Projektmanagement Tools im Vergleich: Jira vs. Asana vs. Monday

Es gibt gefühlt unzählige Projektmanagement Tools auf dem Markt. Da kann es schon eine echte Herausforderung darstellen, die richtige Auswahl zu treffen. Schließlich wollen wir doch alle, unsere Projekte und Aufgaben möglichst einfach und klar dokumentiert verwalten und abwickeln können. Wo viele Unternehmen nach wie vor mit Excel Sheets und anderen manuellen Tools arbeiten, bieten heutige Tool den einen unschlagbaren Vorteil: Automation deiner Aufgabenverwaltung, einfachste Kollaboration mit deinem Team und Transparenz gegenüber allen beteiligten Stakeholdern.

Während früher meist Server-Seitige oder On-Premises Lösungen im Vordergrund standen, laufen die heutigen Tools meist in der Cloud und werden als SaaS Produkte angeboten. Kostspielige Server-Räume und Hardware gehören somit der Vergangenheit an. Viele dieser Tools bieten bereits für kleine Teams den Vorteil, dass sie in ihrer Grundfunktion oftmals kostenlos angeboten werden. Teams können sich ganz einfach registrieren und schon kann es losgehen. Problematisch wird es lediglich bei Sicherheitsfragen zu Cloud-Lösungen. 

Folgende Fragen treten dabei immer häufiger auf:

• Kann ich meine Daten ohne weiteres in der Cloud speichern?
• Hat nur meine Organisation Zugriff auf meine Unternehmens-Daten?
• Sind die Tools datenschutzkonform (DSGVO, GDPR)?
• Wo werden meine Daten gespeichert?
• Wie teuer sind Cloud Projektmanagement Tools für größere Teams?
• Kann ich meine Workflows in diesen Tools umsetzen?

In 2021 sind diese Fragestellungen oftmals ganz einfach und zufriedenstellend zu beantworten. So steht eine Migration deine Projektmanagements meist nichts mehr im Weg.

Moderne Projektmanagement Tools müssen nicht teuer sein

Im Projektmanagement arbeitest du täglich an neuen Aufgaben. Als Projektmanager musst du dauerhaft deine Ressourcen im Blick behalten, Projektfortschritte dokumentieren, Verantwortlichkeiten managen, dein Team organisieren und Prioritäten festlegen. Der Funktionsumfang sollte somit die wichtigsten Aspekte, wie Planung, Aufgabenverwaltung, Kollaboration deiner Teams, Zeiterfassung, Budget- und Ressourcenmanagement und Reporting bereits enthalten. 

Die Frage, die du dir letztendlich stellst, ist “welches Tool eignet sich dafür am besten”. 

Zusätzlich spielt natürlich auch der Preis des Projektmanagementtools eine tragende Rolle.

Jira Software, Asana oder Monday.com sind in Ihrer Grundfunktion und für kleine Teams von ca. 10 Personen kostengünstig oder sogar kostenlos und können einfach in dein bestehendes System integriert werden. Umfangreiche Enterprise Lösungen dagegen können schnell dein gesetztes Budget sprengen. 

Nachfolgend haben wir drei der gängigsten Projektmanagement Tools genauer unter die Lupe genommen.

Jira Software von Atlassian

Jira eignet sich hervorragend als Projektmanagement Tool. Es ist derzeit als Cloud Version mit externem Hosting (z.B. AWS oder Azure) oder nativ auf Atlassian nutzbar. Dabei haben beide Versionen einen ähnlichen Funktionsumfang, wobei derzeit (Stand März 2021) eine Vielzahl von Erweiterungen (Plugins) nur für die Data Center Version zur Verfügung stehen.

Die Roadmap für Jira für die kommenden Jahre sieht jedoch bereits heute vor, dass alle Atlassian Partner Ihre Plugins bereit für die Cloud machen. Derzeit gibt es bereits tausende Integrationen und Plugins die den Funktionsumfang von Jira erweitern.

Jira Software für Cloud (Nativ) bietet dir alle gängigen Funktionen, die du aus deinem bisherigen Projektmanagement bereits kennst. 

