Confluence Alternativen: Confluence vs. Notion vs. SharePoint

Digitale Kollaborationstools sind unerlässlich um Teams zu vernetzen, Projekte zu organisieren und Wissen zu teilen. Sie sind das Rückgrat moderner Business Teams. Confluence, Notion und SharePoint gehören zu den bekanntesten Lösungen in diesem Bereich. Doch welche Lösung eignet sich für welche Anforderungen am besten und für wen eignet sich welches Tool? In diesem Artikel verlgeichen wir alle Confluence Alternativen: Confluence vs. Notion vs. SharePoint.

Confluence

Was ist Confluence?

Confluence ist ein Kollaborationstool von Atlassian, das darauf ausgelegt ist, Teams bei der Dokumentation, Wissensverwaltung und Zusammenarbeit zu unterstützen. Es wird häufig in Kombination mit anderen Atlassian-Produkten wie Jira oder Jira Service Mangement verwendet.

Vorteile

• Nahtlose Integration mit Atlassian-Produkten: Confluence integriert sich hervorragend mit Jira, Trello und anderen Atlassian-Tools und kann somit direkt mit Projekmanagement und Ticket-Systemen verknüpft werden.
• Integration mit anderen Tools & API: Confluence (und andere Atlassian Produkte) kann dank Plugins und der offenen API Schnittstelle mit einer Vielzahl an Apps verknüpft werden.
• Vielseitige Vorlagen: Eine Vielzahl an Vorlagen erleichtert das Erstellen von Dokumentationen, Berichten und anderen Inhalten.
• Starke Suchfunktion: Mit der leistungsstarken KI-Unterstützte-Suchfunktion (Atlassian Intelligence) finden Nutzer schnell benötigte Informationen.
• Flexibilität und Anpassbarkeit: Confluence ermöglicht eine hohe Anpassbarkeit durch Plugins und Add-ons. Confluence kann mit den richtigen Plugins und Add-ons beispielsweise als Intranet/Digital Workplace, Kunden-Helpcenter oder auch als Extranet verwendet werden.
• Kollaboration: Echtzeit-Zusammenarbeit und Social Features wie eine Kommetarfunktion, Like, Tags und Share.

Nachteile

• Komplexität: Für neue Nutzer kann die Einarbeitung in Confluence eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Ist jedoch dank seiner Anpassbarkeit beinahe für jeden Use Case geeignet. Es werden aber in der Regel nur selten Entwickler-Kenntnisse benötigt um Funktionen anzupassen.
• Kosten: Confluence kann bei großen Teams und vielen Add-ons teuer werden, da jedes Add-on/Plugin basierend auf den Nutzern der Instanz abonniert werden muss. Jedoch gibt es auch unzählige Plugins, die kostenlos zur Verfügung gestellt werden (darunter Plugins zur Integration von Slack, Teams, GoogleDrive etc.)

Preise

Confluence (Cloud) bietet mehrere Produktabstufungen an:

• Kostenlos: Bis zu 10 Nutzer, begrenzter Funktionsumfang.
• Standard: $5 pro Nutzer/Monat.
• Premium: $10 pro Nutzer/Monat (und voller Funktionsumfang)
• Enterprise: Preis auf Anfrage. (Eignet sich besonders für Corporates mit 10.000+ Usern und besonderen Sicherheitsanforderungen)

Weitere interessante Informationen

Sie können Confluence zudem direkt in der Atlassian Cloud nutzen, oder es auf Ihrem eigenen Data Center (z.B. auf AWS oder Azure) installieren und so genau wissen, wo Sie Ihre Daten speichern.

Wann ist Confluence die beste Wahl?

Confluence ist ideal für Teams, die bereits Atlassian-Produkte nutzen und eine leistungsfähige, anpassbare Plattform für Dokumentation und Wissensmanagement suchen oder miteinander Zusammenarbeiten möchten. Confluence ist hochgradig anpassbar, ist beinahe für jeden Use Case geeignet und wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

Für wen eignet sich Confluence?

