Ein Artikel von Burak Erol | Ambassador for AI & System of Work at XALT
Wenn deine Organisation Atlassian-Produkte wie Jira oder Confluence nutzt, hast du die Standardfunktionen vermutlich schon bis an ihre Grenzen ausgereizt. Du hast Workflows konfiguriert, Automatisierungsregeln eingerichtet und vielleicht sogar den Marketplace erkundet. Aber irgendwann stoßen Out-of-the-Box-Lösungen an ihre Grenzen.
Hier kommt Forge ins Spiel: Atlassians Plattform zum Entwickeln individueller Erweiterungen.
„Nachdem ich kürzlich an der Team’25 Europe in Barcelona teilgenommen und dieses Thema mit Experten bei Atlassian diskutiert habe, möchte ich Klarheit schaffen, wann du tatsächlich etwas Individuelles entwickeln solltest – und welcher Ansatz für deine Situation sinnvoll ist.
Burak Erol, Ambassador für AI & System of Work bei XALT
Bei XALT helfen wir Kunden täglich, diese Entscheidungen zu treffen. Entscheidend ist zu verstehen, was die Standardfunktionen von Atlassian nicht leisten können.“
Die Kurzfassung
Am einfachsten lässt es sich so denken:
- Forge-Apps fügen benutzerdefinierte Funktionalität und Logik hinzu, die in Atlassian standardmäßig nicht existiert.
- Forge-Rovo-Agents fügen KI-gestützte Konversation und intelligente Assistenz hinzu.
Mit anderen Worten: Apps lösen Probleme, die sich nicht per Konfiguration beheben lassen, während Agents dir die Interaktion mit deinen Systemen in natürlicher Sprache ermöglichen.
Wann du eine Forge-App bauen solltest
Du bist dem Standard von Atlassian entwachsen, wenn folgende Szenarien vorliegen.
1. Deine Geschäftslogik ist zu komplex für die integrierte Automatisierung
Die Standard-Automatisierung in Jira kann einfache „Wenn-dies-dann-das“-Szenarien abdecken. Aber was, wenn du intelligentes Routing brauchst, das Textinhalte analysiert, externe Datenbanken prüft, Risikoscores berechnet oder Regeln anwendet, die sich kontextabhängig ändern? Das erfordert benutzerdefinierten Code.
Praxisbeispiel: Ein Finanzdienstleister benötigt ein Genehmigungs-Routing, bei dem das System automatisch alle Personen aus dem Genehmigungspool ausschließt, die den Vorgang zuvor berührt haben. Es sollen zufällig zwei Prüfer aus unterschiedlichen Abteilungen basierend auf aktueller Auslastung ausgewählt und ein Blind-Review sichergestellt werden, bei dem die Genehmigenden die Entscheidungen der jeweils anderen nicht sehen. Dieses Maß an intelligenter, kontextbewusster Logik erfordert eine Forge-App.
2. Du benötigst Daten, die außerhalb von Atlassian liegen
Vielleicht musst du Informationen gegen das Stammdatensystem deines Unternehmens validieren, Echtzeitpreise aus deinem ERP abrufen, den Kundentarif aus deinem CRM prüfen oder Richtlinien basierend auf externen Compliance-Datenbanken durchsetzen. Forge-Apps können diese Systeme ansprechen und die Daten in deine Atlassian-Workflows einbinden.
3. Standardfelder und -formulare passen nicht zu deinem Prozess
Du brauchst Formulare, in denen Felder je nach vorherigen Antworten ein- oder ausgeblendet werden, in denen Dropdown-Optionen aus externen Quellen kommen, in denen Validierungsregeln komplexe Geschäftslogik prüfen oder in denen die Einreichung einen mehrstufigen Prozess über verschiedene Systeme hinweg auslöst.
Praxisbeispiel: Eine Gesundheitsorganisation benötigt Intake-Formulare, deren Fragen sich dynamisch je nach Patiententyp, regulatorischen Anforderungen für den jeweiligen Eingriff, aktueller Versicherungsdeckung (aus einem externen System) und verfügbarer Fachkapazität ändern – und die all dies validieren, bevor die Anfrage überhaupt erstellt wird.
4. Du brauchst eine benutzerdefinierte UI, die es nicht gibt
Standard-Atlassian bietet Panels, Dashboards und Reports. Aber was, wenn du eine spezialisierte Visualisierung benötigst, ein interaktives Diagramm, das sich anhand von Ticket-Beziehungen aktualisiert, eine benutzerdefinierte Seitenleiste, die Informationen auf besondere Weise darstellt, oder eine völlig neue Art, mit deinen Daten zu interagieren?
