Leitfaden zu Projekt Portfoliomanagement (PPM)

Projekt Portfolio Management

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Wusstest du, dass Projektportfoliomanagement (PPM) eine wichtige Rolle für den Erfolg von Unternehmen spielt? Es ist ein wertvolles Instrument für jedes Unternehmen, das wachsen und erfolgreich sein will, denn es hilft den Unternehmen, ihre Ziele zu erreichen und ist nicht mehr nur eine Option für alle, die mit mehreren internen Projekten beschäftigt sind, vor allem mit solchen, die sehr umfangreich und komplex sind, sondern eine Notwendigkeit.

Die Verwaltung mehrerer Projekte kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber mit Projektportfoliomanagement muss das nicht so sein! Es bietet eine ganzheitliche Sichtweise, die mehrere Projekte in ein kohärentes Portfolio integriert und sie mit den strategischen Zielen in Einklang bringt. Dieser Ansatz ermöglicht es Entscheidungsträgern – von CEOs und CIOs bis hin zu Projektmanagern -, die einzelnen Projektdetails zu ĂĽberblicken und zu verstehen, wie diese Projekte miteinander verbunden sind und zu den ĂĽbergeordneten Unternehmenszielen beitragen und macht es den fĂĽr die Verwaltung des Projektportfolios verantwortlichen Personen leichter, die richtigen Entscheidungen darĂĽber zu treffen, ob ein Projekt gestoppt oder fortgesetzt werden soll, ob Ressourcen verlagert werden sollen usw.

Projektportfoliomanagement ist entscheidend für den Unternehmenserfolg und ermöglicht Wettbewerbsfähigkeit und Agilität. Wir werden uns mit seinen wichtigsten Werten befassen und wie die Integration von Technologien wie Jira seine Effizienz steigern kann.

Projekt Portfoliomanagement mit Jira - Ein Dashboard
Projekt Portfolio Management mit Jira

Das Projektportfolio Management verstehen

Was ist Projekt Portfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement ist ein strategischer Ansatz, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Projekte als zusammenhängendes Portfolio zu verwalten und zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement, das sich auf die erfolgreiche Durchführung einzelner Projekte konzentriert, wird beim PPM eine breitere Perspektive eingenommen. Es betrachtet die Gesamtheit der Projekte als Ganzes und bietet eine ganzheitliche Perspektive, die für Unternehmen entscheidend ist. Dieser Ansatz hilft dabei, die Komplexität und die gegenseitigen Abhängigkeiten mehrerer Projekte zu bewältigen, die sich erheblich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken können.

Was leistet Projekt Portfoliomanagement?

PPM schafft Klarheit und Kontrolle über die Projektlandschaft. Es bewertet die Ausrichtung der Projekte an den strategischen Zielen und teilt die Ressourcen entsprechend zu. So wird sichergestellt, dass die wertvollsten und strategisch am besten ausgerichteten Projekte die nötige Aufmerksamkeit und Ressourcen erhalten, um erfolgreich zu sein.

Die wichtigsten Elemente von PPM sind:

  • Strategische Ausrichtung: Es stellt sicher, dass jedes Projekt im Unternehmen mit den Zielen und Strategien der Organisation ĂĽbereinstimmt und ermöglicht so fundierte Entscheidungen ĂĽber die Ressourcenzuweisung.
  • Ressourcenmanagement: Es ermöglicht eine effizientere Ressourcenzuweisung, indem es die Projekte als ein einheitliches Portfolio behandelt.
  • Risikomanagement: Es beinhaltet die Identifizierung, Bewertung und das Management von Risiken auf Portfolio-Ebene. Dieser Ansatz hilft dabei, Risiken zu mindern, die sich auf mehrere Projekte und letztlich auf die strategischen Ziele der Organisation auswirken könnten.
  • Leistungsmessung: Beim PPM wird die Leistung des gesamten Projektportfolios anhand strategischer Ziele und wichtiger Leistungsindikatoren bewertet. Diese Bewertung ist wichtig, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das Portfolio auf dem richtigen Weg ist, um die gewĂĽnschten Ergebnisse zu erzielen.
  • Steuerung: Ein effektives Projektportfoliomanagement erfordert klare Governance-Strukturen fĂĽr eine transparente, an den strategischen Zielen ausgerichtete Entscheidungsfindung.

