Werkstudent bei XALT

Wie die Arbeit bei XALT mein Uni-Leben prägt

Hallo Alex, du bist Werkstudent bei XALT? Erzähl uns bitte zunächst etwas über dich, dein Studium und über deine Rolle im Unternehmen. 

Hallo, richtig, ich bin Werkstudent bei der XALT seit Mai 2020 und studiere Bioinformatik an der Technischen Universität München. Bei XALT bin ich sowohl in unternehmensinterne Arbeiten als auch in Kundenprojekte involviert. Hier unterstütze ich unter anderem unsere DevOps-IngenieurInnen bei der Qualitätssicherung, Konfiguration und der Dokumentation von Software und/oder des Deployments.

Wie war dein Einstieg bei XALT? 

Ich wurde zeitnah nach der Zusage auf meine Bewerbung kontaktiert, um direkt das Onboarding zu starten. Die Onboarding-Woche war für mich schon eine Herausforderung, da ich davor noch nie in einem IT-Unternehmen gearbeitet habe. Zuallererst habe ich mich mit den Tools, Workflows und der Unternehmenskultur vertraut gemacht.

Meine ArbeitskollegInnen konnte ich zu Beginn erst nur online kennenlernen, ich wurde aber trotzdem herzlich empfangen und ins Team eingeladen. Anfangs war für mich die Kommunikation entscheidend, sodass ich mich möglichst schnell in Projekte einarbeiten und eine Übersicht über die Unternehmensprozesse erhalten konnte. 

Während meiner bisherigen Zeit bei XALT hatte ich kein Problem, mein Studium mit der Arbeit in Einklang zu bringen. Auf etwas Freizeit musste ich natürlich schon verzichten, als wenn ich mich nur auf das Studium konzentrieren würde.  

Welche Parallelen oder Unterschiede siehst du zwischen der Arbeit bei XALT und deinem Studium? 

Im Studium wird uns Basiswissen zu verschiedenen Tools, Methoden und Lösungsansätzen vorgestellt. Die erlernten Methoden dienen als hilfreiche Wissensgrundlage, um tatsächliche Probleme aus dem Arbeitsalltag bearbeiten zu können.

Der grundsätzliche Unterschied zwischen einem Projekt bei XALT und in der Universität besteht darin, dass in der Universität die Arbeit an den meisten Projekten (bei StudentInnen der ersten Semester) hauptsächlich zu Ausbildungszwecken dient. In einem Unternehmen gibt es währenddessen reale Aufgaben (von KundInnen) zu erledigen. Man arbeitet somit mit einem echten und konkreten Problem, was gelöst werden muss. Außerdem ist in der Arbeit der Fokus häufig auf ein qualitätsvolles Ergebnis gelegt. In der Uni steht tendenziell mehr die Methodik im Mittelpunkt.

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Collaboration

Welchen Einfluss hatte die Arbeitskultur bei XALT auf dein Uni-Leben? 

Als Bioinformatik-Student hat die Arbeit in der IT-Abteilung meinen Horizont in mehreren Bereiche erweitert. Unter anderem in der Analyse von Big Data, in der Programmierung sowie in der generellen Teamarbeit. Das sind alles Themen, die auch in meinem Studium entscheidend sind.

Für unsere Projekte habe ich mich bspw. auch mit DevOps-Tools vertraut gemacht, Software-Testing durchgeführt sowie an der Projektorganisation mitgearbeitet. Dabei konnte ich wertvolle Kenntnisse erhalten, wie ein Unternehmen funktioniert. Meine neuen Programmierkenntnisse haben mir bspw. in den Informatikvorlesungen und -übungen an der Universität Auftrieb gegeben, da ich immer einen Bezug dazu hatte, was mit Programmierung tatsächlich gemacht werden kann.

Weiterhin hat die Arbeit bei XALT einen positiven Einfluss auf meine Produktivität an der Universität. Ich habe gelernt, meine Arbeit zu organisieren und Aufgaben strukturiert zu bearbeiten. Das hilft mir dabei, meinen Alltag so zu gestalten, dass sowohl meine Werkstudenten-Tätigkeit, mein Studium als auch ich als Person davon profitieren können.

Was sind deine wichtigsten Erkenntnisse aus der Zeit bei XALT?

In meiner kurzen Zeit bei XALT konnte ich bisher sehr viel lernen. Die 5 wichtigsten Dinge, die ich als Werkstudent gelernt habe, sind:

  • Einsicht in Management und Organisation bei größeren IT-Projekten
  • Arbeit in einem Team aus Personen mit unterschiedlichen Hintergründen und Fachbereichen
  • Selbstorganisierte Arbeitsaufteilung und Problemlösung
  • Kommunikationsaufbau beim Remote Work
  • Kaffee am Morgen vertreibt Kummer und Sorgen 🙂

Zusammenfassend würde ich sagen, dass die Arbeit in einem Unternehmen eine völlig andere Erfahrung ist als das Studium an der Universität. Dies wird keine große Überraschung sein. Sehr unterschiedlich sind aus meiner Sicht Themen, wie die generelle Herangehensweise bei Problemlösungen und die verschiedenen Lernmethoden.

