"Die größte Herausforderung, mit der ich im Moment konfrontiert bin, sind lange Vorlaufzeiten. Aktive Kandidaten wollen JETZT oder so schnell wie möglich einen Job. In meinem eigenen Unternehmen hat sich die Zeit bis zur Besetzung von Stellen von etwa einem Monat auf jetzt zwei Monate verlängert. Es ist immer schwierig, die besten Kandidaten während dieser Zeitspanne zu halten…"
In vielen wachsenden Unternehmen wird ein standardisierter und formaler Bewerbungsprozess benötigt. Unter anderem, um den Aufwand für das Onboarding weiterer Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Mitarbeiter zu bewältigen. Teilzeitberater, externe Recruiting-Firmen oder Personalabteilungen sind für kleinere Unternehmen aufgrund der hohen Kosten oft keine Option. Daher ist es sinnvoll, sich früh mit dem Personalmanagement zu beschäftigen und einen internen Bewerbungsprozess aufzubauen, um somit die nächste Phase des Unternehmenswachstums sicherzustellen.
Jede neue Bewerbung erhöht die Verwaltungskapazität. Bei kleinen, wachsenden Unternehmen müssen daher Wege gefunden, um diesen Aufwand effizient zu bewältigen. Eine der ersten Aufgaben ist es, die grundlegenden Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Die Wahl der falschen Tools erfordert oft einen hohen manuellen Aufwand. Deswegen wäre der beste Ansatz eine Software zu verwenden, welche einen Großteil der administrativen Arbeit des Bewerbungsprozesses automatisiert. Eines der besten Tools, um dies zu erreichen, ist aus unserer Sicht Jira Service Management.
Ein kurzer Hinweis für alle Leser: Wenn du noch nie von Jira Service Management gehört hast, solltest du einen Blick in diesen Product Guide werfen. Hier erhältst du einen kurzen Überblick über das Tool und seine Verwendung: Jira Service Management & Ticketing.
Wie unsere Lösung funktioniert
Jira Service Management (JSM) ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool für Abteilungen wie Finanzen, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Unter anderem können Personalverantwortliche Jira Service Management nutzen, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren, Bewerbergespräche zu verfolgen oder Bewerberpools zu verwalten. Grundsätzlich kann JSM so konfiguriert werden, dass jede neue Bewerbung automatisch ein Ticket erstellt, welches du einzelnen Mitarbeitern oder Teams (z.B. HR) zuweisen kannst. Dabei wird dein gesamtes Bewerbermanagement mit einem visualisierten Workflow deutlich vereinfacht. Mit diesem kannst du außerdem schnell auf Anmerkungen zu Bewerbungen reagieren und dich schnell an Veränderungen anpassen. Z.B. kannst du schnell via Kommentarfunktion Bewerber bitten Arbeitsproben, Zeugnisse etc. nachzureichen. In Jira Service Management kannst du: (1) Aufgaben und Prozesse durch Workflows verwalten. (2) Schritte und Status einer Aufgabe in dem Workflow darstellen. (3) Art und Weise des Workflows individuell anpassen. (4) Einzelne bestimmte Aufgaben oder den gesamten Ablauf des Workflows ändern.
Ein Standard Jira Workflow könnte wie folgt aussehen:
Hier ist eine kurze Übersicht darüber, was mit Jira Service Management möglich ist und welche Vorteile der Einsatz von Jira für das Recruiting bietet. Weiterhin erklären wir, wie wir unsere HR-Prozesse mit dem leistungsstarken Atlassian-Tool planen und verwalten.
1. Tracken der Bewerber
Eine wichtige Anwendung für Jira im Recrutiting ist das Bewerber-Tracking. Aufgaben für die Bewerber, wie z.B. der Upload aller wichtigen Dokumente werden damit automatisch erstellt.
Je nachdem, wie du deinen Bewerbungsprozess gestaltest, kannst du den Ticketstatus deiner Kandidaten zu "erledigt" setzen, wenn der Prozess abgeschlossen ist. Wenn du noch andere Aufgaben erledigen musst, wie z.B. Hintergrundprüfungen oder Verwaltungsarbeit, kannst du die Aufgabe auf 'in Bearbeitung' setzen. Zusätzlich lassen sich spezielle Unteraufgaben unter 'in Bearbeitung' einrichten, wie z. B. 'anzurufen' oder 'einzuladen', wenn du Bewerber nach dem ersten screening näher kennenlernen möchtest. Solche Aufgaben können jedes Mal wiederholt werden, wenn ein neuer Kandidat den Bewerbungsprozess betritt.