Die Verwaltung mehrerer Projekte kann für Unternehmen schwierig sein. Um erfolgreich zu sein, geht es beim Projektportfoliomanagement nicht nur um die korrekte Durchführung von Projekten. Es geht auch darum, die richtigen Projekte auszuwählen. PPM bietet eine Struktur, um die potenzielle Rendite für jedes Projekt zu bewerten. Das hilft den Verantwortlichen zu entscheiden, welche Projekte priorisiert, verschoben oder gestrichen werden sollen.

Projekt Portfolio Management

Auf einen Blick: Herausforderungen für Unternehmen, die PPM entschärft

  • Komplexe Projektverwaltung: Es rationalisiert das Management mehrerer miteinander verbundener Projekte, reduziert die Komplexität und verbessert die Koordination.
  • Strategische Fehlausrichtung: Es richtet die einzelnen Projekte an den ĂĽbergeordneten strategischen Zielen des Unternehmens aus und stellt sicher, dass jedes Projekt zu den ĂĽbergeordneten Zielen beiträgt.
  • Ineffiziente Ressourcenzuweisung: Es optimiert die Ressourcenzuweisung im gesamten Projektportfolio und verhindert so eine Ăśber- oder Unterauslastung.
  • Unzureichendes Risikomanagement: Es bietet einen ganzheitlichen Ăśberblick ĂĽber die Risiken in allen Projekten und ermöglicht so eine bessere Risikoerkennung, -bewertung und -minderung.
  • Schlechte Entscheidungsfindung: Verbessert die Entscheidungsfindung durch umfassende Echtzeitdaten und Einblicke in die Projektleistung und den Projektfortschritt.
  • Ineffiziente Abläufe: Strafft Workflows und verbessert die betriebliche Effizienz durch standardisierte Prozesse und klare Kommunikationswege.
  • BudgetĂĽberschreitung: Hilft bei einer besseren Budgetverwaltung und -kontrolle und verringert so die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte ihre finanziellen Zuweisungen ĂĽberschreiten.

Warum auch das kleinste Unternehmen Projekt Portfoliomanagement benötigt

Projekt Portfoliomanagement ist für Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, unerlässlich. Es stellt sicher, dass jedes Projekt mit den allgemeinen strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt und dazu beiträgt, das Unternehmen voranzubringen. PPM bietet einen umfassenden Überblick über alle Projekte und hilft dabei, sie nach Prioritäten zu ordnen.

Komplexität und Interdependenzen managen

Oft gibt es viele Projekte, die sich überschneiden und um dieselben Ressourcen konkurrieren. Projektportfoliomanagement bietet einen strukturierten Ansatz zur Bewältigung dieser Komplexität, indem es den Entscheidungsträgern ermöglicht, die Verbindungen und Kooperationen zwischen verschiedenen Projekten zu erkennen. Dieses Verständnis ist entscheidend, um Ressourcenkonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass jedes Projekt die anderen ergänzt und unterstützt, anstatt isoliert zu sein.

Strategische Ausrichtung und Prioritätensetzung

Wenn Unternehmen wachsen, wird es schwieriger, ihre Ziele im Auge zu behalten. Projektportfoliomanagement hilft dabei, Projekte auf die Ziele des Unternehmens auszurichten. Es setzt Prioritäten für Projekte auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen und ihrer Ausrichtung auf langfristige Ziele. So wird sichergestellt, dass die Ressourcen für Projekte mit dem höchsten strategischen Wert eingesetzt werden.

Optimierte Ressourcenzuweisung

Große Unternehmen müssen ihre Ressourcen effizient einsetzen, um erfolgreich zu sein. Das Projektportfoliomanagement unterstützt Unternehmen dabei, indem es die Ressourcen effektiv zuweist. Projekt Portfoliomanagement verschafft dir einen Überblick über alle laufenden und geplanten Projekte, sodass du Ressourcenengpässe erkennen und beheben kannst. So wird sichergestellt, dass die richtigen Ressourcen für jedes Projekt zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Indem du die Ressourcenzuweisung optimierst, kannst du deine Projektziele effizienter erreichen.

