Den Zeitaufwand für Tickets in verschiedenen Status zu verfolgen, ist entscheidend für die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Identifizierung von Engpässen in Jira-Projekten. Viele Teams haben Schwierigkeiten mit dieser scheinbar einfachen Aufgabe, da sie in Jira nicht ohne weiteres verfügbar ist. In diesem kurzem Guide zeigen wir verschiedene Methoden zur Verfolgung der in einem Status verbrachten Zeit auf. Dazu gehören integrierte Funktionen, Lösungen von Drittanbietern und benutzerdefinierte Implementierungen.

Lösungen: Wie man die verbrachte Zeit im Status in Jira nachverfolgt

Jira ist zwar leistungsstark bei der Problemverfolgung und im Projektmanagement, bietet jedoch keine einfache Möglichkeit, Folgendes zu messen:

  1. Wie lange jedes Ticket in jedem einzelnen Status verbracht hat
  2. Wie oft ein Ticket in einem bestimmten Status war

Teams benötigen diese Daten oft, um zu verstehen, wie lange Tickets in Phasen wie „Pull Request“ verweilen oder wie oft Tickets erneut aufgenommen werden.

Integrierte Jira-Funktionen

Kontrolldiagramm Für Kanban-Boards kann einige Einblicke bieten:

  1. Gehe zu „Berichte“ > „Kontrolldiagramm“
  2. Wähle den Status aus, den du analysieren möchtest
  3. Identifiziere die spezifische Ticket-Nummer (Issue number)

Diese Methode zeigt die in jedem Status pro Story verbrachte Zeit an, hat jedoch Einschränkungen für eine umfassende Berichterstattung.

Du kannst JQL (Jira Query Language) für die rudimentäre Zeiterfassung verwenden:

statusCategoryChangedDate <= -3d AND status = "open"
statusCategoryChangedDate <= -5d AND status = "in progress"

Hinweis: Bei dieser Methode muss Ihr Arbeitsablauf zwischen Statuskategorien (z. B. „Zu erledigen“ und „In Bearbeitung“) wechseln.

Lösungen von Drittanbietern

Mehrere Apps aus dem Atlassian Marketplace bieten robustere Zeiterfassungsfunktionen zum Tracken von Zeit in Status:

  1. Time in Status von OBSS
    1. Erstellt Berichte über die in jedem Status, für jeden Beauftragten oder jede Benutzergruppe aufgewendete Zeit
    2. Ermöglicht benutzerdefinierte Geschäftskalender
    3. Unterstützt Cloud-, Server- und Rechenzentrumsversionen
  2. Time in Status Reports von RVS
    1. Berichte zur Status-Zeiterfassung
    2. Gruppieren Sie Status, um die Vorlauf-/Durchlaufzeit zu definieren
    3. Prozessengpässe erkennen und Maßnahmen ergreifen
  3. Status Time Reports von Bloompeak
    1. Erstellt Statuszeitberichte auf der Grundlage von Arbeitskalendern
    2. Erstellen Sie Berichte auf der Grundlage von Zeit im Status oder Zeit im Verantwortlichen, gruppieren Sie Status, um verschiedene Zykluszeit- und Vorlaufzeitberichte zu erhalten
  4. Jira Workflow Toolboxvon Decadis AG
    1. Bietet leistungsstarke mathematische und Datums- und Uhrzeitausdrucksfunktionen zur Automatisierung von Workflow-Übergängen
    2. Bietet integrierte Funktionen wie timeInStatus() für Data Center
    3. Ermöglicht die Definition benutzerdefinierter Geschäftskalender in Jira für eine genauere Zeiterfassung

Benutzerdefinierte Lösungen

Für Teams mit spezifischen Anforderungen oder Budgetbeschränkungen können benutzerdefinierte Lösungen entwickelt werden:

Automatisierung für Jira:

Verwendet die integrierte Automatisierung von Jira, um ein Feld „Tage im Status“ zu erstellen:

  1. Schritt 1: Benutzerdefiniertes Feld erstellen.
    • Benutzerdefiniertes Feld erstellen: Gehe zu den Jira-Einstellungen > Probleme > Benutzerdefinierte Felder.
    • Klicke auf Benutzerdefiniertes Feld erstellen und wähle den Typ Numerisch oder Datumsdifferenz (abhängig von deiner Jira-Version).
    • Gib dem Feld den Namen „Tage im Status“. Weisen Sie dieses benutzerdefinierte Feld den benötigten Projekten und Bildschirmmasken zu.
  2. Schritt 2: Automatisierungsregel erstellen:
    1. Zu den Automatisierungsregeln navigieren: Gehe zu Projekt-Einstellungen > Automatisierung > Regel erstellen.
    2. Wähle einen Trigger: Trigger: Feld geändert > Status (Dieser Trigger aktiviert die Regel, sobald sich der Status des Problems ändert).
  3. Schritt 3: Regel konfigurieren – Zeitdifferenz berechnen:
    1. Action hinzufügen – Issue Data sammeln: Füge eine Aktion hinzu, um das aktuelle Datum zu speichern: Aktion: „Edit Issue“ (Problem bearbeiten).
    2. Wähle dein benutzerdefiniertes Feld „Tage im Status“ aus.
    3. Berechne die Differenz: Du kannst ein Jira Smart Value wie {{now.diff(issue.statuscategorychangedate).days}} verwenden, um die Anzahl der Tage zu berechnen, die seit der letzten Statusänderung vergangen sind. Dies gibt die Zeitdifferenz in Tagen zurück, die du im benutzerdefinierten Feld speichern kannst.
  4. Schritt 4: Regel testen und aktivieren:
    1. Speichern und testen: Führe einige Tests durch, um sicherzustellen, dass das Feld korrekt aktualisiert wird, wenn sich der Status eines Issues ändert.
    2. Aktivieren: Aktiviere die Regel und überwache deren Funktion.

