Entspann dich erst mal, einer der klügsten Menschen aller Zeiten sagte einmal: “ Intelligente Menschen kennen nicht immer die Antwort auf eine Frage, aber sie wissen, wo sie sie finden können.“ Wusstest du, dass Albert Einstein ein Telefonbuch heranziehen musste, um seine eigene Telefonnummer herauszufinden? Aber, entspann dich auch nicht zu sehr, denn in der heutigen Zeit gibt es einige MUST HAVES bezüglich Wissen. Man muss wissen wo man es findet, es muss verständlich sein und eigentlich das größte MUST HAVE von allen: Jemand muss es zur Verfügung stellen!
Auch als Podcast verfügbar
Was ist Wissen?
Aber fangen wir mit der wichtigsten Frage an und eigentlich auch mit der schwierigsten. Wenn du diesen Blogpost jetzt liest, dann setzt du eigentlich Datenelemente (Buchstaben) in Daten um. Da du auf unserer Website bist, auf einen Link geklickt hast, vielleicht einer Einladung gefolgt bist oder weil du dich vielleicht für Atlassian Produkte interessierst. Du liest diese Daten bereits in einem bestimmten Kontext, der dir Informationen gibt. Wir übersetzen also Datenelemente in Daten und anschließend in Informationen. Aber was ist mit Wissen? Das ist der Punkt, an dem es schwierig wird.
Während du all diese Informationen in einem Kontext liest, verarbeitest du all deine Erfahrungen, Vermutungen, Werte, Gefühle und Fähigkeiten, die dir persönliches Wissen über diesen Text geben. Wissen ist also immer und zu jeder Zeit etwas ganz Individuelles und für jeden absolut unterschiedlich.
Und Wissensmanagement?
Nun, da wir verstehen, was Wissen ist – lass uns die nächste Frage beantworten. Behalten wir im Hinterkopf, wie komplex Wissen ist und halten wir diese Antwort eher kurz. Beim Wissensmanagement geht es darum, das Wissen der Mitarbeiter für alle Kollegen aufzubereiten und nutzbar zu machen.
Dazu gehören sechs Hauptbereiche:
Identifikation → Was ist Wissen?
Transfer → Weitergeben und Empfangen von Wissen von einem zum anderen?
Aneignung → Wie kann der Nutzer das Wissen erlangen?
Speicherung → Wie kann das Wissen gespeichert und aktuell gehalten werden?
Entwicklung → Wie kann aus vorhandenem Wissen neues Wissen entstehen?
Anwendung von Wissen → Umwandlung in Können!
Um es auf den Punkt zu bringen: Wissensmanagement bedeutet, all diese Themen zu organisieren und in messbare Ergebnisse für das Unternehmen und zur Verbesserung der Teamarbeit für jeden Mitarbeiter zu transformieren.
Und nicht zu vergessen: Laut unserer ersten beantworteten Frage ist das Wissen der Mitarbeiter das wichtigste Kapital eines Unternehmens!
Aber wie soll man das machen?
Das klingt, als ob man einen gewaltigen Berg erklimmen muss, oder? Aber keine Sorge – es geht um Teamwork und darum, einfach loszulegen. Hol dir dafür einfach die richtigen Tools, die dir dabei helfen können. Dann werden du und dein Team sehr schnell deutliche Fortschritte sehen. Im Folgenden zeige ich dir, wie du die ersten Schritte im Wissensmanagement mit Confluence von Atlassian machst.
Identifikation
Halte es super einfach
Fang einfach an! Hör auf, dir zu viele Gedanken über die Strukturierung, jeden Inhalt und jeden, der involviert werden muss, zu machen – trommle ein Team zusammen und fange an. Confluence gibt dir die Möglichkeit, Spaces, Seiten und alle Inhalte einfach umzustrukturieren. Ihr könnt gemeinsam an Seiten arbeiten und du wirst sehen, wie schnell sich individuelles Wissen in Unternehmenswissen verwandelt!
Templates verwenden
Nicht sicher, wie du mit deiner Seite anfangen sollst? Confluence bietet mehrere Vorlagen zur Auswahl. Auch hier: Du musst nicht etwas neu erfinden, was es schon gibt! Nutze eine bestehende Vorlage und passe sie an deine Bedürfnisse an oder lass dich einfach inspirieren.
