Firmenwiki mit Confluence

Warum ein Firmenwiki fĂŒr dein Unternehmen sinnvoll ist

TagtĂ€glich stellen wir uns in unserem Job neuen Herausforderungen, mĂŒssen neue Skills und Tools lernen und uns notwendige Informationen zu Projekten oder Kunden zusammensuchen, oder unsere Kollegen nach Hilfe fragen. ZusĂ€tzlich nutzen wir BĂŒcher und das Internet, um uns in wichtigen Themen weiterzubilden. Dadurch herrscht schließlich eine wahre Informationsflut, die es uns erschwert den Durchblick zu behalten. An dieser Stelle ist dann ein Unternehmenswiki oder Firmenwiki sinnvoll.

Was ist das Besondere an einem Firmenwiki wie Confluence?

Mit einem Firmenwiki bzw. Unternehmenswiki auf Basis von Confluence kann ein Unternehmen alle wichtigen Informationen zu Meetings, Projekten, Prozessen oder allgemeines Wissen direkt auf einer Plattform abspeichern und fĂŒr alle Mitarbeiter zugĂ€nglich machen. Sicher kennst du Wikipedia, das wohl weltweit bekannteste Wiki ĂŒberhaupt. Und jetzt kannst du das geballte Wissen deines Unternehmens an einem Ort speichern. 

Confluence als Intranet und Basis zur Kommunikation

ZusĂ€tzlich lĂ€sst sich Confluence nicht nur als einfaches Firmenwiki sehen, sondern bietet die Möglichkeit dein ganz eigenes Intranet aufzubauen. Wo vorher noch komplizierte und individuelle Lösungen notwendig waren, kann heutzutage ein jedes Unternehmen von jeder GrĂ¶ĂŸe auf einfachste Weise intern Informationen austauschen. Mit Confluence kann jedes Unternehmen spielend einfach ein System integrieren, mit dem nicht nur Informationen geteilt werden können, sondern Teams direkt auf einer Plattform zusammenarbeiten können. Bereits ‘Out of the box’ bietet Confluence als Firmenwiki unzĂ€hlige nĂŒtzliche Tools. Sollten diese mal nicht ausreichen, kann es mit Plugins aus dem Atlassian Marketplace spielend einfach erweitert werden.

Confluence

Modernes Intranet mit Confluence

Sie möchten wissen, wie Confluence als Intranet genutzt werden kann?

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Welche Vorteile bietet ein Firmen- / Unternehmenswiki wie Confluence?

Dokumentation von Unternehmensinformationen an einem zentralen Ort mit Struktur

Speichere alle wichtigen Informationen (z.B. Strategien, Prozesse, Onboarding, Team, Projekte etc.) an einem Ort und stelle sie deinem Team zur VerfĂŒgung. Beispielsweise kann jede Abteilung einen individuellen Space erstellen und dort eine fĂŒr sich erfolgreiche Struktur zur Dokumentation entwickeln und anlegen. 

Im Marketing kann so fĂŒr jeden Kommunikationsbereich wie Produkt-Marketing oder Social-Media-Marketing eine einzelne Unterseite angelegt werden, um in der tĂ€glichen Arbeit den Überblick zu behalten. 

Integrierte Suchfunktion

Mit integrierten Suchfunktionen findet jeder Mitarbeiter schnell das, was er sucht. Selbst, wenn dein Firmenwiki so groß wie eine ganze Bibliothek ist, stellt dir Confluence schnell die richtigen Informationen zur VerfĂŒgung. ZusĂ€tzlich kannst du deine Seiten mit wichtigen Keywords und Labels versehen, um die Suche noch genauer abzustimmen und zu vereinfachen.

Kollaboration und Zusammenarbeit im Firmenwiki

Einfache Zusammenarbeit mit einem Firmenwiki

Vereinfache die Zusammenarbeit in deinen Teams. Durch die integrierte Kommentarfunktion kannst du direkt auf einen Abschnitt einer Seite eingehen. ZusĂ€tzlich bietet Confluence die Möglichkeit in Echtzeit miteinander zusammen zu arbeiten oder neue Ideen zu brainstormen. Selbst wenn deine Mitarbeiter sich im Home-Office befinden oder ĂŒberall auf der Welt verstreut sind.

