Bild eines Smartphones oder Tablets, das ein responsive Intranet anzeigt, umgeben von Bildern von Mitarbeitern, die an Projekten zusammenarbeiten, einem IT-Administrator, der die Sicherheit überwacht, und einer Grafik, die die verbesserte Produktivität zeigt.

Vorteile eines responsiven Intranets für Ihr Unternehmen

von mit Kein Kommentar Atlassian

In der heutigen zunehmend mobilen Welt ist es für Unternehmen wichtiger denn je, ein responsives Intranet zu haben, auf das sie von jedem Gerät aus zugreifen können. Ein responsives Intranet ist eine Intranet, das sein Layout automatisch an die Bildschirmgröße des Benutzers anpasst, so dass es auch auf Smartphones, Tablets und Desktop-Computern leicht zu nutzen ist.

Hier sind nur einige der Vorteile, die ein responsives Intranet Ihrem Unternehmen bieten kann

Verbesserte Produktivität

Ein responsives Intranet ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall und jederzeit auf wichtige Informationen und Dokumente zuzugreifen. Das bedeutet, dass sie effizienter arbeiten und in kürzerer Zeit mehr erledigen können. So können sie beispielsweise schnell die Informationen finden, die sie für die Erledigung einer Aufgabe oder die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern an einem Projekt benötigen, ohne an einen bestimmten Ort oder ein bestimmtes Gerät gebunden zu sein.

Dies kann beispielsweise mit einer eingebunden Suchfunktion auch leicht implementiert werden. der Vorteil, wie oben beschrieben ist, dass auch Ortunabhängig (z.B. bei Kundenterminen) Inhalte abgerufen werden können.

Darüberhinhaus, bietet ein (mobil verfügbares) Intranet die Möglichkeit die gesehen Inhalte auf den jeweiligen User zu personalisieren (z.B. basierend auf Profilinformation).

Verbesserte Zusammenarbeit

Ein responsives Intranet ermöglicht es allen Mitarbeitern, Dokumente gemeinsam zu nutzen und zusammenzuarbeiten, auch wenn sie nicht vor Ort sind. Dies kann die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams verbessern. Beispielsweise können Teammitglieder über die im Intranet integrierten Tools zur Zusammenarbeit (e.g. links zum Unternehmens wiki wie Confluence) den Fortschritt eines Projekts austauschen oder Feedback zu einem Dokument geben. Dies trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden können.

Bessere Benutzerfreundlichkeit

Ein responsives Intranet bietet ein nahtloses Benutzererlebnis auf allen Geräten. So können Mitarbeiter beispielsweise über ein Smartphone auf das Intranet zugreifen, ohne sich Gedanken über Kompatibilitätsprobleme oder Schwierigkeiten bei der Navigation auf der Website machen zu müssen. Dadurch wird das Intranet benutzerfreundlicher und einfacher zu bedienen, was die Akzeptanz erhöht und letztendlich die Nutzung vereinfacht.

Erhöhte Sicherheit

Ein reaktionsschnelles Intranet kann die Sicherheit der Informationen Ihres Unternehmens verbessern. Indem Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf Informationen von jedem Gerät aus erleichtern, verringern Sie das Risiko, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten.

So können sich die Mitarbeiter beispielsweise mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Intranet anmelden, was den unbefugten Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens verhindern kann. Außerdem können Sie das Intranet so konfigurieren, dass Benutzer nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität automatisch abgemeldet werden, um zu verhindern, dass andere auf die Website zugreifen, wenn ein Mitarbeiter sein Gerät unbeaufsichtigt lässt.

Niedrigere IT-Kosten

Ein reaktionsschnelles Intranet kann die IT-Kosten Ihres Unternehmens senken. Die Verwendung einer einzigen Website, die auf allen Geräten funktioniert, macht mehrere Versionen Ihres Intranets überflüssig und spart Ihnen Zeit und Geld. Sie müssen keine separaten Versionen des Intranets für verschiedene Geräte pflegen, so dass sich Ihr IT-Team auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren kann. Darüber hinaus können Sie das Intranet nutzen, um verschiedene Systeme und Anwendungen zu konsolidieren, was den Bedarf an Mehrfachlizenzen und -abonnements verringert und Ihrem Unternehmen Geld spart.

Erfahre mehr über corporate bzw. social Intranets hier: Corporate Intranet

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein reaktionsschnelles Intranet Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten kann. Die Verbesserung von Produktivität, Zusammenarbeit und Sicherheit kann Ihrem Unternehmen helfen, in der heutigen schnelllebigen digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Darüber hinaus bietet ein responsives Intranet ein nahtloses Benutzererlebnis auf allen Geräten und trägt zur Senkung der IT-Kosten bei, so dass Ihr Unternehmen in der modernen Geschäftswelt erfolgreich sein kann.

