Habt ihr genug von unübersichtlichen Tools und fragmentierten Projekten? Teams, die oft Projektbasiert zusammenarbeiten jonglieren täglich mit zahlreichen Aufgaben: sie koordinieren verteilte Kolleg*innen, managen Deadlines und kämpfen gegen Informationssilos.
Eine aktuelle Studie der Enterprise Strategy Group (ESG) zeigt, wie sehr eine integrierte Work-Management-Plattform diese Hürden mindern kann. Im Folgenden skizzieren wir zunächst die gängigsten Stolpersteine im Projektalltag und präsentieren anschließend Lösungsansätze.
Alltägliche Herausforderungen im Projektmanagement
Dauernde Unterbrechungen und Kontextwechsel
Jede Ad-hoc-Anfrage, jeder Tool-Wechsel reißt das Team aus dem Workflow. Laut ESG kommt es pro Mitarbeiter*in im Durchschnitt zu 21 irrelevanten Unterbrechungen pro Woche, was wertvolle Zeit und Fokus kostet.
Informationssilos und hoher Suchaufwand
Projektwissen verteilt sich oft auf E-Mails, Chat-Verläufe und Ordnerstrukturen. Herausforderd für einzelne Mitarbeiter, aber ein Albtraum für Neueinsteiger. ESG-Analysen belegen, dass Mitarbeitende bis zu 40 % ihrer Zeit damit verbringen, benötigte Informationen zusammenzusuchen.
Tool-Wildwuchs
Viele Organisationen nutzen sechs oder mehr Kollaborations-Tools parallel. Das erschwert die Arbeit nicht nur, weil man zwischen verschiedenen Tools wechseln muss um bestimmte Arbeitsschritte durchzuführen. Es ist auch mit steigenden Lizenz- und Sicherheitskosten verbunden. Bis zu 40 % des IT-Budgets fließt in nachträgliche Korrekturen fragmentierter Systeme.
Mangelnde Wiederverwendbarkeit
Wie war das nochmal bei einem ähnlichen Projekt aus dem Vorjahr? Diese Frage taucht so oder so ähnlich in Kick-off Meetings regelmäßig auf. Ohne zentrale Vorlagen und Lessons-Learned-Datenbank startet jedes Projekt quasi bei Null. Das führt zu wiederkehrenden Fehlern und verlängert Projektlaufzeiten im Schnitt um 25 %.
Lange Onboarding-Phasen
Neue Teammitglieder benötigen oft vier Monate, um richtig produktiv zu werden. Sie müssen erlernen, welches Tool für welchen Zweck verwendet wird und an wie vielen unterschiedlichen Stellen welche Informationen abgelegt werden. Eine einheitliche Plattform kann diese Phase auf rund 2,4 Monate halbieren und damit schnell hunderte Stunden zusätzlicher Produktivität freisetzen.
Die Lösung: Eine integrierte Work-Management-Platform für Projektkoordination und Teamarbeit
Eine einzige, vernetzte Umgebung verbindet Aufgaben, Dokumente und Status-Updates nahtlos von der ersten Idee bis zum finalen Report. Sie ist Grundlage, um die folgende Erfolgsfaktoren für effizientes Teamwork umzusetzen.
Standardisierte Workflows und Automatisierungen
Projektvorlagen (Templates) bündeln Best-Practices in wiederverwendbaren Workflows. Statt jede Aufgabe von Grund auf neu zu strukturieren, greift das Team auf geprüfte Schritte zurück, von der Anforderungsaufnahme bis zur Abnahme. Automatisierungen (z.B. über Atlassian Rovo) übernehmen Routineaufgaben wie:
- Statuswechsel-Benachrichtigungen erst bei wirklichen Fortschritten
- Fälligkeitserinnerungen nur an Beteiligte
- Automatisches Anlegen von Teil-Tasks
Nutzen & Wirkung:
- Unterbrechungen sinken um bis zu 35 %, weil lästige Rückfragen entfallen.
- Teams starten Projekte 25 % schneller, da die Planungsphase klar definiert und sofort verfügbar ist.