Firmenwiki mit Confluence

Warum ein Firmenwiki für dein Unternehmen sinnvoll ist

Tagtäglich stellen wir uns in unserem Job neuen Herausforderungen, müssen neue Skills und Tools lernen und uns notwendige Informationen zu Projekten oder Kunden zusammensuchen, oder unsere Kollegen nach Hilfe fragen. Zusätzlich nutzen wir Bücher und das Internet, um uns in wichtigen Themen weiterzubilden. Dadurch herrscht schließlich eine wahre Informationsflut, die es uns erschwert den Durchblick zu behalten. An dieser Stelle ist dann ein Unternehmenswiki oder Firmenwiki sinnvoll.

Was ist das Besondere an einem Firmenwiki wie Confluence?

Mit einem Firmenwiki bzw. Unternehmenswiki auf Basis von Confluence kann ein Unternehmen alle wichtigen Informationen zu Meetings, Projekten, Prozessen oder allgemeines Wissen direkt auf einer Plattform abspeichern und für alle Mitarbeiter zugänglich machen. Sicher kennst du Wikipedia, das wohl weltweit bekannteste Wiki überhaupt. Und jetzt kannst du das geballte Wissen deines Unternehmens an einem Ort speichern. 

Confluence als Intranet und Basis zur Kommunikation

Zusätzlich lässt sich Confluence nicht nur als einfaches Firmenwiki sehen, sondern bietet die Möglichkeit dein ganz eigenes Intranet aufzubauen. Wo vorher noch komplizierte und individuelle Lösungen notwendig waren, kann heutzutage ein jedes Unternehmen von jeder Größe auf einfachste Weise intern Informationen austauschen. Mit Confluence kann jedes Unternehmen spielend einfach ein System integrieren, mit dem nicht nur Informationen geteilt werden können, sondern Teams direkt auf einer Plattform zusammenarbeiten können. Bereits ‘Out of the box’ bietet Confluence als Firmenwiki unzählige nützliche Tools. Sollten diese mal nicht ausreichen, kann es mit Plugins aus dem Atlassian Marketplace spielend einfach erweitert werden.

Confluence

Modernes Intranet mit Confluence

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Welche Vorteile bietet ein Firmen- / Unternehmenswiki wie Confluence?

Dokumentation von Unternehmensinformationen an einem zentralen Ort mit Struktur

Speichere alle wichtigen Informationen (z.B. Strategien, Prozesse, Onboarding, Team, Projekte etc.) an einem Ort und stelle sie deinem Team zur Verfügung. Beispielsweise kann jede Abteilung einen individuellen Space erstellen und dort eine für sich erfolgreiche Struktur zur Dokumentation entwickeln und anlegen. 

Im Marketing kann so für jeden Kommunikationsbereich wie Produkt-Marketing oder Social-Media-Marketing eine einzelne Unterseite angelegt werden, um in der täglichen Arbeit den Überblick zu behalten. 

Integrierte Suchfunktion

Mit integrierten Suchfunktionen findet jeder Mitarbeiter schnell das, was er sucht. Selbst, wenn dein Firmenwiki so groß wie eine ganze Bibliothek ist, stellt dir Confluence schnell die richtigen Informationen zur Verfügung. Zusätzlich kannst du deine Seiten mit wichtigen Keywords und Labels versehen, um die Suche noch genauer abzustimmen und zu vereinfachen.

Kollaboration und Zusammenarbeit im Firmenwiki

Einfache Zusammenarbeit mit einem Firmenwiki

Vereinfache die Zusammenarbeit in deinen Teams. Durch die integrierte Kommentarfunktion kannst du direkt auf einen Abschnitt einer Seite eingehen. Zusätzlich bietet Confluence die Möglichkeit in Echtzeit miteinander zusammen zu arbeiten oder neue Ideen zu brainstormen. Selbst wenn deine Mitarbeiter sich im Home-Office befinden oder überall auf der Welt verstreut sind.

Weiterhin wird durch ein Firmenwiki die Zusammenarbeit zentralisiert. So können Inhalte gemeinsam auf einer Plattform entwickelt und anschließend geteilt werden. Unzählige Tools wie Word, Excel oder Powerpoint mit komplizierten Berechtigungen gehören damit der Vergangenheit an.

Schluss mit unzähligen Mails, CCs oder BCCs

Wahrscheinlich ist es gerade so, dass du täglich unzählige E-Mails und Benachrichtigungen bekommst und dein Postfach schon fast am Platzen ist. Mit Confluence hat sich dieses Problem ein für alle mal erledigt. Anstatt ganze Konversationen und Dokumente per E-Mail zu versenden, ist es jetzt vollkommen ausreichend relevante Mitarbeiter mit einem simplen @-mention zu taggen. Dein Postfach enthält somit kaum noch interne Mails und du behältst den Überblick.

