Jira Admin todos

Guide: Das sollte jeder neue Jira Software Admin immer tun

Jira Software von Atlassian kann sehr schnell sehr komplex werden. Es gibt unzählige Plugins, Stellschrauben und Einstellungen die du vornehmen kannst um Jira individualisieren. All diese Funktionen und Möglichkeiten führen allerdings auch schnell dazu, dass die Software ziemlich komplex in der Handhabung und Administration wird. Aber keine Angst bzw. “don’t panic”! Wir haben dir hier einen kleinen Guide zusammengestellt, der dir dabei Hilft als Jira Admin so richtig durchzustarten.

User management in Jira
User Management in Jira

1. Admin Rechte nur für Mitarbeiter die wissen, was sie tun

In Jira kann ziemlich schnell ziemlich viel kaputtgehen, wenn man nicht weiß, was man tut. Ändert man beispielsweise den geteilten Workflow in einem Projekt, ist die Gefahr groß, dass andere Projekte davon auch betroffen sind. Dieses Problem kann immer auftreten, wenn die Schemes mit anderen Projekten geteilt werden. Ein typisches und häufig auftretendes Szenario, welches dieses Problemen nochmals verdeutlicht, sind Änderungen an “Issue Types”. Häufig werden diese Schemes für mehrere Projekte als Standard Templates verwendet. Änderungen, oder noch schlimmer das Löschen von Issue Types führt schnell zu den zuvor beschriebenen Bugs. 

Es ist deshalb ratsam, nur Personen Admin Rechte zu geben, die wissen, was sie tun. Allen anderen Usern sollten nur bestimmte Funktionen zugeteilt werden.

Planmäßige Verwaltung von Usern und Gruppen für ein beschleunigtes Berechtigungsmanagement

Jira und Confluence Berechtigungsmanagement

2. Lese die Jira Dokumentation aufmerksam durch

Jira bietet bereits ‘out of the box’ eine riesige Bandbreite an Standardfunktionen, die dir dein Leben als Jira Admin um einiges leichter machen. Greif also am besten zunächst auf die Dokumentation von Atlassian zurück. Diese bietet bereits eine Vielzahl an Tipps und Tricks die du täglich verwenden kannst. 

Wie du Jira in deinen Unternehmen nachhaltig etablierst, erfährst du hier: Guide – Einfache Einführung von Jira Software in deinem Unternehmen

3. Definiere Standards für Workflows & Arbeitsweisen für alle User

Jira eignet sich hervorragend als Kollaboration Tool, um Arbeitsweisen von Teams zu vereinheitlichen. Bevor man demnach Jira auf die Teams loslässt, ist es ratsam sich vorher mit der Arbeitsweise der einzelnen Teams zu beschäftigen. Sofern im Idealfall z.B. alle Teams einen bestimmten Projektprozess einhalten müssen, können diese in das Jira adaptiert werden. So können alle Teams einen gleichen Workflow verwenden, welcher ein Admin vorab als Standard Scheme anlegt und sicherstellt, dass bei der Erzeugung eines neuen Projekts dieses Scheme auch tatsächlich verwendet wird. Die Zuordnung von Standard Schemes lässt sich auf alle Projekte  in Jira umsetzen und bietet den charmanten Vorteil, dass man keine Vielzahl an Schemes administrieren muss und dass weniger Schemes auch eine Verbesserung der Performance mit sich bringt. 

Deshalb sollten bereits im Vorfeld durchgehende Standards für Workflows, Herangehensweisen und Strukturen geschaffen werden. Damit rückt das Große-Ganze wieder in den Mittelpunkt.

→ Digitalisierung und Automatisierung von Jira Prozesse – Mehr erfahren

4. Archiviere abgeschlossene Projekte

Mit der Zeit werden immer mehr und immer neue Projekte in Jira erstellt. Dadurch kann man schnell den Überblick verlieren und bei der Erstellung eines Tickets durcheinander kommen. Es ist immer ratsam, dass zum Abschluss eines Projektes dieses archiviert wird. Dadurch wird zum einen diese Projekte nicht mehr für die Nutzer ersichtlich und zum anderen wird auch hier die Performance der gesamten Jira Instanz verbessert. Wie abgeschlossene Projekte archiviert werden findest du in der Jira Dokumentation

Jira Workflow Schemes
Jira Workflow Schemes

5. Halte die Anzahl an Schemes überschaubar

Fragst du zehn verschiedene Personen aus zehn verschiedenen Abteilungen, wie deren Prozesse aussehen, bekommst du hunderte verschiedene Antworten. Gefühlt hat also jedes Projekt einen anderen anderen Prozess und Herangehensweise. Aus der Perspektive eines Jira-Admin ergibt es Sinn via Workshop die Arbeitsweise der Abteilungen zu analysieren und zu verstehen, mit dem Ziel, eine einheitliche Projektstruktur  (“Gemeinsamer Nenner”) im Jira  zu definieren. Ist das erfolgt, können Projekte mit gleicher Arbeitsweise die gleichen Schemes verwenden und die Abteilungen werden dadurch befähigt z.B. via KANBAN oder SCRUM-Board zusammenarbeiten.