Bessere Entscheidungsfindung

Fundierte und agile Entscheidungen zu treffen, ist entscheidend. PPM bietet einen datengesteuerten Rahmen für die Entscheidungsfindung, der Einblicke in die Projektleistung, die Risiken und den Nutzen bietet. Mit einem klaren Verständnis dieser Faktoren können Führungskräfte schnelle Entscheidungen treffen, die sich an Veränderungen im Geschäftsumfeld oder an veränderte strategische Prioritäten anpassen.

Risikomanagement und Risikominderung

Großprojekte können für Unternehmen mit erheblichen Risiken verbunden sein. Mit dem Projektmanagement kannst du diese Risiken auf Portfolio-Ebene identifizieren und bewerten. Unternehmen können umfassende Strategien zur Risikominderung entwickeln, um das gesamte Portfolio abzusichern, indem sie verstehen, wie sich Risiken in einem Projekt auf andere auswirken können.

Leistung und Wert messen

Um Projekte effektiv zu managen, ist es wichtig, ihre Leistung anhand von vordefinierten KPIs und strategischen Zielen zu bewerten und bietet Instrumente und Kennzahlen zur Messung dieser Leistung und hilft dabei, den Wert jedes Projekts fĂĽr das Unternehmen zu ermitteln. Diese Bewertung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Projekte mit den Unternehmenszielen ĂĽbereinstimmen, und um die notwendigen Anpassungen zur Verbesserung der Leistung vorzunehmen.

Wie man Projektportfoliomanagement in Unternehmen einfĂĽhrt

1. Erste Bewertung und Planung

Der erste Schritt besteht darin, die bestehende Projektmanagement-Landschaft zu bewerten. Identifiziere LĂĽcken und stimme das Framework mit den strategischen Zielen der Organisation ab. Entwickle einen Plan, der die Ziele, die Ressourcenzuweisung, den Zeitplan und die Meilensteine festlegt.

2. Einbindung der Stakeholder

Die Einbindung der wichtigsten Stakeholder ist entscheidend. Zu dieser Gruppe gehören Führungskräfte, Projektmanager und IT-Mitarbeiter. Eine klare Kommunikation über die Vorteile und Veränderungen, die PPM mit sich bringt, ist wichtig, um die Unterstützung der Organisation zu gewinnen.

3. Anpassen des PPM-Ansatzes

Passe das Framework an die spezifischen Bedürfnisse und die Kultur der Organisation an. Bei dieser Anpassung sollte die Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum und Veränderungen berücksichtigt werden.

4. Integration mit bestehenden Systemen

Eine reibungslose Integration in bestehende Systeme ist unerlässlich. Dies kann technische Unterstützung bei der Integration neuer Tools und der Anpassung von Workflows erfordern, wobei der Schwerpunkt auf der Datenmigration und -integrität liegt.

5. Pilotierung

Führe eine Pilotphase mit ausgewählten Projekten oder Abteilungen durch. Dieser Schritt hilft dabei, potenzielle Probleme zu erkennen und ermöglicht Anpassungen vor einer umfassenden Einführung.

6. Schulung und UnterstĂĽtzung

Biete eine umfassende Schulung an, um sicherzustellen, dass alle Nutzer/innen mit dem neuen System vertraut sind. Richte ein Supportsystem ein, das vor allem in der Anfangsphase nach der EinfĂĽhrung kontinuierliche UnterstĂĽtzung bietet.

7. Ăśberwachung und kontinuierliche Verbesserung

Ăśberwache die Leistung des PPM-Systems nach der EinfĂĽhrung kontinuierlich. Sammle Feedback, um das System iterativ zu verbessern und sicherzustellen, dass es die BedĂĽrfnisse der Organisation effektiv erfĂĽllt.

8. ĂśberprĂĽfung und Skalierung

Überprüfe das Projektportfolio Management System regelmäßig anhand der festgelegten Ziele und Leistungskennzahlen. Sei darauf vorbereitet, das System entsprechend dem Wachstum der Organisation und den sich ändernden Bedürfnissen zu skalieren und weiterzuentwickeln.

