Bewerbungsprozess mit Jira

Schnelle und effiziente Bewerbungsprozesse mit Jira

„Die gr√∂√üte Herausforderung, mit der ich im Moment konfrontiert bin, sind lange Vorlaufzeiten. Aktive Kandidaten wollen JETZT oder so schnell wie m√∂glich einen Job. In meinem eigenen Unternehmen hat sich die Zeit bis zur Besetzung von Stellen von etwa einem Monat auf jetzt zwei Monate verl√§ngert. Es ist immer schwierig, die besten Kandidaten w√§hrend dieser Zeitspanne zu halten‚Ķ“

– Glen Loveland, HR Manager, Global Talent Acquisition of CGTN

In vielen wachsenden Unternehmen wird ein standardisierter und formaler Bewerbungsprozess ben√∂tigt. Unter anderem, um den Aufwand f√ľr das Onboarding weiterer Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Mitarbeiter zu bew√§ltigen. Teilzeitberater, externe Recruiting-Firmen oder Personalabteilungen sind f√ľr kleinere Unternehmen aufgrund der hohen Kosten oft keine Option. Daher ist es sinnvoll, sich fr√ľh mit dem Personalmanagement zu besch√§ftigen und einen internen Bewerbungsprozess aufzubauen, um somit die n√§chste Phase des Unternehmenswachstums sicherzustellen.

Jede neue Bewerbung erh√∂ht die Verwaltungskapazit√§t. Bei kleinen, wachsenden Unternehmen m√ľssen daher Wege gefunden, um diesen Aufwand effizient zu bew√§ltigen. Eine der ersten Aufgaben ist es, die grundlegenden Prozesse so effizient wie m√∂glich zu gestalten. Die Wahl der falschen Tools erfordert oft einen hohen manuellen Aufwand. Deswegen w√§re der beste Ansatz eine Software zu verwenden, welche einen Gro√üteil der administrativen Arbeit des Bewerbungsprozesses automatisiert. Eines der besten Tools, um dies zu erreichen, ist aus unserer Sicht Jira Service Management.

Ein kurzer Hinweis f√ľr alle Leser: Wenn sie noch nie von Jira Service Management geh√∂rt haben, sollten sie einen Blick in diesen Product Guide werfen. Hier erhalten Sie einen kurzen √úberblick √ľber das Tool und seine Verwendung: Jira Service Management & Ticketing.

Wie unsere Lösung funktioniert

Jira Service Management (JSM) ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool f√ľr Abteilungen wie Finanzen, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Unter anderem k√∂nnen Personalverantwortliche Jira Service Management nutzen, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren, Bewerbergespr√§che zu verfolgen oder Bewerberpools zu verwalten. Grunds√§tzlich kann JSM so konfiguriert werden, dass jede neue Bewerbung automatisch ein Ticket erstellt, welches Sie einzelnen Mitarbeitern oder Teams (z.B. HR) zuweisen k√∂nnen. Dabei wird Ihr gesamtes Bewerbermanagement mit einem visualisierten Workflow deutlich vereinfacht. Mit diesem k√∂nnen Sie au√üerdem schnell auf Anmerkungen zu Bewerbungen reagieren und sich schnell an Ver√§nderungen anpassen. Z.B. k√∂nnen Sie schnell via Kommentarfunktion Bewerber bitten Arbeitsproben, Zeugnisse etc. nachzureichen. In Jira Service Management k√∂nnen sie: (1) Aufgaben und Prozesse durch Workflows verwalten. (2) Schritte und Status einer Aufgabe in dem Workflow darstellen. (3) Art und Weise des Workflows individuell anpassen. (4) Einzelne bestimmte Aufgaben oder den gesamten Ablauf des Workflows √§ndern.

Ein Standard Jira Workflow könnte wie folgt aussehen:

Hier ist eine kurze √úbersicht dar√ľber, was mit Jira Service Management m√∂glich ist und welche Vorteile der Einsatz von Jira f√ľr das Recruiting bietet. Weiterhin erkl√§ren wir, wie wir unsere HR-Prozesse mit dem leistungsstarken Atlassian-Tool planen und verwalten.

1. Tracken der Bewerber

Eine wichtige Anwendung f√ľr Jira im Recrutiting ist das Bewerber-Tracking. Aufgaben f√ľr die Bewerber, wie z.B. der Upload aller wichtigen Dokumente werden damit automatisch erstellt.
Je nachdem, wie Sie Ihren Bewerbungsprozess gestalten, k√∂nnen Sie den Ticketstatus Ihrer Kandidaten zu „erledigt“ setzen, wenn der Prozess abgeschlossen ist. Wenn sie noch andere Aufgaben erledigen m√ľssen, wie z.B. Hintergrundpr√ľfungen oder Verwaltungsarbeit, k√∂nnen sie die Aufgabe auf ‚in Bearbeitung‘ setzen. Zus√§tzlich lassen sich spezielle Unteraufgaben unter ‚in Bearbeitung‘ einrichten, wie z. B. ‚anzurufen‘ oder ‚einzuladen‘, wenn Sie Bewerber nach dem ersten screening n√§her kennenlernen m√∂chten. Solche Aufgaben k√∂nnen jedes Mal wiederholt werden, wenn ein neuer Kandidat den Bewerbungsprozess betritt.

