Du bist bereits Kunde einer großen Energie- und Rohstoffbörse und benötigst Zugang zu deren Handelsplattform, nennen wir sie „MarketAccessDesk“. Du hast ein Konto, möchtest jedoch neue Produkte handeln oder einige Unternehmensdaten ändern. Vielleicht möchtest du sogar ganz aus dem Handel aussteigen und bestimmte Märkte kündigen.
Bis vor Kurzem war dies ein aufwendiger Prozess – viele E-Mails, Telefonate und Dokumente kreuz und quer. Nun gibt es jedoch ein zentrales Kundenportal, das alle Anfragen rund um Onboarding, Trading und Verwaltungsprozesse vereinfacht. In diesem Use Case erfährst du, welches Problem das Portal löst, wie genau es die Situation verbessert und welche Resultate daraus entstehen.
Kurz gesagt: Es fehlte ein zentrales, nutzerfreundliches Portal, das alle wichtigen Schritte digitalisiert, automatisiert und jederzeit transparent einsehbar machte.
Das Kundenportal bündelt alle relevanten Funktionen und ermöglicht es bestehenden Kunden, sämtliche Onboarding- und Trading-Anfragen an einem Ort zu verwalten.
Beispiel: Neues Produkt handeln
Ein Bestandskunde möchte an der MarketAccessDesk nicht nur bestehende Energieprodukte, sondern auch neue Derivate handeln. Über das Portal beantragt er in wenigen Klicks die Produkt-Erweiterung. Die nötigen Dokumente (etwa Finanzdaten oder Risikobeurteilungen) lädt er direkt hoch. Anschließend behält er den Status der Freischaltung im Blick, ohne extra E-Mails an verschiedene Abteilungen senden zu müssen.
Sobald ein Kunde im Portal eine Anfrage startet, werden automatisiert Tickets im OneAdmission-Projekt erzeugt. Dieses Projekt dient als zentrale Steuerung für alle internen Teams.
Die breite Palette an Workflow-Optionen deckt jedes Szenario ab, sei es ein kompletter Mitgliederwechsel, eine Adressänderung oder die Aufnahme neuer Verwaltungsratsmitglieder.
Im Portal kannst du aktuell drei Hauptprozesse anstoßen:
Alle oben genannten Anfragen werden direkt in das Service-Portal gespiegelt. Dort prüfen Mitarbeiter, ob die hochgeladenen Dokumente vollständig sind. Sobald alles passt, werden die entsprechenden Workflows in OneAdmission angestoßen.
Schnellere Bearbeitung: Dank automatisierter Workflows wird der Prozess vom Antrag bis zur Genehmigung spürbar verkürzt.
Weniger manuelle Eingriffe: Standardisierte Abläufe reduzieren den Bedarf an Rückfragen.
Echtzeit-Status: Du siehst jederzeit, in welcher Phase sich dein Antrag befindet und welche Abteilung ihn gerade prüft.
Zentralisiertes Kommunikations-Tool: Anstatt zig E-Mails zu versenden, kommunizierst du direkt im Portal.
Standardisierte Abläufe: Jede Abteilung arbeitet nach dem gleichen Prinzip und kennt ihre Aufgaben genau.
Klare Verantwortlichkeiten: Mitarbeiter sehen auf einen Blick, welche Tickets sie aktuell bearbeiten müssen und welche Fristen gelten.
Automatische Checks: Das System stellt sicher, dass alle benötigten Dokumente hochgeladen sind.
Dokumentation: Jede Änderung wird in OneAdmission protokolliert. Sollte es zu Audit-Anfragen kommen, sind alle Daten vollständig abrufbar.
Erweiterbar: Neue Börsen, Produkte oder Onboarding-Schritte lassen sich leicht in das bestehende System integrieren.
Perspektive für Neukunden: Geplant ist, den gesamten Erstonboarding-Prozess ebenfalls im Portal abzubilden.
Situation: Dein Unternehmen zieht um und du musst die neuen Kontaktdaten in allen relevanten Systemen anpassen.
Vorgehen: Du wählst im Portal „Adressänderung“ aus, trägst die neuen Daten ein und lädst die Bestätigung vom Einwohnermeldeamt oder Handelsregisterauszug hoch.
Ergebnis: Das Service-Team prüft die Vollständigkeit in kürzester Zeit. Anschließend gehen automatisch Tickets an die Compliance- und IT-Abteilung, damit alles im System aktualisiert wird.
Situation: Du möchtest neue Energiemärkte handeln, um dein Portfolio zu diversifizieren.
Vorgehen: Im Portal klickst du auf „Produkt hinzufügen“. Ein Formular fragt dich nach der Art des Produkts und den geplanten Handelsmengen.
Ergebnis: Die entsprechende Abteilung erhält eine automatisierte Nachricht. Das Kreditrisiko wird geprüft (Credit Analysis), der Handel wird eingerichtet und du bekommst grünes Licht.
Situation: Du stellst fest, dass ein bestimmtes Produkt nicht mehr rentabel ist.
Vorgehen: Über den „Kündigen“-Button kannst du gezielt dieses Produkt abwählen. Ein kurzer Grund wird abgefragt, Dokumente werden hochgeladen.
Ergebnis: Die Kündigung wird systemseitig an alle relevanten Teams gemeldet, sodass die Verbindung zu diesem Markt sauber getrennt wird.
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