Funktionen von Jira:

• Kanban-Boards: Arbeite vollkommen visuell und behalten den vollständigen Überblick über den Projektfortschritt, Aufgaben und wickle dein Projekt schnell und effizient ab.
• Scrum-Boards: Du nutzt agile Arbeitsmethoden wie Scrum? Konzentriere dich auf deine Softwareentwicklung mithilfe von anpassbaren Scrum-Boards
• Roadmaps: Behalte den Überblick über dein Projekt und teile deine Insights mit Stakeholdern und koordiniere die Projektplanung mit den Aufgaben deiner Teams.
• Agile Berichtserstattung: Erstelle mit wenigen Klicks personalisierte Berichte mit Echtzeitinformationen.
• Prozessautomatisierung: Mit Jira kannst du deine gängigsten Unternehmensprozesse (z.B. Bewerbungsprozesse, Bestellprozesse) ganz leicht automatisieren und digitalisieren.
• Drag-and-drop: Einfache Statusänderung deiner Aufgaben durch Drag-and-Drop in Kanban-Boards.
• Integrationen: Du nutzt neben Jira auch andere SaaS Tools wie Beispielsweise HubSpot, Mailchimp, Slack, Google Drive oder Git? Tausende von coolen Tools findest du im Atlassian Marketplace
• Benutzerdefinierter Code: Du hast spezielle Anforderungen in deinem Projektmanagement Tool, Prozessdigitalisierung oder Aufgabenverwaltung? Jira kannst du auch mit deinem eigenen Code erweitern und ganz an deine Bedürfnisse anpassen.

In Jira arbeitest du hauptsächlich mit zugewiesen Aufgaben. Diese sind zusammen mit Zusammenfassung, Kommentaren, Anhängen, Priorität und Status an einem Ort zusammengefasst. So können Aufgaben ganz einfach und unkompliziert bearbeitet werden. Das coole ist zusätzlich, wann immer sich ein Faktor einer Aufgabe ändert oder du eine neue Aufgabe zugeteilt bekommst, erhältst du eine Benachrichtigung. Jira ist ein Tool, dass dir nicht nur dein Projektmanagement vereinfacht, sondern dich bei allen möglichen Aufgaben tatkräftig unterstützt.

Asana

Asana ist simple und bietet bereits Out-of-the-box einige tolle Funktionen und eignet sich hervorragend für kleine, spezialisierte Teams. Aufgabenverwaltung, Kanban-Boards, Timeline und Automatisierungen sind ganz einfach auszusetzen.

Durch Kanban-Boards kannst du deine Projekte visuell darstellen. Mit dem Zeitplan-Tool siehst du direkt wie weit deine Projekte schon fortgeschritten sind. Und mit dem integrierten Service Desk Formular für deine Webseite kannst du ganz einfach Anfragen zu deinen Produkten bearbeiten und mit deinem Team teilen. 

Asana bietet dir zusätzlich die Möglichkeit mit Integrationen den Funktionsumfang zu erweitern. Du kannst beispielsweise dein Google Drive oder Dropbox oder Slack direkt mit Asana verknüpfen. So stehen dir alle deine wichtigen Daten direkt in der App zur Verfügung und kannst mit deinem Team noch besser zusammenarbeiten.

Ein weiteres tolles Feature von Asana ist, dass du den Arbeitsfortschritt der einzelnen Tasks ganz easy tracken kannst. Dadurch ist es möglich den Status der einzelnen Aufgaben in Echtzeit visuell darzustellen. Und du bist immer auf dem Laufenden, wenn es denn mal an einer Stelle hakt.

Monday

Asana war schon einfach, doch Monday.com ist in Sachen Bedienung und User Experience nochmals um einiges einfacher zu handeln. Monday hat den großen Vorteil, dass die Plattform für eine Reihe von Teams, Arbeitsweisen und Abteilungen geeignet ist. 

Neben den Standard Projektmanagement Tools, wie Aufgabenverwaltung oder Planung, bietet Monday, deinen Teams die Möglichkeit der effizienten und effektiven Planung aller anfallenden Aufgaben. Der Fokus liegt jedoch explizit auf der einfachen Kollaboration deiner Teams direkt auf der Plattform. So werden alle Gespräche, Briefing und Daten an einem zentralen Ort gespeichert. Dadurch erspart sich der User zusätzliche Meetings, E-Mails und lange Telefonate. 

Neben den gängigen Integrationen wie Slack, Google Drive oder Dropbox bietet Monday jedoch wenige Erweiterungsoptionen. Allerdings muss an dieser Stelle festgehalten werden, dass Monday.com unzählige Templates für Szenarien und Anwendungsfälle zur Verfügung stellt, die du mit wenigen Klicks aktivieren und nutzen kannst. 

Zusammenfassung: Projektmanagement Tools im Vergleich

Alle drei Projektmanagement Tools bieten ähnliche Funktionsumfänge. Jira von Atlassian ist das Tool mit den meisten Plugins und Integrationen und bietet die Möglichkeit es genau an seine Bedürfnisse anzupassen. 

Asana und Monday.com auf der anderen Seite sind einfach Tools für kleine und mittlere Teams, die direkt Out-of-the-box loslegen wollen. Spezielle Anwendungsfälle und benutzerdefinierte Funktionen sind damit jedoch nicht möglich.