Meetings vermeiden

Es gibt ein Update zu einem Projekt! Meeting! Ein Kunde möchte eine Änderung? Meeting! Projektupdate? Ein Meeting natürlich!

Wer hat da denn noch Zeit für seine Aufgaben? Warum nicht einfach direkt ins Wiki schreiben und Updates direkt in den relevanten Bereichen im Firmenwiki bzw. Confluence dokumentieren, anstatt immer direkt ein Meeting auszumachen?

Aktualisierung von Confluence Seiten

Ergänze fehlende Informationen, ohne dass neue Dokumente erst angefertigt und hochgeladen werden müssen. Aktualisiere deine Wiki-Seiten und stelle sie direkt zur Verfügung. So ist jeder Mitarbeiter stets auf dem Laufenden und kann auf neue Entscheidungen reagieren oder Informationen für sich nutzen.

Alte Versionen wiederherstellen

Es wurde etwas Wichtiges gelöscht oder falsches hinzugefügt? Mit der eingebauten Funktion der Versionierung kannst du die letzte Version ganz einfach wiederherstellen. So können gelöschte Inhalte mit wenigen Klicks und Aufwand korrigiert werden. 

Teilen von Dokumenten und zentrale Ordnerstrukturen

Oftmals kann es vorkommen, dass zusätzliche Dokumente für Prozesse oder zur Dokumentation notwendig sind. In einem solchen Fall können wichtige Dokumente direkt mit einfachem Drag-and-Drop hochgeladen, geteilt und einzelnen Wiki-Seiten hinzugefügt werden. 

Dabei spielt es keine Rolle welchen Dateityp oder Format (z.B. PDF, Powerpoint, Bilder oder Videos) dein Dokument hat. Überlege mal, wie viel Zeit du verschwendest, nur um die richtigen Dokumente zu suchen; und dann doch nicht zu finden.

Berechtigungsmanagement mit Confluence im Firmenwiki

Schütze sensible Daten durch integriertes Berechtigungsmanagement

Confluence bietet dir die Möglichkeit sensible Bereiche und Daten über ein Berechtigungsmanagement zu schützen. Du kannst beispielsweise einstellen, dass bestimmte Seiten nur von bestimmten Personen geöffnet oder bearbeitet werden können. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Informationen unternehmenskritisch sind und zum Beispiel nur von Management-Postionen oder der Abteilungsleitung gesichtet werden sollen. 

Integration von Tools und externer Software

Confluence als Firmenwiki hat den Vorteil, dass du mithilfe von Integrationen und Plugins den Funktionsumfang entscheidend erweitern kannst. Solltest du beispielsweise Slack oder Microsoft Teams zur Kommunikation in deinem Unternehmen nutzen, kannst du diese Tools direkt mit Confluence verbinden. 

Die Slack Integration mit Confluence bietet dir den Vorteil, dass du direkt in der App Benachrichtigungen über Änderungen oder Anpassungen von Seiten erhältst denen du “folgst”. Mit der Microsoft Teams Integration kannst du zudem aus der App heraus direkt neue Confluence Seiten erstellen.

Neben Integrationen zur Vereinfachung der Kommunikation, gibt es noch Erweiterungen zu Diensten wie Google Drive und Projektmanagement Tools wie Jira oder Asana.

Firmenwiki optimal nutzen

Du denkst dir sicher, die Funktionen sind ganz nett und bieten tolle Mehrwerte. Und das Team muss das doch auch erstmal nutzen und das Firmenwiki auch gefüllt werden. Und da geben wir dir natürlich vollkommen recht.

Deshalb ist es unerlässlich zunächst die notwendigen Strukturen zu schaffen und deine Mitarbeiter von der neuen Arbeitsweise zu überzeugen. Transparenz, Ehrlichkeit und Vertrauen stellen hier einige der wichtigsten Faktoren dar, damit ein Umzug in ein Firmenwiki auch gelingt. Zusätzlich sollten natürlich auch alle Entscheidungsträger, wie Management und Führungskräfte, ein solches Tool auch ganz offen nutzen und dies auch kommunizieren. So fällt es dann allen weiteren Mitarbeitern leichter sich damit konsequent auseinanderzusetzen und ein starkes Tool wie Confluence mit Freude zu nutzen. 

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Projektmanagements Tools

Projektmanagement Tools im Vergleich: Jira vs. Asana vs. Monday

Es gibt gefühlt unzählige Projektmanagement Tools auf dem Markt. Da kann es schon eine echte Herausforderung darstellen, die richtige Auswahl zu treffen. Schließlich wollen wir doch alle, unsere Projekte und Aufgaben möglichst einfach und klar dokumentiert verwalten und abwickeln können. Wo viele Unternehmen nach wie vor mit Excel Sheets und anderen manuellen Tools arbeiten, bieten heutige Tool den einen unschlagbaren Vorteil: Automation deiner Aufgabenverwaltung, einfachste Kollaboration mit deinem Team und Transparenz gegenüber allen beteiligten Stakeholdern.

