Jira Projekte zwischen mehreren Jira Instanzen synchronisieren

Jira Projekte und Tickets zu synchronisieren bietet eine einfache Möglichkeit mit externen Partner an Projekten zusammenzuarbeiten oder mehrere interne Jira Instanzen miteinander zu verknüpfen.

Warum Jira Projekte, Tickets und Issues synchronisieren?

Jira ist ohne Zweifel eines der besten Projektmanagementtools für agile Softwareentwicklung und darüber hinaus. Es wird weltweit von unzähligen Unternehmen und Teams für die Kollaboration bei räumlicher Distanz verwendet. Und ermöglicht so ein prozessorientiertes Arbeiten digitalisiert. Der große Vorteil ist, dass es hervorragende Konfigurationsmöglichkeiten bietet und es sich oftmals mit geringem Aufwand individuell an die Bedürfnisse verschiedenster Abteilungen und Teams anpassen lässt.

Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit von Entwickler-Teams

In vielen Branchen werden externe Teams, Dienstleister oder Freelancer zur Unterstützung bei der Abwicklung von Projekten ins Boot geholt. Sei es aus Gründen von zusätzlicher Expertise oder aufgrund eines ganz speziellen Skills. Stell dir vor, du und dein Team arbeiten zusammen mit externen Dienstleistern an einem größeren Projekt in Jira. Sei es in der Softwareentwicklung, im Marketing oder der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Die “Externen” benötigen allerdings meist Zugang zu deinen internen Systemen und deiner Instanz. Dies kann allerdings aufgrund von Compliance oder Sicherheitsbedenken nicht ohne weiteres Umgesetzt werden. Zusätzlich arbeiten verschiedene Teams oftmals in ihren eigenen Systemen, eigenen Workflows und Methoden. Und übertragen dann die Tickets oder Issues in das Hauptsystem. Dadurch können schließlich gravierende Probleme in der Kommunikation und dem Projektfortschritt entstehen. Bei der Übertagung der Informationen gehen so wichtige Daten verlorenen oder Updates werden vergessen.

Zusammenarbeit von Softwareentwicklung und Support Teams

In der Software Branche ist die Entwicklung neuer Features  und die damit verbundene Wartung des Produkts meist eng miteinander verbunden. Service Teams betreuen jedoch meist mehrere Apps innerhalb ihrer Jira Service Management Instanz. Weiterhin arbeiten diese dann meist mit verschiedenen Entwicklungsteams in einer Jira Software Instanz zusammen. Anfragen, die z.b. als Service Request oder Incidents vom Service Team im Jira Service Management angenommen werden, müssen analysiert und für den bevorstehenden Entwicklungsprozess für die jeweiligen Entwicklerteams in der Jira Software Instanz aufbereitet werden. 

Deshalb ist es notwendig, den Entwicklungsprozess mit dem Customer Support Prozess auch in technischer Hinsicht zu verflechten. So ist die Zusammenarbeit von Entwicklung und Kundenservice zu vereinfachen und den gemeinsamen Workflow effizienter zu gestalten. 

Ein Szenario:

• User melden über ein Service Desk (z.B. Jira Service Management) neue Bugs oder stellen Anfragen für neue Features. Diese werden als Service Request oder Incident Management verarbeitet und in die Planung für das nächste Update mit aufgenommen bzw. priorisiert.
• Anschließend werden diese Tickets als Insights-Objekt mit dem Change Management synchronisiert. Und vom Entwickler Team in einem Jira Software Projekt verarbeitet.