5. Du baust etwas Wiederverwendbares
Wenn mehrere Teams oder Kunden ähnliche Funktionalität benötigen, die sich nicht per Konfiguration abdecken lässt, wird eine Forge-App zur skalierbaren Investition. Einmal bauen, überall bereitstellen.
Weitere Beispiele für Anforderungen, die eine Forge-App benötigen:
- Benutzerdefinierte Reports, die Daten aus Jira, Confluence und drei externen Systemen mit unternehmensspezifischen KPI-Berechnungen aggregieren
- Bidirektionale Synchronisation zwischen Atlassian und spezialisierten Branchensystemen mit komplexem Feld-Mapping und Transformationslogik
Kurz: Der Atlassian-Standard kann es nicht – und Marketplace-Apps auch nicht.
Wann du einen Forge-Rovo-Agent bauen solltest
1. Dein Team braucht Antworten, nicht nur Aktionen
Menschen wollen keine komplexen Abfragen lernen, sich durch Dutzende Tickets klicken oder Informationen aus mehreren Quellen zusammenpuzzeln. Sie wollen einfach fragen: „Was blockiert den Q4-Release?“ oder „Zeig mir alle kritischen Vorgänge von europäischen Kund:innen in diesem Monat“ – und eine klare Antwort erhalten.
2. Informationen sind verstreut und schwer auffindbar
Wenn die Daten in Atlassian vorhanden sind, das Auffinden und Verstehen aber Expertise erfordert, kann ein Rovo-Agent diese Lücke schließen. Er kann projektübergreifend suchen, Muster analysieren, Ergebnisse zusammenfassen und Insights präsentieren – alles per einfacher Konversation.
3. Du möchtest, dass KI die Analyse übernimmt
Statt dass Menschen 50 Kommentare lesen, um zu verstehen, was passiert ist, kann ein Rovo-Agent diese Informationen synthetisieren, Themen identifizieren, Trends erkennen und umsetzbare Zusammenfassungen liefern.
4. Nicht-technische Nutzer benötigen Zugriff auf komplexe Daten
Nicht alle in deinem Team beherrschen JQL, erweiterte Filter oder wissen, wo sich bestimmte Informationen befinden. Ein Rovo-Agent demokratisiert den Zugang – alle erhalten, was sie brauchen, einfach per Frage (in natürlicher Sprache).
Praxisbeispiele:
- Was sind die häufigen Themen im Kundenfeedback aus dem letzten Sprint?
- Fass den Status aller Marketing-Initiativen für das Leadership-Meeting nächste Woche zusammen.
- Welche Teammitglieder sind aktuell überlastet und brauchen Unterstützung?
- Zeig mir die Historie, wie wir ähnliche technische Probleme in der Vergangenheit gelöst haben
- Erzeuge einen Entwurf für ein Stakeholder-Update zur Migration des Zahlungssystems.
Kurz: Du brauchst Intelligenz und Konversation, nicht nur Funktionalität.
Welche Option brauchst du?
Frag dich: „Müssen meine Tools etwas tun, was sie heute nicht können – oder muss mein Team das, was schon da ist, leichter verstehen?“
Wenn der Atlassian-Standard die Logik nicht ausführen, Systeme nicht integrieren oder die nötige Funktionalität nicht bereitstellen kann → Bau eine Forge-App.
Wenn die Daten existieren, aber das Finden, Analysieren und Verstehen die Herausforderung ist
→ Bau einen Forge-Rovo-Agent.
Geht auch beides?
Absolut. Viele anspruchsvolle Lösungen kombinieren beide Ansätze: eine Forge-App, die komplexe Logik und Integrationen implementiert, gepaart mit einem Rovo-Agent, der eine intuitive, konversationale Oberfläche darüberlegt.
Beispiel: Eine Forge-App übernimmt komplexes, mehrsystemiges Genehmigungs-Routing mit externen Validierungen, während ein Rovo-Agent Fragen wie „Wie ist der Status meiner Anfrage?“ oder „Warum hängt das in der Genehmigung fest?“ intelligent und kontextbewusst beantwortet.
XALT kann dir bei der Entscheidung helfen
Zu entscheiden, ob du eine Forge-App, einen Rovo-Agent oder beides benötigst, ist nicht immer trivial. Dafür braucht es Verständnis dafür, was Atlassian out of the box kann und was deine Organisation tatsächlich braucht, um effektiv zu arbeiten.
Bei XALT sind wir darauf spezialisiert, die Grenze zwischen Standard-Atlassian und individueller Entwicklung zu identifizieren. Unser Team hilft dir, Anforderungen zu bewerten, die richtige Lösung zu designen und sie nahtlos in deine bestehende Systemlandschaft zu integrieren.
Bereit, die Möglichkeiten auszuloten? Lass uns darüber sprechen, wie wir deine Atlassian-Umgebung so erweitern, dass sie zu deiner Arbeitsweise passt.
