Jira Service Management
Moderne Marktstandvergabe für Kommunen: strukturiert, transparent, rechtssicher
Wochenmärkte, Weihnachtsmärkte, Stadtfeste: Marktstandvergabe ist kommunaler Alltag. Und trotzdem läuft sie in vielen Verwaltungen noch per E-Mail, Excel und Telefon.
Es fehlt eine Plattform, die Antrag, Prüfung, Standplatzverwaltung und KI-Unterstützung in einem einzigen Prozess vereint. Genau das ist Jira Service Management. Ohne Zusatz-Apps, C5-konform.
Die Herausforderung
Was sich ändert, wenn die Standvergabe digital läuft
Ohne Jira Service Management
Mit Jira Service Management
Die Lösung
Mit Jira Service Management schaffst du ein digitales Standvergabe-System
Antragsteller reichen ihre Bewerbung über ein Self-Service-Portal ein, laden Nachweise direkt hoch und erhalten automatische Statusbenachrichtigungen. Sachbearbeitende prüfen und genehmigen Anträge zentral in strukturierten Queues. Standplätze und Veranstaltungen werden über Jira Service Management Assets verwaltet, mit Echtzeit-Verfügbarkeit und lückenlosem Belegungsstatus.
Das Ergebnis: ein moderner Bürgerservice, der OZG-Anforderungen unterstützt und deinem Team täglich Stunden spart.
Zentrale Funktionen
So sieht die Umsetzung konkret aus
Self-Service-Portal
Antragsteller reichen Bewerbungen online ein, inklusive Dokumenten-Upload.
Strukturierter Genehmigungsworkflow
Von der Einreichung über Prüfung und Rückfragen bis zur Genehmigung oder Ablehnung.
Zentrale Bearbeitung in Warteschlangen (Queues)
Alle Vorgänge an einem Ort nach Priorität und Status.
| Key | Name | Stand | Status |
|---|---|---|---|
| SVS-19 | Fabienne Gerhard | A3 (6x3 m) | Genehmigt |
| SVS-18 | Elene Maier | A2 (4x3 m) | Offen |
| SVS-16 | Matthias Betz | A1 (3x3 m) | Genehmigt |
| SVS-9 | Jonas Meyer | B2 (3x3 m) | Genehmigt |
| SVS-8 | Elena Fischer | B1 (4x3 m) | Offen |
| SVS-7 | Maximilian Weber | A3 (6x3 m) | In Prüfung |
| SVS-6 | Sophie Schmidt | A2 (4x3 m) | Warten auf Kunden |
Standplatzverwaltung mit JSM Assets
Veranstaltungen und Standplätze mit Verfügbarkeitsstatus.
Automatisierte Benachrichtigungen
Statusupdates und Bestätigungen per E-Mail und im Kundenportal einsehbar, ohne manuelle Nachfassung.
Management-Dashboards
Echtzeit-Überblick über alle Antragsstatus.
KI-Unterstützung
KI-gestützte Antragsbearbeitung: Rovo als digitaler Vorprüfer
Der Rovo AI Agent übernimmt die erste Prüfungsstufe automatisch, bevor ein Sachbearbeitender den Vorgang überhaupt öffnet:
- Er prüft eingereichte Unterlagen auf Vollständigkeit.
- Er kategorisiert den Antrag nach Veranstaltungstyp und Stand.
- Er fordert fehlende Dokumente direkt beim Antragsteller nach.
Das Ergebnis: weniger Rückfragen, sauberere Queues, schnellere Entscheidungen.
Dein Nutzen
Was die digitale Standvergabe deiner Verwaltung bringt
Weniger Verwaltungsaufwand
Dein Team arbeitet nach klaren Abläufen; keine endlosen Abstimmungsrunden mehr. Das System prüft Standplätze automatisch auf Verfügbarkeit; Doppelvergaben sind ausgeschlossen.
Mehr Transparenz & Nachvollziehbarkeit
Alle Anträge und Entscheidungen sind zentral einsehbar. Jede Entscheidung ist nachvollziehbar dokumentiert.
Besserer Bürgerservice
Klare Statusupdates ohne telefonische Rückfragen.
Schnelle Umsetzung
Prototyp in ca. 15–18 Personentagen, keine zusätzlichen Lizenzkosten.
Technische Rahmenbedingungen
- Basiert vollständig auf Jira Service Management, JSM Assets und nativen Automatisierungen
- Keine Drittanbieter-Apps erforderlich
- Einsetzbar auf bestehender Atlassian-Cloud-Infrastruktur
- BSI C5-konform; geeignet für den öffentlichen Sektor
- Erweiterbar um KI-gestützte Funktionen (z. B. Rovo AI Agent für automatische Vorprüfung)
- Das verwendete Inferenzmodell kann selbst ausgewählt werden. Die EU-AI-Act-Konformität hängt von der konkreten Konfiguration und dem Einsatz ab.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Brauchen wir für ein digitales Standvergabe-System neue Software oder Infrastruktur?
