Projekt Roadmap und Setup für eine Confluence Knowledge Base und Social Intranet / Digital Workplace
Erfahren Sie mehr, wie der Aufbau und die Integration einer Knowledge Base und eines Social Intranets auf Basis von Atlassian Confluence detailliert abläuft. Unsere Roadmap zeigt Ihnen auf, wie unsere Ansatz genau aussieht und wie ein Projekt genau umgesetzt wird.
Knowledge Base und Social Intranet Roadmap & Projektablauf
Ein jedes Unternehmen hat spezielle Anforderungen an eine Social Intranet bzw. eine Knowledge Base. Ganz egal, welche Ziele Sie genau verfolgen.
Sei es ein Social Intranet / Digital Workplace zur Vermittlung von Informationen an Ihre gesamte Belegschaft, einer Platform um die Kommunikation Ihrer Teams zu fördern oder um Wissen innerhalb Ihres Unternehmens effektiv nutzen zu können. Unsere Projekte werden anhand von Best practices durchgeführt, um für Sie die bestmögliche Erfahrung zu schaffen.
Für uns stehen, Sie und Ihr Ziel stets im Vordergrund. Nachfolgend, erhalten Sie einen ersten Einblick in die einzelnen Projektabschnitte.
Knowledge Base Setup
Technische Implementierung
Confluence Konfiguration
Training & Guidelines
Lizenzmanagement
Installation und Konfiguration durch unsere Systemadministratoren
- ~ 2 Tage
Die Grundlagen sind bereits die halb Miete. Ein sauber aufgesetzes und technisch ausgereiftes System bilden die Basis Ihrer Knowledgebase. So stellen wir sicher, dass alle technischen Herausforderungen, bereits im Vorfeld gelöst werden.
Teil eines jeden Projekts, ist deshalb das Setup von Confluence auf der Infrastruktur Ihrer Wahl. Ein Atlassian App checkup und Qualtitätscheck, um sicherzustellen, dass alle Apps für Ihr Vorhaben auch einsatzfähig sind.
Leistungen:
- Einrichten des Systems (Domain beanspruchen, Tracks freigeben, Sandbox erstellen, Datenresidenz bestimmen, IP-Permission Listing, Authentifizierungsrichtlinie definieren).
- Bereitstellen einer Testinstallation für die Evaluierungs- und Pilotphase.
- Einrichten und Erklären von Wiki-Plugins.
- Konfigurieren der Benutzerverwaltung (Benutzerbereitstellung und -entfernung, SSO).
- Verbindung und Synchronisierung mit LDAP / Active Directory.
Strategische Beratung und Projektmanagement
- ~ 2 Tage
Der strategische Aspekt zu Beginn des Projekts ist die zentrale Grundlage unserer Beratung für Unternehmens-Wikis bzw. Knowledge Base Plattformen. Wir sorgen dafür, dass Ihr Projekt von A bis Z korrekt aufgesetzt und durchgeführt wird.
Leistungen:
- Projektmanagement und Koordination.
- Vor- und Nachbereitung von Meetings.
- Ausarbeitung einer Strategie für die Einführung der Knowledge Base in Ihrem Unternehmen.
- Empfehlungen für sinnvolle Schritte zur Strategieplanung.
- Weitere Leistungen: Projektfahrplan, Plugin-Empfehlungen, Dokumentation, Backlog-Pflege.
Individuelle Designanpassung
- ~ 2.5 Tage
In dieser Projektphase arbeiten unsere Kommunikationsdesigner und Senior Consultants gemeinsam an der Erstellung Ihrer individuellen Knowledge Base für Ihr Unternehmen. Wir richten uns nach Ihren Vorstellungen und unterstützen Sie bei der Umsetzung eines professionellen und hochwertigen Designs.
Leistungen:
- Anpassung des individuellen Confluence-Themes (Look and Feel) auf der Grundlage Ihres Corporate Designs und Identity.
- Designanpassungen im Frontend des Wikis (Dashboard, Startseite, Inhaltsseiten, Portalseiten).
- Content Design für Inhalte inkl. Schaltflächen und Navigationselemente im Content-Bereich.