6. Stell sicher, dass die Anzahl an Custom Fields überschaubar bleibt

Ähnlich wie bei Workflows lieben Teams individualisierte Felder. Doch wenn immer neue Custom Fields erstellt werden, verliert man auch hier den Überblick.  Hier solltest du vielmehr darauf achten, dass bereits vorhandene Felder wiederverwendet werden und bei Bedarf in einem neuen Kontext genutzt werden können.

Ein Beispiel: 

Viele Jira Admins übernehmen bestehende Systeme im neuen Job um diese “aufzuräumen”. Bei Übernahme stellte sich dann heraus, dass für ‘Start Date’ und ‘End Date’ 40 verschiedene Iterationen vorhanden waren.

Die folgen davon waren im täglichen Einsatz mehr als sichtbar. So war es beispielsweise nicht mehr möglich alle Issues mit dem Start Datum 01.08.2020 für die Projekte A, B, C etc. anzeigen zu lassen. 

Stelle deshalb sicher, dass existierende Custom Fields wiederverwendet werden. 

Confluence Documentation
Dokumentiere deine Projekte und Herangehensweise in Confluence

7. Dokumentiere deine Herangehensweise

Wie oft hast du dir schon gedacht „Wie wurde dieses Projekt konfiguriert?“ Wahrscheinlich unzählige male. Um sicherzustellen, dass die Herangehensweise einer Konfiguration nicht verloren geht, ist eine umfassende Dokumentation unumgänglich. Hier bietet es sich an eine Dokumentation im Confluence anzufertigen, mit der Möglichkeit, einzelne Projekte mit einem Space (Bereich im Confluence) zu verknüpfen. Dadurch lässt sich eine nachvollziehbare Dokumentation aufbauen. 

Die Bereitstellung von Wissen im Unternehmen ist für Mitarbeiter:innen von essenzieller Bedeutung und führt langfristig zu mehr Knowhow, Professionalität und Produktivität → Erfahre mehr in unserem Artikel zu Wissensmanagement

Jira Board Configuration
Jira Board Konfiguration

8. Boardkonfiguration (KANBAN, SCRUM)

Wann immer es möglich ist, ordne den Status eines Projekts ausschließlich einer Spalte in der Boardkonfiguration zu. Darüber hinaus ist es wichtig darauf zu achten, dass der Name Spalte entweder gleich dem Status ist oder das eine ähnliche Begrifflichkeit gewählt wird. Das erleichtert die Bedienung des Boards für die User, da sofort ersichtlich ist, zu welcher Spalte der entsprechende Status gehört. Ansonsten ist es für User nicht möglich, Issues mit einem einfachen Drag-and-drop zu verschieben, wenn der Ausgangs- und der Zielstatus beide der gleichen Spalte zugeordnet sind. 

9. Setze den Hauptfilter von Kanban bzw. SCRUM Boards richtig ein

Setze den Hauptfilter des Boards immer mit “…ORDER BY Rank ASC” an das Ende. Andernfalls verlierst du die Möglichkeit, die angezeigten Issues vertikal zu ordnen, was für das Backlog-Management essenziell ist und eine nützliche Sache, um die Kontrolle über die Darstellungsreihenfolge der Karten im Board zu haben.

10. Nutze Quick Filter

Setze bei Bedarf Quick Filter, um eine Übersichtlichkeit auf den Boards zu gewährleisten. Man kann für jedes beliebige Feld im Jira via JQL ein Quick Filter in der Boardkonfiguration setzen. Dadurch lässt sich ein überfülltes Board sehr schnell auf die gewünschte Information reduzieren. Sollen z.B. Tickets auf dem Board angezeigt werden, die nur deiner Person  zugeordnet sind, so könnte eine entsprechender Quick Filter “Assignee = X”, oder besser  “Assignee = currentUser()”  aussehen. Mehr Infos zu Quick Filter findest du hier.

