Intranet rollout

Intranet Rollout: So überzeugen Sie alle Mitarbeiter

von mit Kein Kommentar Atlassian

Die Einführung eines neuen Intranets kann eine spannende Zeit für dein Unternehmen sein. Sie kann aber auch entmutigend sein, denn sie bedeutet eine erhebliche Veränderung der Arbeitsweise deines Unternehmens. Dennoch gibt es ein paar wichtige Dinge, die du tun kannst, um dein Unternehmen für das neue Intranet zu begeistern, an Bord zu holen und den Intranet Rollout so einfach wie möglich zu machen.

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Alle in deinem Unternehmen auf die Veränderung einstimmen

Um den Erfolg deines Intranet-Rollout zu gewährleisten, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter deines Unternehmens mit an Bord sind und sich für die Veränderung begeistern. Hier sind ein paar Gründe dafür:

Bessere Akzeptanz und Nutzung

Wenn alle das neue System kennen und bereit sind, es zu nutzen, wird das Intranet mit größerer Wahrscheinlichkeit angenommen. Das kann verschiedene Vorteile für dein Unternehmen haben, z. B:

  • Bessere Zusammenarbeit: Ein gut angenommenes Intranet kann es Mitarbeitern erleichtern, Informationen, Dokumente und andere Ressourcen auszutauschen. Dies kann die Zusammenarbeit und Koordination innerhalb deines Teams verbessern.
  • Verbesserte Kommunikation: Ein weit verbreitetes Intranet kann es den Teammitgliedern erleichtern, miteinander zu kommunizieren, sei es über Instant Messaging, Gruppenchats, E-Mails oder tools wie Slack oder MS Teams. Dies kann die Kommunikation verbessern und den Bedarf an persönlichen Meetings verringern.
  • Verbesserter Zugang zu Informationen: Ein weit verbreitetes Intranet kann es Teammitgliedern erleichtern, auf die Informationen und Ressourcen zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität und Effizienz zu steigern.
  • Bessere Organisation von Projekten und Aufgaben: Ein weit verbreitetes Intranet kann es den Teammitgliedern erleichtern, ihre Projekte und Aufgaben zu organisieren und zu verwalten. Dies kann dazu beitragen, die Gesamtorganisation deines Unternehmens zu verbessern, was wiederum zu besseren Ergebnissen führt.

Geringerer Widerstand gegen Veränderungen

Wenn die Mitarbeiter an der Planung und Umsetzung des neuen Systems beteiligt sind, wird der Widerstand gegen Veränderungen wahrscheinlich geringer sein. Das kann mehrere Vorteile für dein Unternehmen haben, z. B:

  • Reibungslosere Umstellung: Wenn die Mitarbeiter auf die Veränderung vorbereitet und in den Planungs- und Umsetzungsprozess eingebunden sind, verläuft die Umstellung auf das neue Intranet wahrscheinlich reibungsloser. Dadurch werden Unterbrechungen minimiert und dein Team kann sich auf seine Arbeit konzentrieren.
  • Bessere Akzeptanz und Nutzung: Wenn die Mitarbeiter begeistert sind und in den Erfolg des neuen Intranets investieren, werden sie es eher annehmen und nutzen. Dies trägt dazu bei, dass das neue System auf breiter Basis angenommen wird, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität innerhalb deines Teams führen kann.

Gesteigerte Akzeptanz und Begeisterung

Die Einbindung deiner wichtigsten Stakeholder in den Planungs- und Umsetzungsprozess kann die Akzeptanz und die Begeisterung für das neue System erhöhen, was zu einer besseren Akzeptanz und Nutzung des neuen Systems führt. Wenn die Mitarbeiter in den Planungs- und Umsetzungsprozess einbezogen werden, ist es außerdem wahrscheinlicher, dass sie sich für den Erfolg des neuen Systems einsetzen. Das kann mehrere Vorteile für dein Team haben, z. B:

  • Stärkere Unterstützung für das neue System: Wenn die Mitarbeiter in den Erfolg des neuen Intranets einbezogen werden, sind sie eher bereit, andere bei der Nutzung des Systems zu unterstützen und ihnen zu helfen. So kann sichergestellt werden, dass alle schnell und einfach mit dem System arbeiten können.