Wenn du diese Schritte befolgst, können große Unternehmen ein Projekt Portfoliomanagement-System einführen, das ihre strategischen Projektmanagement-Fähigkeiten verbessert und mit ihren übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang steht.

Projektportfolio-Management: Werkzeuge und Technologien, die du nutzen kannst

Die Einführung eines effektiven Projektportfoliomanagements in einer Organisation erfordert die richtigen Werkzeuge und Technologien. Diese Werkzeuge ermöglichen reibungslosere Projektmanagementprozesse und liefern wichtige Daten und Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen. Einige Kategorien von Tools und spezifischen Technologien können die Fähigkeiten erheblich verbessern.

Umfassende Projekt Portfoliomanagement-Softwarelösungen:

Jira

Jira ist eine All-in-One-Lösung und zeichnet sich durch seine Vielseitigkeit bei der Verwaltung agiler Projekte aus. Sie ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung, Planung und Berichterstattung und ist damit ideal für verschiedene Projektmanagementanforderungen. Andere Software-lösungen sind Microsoft Project und Primavera von Oracle. Diese Plattformen bieten robuste Funktionen wie detaillierte Projektplanung, Ressourcenzuweisung und Budgetverwaltung.

Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge:

Plattformen wie Slack, Microsoft Teams, Asana oder Confluence sind für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team unerlässlich. Sie rationalisieren die Interaktionen und sorgen dafür, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind.

Dokumentenmanagement-Systeme:

Effizientes Dokumentenmanagement ist der Schlüssel für effektives Projektmanagement. Systeme wie SharePoint und Google Drive ermöglichen die sichere und zugängliche Speicherung, Freigabe und Organisation von projektbezogenen Dokumenten.

Fortschrittliche Analyse- und Berichtstools:

Tools wie Tableau und Power BI sind für die Analyse von Projektdaten unerlässlich. Sie bieten fortschrittliche Analyse- und Berichtsfunktionen und ermöglichen es den Verantwortlichen, datengestützte strategische Entscheidungen zu treffen.

Risikomanagement-Software:

Das Management von Risiken ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Spezielle Risikomanagement-Tools helfen dabei, Risiken im gesamten Projektportfolio zu bewerten, zu priorisieren und zu mindern, um eine bessere Kontrolle und Vorausschau zu gewährleisten.

Ressourcenmanagement-Tools:

Lösungen wie Smartsheet und Resource Guru eignen sich gut für die Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen in Projekten. Sie stellen sicher, dass die Ressourcen optimal genutzt werden und vermeiden eine Über- oder Unterbeanspruchung.

Agile Projektmanagement-Tools:

FĂĽr diejenigen, die agile Methoden anwenden, bieten Tools wie Jira und Trello Funktionen, die speziell auf die agile Projektverfolgung zugeschnitten sind, z. B. Sprintplanung und Scrum Boards.

Kundenspezifische Entwicklungsplattformen:

Wenn besondere Anforderungen erfüllt werden müssen, ermöglichen Plattformen wie Microsoft PowerApps und Salesforce die Entwicklung maßgeschneiderter PPM-Anwendungen und bieten so maßgeschneiderte Lösungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auswahl der richtigen Tools und Technologien für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement entscheidend ist. Diese Tools sollten auf der Grundlage der spezifischen Anforderungen, der Größe und der Projektmanagement-Methoden der Organisation ausgewählt werden, um sicherzustellen, dass sie effektiv zum Prozess beitragen. Jira ist mit seinen umfassenden Funktionen eine vielseitige All-in-One-Lösung, die sich für verschiedene Projektmanagement-Anforderungen eignet.

Projektportfoliomanagement mit Jira: Ein Game-Changer mit praktischen Anwendungen

Eine großartige Möglichkeit, Projektportfoliomanagement zu implementieren, ist Jira. Durch die Integration von PPM mit Jira kannst du von einer dynamischeren, technologiebasierten Lösung profitieren, die noch nie dagewesene Ergebnisse liefert.

