Jira Projekte zwischen mehreren Jira Instanzen synchronisieren

Stell dir vor, du leitest ein komplexes Softwareprojekt. Dein internes Entwicklerteam nutzt Jira für das Projektmanagement, während dein externer Dienstleister eine separate Jira-Instanz verwendet. Klingt bekannt? Du bist nicht allein. Die Lösung: Jira Projekte und Tickets zwischen mehreren Jira Instanzen/Accoutns synchronisieren.

Warum Jira Projekte, Tickets und Issues synchronisieren?

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Informationen zwischen verschiedenen Jira-Instanzen zu teilen:

• Keine einheitliche Jira-Instanz mit allen relevanten Informationen
• Mehrere Plattformen, um Projektdaten zu erfassen und zu verwalten
• Zusätzlicher Arbeitsaufwand, um alle Systeme aktuell zu halten

Das Ergebnis? Ein Informationschaos, das deine Produktivität bremst und die Zusammenarbeit erschwert.

Lass uns einen noch genaueren Blick auf die täglichen Herausforderungen werfen, die durch nicht synchronisierte Jira-Instanzen entstehen:

1. Zeitaufwändige manuelle Updates: Deine Teammitglieder verbringen kostbare Zeit damit, Informationen manuell zwischen verschiedenen Jira-Instanzen zu übertragen. Das sind Stunden, die für produktive Arbeit verloren gehen.
2. Inkonsistente Daten: Ohne automatische Synchronisation entstehen schnell Diskrepanzen zwischen den Instanzen. Welcher Status ist nun der aktuelle? Wer hat die neuesten Informationen?
3. Verzögerte Reaktionszeiten: Kritische Updates oder Kundenanfragen bleiben in einer Instanz „stecken“, während das zuständige Team in einer anderen Instanz arbeitet. Das Ergebnis? Verzögerte Reaktionen und unzufriedene Stakeholder.
4. Kommunikationslücken: Wichtige Kommentare oder Anhänge in einer Instanz erreichen nicht alle relevanten Teammitglieder, was zu Missverständnissen und Fehlern führt.
5. Erschwerte Berichterstattung: Wie erstellst du einen umfassenden Projektbericht, wenn die Daten über mehrere Systeme verteilt sind? Die Zusammenführung wird zu einem zeitraubenden Albtraum.

Die Konsequenzen: Wenn Projekte aus dem Ruder laufen

Ignorierst du diese Probleme, können die Konsequenzen gravierend sein:

1. Verlorene Updates: Wichtige Änderungen gehen in der Kommunikation zwischen den Teams verloren, was zu falschen Entscheidungen und verpassten Deadlines führt.
2. Doppelte Arbeit: Teams arbeiten unwissentlich an denselben Aufgaben, weil die Informationen nicht synchronisiert sind. Das verschwendet Ressourcen und frustriert die Mitarbeiter.
3. Verzögerte Reaktionszeiten: Kritische Bugs oder Kundenanfragen werden nicht rechtzeitig bearbeitet, was zu unzufriedenen Kunden und möglichem Reputationsschaden führt.
4. Frustration im Team: Mitarbeiter verlieren Zeit mit der manuellen Übertragung von Informationen zwischen den Systemen. Diese Frustration kann zu sinkender Moral und erhöhter Fluktuation führen.
5. Erhöhtes Fehlerrisiko: Manuelle Datenübertragung führt zu Tippfehlern und Missverständnissen. In kritischen Projekten können solche Fehler kostspielige Konsequenzen haben.
6. Mangelnde Transparenz: Ohne eine einheitliche Sicht auf alle Projektdaten ist es für Führungskräfte schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Projektfortschritt akkurat zu bewerten.
7. Compliance-Risiken: In regulierten Branchen kann die Inkonsistenz von Daten zwischen verschiedenen Systemen zu Compliance-Problemen führen.

Die gute Nachricht? Es gibt eine Lösung, die dir hilft, diese Probleme zu überwinden und deine Jira-Projekte nahtlos zu synchronisieren.