Zusammenfassung

Als Jira Admin musst du dich nicht nur darum kümmern, dass das System flüssig und stabil läuft. Du musst sicherstellen, dass das System stets übersichtlich bleibt und dass zudem wohlüberlegte Anpassungen vorgenommen werden. Individualisierungen in Workflows, Projekten und Custom Fields helfen zwar den Teams in Ihrer täglichen Arbeit, erschweren es dir aber das System “sauber” zu halten. 

Du benötigst Unterstützung bei der Verwendung von Jira oder dein Unternehmen möchte das System ganz nach seinen Anforderungen personalisieren? Unsere Atlassian Consultants helfen dir hier gerne weiter. Jetzt Kontakt aufnehmen.

Einführung von Jira

Guide – Wie du Jira in deinem Unternehmen und Team erfolgreich einführst

Es gibt viele Projektmanagementtools auf dem Markt, doch keines davon ist so vielseitig einsetzbar wie Jira. Die Software integriert sich perfekt in gängige Projektmanagementansätze, inklusive der agilen SCRUM Methodik. Jira eignet sich deshalb perfekt für die Softwareentwicklung, es ist jedoch auch für viele weitere Unternehmensbereiche einsetzbar. Eine Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse und eine Zentralisierung der Arbeitsweise fördert die Kollaboration zu bereichsübergreifenden Themen und schafft ein shared understanding für gemeinsame Themen und Projekte. Doch wie mit jedem neuen Tool benötigt jeder Mitarbeiter zunächst eine Einführung von Jira Software bzw. in eine neue Arbeitsweise. Wie du Jira in deinem Unternehmen erfolgreich einführst, erfährst du hier.

Inhalt

  1. Überzeuge deine User
  2. Einführung in agiles Projektmanagement
  3. Die Sprache von Jira verstehen – Begrifflichkeiten und Co.
  4. Jira richtig organisieren
  5. Mit Jira arbeiten

Entfesseln Sie Ihr Jira Potenzial

Jira Consulting

1. Überzeuge deine User

Jeder Mitarbeiter ist anfangs skeptisch und hat jede Menge Fragen. Weshalb benötigen wir ein neues Projektmanagementtool? Welche Vorteile bringt die Software mit sich? Wo sind die Unterschiede zur alten Lösung? Warum sollten wir Jira überhaupt nutzen wollen? Was bringt mir Jira?

Hier ist es wichtig, das Warum und “Was ist für mich drin?” zu verstehen und zu beantworten. Es wird dir dabei helfen, die Einführung von Jira voranzutreiben und damit interne Jira Champions zu gewinnen. So garantierst du eine frühzeitige Unterstützung für die Sache. Überzeugung ist somit einer der wichtigsten Faktoren. 

Jetzt stellst du dir sicher die Frage, wie du diese Aufgabe am besten bewältigst. Dabei solltest du dich vor allem darauf konzentrieren, deinen Mitarbeitern:innen zu vermitteln, warum Jira eingesetzt wird und welchen Mehrwert (z.B. durch Features oder Benefits) die Software mit sich bringt. Die Benefits können zum Beispiel Zeitersparnis, digitalisierte und automatisierte Prozesse oder eine verbesserte Produktivität sein. Ist dein Unternehmen zudem in der Softwareentwicklung tätig, kannst du auf die Synergien von Jira mit agilen Methoden wie SCRUM eingehen.

Kanban und SCRUM in Jira

2. Einführung in agiles Projektmanagement

Man könnte fast sagen, Agile ist Jira und Jira ist Agile. Jira bietet alles, was du benötigst, um agiles Projektmanagement in dein Unternehmen einzuführen (wenn du es nicht sogar schon getan hast).

Was ist “Agile”?

Agile ist ein Prozess des Projektmanagements und der Softwareentwicklung, der Teams dabei hilft, Kunden schneller und mit weniger Fehlern einen Mehrwert zu liefern. Agile ist ein iterativer Ansatz, der Teams dabei unterstützt, Arbeit in kleinen, aber umsetzbaren Einheiten umzusetzen. Anforderungen, Pläne und Ergebnisse werden kontinuierlich evaluiert, sodass Teams leicht auf Veränderungen reagieren können.

➞ Mehr über Agile erfährst du hier


Im agilen Projektmanagement wird dabei meist auf zwei Frameworks zurückgegriffen. Kanban und SCRUM. Beide bieten eine Reihe von Vorteilen in der Abwicklung und Durchführung von Aufgaben.

