Notwendige und unnötige Meetings

Warst du schon einmal in einem Meeting gefangen, das sich scheinbar ewig hinzieht, ohne ein klares Ziel oder Ende? Uns allen ist das wahrscheinlich schon mal passiert, oder? Das ist eine gängige Situation in der Geschäftswelt. Aber was wäre, wenn ich dir sagen kann, dass nicht alle Meetings gleich sind? Bestimmte können die Produktivität deines Teams steigern, während andere nur Zeitfresser sind.

In diesem Artikel gehen wir der effektiven Zusammenarbeit im Team auf den Grund, indem wir herausfinden, welche Arten von Meetings für den Erfolg deines Unternehmens wichtig sind und auf welche du getrost verzichten kannst.

Notwendige Meetings: Die Grundpfeiler der Produktivität

1. Onboarding Meetings: Der Startschuss zum Erfolg

Stell dir vor, du fängst einen neuen Job an und wirst ohne Anleitung ins kalte Wasser geworfen. Entmutigend, oder? An dieser Stelle kommen die Onboarding Meetings ins Spiel. Diese sind die Grundlage dafür, dass neue Mitarbeiter sich im Unternehmen zurechtfinden. Sie vermitteln ein umfassendes Verständnis der Unternehmensstruktur, der anstehenden Projekte und der Rolle des neuen Mitarbeiters im großen Ganzen.

Erin Baker, ein erfahrener Führungscoach, betont die Bedeutung von Onboarding Meetings: „Sie helfen neuen Teammitgliedern zu lernen, wie sie in das große Ganze passen.“ Sie legen auch die Erwartungen fest und legen den Grundstein für eine erfolgreiche Betriebszugehörigkeit.

2. Brainstorming Meetings: Die Ideenschmieden

Unternehmen leben von frischen Ideen. Aber woher sollen diese Ideen kommen? Hier kommen die Brainstorming Sessions ins Spiel. Diese sind die eigentlichen Ideenschmieden deines Teams und dienen dazu, in kurzer Zeit eine Vielzahl von Ideen zu sammeln.

David Chaudron, ein Organisationspsychologe, unterstreicht die Bedeutung von Brainstorming Sessions, besonders wenn es darum geht, ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu erreichen. Er empfiehlt, sich beim Brainstorming auf die Ideen und nicht auf das Ergebnis zu konzentrieren.

3. Kickoff Meetings: Die Blaupause für Alignment

Hast du schon einmal ein Projekt begonnen, ohne das endgültige Ziel zu kennen? Das ist, als würdest du eine Reise ohne Karte antreten. Kickoffs dienen dazu, die Teammitglieder auf die langfristigen Ziele des Projekts einzustimmen.

Chaudron hebt die Effektivität von Kickoff Meetings hervor und erklärt, dass sie entscheidend sind, um die Zustimmung des Teams und die Begeisterung für das Projekt zu fördern.

4. Feedback und Retrospektive Meetings: Die Lernkurve

Es gibt immer Lektionen, aus denen man lernen und die man verbessern kann. Hier kommen Meetings für Feedback und Retrospektive ins Spiel.

Baker weist darauf hin, dass diese dem Team die Möglichkeit geben, zu besprechen, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Sie dienen als Plattform für kontinuierliches Lernen und Verbesserung.

5. Budget- und Finanzmeetings: Der finanzielle Kompass

Missverständnisse über die Finanzen können zu Spannungen und Konflikten führen. Deshalb sind Haushalts- und Finanzmeetings so wichtig.

Die Bedeutung dieser ergibt sich aus der Tatsache, dass sie dabei helfen, festzulegen, wer wann wofür bezahlt. Sie sorgen dafür, dass alle auf der gleichen finanziellen Seite stehen, um zukünftige Konflikte zu vermeiden und die Ausgaben zu kontrollieren.

Unnötige Meetings: Zu vermeidende Zeitfresser

1. Status Update Meetings: Die Zeitfresser-Falle

Musst du alle Mitarbeiter in einem Raum versammeln, um ihnen mitzuteilen, woran sie gerade arbeiten? Im Zeitalter der digitalen Kommunikation scheinen Meetings für Status-Updates oft ein Relikt der Vergangenheit zu sein.

Erin Baker argumentiert, dass diese ineffektiv sind und leicht durch E-Mails oder ein Kollaborationstool wie Confluence ersetzt werden können. Warum sollte man eine Stunde mit einem Meeting verbringen, wenn eine schnelle E-Mail ausreicht?

2. Meetings ohne Tagesordnung: Die ziellose Reise

Hast du schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das ohne klares Ziel oder Richtung zu verlaufen schien? Besprechungen ohne klare Tagesordnung sind wie Segel setzen ohne Kompass – es ist unwahrscheinlich, dass du dein Ziel erreichst.

