So managst du Human Resources mit Jira

Human Resource Management mit Jira

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Es gibt unzählige Tools zum Managen von Human Resources. Dabei ist meist wichtig, dass diese einfach implementiert werden und möglichst schnell von allen Mitarbeitern im Personalmanagement benutzt werden können. Doch neue Tools erfordern meist Onboarding, Schulungen oder zusätzliches Knowhow. Doch was, wenn dein Unternehmen bereits Jira im Einsatz hat? Dann bietet es sich an, die Flexibilität von Jira auch im Bereich Human Resources oder Bewerbermanagement zu nutzen. 

Übersicht:

Jira – Die Allzweckwaffe im Prozess und Projektmanagement

In Unternehmen wird meist eine Vielzahl von Tools eingesetzt. Diese reißen meist nicht nur eine Lücke in das monatliche Budget, sondern müssen von Mitarbeitern auch eingesetzt werden können. Aufgrund der Komplexität aller verwendeten Apps, ergibt es oftmals wenig Sinn neue Tools für jeden Bereich einzuführen. 

Was wenn aber in deinem Unternehmen bereits Jira oder Jira Service Management zum Projektmanagement oder der Digitalisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird? 

Du weißt bereits, wozu Jira alles verwendet werden kann und deine Mitarbeiter und Teams nutzen es täglich und wissen damit umzugehen. 

Genau dann ergibt es Sinn, sich zu überlegen, ob Jira bzw. Jira Service Management nicht auch als Tool zum Managen aller Personalbezogenen Prozesse eingesetzt werden soll.

Die Frage, die sich somit stellt: Bietet Jira alle notwendigen Funktionen um meine Human Resources Prozesse und Projekte abzubilden und zu managen?

Weshalb eignet sich Jira perfekt als Human Resource Management Tool?

Jira Software, wurde ursprünglich als IT Projektmanagement Tool auf den Markt gebracht und kontinuierlich mit Zusatzoptionen erweitert. Aus einem Tool, das hauptsächlich in der IT eingesetzt wurde, ist schließlich mithilfe zahlreicher Plugins, Integrationen und Updates ein Tool entstanden mit dem so ziemlich jede Art von Projekten und Prozesse abgebildet werden können. 

Human Resource Prozess Automatisierung mit Jira

Automatisierungen: Zeit sparen bei sich wiederholenden Aufgaben

In Jira bzw. Jira Servicemanagement kannst du als HR Manager ganz einfach zunächst ein Projekt anlegen (z.B. Bewerbungen) und ganz nach deinen Vorstellungen konfigurieren. Sicher kennst du bereits Kanban oder SCRUM Boards in denen du verschiedene Status von Projektschritten anzeigen lassen kannst. 

Automatische Benachrichtigungen – E-Mail, Slack, Microsoft Teams

Geht nun eine neue Bewerbung ein, kann mittels einer einfachen Automatisierung eine Benachrichtigung via E-Mail an den Bewerber geschickt werden und du als HR Manager erhältst eine Benachrichtigung in deinem bevorzugten internen Kommunikationstool wie Slack oder Microsoft Teams.

Manuelle Mails gehören damit der Vergangenheit an. Das coole dabei ist, die Mails können als Templates gespeichert und personalisiert werden und zusätzlich mit deinem Branding versehen werden.

E-Mail Templates für automatische Benachrichtigungen

Aber halt. Das ist noch nicht alles, was mit Automatisierungen möglich ist. Vergisst der Bewerber beispielsweise seinen Gehaltswunsch anzugeben. So kannst du ganz einfach dem Jira Ticket den Status “Gehalt unbekannt” geben und schon erhält der Bewerber eine Benachrichtigung, und die Bitte seinen Gehaltswunsch mitzuteilen. 

