Best Practices Cloud Migration Jira und Confluence

Best Practices Cloud Migration - Jira and Confluence

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Die Atlassian Cloud Migration von Confluence oder JIRA Umgebungen ist nicht zu unterschätzen. Über die Jahre haben sich unzählige Seiten und Bereiche angehäuft, die du in die Cloud übertragen musst. Deine Teams haben die unterschiedlichsten Workflows etabliert und sich vermutlich auch individuelle Lösungen überlegt, um deren Arbeit noch einfacher und effizienter zu gestalten. Zusätzlich nutzt du auf deinem System wahrscheinlich noch unzählige Apps aus dem Atlassian Marketplace die Workflows unterstützen, oder wichtige Daten in Jira oder Confluence bereitstellen. Lese jetzt unsere Best Practices für die Migration in die Atlassian Cloud.

Unsere Best Practices zu Migration in die Cloud

Eine Migration eines täglich genutzten Jira oder Confluence Systeme in die Cloud kann da eine echte Herausforderung für deine IT-Abteilung und System Admins darstellen.

Im Laufe des vergangenen Jahres (2021) konnten wir bereits mehrere Jira und Confluence Systeme von Server / Data Center in die Cloud migrieren und die folgenden Best Practices für die Migration herausarbeiten. Unsere Best Practices haben wir in 6 Phasen unterteilt:

Phase 1: Detaillierte Vorbereitung und Analyse

Warum möchtest du in die Cloud wechseln und was willst du damit erreichen?

Keine Migration ist wie die andere. Wie oben bereits erwähnt verfügt jedes System über verschiedenste individuelle Eigenschaften und Anpassungen. Dadurch wird es notwendig zunächst alle relevanten Fakten zu bestimmen, warum ein Wechsel in die Cloud durchgeführt werden soll. 

Die folgenden Punkte betrachten wir vorher genauer:

Herausarbeiten der Qualifikationskriterien zur Migration in die Atlassian Cloud

Ein wichtiger Schritt unserer Best Practices für die Migration in die Atlassian Cloud ist es, die Qualifikationskriterien für deine Systeme herauszuarbeiten. So stellst du sicher, dass während des Projekts keine bösen Überraschungen entstehen.

Aus welchem Grund möchtest du in die Cloud wechseln? 

Hier können etliche Gründe für dein Unternehmen relevant sein. Einige der gängigsten und derzeit wichtigsten haben wir hier für dich kurz zusammengefasst:

  1. Die Cloud unternehmensweit eingeführt und Atlassian Systeme wie Confluence sind ein Teil davon.
  2. Ist ein Kostenfaktor der entscheidende Grund? – On Premise bzw. Data Center Systeme können sehr teuer sein und der Verwaltungsaufwand hoch sein.
  3. Die IT-Infrastruktur nicht weiter intern verwaltet und direkt durch den Systemanbieter gemanagt.
  4. Restrukturierung und “Get fit for the future” – Die Cloud ist Teil deiner Zukunftsstrategie.

Diese vier Punkte geben dir bereits einen Anhaltspunkt. Gerade der Punkt Kostenfaktor ist für viele Unternehmen relevant oder auch entscheidend. Durch die Atlassian Cloud ist vor allem der Verwaltungsaufwand deiner IT-Infrastruktur weitaus einfacher zu managen. Diese wird in der Cloud direkt von Atlassian verwaltet und betreut. Somit bleibt mehr zeit sich auf andere wichtige Dinge zu fokussieren. Zudem wird nur das abgerechnet was auch wirklich genutzt wird, und eine Skalierung der Umgebung ist von heute auf Morgen flexibel realisierbar.

Deine Anforderungen – an die Cloud und an bestehende Instanzen

Die Cloud hat viele Vorteile, jedoch auch einige Nachteile und ist noch ein sehr junges System. Das heißt, du kannst nicht alle derzeit genutzten Funktionen und Apps auch in der Cloud verwenden. Hier gilt es entweder zunächst darauf zu verzichten, oder sich nach Alternativen umzuschauen.

