Remote Work mit Confluence und Jira

So managst du Remote Teams mit Jira und Confluence

Die Arbeitswelt befindet sich 2021 im regen Umbruch. Neue Technologien wie Jira und Confluence erm√∂glichen es Teams remote zusammenzuarbeiten und Projekte √ľber gro√üe Distanzen abzuwickeln. Zus√§tzlich werden immer h√§ufiger flexible Arbeitszeiten, eine ausgewogene Work-Life-Balance und Flexibilit√§t priorisiert. 

Covid-19 hat diesen Trend noch weiter verst√§rkt und Remote Work zum neuen Fokus f√ľr die Unternehmenswelt. Damit einhergehend ist es noch wichtiger geworden, dass Teams noch einfacher zusammenarbeiten und Projekte unabh√§ngig vom Arbeitsort gemanagt werden k√∂nnen.¬†

‚Äú√úber 1/3 der Arbeitnehmer sagen, sie w√ľrden f√ľr mehr Flexibilit√§t und Homeoffice ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen.‚ÄĚ

Bitkom

Zusammenarbeit von und mit Remote Teams

Die Frage, die sich viele Unternehmen jetzt stellen, ist: ‚Äúwie erm√∂gliche ich es meinem Team und externen Mitarbeitern produktiv und effizient zusammenzuarbeiten?‚ÄĚ Eine Frage, die sich nat√ľrlich nicht ohne Weiteres und einfach so beantworten l√§sst. Jedes Unternehmen und Team hat sich bestimmte Workflows angeeignet, ihr Projektmanagement definiert und eine interne Kommunikation entwickelt.

Welche Vorteile bietet ortsunabhängiges Arbeiten

Die Umstellung auf Remote Work bringt also einige Herausforderungen mit sich. Zusätzlich sind einige Vorteile und Nachteil zu beachten und zu analysieren.

  • In Deutschland herrscht ein echter Fachkr√§ftemangel. Vor allem in der IT Branche sind gut ausgebildete MitarbeiterInnen und SpezialistInnen oftmals nur im Ausland verf√ľgbar. Ortsunabh√§ngige Stellenangebote sind oftmals die einzige M√∂glichkeit, um an geeignete Fachkr√§fte zu gelangen.
  • Remote Work macht gl√ľcklicher und produktiver. Keine langen Anfahrtszeiten und stressige Pr√§senzzeiten bieten deinen MitarbeiterInnen mehr Freiraum.
  • Kosteneinsparung durch die Nutzung von kleineren B√ľrofl√§chen. (Nat√ľrlich nur ein kleiner Benefit on top.)

Welche Herausforderungen bringt ‚ÄúRemote Work‚ÄĚ mit sich?

Selbstverst√§ndlich ist ortsunabh√§ngiges Arbeiten auch nicht der heilige Gral um dein Unternehmen fit f√ľr die Zukunft zu machen. Vielmehr gibt es eine Reihe an Herausforderungen, die es zun√§chst zu l√∂sen gilt:

  • Wie kann sichergestellt werden, dass Projekte, Tasks und Ziele auch erreicht werden?
  • Durch fehlenden pers√∂nlichen Kontakt kann die Kommunikation in deinem Team leiden.
  • Remote vs. vor Ort. Manche deiner MitarbeiterInnen m√∂chten vielleicht doch lieber ins Office kommen.
  • Unterschiedliche Zeitzonen k√∂nnen die Zusammenarbeit erschweren.
  • Entwickler in verschiedenen L√§ndern haben oft unterschiedliche F√§higkeiten, Methoden und Herangehensweisen, dennoch m√ľssen alle irgendwie zusammenarbeiten.
  • Beim Umgang mit sensiblen Firmendaten kann ortsunabh√§ngiges Arbeiten auch zu rechtlichen H√ľrden f√ľhren.
  • Team Meetings m√ľssen an die neue Umgebung und zeitliche Verf√ľgbarkeit angepasst werden.

Einfaches Projektmanagement deiner Remote Teams mit Jira und Confluence

Ortsunabh√§ngiges Arbeiten bedeutet nicht nur, dass deine Teams von jetzt an von √ľberall auf der Welt arbeiten k√∂nnen. Vorher m√ľssen zun√§chst Arbeitsstrukturen geschaffen werden, die dies erm√∂glichen. Dazu geh√∂ren neben einem schnellen Internet und einem ausgestatteten Heimarbeitsplatz, auch die richtigen Tools zur Kollaboration. 

Jira Software von Atlassian eignet sich dabei hervorragend f√ľr das Projektmanagement. Confluence auf der anderen Seite ist das perfekte Werkzeug um Projekte zu dokumentieren. Beide Tools in Kombination sind wie Eier & Speck, Simon & Garfunkel oder Tim & Struppi – einzeln schon sehr gut, aber zusammen einfach gro√üartig!

