Guide – Wie du Jira in deinem Unternehmen und Team erfolgreich einführst

Einführung von Jira

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Es gibt viele Projektmanagementtools auf dem Markt, doch keines davon ist so vielseitig einsetzbar wie Jira. Die Software integriert sich perfekt in gängige Projektmanagementansätze, inklusive der agilen SCRUM Methodik. Jira eignet sich deshalb perfekt für die Softwareentwicklung, es ist jedoch auch für viele weitere Unternehmensbereiche einsetzbar. Eine Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse und eine Zentralisierung der Arbeitsweise fördert die Kollaboration zu bereichsübergreifenden Themen und schafft ein shared understanding für gemeinsame Themen und Projekte. Doch wie mit jedem neuen Tool benötigt jeder Mitarbeiter zunächst eine Einführung von Jira Software bzw. in eine neue Arbeitsweise. Wie du Jira in deinem Unternehmen erfolgreich einführst, erfährst du hier.

Inhalt

  1. Überzeuge deine User
  2. Einführung in agiles Projektmanagement
  3. Die Sprache von Jira verstehen – Begrifflichkeiten und Co.
  4. Jira richtig organisieren
  5. Mit Jira arbeiten

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1. Überzeuge deine User

Jeder Mitarbeiter ist anfangs skeptisch und hat jede Menge Fragen. Weshalb benötigen wir ein neues Projektmanagementtool? Welche Vorteile bringt die Software mit sich? Wo sind die Unterschiede zur alten Lösung? Warum sollten wir Jira überhaupt nutzen wollen? Was bringt mir Jira?

Hier ist es wichtig, das Warum und “Was ist für mich drin?” zu verstehen und zu beantworten. Es wird dir dabei helfen, die Einführung von Jira voranzutreiben und damit interne Jira Champions zu gewinnen. So garantierst du eine frühzeitige Unterstützung für die Sache. Überzeugung ist somit einer der wichtigsten Faktoren. 

Jetzt stellst du dir sicher die Frage, wie du diese Aufgabe am besten bewältigst. Dabei solltest du dich vor allem darauf konzentrieren, deinen Mitarbeitern:innen zu vermitteln, warum Jira eingesetzt wird und welchen Mehrwert (z.B. durch Features oder Benefits) die Software mit sich bringt. Die Benefits können zum Beispiel Zeitersparnis, digitalisierte und automatisierte Prozesse oder eine verbesserte Produktivität sein. Ist dein Unternehmen zudem in der Softwareentwicklung tätig, kannst du auf die Synergien von Jira mit agilen Methoden wie SCRUM eingehen.

Kanban und SCRUM in Jira

2. Einführung in agiles Projektmanagement

Man könnte fast sagen, Agile ist Jira und Jira ist Agile. Jira bietet alles, was du benötigst, um agiles Projektmanagement in dein Unternehmen einzuführen (wenn du es nicht sogar schon getan hast).

Was ist “Agile”?

Agile ist ein Prozess des Projektmanagements und der Softwareentwicklung, der Teams dabei hilft, Kunden schneller und mit weniger Fehlern einen Mehrwert zu liefern. Agile ist ein iterativer Ansatz, der Teams dabei unterstützt, Arbeit in kleinen, aber umsetzbaren Einheiten umzusetzen. Anforderungen, Pläne und Ergebnisse werden kontinuierlich evaluiert, sodass Teams leicht auf Veränderungen reagieren können.

➞ Mehr über Agile erfährst du hier


Im agilen Projektmanagement wird dabei meist auf zwei Frameworks zurückgegriffen. Kanban und SCRUM. Beide bieten eine Reihe von Vorteilen in der Abwicklung und Durchführung von Aufgaben.

SCRUM Board und Backlog in Jira

SCRUM

SCRUM eignet sich hervorragend für die Softwareentwicklung. Das hat den Vorteil, dass hier strukturiert in einer Serie von zeitlich festgelegten Iterationen (Sprints / Arbeitspakete) ein Projekt abgewickelt werden kann. In jedem Sprint werden die in der Sprintplanung definierten Aufgaben abgearbeitet und die Tickets in täglichen Stand-ups besprochen. Hier geht es darum, herauszufinden woran jeder arbeitet und um alle möglichen Probleme (Blocker) zu identifizieren, die die Fertigstellung einer Aufgabe im Zeitrahmen des Sprints verhindern könnten. 