Die entscheidende Frage lautet, wie können Tickets aus Jira Service Management exportiert und in das Software-Projekt importiert werden. Ohne dass wertvolle Informationen verlorenen gehen und die Kommunikation beider Teams professionell und effizient abläuft? Üblicherweise werden diese Tickets zusammengefasst und via E-Mail an die Entwickler weiter gegeben. Doch statt Bug und Feature Reportings manuell als Mail anzufertigen und an die Entwicklung weiterzugeben, kann mittels einer Jira Integration dieser Prozess automatisiert werden. Dadurch können Supportmitarbeiter Issues erstellen und synchronisieren, sodass das Entwicklungsteam sofort Zugriff auf die entsprechenden Tickets erhält. Und zwar ohne, dass sie erst ihre E-Mails durchforsten müssen. Das bedeutet auch, dass der Supportmitarbeiter Einsicht in den Status der jeweiligen Tickets hat, und kann somit eine Status-Änderung (z.B. Fixed) direkt an den User kommunizieren.

Outsourcing der Qualitätssicherung für Entwickler, die durch mehrere Jira-Instanzen getrennt sind

In großen Software oder Gaming Unternehmen ist es meist ein Best Practice, die Qualitätssicherung (QS) von Software-Projekten outzusourcen. Diese Unternehmen arbeiten sehr oft mit einer Vielzahl von verschiedenen Prozessen, Prioritäten und Vorgaben. Dadurch müssen diese Mitarbeiter ständig neue Methoden adaptieren und flexibel in Ihrer Arbeitsweise agieren. Üblicherweise haben die QS Mitarbeiter häufig keinen Zugriff auf die Jira Instanz der Entwickler. Und können so lediglich auf deren eigene Service Management Instanz zugreifen. Um Aufgaben für die Entwickler zu generieren, müssen QS Mitarbeiter Zugriff auf die Instanz der Entwickler erhalten, um Tickets manuell in deren Jira anlegen zu können und zu pflegen. Dies kostet nicht nur viel Zeit und Geld hinsichtlich Lizenzkosten und doppelter Datenpflege, sondern kann auch zu Problemen bei der Aktualisierung des Contents in beiden Instanzen führen. 

Durch ein Sync Tool können die QS Mitarbeiter jedoch in Ihrer eigenen Instanz arbeiten und nur jene Tickets oder Projekte synchronisieren die für Ihre Kollegen wichtig sind.

Ein Szenario: 

• QS Mitarbeiter findet Bug
• Der Mitarbeiter erstellt ein Jira Ticket
• QS Team Lead analysiert und priorisiert die Tickets und synchronisiert diese mit dem Projekt der Entwickler
• Das Ticket wird in der Instanz der Entwickler automatisch erstellt
• Die Entwickler bearbeiten das Ticket und ändern den Status auf “Resolved”
• Der Status ändert sich in der Instanz der QS Mitarbeiter

In diesen Fällen können einzelne Jira Projekte, Tickets und beliebige Felder mit einer externen Instanz  synchronisiert werden. Dadurch fördert man letztendlich die Kollaboration verschiedener Anspruchsgruppen. Dadurch steigt letztendlich nicht nur die Effizienz der Bearbeitungszeit von Aufgaben, sondern es verbessert sich auch die unternehmensübergreifende Kommunikation zwischen den einzelnen Stakeholdern. Aus diesem Grund bietet ein Synchronisierungs-Tool die Option unternehmensübergreifend an Jira Projekten oder Jira Tickets gemeinsam zu arbeiten. So kann wertvolle Zeit gespart werden und in Krisenzeiten (Corona) effizientes Projektmanagement betrieben werden. 

Je nachdem welche Anforderungen an die Synchronisierung von Projekten, Tickets  und Feldern etc. bestehen, kommen mehrere Lösungen und Apps in Frage. In diesem Fall gehen wir näher auf die Lösung Jira Sync ein. Diese kommt ganz ohne Installation eines Plugins aus und bietet weitaus mehr Sicherheit gegenüber alternative Lösungen. Die Integration wird so konfiguriert, dass es hinter der eigenen Firewall installiert werden kann und unabhängig der User-Anzahl der Instanzen agiert. Das bedeutet, dass mit Jira Sync weitaus geringere Kosten auftreten und als Microservice verwendet werden kann. Zusätzlich ist diese Lösung bereits für alle Versionen von Jira und Jira Service Management erhältlich und für Cloud und Data Center verfügbar.