Weiterhin wird durch ein Firmenwiki die Zusammenarbeit zentralisiert. So können Inhalte gemeinsam auf einer Plattform entwickelt und anschließend geteilt werden. UnzĂ€hlige Tools wie Word, Excel oder Powerpoint mit komplizierten Berechtigungen gehören damit der Vergangenheit an.

Schluss mit unzÀhligen Mails, CCs oder BCCs

Wahrscheinlich ist es gerade so, dass du tĂ€glich unzĂ€hlige E-Mails und Benachrichtigungen bekommst und dein Postfach schon fast am Platzen ist. Mit Confluence hat sich dieses Problem ein fĂŒr alle mal erledigt. Anstatt ganze Konversationen und Dokumente per E-Mail zu versenden, ist es jetzt vollkommen ausreichend relevante Mitarbeiter mit einem simplen @-mention zu taggen. Dein Postfach enthĂ€lt somit kaum noch interne Mails und du behĂ€ltst den Überblick.

Meetings vermeiden

Es gibt ein Update zu einem Projekt! Meeting! Ein Kunde möchte eine Änderung? Meeting! Projektupdate? Ein Meeting natĂŒrlich!

Wer hat da denn noch Zeit fĂŒr seine Aufgaben? Warum nicht einfach direkt ins Wiki schreiben und Updates direkt in den relevanten Bereichen im Firmenwiki bzw. Confluence dokumentieren, anstatt immer direkt ein Meeting auszumachen?

Aktualisierung von Confluence Seiten

ErgĂ€nze fehlende Informationen, ohne dass neue Dokumente erst angefertigt und hochgeladen werden mĂŒssen. Aktualisiere deine Wiki-Seiten und stelle sie direkt zur VerfĂŒgung. So ist jeder Mitarbeiter stets auf dem Laufenden und kann auf neue Entscheidungen reagieren oder Informationen fĂŒr sich nutzen.

Alte Versionen wiederherstellen

Es wurde etwas Wichtiges gelöscht oder falsches hinzugefĂŒgt? Mit der eingebauten Funktion der Versionierung kannst du die letzte Version ganz einfach wiederherstellen. So können gelöschte Inhalte mit wenigen Klicks und Aufwand korrigiert werden. 

Teilen von Dokumenten und zentrale Ordnerstrukturen

Oftmals kann es vorkommen, dass zusĂ€tzliche Dokumente fĂŒr Prozesse oder zur Dokumentation notwendig sind. In einem solchen Fall können wichtige Dokumente direkt mit einfachem Drag-and-Drop hochgeladen, geteilt und einzelnen Wiki-Seiten hinzugefĂŒgt werden. 

Dabei spielt es keine Rolle welchen Dateityp oder Format (z.B. PDF, Powerpoint, Bilder oder Videos) dein Dokument hat. Überlege mal, wie viel Zeit du verschwendest, nur um die richtigen Dokumente zu suchen; und dann doch nicht zu finden.

Berechtigungsmanagement mit Confluence im Firmenwiki

SchĂŒtze sensible Daten durch integriertes Berechtigungsmanagement

Confluence bietet dir die Möglichkeit sensible Bereiche und Daten ĂŒber ein Berechtigungsmanagement zu schĂŒtzen. Du kannst beispielsweise einstellen, dass bestimmte Seiten nur von bestimmten Personen geöffnet oder bearbeitet werden können. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Informationen unternehmenskritisch sind und zum Beispiel nur von Management-Postionen oder der Abteilungsleitung gesichtet werden sollen. 

Integration von Tools und externer Software

Confluence als Firmenwiki hat den Vorteil, dass du mithilfe von Integrationen und Plugins den Funktionsumfang entscheidend erweitern kannst. Solltest du beispielsweise Slack oder Microsoft Teams zur Kommunikation in deinem Unternehmen nutzen, kannst du diese Tools direkt mit Confluence verbinden. 