Warum Jira Synchronisieren? Ein paar Szenarien

Szenario 1: Einfache Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit von Entwickler-Teams

In vielen Branchen werden externe Teams, Dienstleister oder Freelancer zur Unterstützung bei der Abwicklung von Projekten ins Boot geholt. Sei es aus Gründen von zusätzlicher Expertise oder aufgrund eines ganz speziellen Skills. Stell dir vor, du und dein Team arbeiten zusammen mit externen Dienstleistern an einem größeren Projekt in Jira. Sei es in der Softwareentwicklung, im Marketing oder der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. 

Die “Externen” benötigen allerdings meist Zugang zu deinen internen Systemen und deiner Instanz. Dies kann allerdings aufgrund von Compliance oder Sicherheitsbedenken nicht ohne weiteres Umgesetzt werden. Zusätzlich arbeiten verschiedene Teams oftmals in ihren eigenen Systemen, eigenen Workflows und Methoden. Und übertragen dann die Tickets oder Issues in das Hauptsystem. Dadurch können schließlich gravierende Probleme in der Kommunikation und dem Projektfortschritt entstehen. Bei der Übertagung der Informationen gehen so wichtige Daten verlorenen oder Updates werden vergessen.

Szenario 2: Entwicklung und Kundenservice in Harmonie

Problem: Dein Kundenservice-Team nutzt Jira Service Management, während dein Entwicklerteam in Jira Software arbeitet. Kundenanfragen für neue Features landen im Service Desk, müssen aber manuell an die Entwickler weitergegeben werden. Deshalb ist es notwendig, den Entwicklungsprozess mit dem Customer Support Prozess auch in technischer Hinsicht zu verflechten. So ist die Zusammenarbeit von Entwicklung und Kundenservice zu vereinfachen und den gemeinsamen Workflow effizienter zu gestalten. 

Was passiert?

• User melden über ein Service Desk (z.B. Jira Service Management) neue Bugs oder stellen Anfragen für neue Features. Diese werden als Service Request oder Incident Management verarbeitet und in die Planung für das nächste Update mit aufgenommen bzw. priorisiert.
• Anschließend werden diese Tickets als Insights-Objekt mit dem Change Management synchronisiert. Und vom Entwickler Team in einem Jira Software Projekt verarbeitet.

Lösung Jira Synchronisierung mit Advanced Issue Sync:

• Konfiguriere eine Synchronisation zwischen Jira Service Management und Jira Software.
• Definiere Regeln, sodass relevante Service-Anfragen automatisch als Entwicklungstickets erscheinen.
• Stelle sicher, dass Statusupdates in beide Richtungen synchronisiert werden.

Ergebnis: Der Kundenservice kann den Fortschritt direkt im Service Desk verfolgen und Entwickler arbeiten ihrer Jira Instanz, ohne dass wertvolle Informationen verlorenen gehen und die Kommunikation beider Teams professionell und effizient abläuft. 

Szenario 3: Nahtlose Zusammenarbeit mit externen Partnern

Problem: Du arbeitest mit einem externen Entwicklerteam zusammen, das seine eigene Jira-Instanz nutzt. Der Informationsaustausch erfolgt bisher über E-Mails und wöchentliche Meetings, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führt. Zudem arbeiten Unternehmen sehr oft mit einer Vielzahl von verschiedenen Prozessen, Prioritäten und Vorgaben. Dadurch müssen diese Mitarbeiter ständig neue Methoden adaptieren und flexibel in Ihrer Arbeitsweise agieren. Üblicherweise haben die QS Mitarbeiter häufig keinen Zugriff auf die Jira Instanz der Entwickler. Und können so lediglich auf deren eigene Service Management Instanz zugreifen. Um Aufgaben für die Entwickler zu generieren, müssen QS Mitarbeiter Zugriff auf die Instanz der Entwickler erhalten, um Tickets manuell in deren Jira anlegen zu können und zu pflegen.

