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Webinar Platform Engineering: AWS-Account Setup mit JSM

von mit Kein Kommentar Container8DevOps

In unserem Webinar „Plattform-Engineering – AWS-Konten in nur einer Stunde mit JSM Cloud erstellen“ stellten unsere DevOps-Botschafter Chris und Ivan sowie der Atlassian-Plattformexperte Marcin von BSH den transformativen Ansatz von Platform Engineering vor und erläuterten, wie er das Cloud-Infrastrukturmanagement für Entwicklungsteams revolutioniert. In unserem Gespräch erörterten wir das Konzept des Plattform-Engineering, einschließlich der Frage, wie der Prozess der Nutzung von Plattform-Engineering eingeleitet werden kann, auf welche Hindernisse Unternehmen stoßen können und wie diese mit einem Self-Service für Entwickler überwunden werden können. Wir haben auch gezeigt, wie Jira Service Management als Self-Service für Entwickler verwendet werden kann, um AWS-Accounts in nur einer Stunde zu erstellen.

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Platform Engineering verstehen

„Platform Engineering ist ein Fundament aus Self-Service-APIs, Tools, Services, Wissen und Support, das als überzeugendes internes Produkt gestaltet ist“, sagte Ivan Ermilov während des Webinars. Dieses Konzept ist das Herzstück interner Entwicklerplattformen (IDPs), die darauf abzielen, den Betrieb zu rationalisieren und Entwicklungsteams zu unterstützen. Durch die Vereinfachung des Zugriffs auf Cloud-Ressourcen fördert das Platform Engineering eine effizientere und autonomere Arbeitsumgebung.

Erfahren Sie mehr über Platform Engineering in unserem Artikel „Was ist Platform Engineering„.

Die entscheidenden Vorteile

Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus dem Webinar waren die zahlreichen Vorteile, die Platform Engineering mit sich bringt. Es beschleunigt nicht nur die Bereitstellung von Features, sondern reduziert auch die manuellen Aufgaben der Entwickler erheblich. In der Diskussion wurde hervorgehoben, wie Teams an Unabhängigkeit gewinnen, was zu einer agileren und reaktionsfähigeren IT-Infrastruktur führt.

Bewältigung traditioneller Herausforderungen

Die herkömmlichen Methoden zur Verwaltung der Cloud-Infrastruktur führen häufig zu Projektverzögerungen und Problemen bei der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften. Ivan wies darauf hin, dass „ein häufiges Szenario, das mir persönlich in meiner Karriere begegnet ist, darin besteht, dass die Bereitstellung von Infrastruktur eine Kaskade von Genehmigungen erfordert. Der gesamte Prozess kann Wochen in Anspruch nehmen. Ein konkretes Beispiel, das wir in unserer Kundenumgebung antreffen, ist, dass die Bereitstellung von AWS-Accounts Wochen dauern kann, bis sie abgeschlossen ist. Ein Grund dafür ist meist, dass die Infrastrukturlandschaft einfach ineffizient und nicht standardisiert ist.“ Durch den Einsatz von Plattform-Engineering können Unternehmen diese Hürden überwinden und den Weg für einen schlankeren und sichereren Prozess ebnen.

Erfolgsgeschichte aus der Praxis: Die Reise der BSH

Marcin Guz von BSH erzählte die Geschichte der Transformation des Unternehmens und veranschaulichte den Übergang zum automatisierten Cloud-Infrastrukturmanagement. Dabei wurden die praktischen Aspekte der Implementierung von Plattform-Engineering-Prinzipien hervorgehoben und betont, wie die betriebliche Effizienz verbessert werden konnte.

Technische Einblicke: Das Self-Service-Modell

Ivan und Chris Becker erörterten die Implementierung eines Self-Service-Modells mit Jira Service Management (JSM) und Automatisierungspipelines. Dieser Ansatz ermöglicht es Entwicklern, Cloud-Ressourcen, einschließlich der Erstellung von AWS-Accounts, innerhalb von nur einer Stunde zu verwalten – ein deutlicher Unterschied zu den Tagen oder Wochen, die es früher dauerte.

Live-Demo: Schnelle AWS-Accounterstellung

Ein Highlight war die Live-Demonstration von Chris Becker, der den optimierten Prozess zur Einrichtung von AWS-Konten vorstellte. Diese Echtzeit-Darstellung diente den Zuschauern als praktischer Leitfaden, der die Einfachheit und Effizienz des Self-Service-Modells verdeutlichte.

Ein Blick in die Zukunft: Die Zukunft von Platform Engineering

Das Webinar schloss mit einem Ausblick auf die Zukunft. Ivan sprach über spannende zukünftige Entwicklungen wie Multi-Cloud-Strategien und die Integration von DevSecOps-Ansätzen und gab damit einen Hinweis auf die sich ständig weiterentwickelnde Landschaft des Platform Engineering.

Sehen Sie sich unser Webinar On-Demand an

Möchten Sie die Möglichkeiten des Plattform-Engineerings und des Self-Service für Entwickler kennenlernen? Sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar an, in dem Sie mehr über Plattform-Engineering, IDPs und Entwickler-Self-Service erfahren. In dieser informativen Session erhalten Sie Einblicke, die Ihnen helfen werden, Ihr Cloud-Infrastrukturmanagement zu transformieren.

Jira Service Management News Atlassian High Velocity 2023

Jira Service Management News von Atlassian’s High Velocity Event 2023

von mit Kein Kommentar Atlassian

Vor kurzem traf sich die Atlassian Community auf dem High Velocity Event in Sydney. Auf der Veranstaltung präsentierten die führenden Köpfe von Atlassian bahnbrechende, neue Features in Jira Service Management (JSM) und kündigten neue Kooperationen an. JSM-Kunden gaben Einblicke, wie sie die Atlassian Plattform in ihrem Business einsetzen und untermauerten damit, wie Atlassian das Service Management revolutioniert. Das übergeordnete Motto lautete: Schluss mit schlechtem Service Management.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick der spannendsten News und neuen Features in Jira Service Management.

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Die wichtigsten News & neuen Features im Überblick

Neue Kooperation:

  • Neue Kooperation mit Airtrack ermöglicht ein umfassendes Asset Management in JSM

Neue Features:

  • Integration von Compass in JSM verbindet Dev- und Ops-Daten für volle Transparenz
  • Asset Dashboard liefert aussagekräftige Erkenntnisse
  • Integration von DevSecOps-Tools hilft Transparenz über Sicherheitsschwachstellen zu schaffen
  • Integration von CI/CD-Tools unterstützt nahtlose Zusammenarbeit von Dev und Ops
  • Customer Support Template optimiert Supportprozesse
  • Single-Sign-On für Kunden-Accounts schafft nahtloses User Experience
  • Service Management Templates macht Teams autonomer und schneller
  • Board Ansicht von Tickets optimiert Überblick
  • Dark Mode für Augenschonendes Arbeiten
  • Virtual Agent beantwortet Fragen mit Hilfe künstlicher Intelligenz
  • Agent Co-Pilot erstellt Zusammenfassungen und optimiert Kommunikation

Weitere Neuigkeiten:

  • Neue Obergrenze von 20.000 Agents je Instanz auf JSM
  • Anhebung der Obergrenzen von Objekten in der Asset- und Konfigurationsdatenbank auf 3 Millionen
  • Ausweitung der regionalen Datenhaltung: neuste Region in Kanada

Transparenz durch eine “Single-Source-of-Truth”

Integration von Atlassian’s Compass und JSM

Compass ist eines der neusten Zuwächse in der Atlassian Welt. Es ist eine Art Software-Katalog, der Entwicklern dabei hilft Fragen zu beantworten, wie: Wie finde ich einen bestimmten Micro Service? Wer ist Owner davon? Wie bekomme ich Hilfe, wenn etwas schief geht? Woher weiß ich, ob er den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entspricht?

Gleichzeitig dient Compass als Monitoring Tool, das DevOps-Teams dabei unterstützt Software-Komponenten zu überwachen und schnell zu reagieren, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

Atlassian Compass Dashboard
Compass unterstützt Entwicklerteams dabei, die oft global verteilt und unabhängig voneinander arbeiten, volle Visibilität über einen Service zu schaffen und damit die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Durch die Integration in JSM, hat das IT-Team, das die operationale Seite eines Service übernimmt wie Incident- und Changemanagement, vollen Überblick auf einen Service und seine abhängigen Komponenten. Besteht beispielsweise bei einer der Servicekomponenten ein Problem, kann die IT reagieren und den Change erst ausrollen, wenn das Problem behoben ist.

Compass integration in Jira Service Management
Das Operations-Team erhält in JSM volle Visibilität über zusammenhängende Services, ob alle Komponenten intakt sind oder die Entwicklung aktuell an einem Problem arbeitet.

Durch die Kombination von Compass und JSM haben die Entwickler wie auch das IT-Team die Sicht auf dieselbe Datenquelle, aber mit den Informationen, die für ihren jeweiligen Job wichtig sind. Das löst die große Herausforderung der Datenaktualisierung von traditionellen CMDBs (Configuration Management Database) und erweitert die Sicht auf die Entwicklerperspektive.

Comparison of traditional CMDB and modern CMDB with Jira Service Management
Traditionelle CMDBs liefern nicht das vollständige Bild, das das Operations-Team benötigt. Sie sind außerdem mit einem großen Aktualisierungsaufwand verbunden. Moderne CMDBs bringen Dev und Ops relevante Informationen in einer Plattform zusammen und schaffen damit ganzheitliche Transparenz.

Umfassendes Asset Management mit Airtrack und neuem Asset Dashboard

Mit der Ankündigung, dass Airtrack ab sofort zur Atlassian Familie gehört, können JSM-User nun ein umfassendes Asset Management betreiben. Airtrack unterstützt Unternehmen bei der Zusammenführung und Analyse verschiedener Datenquellen und stellt sicher, dass die Daten korrekt, aktuell und vollständig sind. Es bietet über 30 Out-of-the-Box Anbindungen, ermöglicht einen Datenabgleich (z.B. hilft fehlende Abhängigkeiten zwischen Diensten zu identifizieren; entdeckt nicht verwaltete Maschinen) und verarbeitet Daten über die IT hinaus (z.B. Verwaltung von Sicherheit, Compliance, Rechnungsstellung, Prognosen, etc.).

Die Asset-Daten werden in einem neuen Asset Dashboard in JSM aggregiert, das aussagekräftige Erkenntnisse liefert und IT-Teams in ihren Entscheidungsprozessen unterstützt. Im Dashboard können unterschiedliche Reports erstellt werden.

Die umfangreichen Asset-Daten sind ebenso in Atlassian Analytics verfügbar. Somit können diese auch mit Daten von anderen Atlassian Tools und Third-party-Tools kombiniert werden. Damit bringt JSM Entwicklung, Infrastruktur & Operations und Business-Teams auf eine Plattform zusammen und schafft Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg.

Atlassian Analytics Dashboard with combined data from different sources
In Atlassian Analytics lassen sich weitere Daten zu den Asset-Daten kombinieren: z.B. tatsächliche Betriebskosten aus der AWS Cloud, Budgetinformationen aus Snowflake im Abgleich mit den Assets aus der JSM Datenbank. Damit bekommen Sie Überblick über Service, Kosten und Performance.

Silos aufbrechen für entspanntere Zusammenarbeit

Für Entwickler und IT Operations

Die Zusammenarbeit von Entwicklern und IT-Teams kann herausfordernd sein. Während Entwickler schnell neue Services und Mehrwert liefern möchten, achtet das IT-Team darauf, dass diese keine Risiken für den Betrieb darstellen. Neue Integrationsmöglichkeiten von Entwicklertools in Jira Service Managment sollen diese Reibepunkte abschaffen und für eine nahtlose Zusammenarbeit sorgen.

Die Integration von DevSecOps-Tools in Jira ermöglichen es, Risiken besser zu managen. Damit werden alle Sicherheitsschwachstellen innerhalb eines Sprints sichtbar. Zudem können Automatisierungsregeln erstellt werden, wodurch in Jira automatisch Aufgaben erstellt werden, sobald eine Sicherheitsschwachstelle identifiziert wurde. Das gewährleistet, dass alle Risiken adressiert werden bevor der Service ausgerollt wird.

Durch die Integration gängiger CI/CD-Tools können Entwicklerteams Change requests erstellen, ohne dass sie ihre täglich genutzten Tools verlassen müssen. Der Change request wird automatisch in JSM erstellt und ist somit für das IT-Team direkt abrufbar.

Letztendlich entsteht ein integrierter Prozess von der Entwicklung, über die Risikobewertung, bis hin zur Genehmigung und Implementierung von Changes. Services mit hohem Risiko können wieder dem Entwicklerteam in das CI/CD-Tool zur Kontrolle zurückgespielt werden, bevor sie ins Produktivsystem implementiert werden.

Die Entwickler erhalten mit dem neuen Release Hub in Jira ebenso die Übersicht über den Status ihrer Services und automatische Benachrichtigungen informieren sie, wenn ein Service ausgerollt wurde.

Integrated process for DevOps with Jira Service Management
Jira Service Management integriert Entwicklertools und schafft somit ein nahloses System für Dev und Ops.

Für Kundensupport und Entwicklerteams

Ein neues JSM-Template für den Kundensupport bietet eine komfortable Übersicht aller Kundenrelevanten Daten und Vorgänge.