2. Relevante Dateien verwalten

Wenn sie f√ľr eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen rekrutieren, erhalten sie oft Hunderte von Bewerbungen mit unterschiedlichen Anh√§ngen. Mit Jira ist die Verwaltung dieser Dokumente sehr komfortabel. Sie m√ľssen nur ein bestimmtes Ticket ausw√§hlen und auf das Symbol f√ľr Anh√§nge klicken. Alle relevanten Dokumente werden mit einem automatisierten Workflow dort selbstt√§tig hinzugef√ľgt.
Zus√§tzlich k√∂nnen ihre Teammitglieder, die f√ľr die Rekrutierung verantwortlich sind, den Fortschritt einer Bewerbung im Kommentarbereich innerhalb eines einzelnen Tickets einfach kommunizieren. Zus√§tzlich k√∂nnen andere Teammitglieder in den internen Kommentaren erw√§hnt werden, wodurch eine reibungslose und optimierte Teamkommunikation m√∂glich ist.

3. Erstellen eines individualisierten Jira Workflows

Mit Jira Service Management können sie Workflows, Aufgaben und Unteraufgaben verwalten und parallel erledigen. Jira ist ein vielseitiges Werkzeug, welche sich an die Anforderungen ihres Bewerbungsprozesses und ihres Teams anpassen lässt. So kann z.B. der Status-Workflow maßgeschneidert an ihren Prozess angepasst werden, auch wenn mehrere Zwischenschritte (bspw. mehrere Interviews pro Bewerber) enthalten sind.
Dar√ľber hinaus k√∂nnen Sie ein modifizierbares Kanban-Board erstellen, um einen √úberblick √ľber Ihren Recruiting-Stream und Ihren Fortschritt zu erhalten.

4. Performance messen

Da es sich bei Jira um ein Projektmanagement-Tool handelt, lässt sich die Leistung Ihrer Arbeitsabläufe und Ihrer Teammitglieder genau messen. Zum Beispiel die durchschnittliche Dauer von Bewerbung zur Einstellung Ihrer Kandidaten. Dank der detaillierten Berichte ist es einfach, potenzielle Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu Problemen werden.
Die Formalisierung und Automatisierung von Hiring-Workflows f√ľhrt zudem zu einem produktiveren und zufriedeneren Arbeitsalltag f√ľr Personaler. Mit Jira stellen Sie sicher, dass Ihre verantwortlichen Teammitglieder mehr Zeit f√ľr die √úberpr√ľfung von Kandidaten aufwenden k√∂nnen, was auch zu einer besseren und durchdachteren Auswahl von Kandidaten f√ľhrt.

5. Onboarding

Schlie√ülich k√∂nnen Sie Jira auch f√ľr den Onboarding-Prozess Ihrer neuen Mitarbeiter nutzen. Wir empfehlen ihnen, ihren Onboarding-Prozess im Jira-Projekt mit teambildenden Veranstaltungen anzupassen und zu erweitern. Sie k√∂nnen ganz einfach alle wichtigen Informationen, wie z. B. zur Verf√ľgung gestellte Ausr√ľstung oder Schulungsergebnisse, die f√ľr das Onboarding ben√∂tigt werden, aufzeichnen.

Wie wir unseren Jira Workflow umgesetzt haben

Im letzten Jahr sind unsere Teams rasant gewachsen. Die gro√üe Anzahl von neuen Bewerbungen und Onboardings hat f√ľr unsere HR-Spezialisten eine Herausforderungen dargestellt. Folglich mussten wir jede Woche neue Bewerbungen durchgehen, manuell √ľberpr√ľfen und eine Reihe von identischen Themen und Aufgaben erstellen. Letztendlich haben wir uns entschlossen, einen neuen Jira Workflow einzurichten. In dem Workflow sind verschiedene Schritte automatisiert, einschlie√ülich der Erstellung verschiedener spezifischer Unteraufgaben, Beschreibungen und Textvorlagen.