Kanban Board in Jira

Kanban

Im Kanban Framework wird, anders als bei SCRUM, auf eine kontinuierliche Veröffentlichung von Arbeitspaketen / Aufgaben (Tickets) geachtet. Zudem kann jederzeit eingesehen werden, welchen Status ein Ticket hat (z.B. Todo, In Progress, Done). Ein wesentlicher Bestandteil von Kanban ist es, den „Work in Progress (WIP)“ zu begrenzen. Die Begrenzung des Work-in-Progress erlaubt es, Engpässe im Workflow schneller zu erkennen und zu beseitigen. Kanban eignet sich dabei hervorragend für Teams, die nicht in der Softwareentwicklung angesiedelt sind (z.B. Marketing, Design, Sales etc.)

Eine Einführung von Jira bedeutet auch, agile Methoden zu nutzen und zu verinnerlichen. 

Die Frage, die sich zuletzt noch stellt, ist, warum Agile einführen?

Agile hat einige Benefits, die nur schwer zu vernachlässigen sind. Ein wesentlicher Punkt ist, dass Agile eine Brücke zwischen Entwicklung und Business schlägt

Beispiel: 

Die Geschäftsführung hat entschieden, dass ein neues Intranet entwickelt werden soll. Die Neuentwicklung hat Auswirkungen auf mehrere Geschäftsbereiche und Teams. Neben der Entwicklung sind IT-Infrastruktur, Marketing & Kommunikation und Design am Projekt beteiligt. Zudem hat die Finanzabteilung ein Auge auf die Entwicklungskosten geworfen. 

Die beteiligten Stakeholder benötigen deshalb ein Tool und Framework, um das Projekt abzuwickeln. So können in Jira mehrere Teams an einem Projekt mit unterschiedlichen Frameworks arbeiten. Marketing, Design etc. mit Hilfe von Kanban Boards. Entwicklung und Infrastruktur mit SCRUM. 

3. Die Sprache von Jira verstehen – Begrifflichkeiten und Co.

Begrifflichkeiten

Jira Begriffe und Aufbau

Mit jedem neuen Tool werden auch neue Begriffe in ein Unternehmen eingeführt. Jedoch ist vor allem anfangs nicht immer leicht, daraus schlau zu werden. Bei der Einführung von Jira solltest du deshalb unbedingt sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter:in die neuen Begriffe und Ticketstruktur versteht und verinnerlicht. 

  • Jira Issues: Arbeitspakete bzw. Tasks jeder Größe, stellen ein fundamentales Element von Jira dar und gibt es in verschiedenen Typen (z.B. Story, Epic, Task oder Bug)
  • Boards: Eine visuelle Veranschaulichung aller aktiven Issues
  • Projekte: Diese bestehen aus einer Ansammlung von Issues mit dem gleichen inhaltlichen Bezug und Workflow.

Die Terminologie in Jira kann Teilweise schon etwas überwältigend sein.

Deshalb hier ein Beispiel:

Es soll eine neue Unternehmenswebseite entwickelt werden (das Projekt). Zu dem Projekt gehören dann mehrere größere Projektschritte wie Inhalte, Webseitenumgebung und Design. Dies sind dann die sog. Epics. Innerhalb der Epics gibt es dann weitere individuelle Tasks. Für das Epic Inhalte können dies dann Texte und Grafiken sein. Für die Umgebung, der Einkauf eines Servers. Innerhalb der Tasks kann es wiederum vorkommen, dass weitere Unteraufgaben benötigt werden, wie Texte für Home, Produkte oder Leistungen. 

Wie du letztendlich diese Aufgaben unterteilst, bleibt natürlich dir überlassen und fällt je nach Projekt unterschiedlich aus.

Workflows

Jira Workflows

Wie bereits angesprochen werden im agilen Projektmanagement, Arbeitsschritte durch Workflows abgebildet. Ein Workflow ist sozusagen ein Zyklus den Issues durchlaufen. Dabei repräsentiert jeder Schritt im Workflow einen bestimmten Status. Anfänglich wird der Status als „To Do“ deklariert. Erst, wenn du anfängst das Ticket zu bearbeiten, rutscht es in “In Progress”. Wenn du den Task beendet hast, schiebst du es in “Done”. 

