Atlassian / k15t Use case

Schaffung einer dynamischen Knowledgebase mit Help-Center Funktion basierend auf Confluence und Scroll Viewport 

hard facts zum projekt

Verwendete Produkte

Confluence – Data Center, Scroll Viewport, Scroll PDF Exporter, Scroll Word Exporter, LMS for Confluence – Courses & Quizzesweitere Plugins aus dem Marketplace

Lösung und Methodologie

Gemeinsame Erstellung einer Knowledge Base auf Basis von Confluence und Scroll Viewport, Evaluierung von Apps, NutzerInnen Berechtigungs-management, Corporate Branding, Einführung und Workshops zur redaktionellen Nutzung

Zu unseren Partnern

Über den DAV

„Der Deutsche Alpenverein e.V. ist der größte Bergsport-verein der Welt und mit 1.351.247 Mitgliedern in 358 selbstständigen Sektionen einer der bedeutensten Sport- und Natur-schutzverbände in Deutschland.  

Zu den Aufgabenfeldern des DAV zählt der Schutz des Lebensraums vieler Tier- und Pflanzenarten sowie der Betrieb und die Wartung von 321 öffentlichen Hütten, 20.400 Übernachtungsmöglichkeiten und rund 30.000 Kilometer Wanderwegen. 18.000 ehrenamtliche Trainer-Innen engagieren sich zudem für ein abwechslungs-reiches Kursprogramm mit jährlich 165.000 Angeboten aus verschiedenen Arten des Bergsportspektrums.

Schaffung einer Knowledgebase und eines Helpcenters - DAV360 Hilfe & Wissen

Der hier vorliegende Use Case erklärt anhand eines praktischen Beispiels, wie sich mit Hilfe von Confluence und dem Plugin Scroll Viewport von K15t eine dynamische, schnell editierbare Website erstellen lässt.

Vergleicht man ein unternehmensinternes Confluence mit einer klassischen Homepage/Website, gibt es grundlegende Unterschiede. Confluence-Seiten bzw. Artikel werden täglich bearbeitet, während eine Homepage seltener bearbeitet wird, da diese in der Regel weniger zugänglich ist. Jedoch gibt es wahrscheinlich mehr Personen, die täglich die Unternehmens-Website besuchen, als die einzelnen Confluence-Seiten. Weitere Unterschiede zwischen Websites und Confluence finden sich im Weblayout und den URLs.

An der Schnittstelle zwischen leicht editierbaren Confluence Seiten und Layout-freundlichen HTML-Websites setzt die hier beschriebene Customer Success Story mit dem DAV an. Der DAV hat sich entscheiden, für seine zahlreichen NutzerInnen aus den einzelnen Sektionen eine einheitliche Knowledgebase sowie ein Help-Center zur Dokumentation von Arbeitsschritten und -prozessen sowie zur Unterstützung bei Mitarbeiteranfragen bereitzustellen. 

Ziel des Projektes war es, die beiden genannten Vorteile von Confluence und Websites zu verschmelzen und somit eine Knowledgebase mit umfangreichen Inhalten zu allen Themen des DAV zu erstellen, die so schnell und dynamisch zu bearbeiten ist wie Confluence, und dennoch genauso viele BesucherInnen wie eine normale Homepage anzieht.

Mit Hilfe von Scroll Viewport konnte unser Team zusammen mit dem DAV-Team in kürzester Zeit eine übersichtliche Website layouten und gemeinsam Inhalte aus Confluence anschaulich als Knowledgebase darstellen. Das Plugin bietet eine klare Trennung zwischen den Inhalten in Confluence und der Darstellung in einem ansprechenden Weblayout.

Das XALT-Team hat hierbei das redaktionelle Team des DAV schrittweise begleitet und Beratungsleistungen zu Umsetzung der Darstellung geleistet. Um die User-Experience und User-Performance der AnwenderInnen und RedakteurInnen zu maximieren, wurde in wöchentliche Meetings der Fortschritt sowie die Struktur der Knowledgebase diskutiert, dokumentiert und aktualisiert.

