AI Chief of Staff
AI Chief of Staff
Alles, was dein Unternehmen weiß. Für alle, die dort arbeiten.
Stell dir ein Gedächtnis für deine ganze Firma vor: Es kennt jedes Dokument, jedes Meeting und jedes Projekt – und beantwortet deine Fragen in Sekunden.
Alles an einem Ort
Dein Firmenwissen fließt hinein
Dokumente, E-Mails, Tickets, Präsentationen, Kundendaten, Meeting-Notizen: Was heute über viele Programme verstreut ist, landet in einem einzigen Brain.
Immer aktuell
Neues kommt von selbst dazu
Du musst nichts von Hand pflegen. Sobald in deinen Programmen etwas Neues entsteht, kommt es automatisch ins Brain. Auf dem Enterprise AI Summit war ein Vortrag schon 30 bis 45 Minuten nach seinem Ende auffindbar.
Im Brain
Alles hängt zusammen
Das Brain erkennt, welche Personen, Projekte und Themen zusammengehören, und verbindet sie – so wie du im Kopf weißt, wer an welchem Projekt arbeitet und welche Entscheidung dazu gehört.
Fragen
Du fragst, das Brain antwortet – mit Beleg
Stell deine Frage in deinen eigenen Worten. Das Brain findet die Antwort samt Zusammenhang und zeigt dir, woher sie stammt: das Dokument, das Meeting, die Stelle im Gespräch.
Sicherheit
Jeder sieht nur, was er sehen darf
Das Brain ist in Bereiche aufgeteilt, etwa Vertrieb, Personal oder Finanzen. Wer für einen Bereich keine Berechtigung hat, bekommt daraus auch keine Antwort – genau wie bei den Ordnerrechten, die du heute schon kennst.
Nutzen
Deine KI-Assistenten arbeiten mit demselben Wissen
Chatbots, KI-Assistenten und Automationen greifen auf dasselbe Brain zu, egal welche KI dahintersteckt. Alle im Unternehmen fragen einfach in Slack, Teams oder per E-Mail.
Das Ganze
Ein Gedächtnis für dein Unternehmen – sicher bei dir
Das Brain läuft in deiner eigenen Cloud oder auf deinen Servern, und dein Wissen bleibt deins. Beim ersten großen Praxistest auf dem Enterprise AI Summit von IT Revolution hat es für 300 Teilnehmende 1.617 Vorträge und mehr als 21.000 Seiten durchsuchbar gemacht. Das war der erste Showcase – der Ansatz ist für den Einsatz im gesamten Unternehmen gedacht.
AI Chief of Staff
Ein persönlicher Chief of Staff für jede Person in deinem Unternehmen
Dein Chief of Staff kennt deine Ziele, findet relevantes Wissen und unterstützt dich im Arbeitsalltag – mit einem eigenen Agenten pro Person, statt einem Chatbot für alle.
Das Prinzip
Nicht ein Chatbot für alle, sondern ein Agent pro Person
Ein zentraler Assistent kennt alle und niemanden. Ein AI Chief of Staff dreht das um: pro Person läuft ein eigener Container mit eigenem Gedächtnis. Er startet nicht als leeres Eingabefeld, sondern mit einem Profil, das die Person vorher liest, korrigiert oder löscht. Aus dem Ziel dieser Person leitet sich alles Weitere ab: welche Sessions zählen, welche Kontakte etwas bringen, was in der Zusammenfassung stehen muss.
Was der Agent übernimmt
Sechs Aufgaben, die sonst niemand erledigt
Jede einzelne davon ist heute Handarbeit – und fällt deshalb als Erstes weg, wenn zwei Tage voll sind.
Ziele mit dem Programm abgleichen
Der Agent bewertet jeden Vortrag gegen Rolle, Interessen und Ziele seiner Person. Du bekommst eine kurze Liste statt eines Programmhefts.
Passende Gespräche finden
Er sucht Menschen, die dein Problem schon gelöst haben, und stimmt mit deren Agenten einen Termin ab. Du sagst zu, verschiebst oder ab.