Wir haben gelernt, wie wichtig es ist, für ein jedes eine klare Tagesordnung zu haben. Ohne sie verschwendest du nur deine Zeit und die der anderen.

3. Standardmäßige persönliche Meetings: Der Old-School-Ansatz

Wenn du an ein Meeting denkst, stellst du dir automatisch eine Gruppe von Leuten vor, die an einem Konferenztisch sitzen. Auch wenn es immer noch einen Platz dafür gibt, müssen viele davon nicht unbedingt persönlich stattfinden.

Es mag in der heutigen Zeit selbstverständlich erscheinen, aber virtuelle Meetings sind oft effizienter und umfassender als persönliche. Sie sparen Zeit, machen Besprechungen auch für Home-Office und Hybrid Ansätze leichter zugänglich und können sogar für spätere Zwecke aufgezeichnet werden. Zoom, MS Team und Slack sind hier deine besten Freunde. Und wenn du deine virtuellen Sessions mit Kollaborationstools wie Confluence verbindest, bist du im Handumdrehen auf der Höhe der Zeit.

Maximierung der Meeting-Produktivität mit Confluence

Im Unternehmen sind effektive Besprechungen das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team. Aber wie können wir sicherstellen, dass diese so produktiv wie möglich sind? Die Antwort liegt im Einsatz der richtigen Tools.
Ein solches Tool ist Confluence, eine leistungsstarke Plattform, mit der du deine Meetings ganz einfach organisieren und zusammenfassen kannst. Sehen wir uns an, wie Confluence jede Art von wichtigen Besprechungen verbessern und unnötige Meetings eliminieren kann.

• Planung mit Confluence: Beim Onboarding oder bei Brainstorming-Sitzungen kann Confluence die Tagesordnung, die Ziele und die erwarteten Ergebnisse skizzieren und sicherstellen, dass alle vorbereitet sind.
• Notizen in Echtzeit machen: Während des Meetings kann Confluence wichtige Punkte, Ideen und Aktionen in Echtzeit festhalten, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
• Aus der Vergangenheit lernen: Bei Meetings für Feedback und Retrospektive dient Confluence als Sammelbecken für vergangene Projekterfahrungen und ermöglicht so eine kontinuierliche Verbesserung.
• Finanzielle Transparenz: Confluence hilft dabei, Finanzdaten und -entscheidungen in Budget- und Finanzmeetings nachzuvollziehen, wodurch Transparenz gewährleistet und Konflikte minimiert werden.
• Unnötige Meetings ersetzen: Indem du Besprechungen zur Statusaktualisierung durch Confluence-Updates ersetzt, kannst du alle auf dem Laufenden halten, ohne wertvolle Zeit zu verschwenden.

Meetical: Eine Confluence App, die dir hilft, deine Besprechungen zu organisieren und die Produktivität zu steigern

Eine weitere Möglichkeit, Besprechungen auf eine neue Ebene zu heben, ist Meetical. Sie hilft dir, die Produktivität in deinen Teams zu steigern.

Mit Meetical kannst du automatisch Confluence-Seiten für einmalige oder wiederkehrende Kalenderereignisse erstellen.

Diese können als zentraler Ort für Notizen dienen und sind für alle Teilnehmer über die Meetical-Browsererweiterung oder die Ereignisbeschreibung im Kalender zugänglich.

Confluence-Seiten als Browser-Popup

Die Erweiterung kann auch verwendet werden, um Confluence-Seiten als Browser-Popup anzuzeigen und zu bearbeiten, ohne die aktuelle Seite zu verlassen. Außerdem werden in der Erweiterung auch Aktionspunkte und zuletzt angesehene Seiten angezeigt.

Templates für Meeting-Notes

Außerdem punktet Meetical mit vielen Vorlagen für deine Meeting-Notizen. Diese können im Voraus angepasst und für neu erstellte Besprechungen ausgewählt werden. Es gibt Vorlagen für viele Anwendungsfälle wie Brainstorming oder Kickoff-Meetings.

Automatisch Teilnehmer hinzufügen

Darüber hinaus bietet die App mehrere Makros, die automatisch alle Teilnehmer zur Seite hinzufügen, den Seitentitel anpassen und die notwendigen Informationen über Zeit und Ort erfassen.

Meetical kann der jeweiligen Confluence-Instanz über den Atlassian Marketplace hinzugefügt werden.

Integrationen für Google und Microsoft

Fellow.app für Google Meet: Meeting-Agenden und Notizen rationalisieren

Fellow.app für Google Meet ist eine leistungsstarke Integration, die dein Meeting-Erlebnis und deine Produktivität steigert. Mit Fellow.app kannst du nahtlos Agenden erstellen, Notizen erfassen und mit deinem Team während Google Meet-Sitzungen zusammenarbeiten. Mit dieser Integration hast du alle Informationen zu deinen Besprechungen an einem Ort, so dass du sie leicht organisieren und später nachschlagen kannst.