Welche Art von automatischen Benachrichtigungen können erstellt werden:
  • Bestätigung über den Eingang der Bewerbung
  • Beantwortung offener Fragen
  • Status abhängige Mails: Eingang, Abgelehnt, offene Fragen, Einladungen zum Interview usw.
  • Reminder / Follow Up Mails
  • Benachrichtigung des HR Managers bei nicht bearbeiten von Bewerbungen
Automatische Änderung der Zuständigkeiten und des zugehörigen Projekts bei Statuswechsel

Natürlich ist der Bewerbungsprozess nur ein kleiner Teil von Human Resources. Danach kommen meist Onboardings, Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Offboardings etc.

Auch diese Prozesse können mit Hilfe von Jira organisiert und digitalisiert werden. In dem Moment, wenn beispielsweise der Bewerber erfolgreich den Bewerbungsprozess durchlaufen hat, wird kann ein Jira Ticket in ein separates Projekt für Onboardings übermittelt werden und bei Bedarf der zuständige Mitarbeiter automatisch gewechselt werden. 

Da das Jira Ticket jetzt in einem anderen Projekt (Onboarding) ist, durchläuft es bzw. der neue Mitarbeiter weitere Schritte im Human Resources Prozess. Auch hier können weitere Automatismen in Jira konfiguriert werden, um bestimmte Prozessschritte zu digitalisieren. 

Weitere mögliche Automatisierungen und Digitalisierungen des HR Prozesses:
Jira Berechtigungsmanagement
Genehmigungsprozesse: Identity Access Management (IAM)

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt die gleichen Rechte und Freigaben in deinem Unternehmen. Neue Mitarbeiter benötigen wahrscheinlich Zugriff auf die wichtigsten Kommunikationstools wie Slack, Email oder CRM System wie HubSpot. Für Mitarbeiter aus dem HR oder Marketing dagegen macht es meist keinen Sinn Freigabe für Tools zur Softwareentwicklung zu haben. 

Oder dein Unternehmen arbeitet in allen Projekten mit Jira und zur Dokumentation in Confluence. Hier können ebenfalls Zugriffsbeschränkungen hinzugefügt werden. 

Mit den konkreten Automatisierungen weiß somit jeder Stakeholder stets, welcher Mitarbeiter welche Freigaben benötigt, ohne dass du auch nur eine E-Mail selber schreiben musst. 

Du möchtest mehr über Identity & Access Management erfahren? Mehr über unsere Lösung zu IAM findest du hier.

Automatische Zeiterfassung mit Jira und Tempo

Ein weiteres essenzielles Tool in vielen Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter um daraus Rückschlüsse auf die Performance zu ziehen und Verbesserungspotenziale identifizieren zu können. Dafür kannst du das Jira Plugin Tempo nutzen und eine automatisierte Zeiterfassung in deinem Unternehmen etablieren.

Weitere Funktionen am Beispiel Onboarding

Als HR Manager hast du natürlich noch weitere Aufgaben beim Onboarding zu erledigen. Neue Mitarbeiter benötigen zum Arbeiten oftmals einen Laptop und anderes Equipment. Deshalb können Jira Tickets so angepasst werden, dass mehrere Abteilungen benachrichtigt werden, sobald sich der Status des Jira Tickets ändert.

In unserem Beispiel erfolgt eine Benachrichtigung an die IT-Abteilung, welche sich damit umgehend an die Bestellung der Hardware machen kann und anschließend Ihr “OK” im Ticket gibt und einen Nachweis über die Bestellung der Hardware anfügt. 

Ein ähnliches Vorgehen ist in diesem Fall für das Berechtigungsmanagement möglich. Mit einer Statusänderung von Jira-Tickets werden automatisch alle beteiligten Stakeholder informiert. Du siehst also, die Möglichkeiten zur Digitalisierung deines Human Resources Prozesses mit Jira bzw. Jira Service Management ist nahezu grenzenlos und kann ganz speziell auf deine Anforderungen zugeschnitten werden.