Kommuniziere die Vorteile deines Intranets

Zuallererst ist es wichtig, deinem Unternehmen die Vorteile des neuen Intranets zu vermitteln. Dazu gehören z. B. eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation, ein leichterer Zugang zu Unternehmensressourcen und -informationen sowie eine bessere Organisation von Projekten und Aufgaben. Stelle sicher, dass du hervorhebst, wie das Intranet den Arbeitsalltag deines Teams zugänglicher und effizienter machen wird.

Biete Schulungen und Unterstützung an

Als Nächstes musst du sicherstellen, dass dein Team die nötige Schulung und Unterstützung erhält, um mit dem neuen Intranet arbeiten zu können. Dazu gehören Einführungsveranstaltungen, Schulungsunterlagen und laufende Unterstützung durch die IT-Abteilung oder andere Teammitglieder, die mehr Erfahrung mit dem neuen System haben.

Sei geduldig

Sei geduldig und verständnisvoll, während sich dein Team an das neue Intranet gewöhnt. Veränderungen können schwierig sein, und es kann dauern, bis sich dein Team an das neue System gewöhnt hat. Unterstütze und ermutige dein Team kontinuierlich und sei offen für Feedback und Verbesserungsvorschläge.

Damit alle Stakeholder bei deinem Intranet Rollout mitmachen, kommt es auf Kommunikation, Schulung und Unterstützung an. Indem du alle beteiligten Personen über die Vorteile des neuen Systems aufklärst, ihm die Werkzeuge und Ressourcen zur Verfügung stellst, die es braucht, um erfolgreich zu sein, und es in den Planungs- und Implementierungsprozess einbeziehst, kannst du sicherstellen, dass dein Intranet Rollout ein Erfolg wird.

Du bist noch auf der Suche nach der richtigen Intranet-Lösung für dein Unternehmen? In diesem Artikel findest du eine Übersicht über die besten Lösungen auf dem Markt: Die 4 besten Social Intranet Lösungen im Vergleich.

Social Intranet Corporate Intranet Solution Comparison

Die 4 besten Social Intranet Lösungen im Vergleich

von mit Kein Kommentar Atlassian

Früher hatten oft nur große Unternehmen ein Intranet. Heutzutage, in der Zeit von Hybrid und Remote Work Modellen dagegen setzen immer mehr Kleine und Mittelständische Unternehmen auf solche Tools um mit Ihren Mitarbeitern weltweit und zu jederzeit kommunizieren zu können. In diesem Artikel zeigen wir euch, was ein Intranet ist, welche Arten von Intranet es gibt und was die 4 besten Corporate bzw. Social Intranet Software-Lösungen sind. Und vor allem welchen Nutzen Ihr für eurer Unternehmen daraus ziehen könnt.

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Was ist ein Intranet?

Firmenintranets sind private, interne Netzwerke innerhalb des Unternehmens. Mit einer solchen Software kannst du kommunizieren und – zugeschnitten auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen, Teams oder des gesamten Unternehmens – zusammenarbeiten. In Zeiten, in denen offene Kommunikation und flache Hierarchien zur Norm werden, gewinnt das Intranet (Inter-Software) zunehmend an Bedeutung. Ein Intranet wurde in der Vergangenheit vor allem für die Bekanntgabe von Informationen aus den Führungspositionen genutzt. Anders ausgedrückt: Es gibt einen Unterschied zwischen traditioneller Intranet-Software und sozialer Intranet-Software.

Der Fokus liegt auf Social

Moderne Intranet-Lösungen legen demnach den Fokus auf soziale Funktionen und beinhalten Elemente von Social Media Plattformen. Neben klassischer Top-Down Kommunikation können im Social Intranet alle Mitarbeiten untereinander kommunizieren, Beiträge und Kommentare veröffentlichen, netzwerken und Dateien teilen. In diesem Sinn ist ein Corporate Social Intranet im Grunde wie LinkedIn oder Facebook.

Der Grundgedanke bei einem Intranetliegt vor allem darin, dass Mitarbeiter stets einen direkten Kontakt zu Ihrem Unternehmen haben und sich damit ein tieferes Zugehörigkeitsgefühl etabliert.

