Warum ein Firmenwiki für dein Unternehmen sinnvoll ist

Firmenwiki mit Confluence

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Tagtäglich stellen wir uns in unserem Job neuen Herausforderungen, müssen neue Skills und Tools lernen und uns notwendige Informationen zu Projekten oder Kunden zusammensuchen, oder unsere Kollegen nach Hilfe fragen. Zusätzlich nutzen wir Bücher und das Internet, um uns in wichtigen Themen weiterzubilden. Dadurch herrscht schließlich eine wahre Informationsflut, die es uns erschwert den Durchblick zu behalten. An dieser Stelle ist dann ein Unternehmenswiki oder Firmenwiki sinnvoll.

Was ist das Besondere an einem Firmenwiki wie Confluence?

Mit einem Firmenwiki bzw. Unternehmenswiki auf Basis von Confluence kann ein Unternehmen alle wichtigen Informationen zu Meetings, Projekten, Prozessen oder allgemeines Wissen direkt auf einer Plattform abspeichern und für alle Mitarbeiter zugänglich machen. Sicher kennst du Wikipedia, das wohl weltweit bekannteste Wiki überhaupt. Und jetzt kannst du das geballte Wissen deines Unternehmens an einem Ort speichern. 

Confluence als Intranet und Basis zur Kommunikation

Zusätzlich lässt sich Confluence nicht nur als einfaches Firmenwiki sehen, sondern bietet die Möglichkeit dein ganz eigenes Intranet aufzubauen. Wo vorher noch komplizierte und individuelle Lösungen notwendig waren, kann heutzutage ein jedes Unternehmen von jeder Größe auf einfachste Weise intern Informationen austauschen. Mit Confluence kann jedes Unternehmen spielend einfach ein System integrieren, mit dem nicht nur Informationen geteilt werden können, sondern Teams direkt auf einer Plattform zusammenarbeiten können. Bereits ‘Out of the box’ bietet Confluence als Firmenwiki unzählige nützliche Tools. Sollten diese mal nicht ausreichen, kann es mit Plugins aus dem Atlassian Marketplace spielend einfach erweitert werden.

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Welche Vorteile bietet ein Firmen- / Unternehmenswiki wie Confluence?

Dokumentation von Unternehmensinformationen an einem zentralen Ort mit Struktur

Speichere alle wichtigen Informationen (z.B. Strategien, Prozesse, Onboarding, Team, Projekte etc.) an einem Ort und stelle sie deinem Team zur Verfügung. Beispielsweise kann jede Abteilung einen individuellen Space erstellen und dort eine für sich erfolgreiche Struktur zur Dokumentation entwickeln und anlegen. 

Im Marketing kann so für jeden Kommunikationsbereich wie Produkt-Marketing oder Social-Media-Marketing eine einzelne Unterseite angelegt werden, um in der täglichen Arbeit den Überblick zu behalten. 

Integrierte Suchfunktion

Mit integrierten Suchfunktionen findet jeder Mitarbeiter schnell das, was er sucht. Selbst, wenn dein Firmenwiki so groß wie eine ganze Bibliothek ist, stellt dir Confluence schnell die richtigen Informationen zur Verfügung. Zusätzlich kannst du deine Seiten mit wichtigen Keywords und Labels versehen, um die Suche noch genauer abzustimmen und zu vereinfachen.

Kollaboration und Zusammenarbeit im Firmenwiki

Einfache Zusammenarbeit mit einem Firmenwiki

Vereinfache die Zusammenarbeit in deinen Teams. Durch die integrierte Kommentarfunktion kannst du direkt auf einen Abschnitt einer Seite eingehen. Zusätzlich bietet Confluence die Möglichkeit in Echtzeit miteinander zusammen zu arbeiten oder neue Ideen zu brainstormen. Selbst wenn deine Mitarbeiter sich im Home-Office befinden oder überall auf der Welt verstreut sind.

Weiterhin wird durch ein Firmenwiki die Zusammenarbeit zentralisiert. So können Inhalte gemeinsam auf einer Plattform entwickelt und anschließend geteilt werden. Unzählige Tools wie Word, Excel oder Powerpoint mit komplizierten Berechtigungen gehören damit der Vergangenheit an.

Schluss mit unzähligen Mails, CCs oder BCCs

Wahrscheinlich ist es gerade so, dass du täglich unzählige E-Mails und Benachrichtigungen bekommst und dein Postfach schon fast am Platzen ist. Mit Confluence hat sich dieses Problem ein für alle mal erledigt. Anstatt ganze Konversationen und Dokumente per E-Mail zu versenden, ist es jetzt vollkommen ausreichend relevante Mitarbeiter mit einem simplen @-mention zu taggen. Dein Postfach enthält somit kaum noch interne Mails und du behältst den Überblick.