Die Slack Integration mit Confluence bietet dir den Vorteil, dass du direkt in der App Benachrichtigungen ĂŒber Änderungen oder Anpassungen von Seiten erhĂ€ltst denen du “folgst”. Mit der Microsoft Teams Integration kannst du zudem aus der App heraus direkt neue Confluence Seiten erstellen.

Neben Integrationen zur Vereinfachung der Kommunikation, gibt es noch Erweiterungen zu Diensten wie Google Drive und Projektmanagement Tools wie Jira oder Asana.

Firmenwiki optimal nutzen

Du denkst dir sicher, die Funktionen sind ganz nett und bieten tolle Mehrwerte. Und das Team muss das doch auch erstmal nutzen und das Firmenwiki auch gefĂŒllt werden. Und da geben wir dir natĂŒrlich vollkommen recht.

Deshalb ist es unerlĂ€sslich zunĂ€chst die notwendigen Strukturen zu schaffen und deine Mitarbeiter von der neuen Arbeitsweise zu ĂŒberzeugen. Transparenz, Ehrlichkeit und Vertrauen stellen hier einige der wichtigsten Faktoren dar, damit ein Umzug in ein Firmenwiki auch gelingt. ZusĂ€tzlich sollten natĂŒrlich auch alle EntscheidungstrĂ€ger, wie Management und FĂŒhrungskrĂ€fte, ein solches Tool auch ganz offen nutzen und dies auch kommunizieren. So fĂ€llt es dann allen weiteren Mitarbeitern leichter sich damit konsequent auseinanderzusetzen und ein starkes Tool wie Confluence mit Freude zu nutzen. 

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Remote Work mit Confluence und Jira

So managst du Remote Teams mit Jira und Confluence

Die Arbeitswelt befindet sich 2021 im regen Umbruch. Neue Technologien wie Jira und Confluence ermöglichen es Teams remote zusammenzuarbeiten und Projekte ĂŒber große Distanzen abzuwickeln. ZusĂ€tzlich werden immer hĂ€ufiger flexible Arbeitszeiten, eine ausgewogene Work-Life-Balance und FlexibilitĂ€t priorisiert. 

Covid-19 hat diesen Trend noch weiter verstĂ€rkt und Remote Work zum neuen Fokus fĂŒr die Unternehmenswelt. Damit einhergehend ist es noch wichtiger geworden, dass Teams noch einfacher zusammenarbeiten und Projekte unabhĂ€ngig vom Arbeitsort gemanagt werden können. 

“Über 1/3 der Arbeitnehmer sagen, sie wĂŒrden fĂŒr mehr FlexibilitĂ€t und Homeoffice ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen.”

Bitkom

Zusammenarbeit von und mit Remote Teams

Die Frage, die sich viele Unternehmen jetzt stellen, ist: “wie ermögliche ich es meinem Team und externen Mitarbeitern produktiv und effizient zusammenzuarbeiten?” Eine Frage, die sich natĂŒrlich nicht ohne Weiteres und einfach so beantworten lĂ€sst. Jedes Unternehmen und Team hat sich bestimmte Workflows angeeignet, ihr Projektmanagement definiert und eine interne Kommunikation entwickelt.

Welche Vorteile bietet ortsunabhÀngiges Arbeiten

Die Umstellung auf Remote Work bringt also einige Herausforderungen mit sich. ZusÀtzlich sind einige Vorteile und Nachteil zu beachten und zu analysieren.

  • In Deutschland herrscht ein echter FachkrĂ€ftemangel. Vor allem in der IT Branche sind gut ausgebildete MitarbeiterInnen und SpezialistInnen oftmals nur im Ausland verfĂŒgbar. OrtsunabhĂ€ngige Stellenangebote sind oftmals die einzige Möglichkeit, um an geeignete FachkrĂ€fte zu gelangen.
  • Remote Work macht glĂŒcklicher und produktiver. Keine langen Anfahrtszeiten und stressige PrĂ€senzzeiten bieten deinen MitarbeiterInnen mehr Freiraum.
  • Kosteneinsparung durch die Nutzung von kleineren BĂŒroflĂ€chen. (NatĂŒrlich nur ein kleiner Benefit on top.)

Welche Herausforderungen bringt “Remote Work” mit sich?