Zentrales Wissens- und Dokumentenmanagement
Alle relevanten Dokumente, von Lastenheften über Spezifikationen bis zu Meeting-Protokollen, landen in einem einzigen, durchsuchbaren Hub (z.b. Confluence von Atlassian). Volltextsuche und KI-gestützte Zusammenfassungen machen es möglich, binnen Sekunden auf wichtige Details zuzugreifen. Historische Projekte sind über „Lessons Learned“-Seiten jederzeit abrufbar.
Nutzen & Wirkung:
- Recherchezeiten halbieren sich, wodurch jährlich Hunderttausende Stunden an Produktivität freigesetzt werden.
- Neue Kolleg*innen finden in der Einarbeitungsphase 40 % schneller alle wichtigen Infos und sind nach 2,4 statt 4 Monaten produktiv.
Echtzeit-Transparenz für alle Stakeholder
Live-Dashboards und automatisierte Status-Feeds geben Projektleitenden jederzeit einen klaren Überblick über Fortschritt, Risiken und Kapazitätsauslastung. Sie zeigen jederzeit aktuelle Status-Daten über:
- Welcher Task steht wo?
- Welche Risiken häufen sich?
- Wie ist die Auslastung einzelner Teams?
Automatisch generierte Status-Feeds informieren Stakeholder nur dann, wenn wirklich Handlungsbedarf besteht.
Nutzen & Wirkung:
- Entscheidungen lassen sich bis zu einer Stunde pro Teammitglied und Woche schneller treffen.
- Abstimmungsmeetings werden seltener nötig, da alle Beteiligten stets auf demselben Informationsstand sind.
Kontinuierliche Verbesserung und Governance
Projekt-Blueprints und Checklisten werden zentral gepflegt. Freigegebene Varianten stehen allen Teams zur Verfügung, inklusive
- Vorgefertigter Risikomanagement-Check
- Standardisierte Review-Schleifen
- Automatisch dokumentierte Änderungsverfolgung
Nutzen & Wirkung:
- Fehler im Ablauf reduzieren sich um rund 18 %.
- PMO-Leads gewinnen Kontrolle über Governance-Prozesse und können Compliance-Anforderungen leichter erfüllen.
- Das „Blank-Page“-Problem, dass jedes Projekt wieder bei Null beginnt wird gelöst.
Skalierbares Onboarding & Team-Alignment
Neue Teammitglieder durchlaufen einen integrierten Onboarding-Prozess mit:
- Automatisch zugewiesenen Schulungsaufgaben
- Verlinktem Wissenstracker für Quick-Guides und SOPs
- Echtzeit-Mentoring-Feeds, die Verantwortliche informieren, wenn Fragen ungelöst bleiben
Nutzen & Wirkung:
- Time-to-Productivity sinkt von 4 auf 2,4 Monate und spart pro 100 Neueinsteigern über 30 FTE-Monate.
- Einheitliche Prozessverständnisse stärken die bereichsübergreifende Zusammenarbeit.
Use-Case: Schnellere Markteinführung von Softwarefeatures dank Atlassian Teamwork Collection
Die Atlassian Teamwork Collection bietet ein App-Bundle für Projektteams, das die Anforderungen an eine moderndes Work-Management-Platform erflüllt.
Stellt euch nun folgendes Szenario vor: Euer Team plant den Launch eines neuen Softwarefeatures. Ohne integrierte Umgebung springen die Beteiligten zwischen E-Mails, Chat-Tools und verschiedenen Projekt-Apps hin und her, Status-Updates trudeln in unterschiedlichen Kanälen ein, und die Abstimmungsmeetings ziehen sich in die Länge. Jetzt setzen wir die Apps der Atlassian Teamwork Collection, Confluence, Jira, Rovo und Loom, gezielt ein:
1. Ideen- und Rahmenplanung in Confluence & Rovo
Das Team startet in Confluence mit einer zentralen Seite, auf der Stakeholder Anforderungen, User Stories und Wettbewerbsanalysen zusammentragen. Dank strukturierter Seitenvorlagen sind alle relevanten Punkte wie Ziele, Risiken und Zeitplan auf einen Blick sichtbar.