2. Relevante Dateien verwalten
Wenn du für eine offene Stelle in deinem Unternehmen rekrutierst, erhältst du oft Hunderte von Bewerbungen mit unterschiedlichen Anhängen. Mit Jira ist die Verwaltung dieser Dokumente sehr komfortabel. Du musst nur ein bestimmtes Ticket auswählen und auf das Symbol für Anhänge klicken. Alle relevanten Dokumente werden mit einem automatisierten Workflow dort selbsttätig hinzugefügt.
Zusätzlich können ihre Teammitglieder, die für die Rekrutierung verantwortlich sind, den Fortschritt einer Bewerbung im Kommentarbereich innerhalb eines einzelnen Tickets einfach kommunizieren. Zusätzlich können andere Teammitglieder in den internen Kommentaren erwähnt werden, wodurch eine reibungslose und optimierte Teamkommunikation möglich ist.
3. Erstellen eines individualisierten Jira Workflows
Mit Jira Service Management kannst du Workflows, Aufgaben und Unteraufgaben verwalten und parallel erledigen. Jira ist ein vielseitiges Werkzeug, welche sich an die Anforderungen deines Bewerbungsprozesses und deines Teams anpassen lässt. So kann z.B. der Status-Workflow maßgeschneidert an deinen Prozess angepasst werden, auch wenn mehrere Zwischenschritte (bspw. mehrere Interviews pro Bewerber) enthalten sind.
Darüber hinaus kannst du ein modifizierbares Kanban-Board erstellen, um einen Überblick über deinen Recruiting-Stream und deinen Fortschritt zu erhalten.
4. Performance messen
Da es sich bei Jira um ein Projektmanagement-Tool handelt, lässt sich die Leistung deiner Arbeitsabläufe und deiner Teammitglieder genau messen. Zum Beispiel die durchschnittliche Dauer von Bewerbung zur Einstellung deiner Kandidaten. Dank der detaillierten Berichte ist es einfach, potenzielle Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu Problemen werden.
Die Formalisierung und Automatisierung von Hiring-Workflows führt zudem zu einem produktiveren und zufriedeneren Arbeitsalltag für Personaler. Mit Jira stellst du sicher, dass deine verantwortlichen Teammitglieder mehr Zeit für die Überprüfung von Kandidaten aufwenden können, was auch zu einer besseren und durchdachteren Auswahl von Kandidaten führt.
5. Onboarding
Schließlich kannst du Jira auch für den Onboarding-Prozess deiner neuen Mitarbeiter nutzen. Wir empfehlen dir, deinen Onboarding-Prozess im Jira-Projekt mit teambildenden Veranstaltungen anzupassen und zu erweitern. Du kannst ganz einfach alle wichtigen Informationen, wie z. B. zur Verfügung gestellte Ausrüstung oder Schulungsergebnisse, die für das Onboarding benötigt werden, aufzeichnen.
Wie wir unseren Jira Workflow umgesetzt haben
Im letzten Jahr sind unsere Teams rasant gewachsen. Die große Anzahl von neuen Bewerbungen und Onboardings hat für unsere HR-Spezialisten eine Herausforderungen dargestellt. Folglich mussten wir jede Woche neue Bewerbungen durchgehen, manuell überprüfen und eine Reihe von identischen Themen und Aufgaben erstellen. Letztendlich haben wir uns entschlossen, einen neuen Jira Workflow einzurichten. In dem Workflow sind verschiedene Schritte automatisiert, einschließlich der Erstellung verschiedener spezifischer Unteraufgaben, Beschreibungen und Textvorlagen.