Erste Schritte und Grundlagen

Die ersten Schritte zur Einrichtung unseres Workflows waren: (1) Ein Brainstorming √ľber die verschiedenen, offenen Stellen in unserem Unternehmen. (2) Das Planen jedes einzelnen Schritts in unserem neuen Jira Workflow. F√ľr den Workflow haben unsere IT- und Business-Development-Profis ihr Wissen zusammengetragen. Das Ergebnis war: ein Workflow mit Einzelprozessen in 5 √ľbergeordneten Schritten sowie automatisierten Zwischenschritten und erforderlichen Aktionsfeldern. Hier sehen Sie einen kurzen Auszug aus unserem Workflow aus den Schritten 1. Bewerbungseingang und 2. Bewerbungs-√úberpr√ľfung.

Trotz der sorgf√§ltig durchdachten Schritte hatte unser Workflow anfangs einige M√§ngel. Nach dem ersten praktischen Einsatz konnten wir diese M√§ngel jedoch schnell erkennen und der Workflow wurde angepasst. Hier kommt ein weiterer Vorteil von Jira zum Tragen: Das √Ąndern von Workflows und Automatisierungen ist schnell und unkompliziert m√∂glich. √Ąnderungen sind jederzeit m√∂glich ohne das gesamte Projekt anpassen zu m√ľssen.

Erstellung Jira Workflow und Kanban-Board

Wenn sie ihren eigenen Workflow definiert haben, ist es an der Zeit, diesen in Jira einzubinden. Dazu muss zuerst ein neues Projekt angelegt werden.

  1. Klicken Sie auf Projekte > Alle Projekte anzeigen
  2. Klicken Sie oben rechts auf Projekt anlegen
  3. Wählen Sie das Basisprojekt* > Geben Sie den Namen und den Key des Projekts ein

*Wir empfehlen, das Basisprojekt zu verwenden. Dies bietet die besten M√∂glichkeiten, Anfragen (oder anders ausgedr√ľckt: Bewerbungen) zu tracken, zu priorisieren und zu l√∂sen.

  1. Klicken Sie auf Boards > Alle Boards anzeigen
  2. Klicken Sie auf Board erstellen in der oberen rechten Ecke
  3. Wählen Sie Kanban-Board > Board aus einem bestehenden Projekt auswählen
  4. Geben sie den Namen ein und w√§hlen sie das Projekt, das Sie gerade f√ľr die Tafel erstellt haben

Nachdem das Board und das Projekt erstellt sind, klicken Sie auf die Schaltfl√§che Projekteinstellungen. Hier k√∂nnen Sie Automatisierung, Workflows, SLAs sowie Benutzer und Rollen einzustellen. Wir zeigen beispielhaft, wie wir unseren Workflow und unser Kanban-Board gestaltet haben. Weitere Informationen stellen wir auf Anfrage gerne zur Verf√ľgung. Zudem gibt es eine genaue Dokumentation zur Anpassung von Workflows in Jira von Atlassian: Jira Workflow √úbersicht

F√ľr das Kanban-Board in unserem Jira-Projekt verwenden wir 7 Spalten mit insgesamt 22 Status. F√ľr einen schnellen Workflow ist es wichtig: (1) Ein vereinfachtes Workflow-Schema zu w√§hlen. (2) Eine Querverlinkung zwischen den einzelnen Status zu erstellen. Somit kann der Status jedes Tickets in diesem Workflow in einen beliebigen anderen Status √ľberf√ľhrt werden. Dies schafft eine hohe Flexibilit√§t, eine einfache Bedienung und einen vereinfachten Workflow f√ľr das Jira-Projekt. Mit dem vereinfachten Workflow kann der Inhalt des Kanban-Boards (einschlie√ülich Spalten und Status) jederzeit ge√§ndert werden.

E-Mail Weiterleitung

Daraufhin muss festgelegt werden, dass alle als E-Mail eingehenden Bewerbungen automatisch an das Projekt gekoppelt werden werden. Anders gesagt sollten alle Bewerbungen per E-Mail automatisch ein Ticket in Ihrem konfigurierten Projekt erstellen. Um dies zu erreichen, sollten Sie Jira mit Ihrem E-Mail-System integrieren. Diese Einstellung lässt sich unter Projekteinstellungen > E-Mail-Anfrage ändern. Stellen sie sicher, dass Sie die…

  • Berechtigung haben um Projekte zu verwalten.
  • √∂ffentliche Anmeldung oder das Hinzuf√ľgen von Kunden zu Ihrem Service-Desk-Projekt aktiviert haben.
  • geeigneten Anfragetypen als erforderliche sichtbare Felder eingerichtet haben.

Klicken sie hier, um mehr √ľber den Empfang von Anfragen per E-Mail zu erfahren. Sehen Sie sich folgende Anleitung f√ľr die E-Mail Fehlerbehebung an, wenn Sie beim Einrichten des E-Mail-Kanals auf Probleme sto√üen.