Während früher meist Server-Seitige oder On-Premises Lösungen im Vordergrund standen, laufen die heutigen Tools meist in der Cloud und werden als SaaS Produkte angeboten. Kostspielige Server-Räume und Hardware gehören somit der Vergangenheit an. Viele dieser Tools bieten bereits für kleine Teams den Vorteil, dass sie in ihrer Grundfunktion oftmals kostenlos angeboten werden. Teams können sich ganz einfach registrieren und schon kann es losgehen. Problematisch wird es lediglich bei Sicherheitsfragen zu Cloud-Lösungen. 

Folgende Fragen treten dabei immer häufiger auf:

  • Kann ich meine Daten ohne weiteres in der Cloud speichern?
  • Hat nur meine Organisation Zugriff auf meine Unternehmens-Daten?
  • Sind die Tools datenschutzkonform (DSGVO, GDPR)?
  • Wo werden meine Daten gespeichert?
  • Wie teuer sind Cloud Projektmanagement Tools für größere Teams?
  • Kann ich meine Workflows in diesen Tools umsetzen?

In 2021 sind diese Fragestellungen oftmals ganz einfach und zufriedenstellend zu beantworten. So steht eine Migration deine Projektmanagements meist nichts mehr im Weg.

Moderne Projektmanagement Tools müssen nicht teuer sein

Im Projektmanagement arbeitest du täglich an neuen Aufgaben. Als Projektmanager musst du dauerhaft deine Ressourcen im Blick behalten, Projektfortschritte dokumentieren, Verantwortlichkeiten managen, dein Team organisieren und Prioritäten festlegen. Der Funktionsumfang sollte somit die wichtigsten Aspekte, wie Planung, Aufgabenverwaltung, Kollaboration deiner Teams, Zeiterfassung, Budget- und Ressourcenmanagement und Reporting bereits enthalten. 

Die Frage, die du dir letztendlich stellst, ist “welches Tool eignet sich dafür am besten”. 

Zusätzlich spielt natürlich auch der Preis des Projektmanagementtools eine tragende Rolle.

Jira SoftwareAsana oder Monday.com sind in Ihrer Grundfunktion und für kleine Teams von ca. 10 Personen kostengünstig oder sogar kostenlos und können einfach in dein bestehendes System integriert werden. Umfangreiche Enterprise Lösungen dagegen können schnell dein gesetztes Budget sprengen. 

Nachfolgend haben wir drei der gängigsten Projektmanagement Tools genauer unter die Lupe genommen.

Jira Software von Atlassian

Jira eignet sich hervorragend als Projektmanagement Tool. Es ist derzeit als Cloud Version mit externem Hosting (z.B. AWS oder Azure) oder nativ auf Atlassian nutzbar. Dabei haben beide Versionen einen ähnlichen Funktionsumfang, wobei derzeit (Stand März 2021) eine Vielzahl von Erweiterungen (Plugins) nur für die Data Center Version zur Verfügung stehen.

Die Roadmap für Jira für die kommenden Jahre sieht jedoch bereits heute vor, dass alle Atlassian Partner Ihre Plugins bereit für die Cloud machen. Derzeit gibt es bereits tausende Integrationen und Plugins die den Funktionsumfang von Jira erweitern.

Jira Software für Cloud (Nativ) bietet dir alle gängigen Funktionen, die du aus deinem bisherigen Projektmanagement bereits kennst. 

Funktionen von Jira:

  • Kanban-Boards: Arbeite vollkommen visuell und behalten den vollständigen Überblick über den Projektfortschritt, Aufgaben und wickle dein Projekt schnell und effizient ab.
  • Scrum-Boards: Du nutzt agile Arbeitsmethoden wie Scrum? Konzentriere dich auf deine Softwareentwicklung mithilfe von anpassbaren Scrum-Boards
  • Roadmaps: Behalte den Überblick über dein Projekt und teile deine Insights mit Stakeholdern und koordiniere die Projektplanung mit den Aufgaben deiner Teams.
  • Agile Berichtserstattung: Erstelle mit wenigen Klicks personalisierte Berichte mit Echtzeitinformationen.
  • Prozessautomatisierung: Mit Jira kannst du deine gängigsten Unternehmensprozesse (z.B. Bewerbungsprozesse, Bestellprozesse) ganz leicht automatisieren und digitalisieren.
  • Drag-and-drop: Einfache Statusänderung deiner Aufgaben durch Drag-and-Drop in Kanban-Boards.
  • Integrationen: Du nutzt neben Jira auch andere SaaS Tools wie Beispielsweise HubSpot, Mailchimp, Slack, Google Drive oder Git? Tausende von coolen Tools findest du im Atlassian Marketplace
  • Benutzerdefinierter Code: Du hast spezielle Anforderungen in deinem Projektmanagement Tool, Prozessdigitalisierung oder Aufgabenverwaltung? Jira kannst du auch mit deinem eigenen Code erweitern und ganz an deine Bedürfnisse anpassen.