Es beinhaltet zudem ein Feature, das den nahtlosen Eskalationsprozess unterstützt und die Zusammenarbeit zwischen Entwicklerteams und Support-Teams verbessert. Support-Mitarbeiter können Kundenprobleme direkt in JSM eskalieren und die Tickets werden direkt als Bug in Jira Software angelegt. Dadurch können auch Entwickler schnell erkennen, welche Auswirkungen der Bug, an dem sie arbeiten, auf Kunden hat. Gleichzeitig hat das Support-Team eine zentrale Übersicht über alle eskalierten Tickets.

Für Kundensupport und Kunden

Für eine nahtlose Kommunikation und Ticketerstellung kann Kunden über eine Single-Sign-On (SSO)-Lösung zur Verfügung gestellt werden. Jira Service Management ermöglicht nun eine Verbindung mit einem separaten SSO-Anbieter wie Microsoft Azure AD, Google Cloud Identity, etc.

Schnelles und einfaches Set-up verschiedener Service-Desks

Neue Service Management Templates für verschiedene Unternehmensbereiche sorgen dafür, dass sich Teams schnell und einfach einen eigenen Service-Desk erstellen können. Sie beinhalten vorkonfigurierte Anfragenformulare und Workflows, die direkt genutzt werden können.

Die Anpassungsmöglichkeiten der Service Management Templates wurde zudem verbessert und vereinfacht. Hierbei kann der User ebenfalls aus mehreren Best-Practice-Vorlagen für Formulare auswählen oder eigene Formulare erstellen.

Das erlaubt es Teams autonomer und schneller zu agieren, ohne dass sie einen System-Admin für die Einrichtung und Änderungen einbeziehen müssen.

Jira Service Management templates for different Service Desk set-ups
Schnelles Set up und einfaches Handling der Service Management Templates.

Fortschrittlicher Arbeiten mit Atlassian’s Künstlicher Intelligenz & Co.

Neue Features für User-freundlichere Anwendung

Unter diesem Motto bietet JSM nun eine viel nachgefragte Funktion an: Die Ansicht von Tickets in einer Board View erleichtert die Übersicht und bietet die üblichen Drag-and-Drop-Möglichkeiten.

New Board View for handling tickets in Jira Service Management
Verbesserte Ticket-Übersicht und intuitive Bearbeitungsmöglichkeiten.

Eine weitere Neuerung ist, dass beispielsweise Nachtaktive User, die noch spät Support-Ticket bearbeiten, nun auch JSM in Augenschonenderem Dark Mode nutzen können.

Integrierte künstliche Intelligenz (KI), die den Arbeitsalltag erleichtert

Mit der Vision Mitarbeiter von wiederkehrenden Vorgängen zu befreien und Service-Desks zu skalieren, ist der Virtual Agent nun in JSM verfügbar. Der Virtual Agent ist in der Lage auf eine Mitarbeiterfrage eine logische Nachfolgefrage zu stellen, um die Antwort für den Mitarbeiter so konkret wie möglich auszuspielen.

Virtual Agent in Jira Service Management
Der Virtual Agent liefert mit Hilfe eines vordefinierten Ablaufs von Folgefragen schnell die passende Antwort.

Der einzigartige Vorteil des Virtual Agents ist dabei, dass er so konstruiert ist, dass jeder ihn selbst einrichten kann. Das wird durch ein einfach zu bedienendes No-Code-Interface ermöglicht, in dem der Mitarbeiter den Ablauf, den eine Anfrage durchläuft, selbst bestimmen kann. Damit lässt sich der Agent innerhalb weniger Stunden einrichten, anstatt Tage und Wochen damit zu verbringen.

No-Code-Interface of the Virtual Agent for easy handling
Der Virtual Agent kann innerhalb weniger Stunden über ein No-Code-Interface auch durch
nicht-technische Mitarbeiter einrichten.

Ebenso werden bald die Features des Agent Co-Pilot (powered by Atlassian Intelligence) ausgerollt. Dieser soll besonders die Servicemanagement-Qualität verbessern, die oft darunter leidet, wenn unterschiedliche Support-Mitarbeiter abwechselnd an einem Ticket arbeiten. Die Herausforderung für die Mitarbeiter dabei ist, sich jedes Mal wieder auf den aktuellen Informationsstand zu bringen, was sehr zeitintensiv sein kann.

Dafür liefert der Co-Pilot Agent mit einem Klick eine kurze und knappe Zusammenfassung aller Abläufe, die in diesem Ticket bereits dokumentiert wurden und bringt dabei den Support-Mitarbeiter in kürzester Zeit auf Stand.

Der Agent unterstützt außerdem bei der Formulierung von Nachrichten, um die Kommunikation so effizient und klar wie möglich zu gestalten. Er formuliert geschriebene Texte so um, dass sie klar und professionell sind und den nötigen Kontext für den Empfänger zur Verfügung stellen.

Weitere News rund um Jira Service Management

Weitere Neuigkeiten auf dem High Velocity Event waren, dass die Obergrenzen wie folgt hochgesetzt wurden:

  • für Agents je JSM-Instanz auf 20.000 Agents
  • sowie für Objekte in der Asset- und Konfigurationsdatenbank auf 3 Millionen.

Die regionale Datenhaltung wurde zudem auf die Region Kanada ausgeweitet. Die folgende Abbildung fasst diese Updates nochmal zusammen.

Summary of the news in Jira Service Management

Zukunftsvision für Service Management

Schließlich wurde die Vision von Atlassian für ihre Service Management-Plattform betont: Egal wie viele verschiedenen Technologien, Teams und Systeme im Service-Bereich im Einsatz sind – Jira Service Management soll als zentrale Plattform mit allen Systemen verbunden sein und dient als Steuerung, um Anfragen zu koordinieren und zu lösen, ganz egal in welchem System sie gelöst werden.

Die künstliche Intelligenz unterstützt zudem schnelle, klare und konsistente Antworten zu liefern. Dabei ist sie ebenfalls mit allen Systemen verbunden, sammelt dort die Informationen und liefert sie in einer kurzen und knappen Zusammenfassung.

Wenn Du dir die Keynote und Sessions der High Velocity in Sydney ansehen möchtest, findest du hier die Videoaufzeichnungen: https://events.atlassian.com/highvelocity/

Was ist Platform Engineering

Was ist Platform Engineering

von mit Kein Kommentar DevOps

IT Teams, Entwickler, Abteilungsleiter und CTOs müssen sicherstellen, dass Applikationen und digitale Produkte schnell, effizient und sicher auf den Markt kommen und stets verfügbar sind. Doch oftmals sind die Bedingungen dafür nicht gegebenen. Compliance- und Sicherheits-Richtlinien, sowie lange und komplizierte Prozesse erschweren dass IT Teams diese Ziele erreichen diese Ziele zu erreichen. Doch dies muss nicht der Fall sein und kann mit Hilfe eines Developer Self-Service bzw Internal Developer Platform gelöst werden.

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Vereinfachter Vergleich von Platform Engineering vs Internal Developer Platform vs Developer Self-Service.

Platform Engineering vs. Internal Developer Platform vs. Developer Self-Service

Was ist Platform Engineering?

Platform Engineering ist ein neuer Trend, der darauf abzielt, die Bereitstellung von Unternehmenssoftware zu modernisieren. Platform Engineering implementiert wiederverwendbare Tools und Selbstbedienungsfunktionen mit automatisierten Infrastrukturabläufen, die die Erfahrung und Produktivität der Entwickler verbessern. Die ersten Bemühungen zum Aufbau von Plattformen beginnen oft mit internen Entwicklerplattformen (IDPs).

Platform Engineering hilft dabei, die Erstellung und Auslieferung von Software schneller und einfacher zu machen, indem es einheitliche Werkzeuge, Abläufe und technische Grundlagen zur Verfügung stellt. Es ist wie ein gut organisiertes Werkzeugset und eine Werkstatt für Softwareentwickler, damit sie ihre Arbeit effizienter und ohne unnötige Hindernisse erledigen können.

Webinar - Platform Engineering: AWS Account Erstellung mit Developer Self-Service (Jira Service Management)

Wofür wird Platform Engineering verwendet?

Die ideale Entwicklungsplattform für ein Unternehmen kann für ein anderes völlig unbrauchbar sein. Sogar innerhalb derselben Firma können unterschiedliche Entwicklungsteams ganz verschiedene Anforderungen haben.

Das Hauptziel einer Technikplattform liegt in der Steigerung der Entwicklerproduktivität. Auf Unternehmensebene fördern solche Plattformen die Konsistenz und Effizienz. Für die Entwickler bieten sie eine erhebliche Erleichterung im Umgang mit Lieferpipelines und Low-Level-Infrastruktur.

Was ist eine Internal Developer Platform (IDP)?

Internal Developer Platforms (IDPs), auch bekannt als Developer Self-Service Platform, sind Systeme, die innerhalb von Unternehmen eingerichtet werden, um den Softwareentwicklungsprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen. Sie bieten Entwicklern eine zentrale, standardisierte und automatisierte Umgebung, in der sie Code schreiben, testen, bereitstellen und verwalten können.

IDPs bieten eine Reihe von Tools, Funktionen und Prozessen. Ziel ist es, Entwicklern eine reibungslose Self-Service-Erfahrung zu ermöglichen, die die richtigen Funktionen bietet, um Entwicklern und anderen Personen zu helfen, wertvolle Software mit so wenig Aufwand wie möglich zu produzieren.

Wie unterscheidet sich Platform Engineering zu Internal Developer Platform?

Platform Engineering ist der übergeordnete Bereich, der sich mit der Schaffung und Verwaltung von Softwareplattformen befasst. Im Rahmen des Platform Engineering werden Integrated Development Platforms (IDPs) als spezifische Tools oder Plattformen entwickelt. Diese bieten Entwicklern Self-Service- und Automatisierungsfunktionen an.

Was ist ein Developer Self-Service?

Developer Self-Service ist ein Konzept, das es Entwicklern ermöglicht, die von ihnen benötigten Ressourcen und Umgebungen selbst zu erstellen und zu verwalten, ohne auf die Unterstützung von Betriebsteams oder anderen Abteilungen warten zu müssen. Damit wird die Effizienz gesteigert, Wartezeiten reduziert und die Produktivität durch selbstständiges Arbeiten und schnelleren Zugriff auf Ressourcen erhöht. Dies bedeutet, dass Entwickler nicht auf andere warten müssen, um das zu bekommen, was sie benötigen, und ihre Arbeit schneller erledigen können.

Wie helfen IDPs dabei?

Stellen Sie sich Interne Entwicklerplattformen (IDPs) wie einen gut organisierten Supermarkt vor, in dem alles leicht zu finden ist. IDPs stellen alle notwendigen Werkzeuge und Services bereit, damit Entwickler ihre Aufgaben ohne große Umwege erledigen können. Sie sind sozusagen der Ort, an dem der Self-Service stattfindet.

Der Übergang zu Platform Engineering

Wenn ein Unternehmen von IDPs zu Platform Engineering übergeht, ist das wie der Sprung von einem kleinen lokalen Laden zu einer großen Einkaufszentrale. Platform Engineering bietet eine breitere Palette von Services und eine stärkere Automatisierung. Es hilft Unternehmen, ihre Entwicklungsprozesse weiter zu optimieren und zu skalieren.

Durch den Wechsel zu Platform Engineering können Unternehmen ihre Entwicklungsprozesse effizienter gestalten, die Zusammenarbeit verbessern und letztendlich bessere Produkte schneller auf den Markt bringen. Der erste Schritt mit IDPs und Developer Self-Service legt das Fundament, um diese höhere Ebene der Effizienz und Automatisierung zu erreichen.

Herausforderungen, die mit Platform Engineering gelöst werden können

Skalierbarkeit & Standardisierung

In wachsenden, aber auch großen und bereits fest etablierten Unternehmen kann die Anzahl der IT Projekte und Teams schnell ansteigen. Traditionelle Entwicklungspraktiken können es schwer machen, die Entwicklungsumgebung zu skalieren und alle homogen zu halten. Durch die stetig anwachsenden IT Projekte bzw. Applikationen gibt es Unterschiede in Setup und Konfiguration, Sicherheits- und Compliance Standards, sowie eine Übersicht, welcher User worauf Zugriff hat.

Platform Engineering ermöglicht eine höhere Skalierbarkeit, indem es Automatisierung und standardisierte Prozesse einführt, die es erleichtern, mit einer wachsenden Anzahl von Projekten und Applikationsentwicklungen umzugehen.

Effizienz und Produktivität

Verzögerungen in der Entwicklung und Erstellung von Infrastrukturen können durch manuelle Prozesse und Abhängigkeiten zwischen Teams entstehen und die Zeit bis Applikation auf den Markt kommen erhöhen. Platform Engineering hilft, diese Herausforderungen zu überwinden, indem es Self-Service-Funktionen und Automatisierung bietet, die es den Teams ermöglichen, schneller und unabhängiger zu arbeiten.

Sicherheit & Compliance

Sicherheitsbedenken sind in jedem Entwicklungsprozess von zentraler Bedeutung. Durch Platform Engineering standardisieren und integrieren wir Sicherheits- und Compliance-Standards vorab in den Entwicklungsprozess und die IT-Infrastruktur, was eine konsequente Sicherheitsüberprüfung und -verwaltung ermöglicht.