Organisation der Wissensdatenbank und & Strukturierung
- ~ 2.5 Tage
Implementierung und Aufbau der Struktur des Wikis in Confluence.
Leistungen:
- Definieren und Implementieren Ihres Berechtigungs- und Zugriffsmanagements.
- Strukturierung des Designs, Kontrolle der Inhalte und Optimieren der Instanz.
- Konfiguration der Confluence Space Hierarchie
- Konfiguration von Plugins
Confluence-Einführungsschulung für Benutzer
- ~ 2 Tage
Die Trainings richten sich an User, die Confluence bzw. Confluence Cloud noch nicht für längere Zeit nutzen. In diesem Training werden die grundlegenden Konzepte und Funktionen in Confluence detailliert erklärt.
Leistungen:
- Confluence Grundlagen, was ist eine Knowledge Base und welche Auswirkungen hat sie auf meine tägliche Arbeit.
- Navigationselemente und Bedienung des Systems.
- Einführung in das Berechtigungskonzept.
- Erstellung neuer Seiten und Formatierung von Seiten.
- Bearbeitung von Inhalten und Verwendung von Makros.
- Offene Fragerunde und Aufzeichnung für Train-the-Trainer und weitere Verwendung.
Leitfaden für die Verwendung der Confluence Knowledge Base
- ~ 2 Tage
Implementierung eines Leitfadens für die Knowledge Base zur optimalen Nutzung der Anwendung. Der Leitfaden dient als Orientierung und Ausgangspunkt für alle User. Die Aufzeichnung des Workshops wird in den Leitfaden integriert. Praktische Übungen: Jeder Benutzer erhält eine Reihe von Aufgaben, um sich mit Confluence vertraut zu machen und Erfahrungen zu sammeln.
Leistungen:
- Erstellung eines Leitfadens für die Nutzung der Anwendung des Systems.
- Integration des Leitfadens in das System und Onboarding.
- Erstellung von Aufgaben für Benutzer.
Confluence Lizenzierung
- Beratung (kostenfrei)
Wir beraten Sie bei der Bewertung Ihrer Lizenzen und unterstützen Sie bei Betrieb, Installation und Hosting. Der Vorteil beim Kauf von Lizenzen über uns (Gold Solution Partner) ist ein Rabatt von 10 % auf neue und bestehende Lizenzen (Confluence, Jira, etc.).
Leistungen:
- Betrieb, Installation und Hosting von Atlassian-Lizenzen.
- 10% Rabatt für neue und bestehende Lizenzen.
Lizenz Support
- Beratung (kostenfrei)
Wir bieten Ihnen Beratung zu den kostengünstigsten Lizenzierungsoptionen für Verlängerungen, Upgrades und Downgrades der Benutzerzahl sowie Unterstützung bei der Lizenzverwaltung und Beratung zur Anwendungsnutzung. Darüber hinaus erhalten Sie Echtzeit-Erinnerungen vor dem Ablauf wichtiger Lizenzen - für eine ununterbrochene Nutzung der Atlassian-Tools.
Intranet Setup
Technische Implementierung
Confluence Konfiguration
Training & Guideline
Lizenzmanagement
Intranet App Setup
Installation und Konfiguration durch unsere Systemadministratoren
- ~ 2 Tage
Die Grundlagen sind bereits die halb Miete. Ein sauber aufgesetzes und technisch ausgereiftes System bilden die Basis Ihrer Knowledgebase. So stellen wir sicher, dass alle technischen Herausforderungen, bereits im Vorfeld gelöst werden.
Teil eines jeden Projekts, ist deshalb das Setup von Confluence auf der Infrastruktur Ihrer Wahl. Ein Atlassian App checkup und Qualtitätscheck, um sicherzustellen, dass alle Apps für Ihr Vorhaben auch einsatzfähig sind.
Leistungen:
- Einrichten des Systems (Domain beanspruchen, Tracks freigeben, Sandbox erstellen, Datenresidenz bestimmen, IP-Permission Listing, Authentifizierungsrichtlinie definieren).
- Bereitstellen einer Testinstallation für die Evaluierungs- und Pilotphase.
- Einrichten und Erklären von Wiki-Plugins.
