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Automatisiertes Berechtigungsmanagement für Confluence-Spaces und Jira mit einem IAM Self-Service​

Effizientes Berechtigungsmanagement für 60.000 Confluence-Nutzer: Automatisierung und Self-Service steigern Produktivität und Transparenz in Confluence.​

Die Ausgangssituation

Das Zuweisen von Berechtigungen in Confluence stellte bei vielen IT-Projekten unseres Kunden, der einen Digital Workplace (auf Basis von Confluence) für 60.000 Mitarbeiter betreibt, einen zeitraubenden und ineffizienten Prozess dar. Intranet User, die Zugriff auf spezielle Confluence-Spaces benötigten, beantragten diesen Zugriff manuell. Admins und Editoren, die das Intranet verwalten, hatten Schwierigkeiten nachzuvollziehen, wer welche Spaces verwaltet und pflegt. In der Praxis bedeutete dies, dass sie ein Ticket erstellen mussten, welches anschließend vom zuständigen Jira-Team bearbeitet wurde. Dieser Vorgang dauerte oft mehrere Tage, da Administratoren eingreifen mussten, um Berechtigungen über das zu diesem Zweck selbst entwickelte Gruppen-Plugin zu verwalten. Um dieses Problem zu lösen, bietet das Management Cockpit eine zentrale Space-Ansicht, in der alle Editoren und Admins eines Spaces ersichtlich sind.

Darüber hinaus gab es keine Möglichkeit, Notizen, Status oder Bewertungen zu den Inhalten der Spaces hinzuzufügen, was für die Administratoren wichtig war, um die Qualität der von Editoren veröffentlichten Inhalte sicherzustellen. Das Management Cockpit fügt eine Kommentarfunktion hinzu, mit der jeder Zugangsberechtigte Benutzer Kommentare oder Notizen zu einem Space hinterlassen kann.

Die Admins wollten auch eine Übersicht über die Nutzeraktivität im Intranet sowie über die Spaces, in denen sie Mitglied sind. Da in Confluence oft nur Gruppen als Referenz dienten, um herauszufinden, welchen Teil eines Spaces man verwaltet, war dies problematisch. Das Management Cockpit bietet nun eine Einzelansicht für Nutzer, in der ersichtlich ist, in welchen Spaces und Rollen sie aktiv sind.

Die Herausforderung

Das manuelle Vorgehen brachte mehrere Nachteile mit sich:

  • Lange Wartezeiten: Der Genehmigungsprozess für Zugriffe auf Confluence Spaces dauerte oft Tage, wodurch erhebliche Projektverzögerungen entstanden.
  • Ineffizientes Berechtigungsmanagement: Das Erstellen von Tickets und die darauf folgenden Freigaben verursachten eine hohe administrative Belastung für die Jira-Teams.
  • Mangelnde Transparenz: Nutzer konnten nicht nachverfolgen, wer Zugriff auf welche Spaces hatte oder wie weit ihr Antrag im Genehmigungsprozess fortgeschritten war. Dies führte zu Frustration und Unzufriedenheit bei den Teams.

Die fehlende Automatisierung beeinträchtigte den Arbeitsfluss und führte zu einer unnötigen Belastung der IT-Teams.

Die Anforderungen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, stellte der Kunde folgende Anforderungen an die Lösung:

  • Reduktion der Wartezeiten: Der Prozess sollte automatisiert werden, sodass Zugriffsanfragen innerhalb weniger Sekunden statt mehrerer Tage bearbeitet werden können.
  • Entlastung der IT-Teams: Wir wollten den manuellen Aufwand für die Bearbeitung von Zugriffsanfragen minimieren, um die IT-Teams zu entlasten.
  • Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Die Lösung sollte eine zentrale Plattform bieten, auf der alle Beteiligten den Status ihrer Anfragen einsehen können.
  • Self-Service Optionen: Projektteams sollten in der Lage sein, ihre Anfragen eigenständig zu stellen, ohne auf manuelle Bearbeitung angewiesen zu sein.

Die Lösung

Um diese Probleme zu lösen, entwickelten und integrierten wir für unseren Kunden das Management Cockpit – eine Lösung, die Self-Service und Automatisierung für das Berechtigungsmanagement (IAM) von Confluence-Spaces bietet. Die neue Lösung ermöglicht es Nutzern, eigenständig Berechtigungen für bestimmte Spaces zu beantragen, ohne ein Ticket erstellen zu müssen. Stattdessen erfolgt der Prozess jetzt über ein Self-Service-Portal, das eine Übersicht über alle verfügbaren Spaces und Rollen bietet. Der User füllt das Formular aus und ein Ticket wird automatisch in Jira erstellt.