Konsistenz und Standardisierung

Unterschiedliche Teams und Projekte könnten unterschiedliche Werkzeuge und Praktiken verwenden, was zu Inkonsistenzen führen kann. Platform Engineering fördert die Standardisierung durch die Bereitstellung einer gemeinsamen Plattform mit einheitlichen Werkzeugen und Prozessen, die von allen genutzt werden können.

Innovation und Experimentierung

Die Möglichkeit, neue Ideen schnell zu testen und zu iterieren, ist entscheidend für die Innovationskraft eines Unternehmens. Platform Engineering bietet eine Umgebung, die Experimente und schnelle Iterationen fördert, indem sie die benötigte Infrastruktur und Werkzeuge auf effiziente Weise bereitstellt.

Kostenkontrolle

Durch die Optimierung und Automatisierung der Entwicklungsprozesse können die Betriebskosten gesenkt werden. Platform Engineering bietet die Werkzeuge und Praktiken, um Ressourcen effizient zu nutzen und somit die Gesamtkosten der Entwicklung zu reduzieren.

Praxisbeispiel: IDP und Developer Self-Service mit Jira Service Management und AWS

Eine Möglichkeit mit Platform Engineering zu starten ist beispielsweise Jira Service Management als Developer Self-Service zu nutzen um damit AWS Cloud Infrastruktur automatisiert und sicher aufzusetzen und Templates für Entwickler und Cloud Engineers in einem Wiki bereitzustellen.

Wie funktioniert das?

Developer Self-Service zur automatischen AWS Account Erstellung mit Jira Service management

Jira Service Management Developer Self-Service

Mit Hilfe von Jira Service Management stellt einer unserer Kunden einen Self-Service bereit der es Entwicklern ermöglicht einen AWS Organisationsaccount automatisch und sicher aufzusetzen. Dies funktioniert mit einem einfachen Portal und einem Service-Request- Formular, indem vom User Informationen wie Name, Funktion, Account-Typ, Sicherheits- und technischer Verantwortlichter und genehmigender Manager angegeben werden müssen.

Anschließend wird im Backend mit Hilfe von Python-Skripten in einer Buildpipeline der Account auf AWS erstellt. Beim Setup werden bereits alle Sicherheits-und Compliance revevanten Standards integriert und der JSM Self-Service ist mit dem Active Directory des Unternehmens verknüpft. Durch die tiefe Integration mit allen relevanten Systemen des Unternehmens, kann anschließend explizit nachvollzogen werden, wer worauf Zugriff hat. Dies erleichtert auch im Nachhinein die Kontrolle der Zugriffe sowie existierende Accounts.

Das Ergebnis: Die Zeit, die benötigt wird um AWS Organisationsaccounts zu erstellen wird mit Hilfe von JSM auf unter eine Stunde reduziert (von mehreren Wochen), wodurch IT Teams schneller ihre Produkte veröffentlichen, testen und updaten können. Zudem wird eine Übersicht geschaffen, welche und wieviele Accounts bereits existieren und für welches Produkt, wodurch eine Kostenkontrolle der Cloud Infrastruktur auf AWS vereinfacht wird.

Confluence Cloud als Wissensdatenbank für IT-Teams

Natürlich ist ein Developer Self-Service nur ein kleiner Teil von Platform Engineering. IT-Teams benötigen konkrete Tools und Apps, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.

Eines dieser Tools ist eine Knowledgebase, in der IT-Teams, vom Entwickler, bis hin zum Cloud Engineer relevante Informationen wie Templates finden, die ihre Arbeit erleichtern und beschleunigen.

Wir haben bei unserem Kunden eine Wissensdatenbank mit Confluence aufgebaut, die verschiedenste Templates, Kurse, Best Practices und wichtige Informationen über Prozesse bereitstellt. Diese Wissensdatenbank ermöglicht es allen relevanten Stakeholdern, sich jederzeit mit wichtigen Informationen zu versorgen und weiterzubilden.

Webinar – Der erste Schritt im Platform Engineering mit einem Developer Self-Service und JSM

Nachdem wir die Herausforderungen und Lösungen erörtert haben, die Platform Engineering mit sich bringt, ist es wichtig, diese Konzepte in die Praxis umzusetzen und weiter zu erforschen. Eine großartige Gelegenheit, mehr über die praktische Anwendung von Platform Engineering zu erfahren, bietet ein bevorstehendes Webinar. Dieses Webinar legt einen speziellen Fokus auf die Automatisierung der AWS-Infrastrukturerstellung mithilfe von Jira Service Management und Developer Self-Service. Zusätzlich bietet ess eine Live-Demo mit unseren Experten aus dem Bereich DevOps.

Webinar - Platform Engineering: AWS Account Erstellung mit Developer Self-Service (Jira Service Management)

Fazit

Die Reise von Internen Entwicklerplattformen zu Platform Engineering ist ein progressiver Schritt, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Entwicklungsprozesse zu optimieren. Durch die Nutzung eines Developer Self-Service und die Überwindung von Herausforderungen in der Softwareentwicklung ebnet Platform Engineering den Weg für effizientere und innovativere Entwicklungspraktiken. Mit praktischen Ressourcen wie dem vorgestellten Webinar können Interessierte tiefer in dieses Thema eintauchen. Und zudem wertvolle Einblicke in die effektive Umsetzung von Platform Engineering gewinnen.

Preisanpassungen Atlassian

Atlassian Cloud: Preisänderungen im Oktober 2023 und Produktänderungen im November 2023

von mit Kein Kommentar Atlassian

Die Atlassian Cloud steht bei vielen Teams im Mittelpunkt, wenn es um effektive Zusammenarbeit geht. Im Oktober 2023 stehen nun einige Änderungen an der Preisstruktur und den einzelnen Produkten an. Diese Preisanpassungen betreffen unter anderem die Atlassian Cloud-Produkte Jira, Jira Service Management, Confluence und Access.

Die Anpassungen werden für die Atlassian Cloud am 18. Oktober 2023 und für die Jira Cloud-Produkte am 1. November 2023 in Kraft treten.

In diesem Artikel geben wir Dir einen Überblick über die Preis- und Produktanpassungen.

Das wichtigste auf einen Blick

  1. Die Anhebung der Listenpreise betrifft:
    • Jira Software und Confluence (5 %)
    • Jira Service Management (5-30 %)
    • Access (bei mehr als 1.000 Nutzern 10 %)
  2. Die Cloud-Preise steigen für Verlängerung von Abonemments für Jira Software Premium, Jira Service Management Standard, Jira Service Management Premium und Atlassian Access.
  3. Neue Automatisierungslimits für Jira Cloud-Produkte treten ab dem 1. November 2023 in Kraft.
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Warum ändern sich die Preise?

Diese Anpassungen unterstreichen Atlassians Bestreben, innovative Produkte zu entwickeln, die Teams besser vernetzen und ihre Effizienz steigern. Im Laufe des letzten Jahres haben hat Atlassian diverse Sicherheitsupdates und neue Produktfeatures eingeführt, darunter Gastzugriffe für Confluence, progressive Bereitstellung und verbesserte Sicherheitsfunktionen in Jira Software sowie ein fortgeschrittenes Incident- und Changemanagement in Jira Service Management.

Detaillierte Informationen zu Preisanpassungen für die Atlassian Cloud

In dieser Tabelle findest Du alle Informationen zu den Preisanpassungen und Informationen dazu, wie sich die Änderungen auf Deine bereits bestehenden Lizenzen auswirkt.

Erhöhung in Prozent (%)
Jira Software Cloud
Standard, Premium, Enterprise		5 %
Jira Service Management Cloud
Standard, Premium, Enterprise		0-250 agent tier: 5 %
251-500 agent tier: 30 %
All other agent tiers: 20 %
501 – 1.000: 25 % (JSM Standard)>1.000: 20 % (JSM Standard)
501 – 2.500: 25 % (JSM Premium)>2.501: 20 % (JSM Premium)
Confluence Cloud
Standard, Premium, Enterprise		5 %
Access1.000+ User<1.000 User: 0%
1.000+ User tier: 10%

Außerdem erhöht Atlassian die Vorzugspreise/Preise bei Verlängerung von bestehenen Abonnements ihrer Cloud-Produkten. Dies gilt für Jira Software, Jira Service Management und Jira Access.

Weitere Informationen zu den Preisanpassungen findest Du auf der Atlassian Webseite.

Produktanpassungen bei Automatisierungen in Jira Cloud-Produkten

Zusätzlich kündigte Atlassian Änderungen für die Durchführung von Automatisierungen für Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management und Jira Product Discovery an. Diese treten am 1. November 2023 in Kraft.

Im bisherigen Modell erhalten Kunden ein einzelnes, gemeinsames Limit für alle Jira Cloud-Produkte. Wenn ein Kunde beispielsweise Jira Software Free und Jira Service Management Standard hat, erhält er insgesamt 600 Ausführungen von Automatisierungsregeln pro Monat (100 von Jira Software Free und 500 von Jira Service Management Standard), die in beiden Produkten verwendet werden können.

Im neuen Modell ab November 2023 hat jedes Jira Cloud-Produkt sein eigenes Nutzungslimit. Jede Automatisierungsregel wird das Limit eines bestimmten Produkts in Anspruch nehmen, wenn sie ausgeführt wird. Die Limits für die Atlassian Free- und Standard-Pläne werden erhöht, um dies zu berücksichtigen. Die Automatisierungslimits im neuen Modell sehen wie folgt aus:

Produkt und Tarif Neue Automation Limits / Monat 
Jira SoftwareFree100
Standard1.700
Premium1.000 pro User/Monat
EnterpriseUnlimited
Jira Service ManagementFree500
Standard5.000
Premium1.000 pro User/Monat
EnterpriseUnlimited
Jira Work ManagementFree100
Standard1.000 
Premium100 pro User/Monat
Enterprisen/a
Jira Product DiscoveryFree200
Standard500
Premiumn/a
Enterprisen/a

Hier findest Du weitere Informationen über Limits bei Automatisierungen.

Weitere Updates von Atlassian: Verbesserte Unterstützung für Cloud-Migration

Die Preisanpassungen sind nur einige der jüngsten Änderungen von Atlassian. Das Unternehmen hat auch seine Support- und Testoptionen für Migrationsprojekte überarbeitet, um den Umstieg in die Cloud zu erleichtern.

Server-Kunden, die bisher noch nicht in die Cloud migriert sind, können die Cloud nun sechs Monate lang testen. Die Testphase beinhaltet nun auch den Support für ausgewählte Marketplace-Applikationen.

Die Doppellizenzierung für große Server-Kunden wurde bis zum 15. Februar 2024, für Enterprise-Kunden bis 15. Februar 2025 verlängert.

Warum lohnt es sich, jetzt über eine Migration in die Atlassian Cloud nachzudenken?

Für Enterprise-Kunden, die in die Cloud wechseln möchten, aber die Migration nicht rechtzeitig vor dem Ende des Server-Supports im Februar 2024 abschließen können, bietet Atlassian eine Verlängerung des Server-Supports in Form von Dual Licensing* an. (*für alle Kunden, die ab dem 12. September 2023 ein Jahres-Cloud-Abonnement mit 1.001 oder mehr Nutzern erwerben).

Du fragst Dich, wie sich die Preisanpassungen auf Dich auswirken oder Du denkst bereits über eine Migration in die Cloud nach?

Kontaktiere uns – unsere Experten prüfen, welche Optionen sich für Dich lohnen. Wir bieten Dir ein kostenloses Cloud Assessment: Innerhalb kürzester Zeit erhältst Du von uns eine detaillierte Kostenkalkulation für Deine Migration.

Gemeinsam mit Dir führen wir ein Cloud Assessment durch und sagen Dir, welche Optionen Du hast und wie Du am schnellsten in die Atlassian Cloud kommst.

Hier gehts zu Deinem persönlichen Cloud Assessment und für den Weg in die Cloud.

Zu deinem persönlichen Cloud Assessment
Jira vs Jira Service Management vs Jira Work Management

Jira vs Jira Service Management vs Jira Work Management

von mit Kein Kommentar Atlassian

In der schnelllebigen digitalen Welt von heute ist effektives Projektmanagement der Grundstein für erfolgreiche Geschäftsabläufe. Aber wie wählen Sie das richtige Werkzeug, um Ihre Projekte zu managen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität Ihres Teams zu steigern? Tauchen Sie ein in die Welt von Jira – eine Reihe leistungsstarker Tools, die Ihre Arbeitsweise verändern werden. In diesem umfassenden Leitfaden werden wir die verschiedenen Produkte Jira Software, Jira Service Management und Jira Work Management im Detail betrachten. Am Ende dieses Artikels werden Sie in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, welches Jira-Produkt am besten zu Ihrem Team passt.

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Jira Software

Jira Software Board
Quelle: Atlassian

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie es Softwareentwicklungsteams gelingt, komplexe Projekte zu managen, enge Fristen einzuhalten und qualitativ hochwertige Software zu liefern? Das Geheimnis liegt in Jira Software, einem Projektmanagement-Tool, das speziell für Software-Teams entwickelt wurde.

Schlüsselfunktionen von Jira Software

Jira Software wurde zur Unterstützung agiler Methoden entwickelt und bietet eine flexible Plattform für die Planung, Verfolgung und Freigabe von Software. Mit Jira Software können Sie User Stories erstellen, Sprints planen und Aufgaben innerhalb Ihres Softwareteams verteilen. Es bietet mehrere Boards (Kanban & Agile), um die Arbeit zu verfolgen, Swimlanes, um die Projektansicht auf der Basis von vordefinierten Filtern zu optimieren, und Agile Reports, um den Projektfortschritt zu verfolgen und Probleme zu behandeln.