Confluence eignet sich für mittlere bis große Unternehmen, in denen Teams viel zusammenarbeiten sowie Wissen speichern und teilen möchten. Confluence ist insbesondere für Teams geeignet, die komplexe Projekte und umfangreiche Dokumentationen verwalten müssen, da es sich nahtlos mit Jira als Projektmanagement-Tool integrieren lässt und zudem wichtige Integrationen zu essenziellen Tools in der Softwareentwicklung anbietet.

Darüber hinaus ist Confluence nicht nur auf Teams aus der Softwareentwicklung beschränkt. Es eignet sich grundsätzlich für jedes Team, das effektiv kollaborieren, Wissen speichern und nutzen möchte. Ob Marketing, Support, HR oder Forschung – Confluence bietet eine flexible und anpassbare Plattform, die den Bedürfnissen verschiedenster Abteilungen gerecht wird.

Funktionen

• Wikis und Dokumentationen: Strukturierte Wissensdatenbanken erstellen.
• Projektmanagement: Zusammen mit Jira Aufgaben und Projekte planen und überwachen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten.
• Versionskontrolle: Nachverfolgung von Änderungen und Versionen.
• Integrationen: Inegrationen zu einer Vielzahl an Applikationen.
• Templates: Vielfälltige Templates zur schnellen Erstellung von Inhalten.
• Community: Die Atlassian Community

Integrationen und Marketplace

Confluence bietet zahlreiche Integrationen und einen umfangreichen Marketplace für Add-ons und Plugins, darunter Jira, Trello, Slack und viele mehr.

Künstliche Intelligenz: Atlassian Intelligence

Atlassian Intelligence ist die Künstliche Intelligenz, die in der gesamten Produktpalette von Atlassian, einschließlich Confluence, integriert ist. Atlassian Intelligence unterstützt Nutzer dabei, effizienter zu arbeiten, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisiert und intelligente Vorschläge für Inhalte und Projekte liefert.

Zu den Funktionen gehören unter anderem die automatische Generierung von Inhaltsvorschlägen, intelligente Suche, die relevante Informationen basierend auf Nutzeranfragen hervorhebt, und die Analyse von Nutzeraktivitäten, um Trends und wichtige Erkenntnisse zu identifizieren. Diese KI-gestützten Funktionen tragen dazu bei, die Produktivität und Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu verbessern.

Eine weitere Confluence Alternative ist Notion.

Notion

Was ist Notion?

Notion ist eine vielseitige Produktivitäts- und Kollaborationsplattform, die Funktionen für Notizen, Dokumentation, Projektmanagement, Datenbanken und Teamarbeit in einer einzigen Anwendung vereint. Sie ermöglicht Benutzern, Informationen zu organisieren, Aufgaben zu verwalten, Projekte zu planen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Mit anpassbaren Templates, flexiblen Layouts und der Möglichkeit zur Integration anderer Tools bietet Notion eine hochgradig anpassbare Umgebung für persönliche Produktivität und Unternehmensorganisation.

Die Plattform ist auf verschiedenen Geräten (Mobile, Tablet, Desktop) verfügbar und eignet sich sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und ihre Informationen effektiv verwalten möchten.

Vorteile

• Benutzerfreundlichkeit: Notion zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche aus.
• Flexibilität: Nutzer können Seiten nach ihren eigenen Bedürfnissen gestalten.
• Integration von Funktionen: Notion kombiniert verschiedene Funktionen wie Notizen, To-Do-Listen und Datenbanken in einer Plattform.
• Kollaboration: Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommentarfunktionen.
• Integrationen: Vielfältige Integrationen zu anderen wichtigen Apps wie Google, Microsoft, Slack etc.
• Templates: Integrierte Templates und einen Marktplatz für Templates aller Art, die Usern das Leben und die Arbeit vereinfachen.
• Community: Notion hat eine große Community die sich gegenseitig unterstützt und ständing neue Templates im Marketplace veröffentlicht.