SCRUM Board und Backlog in Jira

SCRUM

SCRUM eignet sich hervorragend für die Softwareentwicklung. Das hat den Vorteil, dass hier strukturiert in einer Serie von zeitlich festgelegten Iterationen (Sprints / Arbeitspakete) ein Projekt abgewickelt werden kann. In jedem Sprint werden die in der Sprintplanung definierten Aufgaben abgearbeitet und die Tickets in täglichen Stand-ups besprochen. Hier geht es darum, herauszufinden woran jeder arbeitet und um alle möglichen Probleme (Blocker) zu identifizieren, die die Fertigstellung einer Aufgabe im Zeitrahmen des Sprints verhindern könnten. 

Kanban Board in Jira

Kanban

Im Kanban Framework wird, anders als bei SCRUM, auf eine kontinuierliche Veröffentlichung von Arbeitspaketen / Aufgaben (Tickets) geachtet. Zudem kann jederzeit eingesehen werden, welchen Status ein Ticket hat (z.B. Todo, In Progress, Done). Ein wesentlicher Bestandteil von Kanban ist es, den “Work in Progress (WIP)” zu begrenzen. Die Begrenzung des Work-in-Progress erlaubt es, Engpässe im Workflow schneller zu erkennen und zu beseitigen. Kanban eignet sich dabei hervorragend für Teams, die nicht in der Softwareentwicklung angesiedelt sind (z.B. Marketing, Design, Sales etc.)

Eine Einführung von Jira bedeutet auch, agile Methoden zu nutzen und zu verinnerlichen. 

Die Frage, die sich zuletzt noch stellt, ist, warum Agile einführen?

Agile hat einige Benefits, die nur schwer zu vernachlässigen sind. Ein wesentlicher Punkt ist, dass Agile eine Brücke zwischen Entwicklung und Business schlägt

Beispiel: 

Die Geschäftsführung hat entschieden, dass ein neues Intranet entwickelt werden soll. Die Neuentwicklung hat Auswirkungen auf mehrere Geschäftsbereiche und Teams. Neben der Entwicklung sind IT-Infrastruktur, Marketing & Kommunikation und Design am Projekt beteiligt. Zudem hat die Finanzabteilung ein Auge auf die Entwicklungskosten geworfen. 

Die beteiligten Stakeholder benötigen deshalb ein Tool und Framework, um das Projekt abzuwickeln. So können in Jira mehrere Teams an einem Projekt mit unterschiedlichen Frameworks arbeiten. Marketing, Design etc. mit Hilfe von Kanban Boards. Entwicklung und Infrastruktur mit SCRUM. 

3. Die Sprache von Jira verstehen – Begrifflichkeiten und Co.

Begrifflichkeiten

Jira Begriffe und Aufbau

Mit jedem neuen Tool werden auch neue Begriffe in ein Unternehmen eingeführt. Jedoch ist vor allem anfangs nicht immer leicht, daraus schlau zu werden. Bei der Einführung von Jira solltest du deshalb unbedingt sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter:in die neuen Begriffe und Ticketstruktur versteht und verinnerlicht. 

  • Jira Issues: Arbeitspakete bzw. Tasks jeder Größe, stellen ein fundamentales Element von Jira dar und gibt es in verschiedenen Typen (z.B. Story, Epic, Task oder Bug)
  • Boards: Eine visuelle Veranschaulichung aller aktiven Issues
  • Projekte: Diese bestehen aus einer Ansammlung von Issues mit dem gleichen inhaltlichen Bezug und Workflow.

Die Terminologie in Jira kann Teilweise schon etwas überwältigend sein.

Deshalb hier ein Beispiel:

Es soll eine neue Unternehmenswebseite entwickelt werden (das Projekt). Zu dem Projekt gehören dann mehrere größere Projektschritte wie Inhalte, Webseitenumgebung und Design. Dies sind dann die sog. Epics. Innerhalb der Epics gibt es dann weitere individuelle Tasks. Für das Epic Inhalte können dies dann Texte und Grafiken sein. Für die Umgebung, der Einkauf eines Servers. Innerhalb der Tasks kann es wiederum vorkommen, dass weitere Unteraufgaben benötigt werden, wie Texte für Home, Produkte oder Leistungen. 

Wie du letztendlich diese Aufgaben unterteilst, bleibt natürlich dir überlassen und fällt je nach Projekt unterschiedlich aus.

Workflows

Jira Workflows

Wie bereits angesprochen werden im agilen Projektmanagement, Arbeitsschritte durch Workflows abgebildet. Ein Workflow ist sozusagen ein Zyklus den Issues durchlaufen. Dabei repräsentiert jeder Schritt im Workflow einen bestimmten Status. Anfänglich wird der Status als “To Do” deklariert. Erst, wenn du anfängst das Ticket zu bearbeiten, rutscht es in “In Progress”. Wenn du den Task beendet hast, schiebst du es in “Done”. 