Was die Jira-Software jedoch auszeichnet, ist ihre tiefe Integration mit anderen Entwicklungsplattformen. Es verbindet sich nahtlos mit beliebten Plattformen wie Bitbucket und GitHub, so dass Entwickler relevante Git Commits, Branches und Pull Requests direkt im Kontext einer Jira Software Story oder eines Bugs anzeigen können.

Die Vorteile von Jira Software

Die Vorteile von Jira Software gehen über das Entwicklungsteam hinaus. Durch die Optimierung des Softwareentwicklungsprozesses verkürzt Jira die Markteinführungszeit und hilft Ihrem Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Es erleichtert die Zusammenarbeit, indem es den Teammitgliedern ermöglicht, Informationen auszutauschen, Aufgaben zu diskutieren und Probleme schnell zu lösen. Dies verbessert nicht nur die Qualität der Software, sondern erhöht auch die Produktivität des Teams.

Darüber hinaus bieten agile Berichte wertvolle Einblicke in die Leistung Ihres Teams und helfen Ihnen, Engpässe zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Ob Sie den Abschluss eines Sprints mit einem Burndown-Diagramm verfolgen oder die Geschwindigkeit des Teams im Zeitverlauf verstehen möchten, Jira Software liefert Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Ist Jira Software das Richtige für Ihr Team?

Wenn Ihr Team in der Softwareentwicklung tätig ist und agile Methoden wie Scrum oder Kanban einsetzt, ist Jira das ideale Werkzeug für Sie. Es wurde entwickelt, um die einzigartigen Arbeitsabläufe von Softwareteams zu unterstützen, und ist daher eine ausgezeichnete Wahl für Entwickler, Tester und Projektmanager in der Technologiebranche. Aber denken Sie daran, dass die Stärke von Jira nicht nur in seinen Funktionen liegt, sondern auch darin, wie gut es sich in die Prozesse und Arbeitsabläufe Ihres Teams einfügt.

Bonus-Tipp: Wenn Sie Jira Software verwenden, können Sie auch Jira Work Management Projekte verwenden.

Jira Service Management

Quelle: Atlassian

Als nächstes wenden wir uns Jira Service Management zu, einer Plattform, die die Interaktion zwischen Abteilungen oder zwischen dem Service Support Team und den Kunden optimiert.

Schlüsselfunktionen von Jira Service Management

Jira Service Management ist eine IT-Service-Management-Lösung (ITSM), die IT-Support und Projektmanagement zusammenführt. Es verfügt über ein benutzerfreundliches Kundenportal, über das Benutzer Anfragen stellen können, ein leistungsstarkes SLA-Tracking-System und eine Wissensdatenbank für den Self-Service-Support.

Eines der herausragenden Merkmale von Jira Service Management sind die integrierten ITIL-zertifizierten Prozesse. ITIL, oder Information Technology Infrastructure Library, ist eine Sammlung von Best Practices für ITSM, die sich auf die Ausrichtung von IT-Services an den Geschäftsanforderungen konzentriert. Mit Jira Service Management können Sie diese Best Practices nutzen, um qualitativ hochwertige IT-Dienstleistungen zu erbringen.

Die Vorteile von Jira Service Management

Die Implementierung von Jira Service Management kann zu erheblichen Verbesserungen in Ihrer IT-Servicebereitstellung führen. Indem es eine zentralisierte Plattform für die Anforderungsverwaltung bereitstellt, stellt es sicher, dass keine Anforderung durch das Raster fällt. Das SLA-Tracking-System hilft, eine hohe Servicequalität aufrechtzuerhalten, während die Wissensdatenbank die Belastung Ihres Service Desks reduziert, indem sie Benutzern ermöglicht, gängige Probleme selbst zu lösen.

Darüber hinaus erleichtert Jira Service Management die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT und anderen Abteilungen. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren Problemlösung, sondern fördert auch eine Kultur der Transparenz und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von Jira Service Management ist das Asset Management (Datenbank). Diese kann auch intern gut genutzt werden.

Ein Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter benötigt Arbeitsmittel

Der Mitarbeiter füllt ein Formular aus, woraufhin ein Ticket entsteht. HR genehmigt dieses Ticket, und der Laptop wird versandt. Anschließend dokumentiert man den Laptop als Asset in JSM.

Verknüpfung mit Confluence

Jira Service Management kann direkt mit einer Confluence Wissensdatenbank verknüpft werden. Wenn Mitarbeiter eine Serviceanfrage stellen und die angefragte Thematik bereits in der Wissensdatenbank existiert, stellt das System auf Basis der Anfrage Artikel aus der Wissensdatenbank bereit, die das Problem behandeln. So lassen sich Serviceanfragen oft schon im Vorfeld klären, ohne dass man ein neues Ticket öffnen oder einen Service-Mitarbeiter hinzuziehen muss.

Ist Jira Service Management das Richtige für Ihr Team?

Wenn Ihr Team für die Bereitstellung oder den Support von IT-Services verantwortlich ist, ist Jira Service Management ein unverzichtbares Werkzeug. Es wurde speziell für die Bedürfnisse von IT-Service-Teams entwickelt und ist daher die ideale Wahl für IT-Manager, Service-Desk-Agenten und alle, die an der Bereitstellung von IT-Diensten beteiligt sind. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen mit einem einzigen IT-Supportmitarbeiter oder ein großes Unternehmen mit einer eigenen IT-Abteilung sind, Jira Service Management kann die Art und Weise, wie Sie IT-Services bereitstellen, verändern.

Jira Work Management

Quelle: Atlassian

Jira Software und Jira Service Management konzentriert sich vor allem auf Software- und IT-Teams. Doch welche Tools sollten dann andere Teams in einer Organisation nutzen? Hier kommt Jira Work Management ins Spiel.

Schlüsselfunktionen von Jira Work Management

Jira Work Management ist ein Projektmanagement-Tool, das für Geschäfts- und Betriebsteams entwickelt wurde. Es bietet eine Reihe von Funktionen, wie z. B. ein Work Tracking Board, einen integrierten Kalender, Formulare und vorgefertigte Projektvorlagen. Egal, ob Sie eine Marketingkampagne planen, HR-Aufgaben verfolgen oder ein Finanzprojekt verwalten, Jira Work Management ist dafür das richtige Tool.

Eine der einzigartigen Funktionen von Jira Work Management sind die anpassbaren Workflows. Sie können die Workflows an Ihre Teamprozesse anpassen, um sicherzustellen, dass sich das Tool nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse einfügt.

Die Vorteile von Jira Work Management

Jira Work Management kann die Produktivität Ihres Teams erheblich steigern. Durch die Bereitstellung einer einzigen Plattform für die Planung, Verfolgung und Verwaltung der Arbeit macht es den Einsatz mehrerer Tools überflüssig, reduziert die Komplexität und spart Zeit. Anpassbare Workflows sorgen dafür, dass sich das Tool an Ihr Team anpasst und nicht umgekehrt.

Darüber hinaus fördert Jira Work Management die Transparenz und Verantwortlichkeit im Team. Jeder hat einen klaren Überblick über seine Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten, was zu einer besseren Abstimmung und Zusammenarbeit führt.

Ist Jira Work Management das Richtige für Ihr Team?

Wenn Ihr Team in Geschäftsbereichen wie HR, Marketing, Finanzen oder Design arbeitet, ist Jira Work Management das richtige Werkzeug für Sie.
Atlassian entwickelte es, um die speziellen Arbeitsabläufe von Business-Teams zu unterstützen. Deshalb ist es eine hervorragende Option für Projektmanager, Teamleiter und alle, die an der Verwaltung von Business-Projekten mitwirken. Jira Service Management wird auch von Teams außerhalb der IT eingesetzt, z. B. im Personalwesen und in der Materialwirtschaft.

Zudem ist Jira Work Management ohne großen Konfigurationsaufwand einsetzbar. Allerdings ist der Funktionsumfang von JWM im Vergleich zu Jira deutlich eingeschränkter, weshalb viele unserer Kunden eher auf Jira Software setzen.

Ergreifen Sie Maßnahmen: Sprechen Sie mit unseren Atlassian-Beratern

Jetzt, da Sie ein umfassendes Verständnis der verschiedenen Jira-Produkte erlangt haben, ist es an der Zeit zu handeln. Unsere Atlassian-Berater stehen bereit, um Ihnen bei der Auswahl des richtigen Jira-Produkts für Ihr Team zu helfen, Sie bei der Einrichtung und Anpassung zu unterstützen und Ihnen fortlaufenden Support zu bieten, damit Sie das Beste aus Ihrem Jira-Tool herausholen. Zögern Sie nicht – kontaktieren Sie uns noch heute und revolutionieren Sie die Arbeitsweise Ihres Teams!

Ein Vergleich: Jira Software vs Jira Service Management vs Jira Work Management

Zum Abschluss werfen wir einen Blick auf eine Vergleichstabelle, die die Schlüsselfunktionen und Vorteile jedes Jira-Produkts hervorhebt:

Jira SoftwareJira Service ManagementJira Work Management
Am besten fürSoftwareentwicklungsteamsIT-Service-TeamsGeschäfts- und Betriebsteams
FeaturesAgile Boards, Benutzergeschichten, Sprints, Agile BerichteKundenportal, Warteschlangen, SLAs, FormulareArbeitsverfolgungsboard, Kalender, Formulare, Projektvorlagen
GeschäftsvorteileEffiziente Softwareentwicklung, verbesserte Zusammenarbeit, datengesteuerte EntscheidungenRationalisierte IT-Servicebereitstellung, verbesserte Kundenzufriedenheit, verbesserte betriebliche EffizienzEffektives Projektmanagement, verbesserte Teamzusammenarbeit, rechtzeitige Bereitstellung von Arbeit
TeamsEntwickler, Tester, Projektmanager in der Tech-BrancheIT-Manager, Service Desk Agents, IT-ServicebereitstellungsteamsProjektmanager, Teamleiter, HR, Marketing, Finanzen, Design, Recht, Vertrieb und mehr
Ein Vergleich von Jira, Jira Service Management und Jira Work Management

Denken Sie daran, das richtige Jira-Produkt für Ihr Team hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Arbeitsabläufen ab. Indem Sie das richtige Werkzeug auswählen, können Sie Ihr Team stärken, Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ihren Geschäftserfolg vorantreiben.

Jira, Jira Service Management oder Jira Work Management effizient nutzen

Sie möchten Jira, Jira Service Management oder Jira Work Management in ihrem Unternehmen effizient nutzen und benötigen Unterstützung beim Setup, Integration in bestehende Tools oder Beratung zu einem speziellen Anwendungsfall?

Sprechen Sie mit unserem Jira Experten.

Tobias Koch

Atlassian Consultant

Zur Beratung
Digitalisierte Geschäftsprozesse zur Verbesserung der Customer und User Experience

Digitalisierte Geschäftsprozesse zur Verbesserung der Customer und User Experience

von mit Kein Kommentar Agile

Kunden kaufen bei Unternehmen, die ihnen das beste, nahtloseste und einfachste digitale Erlebnis bieten.

In der heutigen Welt ist Geschwindigkeit alles. Wer als Erster auf dem Markt ist und am schnellsten neue Funktionen bereitstellt, Fehler behebt oder Produkte innerhalb eines Tages ausliefert, verbessert das Nutzererlebnis und die Kundenzufriedenheit nachweislich. Digitalisierte Geschäftsprozessen tragen dazu bei und sind in einer zunehmend globalisierten Welt ein Muss, um die Erwartungen deiner Nutzer und Kunden zu erfüllen.

Automatisisierung und digitalisierung von Prozessen für eine durchgehend positive Customer Experience?

Als Verbraucher, Kunden und Mitarbeiter sind wir verwöhnt. Große E-Commerce-Unternehmen wie Amazon haben eine fast 100%ige Automatisierungsquote bei Prozessen im Direktvertrieb erreicht. Das ermöglicht es ihnen, ein einzigartiges und nahtloses Nutzererlebnis an jedem Berührungspunkt der Customer Journey zu bieten: vom ersten Kontakt über den Erhalt des Pakets an deiner Haustür bis hin zur Rücksendung an ihr Lager.

Wir loggen uns in unser Bankkonto ein und können jede Transaktion, die wir jemals getätigt haben, einfach überprüfen. Die Transaktionen werden automatisch vom ERP-System deiner Bank verarbeitet und an ein Webinterface übermittelt. Und all das geschieht im Handumdrehen und ohne menschliches Zutun.

Erinnerst du dich noch daran, als du bei einer Fluggesellschaft anrufen musstest, um einen Flug für deine nächste Geschäftsreise oder deinen nächsten Urlaub zu buchen? Erinnerst du dich an den ganzen Ärger, den du dabei hattest? Du musstest mit dem Kundenservice sprechen, deine Zahlungsinformationen übermitteln und bekamst dann die Bestätigung und die Tickets per Post. Heute brauchst du nur noch im Internet nach Flügen zu suchen, zu bezahlen und schon kann es losgehen.

Customer Experience der Schlüssel zum Erfolg?