Skriptbasierte Lösungen:

Entwickle Skripte mit der API von Jira, um Daten zur Zeit im Status abzurufen und zu berechnen: 

import com.atlassian.jira.component.ComponentAccessor import java.sql.Timestamp import java.time.DayOfWeek import java.text.SimpleDateFormat 
def myIssue = issue.getKey() Issue issue = ComponentAccessor.getIssueManager().getIssueObject("$myIssue") 
// ... (additional code to calculate working days between statuses)

Externe Datenanalyse:

Exportiert Jira-Daten zur Analyse in externe Tools:

  1. Verwendet den BigQuery Connector für Jira, um Daten in Google BigQuery zu übertragen
  2. Erstellt benutzerdefinierte Berichte mit Tools wie Grafana

Verwende die Jira Workflow Toolbox (JWT), um die Zeit im Status zu berechnen (nur für Data Center)

  1. Füllt ein benutzerdefiniertes Feld mit dem aktuellen Zeitstempel bei Übergängen.
  2. Beispiel: Wenn ihr zu „In Bearbeitung“ wechselt, setzt „InProgressDateTime“.
  3. Verwende Formeln wie „OpenDuration = InProgressDateTime – Issue Created“, um die Zeit im Status mithilfe von Funktionen wie „timeDifference()“ zu verfolgen
  4. Verwende „Jira Workflow Toolbox (JWT) Calculated Number Fields“ (nur für Data Center)

Überlegungen bei der Implementierung der Zeiterfassung

  1. Auswirkungen auf die Leistung: Benutzerdefinierte Felder und JQL-Funktionen für den Zeiterfassungsstatus können Ihre Jira-Instanz belasten. Berücksichtige die Auswirkungen auf die Leistung, insbesondere bei großen Datensätzen.
  2. Genauigkeit vs. Einfachheit: Einfache Lösungen können Arbeitszeiten, Feiertage oder komplexe Workflow-Übergänge möglicherweise nicht berücksichtigen. Bestimme den Genauigkeitsgrad, den dein Team benötigt.
  3. Berichtsanforderungen: Überlege, wie du die Zeit-im-Status-Daten verwenden wirst. Musst du sie in Problemen, in JQL-Abfragen oder in externen Berichten sichtbar machen?
  4. Kosten vs. Funktionalität: Wäge die Kosten von Drittanbieter-Apps gegen die Entwicklungszeit für benutzerdefinierte Lösungen und die jeweilige Funktionalität ab.

Bewährte Verfahren zut nachverfolgung der verbrachten Zeit im Status

  1. Klare Ziele definieren: Verstehe, warum du die Zeit im Status verfolgst. Geht es darum, Engpässe zu identifizieren, SLAs zu messen oder Schätzungen zu verbessern?
  2. Einfach anfangen: Beginne mit integrierten Funktionen oder einfachen benutzerdefinierten Feldern, bevor du in komplexe Lösungen investierst.
  3. Dein Team schulen: Stelle sicher, dass dein Team versteht, wie wichtig genaue Statusaktualisierungen für eine aussagekräftige Zeiterfassung sind.
  4. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig deine Zeit-im-Status-Daten, um Trends und Verbesserungsmöglichkeiten in deinem Workflow zu identifizieren.
  5. Kombiniere sie mit anderen Kennzahlen: Verwende Zeit-im-Status-Daten zusammen mit anderen Kennzahlen wie Zykluszeit und Durchlaufzeit, um einen umfassenden Überblick über die Effizienz deiner Prozesse zu erhalten.

Schlussfolgerung

Zwar bietet Jira keine umfassende Analyse der „verbrachten Zeit im Status“ aber es gibt verschiedene Lösungen, um diese Lücke zu schließen. Von der Nutzung integrierter Funktionen bis hin zur Implementierung von Drittanbieter-Apps oder benutzerdefinierten Skripten kannst du eine Methode finden, die den Anforderungen und dem Budget deines Teams entspricht.

Denke daran, dass das Ziel der nachverfolgung von „verbrachte Zeit im Status in Jira“ besteht, deine Prozesse zu verbessern und effizienter Mehrwert zu schaffen. Wähle eine Lösung, die umsetzbare Erkenntnisse liefert, ohne dein Team oder deine Jira-Instanz zu überlasten.

Während du die Statusverfolgung implementierst, solltest du die Auswirkungen auf deinen Workflow kontinuierlich bewerten und deinen Ansatz bei Bedarf anpassen. Mit den richtigen Tools und Verfahren gewinnst du wertvolle Erkenntnisse, um deine Jira-Projekte zu optimieren und die Produktivität deines Teams zu steigern.