Digitalisierter Human Resource Prozess in Jira und Kanban Board

HR Workflows in Jira abbilden

Die oben genannten Vorgänge bzw. Prozesse stehen natürlich nicht nur einfach so im Raum, sondern werden in Jira (Service Management) als Workflows abgebildet, welche dann in Form eines Kanban Boards visualisiert werden können. 

Damit kannst du immer den Überblick über alle aktiven Tickets behalten und sicherstellen, dass du keinen neuen Bewerber übersiehst oder im weiteren Onboarding-Prozess wichtige Schritte vergisst. 

Workflows in Jira bieten allerdings noch weitere Vorteile. Zum einen können diese so konfiguriert werden, dass beispielsweise immer alle notwendigen Schritte bearbeitet werden müssen, bevor ein Bewerber / Mitarbeiter im Prozess weiter geht. Denkbar wäre z.B., dass neue Mitarbeiter erst nach Vertragsunterschrift ihr Equipment erhalten dürfen, oder dass Bewerber erst nach einem Telefon-Screening zu einem Termin im Büro eingeladen werden sollen. 

Zusätzlich ist es möglich, dass bei Tickets nur dann eine Statusänderung vorgenommen werden kann (z.B. Onboarding abgeschlossen), wenn all beteiligten Bearbeiter bzw. Abteilungen das Ticket bearbeitet haben. Solche Abhängigkeiten können natürlich flexibel konfiguriert und an bestehende Unternehmensprozesse und Arbeitsweisen angepasst werden.

Datenschutz und Sicherheit im Human Resources Prozess

Personenbezogene Daten und Sicherheit von IT-Systemen zählen für viele Unternehmen nach wie vor zu den wichtigsten Themen in 2021.

Vor allem im Personalbereich wird täglich mit personenbezogenen und privaten Daten (Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung etc.) umgegangen. Diese benötigen einen besonderen Schutz, dürfen unter keinen Umständen geleakt werden und müssen bestimmten rechtlichen Regelungen folgen. 

Mit Jira (Service Management) werden beispielsweise Bewerberdaten automatisch innerhalb der gesetzlichen Pflicht gelöscht und sind somit auch vom Unternehmen nicht mehr einsehbar. Doch auch für aktive Mitarbeiter bietet die Software von Atlassian wichtige Sicherheitsvorkehrungen der IT-Infrastruktur. 

Dadurch, dass Projekte in Jira nur von berechtigten Personen einsehbar sind, können sensible Daten vor unbeteiligten Personen im Unternehmen geschützt werden. 

DSGVO & GDPR Konformität

Viele Unternehmen erhalten Bewerbungen direkt über Ihre eigene Webseite und verwenden dafür Formulare. Mit Jira verwenden wir hierfür den sog. Issue Collector. Die bereitgestellten Daten werden zum einen über ein bereitgestelltes SSL Zertifikat geschützt und zum anderen ist der Jira Issue Collector über eine zusätzliche Stufe (Encryption) abgesichert, welche alle verschickten E-Mails verschlüsselt. Weiterhin werden mit dem Issue Collector keinerlei Cookies bzw. Daten zu Marketingzwecken erhoben. Damit werden alle erhobenen Daten DSGVO und GPDR konform erhoben, gespeichert und gelöscht.

Wie du den Jira Issue Collector zu deiner Webseite hinzufügst, erfährst du in unserem Guide.

Reportings & OKR

Als HR Manager hast du wahrscheinlich des Öfteren mit Reportings und OKRs zu kämpfen, musst in regelmäßigen Meetings deine Ergebnisse vorstellen und Feedbackgespräche mit Mitarbeitern führen. In jedem Fall ist es zeitaufwändig und lästig, manuelle Reportings anzufertigen. Hier kommt wieder das Plugin Tempo zum Einsatz. Damit lassen sich jederzeit automatisch Performance Berichte erstellen, um z.B. nachzuvollziehen von welchem Mitarbeiter wie lange an welchen Aufgaben gearbeitet wird. 