Nachteile

• Leistungsprobleme bei großen Datenmengen: Bei sehr großen Seiten oder Datenbanken kann es zu Performance-Problemen kommen.
• Begrenzte Integrationen: Im Vergleich zu Confluence oder SharePoint sind die Integrationsmöglichkeiten (noch) etwas eingeschränkt.
• Steile Lernkurve: Aufgrund der vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und Funktionen kann es überwätigend sein Notion zu erlernen.

Preise

Notion bietet verschiedene Preispläne:

• Kostenlos: Für Einzelnutzer mit grundlegenden Funktionen.
• Personal Pro: $5 pro Monat.
• Team: $10 pro Nutzer/Monat.
• Enterprise: Preis auf Anfrage.

Wann ist Notion die beste Wahl?

Notion ist ideal für kleine Teams, Startups, Scaleups oder Einzelpersonen, die eine flexible und benutzerfreundliche Plattform für ihre täglichen Aufgaben und Projekte suchen.

Für wen eignet sich Notion?

Notion eignet sich für Freelancer, kleine Unternehmen und kreative Teams, die eine vielseitige Lösung für Notizen, Projektmanagement und Wissensdatenbanken suchen und nicht mehrere Apps verwenden möchten.

Funktionen

• Notizen und Dokumente: Strukturierte Notizen und Dokumente erstellen.
• Datenbanken: Anpassbare Datenbanken für verschiedene Zwecke.
• Aufgabenmanagement: To-Do-Listen und Aufgabenverfolgung.
• Kalender: Integration von Kalenderfunktionen für Terminplanung.

Integrationen und Marketplace

Notion bietet Integrationen mit Tools wie Slack, Google Drive und Zapier, allerdings nicht so umfangreich wie Confluence.

Künstliche Intelligenz: Notion AI

Notion AI ist ein integraler Bestandteil von Notion und unterstützt Nutzer dabei, Inhalte schneller zu erstellen und zu verwalten. Mit der KI können Nutzer Aufgaben automatisieren, wie das Erstellen von To-Do-Listen, das Generieren von Texten basierend auf kurzen Anweisungen und das Organisieren von Inhalten. Notion AI hilft auch bei der Verbesserung der Suchfunktion, indem sie relevante Ergebnisse priorisiert und kontextbezogene Vorschläge macht.

Weitere interessante Informationen

Notion bietet eine Web-Clipper-Erweiterung, mit der Nutzer Inhalte aus dem Web direkt in Notion speichern können.

SharePoint

Was ist SharePoint?

Eine weitere Confluence Alternative ist SharePoint. SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Plattform für Dokumentenmanagement, Intranet und Zusammenarbeit (nur mit Office365).

Vorteile

• Integration mit Microsoft und Microsoft Office: Nahtlose Integration mit Office 365 und anderen Microsoft-Tools.
• Umfangreiche Funktionen: Leistungsstarkes Dokumentenmanagement und Kollaborationsfunktion in Verbindung mit Office365.
• Anpassbarkeit: Hohe Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit.
• Sicherheitsfunktionen: Robuste Sicherheits- und Compliance-Funktionen.

Nachteile

• Komplexität: SharePoint kann komplex und schwierig zu verwalten sein.
• Kosten: Die Lizenzkosten können hoch sein, insbesondere für größere Unternehmen.
• Sehr alt: SharePoint ist ein Dinosaurier unter den Kollaborationstools und kann nur Teilweise mit State-of-the-Art Apps wie Confluence oder Notion mithalten.

Preise

SharePoint bietet verschiedene Lizenzmodelle an:

• SharePoint Online (Plan 1): $5 pro Nutzer/Monat.
• SharePoint Online (Plan 2): $10 pro Nutzer/Monat.
• Office 365 E3: $20 pro Nutzer/Monat (inklusive SharePoint und anderen Office 365 Diensten).

Wann ist SharePoint die beste Wahl?

SharePoint ist ideal für große Unternehmen, die eine leistungsstarke und integrierte Microsoft Plattform für Dokumentenmanagement und Intranets suchen.