Wichtige Features des Management Cockpits:

Automatisiertes Berechtigungsmanagement für Confluence

  • Self-Service Portal: Benutzer stellen über ein intuitives Portal Anfragen für Zugriffe auf Confluence Spaces. Sie wählen dabei aus einer vordefinierten Liste an Spaces und Rollen aus.
Use Case: Self-Service Portal für Projektmanagement mit Jira Service Management
  • Automatisierter Genehmigungsprozess: Nach dem Stellen der Anfrage leitet das System diese automatisch zur Genehmigung weiter. Sobald eine Genehmigung erteilt wird, gewährt die Automatisierung den Zugriff in wenigen Sekunden.
  • Integration und Automatisierung: Groovy-Skripte und Integrationen mit GitHub automatisieren die Änderungen in Confluence. Dadurch automatisieren wir den bisher manuellen Prozess vollständig.

Automatisiertes Berechtigungsmanagement für Confluence mit JSM Self-Service

  • Übersichtliche Darstellung: Das Management Cockpit bietet eine Übersicht über alle Anfragen, zugehörige Rollen und deren Status, sodass alle Beteiligten den Überblick behalten.
  • Validierungen gegen Doppelanforderungen: Das System prüft automatisch, ob der Benutzer bereits Zugriff hat, um Mehrfacheinreichungen und Verwirrung zu vermeiden.

Durch diese Lösung wandelten wir das gesamte Berechtigungsmanagement nahtlos in einen einfachen und schnellen Self-Service-Prozess um.

Berechtigungsmanagement für Jira & Confluence mit dem XALT Advanced Access Management

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Die Ergebnisse

Die Implementierung des Management Cockpits führte zu erheblichen Verbesserungen und Vorteilen für alle Beteiligten:

  • Reduzierte Bearbeitungszeit auf bis zu 18 Sekunden: Der Prozess zur Berechtigungsvergabe in Confluence reduzierte sich von mehreren Tagen auf 18 Sekunden. Das Management Cockpit verkürzte die Wartezeit für Benutzer drastisch und steigerte dadurch die Produktivität der Projektteams erheblich.
  • Entlastung der IT-Teams: Das Jira-Team, das zuvor für die Bearbeitung der Tickets zuständig war, wurde deutlich entlastet. Durch die Automatisierung können sich die IT-Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, statt manuell Berechtigungen zu verwalten.
  • Erhöhte Benutzerzufriedenheit: Der Self-Service-Ansatz ermöglicht es den Nutzern, ihre Anfragen selbst zu stellen und den Status ihrer Anfragen zu kontrollieren. Dies führte zu einer höheren Zufriedenheit und einem positiven Nutzungserlebnis.
  • Minimierung von Fehlerquellen: Durch die Automatisierung und den Wegfall manueller Eingriffe reduzierten wir potenzielle Fehlerquellen. Das System stellt sicher, dass nur berechtigte Anfragen durchgestellt werden und verhindert doppelte Anforderungen.
  • Bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz: Mit dem Management Cockpit haben die Benutzer nun eine zentrale Stelle, um den Status ihrer Anfragen einzusehen und eine Übersicht über alle Zugriffsberechtigungen zu erhalten. Dies verbesserte die Transparenz des gesamten Zugriffsprozesses erheblich.
  • Robuste Fehlerbehandlung: Bei der Implementierung traten anfänglich Probleme wie die Doppelerfassung von Anfragen oder Schwierigkeiten bei der Integration mit GitHub auf. Wir lösten diese Herausforderungen durch validierende Codes und zusätzliche Berechtigungsfreigaben für technische Benutzer, was die Zuverlässigkeit der Lösung weiter erhöhte.

Schlussfolgerung

Das Management Cockpit für Confluence revolutionierte das bisherige manuelle Berechtigungsmanagement im Confluence Digital Workplace/Intranet. Durch die Einführung von Automatisierungen und Self-Service-Optionen arbeiten Projektteams schneller, die IT-Teams sind entlastet, und der gesamte Prozess wurde deutlich effizienter. Die Ergebnisse sprechen für sich: eine Reduktion der Bearbeitungszeit von Tagen auf Sekunden, weniger Fehler, mehr Kontrolle für die Nutzer und eine massive Steigerung der Produktivität.

Für Intranet User, Admins und Editoren, die die Zugriffe verwalten und eine Übersicht darüber benötigen, sowie für das Jira-Team, das das Gruppen-Plugin verwaltet, stellt das Management Cockpit einen No-Brainer dar. Es verbessert die Effizienz und Transparenz und ist eine wertvolle Lösung für jedes Unternehmen, das Confluence verwendet und die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen optimieren möchte.

Besonders hervorzuheben ist, dass sich dieser Self-Service hervorragend in bereits existierende Self-Service-Portale integrieren lässt oder einen Einstieg in die Welt der Self-Services bietet. Gleichzeitig können mit dem „User-in-Gruppen-legen“-Ansatz auch neue Anwendungsfälle implementiert werden, wie zum Beispiel, wenn Entwickler Zugriff auf Jira-Projekte benötigen. Diese Flexibilität eröffnet zusätzliche Möglichkeiten und Anwendungsfelder, die den Nutzen des Management Cockpits noch weiter erhöhen.

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