Parallel dazu nutzt man Rovo’s Chat-Assistenten, um nach vergleichbaren Projektvorhaben zu fragen oder bestehende Confluence-Seiten blitzschnell zusammenfassen zu lassen. Wer zum Beispiel wissen möchte, wie frühere Marketing-Releases liefen, tippt eine Anfrage in Rovo ein und erhält sofort relevante Links und Insights – ganz ohne manuelles Suchen.
Challenge gelöst: Informationssilos und langer Suchaufwand.
2. Feinplanung und Tracking in Jira & Rovo
Aus Confluence-Storys entstehen per „Create Issue“-Link automatisch Jira-Tickets. Diese können mit der Goals App einem definierten Unternehmensziel zuzgeordnet werden, um transparent darzustellen welchem Ziel dieses Projekt stützt.
Zusätzlich kann der Rovo Agent automatisierte Workflows starten: Neue Tasks anlegen, automatische Benachrichtigung der QA, sobald eine Story ins Review-Stadium wechselt, und Erstellung wöchentlicher Fortschritts-Reports. So entfallen wiederholte Status-Pings, und das Team behält den Überblick, ohne das Board zu verlassen.
Challenge gelöst: Unterbrechungen durch Status-Nachfragen und uneinheitliche Prozesse.
3. Team-Alignment und Fortschrittsübersicht in Rovo & Jira
In Rovo’s Dashboard-Ansicht fließen alle Jira-Daten live zusammen – Burndown-Charts, offene Blocker, Kapazitätsengpässe. Per Chat-Prompt lassen sich diese Metriken in Confluence-Seiten einbetten oder direkt via Loom-Video kurz erläutern. Produktmanager erkennen so früh, wenn das QA-Team Rückstau aufbaut, und können proaktiv nachsteuern.
Challenge gelöst: Unklare Kapazitätsplanung und fehlende Echtzeit-Transparenz.
4. Asynchrone Updates und Schulungen mit Loom & Rovo
Entwickler erstellen kurze Loom-Clips für Deploy-Anleitungen oder Architektur-Walkthroughs. Das Loom-Video wird direkt in einem Jira-Ticket oder der verlinkten Confluence-Page verlinkt. Rovo can die Inhalte der Videos lesen wodurch neue und bestehende Teammitglieder per Rovo-Chat und ganz ohne manuelles Tagging stets die aktuellsten Lernressourcen finden.
Challenge gelöst: Lange Onboarding-Phasen und wiederkehrende Standardschulungen.
5. Go-Live und Feedback-Loop
Kurz vor dem Rollout fasst das PMO-Team in Confluence die Lessons Learned zusammen. Rovo Agents exportieren automatisch die relevanten Jira-Kommentare und Loom-Insights in einen kompakten Abschlussreport für das Management. Anschließend werden die aktualisierten Projekt-Blueprints zentral abgelegt und stehen sofort für den nächsten Release bereit.
Ergebnis: Durch die enge Verzahnung von Confluence (Knowledge Hub), Jira (Task Management), Rovo (Suche & Automatisierung) und Loom (Video-Kommunikation) reduziert sich die Time-to-Market um rund 25 %, Unterbrechungen sinken um 35 % und das Team gewinnt wertvolle Kapazitäten für Folgeprojekte.
Fazit: Integrierte Work-Management-Plattformen beschleunigen Projektlaufzeiten
Die ESG-Studie belegt eindrucksvoll: Eine integrierte Work-Management-Plattform, wie die von Atlassian, schafft klare Prozesse, minimiert Unterbrechungen und beschleunigt die Projektdurchlaufzeit.
Für PMO-Leads heißt das weniger operativer Aufwand, mehr strategischer Freiraum und sichtbare Produktivitätseffekte.
Wisst ihr wo eure Team Quick Wins durch Konsolidierung liegen?
Unsere Atlassian Experten unterstüzen euch gerne dabei, die Anwendungsgebiete der Teamwork Collection mit dem größtmöglichen Potenzial zu identifiezieren. Sprecht uns unverbindlich an.