Remote Work mit Confluence und Jira

So managst du Remote Teams mit Jira und Confluence

von mit Kein Kommentar Atlassian

Die Arbeitswelt befindet sich 2021 im regen Umbruch. Neue Technologien wie Jira und Confluence ermöglichen es Teams remote zusammenzuarbeiten und Projekte über große Distanzen abzuwickeln. Zusätzlich werden immer häufiger flexible Arbeitszeiten, eine ausgewogene Work-Life-Balance und Flexibilität priorisiert. 

Covid-19 hat diesen Trend noch weiter verstärkt und Remote Work zum neuen Fokus für die Unternehmenswelt. Damit einhergehend ist es noch wichtiger geworden, dass Teams noch einfacher zusammenarbeiten und Projekte unabhängig vom Arbeitsort gemanagt werden können. 

“Über 1/3 der Arbeitnehmer sagen, sie würden für mehr Flexibilität und Homeoffice ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen.”

Bitkom

Zusammenarbeit von und mit Remote Teams

Die Frage, die sich viele Unternehmen jetzt stellen, ist: “wie ermögliche ich es meinem Team und externen Mitarbeitern produktiv und effizient zusammenzuarbeiten?” Eine Frage, die sich natürlich nicht ohne Weiteres und einfach so beantworten lässt. Jedes Unternehmen und Team hat sich bestimmte Workflows angeeignet, ihr Projektmanagement definiert und eine interne Kommunikation entwickelt.

Welche Vorteile bietet ortsunabhängiges Arbeiten

Die Umstellung auf Remote Work bringt also einige Herausforderungen mit sich. Zusätzlich sind einige Vorteile und Nachteil zu beachten und zu analysieren.

  • In Deutschland herrscht ein echter Fachkräftemangel. Vor allem in der IT Branche sind gut ausgebildete MitarbeiterInnen und SpezialistInnen oftmals nur im Ausland verfügbar. Ortsunabhängige Stellenangebote sind oftmals die einzige Möglichkeit, um an geeignete Fachkräfte zu gelangen.
  • Remote Work macht glücklicher und produktiver. Keine langen Anfahrtszeiten und stressige Präsenzzeiten bieten deinen MitarbeiterInnen mehr Freiraum.
  • Kosteneinsparung durch die Nutzung von kleineren Büroflächen. (Natürlich nur ein kleiner Benefit on top.)

Welche Herausforderungen bringt “Remote Work” mit sich?

Selbstverständlich ist ortsunabhängiges Arbeiten auch nicht der heilige Gral um dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Vielmehr gibt es eine Reihe an Herausforderungen, die es zunächst zu lösen gilt:

  • Wie kann sichergestellt werden, dass Projekte, Tasks und Ziele auch erreicht werden?
  • Durch fehlenden persönlichen Kontakt kann die Kommunikation in deinem Team leiden.
  • Remote vs. vor Ort. Manche deiner MitarbeiterInnen möchten vielleicht doch lieber ins Office kommen.
  • Unterschiedliche Zeitzonen können die Zusammenarbeit erschweren.
  • Entwickler in verschiedenen Ländern haben oft unterschiedliche Fähigkeiten, Methoden und Herangehensweisen, dennoch müssen alle irgendwie zusammenarbeiten.
  • Beim Umgang mit sensiblen Firmendaten kann ortsunabhängiges Arbeiten auch zu rechtlichen Hürden führen.
  • Team Meetings müssen an die neue Umgebung und zeitliche Verfügbarkeit angepasst werden.

Einfaches Projektmanagement deiner Remote Teams mit Jira und Confluence

Ortsunabhängiges Arbeiten bedeutet nicht nur, dass deine Teams von jetzt an von überall auf der Welt arbeiten können. Vorher müssen zunächst Arbeitsstrukturen geschaffen werden, die dies ermöglichen. Dazu gehören neben einem schnellen Internet und einem ausgestatteten Heimarbeitsplatz, auch die richtigen Tools zur Kollaboration. 

Jira Software von Atlassian eignet sich dabei hervorragend für das Projektmanagement. Confluence auf der anderen Seite ist das perfekte Werkzeug um Projekte zu dokumentieren. Beide Tools in Kombination sind wie Eier & Speck, Simon & Garfunkel oder Tim & Struppi – einzeln schon sehr gut, aber zusammen einfach großartig!

