Als Jira Admin deines Unternehmens bekommst du immer wieder Nachrichten von Usern die Probleme mit Ihrem Jira haben. Mal können Sie auf eine bestimmte Funktion nicht zugreifen, mal sind bestimmte Ansichten und Informationen nicht verfügbar. Allerdings ist es dann für dich als Admin nicht immer nachzuvollziehen, welche Ursache das Problem hat. Am einfachsten wäre es, das Problem aus der Sicht des Users zu sehen und Live testen zu können. Dafür gibt es eine App im Atlassian Marketplace. Den User Switcher.
Was ist der User Switcher?
Der User Switcher ist eine App für Jira und Confluence, welches es dir ermöglicht, dich direkt auf den Account eines Users aufzuschalten und die Jira Instanz in seiner Konfiguration und mit seinen Berechtigungen anzuschauen.
Die App beinhaltet einige Sicherheitsvorkehrungen. Zum einen kann sie nur von Admins benutzt werden. Ein Missbrauch durch andere User kommt damit nicht infrage. Zum anderen ist es zudem auch möglich, dass selbst Admins bestimmte User-Gruppen nicht betrachten können (beispielsweise C-Level, IT-Security etc.).
Wie funktioniert der User Switcher?
Die App ist direkt in dein Jira integriert und wird über Shortcuts aufgerufen. Dazu tippst du beispielsweisse “xx” auf deinem Keyboard. Anschließend öffnet sich ein Popup in dem du nach Usern suchen und dich auf den User aufschalten kannst. Zusätzlich kannst du mit dem key “who” dir anzeigen lassen, welchen User du derzeit betrachtest.
Was sind typische Probleme?
1. Nachvollziehbarkeit des Problems für den Jira Admin trotz Zugriffs- und Leseberechtigung nicht möglich
Du kennst es als Admin sicher auch. Ein User meldet ein Problem mit seinem Jira. Er kann beispielsweise ein bestimmtes Ticket trotz Zugriffs und Leseberechtigung nicht mehr anzeigen oder bearbeiten, obwohl andere Tickets des Projekts ohne Einschränkungen bearbeitet werden können.
Trotz genauer Problembeschreibung ist es für dich als Jira Admin aber nicht nachzuvollziehen bzw. kannst du das Problem nicht nachstellen. Eine Problemsuche gestaltet sich dann dementsprechend schwierig. Die Lösung ist in diesem Fall dann, dir die Login-Daten des Users aushändigen zu lassen (z.B. mit temporärem Passwort), was wiederum datenschutzrechtliche Konsequenzen hätte. Oder du müsstest gemeinsam mit dem User via Zoom oder vor Ort das Problem analysieren und lösen. In jedem Fall führt das zu zusätzlichem Zeitaufwand.
2. Dashboards werden fehlerhaft angezeigt
Viele Jira User verlassen sich stets auf Ihr Dashboard um wichtige Informationen zu Tickets und Projekten einzuholen. Ab und zu kommt es jedoch vor, dass wichtige Daten für den User nicht mehr korrekt angezeigt werden.
Als Jira Admin bedeutet das, aufwändig eine JQL Abfrage zusammenzustellen um herauszufinden warum das Dashboard für den User Fehlerhaft ist. Eine weitere Vorgehensweise ist, dass der User das Dashboard und die eingestellten Filter mit dir, dem Admin teilt. Erst dann ist es dir möglich weitere Informationen einzuholen, und das Problem tiefer zu analysieren.
Problematisch bei beiden Herangehensweisen ist allerdings, dass keine 100%-ige Genauigkeit garantiert werden kann. Dies kann in diesem Szenario nur dann sichergestellt werden, wenn du dich als Admin auf den User aufschaltest. Der Hintergrund hierbei ist, dass einige Informationen nur für den relevanten User sichtbar und freigegeben sind (trotz Admin Berechtigungen).
In beiden Szenarien spiegelt sich ein ähnliches Grundproblem wider: Ein Jira Admin kann durch einen fehlenden direkten Zugriff auf das betroffene Konto nur erschwert das Problem analysieren und lösen.
Die Lösung: User Switcher für Jira
Der User Switcher für Jira lässt es zu, dass sich ein Admin jederzeit auf das Konto des betroffenen Users aufschalten kann. Dadurch erübrigt sich meist schnell die Ursache über aufwändige Ansätzen herausfinden zu müssen. Übermäßiger Zeit- und Arbeitsaufwand gehört damit der Vergangenheit an und du als Admin kannst dich wieder um wichtige Tasks kümmern. Zudem wird die Administration weiter vereinfacht.
User Profil übernehmen und Datenschutz? – Geht das?
Vielleicht denkst du dir jetzt: Ist ja alles schön und gut. Aber vielleicht ist es mir nicht erlaubt, mich auf bestimmte Nutzergruppen draufzuschalten.
In allen Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Daten, die von herkömmlichen Usern (inkl. Jira Admins) nicht einsehbar sein dürfen. Das betrifft vor allem sensible Projektdaten, Finanzdaten oder auch Daten des C-Level oder IT-Sicherheit.
In einem solchen Fall ist es möglich, den User Switcher so zu konfigurieren, dass selbst Admins nur auf bestimmte User-Gruppen zugreifen können. Alle anderen sind für dich als Admin dann nicht einsehbar.
Damit ist dann auch der Datenschutz (und Compliance) deines Unternehmens abgesichert und sensible Daten vor neugierigen Blicken geschützt.
