, die noch nie dagewesene Ergebnisse liefert.

In einer kĂŒrzlich durchgefĂŒhrten Fallstudie wurden bestehende Projektportfoliomanagement-Tools bewertet und spezifische Anforderungen an eine effiziente Lösung definiert. Das Ergebnis war eine umfassende Übersichtstafel in Jira, die alle Projekte mit den relevanten Daten anzeigt, einschließlich der geplanten und verbrauchten Personentage, des prozentualen Fortschritts jedes Projekts und der VerknĂŒpfung der BemĂŒhungen mit einzelnen Aufgaben.

Zu den wichtigsten Elementen dieser Integration gehörten:

  • Implementierung eines angepassten Workflows: Im Rahmen der Integration wurden neue Vorgangsarten fĂŒr Funktionen wie die monatliche Berichterstattung und die Projektplanung mit Ressourcen definiert, um den Prozess zu rationalisieren und die Effizienz von PPM in Jira zu steigern.
  • Automatisierungen und Skriptverbesserungen: Die Erstellung von Automatisierungen in Jira ermöglichte es, dass notwendige Informationen aus Projekten automatisch fĂŒr das Portfoliomanagement zur VerfĂŒgung stehen. Außerdem wurden mit Scriptrunner Skripte erstellt, um bestimmte Funktionen zu erweitern und einfache Anwendungen zu erstellen, die mit Jira-Automatisierungen nicht möglich sind, z. B. das Ausblenden von Feldern oder das Festlegen von Schreibberechtigungen fĂŒr ein Feld.
  • Ressourcenplanung und Genehmigungsprozess: Im Rahmen des Projekts wurde ein Ressourcenplanungsprozess entwickelt, der das Asset Management von Jira Service Management und die Standardfunktionen von Jira einbezieht. FĂŒr jedes funktionale Team innerhalb eines Projekts wurde ein Asset erstellt, so dass die Projektmanager/innen diesen Assets Aufgaben zuweisen und einen Genehmigungsprozess fĂŒr die erforderlichen Ressourcen einleiten konnten.
  • Testen und in Betrieb nehmen: Das Projekt erstreckte sich ĂŒber etwa fĂŒnf Monate, in denen ein agiler Ansatz gewĂ€hlt wurde. Die Funktionen wurden nach PrioritĂ€ten geordnet und anhand der Jira Advanced Roadmap in Angriff genommen. TĂ€gliche Stand-ups sorgten dafĂŒr, dass der Fortschritt verfolgt wurde und anstehende Aufgaben innerhalb eines funktionsĂŒbergreifenden Teams koordiniert wurden.

Jira verÀndert das PPM in Unternehmen, indem es eine Plattform bereitstellt, die sich in bestehende Workflows integrieren lÀsst, Echtzeit-Tracking bietet und die Zusammenarbeit verbessert. Es rationalisiert und skaliert Prozesse, richtet sie an den strategischen GeschÀftszielen aus und fördert den Unternehmenserfolg.

Erfahre mehr ĂŒber den Fall in dieser aktuellen Success Story: Projektportfoliomanagement mit Jira.

Fazit

Zusammenfassend lĂ€sst sich sagen, dass die strategische Implementierung von Projektportfoliomanagement fĂŒr große Organisationen, die ihre Projektprozesse rationalisieren und an ĂŒbergreifenden GeschĂ€ftszielen ausrichten wollen, unerlĂ€sslich ist. Mit Tools wie Jira, die umfassende Lösungen bieten, können Unternehmen verschiedene Projektportfolios effektiv verwalten und so eine effiziente Ressourcenzuweisung, Risikominderung und verbesserte Entscheidungsfindung sicherstellen. Zudem kann mit Hilfe von Jira auch Prozesse digitalisiert und automatisiert werden. Die Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz und die strategische Beweglichkeit eines Unternehmens können gar nicht hoch genug eingeschĂ€tzt werden.

Durch einen maßgeschneiderten Ansatz und den Einsatz der richtigen Werkzeuge und Technologien können Unternehmen nicht nur ihre Projektergebnisse optimieren, sondern auch ein nachhaltiges Wachstum vorantreiben und sich einen Wettbewerbsvorteil in der dynamischen GeschĂ€ftswelt sichern. PPM ist ein entscheidender Pfeiler in der Architektur eines erfolgreichen Projektmanagements, denn Unternehmen entwickeln sich stĂ€ndig weiter.

Projekt Portfolio Management