Dies kostet nicht nur viel Zeit und Geld hinsichtlich Lizenzkosten und doppelter Datenpflege, sondern kann auch zu Problemen bei der Aktualisierung des Contents in beiden Instanzen führen. 

Ein Szenario: 

• QS Mitarbeiter findet Bug
• Der Mitarbeiter erstellt ein Jira Ticket
• QS Team Lead analysiert und priorisiert die Tickets und synchronisiert diese mit dem Projekt der Entwickler
• Das Ticket wird in der Instanz der Entwickler automatisch erstellt
• Die Entwickler bearbeiten das Ticket und ändern den Status auf “Resolved”
• Der Status ändert sich in der Instanz der QS Mitarbeiter

In diesen Fällen können einzelne Jira Projekte, Tickets und beliebige Felder mit einer externen Instanz  synchronisiert werden. Dadurch fördert man letztendlich die Kollaboration verschiedener Anspruchsgruppen. Dadurch steigt letztendlich nicht nur die Effizienz der Bearbeitungszeit von Aufgaben, sondern es verbessert sich auch die unternehmensübergreifende Kommunikation zwischen den einzelnen Stakeholdern. Aus diesem Grund bietet ein Synchronisierungs-Tool die Option unternehmensübergreifend an Jira Projekten oder Jira Tickets gemeinsam zu arbeiten. So kann wertvolle Zeit gespart werden und in Krisenzeiten (Corona) effizientes Projektmanagement betrieben werden. 

Lösung mit Advanced Issue Sync:

• Richte eine projektbasierte Synchronisation zwischen deiner und der externen Jira-Instanz ein.
• Konfiguriere detaillierte Feldmappings, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen übertragen werden.
• Nutze das User-Mapping, um Zuweisungen korrekt zu übertragen, ohne direkte Zugriffsrechte zu gewähren.

Ergebnis: Beide Teams arbeiten in ihren gewohnten Umgebungen, haben aber stets Zugriff auf aktuelle Informationen. Die Projektkoordination wird erheblich vereinfacht, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

Welche Möglichkeiten gibt es Workflows, Tickets und Jira Projekte zu synchronisieren?

1. Workflow Mapping

Nicht immer können direkt ganze Unternehmensprozesse als Workflows in eine zweite Instanz übertragen werden. Oftmals ist es bereits ausreichend, nur einzelne Prozessschritte (Status) zu übertragen, welche in der zweiten oder externen Instanz tatsächlich vorhanden sind und demnach bearbeitet werden können. Hierzu bedarf es die Anpassung eines individuellen Workflow Mappings. 

Abstimmung des Workflows beider Teams

Damit ein effiziente Synchronisierung gelingen kann, sollte vorher unbedingt besprochen werden wie einzelne Workflow Prozessschritte (Status) in den jeweiligen Instanzen aussehen. Via Workflow Mapping wird jeder einzelne Prozessschritt aus einer Instanz mit dem entsprechenden Prozessschritt aus der anderen Instanz aufeinander abgestimmt. Sobald sich nun der Status im Referenzticket ändert, wird diese Änderung automatisiert eine Statusanpassung im Zielticket bewirken. 

3. Synchronisierung von Jira Ticket Informationen

Nachdem du dich mit deinen Teams bereits über Workflows abgestimmt hast, geht es jetzt darum zu überlegen, welche Felder im Ticket synchronisiert werden sollen. Benötigst du lediglich einfache Informationen wie Ticket-Name, Priorität und Beschreibung? Oder sollen zusätzlich auch Anhänge, Epics, Kommentare und Benutzerdefinierte Felder in die zweite Instanz oder Projekt übertragen werden? Mit Jira Sync ist es zudem möglich, die geteilten Informationen jederzeit anzupassen und ganz auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden. 

4. User Mapping

Neben den üblichen Informationen der Jira Tickets, stellt sich die Frage, ob auch einzelne Bearbeiter oder Autoren in eine zweite Instanz “gemapped” werden sollen. So können beispielsweise der User aus der ersten Instanz den Namen “John Doe” haben, in der zweiten / externen Instanz wird dieser dann auf den Namen “John Doe (External) gemapped. 