SelbstverstĂ€ndlich ist ortsunabhĂ€ngiges Arbeiten auch nicht der heilige Gral um dein Unternehmen fit fĂŒr die Zukunft zu machen. Vielmehr gibt es eine Reihe an Herausforderungen, die es zunĂ€chst zu lösen gilt:

  • Wie kann sichergestellt werden, dass Projekte, Tasks und Ziele auch erreicht werden?
  • Durch fehlenden persönlichen Kontakt kann die Kommunikation in deinem Team leiden.
  • Remote vs. vor Ort. Manche deiner MitarbeiterInnen möchten vielleicht doch lieber ins Office kommen.
  • Unterschiedliche Zeitzonen können die Zusammenarbeit erschweren.
  • Entwickler in verschiedenen LĂ€ndern haben oft unterschiedliche FĂ€higkeiten, Methoden und Herangehensweisen, dennoch mĂŒssen alle irgendwie zusammenarbeiten.
  • Beim Umgang mit sensiblen Firmendaten kann ortsunabhĂ€ngiges Arbeiten auch zu rechtlichen HĂŒrden fĂŒhren.
  • Team Meetings mĂŒssen an die neue Umgebung und zeitliche VerfĂŒgbarkeit angepasst werden.

Einfaches Projektmanagement deiner Remote Teams mit Jira und Confluence

OrtsunabhĂ€ngiges Arbeiten bedeutet nicht nur, dass deine Teams von jetzt an von ĂŒberall auf der Welt arbeiten können. Vorher mĂŒssen zunĂ€chst Arbeitsstrukturen geschaffen werden, die dies ermöglichen. Dazu gehören neben einem schnellen Internet und einem ausgestatteten Heimarbeitsplatz, auch die richtigen Tools zur Kollaboration. 

Jira Software von Atlassian eignet sich dabei hervorragend fĂŒr das Projektmanagement. Confluence auf der anderen Seite ist das perfekte Werkzeug um Projekte zu dokumentieren. Beide Tools in Kombination sind wie Eier & Speck, Simon & Garfunkel oder Tim & Struppi – einzeln schon sehr gut, aber zusammen einfach großartig!

Jira Software – Projektmanagement leicht gemacht

An großen Projekten arbeiten oft mehrere interne (und externe) Teams (auch Remote) an den unterschiedlichsten Aufgaben. Meist wird das Projekt deshalb in kleinere Bestandteile heruntergebrochen. In solchen FĂ€llen ist eine klare Projektkommunikation unbedingt zu gewĂ€hrleisten. 

Ein einheitlicher Bereich, der alle Aufgaben verwaltet, löst das Problem umfassend. Deine Teammitglieder können den Status der Tasks einsehen, Manager können den allgemeinen Projektfortschritt ĂŒberwachen, neue Tasks erstellen und den Mitgliedern zuweisen, Deadlines angeben und die Liefertermine schĂ€tzen.

Mit Jira ist genau das möglich. Du kannst den Projektfortschritt jederzeit einsehen, Ticket und Task Status beobachten und deinem Team bei Problemen jederzeit unter die Arme greifen. ZusĂ€tzlich schafft Jira die notwendige Transparenz innerhalb des Projekts. So hat jedes (externe) Teammitglied Zugriff auf dieselben Informationen, ohne Kontakt zum Task-Owner aufnehmen zu mĂŒssen. Mit dieser Funktion können einzelne Tasks effizienter und produktiver bearbeitet werden.

Einfach Zusammenarbeit von (remote) Team mit Jira und Confluence

Effizientes Management deines Projekt-Teams mit Jira

Mit Jira ist es beinahe unmöglich, dass dein Team einzelne Tasks oder Tickets vergisst. Wann immer du – beispielsweise ein neues Ticket erstellst – bekommt der Assignee eine Benachrichtigung per E-Mail (oder auch Slack). FĂŒgst du Kommentare, AnhĂ€nge hinzu oder Ă€nderst den Status des Tasks, wird erneut eine Benachrichtigung an die Beteiligten Personen herausgeschickt.