4. Jira richtig organisieren

Um Jira richtig organisieren zu können, muss zunächst die Terminologie verstanden werden. Anschließend kannst du loslegen und Jira ganz nach den Anforderungen deines Unternehmens (oder auch einzelnen Teams) zu konfigurieren. 

Labels, Komponenten & Versionen

Mit immer mehr Tickets, Issues und Projekten kann auch Jira immer unübersichtlicher werden. Um dann den Überblick nicht zu verlieren, bietet Jira eine weitere Organisationsebene. Dies sind Labels, Komponenten und Versionen. Damit steigt die Auffindbarkeit deiner Tickets / Issues in Jira und verfeinert die Suche. 

  • Labels: Stell dir Labels als Tags vor. Sie können dir helfen, Themen zu kategorisieren und zu suchen und haben außerdem den Vorteil, dass du mehrere Labels pro Thema verwenden kannst.
  • Komponenten: Komponenten sind Untersektionen von Projekten. Sie gliedern ein Projekt also lediglich weitere kleinere Teile auf.
  • Versionen: Versionen sind bestimmte Zeitpunkte in einem Projekt. Sie helfen dir vor allem dabei, Meilensteine zu definieren.

Zugriffsberechtigungen und User-Rollen

In Jira kannst du jedem User unterschiedliche Rollen zuweisen (und mehrere). Jede dieser Rollen hat bestimmte Rechte. Allerdings solltest du unbedingt darauf achten, dass nicht jeder Anwender vollen Zugriff auf alle Funktionen von Jira hat. Erteile bestimmte Rechte nur System-Administratoren. Andernfalls macht irgendwann jeder was er will und es werden ganz bunt unzählige verschiedene Elemente erstellt. Letztendlich macht dies das System schwerfällig und unübersichtlich. Bei der Einführung von Jira solltest du unbedingt darauf achten, dass jeder User seine Rolle versteht.

Mit der richtigen Konfiguration der User-Rollen verhinderst du dies. Solltest du mehr über User-Rollen, Zugriffsmöglichkeiten und Rechte wissen wollen, unsere Lösung für ‘Identity und Access Management’ hilf dir dabei User mit den passenden Rollen auszustatten.

➞ So kannst du User Berechtigungen automatisieren: XALT IAM

Mit Jira arbeiten

5. Mit Jira arbeiten

Man sagt ja Vorbereitung sei die halbe Miete und im Fall von Jira stimmt das sogar. Das Erstellen Issues (Tickets) ist einfach zu verstehen. User müssen lediglich darauf achten, dass der korrekte Issue-Typ verwendet und das Ticket im zutreffenden Projekt erstellt wird. 

User sollten den Issues einen deutlichen Titel geben und in jedem Fall eine kurze Beschreibung hinzufügen was erreicht werden soll. Zusätzlich können Issues in der Ticketerstellung priorisiert werden, um die Wichtigkeit des Tasks zu vermitteln.

Ist das Ticket einmal erstellt, findest du es im Backlog des jeweiligen Projekts wieder und kannst bei Bedarf den Status auf “To Do” setzen. 

Kollaboration 

Ein weiteres wichtiges Tool zum Arbeiten mit Jira ist die Kommentarfunktion. Durch @mentioning kannst du deine Teammitglieder auf ein bestimmtes Problem aufmerksam machen und viele Unterhaltungen aus isolierten Bereichen wie E-Mail und Chat herauslösen, um die jeweilige Kommunikation transparent und kontextbezogen in dem zugehörigen Issue zu führen. Es ist genau so, als würdest du jemanden auf Facebook erwähnen, aber auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass deine Teammitglieder benachrichtigt werden. 

Zusammenfassung

Jira bietet als Projektmanagementtool unzählig viele Funktionen und Personalisierungsmöglichkeiten. Damit dein Team von Anfang an mit der Software arbeiten kann, liegt es an dir (ein Jira Champion) es davon zu überzeugen. Das gelingt dir aber nur, wenn du bei der Einführung von Jira  alle Vorteile bestmöglich aufzeigst und Vorbehalte aus dem Weg räumst. Du solltest deshalb unbedingt dafür sorgen, dass jeder die Jira Begriffe versteht und verinnerlicht. Stelle außerdem sicher, dass User-Rollen sich voneinander unterscheiden und mit bestimmten Rechten ausgestattet sind.

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