Und wie sieht es mit B2B-Vertriebsprozessen aus? Frag dich, wie lange dein Unternehmen braucht, um auf ein Kontaktformular zu antworten? Eine Stunde? Ein oder zwei Tage, oder sogar länger? Habt ihr ein automatisches Zustellsystem, um die verantwortlichen Mitarbeiter zu benachrichtigen? Meldest du dich nach einer bestimmten Zeit automatisch zurück? Schickst du eine automatische Dankesnachricht nach dem Absenden des Formulars?

Gerade deshalb solltest du deine Kunden zeitnah kontaktieren. Hören sie nicht innerhalb kürzester Zeit von dir, wandern sie höchstwahrscheinlich zu einem deiner Konkurrenten ab.

Wenn du also genauer hinsiehst, sind automatisierte und digitalisierte Geschäftsprozesse überall, kaum zu übersehen und Teil unseres täglichen Lebens.

Du fragst dich, welche Vorteile du mit der digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen erzielen kannst? Erfahre hier mehr.

Digialisierung ist auf dem Vormarsch und wichtiger denn je

In vielen Branchen werden Geschäftsprozesse grundlegend umgestaltet, um die Erwartungen der Kunden und Nutzer zu erfüllen. Unternehmen, die es richtig machen, können aufgrund geringerer Kosten, besserer betrieblicher Kontrollen und weniger Risiken niedrigere Preise anbieten.

Aber es reicht nicht aus, einen bestehenden Prozess zu digitalisieren. Diese Prozesse sind oft einseitig, schwer zu erfassen und nicht auf dem neuesten Stand der Technik.

Digitale Prozesse sollten einfach zu befolgen und so aufgebaut sein, dass sie die einzelnen Schritte für deine Nutzer oder Kunden vereinfachen. Du solltest auf keinen Fall einfach einen analogen Prozess in eine digitale Umgebung kopieren und einfügen, sondern ihn von Grund auf neu gestalten und bewährte Verfahren mit digitalen Möglichkeiten verbinden.

Das bedeutet,

  • Projektschritte entfernen, die keinen Mehrwert bringen, um die Komplexität zu reduzieren,
  • die Anzahl der benötigten Dokumente zu reduzieren (oft ist eines mehr als genug),
  • Entscheidungsschritte und Benachrichtigungen zu automatisieren,
  • und die Anzahl der Verantwortlichen auf ein Minimum zu reduzieren.

Digitalisierte Geschäftsprozessen und Datenerhebung

Um den heutigen Standards gerecht zu werden und deine Konkurrenten abzuhängen, ist das Sammeln und Analysieren von Daten der Schlüssel zum Geschäftserfolg. Digitalisierte Unternehmensprozesse ermöglichen es dir, wichtige Daten einfacher zu erfassen und anschließend bessere Entscheidungen zu treffen. So kannst du z.B. Kundensupportdaten zu SLAs sammeln, um deinen ITSM-Prozess zu verbessern, oder Daten zum Kundenverhalten im digitalen Marketing, um Website-Inhalte, Anzeigen und KPIs zu verbessern.

Doch die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist nur der Anfang. Um den neuen Prozessen gerecht zu werden, müssen Betriebsmodelle, Fähigkeiten, Organisationsstrukturen und Rollen oft neu gestaltet werden

Zusammenarbeit von Business Teams

Marketing- oder Vertriebsteams sollten eng zusammenarbeiten und Daten in ihren Entscheidungsprozess einbeziehen, um Kunden auf ihrer gesamten Reise zu begeistern. Das Marketing kann zum Beispiel erfahren, wie lange und wie oft sich ein bestimmter Besucher bereits auf spezifischen Seiten aufgehalten hat, bevor er den Vertrieb kontaktiert hat. Diese Daten können wiederum vom Vertrieb bei zukünftigen Kundengesprächen genutzt werden.

Kundensupport- und Erfolgsteams können digitale Tools wie Jira Service Management und gut gestaltete Supportportale in Verbindung mit einem Help Center nutzen und eine Self-Service-Lösung aufbauen. Dadurch können sie sich ausschließlich auf Support-Tickets mit hoher Priorität konzentrieren, die eine persönliche Kundeninteraktion erfordern. Laut ServiceNow und Gartner reduziert der Einsatz moderner ITSM-Lösungen den persönlichen Kontakt um 40 % bzw. 72 % gegenüber dem Kontakt per Telefon und E-Mail.

Die Neugestaltung und Digitalisierung eines Prozesses ist der erste Schritt. Um die digitalen Möglichkeiten voll auszuschöpfen, müssen in deinen Teams neue Rollen geschaffen werden. Rollen wie Data Analyst / Scientist und User Experience Designer sind zwei der wichtigsten.

Fazit

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann aus zahllosen Gründen oder für Unternehmensteams vorangetrieben werden. Doch bevor du damit beginnst, solltest du dich fragen: „Welchen Zweck und welches Ziel will ich erreichen?“

Wenn du dir das vorher überlegst, werden die nächsten Schritte und Fragen, die du beantworten musst, einfacher. Fragen wie: Welche Tools oder Software brauchen wir? Müssen wir neues Personal einstellen, das die Umsetzung der Digitalisierung verwaltet oder für die Erreichung der gewünschten Ziele verantwortlich ist? Wie stelle ich sicher, dass die vorhandenen Mitarbeiter in der Lage sind, die neuen Tools zu nutzen? Sind Schulungen erforderlich? Muss ich einen Experten beauftragen?

Mit der Digitalisierung kannst du nicht nur deine Leistung steigern oder Geld sparen, sondern auch deine Kunden (direkt und indirekt) begeistern, und glücklich machen, was zu einem besseren Kundenerlebnis und mehr Zufriedenheit führt.

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Jira Admin todos

Guide: Das sollte jeder neue Jira Software Admin immer tun

von mit Kein Kommentar Atlassian

Jira Software von Atlassian kann sehr schnell sehr komplex werden. Es gibt unzählige Plugins, Stellschrauben und Einstellungen die du vornehmen kannst um Jira individualisieren. All diese Funktionen und Möglichkeiten führen allerdings auch schnell dazu, dass die Software ziemlich komplex in der Handhabung und Administration wird. Aber keine Angst bzw. “don’t panic”! Wir haben dir hier einen kleinen Guide zusammengestellt, der dir dabei Hilft als Jira Admin so richtig durchzustarten.

User management in Jira
User Management in Jira

1. Admin Rechte nur für Mitarbeiter die wissen, was sie tun

In Jira kann ziemlich schnell ziemlich viel kaputtgehen, wenn man nicht weiß, was man tut. Ändert man beispielsweise den geteilten Workflow in einem Projekt, ist die Gefahr groß, dass andere Projekte davon auch betroffen sind. Dieses Problem kann immer auftreten, wenn die Schemes mit anderen Projekten geteilt werden. Ein typisches und häufig auftretendes Szenario, welches dieses Problemen nochmals verdeutlicht, sind Änderungen an “Issue Types”. Häufig werden diese Schemes für mehrere Projekte als Standard Templates verwendet. Änderungen, oder noch schlimmer das Löschen von Issue Types führt schnell zu den zuvor beschriebenen Bugs. 

Es ist deshalb ratsam, nur Personen Admin Rechte zu geben, die wissen, was sie tun. Allen anderen Usern sollten nur bestimmte Funktionen zugeteilt werden.

Planmäßige Verwaltung von Usern und Gruppen für ein beschleunigtes Berechtigungsmanagement

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Jira und Confluence Berechtigungsmanagement

2. Lese die Jira Dokumentation aufmerksam durch

Jira bietet bereits ‘out of the box’ eine riesige Bandbreite an Standardfunktionen, die dir dein Leben als Jira Admin um einiges leichter machen. Greif also am besten zunächst auf die Dokumentation von Atlassian zurück. Diese bietet bereits eine Vielzahl an Tipps und Tricks die du täglich verwenden kannst. 

Wie du Jira in deinen Unternehmen nachhaltig etablierst, erfährst du hier: Guide – Einfache Einführung von Jira Software in deinem Unternehmen

3. Definiere Standards für Workflows & Arbeitsweisen für alle User

Jira eignet sich hervorragend als Kollaboration Tool, um Arbeitsweisen von Teams zu vereinheitlichen. Bevor man demnach Jira auf die Teams loslässt, ist es ratsam sich vorher mit der Arbeitsweise der einzelnen Teams zu beschäftigen. Sofern im Idealfall z.B. alle Teams einen bestimmten Projektprozess einhalten müssen, können diese in das Jira adaptiert werden. So können alle Teams einen gleichen Workflow verwenden, welcher ein Admin vorab als Standard Scheme anlegt und sicherstellt, dass bei der Erzeugung eines neuen Projekts dieses Scheme auch tatsächlich verwendet wird. Die Zuordnung von Standard Schemes lässt sich auf alle Projekte  in Jira umsetzen und bietet den charmanten Vorteil, dass man keine Vielzahl an Schemes administrieren muss und dass weniger Schemes auch eine Verbesserung der Performance mit sich bringt. 

Deshalb sollten bereits im Vorfeld durchgehende Standards für Workflows, Herangehensweisen und Strukturen geschaffen werden. Damit rückt das Große-Ganze wieder in den Mittelpunkt.

→ Digitalisierung und Automatisierung von Jira Prozesse – Mehr erfahren

4. Archiviere abgeschlossene Projekte

Mit der Zeit werden immer mehr und immer neue Projekte in Jira erstellt. Dadurch kann man schnell den Überblick verlieren und bei der Erstellung eines Tickets durcheinander kommen. Es ist immer ratsam, dass zum Abschluss eines Projektes dieses archiviert wird. Dadurch wird zum einen diese Projekte nicht mehr für die Nutzer ersichtlich und zum anderen wird auch hier die Performance der gesamten Jira Instanz verbessert. Wie abgeschlossene Projekte archiviert werden findest du in der Jira Dokumentation. 

Jira Workflow Schemes
Jira Workflow Schemes

5. Halte die Anzahl an Schemes überschaubar

Fragst du zehn verschiedene Personen aus zehn verschiedenen Abteilungen, wie deren Prozesse aussehen, bekommst du hunderte verschiedene Antworten. Gefühlt hat also jedes Projekt einen anderen anderen Prozess und Herangehensweise. Aus der Perspektive eines Jira-Admin ergibt es Sinn via Workshop die Arbeitsweise der Abteilungen zu analysieren und zu verstehen, mit dem Ziel, eine einheitliche Projektstruktur  („Gemeinsamer Nenner“) im Jira  zu definieren. Ist das erfolgt, können Projekte mit gleicher Arbeitsweise die gleichen Schemes verwenden und die Abteilungen werden dadurch befähigt z.B. via KANBAN oder SCRUM-Board zusammenarbeiten.

6. Stell sicher, dass die Anzahl an Custom Fields überschaubar bleibt

Ähnlich wie bei Workflows lieben Teams individualisierte Felder. Doch wenn immer neue Custom Fields erstellt werden, verliert man auch hier den Überblick.  Hier solltest du vielmehr darauf achten, dass bereits vorhandene Felder wiederverwendet werden und bei Bedarf in einem neuen Kontext genutzt werden können.

Ein Beispiel: 

Viele Jira Admins übernehmen bestehende Systeme im neuen Job um diese “aufzuräumen”. Bei Übernahme stellte sich dann heraus, dass für ‘Start Date’ und ‘End Date’ 40 verschiedene Iterationen vorhanden waren.

Die folgen davon waren im täglichen Einsatz mehr als sichtbar. So war es beispielsweise nicht mehr möglich alle Issues mit dem Start Datum 01.08.2020 für die Projekte A, B, C etc. anzeigen zu lassen. 

Stelle deshalb sicher, dass existierende Custom Fields wiederverwendet werden. 

Confluence Documentation
Dokumentiere deine Projekte und Herangehensweise in Confluence

7. Dokumentiere deine Herangehensweise

Wie oft hast du dir schon gedacht „Wie wurde dieses Projekt konfiguriert?“ Wahrscheinlich unzählige male. Um sicherzustellen, dass die Herangehensweise einer Konfiguration nicht verloren geht, ist eine umfassende Dokumentation unumgänglich. Hier bietet es sich an eine Dokumentation im Confluence anzufertigen, mit der Möglichkeit, einzelne Projekte mit einem Space (Bereich im Confluence) zu verknüpfen. Dadurch lässt sich eine nachvollziehbare Dokumentation aufbauen. 

Die Bereitstellung von Wissen im Unternehmen ist für Mitarbeiter:innen von essenzieller Bedeutung und führt langfristig zu mehr Knowhow, Professionalität und Produktivität → Erfahre mehr in unserem Artikel zu Wissensmanagement

Jira Board Configuration
Jira Board Konfiguration

8. Boardkonfiguration (KANBAN, SCRUM)

Wann immer es möglich ist, ordne den Status eines Projekts ausschließlich einer Spalte in der Boardkonfiguration zu. Darüber hinaus ist es wichtig darauf zu achten, dass der Name Spalte entweder gleich dem Status ist oder das eine ähnliche Begrifflichkeit gewählt wird. Das erleichtert die Bedienung des Boards für die User, da sofort ersichtlich ist, zu welcher Spalte der entsprechende Status gehört. Ansonsten ist es für User nicht möglich, Issues mit einem einfachen Drag-and-drop zu verschieben, wenn der Ausgangs- und der Zielstatus beide der gleichen Spalte zugeordnet sind. 

