Die Einführung eines neuen Intranets kann eine spannende Zeit für dein Unternehmen sein. Sie kann aber auch entmutigend sein, denn sie bedeutet eine erhebliche Veränderung der Arbeitsweise deines Unternehmens. Dennoch gibt es ein paar wichtige Dinge, die du tun kannst, um dein Unternehmen für das neue Intranet zu begeistern, an Bord zu holen und den Intranet Rollout so einfach wie möglich zu machen.
Alle in deinem Unternehmen auf die Veränderung einstimmen
Um den Erfolg deines Intranet-Rollout zu gewährleisten, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter deines Unternehmens mit an Bord sind und sich für die Veränderung begeistern. Hier sind ein paar Gründe dafür:
Bessere Akzeptanz und Nutzung
Wenn alle das neue System kennen und bereit sind, es zu nutzen, wird das Intranet mit größerer Wahrscheinlichkeit angenommen. Das kann verschiedene Vorteile für dein Unternehmen haben, z. B:
- Bessere Zusammenarbeit: Ein gut angenommenes Intranet kann es Mitarbeitern erleichtern, Informationen, Dokumente und andere Ressourcen auszutauschen. Dies kann die Zusammenarbeit und Koordination innerhalb deines Teams verbessern.
- Verbesserte Kommunikation: Ein weit verbreitetes Intranet kann es den Teammitgliedern erleichtern, miteinander zu kommunizieren, sei es über Instant Messaging, Gruppenchats, E-Mails oder tools wie Slack oder MS Teams. Dies kann die Kommunikation verbessern und den Bedarf an persönlichen Meetings verringern.
- Verbesserter Zugang zu Informationen: Ein weit verbreitetes Intranet kann es Teammitgliedern erleichtern, auf die Informationen und Ressourcen zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität und Effizienz zu steigern.
- Bessere Organisation von Projekten und Aufgaben: Ein weit verbreitetes Intranet kann es den Teammitgliedern erleichtern, ihre Projekte und Aufgaben zu organisieren und zu verwalten. Dies kann dazu beitragen, die Gesamtorganisation deines Unternehmens zu verbessern, was wiederum zu besseren Ergebnissen führt.
Geringerer Widerstand gegen Veränderungen
Wenn die Mitarbeiter an der Planung und Umsetzung des neuen Systems beteiligt sind, wird der Widerstand gegen Veränderungen wahrscheinlich geringer sein. Das kann mehrere Vorteile für dein Unternehmen haben, z. B:
- Reibungslosere Umstellung: Wenn die Mitarbeiter auf die Veränderung vorbereitet und in den Planungs- und Umsetzungsprozess eingebunden sind, verläuft die Umstellung auf das neue Intranet wahrscheinlich reibungsloser. Dadurch werden Unterbrechungen minimiert und dein Team kann sich auf seine Arbeit konzentrieren.
- Bessere Akzeptanz und Nutzung: Wenn die Mitarbeiter begeistert sind und in den Erfolg des neuen Intranets investieren, werden sie es eher annehmen und nutzen. Dies trägt dazu bei, dass das neue System auf breiter Basis angenommen wird, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität innerhalb deines Teams führen kann.
Gesteigerte Akzeptanz und Begeisterung
Die Einbindung deiner wichtigsten Stakeholder in den Planungs- und Umsetzungsprozess kann die Akzeptanz und die Begeisterung für das neue System erhöhen, was zu einer besseren Akzeptanz und Nutzung des neuen Systems führt. Wenn die Mitarbeiter in den Planungs- und Umsetzungsprozess einbezogen werden, ist es außerdem wahrscheinlicher, dass sie sich für den Erfolg des neuen Systems einsetzen. Das kann mehrere Vorteile für dein Team haben, z. B:
- Stärkere Unterstützung für das neue System: Wenn die Mitarbeiter in den Erfolg des neuen Intranets einbezogen werden, sind sie eher bereit, andere bei der Nutzung des Systems zu unterstützen und ihnen zu helfen. So kann sichergestellt werden, dass alle schnell und einfach mit dem System arbeiten können.
Kommuniziere die Vorteile deines Intranets
Zuallererst ist es wichtig, deinem Unternehmen die Vorteile des neuen Intranets zu vermitteln. Dazu gehören z. B. eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation, ein leichterer Zugang zu Unternehmensressourcen und -informationen sowie eine bessere Organisation von Projekten und Aufgaben. Stelle sicher, dass du hervorhebst, wie das Intranet den Arbeitsalltag deines Teams zugänglicher und effizienter machen wird.
Biete Schulungen und Unterstützung an
Als Nächstes musst du sicherstellen, dass dein Team die nötige Schulung und Unterstützung erhält, um mit dem neuen Intranet arbeiten zu können. Dazu gehören Einführungsveranstaltungen, Schulungsunterlagen und laufende Unterstützung durch die IT-Abteilung oder andere Teammitglieder, die mehr Erfahrung mit dem neuen System haben.
Sei geduldig
Sei geduldig und verständnisvoll, während sich dein Team an das neue Intranet gewöhnt. Veränderungen können schwierig sein, und es kann dauern, bis sich dein Team an das neue System gewöhnt hat. Unterstütze und ermutige dein Team kontinuierlich und sei offen für Feedback und Verbesserungsvorschläge.
Damit alle Stakeholder bei deinem Intranet Rollout mitmachen, kommt es auf Kommunikation, Schulung und Unterstützung an. Indem du alle beteiligten Personen über die Vorteile des neuen Systems aufklärst, ihm die Werkzeuge und Ressourcen zur Verfügung stellst, die es braucht, um erfolgreich zu sein, und es in den Planungs- und Implementierungsprozess einbeziehst, kannst du sicherstellen, dass dein Intranet Rollout ein Erfolg wird.
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