ZusÀtzlich werden die einzelnen Tasks jederzeit in einem Kanban Board abgebildet. Dadurch können ProjektmanagerInnen jederzeit den Status des gesamten Projekts im Auge behalten. Damit lassen sich ganz einfach Reports generieren und der Fortschritt des Projektes dokumentieren.

Confluence: Eine Knowledgebase fĂŒr dein gesamtes Team

Um Projekte effizient abwickeln zu können, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied (Remote und vor Ort) zugriff auf eine detaillierte Wissensdatenbank hat.

DafĂŒr eignet sich Confluence. Damit Atlassian hat mit dieser App eine Art Wikipedia auf Steroiden fĂŒr Unternehmen zur VerfĂŒgung gestellt. Du kannst es verwenden, um Informationen zum Projekt mit allen Teammitgliedern zu teilen. Mit Confluence, kannst du Projekt-Spaces (z.B. fĂŒr ein Projekt ĂŒber Homepage Redesign) anlegen und diese mithilfe von weiteren Unterseiten weiter unterteilen. Du kannst wichtige Dateien direkt hochladen und mit deinem Team teilen, Ideen austauschen und Seiten in Echtzeit mit mehreren Teammitgliedern bearbeiten. 

ZusĂ€tzlich kannst du Confluence ganz nach deinen WĂŒnschen anpassen und mit Plugins weit ĂŒber seine Standardfunktionen ausbauen. 

Erfahre hier mehr darĂŒber, wie du Confluence anpassen kannst: Personalisierung von Confluence.

Kundenkommunikation mit Jira und Confluence

ZusĂ€tzlich zur Kollaboration mit internen und externen, remote Teams kannst du Jira und Confluence auch zur Kommunikation mit deinen Kunden verwenden. Beispielsweise kannst du Projekt-Spaces erstellen, die nur vom Projekt-Team bearbeitet und eingesehen werden können. Dadurch stellst du sicher, dass alle anderen, sensiblen Unternehmensdaten geschĂŒtzt sind. Weiterhin bieten Spaces die Option, dass deine Kunden wichtige Informationen direkt in Ihrem dafĂŒr vorgesehen Space festhalten können.

Weiterhin erleichtert Confluence die Strukturierung und Bereitstellung von Projektdateien und ermöglicht dadurch noch effizienter und produktiver zusammenarbeiten zu können.

Zusammenfassung – Management von Remote Teams mit Jira und Confluence

Mithilfe von digitalisiertem Projektmanagement- und Dokumentationstools kann jedes Team ortsunabhĂ€ngig arbeiten. Auch die ProduktivitĂ€t und Spaß an der Arbeit wird gesteigert. Jira und Confluence helfen dir dabei die Zusammenarbeit deiner internen, externen und remote Teams zu verbessern. Wo sich die einzelnen Mitarbeiter auf der Welt befinden spielt damit keine Rolle mehr. 

Du benötigst UnterstĂŒtzung bei der Integration von Confluence oder Jira in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der Integration. Auf Atlassian Services erfĂ€hrst du mehr ĂŒber unsere Herangehensweise und Methodik.

Datensicherheit in der Atlassian Cloud

Datensicherheit in der Atlassian Cloud

Ein essenzieller Vorteil einer eigenen Umgebung und der Nutzung von Servern liegt darin, dass du immer darĂŒber Bescheid weißt, was mit deinen Daten passiert und wo sie gespeichert sind. Datensicherheit in der Atlassian Cloud ist fĂŒr viele Unternehmen einer der Kernfaktoren, wenn es darum geht eine Migration in die Cloud in ErwĂ€gung zu ziehen.

Da Atlassian nun allerdings in seiner Cloud Roadmap mitgeteilt hat, dass Server Produkte nur noch bis Anfang 2024 unterstĂŒtzt werden. Stellen sich viele Unternehmen die Frage, welche Optionen Sie jetzt haben. Zum einen hast du und dein Unternehmen die Wahl nativ in die Cloud von Atlassian zu migrieren. Oder Atlassian Produkte wie Jira oder Confluence ĂŒber ein Data Center (AWS, Azure, on-premises) zu hosten. In jedem Fall verwendest du eine Cloud Lösung und ziehst daraus einige Vorteile.