Mit der integrierten Benachrichtigungsfunktion innerhalb von Jira kannst du als HR Manager anschließend direkt Feedback-Meetings erstellen und dich mit den einzelnen Mitarbeitern austauschen und gegebenenfalls gemeinsam eine effizientere Aufgabenverteilung konzipieren.

Integrationen und Plugins: Job Portale, Microsoft Teams, Slack, HubSpot und eigene Website

Zur Vereinfachung der Kommunikation zwischen allen beteiligten Personen ist es möglich Integrationen bzw. Plugins zu Jira (Service Management) hinzuzufügen. Damit kann eine Schnittstelle zu den meist verwendeten Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams oder deinem E-Mail Service eingerichtet werden.

Plugins für externe Tools

Slack für Jira

Mit Slack für Jira wirst du direkt benachrichtigt, wenn beispielsweise eine neue Bewerbung eingeht. Mit dem Plugin kannst du zusätzlich:

  • Personalisierte Benachrichtigungen an dich und deine Channels schicken.
  • Wenn du ein Projekt mit einem Slack-Channel verbunden hast, zeigt ein Jira-Bot automatisch eine Vorschau von Tickets in Slack an, in denen du erwähnt wurdest.
  • /-Befehle verwenden, um Jira Issues in Slack zu verwalten und zu suchen.

Hier gehts zum Plugin:

Microsoft Teams für Jira

Mit dem Microsoft Teams Plugin kannst du ähnlich wie mit der Slack Integration direkt aus der App heraus an deinen Jira Tickets arbeiten oder diese verwalten:

  • Suche nach einem Projekt an dem du arbeiten möchtest
  • Bearbeite Tickets direkt in Slack

Hier gehts zum Plugin: 

Website Integration und E-Mail Benachrichtigung

Jira kann wie oben bereits besprochen ganz einfach über den sogenannten Issue Collector in deiner Webseite integriert werden. Damit werden sämtliche neue Bewerbungen direkt zu einem Projekt in Jira Service Management hinzugefügt. Damit hast du immer alle Bewerbungen direkt an einem Ort und kannst mit den zuvor erstellten Workflows deinen Human Resource Prozess managen und automatisieren. 

Zusätzlich wird wie oben bereits näher erläutert eine automatische Benachrichtigung für jede eingegangene Bewerbung an deine E-Mail Adresse versandt. 

Ein weiterer Vorteil von Bewerbungen mit dem Issue Collector liegt darin, dass keinerlei Accounts von Bewerbern angelegt werden müssen und lediglich einige wenige Formularfragen beantwortet werden müssen. Zusätzlich können Interessierte Ihren Lebenslauf, Zeugnisse oder andere Nachweise direkt der Bewerbung anfügen und mit dem Issue Collector hochladen.

Integration von Job Portalen und Job Börsen

Bei XALT nutzen wir eine direkte, aber innovative Integration von verschiedenen Job Portalen in Jira Service Management. Dazu bedienen wir uns unter Anderem der Jira REST API und übersetzen Bewerbungseingänge direkt in ein Jira Ticket. 

Damit steht der Veröffentlichung von Jobs auf den Job-Plattformen deiner Wahl nichts mehr im Weg. 

HubSpot und andere Tools zur E-Mail Automatisierung

Die Flexibilität von Jira (Service Management) erlaubt es auch andere Tools wie Hubspot direkt in deine Workflows zu integrieren. Über eine einfache E-Mail Automatisierung in Hubspot kannst du beispielsweise Bewerbungen direkt zu Jira weiterleiten lassen und mit deinen HR Prozessen wie gewohnt fortfahren. 

Zusammenfassung

Mit Jira bzw. Jira Service Management kannst du ganz einfach deinen HR Prozess digitalisieren und automatisieren ohne dabei das System wechseln zu müssen. Zusätzlich bietet Jira eine Vielzahl an Integrationen und Plugins mit denen du deine meist genutzten Kommunikationstools integrieren kannst. 

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