Neben Apps und Integrationen gibt es noch eine ganze Hand voll weitere Anforderungen, die du vermutlich erfüllen musst. 

Um dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir dir die relevantesten Requirements an Confluence hier zusammengefasst:

Die gängigsten Anforderungen und Fragestellungen

  1. Wie sieht deine Strategie für eine Migration aus?
    1. Direkt – Alle Daten, Integrationen, Apps und User wechseln in die Cloud.
    2. Step by Step (Phased Approach) – Es werden immer nur Teile deiner existierenden Instanzen migriert. Zum Beispiel Projekt- oder Abteilungsbasiert.
    3. Start fresh – Alles neu! Es werden keine Daten übernommen und die Cloud Instanz neu aufgesetzt.
  2. Weiterführung von Apps, Integrationen und individuelle Programmierungen. Analysiere hier, welche Apps bereits in der Cloud vorhanden sind, für welche es bereits Alternativen gibt und welche nicht weiter verfügbar sind.
    1. Gibt es Must-Haves an Apps, die in der Cloud vorhanden sein müssen?
    2. Sind alle Apps auch für die Cloud verfügbar?
    3. Gibt es technische Limitierungen der Atlassian Cloud? 
  3. Übernahme bestehender Funktionen und individuelle Anpassungen in die Cloud.
  4. Anzahl der benötigten User müssen in der Cloud verfügbar sein.
    1. Die Enterprise Cloud ist derzeit (Stand 2021) nur mit 20.000 User verfügbar.
    2. Eine hohe User-Anzahl führt zu längeren Projektdauer
  5. Compliance, Sicherheit und Datenschutz Regularien müssen durchführbar sein.
    1. Kann der Serverstandort frei gewählt werden?
    2. Gibt es rechtliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen (DSGVO, GDPR)?
    3. Wird das System global oder nur lokal eingesetzt? 
  6. Migration bestehender Daten
    1. Kann die bestehende Jira oder Confluence Struktur zuvor aufgeräumt und verschlankt werden? 
    2. Müssen alle existierende Daten migriert werden?
  7. Externe Systeme müssen an die Atlassian Cloud angebunden werden.
    1. Sind bereits Integrationen verfügbar oder müssen diese erst programmiert werden? 
    2. Bieten die Anbieter dieser externen Tools Schnittstellen an?
  8. Wie hoch ist dein veranschlagtes Budget zur Migration?
    1. Eine Migration ist mit viel Zeit verbunden. Kosten werden deshalb nicht nur monetär sichtbar.
    2. Kann ich mit einem Wechsel in die Atlassian Cloud Kosten einsparen? – Eine erste Einschätzung kannst du mit dem Cloud Savings Calculator einholen
    3. Werden externe Partner benötigt?

Mit diesem Plugin kannst du deine existierende Confluence Instanz vorher aufräumen.

Pro Tipp: Für große oder komplexe Serverinstanzen ist ein schrittweiser Ansatz (Phased Approach) zweifellos die empfohlene Strategie für die Migration. Kleine Änderungen, die schrittweise vorgenommen werden, ermöglichen es jedem in deinem Team, sich allmählich an das neue System zu gewöhnen, ohne dass es zu Verwirrungen und/oder Risiken kommt.

Die Antworten auf diese Fragestellungen bedeuten für dich schnell auch einen Shift in der Herangehensweise der Migration. Je nachdem, wie komplex deine Requirements sind, ist es ratsam, einen externen Atlassian Partner für die Migration hinzuzuziehen.

Cloud Migration

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User Management in der Cloud

User Management in der Atlassian Cloud funktioniert etwas anders als auf Server oder Data Center. Deshalb solltest du dich bereits früh damit auseinandersetzen. 

Auf Server und Data Center jeder User für jedes System einen Zugang benötigt.

Auf Server oder Data Center kannst du diese Funktion mit Atlassian Crowd implementieren und so Single Sign On zur Verfügung stellen.