Dabei ist die Kommunikation und die Bereitstellung von wichtigen Informationen mit das wichtigste. Natürlich sollte jeder Mitarbeiter während des Onboardings auch auf das Intranet aufmerksam gemacht werden, ein Profil anlegen und erste Kontakte knüpfen.

Anforderung und Zweck

Wofür das Intranet letztendlich verwendet wird, hängt davon ab, welche Requirements dein Unternehmen hat. Einfach Ausgrdrückt, soll es lediglich zur Kommunikation wichtiger Informationen oder zur Stärkung der Zusammengehörigkeit genutzt werden können?

In jedem Fall, hat ein Intranet nicht nur positive interne Effekte, sondern auch nach Außen. Konsequentes Branding und zielgerichtete Kommunikation vermitteln eine gemeinsame Wertebasis und stärken so den gesamten Unternehmensauftritt, nach Innen und Außen.

Wie du die perfekte Intranet-Lösung für dein Unternehmen findest und auf was du achten solltest, erfährst du hier in diesem Artikel.

Diese Funktionen und Features sind ein Must-have eines Corporate und Social Intranet

Social Intranets bieten eine Vielzahl an Funktionen, Features und Anpassungsmöglichkeiten. Und können ganz gezielt auf die Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten werden. Bevor du dich jetzt für direkt einen Anbieter entscheidest solltest du sicher sein, dass du genau bestimmt hast, was dein Intranet können soll und was nicht. Im Anschluss findest du eine Liste mit gängigen Features von Corporate Intranet Lösungen.

  • Single-Sign-On mit Google (o.ä.) zu anderen genutzten Tools.
  • Accounts und persönliches Profil für alle Mitarbeiter.
  • Verschlüsseltes Berechtigungs- und Zugriffsmanagement (ein Pluspunkt für deine IT & Complience Abteilung).
  • Chatfunktion und Integrationen zu Slack, Microsoft Teams und co.
  • Aufteilung in Unternehmensbereichen und Abteilungen. Sogar Spaces für einzelne Teams sind konfigurierbar.
  • Newsfeed mit allen relevanten Informationen des C bzw. Executive Levels.
  • Newsfeed von und für alle Angestellten.
  • Social Media Features wie eine Kommentarfunktion, Like und Share Button.
  • Bereitstellung von wichtigen Informationen für und von Teams: Zur nachhaltigen Bereitstellung, von Knowhow/Wissen (Mehr darüber in unserem Webinar) über eine Wissensdatenbank in Form von Wikis und Blogs.
  • Teilen von Dokumenten und anderen Dateien.
  • Ein Zugang zu einer Mitarbeiter-Datenbank, die es jedem ermöglicht, den richtigen Experten oder Ansprechpartner zu finden.
  • Zugang für externe Mitarbeiter und Kunden in Form eines Extranets (geschlossener Bereich im Intranet).
  • Schnittstellen zu anderen, externen Tools wie Slack, HubSpot (CRM) oder Google Workspace (+ viele andere). Damit wird dein Intranet die digitale Zentrale in deinem Unternehmen.
  • Zeiterfassung für Projekte oder Mitarbeiter.
  • Responsive Version oder Mobil App.

SaaS, On-Premise oder in der Cloud?

Du hast die Qual der Wahl; So oder so ähnlich verhält es dich, wenn du nach Intranet Lösungen suchst. Doch damit noch nicht genug, bestimmen die Anforderungen deines Unternehmens, welche Art Infrastruktur für dich in Frage kommt.

Dabei hast du die Wahl zwischen SaaS (Software as a Service), On-Premise (auf deinen eigenen Server – inhouse) oder in der Cloud bei AWS und Azure.

Die letzten beiden sind dabei aufwändiger hinsichtlich Konfiguration, Verwaltung und Wartung. Oftmals können hier sogar die Kosten höher ausfallen, als bei modernen Intranet SaaS-Lösungen. Hier sind mit Kosten hinsichtlich Hosting, Server-Infrastruktur und Personal zu rechnen. Der große Vorteil: Deine Daten bleiben bei dir im Unternehmen und landen nicht auf unbekannten Servern. DSGVO bzw. Datenschutz- und Compliance Bestimmungen werder hier einfacher erreicht. Doch auch hier gibt es Ausnahmen (Confluence Intranet mit Linchpin).