In Jira arbeitest du hauptsächlich mit zugewiesen Aufgaben. Diese sind zusammen mit Zusammenfassung, Kommentaren, Anhängen, Priorität und Status an einem Ort zusammengefasst. So können Aufgaben ganz einfach und unkompliziert bearbeitet werden. Das coole ist zusätzlich, wann immer sich ein Faktor einer Aufgabe ändert oder du eine neue Aufgabe zugeteilt bekommst, erhältst du eine Benachrichtigung. Jira ist ein Tool, dass dir nicht nur dein Projektmanagement vereinfacht, sondern dich bei allen möglichen Aufgaben tatkräftig unterstützt.

Jira Software - Projektmanagement Tool

Jira - Einfaches Projektmanagement in der IT und darüber hinaus

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Atlassian Jira

Asana

Asana ist simple und bietet bereits Out-of-the-box einige tolle Funktionen und eignet sich hervorragend für kleine, spezialisierte Teams. Aufgabenverwaltung, Kanban-Boards, Timeline und Automatisierungen sind ganz einfach auszusetzen.

Durch Kanban-Boards kannst du deine Projekte visuell darstellen. Mit dem Zeitplan-Tool siehst du direkt wie weit deine Projekte schon fortgeschritten sind. Und mit dem integrierten Service Desk Formular für deine Webseite kannst du ganz einfach Anfragen zu deinen Produkten bearbeiten und mit deinem Team teilen. 

Asana bietet dir zusätzlich die Möglichkeit mit Integrationen den Funktionsumfang zu erweitern. Du kannst beispielsweise dein Google Drive oder Dropbox oder Slack direkt mit Asana verknüpfen. So stehen dir alle deine wichtigen Daten direkt in der App zur Verfügung und kannst mit deinem Team noch besser zusammenarbeiten.

Ein weiteres tolles Feature von Asana ist, dass du den Arbeitsfortschritt der einzelnen Tasks ganz easy tracken kannst. Dadurch ist es möglich den Status der einzelnen Aufgaben in Echtzeit visuell darzustellen. Und du bist immer auf dem Laufenden, wenn es denn mal an einer Stelle hakt.

Monday

Asana war schon einfach, doch Monday.com ist in Sachen Bedienung und User Experience nochmals um einiges einfacher zu handeln. Monday hat den großen Vorteil, dass die Plattform für eine Reihe von Teams, Arbeitsweisen und Abteilungen geeignet ist. 

Neben den Standard Projektmanagement Tools, wie Aufgabenverwaltung oder Planung, bietet Monday, deinen Teams die Möglichkeit der effizienten und effektiven Planung aller anfallenden Aufgaben. Der Fokus liegt jedoch explizit auf der einfachen Kollaboration deiner Teams direkt auf der Plattform. So werden alle Gespräche, Briefing und Daten an einem zentralen Ort gespeichert. Dadurch erspart sich der User zusätzliche Meetings, E-Mails und lange Telefonate. 

Neben den gängigen Integrationen wie Slack, Google Drive oder Dropbox bietet Monday jedoch wenige Erweiterungsoptionen. Allerdings muss an dieser Stelle festgehalten werden, dass Monday.com unzählige Templates für Szenarien und Anwendungsfälle zur Verfügung stellt, die du mit wenigen Klicks aktivieren und nutzen kannst. 

Zusammenfassung: Projektmanagement Tools im Vergleich

Alle drei Projektmanagement Tools bieten ähnliche Funktionsumfänge. Jira von Atlassian ist das Tool mit den meisten Plugins und Integrationen und bietet die Möglichkeit es genau an seine Bedürfnisse anzupassen. 

Asana und Monday.com auf der anderen Seite sind einfach Tools für kleine und mittlere Teams, die direkt Out-of-the-box loslegen wollen. Spezielle Anwendungsfälle und benutzerdefinierte Funktionen sind damit jedoch nicht möglich.

Jira Software - Projektmanagement Tool

Jira - Einfaches Projektmanagement in der IT und darüber hinaus

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Atlassian Jira
Remote Work mit Confluence und Jira

So managst du Remote Teams mit Jira und Confluence

Die Arbeitswelt befindet sich 2021 im regen Umbruch. Neue Technologien wie Jira und Confluence ermöglichen es Teams remote zusammenzuarbeiten und Projekte über große Distanzen abzuwickeln. Zusätzlich werden immer häufiger flexible Arbeitszeiten, eine ausgewogene Work-Life-Balance und Flexibilität priorisiert. 