In der Cloud reicht es dagegen, einen Zugang pro User anzulegen, um auf alle Systeme zugreifen und dich einloggen zu können.

Bei Hinzufügen neuer User kannst du zudem Zugriffsberechtigungen bestimmen. Das bedeutet z.B. welche Produkte (Confluence, Jira, JSM, Bitbucket etc.) dürfen von wem verwendet werden.

Eine weitere Sicherheitsvorkehrung, die du im Nutzermanagement verwenden kannst, ist es nur User auf deine Systeme zu lassen, welche Accounts unter deiner verwalteten Domain angelegt sind.

Hier findest du weitere Informationen zu effizienten Nutzer- und Berechtigungsmanagement

Bevor du zu Phase 2 der Best Practices  übergehst, stelle sicher, dass du die folgenden Punkte bedacht hast:

  1. Timeline: Je nach Komplexität kann die Migration in die Cloud zwischen 1 – 12 Monate in Anspruch nehmen. 
  2. Risikoanalyse: Beachte, dass On Premise und Cloud in vielerlei Hinsicht unterschiedlich sind und Auswirkungen auf dein Unternehmen haben können. Hier findest du weitere Information zu den Unterschieden: Cloud vs. Data Center / Server.
  3. Du hast dich für eine Migrationsstrategie entschieden
  4. App Assessment: Du hast dich mit deinen benötigten Funktionen und Apps auseinandergesetzt und überprüft, ob diese in der Cloud verfügbar sind.
  5. Eröffne ein MOVE-Ticket, um die Support durch Atlassian zu erhalten und die Migration zu vereinfachen. (Wird nur benötigt, falls du die Migration ohne einen externen Partner durchführst)

Phase 2: Planung

In dieser Phase unserer Best Practices für die Migration in die Atlassian Cloud geht es darum, das Projekt durchzuplanen und alle notwendigen Tickets und Tasks zu erstellen, die benötigt werden. 

Je detaillierter du hier vorgehst, desto übersichtlicher wird am Ende deine Migration ablaufen. Zusätzlich kannst du in der Roadmap festlegen, wie viel Zeit du je Phase investierst.

Unsere Best Practices zur Planung der Migration

  1. Lizenzplanung: Erörtere zusammen mit deinem Team, welche Lizenzen für die Cloud benötigt werden. 
  2. Projektplanung: 
    1. Bestimme, wie viel Zeit für die Migration in die Atlassian Cloud benötigt wird und erstelle einen Projekt- und Zeitplan
    2. Bestimme und organisiere dein Projektteam. Dieses kann neben einem internen Team auch aus einem externen Atlassian Partner bestehen.
    3. Erstelle eine Cloud Test Umgebung. Hier erhältst du Zugang für eine Confluence Test Umgebung und Jira Test Umgebung.
  3. Melde dich für eine kostenlose Cloud-Migrationslizenz an und fordere deine Cloud-Site-URL für deine Zielinstanz an. Beispielsweise: unternehmensname.atlassian.net
  4. Bestimme deine Migrationsmethode: Direkt, Step-by-Step, Fresh Start
  5. Bestimme den Umfang deiner Migration: Die Assessment Phase gibt dir hier bereits einen genauen Überblick. Jedoch ist es hier wichtig genau zu bestimmen, wie umfangreich deine zu migrierenden Daten sind und welche davon zu übertragen sind.

Pro Tipp: Damit deine Migration in die Atlassian Cloud nicht in Stocken gerät, ist eine konkrete Zeitplanung der einzelnen Phasen wichtig. Natürlich sollten diese auch eingehalten werden.

Phase 3: Vorbereitung und Testen

In dieser Phase der Best Practices für die Migration in die Atlassian Cloud werden alle notwendigen Schritte unternommen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Das heißt, hier geht es vor allem darum, alle beteiligten Personen, deinen Daten und die Systeme vorzubereiten.