9. Setze den Hauptfilter von Kanban bzw. SCRUM Boards richtig ein

Setze den Hauptfilter des Boards immer mit „…ORDER BY Rank ASC“ an das Ende. Andernfalls verlierst du die Möglichkeit, die angezeigten Issues vertikal zu ordnen, was für das Backlog-Management essenziell ist und eine nützliche Sache, um die Kontrolle über die Darstellungsreihenfolge der Karten im Board zu haben.

10. Nutze Quick Filter

Setze bei Bedarf Quick Filter, um eine Übersichtlichkeit auf den Boards zu gewährleisten. Man kann für jedes beliebige Feld im Jira via JQL ein Quick Filter in der Boardkonfiguration setzen. Dadurch lässt sich ein überfülltes Board sehr schnell auf die gewünschte Information reduzieren. Sollen z.B. Tickets auf dem Board angezeigt werden, die nur deiner Person  zugeordnet sind, so könnte eine entsprechender Quick Filter „Assignee = X“, oder besser  „Assignee = currentUser()“  aussehen. Mehr Infos zu Quick Filter findest du hier.

Zusammenfassung

Als Jira Admin musst du dich nicht nur darum kümmern, dass das System flüssig und stabil läuft. Du musst sicherstellen, dass das System stets übersichtlich bleibt und dass zudem wohlüberlegte Anpassungen vorgenommen werden. Individualisierungen in Workflows, Projekten und Custom Fields helfen zwar den Teams in Ihrer täglichen Arbeit, erschweren es dir aber das System “sauber” zu halten. 

Du benötigst Unterstützung bei der Verwendung von Jira oder dein Unternehmen möchte das System ganz nach seinen Anforderungen personalisieren? Unsere Atlassian Consultants helfen dir hier gerne weiter. Jetzt Kontakt aufnehmen.

Confluence Produkt Help Center mit Scroll Viewport erstellen

So erstellen Sie ein (Produkt) Help-Center in Confluence

von mit Kein Kommentar Atlassian

Für Unternehmen bedeutet die Bereitstellung eines hochwertigen Kundensupport eine enorme Anstrengung. Um nicht in Support-Tickets zu versinken, nutzen viele Unternehmen heutzutage andere Lösungen aus dem Bereich des Customer Self-Service, wie bspw. ein Help Center oder eine Knowledgebase.

Unternehmen, welche Kunden-Self-Service aktiv nutzen, machen es Ihren Kund:innen leicht, Probleme selbst zu lösen, ohne dass diese E-Mails versenden oder Anrufe tätigen müssen. Kund:innen von heute sind zunehmend technikaffin. Dies bedeutet, dass diese wo immer es möglich ist, gerne selbst Lösungen für ihre Fragen finden möchten.

Die Möglichkeit, schnell Antworten auf Fragen zu erhalten, ist für ein positives Erlebnis entscheidend. Laut Zendesk nutzen 40% der Kund:innen erst einen Self-Service, wie ein Help Center, bevor Kontakt mit dem Support des Unternehmen aufgenommen wird. Einige Anfragen werden allerdings immer manuelle Beratung erfordern, weshalb ein Help Center nicht alleine stehen sollte. Eine Kombination und Integration mit anderen Support-Kanälen (wie ein Service Desk) ermöglicht hier eine nahtlose Erfahrung.

„One of the first things you need to know when you’re learning about help centers: Self-service matters. Not a little bit… Self-service matters a lot.“

 Zendesk, 2021

Inhalt

Confluence als Grundlage für Help Center nutzen

Die Entwicklung eines erfolgreichen Help Centers ist ein großes Vorhaben, sowohl was den Aufwand als auch die Bedeutung betrifft. Die richtige Auswahl der Software ist entscheidend. Wir empfehlen hierfür Confluence von Atlassian.

Confluence is ein webbasiertes Unternehmens-Wiki, in welchem Aspekte wie Wissensmanagement und Kollaboration zusammenkommen (Hier erfährst du mehr über Wissensmanagement). Es ist einfach zu bedienen, fördert durch zeitgleiches, gemeinsamem Bearbeiten von Seiten und Inhalten die Team-Zusammenarbeit und ermöglicht Mitgliedern, Zugang zu Wissen und Informationen bereitzustellen. Confluence ist unter anderem ein optimales Werkzeug, um Dokumentationen für Produkte oder anderweitige Leistungen zu verfassen.

Unsere Erfahrung: Help Center für unsere Apps

Wir haben, um unsere Produkt-Dokumentation all unsere User zugänglich zu machen, unseren internen Confluence-Bereich mit Hilfe von Scroll Viewport in ein öffentliches Product Help Center umgewandelt. Ziele der Umsetzung waren, die Anzahl der Support-Tickets für unsere Plugins durch eine ausgereifte Produkt-Dokumentation zu verringern und somit unser Team zu entlasten. Weiterhin sollten Benutzer:innen unserer Plugins ermöglicht werden, schnell und unkompliziert Lösungen auf Ihre Fragen sowie Neuigkeiten zu Updates zu erhalten. 

Scroll Viewport Produkt Help Center

Vor der Veröffentlichung eines Confluence-Bereichs stellt sich allerdings die Frage, wie dieser den Usern bestmöglich bereitgestellt werden kann. Bei Veröffentlichung werden weiterhin die internen URLs von Confluence verwendet, zudem existieren nur limitierte Funktionen zur Anpassung des Layouts an Ihr Corporate Branding, was Kund:innen bei der Nutzung verwirren kann. Um dies zu umgehen, empfehlen wir wiederum den Einsatz des Scroll Viewport Plugins von K15t.

Die Nutzung eines qualitativ hochwertigen Help Centers nützt sowohl Ihren Teammitgliedern als auch Ihren Kund:innen. Ein Help Center erhöht die Kundenzufriedenheit, indem ein besserer und vor allem schnellerer Service geboten wird.Anfallende Kosten werden gesenkt während die Effizienz der Mitarbeiter:innen erhöht wird. Repetitive Aufgaben und Kosten werden eliminiert, wodurch sich Mitarbeiter:innen auf anderweitige Aufgaben fokussieren können.Ein Help Center erweitert zudem Ihre Business-Community, präsentiert Ihr Unternehmen als Knotenpunkt für Wissen und entwickelt eine tiefgreifende Verbindungen zwischen Ihnen und Ihren Kundinnen und Kunden.

Umsetzung eines Produkt Help Centers mit Confluence und Scroll Viewport 

Anbei folgt eine Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie mit den beiden genannten Tools, Confluence und Scroll Viewport, das Grundgerüst für ein öffentliches Help Center einrichten.

Schritt 1: Gewünschten Bereiche und Seiten in Confluence anlegen

In dem ersten Schritt muss das Plugin Scroll Viewport for Confluence in Ihrer Confluence-Instanz installiert werden. Eine Anleitung zur Installation des Plugins findet sich auf dem Atlassian Marketplace. Ist die Installation erledigt, müssen die Bereiche erstellt werden, die Sie für Ihre Dokumentation benötigen. Wir erklären dies anhand unserer Marketplace Dokumentation. 

Wir haben uns entscheiden, für unsere Marketplace App Dokumentation einen übergeordneten Bereich mit Übersicht über die Plugins zu erstellen. Hierfür muss ein neuer Bereich in Confluence erstellt werden.

Klicke dazu auf dem Startbildschirm Bereiche in der Header-Leiste in Confluence und dann auf Bereich erstellen. Für unsere Dokumentation haben wir bisher insgesamt 4 Bereiche erstellt:

  • Marketplace Help Center (übergeordneter Bereich, Startseite unseres Help Centers)
    • Advanced Tabs Documentation
    • Advanced Image Gallery Documentation
    • Status Macro Documentation

Nachdem der Bereich erstellt ist, muss über Bereich konfigurieren das Plugin Scroll Viewport auf den Seiten aktiviert werden. Klicke auf Apps, dann auf den Tab Scroll Viewport und auf Create Viewport.

Schritt 2: Die einzelnen Bereiche miteinander verbinden

Für jeden Bereich in Confluence muss somit ein separater Viewport erstellt werden. Ein wichtiger Schritt stellt hier die Festlegung der Struktur und Hierarchie der Seiten dar. Es können mehrere einzelne Viewports in eine hierarchische Viewport Collection zusammengefasst werden. Zu Beginn muss ein Bereich als Root Viewport festgelegt, in unserem Fall der Marketplace Help Center Bereich.

Navigiere hierzu zu dem Bereich, welchen du als Root Viewport festlegen möchtest, und navigiere zu Apps – Scroll Viewport – URL. Klicke auf Enable viewport collection under this path und speichere deine Änderungen. Dieser Bereich stellt nun mit dem hinterlegten Domain Name die Root des Help Centers dar.

Scroll Viewport Konfiguration

Um andere Bereiche, welche zur Dokumentation dazugehören, unter dem Root Viewport zu gruppieren, müssen je die einzelnen Viewports in diesen Bereichen editiert werden. Navigieren Sie hierfür zu dem gewünschten Bereich, stellen Sie sicher, dass das gleiche Theme ausgewählt ist und klicke Sie wieder auf URL. Geben Sie in dem URL-Feld nun einerseits die Domain des Root Viewports ein. In unserem Fall lautet diese docs.xalt.de. Fügen Sie weiterhin unter Path den gewünschten Pfad-Namen für den Bereich ein. Die Dokumentation für unser Advanced Image Gallery Plugin haben wir mit der Abkürzung AIGDOC (=Advanced Image Gallery Documentation) benannt.

Wenn der Root Viewport den Pfad docs.xalt.de besitzt, so lautet der Bereich für unser Plugin nun docs.xalt.de/AIGDOC. Diese Änderungen müssen Sie für alle Bereiche vornehmen, welche Sie in die Struktur Ihres Help Centers einbinden wollen. Überhalb des URL-Felds können Sie weiterhin eine Übersicht über die Viewport Collection mit allen hinterlegten Bereichen erhalten.

Help Center mit Scroll Vieport

Detaillierte Beschreibung über die Möglichkeiten der Strukturen sowie der Viewport Collections lassen sich in der Dokumentation von k15t nachlesen. Wir empfehlen die Artikel Structure Your Help Center und Group Viewports in a Collection.

Schritt 3: Das Layout und Theme für die einzelnen Seiten festlegen

Für das Layout des Help Centers wird mit dem Scroll Viewport Theme Editor gearbeitet. Klicke hierfür auf Theme. Hierbei kann zwischen den Themes Help Center und Web Help ausgewählt werden, oder ein neues Theme erstellen. Wir empfehlen, mit dem Default Theme zu arbeiten. Die Default Themes können nicht direkt bearbeitet werden, sondern müssen kopiert und dupliziert werden. Kicke hierfür auf die drei Punkte, auf Kopieren und benenne dein neues Theme. 

Scroll Viewport Confluence Help Center Theme

Um Einstellungen im Theme vorzunehmen, klicke auf Edit. Daraufhin öffnet sich der Scroll Viewport Theme Editor mit den theme-settings.properties, in welchen die Theme Einstellungen vorgenommen werden. 

Pro-Tipp: Das Theme sowie andere Layout-Aspekte, wie Schriftart und -größe, sind komplett anpassbar. In den Standardfunktionen von Scroll Viewport ist dies allerdings nicht enthalten. Änderungen müssen separat mit CSS umgesetzt werden. Gerne unterstützen wir Sie bei einer individualisierten Lösung für Ihr Help Center.

Im Scroll Viewport Theme Editor können grundsätzlich vier Bereich des Help Centers editiert werden. Dazu zählen die

  • globalen Einstellungen, wie der Header und der Footer,
  • die Einstellungen zur Help Center Startseite, wie das Banner und die Überschrift,
  • die Einstellungen zur Bereichs Startseite, wie die Darstellung der Inhalte und der News sowie
  • die einzelnen Seiten.
Theme Editor Scroll Viewport

Grundsätzlich gibt es in der Einstellung des Themes keine allgemein gültige Anleitung. Die Einstellungen sollten nach den eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen umgesetzt werden. Wir empfehlen daher, verschiedene Einstellungen, wie sie im Scroll Viewport Theme Editor beschrieben sind, vorzunehmen.

Die Ergebnisse können entweder über die Vorschau in Apps – Scroll Viewport – Theme oder direkt in der finalen Ansicht betrachtet werden. Navigiere zur Startseite des Help Centers oder zu einer Seite innerhalb der Dokumentation. Klicke auf das Scroll Viewport Symbol neben den Metadatender Seite und dann auf Öffnen.

Schritt 4: Die Confluence Seiten mit Inhalten, Bildern und Anleitungen füllen

Ist die Struktur des Help Center aufgebaut kann damit begonnen werden, die Seiten mit Inhalten zu füllen. Grundsätzlich sind Help Center Artikel nicht sehr viel anders als hilfreiche Blog Posts. Nutzer:innen sollen mit einer klar formulierten Überschrift zum Lesen angeregt werden. Nützliche Anleitungsschritte sowie Links zu weiteren hilfreichen Dokumenten sollen den Leser:innen wiederum die Möglichkeit geben, die dargestellten Informationen auch praktisch umzusetzen.

Weiterhin sollte sichergestellt werden, dass die textlichen Inhalte immer durch zusätzliches Bild- und Videomaterial ergänzt werden. Für Dokumentation eignen sich meist Screenshots (inkl. Anmerkungen) zu den einzelnen Schritten.