Alternativ ist es auch möglich mehrere User aus dem Projekt A auf einen User aus Projekt B zu übertragen. Dadurch wird ermöglicht, externe Dienstleister oder Teams einfacher zu verwalten und es erübrigt sich unzählige weitere User zu deiner Jira Instanz hinzuzufügen. 

Die effiziente Lösung: Eine App zur Synchroniserung von Jira Projekten

Um die Herausforderungen der getrennten Jira-Welten zu meistern, gibt es leistungsstarke Tools, die dir helfen, deine Jira-Instanzen zu synchronisieren. Zwei der führenden Lösungen sind Advanced Issue Sync für Jira von XALT und Exalate. Lass uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie du diese Tools nutzen kannst, um Jira-Projekte zu synchronisieren. (Hier findest du eine detaillierte Gegenüberstellung von Advanced Issues Sync für Jira vs Exalate.)

Schritt 1: Wähle das richtige Tool

Beide Tools, Advanced Issue Sync und Exalate, bieten robuste Funktionen zur Jira-Synchronisation. Hier sind einige Schlüsselfunktionen von Advanced Issue Sync:

• Synchronisation ohne Plugin-Installation
• Echtzeit-Synchronisation von Tickets, Kommentaren und Anhängen
• Unterstützung für Jira Server, Data Center und Cloud
• Individuelle Workflow- und User-Mappings
• Höchste Sicherheitsstandards durch Installation hinter deiner Firewall

Entscheide dich für das Tool, das am besten zu deinen spezifischen Anforderungen passt.

Schritt 2: Konfiguriere die Synchronisation

Nachdem du dich für ein Tool entschieden hast, geht’s an die Einrichtung:

1. Verbinde deine Jira-Instanzen: Stelle eine sichere Verbindung zwischen den zu synchronisierenden Instanzen her.
2. Definiere den Synchronisationsumfang: Wähle aus, welche Projekte, Tickets und Felder synchronisiert werden sollen.
3. Erstelle Workflow-Mappings: Ordne die Status deiner verschiedenen Workflows einander zu, damit Statusänderungen korrekt übertragen werden.
4. Richte User-Mappings ein: Stelle sicher, dass Benutzer in beiden Systemen korrekt zugeordnet sind.

Schritt 3: Teste und optimiere

Bevor du die Synchronisation im großen Stil einsetzt:

1. Führe einen Testlauf mit einem kleinen Projekt durch.
2. Überprüfe, ob alle Informationen korrekt übertragen werden.
3. Sammle Feedback von deinem Team und passe die Einstellungen bei Bedarf an.

Schritt 4: Rollout und Schulung

Sobald alles reibungslos läuft:

1. Informiere alle beteiligten Teams über die neue Synchronisationslösung.
2. Biete kurze Schulungen an, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wie die Synchronisation funktioniert und was zu beachten ist.
3. Stelle klare Richtlinien auf, wie mit synchronisierten Tickets umzugehen ist.

Beispiele aus der Praxis: Wie Jira-Synchronisation dein Projektmanagement revolutioniert

Fazit: Synchronisiere deine Jira-Instanzen für maximalen Erfolg

Die Synchronisation deiner Jira-Instanzen ist mehr als nur ein technisches Upgrade – es ist ein Game-Changer für deine Projektmanagement-Prozesse. Mit Tools wie Advanced Issue Sync für Jira von XALT oder Exalate kannst du:

• Die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams optimieren
• Den manuellen Aufwand für Datenübertragung drastisch reduzieren
• Die Transparenz und Nachverfolgbarkeit deiner Projekte erhöhen
• Schneller auf Änderungen und Kundenanforderungen reagieren

Indem du deine Jira-Instanzen synchronisierst, schaffst du eine einheitliche Informationsbasis, die es deinem Team ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: großartige Produkte zu entwickeln und herausragenden Service zu bieten.