Suche und du wirst finden, was du suchst
Um auf Albert Einstein zurückzukommen: Suche! Natürlich bietet Confluence viel komfortablere Möglichkeiten, nach Inhalten/Personen/Tags etc. zu suchen als jedes Telefonbuch ????
Transfer & Akquisition
Sharing is Caring
Die Leute rufen dich immer wieder an, um die gleichen Fragen zu stellen? Du hast dein Wissen für deine Kollegen aufbereitet und weißt nicht, wie du es an sie weitergeben kannst? Du bist dir nicht sicher, ob alle die super wichtigen Notizen bekommen haben, an denen das Team letzte Woche gearbeitet hat?
Hör auf, dir darüber Gedanken zu machen: Probier’s aus → teile deine Seiten, Meeting-Notizen und Blog-Posts und leite eine neue Methode des gemeinsamen Arbeitens ein. Und wusstest du: Es spielt keine Rolle, ob du in der gleichen Zeitzone bist wie deine Kollegen.(Tipp: Du kannst auch Spaces oder Seiten, die du interessant findest, beobachten und verpasst nie wieder etwas).
Multimedia
Erinnerst du dich, als wir darüber gesprochen haben, wie individuell Wissen ist? Mit Confluence hast du die Möglichkeit, deine Inhalte multimedial aufzubereiten, um deinem Team den Wissenserwerb zu erleichtern.
Aufbewahrung und Dokumentenmanagement
Struktur
Moment mal – hat sie nicht gesagt, wir brauchen keine Struktur? Ja und nein. Löse dich vom Old-School-Denken der Dokumentenmanagement-Systeme – probiere neue Wege aus, wie zum Beispiel mit Labels zu arbeiten und zu strukturieren (z.B. in Confluence). Natürlich musst du ähnliche Themen in einem Bereich (Space) zusammenbringen. Und du brauchst natürlich auch Experten, die für ihre Themen zuständig sind. Aber warum? Siehe nächster Punkt.
Wissens- und Datenpflege
Du und dein Team habt viel an eurem Wissensmanagement gearbeitet? Toll! Aber jetzt ist es so, wie wenn du einen Garten hast. Du hast eine Menge Pflanzen und Gemüse, einige wachsen noch und andere sind verwelkt. Jetzt brauchst du Experten oder Verantwortliche, die ab und zu einen Spaziergang durch den Garten machen und nachschauen, ob alles noch grün ist, ob alle Pflanzen genug Wasser haben und so weiter. In Confluence kann man ganz einfach die Änderungen in der Versionsübersicht nachsehen.
(Tipp: Dies ist auch ein tolles Tool, wenn du einen Fehler gemacht hast, wie z.B. etwas zu löschen und die Seite wiederherstellen musst, ohne die IT zu kontaktieren ????)
Entwicklung & Anwendung
Enablement
Wie schon in der Identifikation erwähnt, wenn du und deine Kollegen gemeinsam an einem Thema arbeiten, wirst du früher oder später sehen, wie das Wissen jedes Einzelnen zusammenwächst. Das ermöglicht dem Team neue Lösungen zu finden und öffnet neue Türen. Hierfür ist es toll, andere Lösungen wie Jira und Trello mit Confluence zu verknüpfen.
Alles miteinander verknüpfen
Durch das Anlegen von immer mehr Spaces und Knowledge Bases entsteht ein Netzwerk von Themen – das funktioniert aber nur, wenn du und dein Team alles miteinander verbindet! Das bedeutet, dass z.B. ein Artikel über eine Softwarelösung auf das fertige Produkt, alle Meeting-Notizen, den Entwicklungsprozess, Probleme, die auf dem Weg dorthin auftraten und so weiter verlinken müsst.
Wenn du all diese Bereiche des Wissensmanagements siehst – das Zusammenspiel der Komponenten wird dem Nutzer die Möglichkeit geben, Wissen zu nutzen und es letztendlich in Fähigkeiten umzuwandeln. Natürlich ist es nicht einfach, aber wenn du anfängst, das richtige Team und einen Partner hast, wirst du dich auf diese großartige Reise vorbereiten. Jeder hat mal klein angefangen (Lächeln)
Du möchtest Confluence testen und dir selbst ein Bild davon machen? Hier ist ein Link zum Start mit der kostenlosen Cloud-Version von Confluence: Zur Confluence Cloud