Covid-19 hat diesen Trend noch weiter verstärkt und Remote Work zum neuen Fokus für die Unternehmenswelt. Damit einhergehend ist es noch wichtiger geworden, dass Teams noch einfacher zusammenarbeiten und Projekte unabhängig vom Arbeitsort gemanagt werden können. 

“Über 1/3 der Arbeitnehmer sagen, sie würden für mehr Flexibilität und Homeoffice ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen.”

Bitkom

Zusammenarbeit von und mit Remote Teams

Die Frage, die sich viele Unternehmen jetzt stellen, ist: “wie ermögliche ich es meinem Team und externen Mitarbeitern produktiv und effizient zusammenzuarbeiten?” Eine Frage, die sich natürlich nicht ohne Weiteres und einfach so beantworten lässt. Jedes Unternehmen und Team hat sich bestimmte Workflows angeeignet, ihr Projektmanagement definiert und eine interne Kommunikation entwickelt.

Welche Vorteile bietet ortsunabhängiges Arbeiten

Die Umstellung auf Remote Work bringt also einige Herausforderungen mit sich. Zusätzlich sind einige Vorteile und Nachteil zu beachten und zu analysieren.

  • In Deutschland herrscht ein echter Fachkräftemangel. Vor allem in der IT Branche sind gut ausgebildete MitarbeiterInnen und SpezialistInnen oftmals nur im Ausland verfügbar. Ortsunabhängige Stellenangebote sind oftmals die einzige Möglichkeit, um an geeignete Fachkräfte zu gelangen.
  • Remote Work macht glücklicher und produktiver. Keine langen Anfahrtszeiten und stressige Präsenzzeiten bieten deinen MitarbeiterInnen mehr Freiraum.
  • Kosteneinsparung durch die Nutzung von kleineren Büroflächen. (Natürlich nur ein kleiner Benefit on top.)

Welche Herausforderungen bringt “Remote Work” mit sich?

Selbstverständlich ist ortsunabhängiges Arbeiten auch nicht der heilige Gral um dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Vielmehr gibt es eine Reihe an Herausforderungen, die es zunächst zu lösen gilt:

  • Wie kann sichergestellt werden, dass Projekte, Tasks und Ziele auch erreicht werden?
  • Durch fehlenden persönlichen Kontakt kann die Kommunikation in deinem Team leiden.
  • Remote vs. vor Ort. Manche deiner MitarbeiterInnen möchten vielleicht doch lieber ins Office kommen.
  • Unterschiedliche Zeitzonen können die Zusammenarbeit erschweren.
  • Entwickler in verschiedenen Ländern haben oft unterschiedliche Fähigkeiten, Methoden und Herangehensweisen, dennoch müssen alle irgendwie zusammenarbeiten.
  • Beim Umgang mit sensiblen Firmendaten kann ortsunabhängiges Arbeiten auch zu rechtlichen Hürden führen.
  • Team Meetings müssen an die neue Umgebung und zeitliche Verfügbarkeit angepasst werden.

Einfaches Projektmanagement deiner Remote Teams mit Jira und Confluence

Ortsunabhängiges Arbeiten bedeutet nicht nur, dass deine Teams von jetzt an von überall auf der Welt arbeiten können. Vorher müssen zunächst Arbeitsstrukturen geschaffen werden, die dies ermöglichen. Dazu gehören neben einem schnellen Internet und einem ausgestatteten Heimarbeitsplatz, auch die richtigen Tools zur Kollaboration. 

Jira Software von Atlassian eignet sich dabei hervorragend für das Projektmanagement. Confluence auf der anderen Seite ist das perfekte Werkzeug um Projekte zu dokumentieren. Beide Tools in Kombination sind wie Eier & Speck, Simon & Garfunkel oder Tim & Struppi – einzeln schon sehr gut, aber zusammen einfach großartig!

Jira Software – Projektmanagement leicht gemacht

An großen Projekten arbeiten oft mehrere interne (und externe) Teams (auch Remote) an den unterschiedlichsten Aufgaben. Meist wird das Projekt deshalb in kleinere Bestandteile heruntergebrochen. In solchen Fällen ist eine klare Projektkommunikation unbedingt zu gewährleisten. 

Ein einheitlicher Bereich, der alle Aufgaben verwaltet, löst das Problem umfassend. Deine Teammitglieder können den Status der Tasks einsehen, Manager können den allgemeinen Projektfortschritt überwachen, neue Tasks erstellen und den Mitgliedern zuweisen, Deadlines angeben und die Liefertermine schätzen.

Mit Jira ist genau das möglich. Du kannst den Projektfortschritt jederzeit einsehen, Ticket und Task Status beobachten und deinem Team bei Problemen jederzeit unter die Arme greifen. Zusätzlich schafft Jira die notwendige Transparenz innerhalb des Projekts. So hat jedes (externe) Teammitglied Zugriff auf dieselben Informationen, ohne Kontakt zum Task-Owner aufnehmen zu müssen. Mit dieser Funktion können einzelne Tasks effizienter und produktiver bearbeitet werden.