Meetings vermeiden

Es gibt ein Update zu einem Projekt! Meeting! Ein Kunde möchte eine Änderung? Meeting! Projektupdate? Ein Meeting natürlich!

Wer hat da denn noch Zeit für seine Aufgaben? Warum nicht einfach direkt ins Wiki schreiben und Updates direkt in den relevanten Bereichen im Firmenwiki bzw. Confluence dokumentieren, anstatt immer direkt ein Meeting auszumachen?

Aktualisierung von Confluence Seiten

Ergänze fehlende Informationen, ohne dass neue Dokumente erst angefertigt und hochgeladen werden müssen. Aktualisiere deine Wiki-Seiten und stelle sie direkt zur Verfügung. So ist jeder Mitarbeiter stets auf dem Laufenden und kann auf neue Entscheidungen reagieren oder Informationen für sich nutzen.

Alte Versionen wiederherstellen

Es wurde etwas Wichtiges gelöscht oder falsches hinzugefügt? Mit der eingebauten Funktion der Versionierung kannst du die letzte Version ganz einfach wiederherstellen. So können gelöschte Inhalte mit wenigen Klicks und Aufwand korrigiert werden. 

Teilen von Dokumenten und zentrale Ordnerstrukturen

Oftmals kann es vorkommen, dass zusätzliche Dokumente für Prozesse oder zur Dokumentation notwendig sind. In einem solchen Fall können wichtige Dokumente direkt mit einfachem Drag-and-Drop hochgeladen, geteilt und einzelnen Wiki-Seiten hinzugefügt werden. 

Dabei spielt es keine Rolle welchen Dateityp oder Format (z.B. PDF, Powerpoint, Bilder oder Videos) dein Dokument hat. Überlege mal, wie viel Zeit du verschwendest, nur um die richtigen Dokumente zu suchen; und dann doch nicht zu finden.

Berechtigungsmanagement mit Confluence im Firmenwiki

Schütze sensible Daten durch integriertes Berechtigungsmanagement

Confluence bietet dir die Möglichkeit sensible Bereiche und Daten über ein Berechtigungsmanagement zu schützen. Du kannst beispielsweise einstellen, dass bestimmte Seiten nur von bestimmten Personen geöffnet oder bearbeitet werden können. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Informationen unternehmenskritisch sind und zum Beispiel nur von Management-Postionen oder der Abteilungsleitung gesichtet werden sollen. 

Integration von Tools und externer Software

Confluence als Firmenwiki hat den Vorteil, dass du mithilfe von Integrationen und Plugins den Funktionsumfang entscheidend erweitern kannst. Solltest du beispielsweise Slack oder Microsoft Teams zur Kommunikation in deinem Unternehmen nutzen, kannst du diese Tools direkt mit Confluence verbinden. 

Die Slack Integration mit Confluence bietet dir den Vorteil, dass du direkt in der App Benachrichtigungen über Änderungen oder Anpassungen von Seiten erhältst denen du “folgst”. Mit der Microsoft Teams Integration kannst du zudem aus der App heraus direkt neue Confluence Seiten erstellen.

Neben Integrationen zur Vereinfachung der Kommunikation, gibt es noch Erweiterungen zu Diensten wie Google Drive und Projektmanagement Tools wie Jira oder Asana.

Firmenwiki optimal nutzen

Du denkst dir sicher, die Funktionen sind ganz nett und bieten tolle Mehrwerte. Und das Team muss das doch auch erstmal nutzen und das Firmenwiki auch gefüllt werden. Und da geben wir dir natürlich vollkommen recht.

Deshalb ist es unerlässlich zunächst die notwendigen Strukturen zu schaffen und deine Mitarbeiter von der neuen Arbeitsweise zu überzeugen. Transparenz, Ehrlichkeit und Vertrauen stellen hier einige der wichtigsten Faktoren dar, damit ein Umzug in ein Firmenwiki auch gelingt. Zusätzlich sollten natürlich auch alle Entscheidungsträger, wie Management und Führungskräfte, ein solches Tool auch ganz offen nutzen und dies auch kommunizieren. So fällt es dann allen weiteren Mitarbeitern leichter sich damit konsequent auseinanderzusetzen und ein starkes Tool wie Confluence mit Freude zu nutzen. 

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