Für wen eignet sich SharePoint?

SharePoint eignet sich für große Unternehmen und Organisationen, die umfassende Dokumentenmanagement- und Kollaborationslösungen benötigen.

Funktionen

• Dokumentenmanagement: Zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten.
• Intranets und Portale: Erstellung von Unternehmensportalen und Intranets.
• Workflows: Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Zusammenarbeit: Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Projekten.

Integrationen und Marketplace

SharePoint bietet umfangreiche Integrationen mit Microsoft-Tools und anderen Anwendungen sowie einen Marketplace für Add-ons und Erweiterungen.

Künstliche Intelligenz: Microsoft AI

Microsoft AI ist in die SharePoint-Plattform integriert und bietet zahlreiche KI-gestützte Funktionen, um die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement zu verbessern. Zu den Features gehören die automatische Klassifizierung und Tagging von Dokumenten, intelligente Suchfunktionen, die relevante Inhalte basierend auf Nutzerverhalten und -präferenzen hervorheben, sowie die Nutzung von Machine Learning zur Analyse und Vorhersage von Trends und Mustern in Unternehmensdaten.

Weitere interessante Informationen

SharePoint unterstützt sowohl On-Premise- als auch Cloud-Deployments, wodurch Unternehmen flexible Bereitstellungsoptionen haben.

Confluence Alternative: Direkter Vergleich

Kriterium	Confluence	Notion	SharePoint
Benutzerfreundlichkeit	Mittel	Hoch	Mittel
Flexibilität	Hoch	Hoch	Hoch
Integrationen	Umfangreich (Jira, Trello, etc.)→ Atlassian Marketplace	Begrenzt (Slack, Google Drive)	Umfangreich (Office 365, etc.)
Preisgestaltung	Kostenlos bis 10 Nutzer (Standard Version)ab €5/Nutzer/MonatGünstiger für große Teams/Nutzer	Kostenlos für 1 Nutzer + 10 Gästeab €9.50/Nutzer/Monat	ab €4,70/Nutzer/Monat
Dokumentenmanagement	Sehr gut	Sehr gut	Sehr gut
Echtzeit-Zusammenarbeit	Sehr gut	Sehr gut	Gut (Da nur in Kombination mit Office365)
Anpassbarkeit	Hoch (viele Add-ons)	Hoch (anpassbare Seiten)	Sehr hoch (umfangreiche Anpassungen; zum Teil sind Entwicklerkenntnisse nötig)
Sicherheitsfunktionen	Gut (abhängig von Produktstufe → Enterprise hat höchste Sicherheits- und Datenschutzvorkehrungen)	Gut (keine Möglichkeit auszusuchen wo Daten gespeichert werden)	Sehr gut (umfassende Compliance)
Zielgruppe	Mittlere bis große Teams	Kleine Teams/Einzelpersonen	Große Teams
Künstliche Intelligenz	Atlassian Intelligence (intelligente Suche, Inhaltserstellung, Zusammenfassungen)→ Weitere Infos zu Atlassian Intelligence	Notion AI (Textgenerierung, Inhaltsorganisation)	Microsoft AI (Dokumentenklassifizierung, intelligente Suche)

Fazit

Confluence, Notion und SharePoint bieten jeweils einzigartige Vorteile und Funktionen. Während Notion ideal für kleinere Teams und Einzelpersonen ist und mehrere Tools (z.B. Projektmanagement & Datenbanken) miteinander kombiniert, die eine flexible und benutzerfreundliche Plattform suchen, eignet sich SharePoint hervorragend für große Unternehmen, die umfassende Dokumentenmanagement- und Kollaborationslösungen benötigen. Confluence hingegen erweist sich als die beste Lösung für Business Teams, die täglich zusammenarbeiten und eine nahtlose Integration mit anderen Tools wie Jira, Slack, Teams, benötigen. Dank seiner Flexibilität, umfangreichen Funktionen und starken Integrationsmöglichkeiten bleibt Confluence die bevorzugte Wahl für viele Unternehmen.