Erste Schritte und Grundlagen
Die ersten Schritte zur Einrichtung unseres Workflows waren: (1) Ein Brainstorming über die verschiedenen, offenen Stellen in unserem Unternehmen. (2) Das Planen jedes einzelnen Schritts in unserem neuen Jira Workflow. Für den Workflow haben unsere IT- und Business-Development-Profis ihr Wissen zusammengetragen. Das Ergebnis war: ein Workflow mit Einzelprozessen in 5 übergeordneten Schritten sowie automatisierten Zwischenschritten und erforderlichen Aktionsfeldern. Hier siehst du einen kurzen Auszug aus unserem Workflow aus den Schritten 1. Bewerbungseingang und 2. Bewerbungs-Überprüfung.
Trotz der sorgfältig durchdachten Schritte hatte unser Workflow anfangs einige Mängel. Nach dem ersten praktischen Einsatz konnten wir diese Mängel jedoch schnell erkennen und der Workflow wurde angepasst. Hier kommt ein weiterer Vorteil von Jira zum Tragen: Das Ändern von Workflows und Automatisierungen ist schnell und unkompliziert möglich. Änderungen sind jederzeit möglich ohne das gesamte Projekt anpassen zu müssen.
Erstellung Jira Workflow und Kanban-Board
Wenn du deinen eigenen Workflow definiert hast, ist es an der Zeit, diesen in Jira einzubinden. Dazu muss zuerst ein neues Projekt angelegt werden.
- Klicke auf Projekte > Alle Projekte anzeigen
- Klicke oben rechts auf Projekt anlegen
- Wähle das Basisprojekt* > Gib den Namen und den Key des Projekts ein
*Wir empfehlen, das Basisprojekt zu verwenden. Dies bietet die besten Möglichkeiten, Anfragen (oder anders ausgedrückt: Bewerbungen) zu tracken, zu priorisieren und zu lösen.
- Klicke auf Boards > Alle Boards anzeigen
- Klicke auf Board erstellen in der oberen rechten Ecke
- Wähle Kanban-Board > Board aus einem bestehenden Projekt auswählen
- Gib den Namen ein und wähle das Projekt, das du gerade für die Tafel erstellt hast
Nachdem das Board und das Projekt erstellt sind, klicke auf die Schaltfläche Projekteinstellungen. Hier kannst du Automatisierung, Workflows, SLAs sowie Benutzer und Rollen einzustellen. Wir zeigen beispielhaft, wie wir unseren Workflow und unser Kanban-Board gestaltet haben. Weitere Informationen stellen wir auf Anfrage gerne zur Verfügung. Zudem gibt es eine genaue Dokumentation zur Anpassung von Workflows in Jira von Atlassian: Jira Workflow Übersicht
Für das Kanban-Board in unserem Jira-Projekt verwenden wir 7 Spalten mit insgesamt 22 Status. Für einen schnellen Workflow ist es wichtig: (1) Ein vereinfachtes Workflow-Schema zu wählen. (2) Eine Querverlinkung zwischen den einzelnen Status zu erstellen. Somit kann der Status jedes Tickets in diesem Workflow in einen beliebigen anderen Status überführt werden. Dies schafft eine hohe Flexibilität, eine einfache Bedienung und einen vereinfachten Workflow für das Jira-Projekt. Mit dem vereinfachten Workflow kann der Inhalt des Kanban-Boards (einschließlich Spalten und Status) jederzeit geändert werden.
E-Mail Weiterleitung
Daraufhin muss festgelegt werden, dass alle als E-Mail eingehenden Bewerbungen automatisch an das Projekt gekoppelt werden werden. Anders gesagt sollten alle Bewerbungen per E-Mail automatisch ein Ticket in deinem konfigurierten Projekt erstellen. Um dies zu erreichen, solltest du Jira mit deinem E-Mail-System integrieren. Diese Einstellung lässt sich unter Projekteinstellungen > E-Mail-Anfrage ändern. Stell sicher, dass du die…
- Berechtigung hast um Projekte zu verwalten.
- öffentliche Anmeldung oder das Hinzufügen von Kunden zu deinem Service-Desk-Projekt aktiviert hast.
- geeigneten Anfragetypen als erforderliche sichtbare Felder eingerichtet hast.
Klicke hier, um mehr über den Empfang von Anfragen per E-Mail zu erfahren. Sieh dir folgende Anleitung für die E-Mail Fehlerbehebung an, wenn du beim Einrichten des E-Mail-Kanals auf Probleme stößt.