Einfach Zusammenarbeit von (remote) Team mit Jira und Confluence

Effizientes Management deines Projekt-Teams mit Jira

Mit Jira ist es beinahe unmöglich, dass dein Team einzelne Tasks oder Tickets vergisst. Wann immer du – beispielsweise ein neues Ticket erstellst – bekommt der Assignee eine Benachrichtigung per E-Mail (oder auch Slack). Fügst du Kommentare, Anhänge hinzu oder änderst den Status des Tasks, wird erneut eine Benachrichtigung an die Beteiligten Personen herausgeschickt.

Zusätzlich werden die einzelnen Tasks jederzeit in einem Kanban Board abgebildet. Dadurch können ProjektmanagerInnen jederzeit den Status des gesamten Projekts im Auge behalten. Damit lassen sich ganz einfach Reports generieren und der Fortschritt des Projektes dokumentieren.

Confluence: Eine Knowledgebase für dein gesamtes Team

Um Projekte effizient abwickeln zu können, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied (Remote und vor Ort) zugriff auf eine detaillierte Wissensdatenbank hat.

Dafür eignet sich Confluence. Damit Atlassian hat mit dieser App eine Art Wikipedia auf Steroiden für Unternehmen zur Verfügung gestellt. Du kannst es verwenden, um Informationen zum Projekt mit allen Teammitgliedern zu teilen. Mit Confluence, kannst du Projekt-Spaces (z.B. für ein Projekt über Homepage Redesign) anlegen und diese mithilfe von weiteren Unterseiten weiter unterteilen. Du kannst wichtige Dateien direkt hochladen und mit deinem Team teilen, Ideen austauschen und Seiten in Echtzeit mit mehreren Teammitgliedern bearbeiten. 

Zusätzlich kannst du Confluence ganz nach deinen Wünschen anpassen und mit Plugins weit über seine Standardfunktionen ausbauen. 

Erfahre hier mehr darüber, wie du Confluence anpassen kannst: Personalisierung von Confluence.

Kundenkommunikation mit Jira und Confluence

Zusätzlich zur Kollaboration mit internen und externen, remote Teams kannst du Jira und Confluence auch zur Kommunikation mit deinen Kunden verwenden. Beispielsweise kannst du Projekt-Spaces erstellen, die nur vom Projekt-Team bearbeitet und eingesehen werden können. Dadurch stellst du sicher, dass alle anderen, sensiblen Unternehmensdaten geschützt sind. Weiterhin bieten Spaces die Option, dass deine Kunden wichtige Informationen direkt in Ihrem dafür vorgesehen Space festhalten können.

Weiterhin erleichtert Confluence die Strukturierung und Bereitstellung von Projektdateien und ermöglicht dadurch noch effizienter und produktiver zusammenarbeiten zu können.

Zusammenfassung – Management von Remote Teams mit Jira und Confluence

Mithilfe von digitalisiertem Projektmanagement- und Dokumentationstools kann jedes Team ortsunabhängig arbeiten. Auch die Produktivität und Spaß an der Arbeit wird gesteigert. Jira und Confluence helfen dir dabei die Zusammenarbeit deiner internen, externen und remote Teams zu verbessern. Wo sich die einzelnen Mitarbeiter auf der Welt befinden spielt damit keine Rolle mehr. 

Du benötigst Unterstützung bei der Integration von Confluence oder Jira in dein Unternehmen und Team? Als Atlassian Gold Solution Partner beraten wir dich gerne bei der Integration. Auf Atlassian Services erfährst du mehr über unsere Herangehensweise und Methodik.

Datensicherheit in der Atlassian Cloud

Datensicherheit in der Atlassian Cloud

Ein essenzieller Vorteil einer eigenen Umgebung und der Nutzung von Servern liegt darin, dass du immer darüber Bescheid weißt, was mit deinen Daten passiert und wo sie gespeichert sind. Datensicherheit in der Atlassian Cloud ist für viele Unternehmen einer der Kernfaktoren, wenn es darum geht eine Migration in die Cloud in Erwägung zu ziehen.

Da Atlassian nun allerdings in seiner Cloud Roadmap mitgeteilt hat, dass Server Produkte nur noch bis Anfang 2024 unterstützt werden. Stellen sich viele Unternehmen die Frage, welche Optionen Sie jetzt haben. Zum einen hast du und dein Unternehmen die Wahl nativ in die Cloud von Atlassian zu migrieren. Oder Atlassian Produkte wie Jira oder Confluence über ein Data Center (AWS, Azure, on-premises) zu hosten. In jedem Fall verwendest du eine Cloud Lösung und ziehst daraus einige Vorteile.