Wählst du dagegen SaaS-Lösungen, kümmert sich in der der Regel der Anbieter um alles. Doch auch hier solltest du zunächst sicherstellen, dass die Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden. Nicht alle Anbieter sind hier DSGVO-Konform.

Die 4 besten Social und Corporate Intranet Software-Lösungen auf dem Markt

Vergiss nicht, es gibt zwar viele Intranet Software-Löungen auf dem Markt. Am Ende bestimmen die Anforderungen deines Unternehmens welche Lösung die richtige ist. Es ist also wichtig, welche Ziele dein Unternehmen verfolgt. In unserem Corporate Intranet Vergleich findest du einen detaillierten Vergleich von Social bzw. Corporate Intranet Lösungen.

Confluence Intranet von Linchpin und Atlassian

Social Intranet BSH mit Confluence und Linchpin
Social & Corporate Intranet bei B/S/H

Eigentlich ist Confluence mehr eine Kollaborations und Wiki-Plattform als ein Intranet. Doch mit der App Linchpin wird das Tool zu einem wahren Alleskönner. DIeses Bundle wird bereits von einer Vielzahl von Kunden weltweit eingesetzt. Dabei spielt es keine Rolle ob dein Unternehmen “nur” 100 oder 50.000 Mitarbeiter hat und weltweit verteilt ist.

Linchpin und Confluence hat den Vorteil, modular auf verschiedenste Anforderungen zugeschnitten zu werden und deckt so ziemlich alle oben genannten Funktionen und Features ab.

Zusätzlich ist diese Art von Lösung sowohl als Data Center und Cloud Lösung verfügbar. Damit hast du stets die volle Kontrolle über deine Unternehmensdaten und erfüllst gängige Compliance- und Sicherheitsvorschriften.

Die Intranet-Lösung kann zudem einfach an deine Brand angepasst werden und bietete damit die Option durchgehend die Identität deines Unternehmens zu vermitteln. Durch ein ausgeklügeltes Berechtigungs- und Zugriffsmanagement können einzelne Intranet-Bereiche nur bestimmten Nutzer-Gruppen zugänglich gemacht werden.

Weiterhin beinhaltet die Lösung eine App für alle gängingen mobilen Betriebssysteme wie iOS oder Android.

Ein großer Pluspunkt bei Confluence ist der Atlassian Marketplace, auf dem du unzählige Integrationen, Erweiterung und Apps findest die dein System um wichtige Funktionen erweitern. Die Atlassian Community hilft dir zudem bei allen Fragen weiter.

Kosten

Die Kosten bei Confluence und Linchpin richten sich nach der Anzahl der aktiven User. Einzig die Basis-Variante mit 10 Usern ist kostenlos in der Cloud-Variante (gehostet bei Atlassian über AWS). Linchpin ist aktuell nur für Data Center verfügbar. Ein Cloud Version ist in arbeit.

Confluence unterteilt sich dabei in die Cloud und Data Center Variante. Wo die Cloud bereits für Teams von 10 – 30.000 Usern verfügbar ist, ist Confluence Data Center für Unternehmen ab 500 Mitarbeiter geeignet. Die Kosten belaufen sich hier für Confluence auf 27.000 USD. Wobei hier die notwendige Server Infrastruktur noch nicht enthalten ist. Die Cloud ist dagegen für 10 User kostenlos und steigert sich je nach User Tier. Für 500 Mitarbeiter belaufen sich die Kosten zwischen 20.000 USD und 36.000 USD.

Zu den eigentlichen Systemkosten kommen dann noch die Kosten für Linchpin auf dich zu.

Näheres zu den Kosten findest du hier: Confluence und Linchpin.

Success Story – Social Intranet B/S/H/

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Zur Story

Staffbase

Quelle: Staffbase

Mit Staffbase kannst du alle deine Mitarbeiter zusammenbringen – überall, jederzeit und auf jedem Gerät. Mit unserer Cloud-Lösung kann auf dein Intranet von Smartphones, Tablets und Desktop-Computern aus zugegriffen werden. Der Vorteil: ein einheitliches Nutzererlebnis über alle Geräte hinweg!