Nein. Wenn deine Verwaltung Atlassian Cloud bereits nutzt, läuft die Lösung direkt auf der bestehenden Infrastruktur; kein neues System, kein aufwendiger Rollout.
Wie lässt sich die Marktstandvergabe digital und OZG-konform abwickeln?
Mit Jira Service Management bilden Kommunen die gesamte Marktstandvergabe digital ab: vom Antrag über die Prüfung bis zur Genehmigung. Das System ist OZG-konform und ohne zusätzliche Apps umsetzbar.
Ist Jira Service Management auch für die Digitalisierung von Wochenmärkten geeignet?
Ja. Die Lösung ist speziell auf wiederkehrende kommunale Veranstaltungsformate ausgelegt (Wochenmärkte, Jahrmärkte, Stadtfeste). Standplätze, Bewerbungszyklen und Genehmigungsworkflows lassen sich je Veranstaltungstyp individuell konfigurieren.
Kann Jira Service Management Standplatzvergabe ohne Zusatz-Apps abbilden?
Ja. Das System basiert vollständig auf Jira Service Management, JSM Assets und nativen Automatisierungen; keine Drittanbieter-Apps, keine zusätzlichen Plugins, keine neue Softwarelizenz.
Wie lange dauert die Einführung eines digitalen Standvergabe-Systems in einer Gemeinde?
Ein funktionsfähiger Prototyp ist in ca. 15–18 Personentagen umsetzbar. Der genaue Umfang hängt von der Anzahl der Veranstaltungstypen, Genehmigungsstufen und gewünschten Integrationen ab.
Ist Jira Service Management BSI C5-konform und für deutsche Behörden zugelassen?
Ja. Die Atlassian Cloud hat die BSI C5:2020 Type 2 Attestation für Jira, JSM und Confluence Cloud. Das ist der offizielle Sicherheitsnachweis für den Einsatz in deutschen Behörden und öffentlichen Einrichtungen. Die AKDB setzt die Plattform seit 2023 produktiv ein.
Können Marktbeschicker ihre Standplatzbewerbung online einreichen und verfolgen?
Ja. Über das Self-Service-Portal reichen Antragsteller ihre Bewerbung digital ein, laden Nachweise direkt hoch und erhalten automatische Statusupdates per E-Mail; ohne Anruf beim Amt.
Wie verhindert man Doppelvergaben bei der Standplatzvergabe auf Wochenmärkten?
Standplätze werden als Assets mit Echtzeit-Verfügbarkeitsstatus geführt. Bei Genehmigung eines Antrags wird der Platz automatisch als belegt markiert; eine versehentliche Doppelvergabe ist systemseitig ausgeschlossen.
Was passiert, wenn ein Antragsteller bei der Standplatzbewerbung Unterlagen vergisst?
Das System erkennt fehlende Nachweise und fordert sie automatisch nach. Optional übernimmt ein Rovo AI Agent die Vollständigkeitsprüfung, noch bevor ein Sachbearbeitender den Vorgang öffnet.
Lässt sich ein digitales Standvergabe-System an kommunale Genehmigungsprozesse anpassen?
Ja. Workflows, Formulare, Genehmigungsstufen und Asset-Strukturen sind flexibel konfigurierbar und werden an deine spezifischen Abläufe angepasst.
Können wir die Lösung auch für andere Verwaltungsprozesse nutzen?
Ja. JSM eignet sich als Plattform für zahlreiche weitere Anwendungsfälle – von der Ablösung geteilter Postfächer über Genehmigungsverfahren bis hin zum internen IT-Support. Die AKDB nutzt JSM bereits für mehrere Einsatzbereiche.
Fallen zusätzliche Lizenzkosten an?
Wenn du bereits Jira Service Management nutzt, entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten. Die Lösung wird vollständig mit Bordmitteln umgesetzt.
Erfüllt die Lösung OZG-Anforderungen?
Sie unterstützt OZG-konforme digitale Antragsprozesse, inklusive Self-Service-Portal, strukturierter Dokumentation und lückenlosem Audit-Trail. Mehr dazu auf onlinezugangsgesetz.de.
Nächster Schritt
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir zeigen dir, wie ein digitales Standvergabe-System für deine Einrichtung aussehen kann – in einer persönlichen Demo oder einem unverbindlichen Erstgespräch.