Du möchtest mehr darüber erfahren, welche Vorteile ein Wechsel in die Cloud mit sich bringt? Unser Artikel ‘5 Gründe für einen Wechsel in die Cloud’ geht darauf näher ein.

Garantierte Datensicherheit in der Atlassian Cloud?

Je nachdem für welches System bzw. “Cloud Art” du dich letztendlich entscheidest, deine Daten sollen in jedem Fall sicher sein und nach Datenschutzrichtlinien wie DSGVO oder GDPR abgesichert werden. 

Sichere Daten in der Cloud?

Ein global agierendes Unternehmen wie Atlassian muss sich natürlich auch den Datenschutzrichtlinien der EU bzw. Deutschland beugen. Das bedeutet, wenn Produkte wie Jira oder Confluence im hiesigen Markt angeboten werden, müssen alle Richtlinien befolgt werden.

Atlassian gibt an, dass Sie unter erheblichen Aufwand, “Kunden bei der Erfüllung DSGVO-relevanter Anforderungen und lokaler Gesetze [zu] unterstützen.” (Mehr zum Atlassian Datenschutz). Neben der DSGVO und GDPR Konformität hat Atlassian weitere Sicherheitsvorkehrungen etabliert um den Zugang zu der Cloud weiter abzusichern. 

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorkehrungen zur Datensicherheit in der Cloud für dich zusammengefasst:

  • DSGVO: Der interne Umgang mit sensiblen Kundendaten ist DSGVO-konform. Es werden Tools bereitgestellt, um den rechtlichen Verpflichtungen und lokalen Gesetzen nachzukommen.
  • Datenklassifizierung: Interne Kontrolle für Zugriffsbeschränkungen auf Kundendaten.
  • ISO 27001 Zertifizierung: Informationssicherheitsmanagementsystem.
  • ISO 27018 Zertifizierung: Datenschutz in der Cloud.
  • Verschlüsselung ruhender Daten: Alle deiner Daten werden vollständig in der Cloud verschlüsselt.
  • Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung: Möglichkeit eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
  • Mehrere Authentifizierungsrichtlinien pro Domäne: Konfigurieren Sie unterschiedliche Authentifizierungsanforderungen; z.B. SSO, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortrichtlinie)

Weitere Informationen zu Sicherheit in der Cloud und Vorkehrungen von Atlassian finden Sie hier.

5 Gründe für einen Wechsel in die Cloud

Wo werden deine Daten gespeichert?

Atlassian Cloud (Nativ)

Bei der Nutzung der nativen Cloud, d.h. Cloud hostet von Atlassian gibt es derzeit noch keine Möglichkeit für die Stufen, Standard und Premium einen bestimmten Ort zu wählen, an dem deine Daten gespeichert werden. Das heißt, trotz DSGVO- und GDPR-Konformität kann nicht sichergestellt werden, dass die Daten deines Unternehmens auch in Deutschland gespeichert werden. 

Weiterhin wird angegeben, dass Daten so gesichert werden, dass die Latenz minimiert wird. Für Unternehmen in Deutschland gilt somit logischerweise (jedoch nicht garantiert), dass deine Daten in Frankfurt oder Dublin abgelegt werden.

Für Enterprise Kunden bietet Atlassian die Option an, Daten einem “Realm” zuzuweisen. Das heißt, wenn dein Unternehmen in Deutschland ansässig ist, kannst du deine Daten an das Realm Frankfurt oder Dublin pinnen. 

Weitere Informationen dazu findest du hier.

Confluence und Jira in Data Center

Neben der nativen Cloud Umgebung gibt es weiterhin die Möglichkeit, das Atlassian Data Center zu nutzen und die Produkte mithilfe eines Cloud Solution Providers wie AWS oder Azure zu hosten. Dadurch wird es dir ermöglicht, den Ort an dem deine Daten gespeichert werden selbst zu bestimmen und somit DSGVO-konform zu sein. 

Weiterhin bieten Atlassian Data Center Produkte ähnliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz deiner sensiblen Unternehmensdaten und zusätzlich die Möglichkeit, Confluence und Jira nach deinen Bedürfnissen individuell anzupassen.

Zusammenfassung: Datensicherheit in der Cloud

Je nachdem welche Sicherheitsfaktoren für dich und dein Unternehmen am Ende am wichtigsten sind, hast du zwei Möglichkeiten wie du in die Cloud migrieren kannst. Beide bieten ähnliche Optionen deine Daten zu schützen. Sollte der Faktor Speicherort für dich wichtig sein. Und du gerne zu 100 % sicherstellen möchtest, dass deine Unternehmensdaten in Deutschland gespeichert werden sollen, dann ist eine Data Center Lösung für dich die bessere Wahl.

Du benötigst Unterstützung bei der Migration in die Cloud oder möchtest eine erste Beratung zu deinen Möglichkeiten? Auf unserer Cloud Services Seite findest du weitere Informationen zum Thema. Gerne beraten wir dich auch in einem ersten persönlichen Gespräch.