Das Design der App und des Intranets ist vollständig anpassbar. So kannst du ganz einfach mehrere Bereiche einrichten und sie an verschiedene Zielgruppen – oder Arbeitsorte – innerhalb deines Unternehmens verteilen.

Kosten

Staffbase, das deutsche Unternehmen, das eine Online-Intranet-Lösung mit dem Namen “Staffbase” entwickelt, arbeitet bereits mit namhaften Unternehmen wie Aldi Süd, Viessmann und DHL zusammen. Das Unternehmen bietet für jeden seiner Partner einen individuellen Service. Das bedeutet, dass jedem Unternehmen ein spezielles Angebot unterbreitet wird, das auf seine individuellen Bedürfnisse und Anforderungen abgestimmt ist. Staffbase bietet auch unterstützende Dienstleistungen wie Schulungen und Beratung an, um Unternehmen bei der Verbesserung ihrer internen Kommunikationsflüsse zu helfen.

Microsoft SharePoint

Social Intranet SharePoint
Quelle: Microsoft SharePoint

Mit SharePoint ist wahrscheinlich schon jeder einmal in Kontakt gekommen. Die Software unterstützt Unternehmen dabei auch mobil Informationen zu teilen und nahtlos zusammenzuarbeiten. Es ermöglicht Teams nicht nur sich auszutauschen, sondern auch Dateien und andere Dokumente zu teilen und mittels Top-Down Kommunikation die Neuesten Informationen rund um das Unternehmen zu erhalten.

SharePoint bietet zudem die Option für jedes Team eigene Bereiche zu erstellen und anhand deinen Anforderungen angepasst werden. Mit Hilfe von Apps und Erweiterungen erweiterst du zudem noch den Funktionsumfang. Als einer der ersten Corporate Intranet-Lösungen überhaupt gibt es zudem eine starke Community die dir dabei Hilft das Maximum aus der Lösung herauszuholen.

Kosten

Verwendet dein Unternehmen bereits Office 365 in der Business oder Enterprise Variante? Dann kannst du SharePoint kostenlos nutzen. Für alle anderen Interessierten beginnt der günstigste Tarif bei 4,20 EUR für Plan 1 oder 8,40 EUR für Plan 2 je User. Als Komplettpaket mit Office 365 kommen 22,60 EUR auf dich je User zu.

Jive

Social Intranet Corporate Intranet Jive
Quelle: Jive

Die Social Intranet-Software von Jive wurde entwickelt, um die Produktivität deiner Mitarbeiter mit Hilfe einer Wissensdatenbank und Echtzeitkommunikation zu steigern. Die Software funktioniert sowohl als Desktop-Version als auch als App. Darüber hinaus hast du ein integriertes kollaboratives CRM und kannst Newsletter erstellen und intern versenden. Damit du nicht ständig zwischen verschiedenen Programmen wechseln musst, integriert Jive zahlreiche Anwendungen.

Das Beste an Jive ist jedoch seine Benutzerfreundlichkeit. Die Software macht es deinen Mitarbeitern leicht, zusammenzuarbeiten, indem sie unter anderem eigene interne Blogs erstellen können, in denen sie über ihre aktuellen Projekte schreiben oder sich mit ihren Kollegen austauschen können. Außerdem kannst du Informationen auf einer zentralen Plattform austauschen und alle wichtigen Daten in Echtzeit im Blick behalten.

So haben deine Mitarbeiter/innen immer Zugriff auf alle relevanten Informationen, um schneller Entscheidungen zu treffen, Probleme effizienter zu lösen und damit die Produktivität deines Unternehmens zu steigern.

Kosten

Ähnlich wie bei Staffbase, musst du auch bei Jive an Anfrage stellen um ein Angebot zu erhalten.

Mehr erfährst du hier: Jive.

Fazit

Ein Faktor, den du bei beinahe allen Social bzw. Corporate Intranet Lösungen berücksichtigen musst, ist die notwendige Konfiguration. Je nachdem welche Infrastruktur du am Ende nutzen wirst, ist auch die Wartung und technische Unterstützung nicht zu vernachlässigen. Externe Unterstützung ist hier in den meisten Fällen notwendig. Als Intranet-Solution Partner übernehmen wir für dich die Konfiguration und Wartung deines Confluence Intranet. Lerne uns kennen.