Du möchtest mehr darĂŒber erfahren, welche Vorteile ein Wechsel in die Cloud mit sich bringt? Unser Artikel ‘5 GrĂŒnde fĂŒr einen Wechsel in die Cloud’ geht darauf nĂ€her ein.

Garantierte Datensicherheit in der Atlassian Cloud?

Je nachdem fĂŒr welches System bzw. “Cloud Art” du dich letztendlich entscheidest, deine Daten sollen in jedem Fall sicher sein und nach Datenschutzrichtlinien wie DSGVO oder GDPR abgesichert werden. 

Sichere Daten in der Cloud?

Ein global agierendes Unternehmen wie Atlassian muss sich natĂŒrlich auch den Datenschutzrichtlinien der EU bzw. Deutschland beugen. Das bedeutet, wenn Produkte wie Jira oder Confluence im hiesigen Markt angeboten werden, mĂŒssen alle Richtlinien befolgt werden.

Atlassian gibt an, dass Sie unter erheblichen Aufwand, “Kunden bei der ErfĂŒllung DSGVO-relevanter Anforderungen und lokaler Gesetze [zu] unterstĂŒtzen.” (Mehr zum Atlassian Datenschutz). Neben der DSGVO und GDPR KonformitĂ€t hat Atlassian weitere Sicherheitsvorkehrungen etabliert um den Zugang zu der Cloud weiter abzusichern. 

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorkehrungen zur Datensicherheit in der Cloud fĂŒr dich zusammengefasst:

  • DSGVO: Der interne Umgang mit sensiblen Kundendaten ist DSGVO-konform. Es werden Tools bereitgestellt, um den rechtlichen Verpflichtungen und lokalen Gesetzen nachzukommen.
  • Datenklassifizierung: Interne Kontrolle fĂŒr ZugriffsbeschrĂ€nkungen auf Kundendaten.
  • ISO 27001 Zertifizierung: Informationssicherheitsmanagementsystem.
  • ISO 27018 Zertifizierung: Datenschutz in der Cloud.
  • VerschlĂŒsselung ruhender Daten: Alle deiner Daten werden vollstĂ€ndig in der Cloud verschlĂŒsselt.
  • Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung: Möglichkeit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
  • Mehrere Authentifizierungsrichtlinien pro DomĂ€ne: Konfigurieren Sie unterschiedliche Authentifizierungsanforderungen; z.B. SSO, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortrichtlinie)

Weitere Informationen zu Sicherheit in der Cloud und Vorkehrungen von Atlassian finden Sie hier.

5 GrĂŒnde fĂŒr einen Wechsel in die Cloud

Wo werden deine Daten gespeichert?

Atlassian Cloud (Nativ)

Bei der Nutzung der nativen Cloud, d.h. Cloud hostet von Atlassian gibt es derzeit noch keine Möglichkeit fĂŒr die Stufen, Standard und Premium einen bestimmten Ort zu wĂ€hlen, an dem deine Daten gespeichert werden. Das heißt, trotz DSGVO- und GDPR-KonformitĂ€t kann nicht sichergestellt werden, dass die Daten deines Unternehmens auch in Deutschland gespeichert werden. 

Weiterhin wird angegeben, dass Daten so gesichert werden, dass die Latenz minimiert wird. FĂŒr Unternehmen in Deutschland gilt somit logischerweise (jedoch nicht garantiert), dass deine Daten in Frankfurt oder Dublin abgelegt werden.

FĂŒr Enterprise Kunden bietet Atlassian die Option an, Daten einem “Realm” zuzuweisen. Das heißt, wenn dein Unternehmen in Deutschland ansĂ€ssig ist, kannst du deine Daten an das Realm Frankfurt oder Dublin pinnen. 

Weitere Informationen dazu findest du hier.

Confluence und Jira in Data Center

Neben der nativen Cloud Umgebung gibt es weiterhin die Möglichkeit, das Atlassian Data Center zu nutzen und die Produkte mithilfe eines Cloud Solution Providers wie AWS oder Azure zu hosten. Dadurch wird es dir ermöglicht, den Ort an dem deine Daten gespeichert werden selbst zu bestimmen und somit DSGVO-konform zu sein. 