4. Jira richtig organisieren

Um Jira richtig organisieren zu können, muss zunächst die Terminologie verstanden werden. Anschließend kannst du loslegen und Jira ganz nach den Anforderungen deines Unternehmens (oder auch einzelnen Teams) zu konfigurieren. 

Labels, Komponenten & Versionen

Mit immer mehr Tickets, Issues und Projekten kann auch Jira immer unübersichtlicher werden. Um dann den Überblick nicht zu verlieren, bietet Jira eine weitere Organisationsebene. Dies sind Labels, Komponenten und Versionen. Damit steigt die Auffindbarkeit deiner Tickets / Issues in Jira und verfeinert die Suche. 

  • Labels: Stell dir Labels als Tags vor. Sie können dir helfen, Themen zu kategorisieren und zu suchen und haben außerdem den Vorteil, dass du mehrere Labels pro Thema verwenden kannst.
  • Komponenten: Komponenten sind Untersektionen von Projekten. Sie gliedern ein Projekt also lediglich weitere kleinere Teile auf.
  • Versionen: Versionen sind bestimmte Zeitpunkte in einem Projekt. Sie helfen dir vor allem dabei, Meilensteine zu definieren.

Zugriffsberechtigungen und User-Rollen

In Jira kannst du jedem User unterschiedliche Rollen zuweisen (und mehrere). Jede dieser Rollen hat bestimmte Rechte. Allerdings solltest du unbedingt darauf achten, dass nicht jeder Anwender vollen Zugriff auf alle Funktionen von Jira hat. Erteile bestimmte Rechte nur System-Administratoren. Andernfalls macht irgendwann jeder was er will und es werden ganz bunt unzählige verschiedene Elemente erstellt. Letztendlich macht dies das System schwerfällig und unübersichtlich. Bei der Einführung von Jira solltest du unbedingt darauf achten, dass jeder User seine Rolle versteht.

Mit der richtigen Konfiguration der User-Rollen verhinderst du dies. Solltest du mehr über User-Rollen, Zugriffsmöglichkeiten und Rechte wissen wollen, unsere Lösung für ‘Identity und Access Management’ hilf dir dabei User mit den passenden Rollen auszustatten.

➞ So kannst du User Berechtigungen automatisieren: XALT IAM

Mit Jira arbeiten

5. Mit Jira arbeiten

Man sagt ja Vorbereitung sei die halbe Miete und im Fall von Jira stimmt das sogar. Das Erstellen Issues (Tickets) ist einfach zu verstehen. User müssen lediglich darauf achten, dass der korrekte Issue-Typ verwendet und das Ticket im zutreffenden Projekt erstellt wird. 

User sollten den Issues einen deutlichen Titel geben und in jedem Fall eine kurze Beschreibung hinzufügen was erreicht werden soll. Zusätzlich können Issues in der Ticketerstellung priorisiert werden, um die Wichtigkeit des Tasks zu vermitteln.

Ist das Ticket einmal erstellt, findest du es im Backlog des jeweiligen Projekts wieder und kannst bei Bedarf den Status auf “To Do” setzen. 

Kollaboration 

Ein weiteres wichtiges Tool zum Arbeiten mit Jira ist die Kommentarfunktion. Durch @mentioning kannst du deine Teammitglieder auf ein bestimmtes Problem aufmerksam machen und viele Unterhaltungen aus isolierten Bereichen wie E-Mail und Chat herauslösen, um die jeweilige Kommunikation transparent und kontextbezogen in dem zugehörigen Issue zu führen. Es ist genau so, als würdest du jemanden auf Facebook erwähnen, aber auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass deine Teammitglieder benachrichtigt werden. 

Zusammenfassung

Jira bietet als Projektmanagementtool unzählig viele Funktionen und Personalisierungsmöglichkeiten. Damit dein Team von Anfang an mit der Software arbeiten kann, liegt es an dir (ein Jira Champion) es davon zu überzeugen. Das gelingt dir aber nur, wenn du bei der Einführung von Jira  alle Vorteile bestmöglich aufzeigst und Vorbehalte aus dem Weg räumst. Du solltest deshalb unbedingt dafür sorgen, dass jeder die Jira Begriffe versteht und verinnerlicht. Stelle außerdem sicher, dass User-Rollen sich voneinander unterscheiden und mit bestimmten Rechten ausgestattet sind.

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