Wissensbestand abfragbar machen
Vorträge, Sprecher, Bücher und Papers liegen in einer gemeinsamen Wissensbasis. Der Agent fragt sie in deinem Namen ab, statt dich suchen zu lassen.
Folien zur Quelle zurückverfolgen
Foto von der Folie genügt. Der Agent findet den ursprünglichen Vortrag, den Sprecher und das Kapitel, aus dem die Idee stammt.
Nach dem Gespräch mitschreiben
Du sprichst eine Notiz ein, der Agent ordnet sie der Person und dem Thema zu. Nichts hängt mehr an deinem Gedächtnis oder an Visitenkarten.
Die Geschichte für die Führung schreiben
Der Agent pflegt durchgehend einen Faden von Unternehmensziel über dein Vorhaben bis zum Beitrag jedes Vortrags, exportierbar als Bericht.
Erster Praxistest: Veranstaltung
Im ersten Praxistest vom Onboarding bis zum Ergebnis
Die Veranstaltung war der erste große Showcase mit 300 Teilnehmenden. Der Ablauf zeigt, wie sich der Ansatz auf einen konkreten Einsatz zuschneiden lässt; im Unternehmen kann der Chief of Staff dauerhaft im Arbeitsalltag unterstützen.
Freischalten und Profil prüfen
Ein Link oder QR-Code, Arbeits-E-Mail, Passwort – fertig. Kein Konto beim Anbieter, keine Installation, keine Einrichtung durch die Teilnehmenden.
Ziel klären statt Formular füllen
Der Agent legt seine Recherche zum Unternehmen vor und fragt nach dem persönlichen Vorhaben. Die Antwort kommt gesprochen, nicht als Auswahlliste.
Mit einem Plan ankommen
Terminvorschläge, Sessionempfehlungen und Kontakte liegen bereit, bevor die Türen aufgehen. Zusagen oder ablehnen bleibt bei dir.
Inhalte nachlaufend einarbeiten
Jeder Vortrag wird transkribiert und aufbereitet; rund 30 bis 45 Minuten nach dem Ende ist er abfragbar. Der Agent fragt, ob er ihn auf dein Ziel legen soll.
Bericht mitnehmen, Daten abholen
Zusammenfassung, Kontakte und Folgeaufgaben lassen sich in einem offenen Format herunterladen. Danach wird die Umgebung abgebaut.
Technik, im Überblick
Eine eigene Umgebung pro Person – mit gemeinsamem Wissen und klaren Regeln
So bleibt für jede Person klar getrennt, was privat ist und welche Aktionen sie freigibt.
Die technische Grundlage ist bewusst einfach gehalten und für bis zu 300 gleichzeitig aktive Agenten ausgelegt. Jede Person erhält eine eigene, isolierte Agenten-Umgebung. Das Gedächtnis wird lokal gespeichert und täglich gesichert. Bei einer Aktualisierung wird die Umgebung neu eingerichtet und der benötigte Kontext wieder geladen – laufende Systeme werden nicht verändert.
- Eigene, isolierte Agenten-Umgebung für jede Person, eingerichtet aus einer geprüften Vorlage.
- Gemeinsame Wissensbasis mit Informationen zu Vorträgen, Sprecherinnen und Sprechern, Büchern und Programm. Der Zugriff läuft über eine widerrufbare Berechtigung.
- Externe Aktionen wie Terminabstimmungen und Nachrichten laufen über einen kontrollierten Zugang. Nachrichten werden einzeln freigegeben.
- Tägliche Sicherung des Agenten-Gedächtnisses, damit es nach einem Ausfall wiederhergestellt werden kann.
- Teilnehmende können optional ihren eigenen Zugang zu einem Sprachmodell nutzen; der Schlüssel bleibt in ihrer Umgebung.
So lässt sich derselbe Ansatz auch für andere Veranstaltungen und Wissensbestände nutzen: Die Inhalte werden ausgetauscht, die technische Grundlage bleibt bestehen.
Was sich ändert
Dieselben zwei Tage, anderes Ergebnis
Ohne Agent
Programmauswahl
Kontakte
Terminabstimmung
Wissen wiederfinden
Bericht danach
Ein Team schicken
Mit AI Chief of Staff
Programmauswahl
Kontakte
Terminabstimmung
Wissen wiederfinden
Bericht danach
Ein Team schicken
Datenhoheit
Warum Teilnehmende das mitmachen
Ein Agent, der im Namen einer Person spricht, braucht deren Zustimmung an jeder einzelnen Stelle. Sonst wird er nicht benutzt.