Weiterhin bieten Atlassian Data Center Produkte Ă€hnliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz deiner sensiblen Unternehmensdaten und zusĂ€tzlich die Möglichkeit, Confluence und Jira nach deinen BedĂŒrfnissen individuell anzupassen.

Zusammenfassung: Datensicherheit in der Cloud

Je nachdem welche Sicherheitsfaktoren fĂŒr dich und dein Unternehmen am Ende am wichtigsten sind, hast du zwei Möglichkeiten wie du in die Cloud migrieren kannst. Beide bieten Ă€hnliche Optionen deine Daten zu schĂŒtzen. Sollte der Faktor Speicherort fĂŒr dich wichtig sein. Und du gerne zu 100 % sicherstellen möchtest, dass deine Unternehmensdaten in Deutschland gespeichert werden sollen, dann ist eine Data Center Lösung fĂŒr dich die bessere Wahl.

Du benötigst UnterstĂŒtzung bei der Migration in die Cloud oder möchtest eine erste Beratung zu deinen Möglichkeiten? Auf unserer Cloud Services Seite findest du weitere Informationen zum Thema. Gerne beraten wir dich auch in einem ersten persönlichen GesprĂ€ch.

stylische Confluence Seiten

Erstelle stylische Confluence Seiten in 4 einfachen Schritten

Confluence ist eines dieser Tools, das so ziemlich alles Mögliche kann. Du kannst Dokumentationen fĂŒr deine User und Projekte bereitstellen, Informationen und News veröffentlichen und die Zusammenarbeit deiner Teams abteilungsĂŒbergreifend fördern. Doch standardmĂ€ĂŸig ist Confluence teils unĂŒbersichtlich und nicht unbedingt schön anzuschauen – ein richtiges Entwickler-Tool eben. Doch mit ein paar Plugins und etwas KreativitĂ€t sieht das Ganze schon anders aus. Letztendlich liegt es allerdings an dir, ob du eher generische Layouts oder stylische Confluence Seiten haben möchtest.

Um tolle Confluence Seiten erstellen zu können, brauchst du genau wie beim Kochen auch eine Art Rezeptbuch, die notwendigen Zutaten und einen kleines bisschen KreativitÀt.

  1. Confluence Basics: Spaces und Seiten
  2. Ein Template um deinen Seiten eine Grundstruktur zu verpassen
  3. Plugins und Makros
  4. KreativitÀt

1. Die Basics in Confluence – Spaces und Seiten

Bereits ab dem ersten Einloggen bringt Confluence einige geniale Features mit sich, die es dir erlauben eine verstĂ€ndliche Seitenstruktur zu erstellen. Am besten startest du, indem du einige Spaces erstellst, um deinem Confluence eine erste Grundstruktur zu geben. Die einfachste Grundstruktur, die du erstellen kannst, ist beispielsweise fĂŒr jedes Team (z.B. Marketing) oder Projekt (z.B. Iron Man Suite Mk. 5) jeweils einen Space. 

GĂ€ngige Confluence Spaces

  • Teams & Abteilungen: z.B. Marketing, Human Resources, Sales, IT, etc.
  • Projekte: z.B. Iron Man Suite Mk 5., Captain Amerika Schild Mk 2, etc.
  • Persönlicher Space: Mario’s Dope Marketing Space, Philipp’s crazy Dev. Space
Confluence Templates
Marketing Template und Spaces in Confluence

Sobald du alle relevanten Spaces fĂŒr dein Unternehmen erstellt hast, ist es ratsam in jedem Space zusĂ€tzliche ĂŒbergeordnete Seiten zu erstellen. So stellst du sicher, dass du nicht irgendwann vor einem Haufen unĂŒbersichtlicher Seiten und Content stehst und dich nicht mehr auskennst. Beispielsweise kannst du den Space Marketing weiter strukturieren, indem du Seiten fĂŒr Content Marketing, Social Media oder Homepage hinzufĂŒgst und anschließend einzelne Inhalte zu den jeweiligen Themen hinzufĂŒgst. 