Um deine Migration so einfach wie möglich zu gestalten, solltest du einen Ablauf- bzw. Projektplan erstellen. Dieser bildet die einzelnen Schritte und Phasen genau ab.

Best Practices Atlassian Cloud Migration – Die Vorbereitung

Vorbereitung ist ja bekanntlich die halbe Miete. Stelle deshalb sicher, dass alle relevanten Faktoren und Requirements zur Migration berücksichtigt wurden. In unseren bisherigen Migrationen stellten wir fest, dass vor allem eine Analyse und Qualifizierung der Komplexität der existierenden Instanzen von Jira oder Confluence einen Großteil der Arbeit darstellen.

Best Practices zur Vorbereitung für eine reibungslose Migration

Kommuniziere deine Migrationsstrategie und Plan mit allen Stakeholdern

Zusammen mit unserem Kunden kommunizieren wir unsere gemeinsam entworfene Strategie. Konkret bedeutet dies, wie läuft die Migration ab. So wird eine unterbrechungsfreie Verwendung der aktiv genutzten Systeme gewährleistet. Und welche Schritte werden unternommen, um nach der Migration den Übergang für alle User in die Cloud so einfach wie möglich zu gestalten.

Migration der genutzten Apps

Analysiere die eingesetzten Plugins und hinterfrage konkret die Nutzung. Teilweise können Plugin Funktionalitäten mit Standardfunktionalitäten der Cloud ersetzt werden. Der Cloud Migration Assistant hilft dir bei der Analyse und zeigt dir die Nutzung der jeweiligen Apps an. Sofern ein Plugin ersetzt werden soll, erstelle dir einen Plan zur Vorgehensweise. Pro Tipp: Um Confluence Plugins zu suchen und ggf. zu ersetzen hilft dir folgendes Plugin → Plugin

Bei Apps die migriert werden sollen gilt es nun pro App den Migrationspfad zu analysieren. Teilweise gibt es vollautomatisierte Migrationspfade welche von Atlassian über den Migrationsassistenten angeboten werden, jedoch bleibt es meist nicht aus, dass ein Großteil der Apps und der zugehörigen Daten manuell migriert werden muss. Lege dir auch hier einen detaillierten Plan zurecht wie du mit den zu migrierenden Apps verfahren möchtest um am Ende eine erfolgreiche und ganzheitlich Migration zu erreichen.

Überprüfe, ob deine Server oder Data Center Version unterstützt wird

Eine Migration in die Cloud ist derzeit nicht mit allen Versionen von Jira und Confluence möglich. Überprüfe deshalb, welche Version in deinem Unternehmen derzeit genutzt wird, und ob diese mit der Cloud kompatibel ist. 

Hier findest du weitere Informationen zu unterstützten Version: für Jira, für Confluence.

Bevor du also mit der Migration starten kannst, muss du deine Systeme zunächst auf eine unterstützte Version aktualisieren.

Räume dein System auf

Ganz nach dem Motto, was nicht mehr gebraucht wird, muss weg. Ganz so drastisch musst du natürlich nicht vorgehen. Und mit “weg” meine ich hier nicht ab in den Müll, sondern archivieren, Duplikate entfernen oder Inhalte zusammenlegen. 

Best Practices für die Migration in die Atlassian Cloud: Archivieren und aufräumen

