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Das Zuweisen von Berechtigungen in Confluence stellte bei vielen IT-Projekten unseres Kunden, der einen Digital Workplace (auf Basis von Confluence) für 60.000 Mitarbeiter betreibt, einen zeitraubenden und ineffizienten Prozess dar. Intranet User, die Zugriff auf spezielle Confluence-Spaces benötigten, beantragten diesen Zugriff manuell. Admins und Editoren, die das Intranet verwalten, hatten Schwierigkeiten nachzuvollziehen, wer welche Spaces verwaltet und pflegt. In der Praxis bedeutete dies, dass sie ein Ticket erstellen mussten, welches anschließend vom zuständigen Jira-Team bearbeitet wurde. Dieser Vorgang dauerte oft mehrere Tage, da Administratoren eingreifen mussten, um Berechtigungen über das zu diesem Zweck selbst entwickelte Gruppen-Plugin zu verwalten. Um dieses Problem zu lösen, bietet das Management Cockpit eine zentrale Space-Ansicht, in der alle Editoren und Admins eines Spaces ersichtlich sind.
Darüber hinaus gab es keine Möglichkeit, Notizen, Status oder Bewertungen zu den Inhalten der Spaces hinzuzufügen, was für die Administratoren wichtig war, um die Qualität der von Editoren veröffentlichten Inhalte sicherzustellen. Das Management Cockpit fügt eine Kommentarfunktion hinzu, mit der jeder Zugangsberechtigte Benutzer Kommentare oder Notizen zu einem Space hinterlassen kann.
Die Admins wollten auch eine Übersicht über die Nutzeraktivität im Intranet sowie über die Spaces, in denen sie Mitglied sind. Da in Confluence oft nur Gruppen als Referenz dienten, um herauszufinden, welchen Teil eines Spaces man verwaltet, war dies problematisch. Das Management Cockpit bietet nun eine Einzelansicht für Nutzer, in der ersichtlich ist, in welchen Spaces und Rollen sie aktiv sind.
Das manuelle Vorgehen brachte mehrere Nachteile mit sich:
Die fehlende Automatisierung beeinträchtigte den Arbeitsfluss und führte zu einer unnötigen Belastung der IT-Teams.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, stellte der Kunde folgende Anforderungen an die Lösung:
Um diese Probleme zu lösen, entwickelten und integrierten wir für unseren Kunden das Management Cockpit – eine Lösung, die Self-Service und Automatisierung für das Berechtigungsmanagement (IAM) von Confluence-Spaces bietet. Die neue Lösung ermöglicht es Nutzern, eigenständig Berechtigungen für bestimmte Spaces zu beantragen, ohne ein Ticket erstellen zu müssen. Stattdessen erfolgt der Prozess jetzt über ein Self-Service-Portal, das eine Übersicht über alle verfügbaren Spaces und Rollen bietet. Der User füllt das Formular aus und ein Ticket wird automatisch in Jira erstellt.
Wichtige Features des Management Cockpits:
Durch diese Lösung wandelten wir das gesamte Berechtigungsmanagement nahtlos in einen einfachen und schnellen Self-Service-Prozess um.
Maximieren Sie die Effizienz ihrer Teams mit der Automatisierung Ihres Berechtigungsmanagements
Die Implementierung des Management Cockpits führte zu erheblichen Verbesserungen und Vorteilen für alle Beteiligten:
Das Management Cockpit für Confluence revolutionierte das bisherige manuelle Berechtigungsmanagement im Confluence Digital Workplace/Intranet. Durch die Einführung von Automatisierungen und Self-Service-Optionen arbeiten Projektteams schneller, die IT-Teams sind entlastet, und der gesamte Prozess wurde deutlich effizienter. Die Ergebnisse sprechen für sich: eine Reduktion der Bearbeitungszeit von Tagen auf Sekunden, weniger Fehler, mehr Kontrolle für die Nutzer und eine massive Steigerung der Produktivität.
Für Intranet User, Admins und Editoren, die die Zugriffe verwalten und eine Übersicht darüber benötigen, sowie für das Jira-Team, das das Gruppen-Plugin verwaltet, stellt das Management Cockpit einen No-Brainer dar. Es verbessert die Effizienz und Transparenz und ist eine wertvolle Lösung für jedes Unternehmen, das Confluence verwendet und die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen optimieren möchte.
Besonders hervorzuheben ist, dass sich dieser Self-Service hervorragend in bereits existierende Self-Service-Portale integrieren lässt oder einen Einstieg in die Welt der Self-Services bietet. Gleichzeitig können mit dem „User-in-Gruppen-legen“-Ansatz auch neue Anwendungsfälle implementiert werden, wie zum Beispiel, wenn Entwickler Zugriff auf Jira-Projekte benötigen. Diese Flexibilität eröffnet zusätzliche Möglichkeiten und Anwendungsfelder, die den Nutzen des Management Cockpits noch weiter erhöhen.
Automatisieren Sie Ihr IAM mit Jira und Confluence und binden Sie ihre Mitarbeiter, Kunden, Dienstleister und Partner digital mit ein; für eine nahtlose Zusammenarbeit.
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