Nach der Einrichtung werden die eingehenden Bewerbungen nun übertragen und automatisch in Jira-Tickets umgewandelt. Damit kann sich dein Team sofort auf die Bewerber konzentrieren, ohne sich dabei manuell um mehrere Posteingänge kümmern zu müssen.
Automatisierung mit Jira
Automatisierung ist eine der größten Stärken von Jira Service Management. Das einfachste Beispiel ist die Automatisierung nach Erhalt der Bewerbung. Wenn sich jemand bei dir bewirbt, wird ein Ticket erstellt und das Ticket wird in die Spalte "Neu" mit dem Status "Offen" verschoben. Das Ziel dieses automatisierten Prozesses ist es, den Bewerbern für ihre Bewerbung bei uns zu danken und sie wissen zu lassen, dass wir ihre Unterlagen erhalten haben und diese rechtzeitig prüfen werden.
Du kannst "Wenn"-Auslöser, "Falls"-Bedingungen und "Dann"-Aktionen hinzufügen. Diese Parameter bestimmen den Ablauf und erzeugen die Automatisierung. Die Automatisierung für den Empfang der Anwendung ist wie folgt einzustellen:
WENN: Thema erstellt ODER Status geändert > WENN: Thema entspricht Status = Offen > DANN: E-Mail senden = Vorlage "Antwort Antragsteller(Bewerber)" UND Wechsel Issue = Antrag/Bewerbung bestätigt UND Kommentar hinzufügen = 'XALT Bot: Antrag/Bewerbung erhalten und bestätigt' UND Änderung Issue = Zuweiser auf Benutzer XY geändert UND Benutzer alarmieren = Benutzer XY
Du kannst auch zusätzliche Automatisierungen wie SLA (Service Level Agreement) hinzufügen. Diese Regel alarmiert dich oder die zugewiesene Person bei gefährdeten SLAs, um bei zeitkritischen Problemen den Überblick behalten zu können. Zum Beispiel können zugewiesene Nutzer nach einer bestimmten Zeit alarmiert werden, wenn ein Antrag bzw. Bewerbung innerhalb einer vorgegeben Zeit nicht bearbeitet wurde. Wir setzen das SLA in unserem Workflow auf 16h und die Automatisierung auf:
WENN: SLA-Restzeit = gefährdet (30 min Restzeit) > WENN: Problem trifft zu = alle Probleme > DANN: Benutzer alarmieren = Benutzer XY
Individuelle Anpassung für deinen Nutzen
Selbstverständlich sind Bewerbungsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Deshalb solltest du folgende Aufgaben erledigen, damit unser Workflow zu deinem individuellen Prozess passt:
- Pass den Workflow an deinen Bewerbungsprozess an. Pre-Screening, Allgemein, Auswahlliste
- Erstelle ein Issue für jede Rolle und verwende Unteraufgaben, um Kandidaten zu tracken
- Pass das Kanban-Board an, um die gewünschte Ansicht deines HR-Streams zu erstellen
- Implementiere und verwende Text-Templates und dein CRM-System
Schlussfolgerung
Die Vorteile von Jira Service Management sind umfangreich. Denn Jira ist im Gegensatz zu anderen Tools aus dem Rekrutierungs-Bereich sehr kostengünstig (ab 10USD/Monat) und hat deutlich mehr Funktionen. Weiterhin ist es sehr einfach zu bedienen (auch für Leute, die nicht aus der IT-Branche kommen). Zumal ermöglicht Jira automatisierte Workflows, womit eine enorme Effizienz und Geschwindigkeit erreicht werden kann.
Besonders als kleines und wachsendes Unternehmen ist es wichtig, schnell auf eine Bewerbung reagieren zu können. Wertvolle Bewerber sind sonst beim nächsten, großen Unternehmen für ein Vorstellungsgespräch eingeladen und gehen dir verloren. Ein schneller Workflow ist ein erster Schritt, um dieses Problem zu lösen.
Dieser Blogbeitrag soll dazu eine erste Hilfestellung darstellen. Natürlich freuen wir uns über Feedback und stellen gerne detailliertere Informationen zu unseren Workflows, Vorlagen und Prozessen zur Verfügung. Weitere Informationen sind zudem auf unserer Solution Seite Jira-Bewerber-Tool zu finden.