Confluence
  • Daten aus vergangenen und abgeschlossenen Projekten archivieren. Zum Beispiel nach Zeitraum (Älter als …), nach Projektpriorität, Kunde, Budget etc.
  • Confluence Projekte, Bereiche und Seiten: Viele Inhalte werden oftmals nur einmal geschrieben, nie wieder beachtet, sind veraltet oder doppelt vorhanden.
    Unser Best Practice: Jede Abteilung und Team sollte Ihren Bereich überprüfen und redundante Inhalte löschen oder zusammenlegen.
  • Bilder, Videos und andere Inhalte: Ähnlich wie bei Projekten und anderen Daten, können grafische Assets archiviert oder gelöscht werden.
Jira
  • Projekte: Daten abgeschlossener und alter Projekte sind womöglich nicht mehr nützlich. Analysiere, welche davon archiviert werden können.
  • Custom Fields: Deine Teams lieben individuelle Felder. Für so ziemlich alles. Allerdings blähen sie Jira unnötig auf, es gibt Duplikate und Jira wird unübersichtlich. Lösche unnötige und lege Duplikate zusammen.
  • Issue Types: Stelle sicher, dass die Anzahl der Issue Types überschaubar ist und Projekte ähnliche Workflow-Strukturen verwenden. Somit musst du bei einer Migration nicht erst zu viele erstellen oder zuweisen.
  • Workflows und Schemes: Entferne Duplikate oder lege ähnliche Workflows zusammen. Oft werden von deinen Usern weitere erstellt, ohne vorher zu prüfen, ob nicht ein bestehender verwendet werden kann. 

In unserem Guide für ein gepflegtes Jira System findest du weitere bewährte Vorgehensweisen zum managen deines Jira Systems.

Confluence & Jira

User Profile: Sowohl in Jira als auch in Confluence, sammeln sich nach einigen Jahren etliche Userprofile an. Profile von ehemaligen Mitarbeitern, externen Partner, Freelancern usw. Analysiere, welche User aktiv sind oder regelmäßig für dein Unternehmen arbeiten. Lösche den Rest. Dies ist auch wichtig, um herauszufinden, welches User Tier du für die Cloud benötigst.

Bevor du mit der Migration fortfährst, empfehlen wir dir unbedingt deine existierenden Systeme gründlich zu überprüfen. 

Zugriffsberechtigungen für anonyme User

Diesen Schritt kannst du überspringen, falls nur registrierte User deine Systeme verwenden dürfen.

Nicht alle Inhalte sind nur für registrierte User sichtbar und werden für die Öffentlichkeit bereitgestellt. Dies können Funktionen eines Jira Service Desks oder Teile von Confluence sein.

Wenn du und dein Team beispielsweise Confluence als Knowledgebase oder Help Center verwenden, wird dieses wahrscheinlich für die Öffentlichkeit bereitgestellt. Hier können dann deine Kunden alle Informationen zu bestimmten Problemen einholen. Diese Bereiche müssen allerdings so eingestellt sein, dass diese auch von nicht registrierten Usern betrachtet werden können.

Überprüfe vor einer Migration in die Atlassian Cloud die Zugriffsberechtigungen für anonyme User und konfiguriere die Einstellungen dann in der Cloud.

Die Konfiguration findest du hier: Einstellungen → Schemes → Berechtigungsschemata. Klicke anschließend auf Berechtigungen für das Berechtigungsschema des Projekts, für das du den anonymen Zugriff aktivieren oder deaktivieren möchtest.

User Tier für die Cloud

Damit am Ende auch alle deine User auf der Cloud Platz finden, benötigst du das richtige User-Tier. Wir gehen in unseren Best Practices für die Migration in die Atlassian Cloud folgendermaßen vor: 

  1. Analyse der aktiven User: Wie viele User sind derzeit aktiv? Das heißt, wie viele Mitarbeiter:innen benötigen Zugriff auf das System. 
  2. Arbeitest du regelmäßig mit externen Partnern zusammen? Wenn ja, wie viele?
  3. Beabsichtigt dein Unternehmen zu wachsen? Ist das der Fall, schaffe einen Puffer.
  4. Wähle im Zweifel das höhere User-Tier.

Pro Tipp: Hier kannst du deine monatlichen Cloud-Kosten berechnen: Jira, Confluence.

Deine Strategie zur Migration deiner User in die Cloud

Wie oben bereits geschrieben, müssen nicht immer alle User gleichzeitig in die Atlassian Cloud wechseln. Du kannst hier Step by Step (z.B. Abteilungs- oder Projektbezogen) vorgehen, oder alle User gleichzeitig migrieren.