Vorgeschlagene Nachrichten, Termine und Beiträge legt der Agent vor, bevor er sie sendet. Die Person bestätigt jede einzelne oder lehnt sie ab.
Die Recherche zur Person liegt offen, bevor die Veranstaltung beginnt. Falsches wird korrigiert, Unerwünschtes gelöscht.
Jeder Agent läuft in seinem eigenen Container mit eigenem Gedächtnis. Es gibt keinen Weg, auf dem ein Agent das Gedächtnis eines anderen liest.
Wer sein Problem in die Runde geben will, gibt eine anonymisierte Fassung ohne Firmenbezug frei. Der Zuschnitt bleibt bei der Person.
Zusammenfassung, Notizen und Kontakte gibt es als Download. Kein Anbieter behält das Ergebnis als Pfand.
Der Zeitraum steht vorher fest: Start vier Wochen vorher, Abbau vier Wochen danach, danach eine befristete Abholfrist für den Export.
Häufige Fragen
Was Veranstalter und Teilnehmende zuerst fragen
Müssen Teilnehmende etwas installieren oder ein Konto anlegen?
Nein. Ein Link oder QR-Code, die Arbeits-E-Mail und ein selbst gewähltes Passwort genügen; danach kommt der Zugang per Magic Link. Der Agent läuft auf unserer Seite, nicht auf dem Gerät. Das ist Absicht: jede Installationshürde kostet bei einer Veranstaltung sofort einen großen Teil der Teilnehmenden.
Wo liegen die Daten, und was passiert danach mit ihnen?
Jeder Agent hat seinen eigenen Container mit eigener Datenhaltung auf europäischer Infrastruktur. Der Zeitraum steht vorher fest: Nach dem Abbau gibt es einen Export im offenen Format und eine befristete Frist, ihn abzuholen. Danach wird gelöscht; es gibt keinen stillen Weiterbetrieb.
Kann ein Agent in meinem Namen etwas schreiben, das ich nicht wollte?
Ohne Freigabe der Person wird nichts versendet. Der Agent zeigt Nachrichten und Beiträge zunächst als Vorschlag. Erst nach ausdrücklicher Bestätigung werden sie über einen kontrollierten Zugang verschickt. Dabei gilt eine Begrenzung von etwa einer Nachricht pro Minute.
Antwortet der Agent während eines Vortrags in Echtzeit?
Nicht auf die Sekunde, und wir sagen das lieber vorher: Zwischen dem Ende eines Vortrags und dem Zeitpunkt, an dem sein Inhalt abfragbar ist, liegen etwa 30 bis 45 Minuten für Transkript und Aufbereitung. Der Live-Eindruck kommt aus einer getrennten Anzeige, nicht aus dem persönlichen Agenten.
Lässt sich das auf unsere eigene Veranstaltung übertragen?
Ja. Wir passen die Wissensbasis an deine Veranstaltung an, richten die benötigte Zahl an Agenten ein und unterstützen dich beim Zugang und Onboarding. Während der Veranstaltung begleiten wir den Betrieb und kümmern uns um Störungen. Anschließend stellen wir den vereinbarten Export bereit.
Was kostet es, und was kann schiefgehen?
Der Aufwand hängt an der Teilnehmerzahl und daran, wie viel Wissensbestand eingelesen wird; das rechnen wir pro Veranstaltung. Ehrlich gesagt ist der größte Fallstrick nicht die Technik, sondern die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden: Ein Agent, den niemand am ersten Tag benutzt, wird auch am zweiten nicht benutzt. Deshalb gehört die Aktivierung zum Projekt und nicht zum Nachgang.
Nächster Schritt
AI Chief of Staff für dein Unternehmen
Ob im Arbeitsalltag, in einzelnen Teams oder bei einer Veranstaltung: Lass uns besprechen, wie ein persönlicher Chief of Staff dein Unternehmen unterstützen kann.