Confluence Seiten mit Help Center verbinden

Drei Bausteine, welche wir in jeden Bereich einbauen sind je eine Seite zu Getting started, den FAQs sowie den Neuigkeiten. Getting started stellt hierbei eine kompakte Übersicht über die Installation des Plugins sowie die wichtigsten Hard Facts der App, u.a. für welches Produkt und welchen Hosting-Typ das Plugin zur Verfügung steht, dar. Speziell die FAQ-Seite stellt einen wichtigen Bestandteil des Help Centers dar. Die FAQs sollten allerdings unter Betrachtung der Support Tickets erstellt werden. Häufig gestellte Support-Anfragen, wie bspw. Anfragen zu neuen Funktionen, werden in die FAQ-Seite mit eingebracht und sollten möglichst präzise Antworten enthalten.

Dokumentation im Confluence Help Center

Damit die Dokumentation öffentlich auffindbar ist, muss unter Bereich konfigurieren – Berechtigungen bei Anonymen Nutzern letztendlich noch ein Haken bei Ansehen gesetzt werden. Anonymen Nutzer:innen kann fast jede Berechtigung erteilt werden, aber wir empfehlen Ihnen, dies auf das Ansehen und Kommentieren zu beschränken.

Pro-Tipp: Formulieren Sie die Titel Ihrer Artikel so, dass diese über die Suchfunktion im Help Center gut aufgefunden werden können. Meisten macht hier eine Keyword-Analyse Sinn, um herauszufinden, welche Suchbegriffe und -phrasen Ihre Nutzer:innen verwenden, wenn Sie eine Lösung für ihre Probleme suchen. Die Auffindbarkeit kann weiterhin durch die Verwendung der Keywords im Text sowie über hinterlegte Labels verbessert werden.

So können Sie es selbst umsetzen

Die Entwicklung eines Help Center stellt nicht automatisch sicher, dass diese tatsächlich von Ihren Kund:innen genutzt und als Hilfestellung angesehen wird. Kund:innen müssen zum einen in der Lage sein, schnell Antworten auf Ihre Fragen zu finden (schneller als beim Live-Support). Zum anderen müssen Kund:innen die Inhalte und Hilfestellungen in Ihrem Help Center verstehen und umsetzen können. Dies rückt wiederum Aspekte wie User Experience, Design sowie Aufbau und Struktur in den Vordergrund, welche bei der Entwicklung berücksichtigt werden müssen.

Unsere Unterstützung

Mit guter Beratung ist die Erstellung und die Pflege eines Help Center deutlich einfacher. Wir empfehlen daher, sich an einen qualifizierten Implementierungspartner Ihrer Wahl zu wenden, welcher Ihnen Unterstützung bei der Umsetzung liefern kann. Zusätzlich sollten folgende Punkte unbedingt beachtet werden:

  1. Früh Ziele definieren: Der erste Schritt in der Erstellung eines Help Centers sollte Überlegungen darstellen, was mit dem Help Center erreicht werden soll. Soll der Workload durch das Bearbeiten von Support-Tickets verringert werden, um Ihr Team zu entlasten? Soll das Help Center die Beziehung und Verbindung zu Ihren Kund:innen verbessern? Oder beides? Machen Sie sich darüber Gedanken und legen Sie passende Ziele für Ihr Unternehmen fest.
  2. Bedürfnisse der Kund:innen verstehen: Nutzen Sie unternehmensinternes Wissen, um die Erwartungen Ihrer Kund:innen identifizieren zu können. Verwenden Sie Formulierungen und Strukturen im Help Center welche von Ihren Zielgruppen verstanden werden und deren Interesse wecken. Werden Antworten geliefert, welche von der Zielgruppe nicht verstanden werden, erfüllt das Help Center nicht seinen Zweck.
  3. Aktiv Mitarbeiter:innen involvieren: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen eine aktive Rolle in der Gestaltung des Help Center übernehmen. Diese können wichtigen Input zu den Wünschen und dem Verhalten der Kund:innen liefern.
  4. Fokus auf User Experience und Daten-Analyse: Eine gute User Experience ist das A und O. Ist die UI nicht ausgezeichnet, werden die Besucher:innen Ihres Help Centers dort nicht lange verweilen, geschweige denn zurückkehren. Schaffen Sie eine einfache und schnelle Navigation zu den wichtigsten Artikeln, in Kombination mit einer Suchfunktion. Messen Sie zur Verbesserung weitere Leistungs-Parameter Ihres Help Centers, wie die Aufrufe von bestimmten Artikeln sowie die Verweildauer im Help Center.
Confluence Hilfe-Center

So fügst du Jira Service Management zu deinem Confluence Hilfe-Center hinzu

von mit Ein Kommentar Atlassian

Hilfe-Center bzw. Support Portale sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Jeden Tag erhält dein Support Team Anfragen von Usern zu Bugs, Problemen oder anderen Fragen. Allerdings stellt sich dabei schnell heraus, dass viele dieser Tickets ähnlich sind und mit Hilfe von konkreten Hilfestellungen (z.B. Artikel oder Videos) gelöst werden können. Diese Inhalte kannst du dann anschließend in deinem Confleuince Hilfe-Center bereitstellen. Technisch bedeutet das, Jira Service Management mit Confluence als Knowledge Base zu verlinken.

Confluence als Basis und Knowledgebase

Du verwendest Confluence bereits in deinem Unternehmen? Dann kannst du die bestehende Instanz als Ausgangspunkt für dein Hilfe-Center weiter nutzen und alle Inhalte als Startpunkt für eine öffentliche Knowledge Base nutzen. 

Solltest du Confluence noch nicht im Einsatz haben, findest du hier die kostenlose Version zur Confluence Cloud. Hier findest du auch noch die Jira Service Management Cloud (JSM) und kannst dir ein erstes Bild zur ITSM Lösung machen.

Pro Tipp: Frag hier am besten deinen Kundenservice. Die haben da meisten schon einiges vorbereitet und wissen, welche Fragen deine Nutzer:innen genau haben und welche wiederholt auftreten. Diese kannst du dann direkt zu deiner Knowledgebase hinzufügen.

Confluence in Jira Service Management integrieren

IT und Support Teams werden dir meistens genau das Gleiche sagen: Software verhält sich nicht immer wie wir es möchten oder wie man es erwartet. Es treten immer wieder Bugs und Fehler auf. Doch immer wieder die gleichen Fragen zu beantworten wird irgendwann anstrengend und kostet deinem Team viel Zeit. Stellst du aber bereits die meisten Lösungen sowohl für dein Team, als auch für die User zur Verfügung, gehören diese Tasks der Vergangenheit an.

Indem du das ITSM Tool mit deinem Confluence als Knowledgebase verbindest, verlinkst du automatisch alle zur Verfügung gestellten Artikel mit JSM. 

Das Geniale daran ist, alle Seiten, die du in dem Confluence Space hinzufügst, werden automatisch in deinem Service Desk angezeigt und User können selbst nach Antworten suchen. Zusätzlich verbesserst du dadurch ganz einfach noch die User Experience und Support. Jeder findet einfach und schnell die Hilfe die benötigt wird. Also einfach ein “win-win” für alle ????. 

Pro Tipp: Stelle sicher, dass deine Service- & Support Artikel auch immer aktuell sind. Dann kommt es auch nicht wieder zu unnötigen Anfragen seitens deiner User.

Confluence Bereiche zu JSM hinzufügen

Confluence Hilfe-Center

Bevor du jetzt denkst: “Moment mal! Ich habe doch auch interne und sensible Inhalte in meinem Confluence. Und die darf ich auf keinen Fall öffentlich verfügbar sein!“

Keine Angst ????! In Confluence kannst du bestimmte Bereiche vor den Augen der Öffentlichkeit mit Hilfe von Seitenberechtigungen schützen.

Um Inhalte bzw. Confluence Spaces mit JSM zu verbinden gehst du wie folgt vor: 

  • Geht in deinem Serviceprojekt zu Projekteinstellungen > Wissensdatenbank.
  • Wähle im Dropdown-Menü “Ansichtsberechtigungen” neben dem verknüpften Bereich deiner Wahl.
  • Zuletzt legst du die gewünschten Berechtigungen fest.

Weiterhin kannst du auch mehrere Bereiche aus Confluence zu deinem Service Desk hinzufügen und über die erwähnten Berechtigungen bestimmte Bereiche nur deinem Team freigeben (wie z.B. interne Richtlinien). Alle öffentlichen Artikel können auch von nicht angemeldeten Benutzern angezeigt werden. Außerdem werden keine Nutzer-Lizenzen für Besucher benötigt.

Confluence in Jira Service Management zu integrieren ist aber nur die halbe Miete. Heutzutage spielt die Nutzererfahrung eine sehr große Rolle. Deshalb ist es ungemein wichtig, dass du die bereitgestellten Inhalte auch möglichst einfach zugänglich machst. 

Confluence Hilfe-Center personalisieren mit Scroll Viewport

Generische Hilfe-Center sind meistens sehr einfach aufgebaut. Sie stellen zwar alle benötigten Inhalte bereit, sind aber hinsichtlich User Experience eher schwach aufgestellt. Denn eins gilt: Je einfacher du es deinen Usern machst, relevante Inhalte zu finden (auch durch Selbsthilfe), desto glücklicher sind sie am Ende.

Confluence bietet bereits die perfekte Grundstruktur für deine Knowledgebase und Hilfe-Center. Doch sieht es dann halt immer noch nach Confluence aus.

Doch dafür gibts auch eine Lösung. Wir bei XALT nutzen deshalb ein Plugin namens Scroll Viewport. Dieses kleine, coole Plugin verwandelt einzelne Confluence Spaces bzw. Seiten in einen modernen Hilfe-Center und kann ganz nach deinen Vorstellungen konfiguriert werden. Zusätzlich kannst du hier auch das Branding deines Unternehmens hinzufügen.

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Confluence Hilfe-Center
Confluence Hilfe-Center
Confluence Hilfe-Center

Wie du Scroll Viewport genau konfigurierst, kannst du in diesem Artikel von unserem Partner K15t nachlesen.

Zuletzt gilt es noch Jira Service Management dem Hilfe-Center hinzufügen. So integrierst du beide Lösungen von Atlassian ineinander und verbesserst dadurch weiter deinen Kundenservice und User Experience. 

Um dein Service Desk zum Hilfe-Center hinzuzufügen, kannst du Links zum Header / Menü des Hilfe-Centers hinzufügen. Den Header kannst du direkt mit Scroll Viewport konfigurieren. Wie das funktioniert, erfährst du hier.

Pro-Tipp: Bilder sagen mehr als tausend Worte. Nutze statt zu viel Text einfach Slideshows und Bilder Galerien. Beispielsweise kannst du mit unserem Advanced Image Gallery Plugin. Damit kannst du das Beste aus deinen Inhalten herausholen. 

Advanced Image Gallery

Deine Geheimwaffe für eine geniale Customer Experience in deinem Confluence Hilfe-Center

1 Jahr kostenlos testen
Image Gallery and Slider for Confluence

Zusammenfassung

Confluence als Hilfe-Center bietet dir unzählige Möglichkeiten und kann mit etlichen, verschiedenen Funktionen und Plugins erweitert werden. Die Möglichkeit Jira Service Management und Confluence miteinander zu verbinden verbessert nicht nur die User Experience, sondern bietet zudem Ihren Mitarbeitern:innen die Chance den Customer Service und Support weiter zu verbessern, Zeit zu sparen und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren zu können. 

Sie möchten mehr über einen Hilfe-Center auf Basis von Confluence und JSM erfahren? Lesen Sie dazu einfach unsere Success Story.

Human Resource Management mit Jira

So managst du Human Resources mit Jira

von mit Kein Kommentar Atlassian

Es gibt unzählige Tools zum Managen von Human Resources. Dabei ist meist wichtig, dass diese einfach implementiert werden und möglichst schnell von allen Mitarbeitern im Personalmanagement benutzt werden können. Doch neue Tools erfordern meist Onboarding, Schulungen oder zusätzliches Knowhow. Doch was, wenn dein Unternehmen bereits Jira im Einsatz hat? Dann bietet es sich an, die Flexibilität von Jira auch im Bereich Human Resources oder Bewerbermanagement zu nutzen. 

Übersicht:

Jira – Die Allzweckwaffe im Prozess und Projektmanagement

In Unternehmen wird meist eine Vielzahl von Tools eingesetzt. Diese reißen meist nicht nur eine Lücke in das monatliche Budget, sondern müssen von Mitarbeitern auch eingesetzt werden können. Aufgrund der Komplexität aller verwendeten Apps, ergibt es oftmals wenig Sinn neue Tools für jeden Bereich einzuführen. 

Was wenn aber in deinem Unternehmen bereits Jira oder Jira Service Management zum Projektmanagement oder der Digitalisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird? 

Du weißt bereits, wozu Jira alles verwendet werden kann und deine Mitarbeiter und Teams nutzen es täglich und wissen damit umzugehen. 

Genau dann ergibt es Sinn, sich zu überlegen, ob Jira bzw. Jira Service Management nicht auch als Tool zum Managen aller Personalbezogenen Prozesse eingesetzt werden soll.

Die Frage, die sich somit stellt: Bietet Jira alle notwendigen Funktionen um meine Human Resources Prozesse und Projekte abzubilden und zu managen?

Weshalb eignet sich Jira perfekt als Human Resource Management Tool?