Wie auch immer du dich entscheidest. Kommuniziere dein Vorhaben mit deinem Team und Mitarbeitern. So können sich diese bereits frühzeitig ein Bild von dem neuen System machen und sich vorbereiten.

Pro Tipp: Unsere Best Practices bzw. in unserer Migration stellen wir den Usern in einer Präsentation vor und geben bereits erste Tipps. Welche Änderungen und Neuerungen gibt es? Wie läuft der Wechsel ab? Was passiert mit dem alten System? Wann wird das alte System abgeschaltet? Zusätzlich stellen wir einen kurzen Guide und Trainingsmaterialien für die Cloud bereit.

Weitere Informationen zur User-Migration für Jira und Confluence findest du hier.

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Phase 4: Testen der Migration in die Cloud

Am Anfang von diesem Guide, haben wir dir schon gezeigt, wie du dir ein Testsystem von Jira und Confluence anlegst. Dieses kommt in dieser Phase zum Einsatz. 

Bevor du jetzt hergehst und gleich alle deine Daten in ein Produktivsystem überträgst, solltest du deine Requirements und die Migration deiner Instanz und Daten testen. 

Damit stellst du sicher, dass auch alle Daten übertragen werden, Apps in der Cloud funktionieren. Bei der Verwendung von neuen Tools treten immer Fehler und weitere Fragen auf, die du noch während des Tests lösen kannst. 

Der Test ist also eine weitere Sicherheitsvorkehrung bevor du deine alten Systeme abschaltest. 

So kannst du deinen ersten Test durchführen und die Cloud auf Funktionalität und Integrität testen.

Atlassian Cloud Migration Assistent: 

Dieser hilft dir direkt bei der Analyse deiner Apps. Gibt dir die Möglichkeit ausgewählte Bereiche von Jira oder Confluence zu übertragen, User zu migrieren und zeigt dir den Status der Migration.

Empfehlung:

Wir empfehlen dir, dieses Tools nur zu verwenden, wenn dein Jira oder Confluence keine individuellen Programmierungen oder Integrationen verwendet. Das Tool ist vor allem dann nützlich, wenn deine Systeme “Out of the box” sind. Vor allem individuelle Anpassungen deiner Server oder Data Center Instanzen können zu Fehler in der Cloud führen oder nicht funktionieren. Diese müssen dann einzeln übertragen und konfiguriert werden.

Wir verwenden dieses Tool vor allem zur Übertragung von generischen Datenpaketen wie Confluence Bereiche und Seiten oder für Jira Projekte.

Pro Tipp: Kontaktiere uns. Wir analysieren deine Jira und Confluence Server oder Data Center Instanzen und geben dir eine Einschätzung, welche Migrationsstrategie für dich am besten geeignet ist. Erfahre mehr zur Cloud Migration.

Darauf solltest du bei der Test-Migration achten:

Nimm dir Zeit und analysiere die Testmigration. Prüfe ob alle Bereiche/Projekte vollständig übertragen wurden. Wie sieht das Usermanagement aus, wurden alle Gruppen angelegt, wurden die Berechtigungen erfolgreich übernommen? Prüfe den Content deiner Seiten und Issues, vor allem den Content welcher mithilfe von Plugins erzeugt wurde. Führe Testmigrationen mehrmals durch um ein Gefühl für den Prozess zu entwicklen und um nach und nach alle möglichen Fehlerquellen zu beseitigen.

Migriere auch testweise alle Apps und deren Inhalte und vergewissere dich dass diese wie erwartet funktionieren. Sofern du einen Großteil der der möglichen Fehlerquellen ausgeschlossen hast, gehe in eine anwenderbasierte Testphase über und definiere pro Bereich oder Projekt einen Verantwortlichen der Fachabteilung. Zeige deinen Testern die neue Test-Umgebung und gib Ihnen etwas zeit um sich mit sich damit Vertraut zu machen. Hole dir das Feedback deiner Tester ein um ggf. auftretende Probleme noch im Vorhinein zu erschlagen oder deiner Migration den letzten Feinschliff zu verpassen.