- Konfigurieren der Benutzerverwaltung (Benutzerbereitstellung und -entfernung, SSO)
- Verbindung und Synchronisierung mit LDAP / Active Directory.
Strategische Beratung und Projektmanagement
- ~ 2 Tage
Der strategische Aspekt zu Beginn des Projekts ist die zentrale Grundlage unserer Beratung für Unternehmens-Wikis bzw. Knowledge Base Plattformen. Wir sorgen dafür, dass Ihr Projekt von A bis Z korrekt aufgesetzt und durchgeführt wird.
Leistungen:
- Projektmanagement und Koordination.
- Vor- und Nachbereitung von Meetings.
- Ausarbeitung einer Strategie für die Einführung der Knowledge Base in Ihrem Unternehmen.
- Empfehlungen für sinnvolle Schritte zur Strategieplanung.
- Weitere Leistungen: Projektfahrplan, Plugin-Empfehlungen, Dokumentation, Backlog-Pflege.
Intranet Plugin Setup
- Setup
Wir helfen Ihnen beim Aufbau Ihres Intranets mit unseren Partnern aus dem Atlassian Marketplace.
Für Intranet-Lösungen, die auf Confluence basieren, empfehlen wir Ihnen die Nutzung zwei verschiedener Plugins.
Intranet Plugins:
- Linchpin Intranet ist eine social Intranet-Lösung, die auf Confluence basiert. Nutzen Sie ein soziales Intranet als zentralen Knotenpunkt für Ihre Zusammenarbeit.
- Refined Theme ist ein Tool zur Erstellung moderner Websites und Intranets auf Basis von Confluence. Machen Sie Ihre Confluence-Inhalte übersichtlich und zugänglich!
Individuelle Designanpassung
- ~ 2.5 Tage
In dieser Projektphase arbeiten unsere Kommunikationsdesigner und Senior Consultants gemeinsam an der Erstellung Ihrer individuellen Knowledge Base für Ihr Unternehmen. Wir richten uns nach Ihren Vorstellungen und unterstützen Sie bei der Umsetzung eines professionellen und hochwertigen Designs.
Leistungen:
- Anpassung des individuellen Confluence-Themes (Look and Feel) auf der Grundlage Ihres Corporate Designs und Identity.
- Designanpassungen im Frontend des Wikis (Dashboard, Startseite, Inhaltsseiten, Portalseiten).
- Content Design für Inhalte inkl. Schaltflächen und Navigationselemente im Content-Bereich.
Organisation der Wissensdatenbank und & Strukturierung
- ~ 2.5 Tage
Implementierung und Aufbau der Struktur des Wikis in Confluence.
Leistungen:
- Definieren und Implementieren Ihres Berechtigungs- und Zugriffsmanagements.
- Strukturierung des Designs, Kontrolle der Inhalte und Optimieren der Instanz.
- Konfiguration der Confluence Space Hierarchie.
- Konfiguration von Plugins.
Confluence-Einführungsschulung für Benutzer
- 2 Tage
Die Trainings richten sich an User, die Confluence bzw. die Confluence Cloud noch nicht für längere Zeit nutzen. In diesem Training werden die grundlegenden Konzepte und Funktionen in Confluence detailliert erklärt.
Leistungen:
- Confluence Grundlagen, was ist eine Knowledge Base und welche Auswirkungen hat sie auf meine tägliche Arbeit.
- Navigationselemente und Bedienung des Systems.
- Einführung in das Berechtigungskonzept.
- Erstellung neuer Seiten und Formatierung von Seiten.
- Bearbeitung von Inhalten und Verwendung von Makros.
- Offene Fragerunde und Aufzeichnung für Train-the-Trainer und weitere Verwendung.
Leitfaden für die Verwendung des Confluence Intranets
- 2 Tage
Implementierung eines Leitfadens für das Intranet zur optimalen Nutzung der Anwendung. Der Leitfaden dient als Orientierung und Ausgangspunkt für alle User. Die Aufzeichnung des Workshops wird in den Leitfaden integriert. Praktische Übungen: Jeder User erhält eine Reihe von Aufgaben, um sich mit Confluence vertraut zu machen und Erfahrungen im Umgang mit der Software zu sammeln.