2. Templates fĂŒr deine Confluence Seiten

Sicher hast du schon hier und da mit Templates fĂŒr verschiedene Tools gearbeitet, die dir das Leben und deine Arbeit um so einiges erleichtert haben. Genauso ist es auch mit Confluence. Auf Atlassian findest du einige kostenlose und vorkonfigurierte Templates, die du direkt zu deiner Confluence Instanz hinzufĂŒgen kannst und so stylische Confluence Seiten erstellen kannst. 

Templates fĂŒr Confluence Cloud User

Confluence Templates fĂŒr stylische Confluence Seiten

Solltest du bereits die Confluence Cloud verwenden, ist das ganz zudem noch ein Kinderspiel. Klicke dazu einfach auf “Vorlage verwenden” und fĂŒge sie ganz automatisch einer Seite hinzu. Anschließend kannst du wie gewohnt deine Seiten bearbeiten und auf zusĂ€tzliche Plugins und Makros zurĂŒckgreifen.

Templates fĂŒr Confluence Data Center und Server User

Confluence Templates fĂŒr Data Center User

Als Server und Data Center User ist das Ganze leider nicht so einfach. Um Templates verwenden zu können, kannst du entweder neue Seiten direkt aus einem Template erstellen oder auf Plugins aus dem Atlassian Market Place zurĂŒckgreifen. Hier findest du fĂŒr so ziemlich jeden erdenklichen Einsatzzweck ein Template.

3. Plugins und Makros

Um deine Confluence Seiten noch aussagekrĂ€ftiger zu gestalten oder an deinen speziellen Verwendungszweck anzupassen, kannst du Plugins und die damit einhergehenden Makros verwenden. Plugins können aus dem Atlassian Market Place bezogen werden. 

Plugins

Es gibt einige kostenlose Erweiterungen fĂŒr Confluence, die du direkt auf deiner Instanz installieren kannst. ZusĂ€tzlich gibt es auch noch jede Menge externe Plugin-Anbieter. 

Möchtest du beispielsweise eine Bildergalerie oder einen Slider zu einer Confluence Seite hinzufĂŒgen, kannst du entweder auf die integrierte Funktion in Confluence zurĂŒckgreifen, oder du nutzt die ‘Advanced Image Galery von XALT’. Damit ist es unglaublich einfach und intuitiv Bilder direkt auf der Seite zu bearbeiten, anzupassen und in verschiedenen Layouts anzeigen zu lassen.

Advanced Image Gallery

Makros

Einige Makros sind schon in der Grundfunktion von Confluence dabei, andere werden von Plugins mitgeliefert. Mit Makros kannst du deine Seiten direkt und nativ nach deinen WĂŒnschen anpassen und es ist eine Grundfunktion von Confluence, mit der du wahrscheinlich fast tĂ€glich arbeiten wirst. Einige Makros verwendest du, indem du auf das “kleine Plus” am oberen Bildschirmrand klickst und die Funktion an der gewĂŒnschten Stelle hinzufĂŒgst.

Stylische Confluence Seiten

4. Das Wichtigste: Deine KreativitÀt

Manchmal sind deine Seiten nur fĂŒr die interne Verwendung gedacht und mĂŒssen nicht unbedingt kreativ gestylt werden. Doch sicherlich warst du auch schon in Situationen in denen du deine Inhalte visuell aufbereiten musstest. Die schicken Templates und Plugins sind natĂŒrlich eine große Hilfe beim Erstellen von stylischen Confluence Seiten. Doch letztendlich hilft dir deine eigene KreativitĂ€t und Engagement noch viel weiter um tolle Inhalte zu erstellen. 

Im Marketing und Design spricht man oftmals von “Fake it, till you make it”. Das heißt einfach ausgedrĂŒckt, such dir Inspiration bei deiner Konkurrenz oder im Internet und nutze diese Insights in deinen Projekten. Aber Vorsicht: Don’t Copy and Paste!

Du benötigst UnterstĂŒtzung bei der Integration von Confluence in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der Lösungsfindung. Auf unsere Atlassian Services Seite kannst du mehr ĂŒber unsere Herangehensweise und Methodik erfahren.