Jira Software – Projektmanagement leicht gemacht

An großen Projekten arbeiten oft mehrere interne (und externe) Teams (auch Remote) an den unterschiedlichsten Aufgaben. Meist wird das Projekt deshalb in kleinere Bestandteile heruntergebrochen. In solchen Fällen ist eine klare Projektkommunikation unbedingt zu gewährleisten. 

Ein einheitlicher Bereich, der alle Aufgaben verwaltet, löst das Problem umfassend. Deine Teammitglieder können den Status der Tasks einsehen, Manager können den allgemeinen Projektfortschritt überwachen, neue Tasks erstellen und den Mitgliedern zuweisen, Deadlines angeben und die Liefertermine schätzen.

Mit Jira ist genau das möglich. Du kannst den Projektfortschritt jederzeit einsehen, Ticket und Task Status beobachten und deinem Team bei Problemen jederzeit unter die Arme greifen. Zusätzlich schafft Jira die notwendige Transparenz innerhalb des Projekts. So hat jedes (externe) Teammitglied Zugriff auf dieselben Informationen, ohne Kontakt zum Task-Owner aufnehmen zu müssen. Mit dieser Funktion können einzelne Tasks effizienter und produktiver bearbeitet werden.

Einfach Zusammenarbeit von (remote) Team mit Jira und Confluence

Effizientes Management deines Projekt-Teams mit Jira

Mit Jira ist es beinahe unmöglich, dass dein Team einzelne Tasks oder Tickets vergisst. Wann immer du – beispielsweise ein neues Ticket erstellst – bekommt der Assignee eine Benachrichtigung per E-Mail (oder auch Slack). Fügst du Kommentare, Anhänge hinzu oder änderst den Status des Tasks, wird erneut eine Benachrichtigung an die Beteiligten Personen herausgeschickt.

Zusätzlich werden die einzelnen Tasks jederzeit in einem Kanban Board abgebildet. Dadurch können ProjektmanagerInnen jederzeit den Status des gesamten Projekts im Auge behalten. Damit lassen sich ganz einfach Reports generieren und der Fortschritt des Projektes dokumentieren.

Confluence: Eine Knowledgebase für dein gesamtes Team

Um Projekte effizient abwickeln zu können, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied (Remote und vor Ort) zugriff auf eine detaillierte Wissensdatenbank hat.

Dafür eignet sich Confluence. Damit Atlassian hat mit dieser App eine Art Wikipedia auf Steroiden für Unternehmen zur Verfügung gestellt. Du kannst es verwenden, um Informationen zum Projekt mit allen Teammitgliedern zu teilen. Mit Confluence, kannst du Projekt-Spaces (z.B. für ein Projekt über Homepage Redesign) anlegen und diese mithilfe von weiteren Unterseiten weiter unterteilen. Du kannst wichtige Dateien direkt hochladen und mit deinem Team teilen, Ideen austauschen und Seiten in Echtzeit mit mehreren Teammitgliedern bearbeiten. 

Zusätzlich kannst du Confluence ganz nach deinen Wünschen anpassen und mit Plugins weit über seine Standardfunktionen ausbauen. 

Erfahre hier mehr darüber, wie du Confluence anpassen kannst: Personalisierung von Confluence.

Kundenkommunikation mit Jira und Confluence

Zusätzlich zur Kollaboration mit internen und externen, remote Teams kannst du Jira und Confluence auch zur Kommunikation mit deinen Kunden verwenden. Beispielsweise kannst du Projekt-Spaces erstellen, die nur vom Projekt-Team bearbeitet und eingesehen werden können. Dadurch stellst du sicher, dass alle anderen, sensiblen Unternehmensdaten geschützt sind. Weiterhin bieten Spaces die Option, dass deine Kunden wichtige Informationen direkt in Ihrem dafür vorgesehen Space festhalten können.

Weiterhin erleichtert Confluence die Strukturierung und Bereitstellung von Projektdateien und ermöglicht dadurch noch effizienter und produktiver zusammenarbeiten zu können.

Zusammenfassung – Management von Remote Teams mit Jira und Confluence

Mithilfe von digitalisiertem Projektmanagement- und Dokumentationstools kann jedes Team ortsunabhängig arbeiten. Auch die Produktivität und Spaß an der Arbeit wird gesteigert. Jira und Confluence helfen dir dabei die Zusammenarbeit deiner internen, externen und remote Teams zu verbessern. Wo sich die einzelnen Mitarbeiter auf der Welt befinden spielt damit keine Rolle mehr. 

Du benötigst Unterstützung bei der Integration von Confluence oder Jira in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der Integration. Auf Atlassian Services erfährst du mehr über unsere Herangehensweise und Methodik.