Phase 5: Migration

War deine Migration erfolgreich? Sind keine kritischen Fehler aufgetreten? Wenn das der Fall war, kannst du mit der Migration von Server oder Data Center in die Cloud endlich beginnen.

Damit dein Team die Cloud wie von Server oder Data Center gewohnt nutzen kann, musst du vor dem Go-Life noch einiges erledigen.

  1. Führe die Produktionsmigration durch: Das heißt, nutze den Atlassian Cloud Migrationsassistent für Jira und Confluence.
  2. Leite die Nutzer zur neuen Cloud-Site um: Setze hier Redirects ein. Das heißt beispielsweise server.jira → cloud.jira.
  3. Read Only für deine Server oder Data Center Instanzen: So stellst du sicher, dass während und nach der Migration keine weiteren Inhalte auf den alten Systemen erstellt werden. Diese werden dann nicht mehr in die Cloud übertragen.
  4. Quality Assurance Test der migrierten Daten: Überprüfe hier, ob die Migration erfolgreich war und die Migration alle Daten übertragen hat. Zusätzlich solltest du sicherstellen, dass im Falle einer fehlerhaften Übertragung ein Post Mortem erfolgt. Damit findest du schnell die Gründe und Fehler heraus.
  5. Apps installieren oder migrieren: Hat der Assistent alle Daten übertragen, ist es jetzt an der Zeit, alle genutzten und verfügbaren Apps zu installieren und zu konfigurieren.
  6. Integrationen anderer Apps und Software: Viele Apps bieten direkt Integrationen in die Atlassian Cloud an. Stelle sicher, dass diese auch installiert und konfiguriert sind.

Weitere Best Practices zur Migration in die Atlassian Cloud:

  1. Kommunizieren mögliche Downtimes, Ausfälle und Nutzungseinschränkungen deiner Systeme am Tag der Migration. “Read-Only” sollte deshalb unbedingt rechtzeitig kommuniziert werden.
  2. Informiere deine User über das neue System und dass ein Wechsel bevorsteht.
  3. Sollte die Migration nicht wie erwartet fehlerfrei erfolgen: Kommuniziere die Verzögerung rechtzeitig mit allen internen Stakeholdern.

Pro Tipp: Erstelle bereits während der Planung einige Templates zur internen Kommunikation für Zeitplanänderungen, Erfolgsmeldungen oder Statusupdates. Damit fällt es dir leichter dein Team auf dem Laufenden zu halten.

Phase 6: Inbetriebnahme & Post-Migration

Den schwierigsten Teil hast du geschafft. Die Migration war erfolgreich. In der finalen Phase geht es noch darum, alle User auf das neue System loszulassen, offenen Fragen zu klären und eine Retrospektive durchzuführen. 

Für dich bedeutet das: Finde heraus, was gut funktioniert hat, wo es Probleme gibt und an welchen Stellen in deiner Atlassian Cloud du noch arbeiten musst.

Pro Tipp: Stelle sicher, dass sich deine User in der Cloud wohlfühlen, das System verstehen und vor allem nutzen könne. Dies erreichst du vor allem mit Trainingsmaterialien und Guides. 

Damit du auch weißt, wo der Schuh noch drückt, erstellst du am besten ein Service Management Projekt um den Usern die Möglichkeit zu geben, auftretende Probleme zentralisiert einzustellen. Teile deinen Usern mit, dass sie sich jederzeit bei dir melden können, wenn es Probleme gibts. 

Was du nicht vergessen darfst: Teile deinen Usern mit, dass die alten Systeme zeitnah abgeschaltet werden. 

Wenn du mehr über die Planung der Migration von Atlassian Server zu Cloud erfahren möchtest, oder weitere Best Practices für die Migration in die Atlassian Cloud erfahren möchtest melde dich bei uns!

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