In einer kürzlich durchgeführten Fallstudie wurden bestehende Projektportfoliomanagement-Tools bewertet und spezifische Anforderungen an eine effiziente Lösung definiert. Das Ergebnis war eine umfassende Übersichtstafel in Jira, die alle Projekte mit den relevanten Daten anzeigt, einschließlich der geplanten und verbrauchten Personentage, des prozentualen Fortschritts jedes Projekts und der Verknüpfung der Bemühungen mit einzelnen Aufgaben.

Zu den wichtigsten Elementen dieser Integration gehörten:

  • Implementierung eines angepassten Workflows: Im Rahmen der Integration wurden neue Vorgangsarten fĂĽr Funktionen wie die monatliche Berichterstattung und die Projektplanung mit Ressourcen definiert, um den Prozess zu rationalisieren und die Effizienz von PPM in Jira zu steigern.
  • Automatisierungen und Skriptverbesserungen: Die Erstellung von Automatisierungen in Jira ermöglichte es, dass notwendige Informationen aus Projekten automatisch fĂĽr das Portfoliomanagement zur VerfĂĽgung stehen. AuĂźerdem wurden mit Scriptrunner Skripte erstellt, um bestimmte Funktionen zu erweitern und einfache Anwendungen zu erstellen, die mit Jira-Automatisierungen nicht möglich sind, z. B. das Ausblenden von Feldern oder das Festlegen von Schreibberechtigungen fĂĽr ein Feld.
  • Ressourcenplanung und Genehmigungsprozess: Im Rahmen des Projekts wurde ein Ressourcenplanungsprozess entwickelt, der das Asset Management von Jira Service Management und die Standardfunktionen von Jira einbezieht. FĂĽr jedes funktionale Team innerhalb eines Projekts wurde ein Asset erstellt, so dass die Projektmanager/innen diesen Assets Aufgaben zuweisen und einen Genehmigungsprozess fĂĽr die erforderlichen Ressourcen einleiten konnten.
  • Testen und in Betrieb nehmen: Das Projekt erstreckte sich ĂĽber etwa fĂĽnf Monate, in denen ein agiler Ansatz gewählt wurde. Die Funktionen wurden nach Prioritäten geordnet und anhand der Jira Advanced Roadmap in Angriff genommen. Tägliche Stand-ups sorgten dafĂĽr, dass der Fortschritt verfolgt wurde und anstehende Aufgaben innerhalb eines funktionsĂĽbergreifenden Teams koordiniert wurden.

Jira verändert das PPM in Unternehmen, indem es eine Plattform bereitstellt, die sich in bestehende Workflows integrieren lässt, Echtzeit-Tracking bietet und die Zusammenarbeit verbessert. Es rationalisiert und skaliert Prozesse, richtet sie an den strategischen Geschäftszielen aus und fördert den Unternehmenserfolg.

Erfahre mehr ĂĽber den Fall in dieser aktuellen Success Story: Projektportfoliomanagement mit Jira.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die strategische Implementierung von Projektportfoliomanagement für große Organisationen, die ihre Projektprozesse rationalisieren und an übergreifenden Geschäftszielen ausrichten wollen, unerlässlich ist. Mit Tools wie Jira, die umfassende Lösungen bieten, können Unternehmen verschiedene Projektportfolios effektiv verwalten und so eine effiziente Ressourcenzuweisung, Risikominderung und verbesserte Entscheidungsfindung sicherstellen. Zudem kann mit Hilfe von Jira auch Prozesse digitalisiert und automatisiert werden. Die Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz und die strategische Beweglichkeit eines Unternehmens können gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Durch einen maßgeschneiderten Ansatz und den Einsatz der richtigen Werkzeuge und Technologien können Unternehmen nicht nur ihre Projektergebnisse optimieren, sondern auch ein nachhaltiges Wachstum vorantreiben und sich einen Wettbewerbsvorteil in der dynamischen Geschäftswelt sichern. PPM ist ein entscheidender Pfeiler in der Architektur eines erfolgreichen Projektmanagements, denn Unternehmen entwickeln sich ständig weiter.

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