Unternehmen stehen heutzutage vor einer Flut von administrativen Aufgaben und ineffizienten Prozessen, die die Produktivität beeinträchtigen und die Erreichung der Kernziele behindern. In diesem Artikel beleuchten wir die Herausforderungen, die ohne einen Self-Service entstehen, und wie diese Systeme eine effektive Lösung darstellen können.
Die Bedeutung von Self-Service Lösungen
Die Bewältigung administrativer Aufgaben in Unternehmen ist zunehmend komplex und zeitaufwendig. Ineffiziente Prozesse können nicht nur die Mitarbeiterproduktivität verringern, sondern auch die Gesamtleistung eines Unternehmens negativ beeinflussen. Angesichts dieser Herausforderungen bietet ein Self-Service-System eine Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Detaillierte Betrachtung der Self-Service-Systeme
Was ist ein Self-Service?
Ein Self-Service ist darauf ausgelegt, Prozesse zu automatisieren und den direkten Zugang zu wichtigen Informationen und Tools zu ermöglichen. Sie lassen sich in drei Hauptkategorien unterteilen:
- IT Service Management (ITSM)
- Customer Support
- HR-Employee Self-Service (ESS)
Weitere Unterkategorien wie ein Developer-Self-Service ergänzen diese Hauptkategorien. Erfahren Sie mehr in diesem Artikel.
IT Service Management (ITSM) Self-Service
ITSM Self-Service ermöglicht es Mitarbeitern, IT-bezogene Anfragen selbstständig zu verwalten, ohne die IT-Abteilung direkt einbeziehen zu müssen. Dazu gehören das Zurücksetzen von Passwörtern, das Anfordern von Softwarezugriff oder das Melden von Systemausfällen. Diese Automatisierung reduziert die Arbeitslast der IT-Abteilung und beschleunigt die Problemlösung.
Customer Support Self-Service
Dieser Self-Service richtet sich an Endkunden und bietet ihnen die Möglichkeit, häufige Fragen selbst zu klären und einfache Probleme ohne direkten Kundenservice zu lösen. Dies steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern entlastet auch den Kundenservice.
HR Employee Self-Service (ESS)
ESS ermöglichen Mitarbeitern den direkten Zugang zu personalrelevanten Informationen und Prozessen, wie das Aktualisieren persönlicher Daten, Urlaubsanträge oder das Einsehen von Gehaltsabrechnungen. Dies fördert die Autonomie der Mitarbeiter und entlastet die Personalabteilung.
Herausforderungen ohne Self-Service-Systeme
Überlastung durch administrative Aufgaben
Viele Unternehmen verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben, was die Produktivität beeinträchtigt. Studien zeigen, dass eine Förderung des Mitarbeiterwohls die Produktivität um bis zu 21 % steigern kann und bieten hier eine Lösung durch Automatisierung.
Ineffiziente Kommunikations- und Informationssysteme
Unklare Kommunikationswege und die Nutzung mehrerer Tools können zu Informationsverlust und längeren Bearbeitungszeiten führen. Ein zentrales Self-Service-System dient als „Single Point of Truth“ und verbessert die Effizienz.
Sicherstellung von Datengenauigkeit und -verfügbarkeit
Effektive Datenverwaltung ist entscheidend, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren. Diese Systeme ermöglichen direkten Datenzugriff, was zu schnelleren Entscheidungen und konsistenten, fehlerfreien Informationen führt.
Erschwerter Zugang zu Tools und Apps
Lange Wartezeiten auf notwendige Tools und Apps können die Arbeitsleistung und Innovationsfähigkeit hemmen. Ein solches System ermöglicht einen schnellen und transparenten Zugang zu den benötigten Ressourcen.
Mit welchen Tools können Self-Services erstellt werden?
Die Implementierung eines effektiven Systems erfordert die Auswahl der richtigen Tools, die die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens abdecken können. Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen auf dem Markt, die die Erstellung und Verwaltung von Systemen ermöglichen. Im Folgenden werden einige der gängigsten Tools vorgestellt, wobei ein besonderer Fokus auf Jira Service Management gelegt wird.
Jira Service Management
Jira Service Management, entwickelt von Atlassian, ist eine der führenden Plattformen zur Verwaltung von IT-Service-Anfragen, die speziell auf die Bedürfnisse von ITSM-Teams zugeschnitten ist. Es ermöglicht eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Anfragen und bietet umfassende Funktionen zur Automatisierung von Prozessen. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:
- Automatisierte Workflows: Ermöglichen eine schnelle Bearbeitung von Anfragen, indem wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden.
- Self-Service-Portale: Bieten Mitarbeitern und Kunden die Möglichkeit, Anfragen selbstständig zu stellen und den Status ihrer Anfragen in Echtzeit zu verfolgen.
- Integration mit Confluence: Ermöglicht den Zugang zu einer umfassenden Wissensdatenbank, wodurch Nutzer Antworten auf häufig gestellte Fragen schnell finden können.
- Anpassbare Dashboards: Bieten eine Übersicht über alle eingehenden Anfragen und deren Bearbeitungsstatus, was die Transparenz erhöht und die Verwaltung vereinfacht.
Dank dieser umfangreichen Funktionen ist Jira Service Management besonders geeignet, um die Effizienz von Abteilungen zu steigern.
Self-Service für Business Teams
Steigern Sie die Autonomie und Effizienz ihrer Bussiness Teamms durch die Automatisierung von Worklows und Kernprozessen mit einem Self-Service
Weitere Anbieter zur Erstellung von Self-Services
Neben Jira Service Management gibt es mehrere andere Tools, die sich zur Erstellung eignen:
ServiceNow
ServiceNow ist eine weit verbreitete Plattform für IT-Service-Management. Sie bietet umfassende Funktionen zur Automatisierung und Verwaltung von IT-Services und ermöglicht die Erstellung von Self-Service-Portalen, die die Nutzerfreundlichkeit verbessern und die Arbeitslast der IT-Abteilung verringern.
Zendesk
Zendesk ist ein beliebtes Tool für den Kundensupport. Es ermöglicht die Erstellung von Wissensdatenbanken und Portalen, die den Kunden Zugang zu wichtigen Informationen und Lösungen bieten, ohne den direkten Support in Anspruch nehmen zu müssen.
Fazit
Die Implementierung eines Self-Service-Systems kann die Effizienz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erheblich steigern. Wenn Sie die Vorteile eines solchen Systems nutzen möchten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zu handeln. Setzen Sie auf solche Portale, um administrative Prozesse zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern, Daten genau zu verwalten und den Zugang zu Tools zu erleichtern.
Die Auswahl des richtigen Tools hängt von den spezifischen Anforderungen und dem Budget deines Unternehmens ab. Tools wie Jira Service Management, ServiceNow und Zendesk bieten jedoch umfassende Funktionen, die die Implementierung eines effektiven Systems ermöglichen.