Erstelle strukturierte Tagesordnungen

Mit Fellow.app kannst du strukturierte Tagesordnungen erstellen und so sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und sich auf die Themen konzentrieren. Du kannst während des in Echtzeit Notizen machen und Aktionspunkte für die Nachbereitung markieren. Fellow.app bietet auch Funktionen für die gemeinschaftliche Erstellung von Notizen, so dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu den Notizen beitragen können.

Integration zum Google Kalender

Eine der herausragenden Funktionen von Fellow.app ist die Integration mit dem Google Kalender. Die Details und Teilnehmer werden automatisch übernommen, sodass die Erstellung von Tagesordnungen und Notizen mühelos möglich ist. Nach dem Meeting kannst du die Sitzungsprotokolle und Aktionspunkte ganz einfach mit allen Teilnehmern teilen. Die Integration bietet außerdem Analysen und Einblicke, die dir helfen, die Produktivität zu verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Tactiq für Microsoft Teams: Mühelose Meeting-Protokolle und Kollaboration

Tactiq für Microsoft Teams hingegen ist ein entscheidender Faktor für die Erstellung von Notizen in Teams Meetings. Diese Integration fügt sich nahtlos in Microsoft Teams ein und ermöglicht es dir, mühelos Transkripte und Notizen zu erfassen und zu speichern. Tactiq bietet eine zentrale Plattform, auf der die Teilnehmer auf ihre Notizen zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Meetings automatisch aufzeichnen

Mit Tactiq kannst du deine Meetings automatisch aufzeichnen und transkribieren, sodass du dir keine Notizen mehr machen musst. Die Abschriften werden mit einem Zeitstempel versehen, so dass du leicht zu bestimmten Abschnitten des navigieren kannst. Außerdem kannst du wichtige Momente hervorheben, Anmerkungen hinzufügen und Aktionspunkte direkt in den Mitschriften markieren.

Kollaboration in Echtzeit

Die intuitive Benutzeroberfläche von Tactiq ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass mehrere Teammitglieder gleichzeitig zu den Notizen beitragen können. Dies fördert eine kollaborative Umgebung, in der jeder seine Erkenntnisse und Ideen einbringen kann. Die Integration bietet auch Funktionen zum Exportieren und Teilen von Notizen, damit alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.

Integration in Microsoft Tools

Außerdem lässt sich Tactiq nahtlos in andere Microsoft-Anwendungen wie OneNote und SharePoint integrieren, so dass die Speicherung und der Zugriff auf Notizen über verschiedene Plattformen hinweg einfach ist. Dank der leistungsstarken Suchfunktionen ist es ein Leichtes, bestimmte Informationen in den Notizen zu finden.

Steigere deine Meeting-Produktivität mit Integrationen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Meetical, Fellow.app für Google Meet und Tactiq für Microsoft Teams wertvolle Funktionen bieten, die dein Erlebnis verbessern. Sie vereinfachen die Erstellung von Notizen, bieten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und stellen sicher, dass die Informationen aus dem Meeting organisiert und zugänglich sind. Ganz gleich, ob du Confluence, Google Meet oder Microsoft Teams verwendest, diese Integrationen können deine Produktivität erheblich steigern und dir helfen, das Beste aus deinen Meetings herauszuholen.

Fazit: Die Revolutionierung deiner Meeting-Kultur

Das Geheimnis einer effizienten Teamzusammenarbeit liegt nicht in der Anzahl der Meetings, sondern in ihrer Qualität und Relevanz. Die Fähigkeit, den Nutzen von verschiedenen Arten von Besprechungen wie Onboarding-, Brainstorming-, Kickoff-, Feedback- und Finanzmeetings zu erkennen und zu nutzen, kann die Produktivität eines Teams erheblich steigern. Es ist ebenso wichtig, unnötige Meetings wie ziellose Zusammenkünfte ohne Tagesordnung und solche, die effizienter virtuell durchgeführt werden könnten, zu vermeiden.

Das Bewusstsein, welche Besprechungen man abhalten und welche man vermeiden sollte, ist jedoch nur der erste Schritt. Die wahre Kunst besteht darin, dieses Wissen in die Praxis umzusetzen, um das Team optimal zu steuern. Von der Verbesserung des Einführungsprozesses bis hin zur Förderung der Kreativität in Brainstorming-Sitzungen und der Sicherstellung klarer Agendas und -Ziele, es liegt an dir, eine wirkungsvolle Meeting-Kultur zu etablieren. Denn im Kern sollen Meetings dazu dienen, das Team zusammenzubringen, innovative Ideen zu entwickeln, Bemühungen auf gemeinsame Ziele auszurichten und letztendlich den Geschäftserfolg voranzutreiben.