Jira Software – Projektmanagement leicht gemacht

An großen Projekten arbeiten oft mehrere interne (und externe) Teams (auch Remote) an den unterschiedlichsten Aufgaben. Meist wird das Projekt deshalb in kleinere Bestandteile heruntergebrochen. In solchen Fällen ist eine klare Projektkommunikation unbedingt zu gewährleisten. 

Ein einheitlicher Bereich, der alle Aufgaben verwaltet, l√∂st das Problem umfassend. Deine Teammitglieder k√∂nnen den Status der Tasks einsehen, Manager k√∂nnen den allgemeinen Projektfortschritt √ľberwachen, neue Tasks erstellen und den Mitgliedern zuweisen, Deadlines angeben und die Liefertermine sch√§tzen.

Mit Jira ist genau das m√∂glich. Du kannst den Projektfortschritt jederzeit einsehen, Ticket und Task Status beobachten und deinem Team bei Problemen jederzeit unter die Arme greifen. Zus√§tzlich schafft Jira die notwendige Transparenz innerhalb des Projekts. So hat jedes (externe) Teammitglied Zugriff auf dieselben Informationen, ohne Kontakt zum Task-Owner aufnehmen zu m√ľssen. Mit dieser Funktion k√∂nnen einzelne Tasks effizienter und produktiver bearbeitet werden.

Einfach Zusammenarbeit von (remote) Team mit Jira und Confluence

Effizientes Management deines Projekt-Teams mit Jira

Mit Jira ist es beinahe unm√∂glich, dass dein Team einzelne Tasks oder Tickets vergisst. Wann immer du – beispielsweise ein neues Ticket erstellst – bekommt der¬†Assignee¬†eine Benachrichtigung per E-Mail (oder auch Slack). F√ľgst du Kommentare, Anh√§nge hinzu oder √§nderst den Status des Tasks, wird erneut eine Benachrichtigung an die Beteiligten Personen herausgeschickt.

Zusätzlich werden die einzelnen Tasks jederzeit in einem Kanban Board abgebildet. Dadurch können ProjektmanagerInnen jederzeit den Status des gesamten Projekts im Auge behalten. Damit lassen sich ganz einfach Reports generieren und der Fortschritt des Projektes dokumentieren.

Confluence: Eine Knowledgebase f√ľr dein gesamtes Team

Um Projekte effizient abwickeln zu können, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied (Remote und vor Ort) zugriff auf eine detaillierte Wissensdatenbank hat.

Daf√ľr eignet sich Confluence. Damit Atlassian hat mit dieser App eine Art Wikipedia¬†auf Steroiden¬†f√ľr Unternehmen zur Verf√ľgung gestellt. Du kannst es verwenden, um Informationen zum Projekt mit allen Teammitgliedern zu teilen. Mit Confluence, kannst du Projekt-Spaces (z.B. f√ľr ein Projekt √ľber Homepage Redesign) anlegen und diese mithilfe von weiteren Unterseiten weiter unterteilen. Du kannst wichtige Dateien direkt hochladen und mit deinem Team teilen, Ideen austauschen und Seiten in Echtzeit mit mehreren Teammitgliedern bearbeiten.¬†

Zus√§tzlich kannst du Confluence ganz nach deinen W√ľnschen anpassen und mit Plugins weit √ľber seine Standardfunktionen ausbauen. 

Erfahre hier mehr dar√ľber, wie du Confluence anpassen kannst: Personalisierung von Confluence.

Kundenkommunikation mit Jira und Confluence

Zus√§tzlich zur Kollaboration mit internen und externen, remote Teams kannst du Jira und Confluence auch zur Kommunikation mit deinen Kunden verwenden. Beispielsweise kannst du Projekt-Spaces erstellen, die nur vom Projekt-Team bearbeitet und eingesehen werden k√∂nnen. Dadurch stellst du sicher, dass alle anderen, sensiblen Unternehmensdaten gesch√ľtzt sind. Weiterhin bieten Spaces die Option, dass deine Kunden wichtige Informationen direkt in Ihrem daf√ľr vorgesehen Space festhalten k√∂nnen.

Weiterhin erleichtert Confluence die Strukturierung und Bereitstellung von Projektdateien und ermöglicht dadurch noch effizienter und produktiver zusammenarbeiten zu können.

Zusammenfassung – Management von Remote Teams mit Jira und Confluence

Mithilfe von digitalisiertem Projektmanagement- und Dokumentationstools kann jedes Team ortsunabhängig arbeiten. Auch die Produktivität und Spaß an der Arbeit wird gesteigert. Jira und Confluence helfen dir dabei die Zusammenarbeit deiner internen, externen und remote Teams zu verbessern. Wo sich die einzelnen Mitarbeiter auf der Welt befinden spielt damit keine Rolle mehr. 

Du ben√∂tigst Unterst√ľtzung bei der Integration von Confluence oder Jira in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der Integration. Auf Atlassian Services erf√§hrst du mehr √ľber unsere Herangehensweise und Methodik.