Nach der Einrichtung werden die eingehenden Bewerbungen nun √ľbertragen und automatisch in Jira-Tickets umgewandelt. Damit kann sich Ihr Team sofort auf die Bewerber konzentrieren, ohne sich dabei manuell um mehrere Posteing√§nge k√ľmmern zu m√ľssen.

Automatisierung mit Jira

Automatisierung ist eine der gr√∂√üten St√§rken von Jira Service Management. Das einfachste Beispiel ist die Automatisierung nach Erhalt der Bewerbung. Wenn sich jemand bei Ihnen bewirbt, wird ein Ticket erstellt und das Ticket wird in die Spalte „Neu“ mit dem Status „Offen“ verschoben. Das Ziel dieses automatisierten Prozesses ist es, den Bewerbern f√ľr ihre Bewerbung bei uns zu danken und sie wissen zu lassen, dass wir ihre Unterlagen erhalten haben und diese rechtzeitig pr√ľfen werden.

Sie k√∂nnen „Wenn“-Ausl√∂ser, „Falls“-Bedingungen und „Dann“-Aktionen hinzuf√ľgen. Diese Parameter bestimmen den Ablauf und erzeugen die Automatisierung. Die Automatisierung f√ľr den Empfang der Anwendung ist wie folgt einzustellen:

WENN: Thema erstellt ODER Status ge√§ndert > WENN: Thema entspricht Status = Offen > DANN: E-Mail senden = Vorlage „Antwort Antragsteller(Bewerber)“ UND Wechsel Issue = Antrag/Bewerbung best√§tigt UND Kommentar hinzuf√ľgen = ‚XALT Bot: Antrag/Bewerbung erhalten und best√§tigt‘ UND √Ąnderung Issue = Zuweiser auf Benutzer XY ge√§ndert UND Benutzer alarmieren = Benutzer XY

Sie k√∂nnen auch zus√§tzliche Automatisierungen wie SLA (Service Level Agreement) hinzuf√ľgen. Diese Regel alarmiert Sie oder die zugewiesene Person bei gef√§hrdeten SLAs, um bei zeitkritischen Problemen den √úberblick behalten zu k√∂nnen. Zum Beispiel k√∂nnen zugewiesene Nutzer nach einer bestimmten Zeit alarmiert werden, wenn ein Antrag bzw. Bewerbung innerhalb einer vorgegeben Zeit nicht bearbeitet wurde. Wir setzen das SLA in unserem Workflow auf 16h und die Automatisierung auf:

WENN: SLA-Restzeit = gefährdet (30 min Restzeit) > WENN: Problem trifft zu = alle Probleme > DANN: Benutzer alarmieren = Benutzer XY

Individuelle Anpassung f√ľr Ihren Nutzen

Selbstverständlich sind Bewerbungsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Deshalb sollten Sie folgende Aufgaben erledigen, damit unser Workflow zu Ihrem individuellen Prozess passt:

  • Passen Sie den Workflow an Ihren Bewerbungsprozess an. Pre-Screening, Allgemein, Auswahlliste
  • Erstellen Sie ein Issue f√ľr jede Rolle und verwenden Sie Unteraufgaben, um Kandidaten zu tracken
  • Passen Sie das Kanban-Board an, um die gew√ľnschte Ansicht Ihres HR-Streams zu erstellen
  • Implementieren und verwenden Sie Text-Templates und Ihr CRM-System

Schlussfolgerung

Die Vorteile von Jira Service Management sind umfangreich. Denn Jira ist im Gegensatz zu anderen Tools aus dem Rekrutierungs-Bereich sehr kosteng√ľnstig (ab 10USD/Monat) und hat deutlich mehr Funktionen. Weiterhin ist es sehr einfach zu bedienen (auch f√ľr Leute, die nicht aus der IT-Branche kommen). Zumal erm√∂glicht Jira automatisierte Workflows, womit eine enorme Effizienz und Geschwindigkeit erreicht werden kann.

Besonders als kleines und wachsendes Unternehmen ist es wichtig, schnell auf eine Bewerbung reagieren zu k√∂nnen. Wertvolle Bewerber sind sonst beim n√§chsten, gro√üen Unternehmen f√ľr ein Vorstellungsgespr√§ch eingeladen und gehen Ihnen verloren. Ein schneller Workflow ist ein erster Schritt, um dieses Problem zu l√∂sen.

Dieser Blogbeitrag soll dazu eine erste Hilfestellung darstellen. Nat√ľrlich freuen wir uns √ľber Feedback und stellen gerne detailliertere Informationen zu unseren Workflows, Vorlagen und Prozessen zur Verf√ľgung. Weitere Informationen sind zudem auf unserer Solution Seite Jira-Bewerber-Tool zu finden.