Um die redaktionelle Nutzung der Knowledgebase zu vereinfachen, wurden von unserem Team u.a. maßgeschneiderte Seitenvorlagen sowie eine detaillierte Redaktionsguideline aufgesetzt, mit welcher das DAV-Team einen Überblick über die einzelnen Arbeitsschritte sowie die verwendeten Plugins erhalten hat. Die Erstellung einer Website mit Scroll Viewport bietet weiterhin zusätzliche Vorteile, welche hier aufgelistet sind:

Als Ergänzung zur Knowledgebase wurde ein Help-Center mit dem Namen DAV360-Hilfe aufgesetzt. Die Confluence Dokumentation wurde hierfür als gelayoutetes Help Center mit eigener Domain veröffentlicht. 

Für die NutzerInnen bietet sich die Möglichkeit, über ein klares Interface und eine leicht bedienbare Navigation die relevanten Inhalte zu bestimmten Themen zu suchen und herauszufiltern. Andererseits kann zusätzlich ein Support-Ticket an das IT-Team erstellt werden.

Wissensüberprüfung mit Hilfe von Lernpfaden und Quizzen

In Kombination mit der Knowledgebase und dem Helpcenter wurde vom DAV die Möglichkeit der Implementation einer Wissensüberprüfung angefragt. Hierbei sollte einerseits die Möglichkeit gegeben sein, Inhalte gruppiert in einzelnen Kurse durcharbeiten zu können, andererseits sollten NutzerInnen über Quizze die Möglichkeit haben, ihr Wissen abzufragen und zu testen. Die beste Möglichkeit, diese Anforderungen im Einklang mit dem Scroll Viewport umzusetzen hat das Plugin LMS for Confluence – Courses & Quizzes von Stiltsoft geboten.

Mit den umfangreichen Funktionen des Courses & Quizzes Plugins konnte aufbauend auf der bereits erstellen Knowledgebase ein übersichtliches und einfach nutzbares Kurssystem im DAV-Branding erstellt werden.

Die einzelnen Kurse können mit diversen Inhalten, wie Knowledgebase-Artikeln, Videos oder erstellen Quizzen, bespielt werden. Diese Kurse sind im dafür angelegten Lernportal zu finden, auf welches ohne Umwege über die Knowledgebase zugegriffen werden kann. NutzerInnen können hier zugewiesene Kurse und Schulungen finden, anfangen und nach Belieben später fortsetzen.

Als weitere Vorteile lassen sich die Zuweisung von Kursen an Personen ohne Confluence-Accounts sowie die detaillierte Betrachtung des Fortschritts von NutzerInnen in Reportings nennen.

Ähnliche Vorteile ergeben sich für die Erstellung der Quizze. Nach Abschluss des Quiz lassen sich die einzelnen beantworteten Fragen nach Ihrer Richtigkeit überprüfen. Bei richtig beantworteten Fragen gibt es eine kurze Erklärung, weshalb diese Antwort richtig ist, bei falschen Antworten lassen sich über Verlinkung der relevanten Artikel die richtigen Antworten heraussuchen.

Weiterhin gibt es viele Möglichkeiten für RedakteurInnen, Quizze zu gestalten:

Zur optimalen redaktionellen Nutzung der Plattformen wurden begleitend zum Projekt mehrere Workshops zur Nutzung und Bearbeitung der Knowledgebase sowie der weiterführenden Funktionen, wie Kurse und Quizze, durchgeführt. 

Der DAV besitzt nach Abschluss des Projektes eine kollaborative und dynamische Knowledgebase-Plattform sowie ein übersichtliches Helpcenter, welches von den MitgliederInnen der einzelnen Sektionen als Nachschlagewerk oder als Informationsgrundlage für Schulungen verwendet werden kann.

Mehr informationen

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