Jira Software, wurde ursprünglich als IT Projektmanagement Tool auf den Markt gebracht und kontinuierlich mit Zusatzoptionen erweitert. Aus einem Tool, das hauptsächlich in der IT eingesetzt wurde, ist schließlich mithilfe zahlreicher Plugins, Integrationen und Updates ein Tool entstanden mit dem so ziemlich jede Art von Projekten und Prozesse abgebildet werden können. 

Human Resource Prozess Automatisierung mit Jira

Automatisierungen: Zeit sparen bei sich wiederholenden Aufgaben

In Jira bzw. Jira Servicemanagement kannst du als HR Manager ganz einfach zunächst ein Projekt anlegen (z.B. Bewerbungen) und ganz nach deinen Vorstellungen konfigurieren. Sicher kennst du bereits Kanban oder SCRUM Boards in denen du verschiedene Status von Projektschritten anzeigen lassen kannst. 

Automatische Benachrichtigungen – E-Mail, Slack, Microsoft Teams

Geht nun eine neue Bewerbung ein, kann mittels einer einfachen Automatisierung eine Benachrichtigung via E-Mail an den Bewerber geschickt werden und du als HR Manager erhältst eine Benachrichtigung in deinem bevorzugten internen Kommunikationstool wie Slack oder Microsoft Teams.

Manuelle Mails gehören damit der Vergangenheit an. Das coole dabei ist, die Mails können als Templates gespeichert und personalisiert werden und zusätzlich mit deinem Branding versehen werden.

E-Mail Templates für automatische Benachrichtigungen

Aber halt. Das ist noch nicht alles, was mit Automatisierungen möglich ist. Vergisst der Bewerber beispielsweise seinen Gehaltswunsch anzugeben. So kannst du ganz einfach dem Jira Ticket den Status “Gehalt unbekannt” geben und schon erhält der Bewerber eine Benachrichtigung, und die Bitte seinen Gehaltswunsch mitzuteilen. 

Welche Art von automatischen Benachrichtigungen können erstellt werden:
  • Bestätigung über den Eingang der Bewerbung
  • Beantwortung offener Fragen
  • Status abhängige Mails: Eingang, Abgelehnt, offene Fragen, Einladungen zum Interview usw.
  • Reminder / Follow Up Mails
  • Benachrichtigung des HR Managers bei nicht bearbeiten von Bewerbungen
Automatische Änderung der Zuständigkeiten und des zugehörigen Projekts bei Statuswechsel

Natürlich ist der Bewerbungsprozess nur ein kleiner Teil von Human Resources. Danach kommen meist Onboardings, Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Offboardings etc.

Auch diese Prozesse können mit Hilfe von Jira organisiert und digitalisiert werden. In dem Moment, wenn beispielsweise der Bewerber erfolgreich den Bewerbungsprozess durchlaufen hat, wird kann ein Jira Ticket in ein separates Projekt für Onboardings übermittelt werden und bei Bedarf der zuständige Mitarbeiter automatisch gewechselt werden. 

Da das Jira Ticket jetzt in einem anderen Projekt (Onboarding) ist, durchläuft es bzw. der neue Mitarbeiter weitere Schritte im Human Resources Prozess. Auch hier können weitere Automatismen in Jira konfiguriert werden, um bestimmte Prozessschritte zu digitalisieren. 

Weitere mögliche Automatisierungen und Digitalisierungen des HR Prozesses:
Jira Berechtigungsmanagement
Genehmigungsprozesse: Identity Access Management (IAM)

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt die gleichen Rechte und Freigaben in deinem Unternehmen. Neue Mitarbeiter benötigen wahrscheinlich Zugriff auf die wichtigsten Kommunikationstools wie Slack, Email oder CRM System wie HubSpot. Für Mitarbeiter aus dem HR oder Marketing dagegen macht es meist keinen Sinn Freigabe für Tools zur Softwareentwicklung zu haben. 

Oder dein Unternehmen arbeitet in allen Projekten mit Jira und zur Dokumentation in Confluence. Hier können ebenfalls Zugriffsbeschränkungen hinzugefügt werden. 

Mit den konkreten Automatisierungen weiß somit jeder Stakeholder stets, welcher Mitarbeiter welche Freigaben benötigt, ohne dass du auch nur eine E-Mail selber schreiben musst. 

Du möchtest mehr über Identity & Access Management erfahren? Mehr über unsere Lösung zu IAM findest du hier.

Automatische Zeiterfassung mit Jira und Tempo

Ein weiteres essenzielles Tool in vielen Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter um daraus Rückschlüsse auf die Performance zu ziehen und Verbesserungspotenziale identifizieren zu können. Dafür kannst du das Jira Plugin Tempo nutzen und eine automatisierte Zeiterfassung in deinem Unternehmen etablieren.

Weitere Funktionen am Beispiel Onboarding

Als HR Manager hast du natürlich noch weitere Aufgaben beim Onboarding zu erledigen. Neue Mitarbeiter benötigen zum Arbeiten oftmals einen Laptop und anderes Equipment. Deshalb können Jira Tickets so angepasst werden, dass mehrere Abteilungen benachrichtigt werden, sobald sich der Status des Jira Tickets ändert.

In unserem Beispiel erfolgt eine Benachrichtigung an die IT-Abteilung, welche sich damit umgehend an die Bestellung der Hardware machen kann und anschließend Ihr “OK” im Ticket gibt und einen Nachweis über die Bestellung der Hardware anfügt. 

Ein ähnliches Vorgehen ist in diesem Fall für das Berechtigungsmanagement möglich. Mit einer Statusänderung von Jira-Tickets werden automatisch alle beteiligten Stakeholder informiert. Du siehst also, die Möglichkeiten zur Digitalisierung deines Human Resources Prozesses mit Jira bzw. Jira Service Management ist nahezu grenzenlos und kann ganz speziell auf deine Anforderungen zugeschnitten werden.

Digitalisierter Human Resource Prozess in Jira und Kanban Board

HR Workflows in Jira abbilden

Die oben genannten Vorgänge bzw. Prozesse stehen natürlich nicht nur einfach so im Raum, sondern werden in Jira (Service Management) als Workflows abgebildet, welche dann in Form eines Kanban Boards visualisiert werden können. 

Damit kannst du immer den Überblick über alle aktiven Tickets behalten und sicherstellen, dass du keinen neuen Bewerber übersiehst oder im weiteren Onboarding-Prozess wichtige Schritte vergisst. 

Workflows in Jira bieten allerdings noch weitere Vorteile. Zum einen können diese so konfiguriert werden, dass beispielsweise immer alle notwendigen Schritte bearbeitet werden müssen, bevor ein Bewerber / Mitarbeiter im Prozess weiter geht. Denkbar wäre z.B., dass neue Mitarbeiter erst nach Vertragsunterschrift ihr Equipment erhalten dürfen, oder dass Bewerber erst nach einem Telefon-Screening zu einem Termin im Büro eingeladen werden sollen. 

Zusätzlich ist es möglich, dass bei Tickets nur dann eine Statusänderung vorgenommen werden kann (z.B. Onboarding abgeschlossen), wenn all beteiligten Bearbeiter bzw. Abteilungen das Ticket bearbeitet haben. Solche Abhängigkeiten können natürlich flexibel konfiguriert und an bestehende Unternehmensprozesse und Arbeitsweisen angepasst werden.

Datenschutz und Sicherheit im Human Resources Prozess

Personenbezogene Daten und Sicherheit von IT-Systemen zählen für viele Unternehmen nach wie vor zu den wichtigsten Themen in 2021.

Vor allem im Personalbereich wird täglich mit personenbezogenen und privaten Daten (Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung etc.) umgegangen. Diese benötigen einen besonderen Schutz, dürfen unter keinen Umständen geleakt werden und müssen bestimmten rechtlichen Regelungen folgen. 

Mit Jira (Service Management) werden beispielsweise Bewerberdaten automatisch innerhalb der gesetzlichen Pflicht gelöscht und sind somit auch vom Unternehmen nicht mehr einsehbar. Doch auch für aktive Mitarbeiter bietet die Software von Atlassian wichtige Sicherheitsvorkehrungen der IT-Infrastruktur. 

Dadurch, dass Projekte in Jira nur von berechtigten Personen einsehbar sind, können sensible Daten vor unbeteiligten Personen im Unternehmen geschützt werden. 

DSGVO & GDPR Konformität

Viele Unternehmen erhalten Bewerbungen direkt über Ihre eigene Webseite und verwenden dafür Formulare. Mit Jira verwenden wir hierfür den sog. Issue Collector. Die bereitgestellten Daten werden zum einen über ein bereitgestelltes SSL Zertifikat geschützt und zum anderen ist der Jira Issue Collector über eine zusätzliche Stufe (Encryption) abgesichert, welche alle verschickten E-Mails verschlüsselt. Weiterhin werden mit dem Issue Collector keinerlei Cookies bzw. Daten zu Marketingzwecken erhoben. Damit werden alle erhobenen Daten DSGVO und GPDR konform erhoben, gespeichert und gelöscht.

Wie du den Jira Issue Collector zu deiner Webseite hinzufügst, erfährst du in unserem Guide.

Reportings & OKR

Als HR Manager hast du wahrscheinlich des Öfteren mit Reportings und OKRs zu kämpfen, musst in regelmäßigen Meetings deine Ergebnisse vorstellen und Feedbackgespräche mit Mitarbeitern führen. In jedem Fall ist es zeitaufwändig und lästig, manuelle Reportings anzufertigen. Hier kommt wieder das Plugin Tempo zum Einsatz. Damit lassen sich jederzeit automatisch Performance Berichte erstellen, um z.B. nachzuvollziehen von welchem Mitarbeiter wie lange an welchen Aufgaben gearbeitet wird. 

Mit der integrierten Benachrichtigungsfunktion innerhalb von Jira kannst du als HR Manager anschließend direkt Feedback-Meetings erstellen und dich mit den einzelnen Mitarbeitern austauschen und gegebenenfalls gemeinsam eine effizientere Aufgabenverteilung konzipieren.

Integrationen und Plugins: Job Portale, Microsoft Teams, Slack, HubSpot und eigene Website

Zur Vereinfachung der Kommunikation zwischen allen beteiligten Personen ist es möglich Integrationen bzw. Plugins zu Jira (Service Management) hinzuzufügen. Damit kann eine Schnittstelle zu den meist verwendeten Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams oder deinem E-Mail Service eingerichtet werden.

Plugins für externe Tools

Slack für Jira

Mit Slack für Jira wirst du direkt benachrichtigt, wenn beispielsweise eine neue Bewerbung eingeht. Mit dem Plugin kannst du zusätzlich:

  • Personalisierte Benachrichtigungen an dich und deine Channels schicken.
  • Wenn du ein Projekt mit einem Slack-Channel verbunden hast, zeigt ein Jira-Bot automatisch eine Vorschau von Tickets in Slack an, in denen du erwähnt wurdest.
  • /-Befehle verwenden, um Jira Issues in Slack zu verwalten und zu suchen.

Hier gehts zum Plugin:

Microsoft Teams für Jira

Mit dem Microsoft Teams Plugin kannst du ähnlich wie mit der Slack Integration direkt aus der App heraus an deinen Jira Tickets arbeiten oder diese verwalten:

  • Suche nach einem Projekt an dem du arbeiten möchtest
  • Bearbeite Tickets direkt in Slack

Hier gehts zum Plugin: 

Website Integration und E-Mail Benachrichtigung

Jira kann wie oben bereits besprochen ganz einfach über den sogenannten Issue Collector in deiner Webseite integriert werden. Damit werden sämtliche neue Bewerbungen direkt zu einem Projekt in Jira Service Management hinzugefügt. Damit hast du immer alle Bewerbungen direkt an einem Ort und kannst mit den zuvor erstellten Workflows deinen Human Resource Prozess managen und automatisieren. 

Zusätzlich wird wie oben bereits näher erläutert eine automatische Benachrichtigung für jede eingegangene Bewerbung an deine E-Mail Adresse versandt. 

Ein weiterer Vorteil von Bewerbungen mit dem Issue Collector liegt darin, dass keinerlei Accounts von Bewerbern angelegt werden müssen und lediglich einige wenige Formularfragen beantwortet werden müssen. Zusätzlich können Interessierte Ihren Lebenslauf, Zeugnisse oder andere Nachweise direkt der Bewerbung anfügen und mit dem Issue Collector hochladen.

Integration von Job Portalen und Job Börsen

Bei XALT nutzen wir eine direkte, aber innovative Integration von verschiedenen Job Portalen in Jira Service Management. Dazu bedienen wir uns unter Anderem der Jira REST API und übersetzen Bewerbungseingänge direkt in ein Jira Ticket. 

Damit steht der Veröffentlichung von Jobs auf den Job-Plattformen deiner Wahl nichts mehr im Weg. 

HubSpot und andere Tools zur E-Mail Automatisierung

Die Flexibilität von Jira (Service Management) erlaubt es auch andere Tools wie Hubspot direkt in deine Workflows zu integrieren. Über eine einfache E-Mail Automatisierung in Hubspot kannst du beispielsweise Bewerbungen direkt zu Jira weiterleiten lassen und mit deinen HR Prozessen wie gewohnt fortfahren. 

Zusammenfassung

Mit Jira bzw. Jira Service Management kannst du ganz einfach deinen HR Prozess digitalisieren und automatisieren ohne dabei das System wechseln zu müssen. Zusätzlich bietet Jira eine Vielzahl an Integrationen und Plugins mit denen du deine meist genutzten Kommunikationstools integrieren kannst.