Die Suche nach Informationen im Arbeitsalltag kann gerade im Servicesektor schnell zur Zeitfalle werden. Studien zeigen, dass der durchschnittliche Angestellte bis zu zwei Stunden pro Tag mit dem Zusammensuchen von Informationen verbringt.
Das sind bei einer 40-Stunden-Woche rund 25 % der Arbeitszeit, die nicht wertschöpfend genutzt werden können. Zudem verbringen Mitarbeitende im Schnitt 13 Minuten mit der Suche, bevor sie ihre Kollegen um Hilfe bitten. Das summiert sich auf fast einen ganzen Arbeitstag pro Woche an verlorener Zeit.
Kommen dir diese Probleme bei Dokumentationen bekannt vor?
- Fehlende oder verteilte Dokumentation: Gibt es überhaupt eine Dokumentation und liegt sie in einer zentralen Knowledge-Base ab?
- Veraltete Inhalte: Sind vorhandene Manuals und Runbooks aktuell gepflegt?
- Zugänglichkeit: Liegt alles an einem Ort oder verstreut in E-Mails, Netzlaufwerken und Abteilungs-Silostrukturen?
- Dokumentations-Aversion: Die Erstellung von Dokumentationen ist selten eine beliebte Aufgabe. Die Qualität der Texte leidet deshalb häufig darunter und Leser können dem Inhalt schlecht folgen.
- Final ergibt sich auch die Frage: Wer liest überhaupt die ganze Doku?
Wir bei XALT haben darauf eine Antwort gefunden. In diesem Artikel möchten wir zeigen, wie wir den KI-gestützten Chatbot Rovo einsetzen, um uns bei diesen Herausforderungen zu helfen.
Wie Atlassian Rovo als KI-Lösung bei der Erstellung & Suche von Dokumentationen hilft
Mit der Rovo, dem KI-gestützten Chatbot von Atlassian, der an unser Confluence System angebunden ist, haben wir einen virtuellen Mitarbeiter gewonnen, der uns bei der effizienten Suche nach Informationen und vielen internen Prozessen unterstützt. Unsere internen Rovo Ambassadors fördern das Dokumentieren sämtlicher Prozesse in Confluence.
Dadurch wandeln wir implizites Wissen in explizites Wissen um; eine Grundlage für effiziente Dokumentation mit KI. Denn wie jeder Mitarbeiter kann Rovo nur so effektiv arbeiten, wie die Informationen, die ihm zur Verfügung gestellt werden.
Folgende Anwendungsfälle von Rovo sind bei der Suche und Erstellung unserer technischen Dokumentationen Gang und Gäbe.
Automatisierte Suche nach Informationen
„Kannst du mal schnell einen neuen DNS-Eintrag erstellen?“ ging die Frage an unseren neuen Kollegen heraus. Ein kurzes Prompt an Rovo genügt und die KI liefert zielgenaue Antworten. Dabei erkennt Rovo zum Beispiel sofort anhand der zugewiesenen Mitarbeiterrolle (Consulting, Marketing, etc.) welche Art von Informationen gesucht werden (eher technische oder Sales-orientiert?) und zeigt diese an. Das verringert die Anzahl der Suchergebnisse und führt den Mitarbeiter schneller zum Ziel.
Pro Tip: Du kannst den Zugriff auch auf bestimmte Confluence-Bereiche oder spezifische Jira Service Management-Projekte beschränken, indem du deinen eigenen Chat-Bot konfiguriertst. Damit bleibt er fokussiert bei der Suche und lieferte präzisere Ergebnisse.
„Als DevOps-Engineer will ich deployen, nicht detektivisch nach Runbooks suchen. Bevor wir Rovo nutzten, verlor ich pro Ticket sicher 10 bis 15 Minuten mit Kontextwechseln. Jetzt tippe ich eine Frage in Confluence, bekomme den relevanten Prozess in Sekunden, inklusive Code-Snippets und Pipelines. Das senkt Frust, erhöht Qualität und macht Dokumentation endlich zu einem lebenden System statt einer Pflichtübung.“
Richard Richter, DevOps Agile Coach bei XALT
Umwandeln von Stichpunkten in leserfreundliche Texte
Dokumentationen so zu schreiben, dass neue Kollegen die Zusammenhänge verstehen, ist für Viele eine müßige, herausfordernde Aufgabe. Oft macht man sich selbst ein paar Stichpunkte nebenher, die aber ein Anderer nur schwer in Kontext bringen kann.
Dank Atlassian Intelligence wird jede einfache Liste mit einem Klick in einen strukturierten, gut lesbaren Beitrag umgewandelt. Eine Win-Win-Situation für Doku-Ersteller und -Leser.
Ergänzung von unvollständigen Inhalten
Selbst bei nicht aufbereiteten Texten kann Rovo bereits helfen und versucht aus allen verfügbaren Informationen Hilfestellungen zu geben, damit die Nutzer zielgerichtet informiert werden.
Mit dem Abbau von Hürden, um hochqualitative, verständliche technische Dokumentationen zu erstellen und dem steten Ausbau unserer Knowledgebase profitieren wir tagtäglich. Unsere Ressourcen können effizient eingesetzt werden und nicht wertschöpfende Tätigkeiten werden verringert.
ROI und Benchmarks: Warum sich KI-gestützte Dokumentation rechnet
Atlassians eigene Untersuchungen belegen den enormen Mehrwert durch durchgängige Prozessdokumentation.
- Nur 4 % aller Unternehmen dokumentieren ihre Prozesse konsequent.
- Schlechte Wissensweitergabe kostet Großunternehmen bis zu $47Mio. pro Jahr
- 80 % der Mitarbeitenden fühlen sich laut Gartner-Umfrage nicht ausreichend befähigt für ihre aktuellen und künftigen Rollen – strukturierte Dokumentation und KI-Unterstützung fördern Engagement und Kompetenz.
Next Step: Nachhaltige Dokumentation mit KI-Power
Wenn wir die 25 % an Arbeitszeitverschwendung durch die Informationssuche betrachten, wird deutlich, dass eine Effizienzsteigerung in diesem Bereich möglich ist – und das in nahezu jedem Prozess, sobald er in Confluence dokumentiert wurde. Die Dokumentation eröffnet zudem neue Möglichkeiten zur Optimierung, da die Prozesse dadurch sichtbarer werden und standardisiert werden können.
Mit Atlassian Rovo als dein neuer, multi-talentierter, virtueller Mitarbeiter erreichst du:
- Höhere Effizienz durch schnellere Informationsfindung
- Langfristige Qualitätssicherung deiner Dokumentation durch KI-gestützte Texterstellung und -optimierung
- Skalierbares Onboarding und reibungslose Prozessabläufe
Starte noch heute mit einer effizienten Dokumentation powered by Atlassian Rovo und KI!
Willst du wissen, was Rovo noch so alles kann? In diesem Video findet du eine Übersicht über die aktuellen Möglichkeiten des KI-gestützen Chat Agenten von Atlassian.
