Atlassian Use case

Dynamische Neugestaltung des EEX Intranet mit Refined

hard facts zum projekt

Verwendete Produkte

Confluence – Data Center, Refined for Confluence / Sites & Themes, Refined Toolkit for Confluence, weitere Plugins aus dem Marketplace (u.a. Word-Exporter, Content Scheduler)

Lösung und Methodologie

Beratung bei der Ablösung des alten Intranets mit dem auf Confluence basierendem Refined Theme, Gemeinsame Evaluierung von Apps, NutzerInnen Berechtigungsmanagement, Corporate Branding und Design, Einführung und Workshops zur redaktionellen Nutzung

Über EEX

„Die European Energy Exchange (EEX) ist Teil der EEX-Gruppe, einer Gruppe von Unternehmen, die die internationalen Rohstoffmärkte bedienen, und weltweit die führende Energiebörse im Handel mit Strom. EEX entwickelt, betreibt, verbindet transparente Märkte für Energie und bietet Handel mit Strom, Gas und Fracht und Agrarprodukten an.“

Intranet-Migration innerhalb von zwei Wochen

Confluence bietet eine passende Grundlage, um ein firmeninternes Intranet sowie eine digitale Kollaborationslösung zu schaffen. Unternehmen, die bereits Confluence nutzen, haben dadurch zudem die Möglichkeit, schnell ein neues und qualitativ hochwertiges Intranet in ihrem bereits bestehenden System zu erstellen. Vor diesem Hintergrund hat sich die EEX Group Anfang Februar 2020 an XALT gewandt, und eine Intranet-Lösung vollständig in Confluence angefragt. Bereits bis Ende Februar / Anfang März, innerhalb von nur 2,5 Wochen, konnte eine Migration und Ablösung des alten Intranets in die neue Umgebung durchgeführt werden.

Die Software von Atlassian – vorrangig Jira und Confluence – waren intern bei EEX schon länger und in verschiedenen Bereichen im Einsatz. Bis zur Realisierung des neuen Intranets setzte EEX eine Reihe verschiedener Intranetdienste ein, darunter auch ein firmeneigenes Intranet.

Vom Problem zur Lösungsfindung

Für EEX und XALT bestand das Gesamtziel darin, in möglichst kurzer Zeit eine hochwertige und flexible Lösung zu schaffen sowie die Inhalte des alten Intranets auf dem neu erstellten Intranet zusammenzuführen. In intensiver Zusammenarbeit wurde eine kombinierte Lösung aus Intranet-System und Confluence geschaffen. Mit dieser kombinierten Lösung wurde es möglich, allen MitarbeiterInnen von EEX Zugang zu einer inhaltsreichen und dennoch einfach nutzbaren Kollaborationsplattform zu geben. Folgende Herausforderungen in der Umsetzung konnten mithilfe von Refined für Confluence gelöst werden:

Herausforderung 1 – Bei einem Intranet von größeren Unternehmen, wie der EEX Group, besteht eine Herausforderungen darin, die enorme Menge an Inhalten leicht verständlich zu organisieren und den BenutzerInnen zugänglich zu machen.

Lösung 1 – Mithilfe der eingebauten Organisations- und Strukturfähigkeit von Refined für Confluence konnten Inhalte schnell und unkompliziert über ein Megamenü sowie über einzelne Spaces sinnvoll strukturiert werden, siehe Bild. Dadurch lassen sich mehr Inhalte im Intranet erstellen und austauschen, ohne dass diese dabei verloren gehen oder nicht mehr auffindbar sind. Die Struktur des Intranets lässt sich zudem sehr einfach via Drag-and-Drop anpassen.

Herausforderung 2 Es sollte eine Lösung geschaffen werden, welche die Unternehmenskultur von EEX widerspiegelt, in Einklang mit den Unternehmenswerten steht und dem aktuellen Corporate Design entspricht.

Lösung 2 – Um auf einfache Weise eine moderne und schöne Oberfläche entsprechend dem Corporate Design zu erstellen, wurde der integrierte Theme-Editor sowie die Layoutfunktion von Refined für Confluence verwendet. Neben dem Stil und den Farben können Themes erstellt werden, welche individuell und flexibel auf Bereiche, Kategorien oder einzelne Seiten angewendet werden können. Im Fall von EEX wurde ein globales Theme im Einklang mit der Corporate Identity geschaffen und auf alle Bereiche angewendet.

Herausforderung 3 – Eine weitere Herausforderung bestand darin, das Intranet so kollaborativ zu gestalten, dass Inhalte von einzelnen NutzerInnen sowie kleineren Teams zeitgleich abgerufen und geändert werden können.

Lösung 3 – Mittels des neuen Social-Intranets konnte der für EEX wichtige Aspekt der Zusammenarbeit verwirklicht werden. So wurde bspw. dem Marketing-Team die Möglichkeit gegeben, ihre Inhalte über Blog- und News-Beiträge gemeinsam zu verfassen, zu editieren sowie zu veröffentlichen. Für verschiedene Teams und Projekte gibt es nun unterschiedliche Bereiche, die inhaltlich von den einzelnen Gruppen-redakteurInnen selbst gepflegt werden, was zu deutlich effizienterem Arbeiten führt. Zusätzliche, teamübergreifende Zusammenarbeit wird durch Community-Seiten oder Event-Seiten geschaffen.

Begleitende Schritt-für-Schritt Umsetzung und zusätzlicher Benefit

Im ersten Schritt wurde in durchgängiger Absprache mit dem Marketing-Team die globale Struktur, die einzelnen Bereiche sowie ein ansprechendes Layout erstellt. Nachdem das Grundgerüst des neuen Intranets stand, wurde damit begonnen, die bereits existierenden Inhalte in das neue System zu migrieren. Im letzten Schritt wurde dann gemeinsam ein Berechtigungskonzept für das BenutzerInnenmanagement erstellt. Während der gesamten Umsetzung haben wir uns verpflichtet, EEX beratend zur Seite zu stehen und dabei zu helfen, die notwendigen Schritte für das bestmögliche Ergebnis zu identifizieren.

Für das Projekt EEX Group stellte sich heraus, dass die ideale Plattform eine Kombination aus Wiki und (Social)-Intranet ist. Dank der Erfahrung aus vergangenen Projekten wussten wir, wie Confluence und Refined zur Schaffung des neuen Intranets bestmöglich zusammengeführt werden mussten. Zudem war uns bewusst, dass die Vermischung von Wikis und social Intranets oft unstrukturiert und unübersichtlich sein kann. Durch die Funktionen von Refined für Confluence und dem eigenen technischen Know-How konnte dennoch eine hervorragende Lösung gefunden werden.

Die folgenden Apps sind – unter anderem – an die Lösung gebunden:

Die EEX Group arbeitet heute mit einer hocheffizienten Kollaborationsplattform auf der Basis von Confluence und Refined, welche die Zusammenarbeit zwischen rund 1.000 MitarbeiterInnen erheblich erleichtert.

Mehr informationen

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