Leistungen:
- Erstellung eines Leitfadens für die Nutzung der Anwendung des Systems.
- Integration des Leitfadens in das System und Onboarding.
- Erstellung von Aufgaben für Benutzer.
Confluence Lizenzierung
- Beratung (kostenfrei)
Wir beraten Sie bei der Bewertung Ihrer Lizenzen und unterstützen Sie bei Betrieb, Installation und Hosting. Der Vorteil beim Kauf von Lizenzen über uns (Gold Solution Partner) ist ein Rabatt von 10 % auf neue und bestehende Lizenzen (Confluence, Jira, etc.).
Leistungen:
- Betrieb, Installation und Hosting von Atlassian-Lizenzen.
- 10% Rabatt für neue und bestehende Lizenzen.
Lizenz Support
- Beratung (kostenfrei)
Wir bieten Ihnen Beratung zu den kostengünstigsten Lizenzierungsoptionen für Verlängerungen, Upgrades und Downgrades der Benutzerzahl sowie Unterstützung bei der Lizenzverwaltung und Beratung zur Anwendungsnutzung. Darüber hinaus erhalten Sie Echtzeit-Erinnerungen vor dem Ablauf wichtiger Lizenzen - für eine ununterbrochene Nutzung der Atlassian-Tools.
FAQs (Frequently asked questions)
Wie können wir uns auf den Projektstart vorbereiten?
Um einen reibungslosen Start zu gewährleisten, können Sie bereits die folgenden Informationen vorbereiten:
- Verwaltung von Lizenzen für alle benötigten Anwendungen
- Zugang zu Ihren Atlassian-Instanzen
- Kontaktinformationen Ihres IT- und Systemmanagers oder Administrators
- Informationen darüber, welche Teammitglieder schnelle und unkomplizierte Entscheidungen treffen können
Wie geht es nach dem Kick-Off weiter?
Nach dem Kick-off erstellen wir anhand unserer Best Practices und auf Basis Ihrer Requirements den Projektplan. Ein Teil dieses Vorgehens ist, den Projektplan in sog. Epics herunterzubrechen. Diese füllen wir gemeinsam mit Ihren User Stories um diese anschließend in bearbeitbare Tasks umzuwandeln.
Welche Schulungen bieten wir an?
Wir bieten insg. 4 Schulungen an, die aus der folgenden Liste ausgewählt werden können: Schulung für Key-User / Benutzer, Train-the-Trainer-Workshop, Konfigurationsschulung, Schulung für Administratoren.
Wann finden die Schulungen statt?
Normalerweise findet das Training für Ihr Team nach der Einrichtung, aber noch vor der Inbetriebnahme der Knowledge Base oder des Intranets statt.
Wann stellen Sie den Leitfaden für Benutzer und Administratoren zur Verfügung?
Der Leitfaden wird vor der Übergabe und Inbetriebnahme der Knowledge Base/Intranet erstellt. Für die optimale Nutzung und um Ihnen die Möglichkeit, Feedbacks zu geben, gibt es bereits vor dem der Trainingssession einen ersten Entwurf des Guides.
Wann werden Sie das System an uns übergeben?
Sie können davon ausgehen, dass Sie innerhalb von rd. 2 Monaten über ein voll funktionsfähiges System verfügen. Jedoch hängt dies sowohl von den einzelnen Aufgaben als auch von der Geschwindigkeit der Entscheidungen ab. Unser Team blockt Zeit und Ressourcen für das Projekt, so dass alle Ihre Anforderungen und anstehenden Aufgaben bearbeitet werden können.
Wird die Abrechnung des Kontingents auf Stundenbasis erfolgen?
Die Abrechnung erfolgt immer auf der Grundlage eines Leistungsnachweis pro Monat.
Ist es möglich ein Social Intranet oder eine Knowledge Base Demo auszuprobieren?
Im Rahmen unseres Prozesses, ermöglichen wir Ihnen den Zugang zu einem Demo System. Zusätzlich können Sie unter den nachfolgenden Links einige unserer letzten Intranet bzw. Knowledge Base Projekte einsehen und sich dazu bereits ein Bild machen.
Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns jederzeit.
Intranet und Knowledge Base Success Stories
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