Wie man Workflows, Tickets und Jira Projekte synchronisiert

1. Workflow Mapping

Nicht immer können direkt ganze Unternehmensprozesse als Workflows in eine zweite Instanz übertragen werden. Oftmals ist es bereits ausreichend, nur einzelne Prozessschritte (Status) zu übertragen, welche in der zweiten oder externen Instanz tatsächlich vorhanden sind und demnach bearbeitet werden können. Hierzu bedarf es die Anpassung eines individuellen Workflow Mappings. 

Abstimmung des Workflows beider Teams

Damit ein effiziente Synchronisierung gelingen kann, sollte vorher unbedingt besprochen werden wie einzelne Workflow Prozessschritte (Status) in den jeweiligen Instanzen aussehen. Via Workflow Mapping wird jeder einzelne Prozessschritt aus einer Instanz mit dem entsprechenden Prozessschritt aus der anderen Instanz aufeinander abgestimmt. Sobald sich nun der Status im Referenzticket ändert, wird diese Änderung automatisiert eine Statusanpassung im Zielticket bewirken. 

3. Synchronisierung von Jira Ticket Informationen

Nachdem du dich mit deinen Teams bereits über Workflows abgestimmt hast, geht es jetzt darum zu überlegen, welche Felder im Ticket synchronisiert werden sollen. Benötigst du lediglich einfache Informationen wie Ticket-Name, Priorität und Beschreibung? Oder sollen zusätzlich auch Anhänge, Epics, Kommentare und Benutzerdefinierte Felder in die zweite Instanz oder Projekt übertragen werden? Mit Jira Sync ist es zudem möglich, die geteilten Informationen jederzeit anzupassen und ganz auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden. 

4. User Mapping

Neben den üblichen Informationen der Jira Tickets, stellt sich die Frage, ob auch einzelne Bearbeiter oder Autoren in eine zweite Instanz “gemapped” werden sollen. So können beispielsweise der User aus der ersten Instanz den Namen “John Doe” haben, in der zweiten / externen Instanz wird dieser dann auf den Namen “John Doe (External) gemapped. 

Alternativ ist es auch möglich mehrere User aus dem Projekt A auf einen User aus Projekt B zu übertragen. Dadurch wird ermöglicht, externe Dienstleister oder Teams einfacher zu verwalten und es erübrigt sich unzählige weitere User zu deiner Jira Instanz hinzuzufügen. 

Jira Projekte in Echtzeit synchronisieren

Selbstverständlich kann es im Tagesgeschäft, bei Software-Realease, großen Updates oder in kritischen Projektphasen auch mal stressig zugehen. Probleme, Bugs und Anpassungen müssen in solchen Zeiten dann möglichst schnell implementiert werden. Das bedeutet wiederum auch, dass Aktualisierungen von Tickets möglichst schnell in die zweite Instanz bzw. Projekt übertragen werden müssen. Mit Jira Sync gehört dies der Vergangenheit an und alle Tickets werden in Echtzeit synchronisiert. Dadurch haben alle beteiligten Teams stets die neuesten Informationen zur Verfügung und können ohne Unterbrechungen ihre Arbeit fortsetzen.

Zusammenfassung

Je nachdem welche Anforderungen oder welcher Use Case bei Ihnen in Frage kommt, können unterschiedliche Informationen der Jira Issues in eine zweite Instanz übertragen werden. Deshalb ist es notwendig, zu definieren, welche Informationen benötigt werden. Zusätzlich gilt es zu analysieren, wie der Workflow der beteiligten Teams aussieht und sich anschließend auf einen Status Quo einigen. Je genauer die Anforderungen vorher definiert werden, desto effizienter kann ein Jira Sync Tool konfiguriert werden.